Aanbestedingsleidraad Zaaknummer: 097140274 2 maart 2017 versie: DEFINITIEF 1.0 Versie 1.0 Pagina 1 van 18
Inhoudsopgave Inhoudsopg ave... 2 1 Inleiding... 4 1.1 Algemeen 4 1.2 Aard, omvang en duur van de overeenkomst 4 1.3 Algemene inkoopvoorwaarden 4 1.4 Doel van de aanbesteding 4 1.5 Leeswijzer 5 1.6 Opmerkingen naar aanleiding van het aanbestedingsdocument 5 1.7 Geheimhouding 5 1.8 Planning 5 1.9 Gegevens aanbestedende dienst 6 1.10 TenderNed 6 1.11 Informatie over verplichtingen inschrijvers 6 2 Technische specificaties en uitvoerings voorwaarden... 7 2.1 Huidige situatie 7 2.2 Gewenste situatie 8 2.3 Programma van Eisen 9 2.4 Plan van aanpak en oplossingsbeschrijving 10 2.5 Uitvoeringsbepalingen 10 3 Geschiktheid en gunningsprocedure...12 3.1 Algemeen 12 3.2 Uitsluitingsgronden 12 3.3 Geschiktheidseisen 12 3.4 Gunningscriteria 13 Prijs... 13 Kwaliteit... 13 4 Wijze van inschrijven en in te dienen documenten...15 4.1 Algemeen 15 4.2 Inschrijvingsopbouw en voorwaarden 15 4.3 Indeling van de inschrijving 16 4.4 Indiening van de inschrijving 16 5 Aanbeste dingskader...17 5.1 Procedure 17 5.2 Publicatiemedium en digitale documenten 17 5.3 Inlichtingen 17 5.4 Inschrijving 17 5.5 Aanbesteding 18 Versie 1.0 Pagina 2 van 18
5.6 Presentatie 18 5.7 Beoordeling en gunning 18 5.8 Niet gunnen 18 5.9 Rechtsbescherming 18 5.10 Klachtenregeling 18 De navolgende bijlagen maken onlosmakelijk deel uit van dit aanbestedingsdocument Bijlagen 1. Uniform Europees aanbestedingsdocument voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten 2. Inschrijfbiljet en prijzenblad (2a en 2b) 3. Concept overeenkomst 4. Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) 5. Invulsheet Programma van Eisen 6. Verbruik vaste en mobiele telefonie Versie 1.0 Pagina 3 van 18
1 Inleiding 1.1 Algemeen Voor u ligt het aanbestedingsdocument. In dit aanbestedingsdocument staan, naast de omschrijving van de uit te voeren opdracht, ook de procedure beschreven aan de hand waarvan de aanbesteding wordt uitgevoerd en aan welke voorwaarden de inschrijvers en inschrijvingen moeten voldoen. De gemeente Stein (hierna ook gemeente ) heeft ervoor gekozen om een Europese aanbesteding te doorlopen om op deze wijze te komen tot een overeenkomst voor een telefonieoplossing. 1.2 Aard, omvang en duur van de overeenkomst Gemeente Stein is op zoek naar een, moderne en toekomst vaste vervanging van haar huidige telefooncentrale aangezien de huidige telefooncentrale inclusief toestellen sterk verouderd zijn. De huidige dect toestellen raken defect en zijn niet meer verkrijgbaar Daarbij willen wij gelijk de mogelijkheden verkennen van het integreren van mobiele telefonie. Omschrijving opdracht: Vervanging van de huidige telefooncentrale voor een toekomst vaste oplossing, met pc bedienposten voor onze receptiefunctie en gebruikersvriendelijke toestellen voor alle medewerkers, passend bij de eisen van flexibel werken. De nieuwe telefonie oplossing moet bijdragen aan het verhogen van de telefonische bereikbaarheid van onze medewerkers. Bij de telefonie oplossing is gekozen voor een cloud-oplossing, waarbij wij de medewerkers faciliteren met een mobiele telefoon. Deze oplossing is het meest toekomstbestendig en past het beste bij de voorliggende keuze om de medewerkers te voorzien van mobiele werkplekken. Ook voor de bereikbaarheid bij het thuiswerken biedt deze oplossing voordelen. Middels deze oplossing zijn de medewerkers thuis ook op het interne gemeentelijke nummer bereikbaar. De gemeente heeft de opdracht bewust samengevoegd vanwege de samenhang van de opdracht. De overeenkomst bestaat uit een hosted telefonie oplossing met een mobiel tenzij -beleid, inclusief de daarbij te gebruiken mobiele telefonieabonnementen. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van drie (3) jaar en een verlengingsoptie van twee (2) maal één (1) jaar. De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 16 mei 2017. 1.3 Algemene inkoopvoorwaarden De Gemeentelijke IT inkoopvoorwaarden (GIBIT) van 2016 (zie bijlage 4) zijn van toepassing op de aan te besteden opdracht, behalve voor zover daarvan in de aanbestedingsdocumentatie en/of overeenkomst is afgeweken. Indien in de Inschrijving de hierboven bedoelde GIBIT voorwaarden van de hand worden gewezen is de Inschrijving ongeldig en wordt de Inschrijving niet in behandeling genomen. Mocht er in de Inschrijving enige verwijzing plaatsvinden naar algemene (leverings- en/of betalings)voorwaarden van de Inschrijver dan is de inschrijving ongeldig en wordt de inschrijving ter zijde gelegd. 1.4 Doel van de aanbesteding Het doel van de gemeente is om een leverancier te contracteren, die het beste voldoet aan het gestelde in dit aanbestedingsdocument en de daarbij behorende bijlagen. Met deze leverancier wordt een overeenkomst aangegaan, waarvan het concept als bijlage bij dit aanbestedingsdocument is gevoegd. Door middel van deze aanbesteding wil de gemeente Stein de huidige telefooncentrale vervangen. Bij de vervanging van de telefooncentrale wil de gemeente kiezen voor een toekomstvaste oplossing. Hierbij moet de huidige functionaliteit voor het Telefonisch Informatie Centrum (TIC) en de receptie van de gemeente Stein gewaarborgd blijven. Daarnaast dient de aangeboden oplossing een gebruikersvriendelijke interface te hebben, die past bij de eisen van een flexibel werkplek concept Versie 1.0 Pagina 4 van 18
alsmede het thuiswerken ondersteunen. De nieuwe telefonie oplossing moet bijdragen aan het verhogen van de telefonische bereikbaarheid van onze medewerkers. Naast het bovenstaande willen we ook de integratie met de mobiele telefonie en het beheer opnemen in de aanbesteding. De aanschaf van de mobiele toestellen valt overigens buiten de scope van deze aanbesteding. 1.5 Leeswijzer Het aanbestedingsdocument is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk twee beschrijft de inhoudelijke aspecten van de overeenkomst. In hoofdstuk drie wordt ingegaan op de eisen aan de inschrijver en de gunningscriteria. Hoofdstuk vier omschrijft op welke wijze de inschrijving moet worden ingediend en welke documenten moeten worden toegevoegd. In hoofdstuk vijf wordt vervolgens ingegaan op de aanbestedingsprocedure. Als onderdeel van dit aanbestedingsdocument worden er ook diverse bijlagen ter beschikking gesteld. In de concept overeenkomst, die als bijlage is toegevoegd, worden de administratieve voorwaar den, uitvoeringsvoorwaarden en randvoorwaarden met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst beschreven. Deze concept overeenkomst maakt onlosmakelijk deel uit van dit aanbestedingsdocument, zodat de inschrijver ook aan deze voorwaarden moet voldoen. 1.6 Opmerkingen naar aanleiding van het aanbestedingsdocument Dit aanbestedingsdocument is met zorg samengesteld. Als u toch onjuistheden, gebreken of onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument, haar bijlagen of de aanbestedingsprocedu re tegenkomt, verzoeken wij u om dit direct aan de contactpersoon van de gemeente met betrekking tot deze aanbesteding, te laten weten. Tekortkomingen die na het indienen van een inschrijving naar voren komen kunnen de gemeente niet worden aangerekend. Door in te schrijven conformeert u zich aan de inhoud van het aanbestedingsdocument, haar bijlagen en de procedure. 1.7 Geheimhouding Alle in het kader van deze aanbesteding door de gemeente verstrekte informatie zal vertrouwelijk behandeld worden. De gegevens worden enkel gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Alle inschrijvingen worden na ontvangst eigendom van de gemeente en zullen vertrouwelijk behandeld worden. 1.8 Planning De volgende concept planning wordt gehanteerd, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden: Activiteit Datum Tijd Publicatie aanbesteding do 2 maart - Mogelijkheid voor het stellen van vragen do 16 maart - Geplande publicatie Nota van Inlichtingen do 23 maart - Uiterste datum voor het indienen van een inschrijving wo 12 april 10:00u Evaluatie inschrijvingen gereed wo 19 april - Presentaties ma 24 april - Geplande datum verzending voorlopige di 25 april - gunningsbeslissing Einde bezwaartermijn di 16 mei - Geplande datum ingang overeenkomst di 16 mei - Versie 1.0 Pagina 5 van 18
1.9 Gegevens aanbestedende dienst Contactgegevens Contactadres Gemeente Stein Diana Mommers Postbus 15 6170 AA Stein Bezoekadres Gemeente Stein Stadhouderslaan 200 6171 KP Stein diana.mommers@gemeentestein.nl ovv Zaaknummer 097140274 Telefonieoplossing gemeente Stein Voor deze aanbesteding is een inkoopteam samengesteld. Deze bestaat uit Teamleider DIV-ICT- Facilitair, adviseur telefonieoplossingen, inkoopadviseur. Het is niet toegestaan om contact op te nemen met iemand anders binnen de gemeente dan de contactpersoon die hierboven vermeld staat. Alle correspondentie met betrekking tot deze aanbesteding, waaronder vragen over de inhoud van dit aanbestedingsdocument, worden uitsluitend elektronisch via e-mail gedaan. 1.10 TenderNed Deze aanbesteding zal geheel digitaal plaatsvinden met gebruikmaking van het aanbestedingsplatform TenderNed. Dit betekent dat: 1. de aanbestedingsdocumenten via TenderNed ter beschikking worden gesteld; 2. ondernemers via TenderNed nadere inlichtingen kunnen inwinnen; 3. ondernemers via TenderNed hun aanbieding moeten indienen; 4. de correspondentie ten aanzien van de gunning van de opdracht via TenderNed plaats zal vinden. Om deel te kunnen nemen aan de digitale aanbesteding met behulp van TenderNed dient u een bedrijfsprofiel aan te maken. Indien u hier vragen over heeft verwijzen wij u naar de servicedesk van TenderNed: 0800-8363376 of servicedesk@tenderned.nl. 1.11 Informatie over verplichtingen inschrijvers Voor informatie over de verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van deze overeenkomst van toepassing zijn, wordt u verwezen naar: Belastingen: de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl Milieubescherming: Ministerie van Infrastructuur en Milieu, www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm Arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw Van de inschrijvers wordt verwacht dat zij zich op de hoogte hebben gesteld van bovengenoem de bepalingen en dat zij rekening houden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd. Versie 1.0 Pagina 6 van 18
2 Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden In dit hoofdstuk is een beschrijving opgenomen van de uitgangspunten en de gewenste situatie. 2.1 Huidige situatie Momenteel heeft gemeente Stein een Mitel telefooncentrale. Hieraan gekoppeld zijn een tweetal servers, CCM en ringmaster, waarmee de inrichting plaatsvindt. Alle medewerkers, rond de 180, hebben een dect telefoon. Daarnaast zijn er een kleine 10 vaste telefoontoestellen. Momenteel hebben 60 medewerkers van de gemeente Stein een mobiel abonnement inclusief telefoon. Ook de Algemene Dienst (AD) maakt gebruik van deze centrale. 150 dect telefoons voip. 10 vaste toestellen mobiele telefoons: 60 stuks (T-Mobile en KPN) ISDN 30 Noodnet FaxoverIP 2x Twee vaste verbindigen in liften Vaste nummers voor portering: o Centraal nummer 046-4359393 o Centrale Fax 046-4359359 o Fax bestuur - 046-4359209 o Buitendienst 046-4203070 o Een eventueel extra loket (doorschakeling buiten werktijd) Werkplek: thinclient laptop met citrix omgeving. Infraplaatje *De verbinding van reggifiber is nog niet verbonden met het gemeentelijke LAN. Versie 1.0 Pagina 7 van 18
Huidige contractpartij De huidige telefonie oplossing is aanwezig vanaf de overgang naar het gemeentehuis in 2006. Dit geldt zowel voor de DECT toestellen, de DECT AccesPoints en de telefooncentrale. Er is alleen een servicecontract met KPN voor het onderhoud van de centrale. Bij het begin van de contractperiode werd het beheer door een andere partij gedaan, waar de communicatie moeizaam mee verliep. Door het geringe aantal storingen hadden we hier minder last van. Sinds de overname door KPN gaat het contact goed. Het laatste jaar zijn vallen steeds meer DECT toestellen uit, helaas zijn de toestellen niet meer te vervangen. Verbruik In bijlage 6 vindt u nog nadere gegevens over het huidige verbruik van vaste telefonie en wensen aangaande de abonnementsvorm en prijsspecificatie aangaande het (toekomstige) verbruik. 2.2 Gewenste situatie In lijn met de rest van onze hard- en software, zijn we op zoek naar een schaalbare cloud oplossing. Deze oplossing dient vaste en mobiele telefonie te integreren. Telefonie als een dienst (saas- en cloudoplossing), waardoor er geen hardware staat bij de gemeente, en waarbij gemeente Stein geheel ontzorgd wordt (incl. beheer) Volledige integratie van mobiele en vaste telefonie Modulaire opbouw en schaalbaarheid, waardoor eventuele extra diensten later afgenomen of opgezegd kunnen worden, en waarbij het aantal gebruikers maandelijks (kosteloos) gewijzigd kan worden. Gegarandeerde bedrijfscontinuïteit >99% Eenvoudig te bedienen applicaties Gewenste functionaliteit specifiek voor onze receptionistes/telefonistes: Gemeente Stein heeft 1 receptioniste, en 2 medewerkers in het telefonisch informatie centrum. Receptie: 1 pc bedienpost met draadloze headset en telefoonhoorn: Telefonistes: 2 pc bedienposten, uitbreidbaar met 1 extra (plaats onafhankelijke) pc bedienpost, met draadloze headset en/of telefoonhoorn. De volgende functionaliteit wordt, naast de standaard basis functies, specifiek gevraagd: Wachtrij: o De wachtrij is zichtbaar, inclusief wachttijden o Er kunnen meerdere gesprekken in de wachtrij geplaatst worden o Het is duidelijk wie voor wie in de wacht staat o Het telefoonnummer van het inkomende gesprek is zichtbaar o Het is mogelijk om gesprekken uit de wachtrij te plukken Terugval o Van een rechtstreeks inkomend gesprek naar collega s dat terugvalt naar de telefoniste, is het nummer van de beller zichtbaar, als ook de medewerker naar wie gebeld is o Een doorverbonden gesprek dat alsnog terugvalt, komt bij dezelfde telefoniste uit. o Ook bij interne terugval is zichtbaar wie naar wie heeft gebeld. Doorverbinden en status informatie o De status van alle medewerkers is zichtbaar (aanwezig, in gesprek, in overleg, afwezig), zowel van vaste als mobiele gebruikers. o Koppeling met Outlook: de agenda s van alle medewerkers zijn zichtbaar in de telefoon applicatie. telefoon en agenda zijn gekoppeld, maar de status kan handmatig overruled worden (bijvoorbeeld: als een medewerker eerder uit een vergadering is) o Het is wenselijk om een notitie bij een medewerker te kunnen plaatsen (door de telefoniste). Bijvoorbeeld in geval van een ziekmelding. Versie 1.0 Pagina 8 van 18
Maken van terugbel notitie o Indien een gesprek niet doorverbonden kan worden omdat de gebelde afwezig /niet beschikbaar is, kan er vanuit de telefoonapplicatie makkelijk en snel een terugbel notitie (email) gemaakt worden Inkomende / uitgaande gesprekken: nummerweergave o Inkomende gesprekken: nummer van de beller is zichtbaar o Uitgaande gesprekken: standaard wordt het centrale nummer mee gestuurd, onafhankelijk vast of mobiel. Voor mobiel geldt dat je de keuze mogelijkheid hebt om het mobiele nummer mee te sturen. Rapportage mogelijkheden o Managementrapportages (stuur informatie), waaronder inzicht in de wachtrijtijden, het aantal gesprekken naar dag/uur/medewerker, het volgen van het verloop van gesprekken Gewenste functionaliteit voor onze medewerkers: Onze medewerkers worden uitgerust met een mobiele telefoon voor zowel op de werkplek als gebruik buitenshuis. Op de werkplek is een pc app beschikbaar (softphone). Op de mobiele telefoon zijn de werkagenda, email en een telefoon app beschikbaar, die het mogelijk maakt om te bellen via de gemeente (minimaal ios /Android). De medewerker heeft via zijn werkplek de beschikking over een softphone Interne telefoonlijst is beschikbaar op alle apparaten (vast en mobiel, pc), incl status informatie De medewerker kan zijn/haar status zowel via de pc app, als via zijn/haar mobiele toestel wijzigen. De medewerker heeft de keuze te bellen via 06 of via de centrale met het meesturen van het nummer. Basisfuncties als nummerherkenning, doorverbinden en ruggespraak zijn beschikbaar Zowel intern als extern is goed bereik Voorwaarde (i.v.m. de interne belkosten): bellen via wifi moet mogelijk zijn. Tijdelijke medewerkers (externe inhuur) dienen met hun eigen toestel en simkaart deel te kunnen nemen aan de gemeentelijke telefonie-omgeving, middels het downloaden van de telefonie app. Gewenste functionaliteit vaste aansluitingen De gemeente Stein maakt nog gebruik van twee fax-nummers. Deze zijn geïntegreerd in twee multifunctionals. Deze moeten blijven bestaan. Daarnaast zijn de beide liften in het gemeentehuis voorzien van een telefoonvoorziening. Ook deze moeten gehandhaafd blijven. De gemeente Stein wenst samenvattend een aanbieding te ontvangen die bestaat uit de volgende onderdelen: inrichting, onderhoud en beheer telefonie als dienst vaste belkosten mobiele belkosten (spraak en data) obv 1 jarig en 2 jarig abonnement 2.3 Programma van Eisen In bijlage 5 vindt u het Programma van Eisen, dat is opgedeeld in een de volgende categorieën: Algemeen Telefoniefuncties Beheer Mobiel Vast Support en onderhoud Realisatie, documentatie en Acceptatie Exit criteria In deze bijlage staan zowel de eisen, maar ook wensen en vragen opgesomd, die laatste twee zijn de subgunningcriteria zijn voor het gunningscriterium kwaliteit. Versie 1.0 Pagina 9 van 18
Indien een eis met nee beantwoordt wordt, kan de aanbieding ter zijde worden gelegd en niet in behandeling genomen worden. Wij verzoeken u de antwoorden op de gestelde vragen in de bijlage 5 zo kort en feitelijk mogelijk te geven. Op het tabblad invulinstructie vindt u een nog gedetailleerdere uitleg met betrekking tot de beantwoording van het programma van eisen. Sluit het ingevulde programma van eisen als PDF en als Word bestand toe. Als een beoordelaar een wens met nee beantwoordt, dan worden er in beginsel 0 punten voor toegekend. Datzelfde geldt voor een niet beantwoorde vraag. De beoordelaars kunnen op basis van een eventueel toegevoegde toelichting alsnog een gedeelte op alle van de corresponderende punten toekennen. Toekenning vindt als volgt plaats: Van alle toegekende punten door de diverse beoordelaars wordt het gemiddelde aantal punten berekend. 2.4 Plan van aanpak en oplossingsbeschrijving De beschrijving van de aangeboden telefonieoplossing inclusief een overzichtstekening dient gezamenlijk met het plan van aanpak in een separate bijlage toegevoegd te worden. Een stappenplan dat de fasering van het project weergeeft en de garantie dat de telefonie ten alle tijden behouden blijft tijdens de migratie en hoe dit gerealiseerd wordt, maakt onderdeel uit van het plan van aanpak. Deze beschrijving dient maximaal uit tien pagina s A4 te bestaan. Verwijs hierbij in de titel naar 2.4 plan van aanpak en oplossingsbeschrijving Het plan van aanpak en de oplossingsbeschrijving wordt door de individuele beoordelaars beoordeeld en er wordt een cijfer tussen de 1 en 10 toegekend. Deze cijfers worden bij elkaar opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelaars. 2.5 Uitvoeringsbepalingen Indexering De tarieven staan vast tot met 31-12-2018. De opdrachtnemer is gerechtigd jaarlijks, voor het eerst op 01-01-2019, de tarieven aan te passen met een maximum gelijk aan het CBS prijsindexcijfer alle huishoudens, over het voorafgaande boekjaar. Prijswijzigingen moeten uiterlijk 1 maand voorafgaand aan de ingangsdatum schriftelijk kenbaar worden gemaakt aan de gemeente. Het is niet toegestaan met terugwerkende kracht prijswijzingen door te voeren. Wet Arbeid Vreemdelingen De inschrijver wordt geacht bekend te zijn met de bepalingen van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) en dient aan alle uit die wet voortvloeiende verplichtingen te voldoen en daartoe de nodige controles uit te voeren. Voor wat betreft de in te zetten vreemdelingen betekent dit in elk geval dat de inschrijver de identiteit van deze personen dient vast te stellen aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder 1 tot en met 3 van de Wet op de Identificatieplicht en een afschrift van bedoeld document bewaart in zijn administratie. Tevens dient de inschrijver te beschikken over de benodigde tewerkstellingsvergunningen als bedoeld in artikel 2 Wav. Als voor een vreemdeling zo n vergunning niet is vereist, moet diens tewerkstelling tijdig en correct zijn gemeld bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Aan vreemdelingen die arbeid hebben verricht dient loon te worden voldaan conform het bepaalde in artikel 23 Wav. De inschrijver dient de gemeente aan te tonen, dat hij de bepalingen van de Wav nakomt en daartoe tevens en adequaat controles uitvoert. Bij elk overleg is het onderwerp "tewerkstelling van vreemdelingen" een vast agendapunt. Bij het eerste overleg dient de inschrijver een lijst aan de gemeente te overleggen van alle ingezette vreemdelingen, alsmede een kopie van hun tewerkstellingsvergunning danwel een kopie van de melding aan het UWV over hun tewerkstelling en Versie 1.0 Pagina 10 van 18
een kopie van het document als bedoeld in de Wet op de Identificatieplicht. De inschrijver draagt er voor zorg dat bedoelde lijst actueel en volledig blijft en informeert de gemeente terstond zodra de lijst wijziging ondergaat, zulks indien toepasselijk onder overlegging van een kopie van de betreffende documenten. De aan de niet naleving verbonden gevolgen zijn voor rekening van de inschrijver. Ingeval van onderaanneming legt de inschrijver de verplichtingen als hiervoor bedoeld volledig en onverkort door op de onderaannemer, maar blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van de Wav en voor de uitoefening van de controles daarop. De inschrijver vrijwaart de gemeente voor alle boetes en loonvorderingen ingevolge de Wav. Versie 1.0 Pagina 11 van 18
3 Geschiktheid en gunningsprocedure 3.1 Algemeen Om in aanmerking te kunnen komen voor de gunning van de overeenkomst voldoet u aan het gestelde in dit aanbestedingsdocument en zijn er geen uitsluitingsgronden op u van toepassing. Daarnaast moet u voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen zoals genoemd in het programma van eisen. Vervolgens wordt uw inschrijving beoordeeld op beste prijs-kwaliteitverhouding. Om de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden wordt in deze aanbesteding één Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) gevraagd. In dit document geeft de inschrijver aan te voldoen aan het gestelde in paragraaf 3.2 en 3.3. Slechts aan de inschrijver die na beoordeling als eerst in rangorde eindigt worden de bewijsstukken opgevraagd. Deze bewijsstukken worden uiterlijk 7 dagen na het verzoek door de gemeente ontvangen. Het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument (UEA) en de inschrijving wordt ondertekend door een persoon die de onderneming rechtsgeldig vertegenwoordigt, dit moet blijken uit de kopie van het uittreksel uit het beroeps- of handelsregister, dat op het eerder genoemde verzoek van de gemeente moet worden overlegd. Wanneer de onderneming niet verplicht is ingeschreven te staan bij het beroeps- of handelsregister of dat uit het uittreksel niet blijkt wie de onderneming vertegenwoordigt, overlegd de inschrijver een verklaring of volmacht waaruit blijkt wie de onderneming bij inschrijving vertegenwoordigt. 3.2 Uitsluitingsgronden U dient in deel III van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument (UEA) uit bijlage 1 in te vullen of er uitsluitingsgronden op uw onderneming van toepassing zijn. Van de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt gevraagd de volgende documenten als bewijsstuk te overleggen: - een kopie van het uittreksel uit het beroeps- of handelsregister (deze kopie is niet ouder dan zes maanden gerekend vanaf de aanbestedingsdatum); - een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan twee jaar; - een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving, niet ouder is dan zes maanden; LET OP: Het aanvragen van een gedragsverklaring of een verklaring van de belastingdienst neemt enige tijd in beslag. Wij adviseren u dan ook deze aanvraag, indien nodig, dan ook te doen gedurende de aanbestedingsperiode zodat, wanneer de gemeente deze documenten opvraagt, de documenten binnen de termijn van zeven dagen kunnen worden aangeleverd. 3.3 Geschiktheidseisen Wanneer u kunt verklaren dat er geen uitsluitingsgronden op uw onderneming van toepassing zijn, wordt door middel van de geschiktheidseisen onderzocht of uw onderneming geschikt is om de overeenkomst uit te voeren. Dit wordt getoetst op basis van technische bekwaamheid. In onderstaande paragraaf is bovengenoemd criterium verder uitgewerkt en staat beschreven hoe u aan kunt tonen geschikt te zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. Technische bekwaamheid Uw onderneming beschikt over voldoende technische kennis en kunde om de overeenkomst uit te kunnen voeren. Dit verklaart u in eerste instantie door het ondertekenen van het Uniforme Europees Versie 1.0 Pagina 12 van 18
Aanbestedingsdocument (UEA). Van de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt gevraagd een bewijs hiervan te overleggen. In het tabblad Algemeen van het programma van eisen (bijlage 5) vragen wij u om nog verder in te gaan op uw ervaringen met betrekking tot de opdracht. 3.4 Gunningscriteria Nadat er uit de inschrijving is gebleken dat er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn en de inschrijver voldoet aan de gestelde eisen en wordt voldaan aan hetgeen is opgenomen in dit aanbestedingsdocument zal de inschrijving verder beoordeeld worden. De beoordeling vindt plaats op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding. Naast het inschrijfbiljet (bijlage 2a en 2b) dient tevens een specificatie van de inschrijfsom te worden toegevoegd. In de specificatie dient minimaal het onderhoud, de kosten van de databundels etc. nader beschreven zijn. De inschrijfsom dient terug te herleiden zijn uit de specificatie. Indien er tegenstrijdigheden zijn tussen het inschrijfbiljet en de specificatie is het inschrijfbiljet lijdend. De inschrijvingen worden beoordeeld op: Prijs 20% Kwaliteit 80% Prijs De prijs wordt beoordeeld op basis van het ingevulde inschrijfbiljet. Van alle inschrijvers gezamenlijk wordt een gemiddelde inschrijfsom berekend. Dit gemiddelde wordt gesteld op een score 6,0. Afwijkingen van 1% ten opzichte van dit gemiddelde leiden tot een bijtelling of aftrek van 0,1 punt. Kwaliteit Het gunningscriterium kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van de Inschrijver ingevulde onderdelen van het Programma van Eisen, het door de inschrijver ingediende plan van aanpak en de presentatie. De offertes worden getrapt beoordeeld, dat betekent dat in eerste instantie een beoordeling wordt gedaan op het Programma van Eisen en het plan van aanpak i.c.m. de prijs. De vier best scorende Inschrijvers worden uitgenodigd om een presentatie te geven over de aangeboden oplossing. Mochten nummer vijf en/of zes na deze eerste trap in de beoordeling ook nog een kans maken op de eerste plaats, dan zal aan deze inschrijvers ook de mogelijkheid geboden worden om een presentatie te verzorgen. De weging wordt als volgt onderverdeeld: Onderdeel Weging Weging Weging Weging Programma van Eisen 60% Algemeen 10% Functies en Techniek 40% Beheer 15% Mobiel 30% Realisatie, Documentatie en 5% Acceptatie Plan van aanpak en 40% oplossingsbeschrijving Totaal Kwaliteit 100% 80% Prijs 100% 20% Subtotaal eerste trap 100% 75% Presentatie 25% Eindtotaal beoordeling 100% Versie 1.0 Pagina 13 van 18
In het programma van eisen (zie bijlage 5) vindt u tevens de punten terug, die aan het beantwoorden van een wens of vraag maximaal worden toegekend. Een eis is een zogenaamd KO-criterium. Uw geboden oplossing voldoet dan niet aan de minimum vereisten. Versie 1.0 Pagina 14 van 18
4 Wijze van inschrijven en in te dienen documenten 4.1 Algemeen Een inschrijver kan inschrijven als zelfstandige of natuurlijk rechtspersoon of een combinatie van natuurlijke en/of rechtspersonen. Daarnaast is het toegestaan om in te schrijven met onderaannemers en kan er beroep worden gedaan op de technische bekwaamheid of financiële- en economische draagkracht van deze onderaannemers. Dit alles wordt door de inschrijvers aangegeven in het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Algemene eisen Om de concurrentie te optimaliseren mag een inschrijver maar bij één inschrijving betrokken zijn en wel als: Zelfstandig inschrijver; Lid van een combinatie; Zelfstandig inschrijven Een inschrijver kan zelfstandig inschrijven. In dit geval gelden er naast de beschreven algemene eisen geen andere bepalingen. Inschrijven in combinatie In het geval van inschrijving in combinatie gelden de volgende bepalingen: Alle combinanten afzonderlijk leveren het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in (via de penvoerder). De combinatie geeft duidelijk aan welke werkzaamheden door welke leden van de combinatie worden uitgevoerd. Daarnaast moet blijken wie binnen de combinatie het aanspreekpunt (penvoerder) voor de aanbestedende dienst is. Indien de overeenkomst aan de combinatie zal worden gegund zijn alle combinanten hoofdelijk aansprakelijk. Het vormen van nieuwe combinaties of het wijzigen in bestaande combinaties is na inschrijving niet meer mogelijk. Inschrijving met onderaanneming of als onderaannemer Wanneer er wordt ingeschreven met een onderaannemer waarbij de inschrijver een beroep doet op de technische bekwaamheid en/of de financieel economische draagkracht van de onderaannemer gelden de volgende bepalingen: Bij inschrijving wordt op de Het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vermeld op welke onderaannemers of derden een beroep wordt gedaan. Wanneer de aanbestedende dienst het voornemen heeft de opdracht aan deze inschrijver te gunnen moet de inschrijver aantonen dat hij tijdens de uitvoering van de werkzaamheden ook daadwerkelijk kan beschikken over de onderaannemer en zijn middelen. Wanneer er een beroep wordt gedaan op de technische bekwaamheid van een onderaannemer moet uit een overeenkomst blijken dat de onderaannemer in geval van gunning van de overeenkomst aan de inschrijver zal worden ingezet. 4.2 Inschrijvingsopbouw en voorwaarden De inschrijving moet volledig zijn en voldoen aan wat er door de gemeente wordt gevraagd. Aan de inschrijving worden de volgende voorwaarden gesteld: alle gevraagde informatie wordt in de inschrijving opgenomen; de inschrijving voldoet aan de gestelde eisen; er zijn geen eigen voorwaarden of voorbehouden verbonden aan de inschrijving; de inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld; de inschrijving heeft een gestandsdoeningstermijn van minimaal drie maanden na aanbestedingsdatum; varianten zijn niet toegestaan; De gemeente stelt geen vergoeding beschikbaar aan de inschrijvers voor het opstellen en indienen van een inschrijving; Versie 1.0 Pagina 15 van 18
de inschrijving wordt ondertekend door een vertegenwoordiger van de onderneming die hiervoor bevoegd of gemachtigd is. De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) zijn van toepassing. 4.3 Indeling van de inschrijving De inschrijving voldoet aan hetgeen door de gemeente wordt gevraagd. De inschrijving bevat de volgende documenten: Omschrijving Ingevulde en ondertekende inschrijfbiljet + prijzenblad Ingevulde en ondertekende Uniforme Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Plan van aanpak en oplossingsbeschrijving Ingevulde Programma van Eisen 4.4 Indiening van de inschrijving De inschrijving wordt digitaal ingediend via TenderNed. De inschrijver draagt er zorg voor dat verklaringen, bijlagen en overige onderdelen van de inschrijving op de juiste plaats in TenderNed worden ge-upload. De digitale documenten worden in een algemeen toegankelijk format (bij voorkeur een open standaard) ingediend. De digitale documenten worden, daar waar dit wordt gevraagd, ondertekend door een daartoe bevoegd persoon. Op deze documenten moet de handtekening duidelijk zichtbaar zijn. Versie 1.0 Pagina 16 van 18
5 Aanbestedingskader 5.1 Procedure De aanbestedingsprocedure vindt plaats met inachtneming van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 (22 juni 2016, Staatsblad 2016, 241). Deze wet ziet toe op een implementatie van de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU alsmede de Rechtsbeschermingsrichtlijnen (2007/66/EG), ter bevordering van de uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en naleving van het aanbestedingsrecht. De gemeente heeft ervoor gekozen om het project openbaar aan te besteden, conform de Richtsnoeren Leveringen en Diensten. 5.2 Publicatiemedium en digitale documenten In deze aanbestedingsprocedure worden alle documenten digitaal via TenderNed ter beschikking gesteld. Wanneer er wordt gevraagd een digitale bijlage in te vullen, wordt het betreffende document door de gemeente in Word of Excel aangeleverd. De inschrijvers zijn verplicht deze documenten te gebruiken. Het is niet toegestaan om zonder toestemming van de gemeente wijzigingen in deze bijlagen aan te brengen. 5.3 Inlichtingen Alle inschrijvers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen en/of opmerkingen kunnen alleen middels de TenderNed vragen en antwoorden module worden ingediend bij de gemeente, waarbij elke vraag afzonderlijk (dat wil zeggen, niet meerdere vragen binnen één vraagveld) wordt gesteld. Wanneer u gebruik maakt van de mogelijkheid tot het stellen van vragen, geef dan per vraag aan op welk document, paragraafnummer, paginanummer dan wel bijlage de betreffende vraag betrekking heeft. Alleen vragen die voor 16 maart 2017 zijn ingediend worden meegenomen in de nota van inlichtingen. De gemeente wil deze nota uiterlijk 23 maart 2017 publiceren op TenderNed. 5.4 Inschrijving De Inschrijvers worden verzocht een onvoorwaardelijke en onherroepelijke inschrijving in te dienen. De inschrijving, bestaande uit alle ingediende bijlagen en overige stukken, dient te zijn ondertekend door een daartoe bevoegd functionaris. In hoofdstuk 4 en 5 wordt nader beschreven welke formele en inhoudelijke eisen gesteld worden aan de inschrijving. De digitale inschrijving is uiterlijk 12 april 2017 om 10:00u via TenderNed ingediend. De inschrijving zal door TenderNed in een digitale kluis worden bewaard. De digitale kluis wordt op 12 april 2017 om 10:10 vrijgegeven aan de gemeente. Inschrijvingen kunnen na het aanbestedingstijdstip niet meer via TenderNed worden aangeboden. Een andere wijze van indienen dan digitaal via TenderNed is niet toegestaan. Inschrijvingen die op een andere wijze worden ingediend worden ongeldig verklaard en niet in behandeling genomen. Het risico van systeem- en internetstoringen ligt geheel bij de inschrijver. De inschrijvers hebben de mogelijkheid om de inschrijving in te trekken tot het moment van aanbesteding. Uw inschrijving gaat in op de eisen en wensen zoals omschreven in de offerteaanvraag, waarbij geldt dat aan eisen voldaan moet worden. Wordt er aan één of meer van de eisen niet voldaan, dan komt de inschrijving niet in aanmerking voor de opdracht. Versie 1.0 Pagina 17 van 18
5.5 Aanbesteding De aanbesteding vindt plaats op het gemeentehuis van de gemeente Stein. De digitale kluis wordt door twee personen geopend. Een openbare aanbestedingszitting vindt niet plaats. 5.6 Presentatie Bij de presentatie wordt van u verwacht dat u uitleg geeft over de aanbieding die u heeft uitgebracht. Besteed hierbij aandacht aan de wijze waarop de telefooncentrale wordt geïmplementeerd, de manier waarop de verbinding tot stand wordt gebracht, het plan van aanpak voor de implementatie, de verwachte inzet die geleverd moet worden door de gemeentelijke organisatie, de werkwijze van de oplossing en de prijsopbouw die hieraan verbonden is. De gemeente Stein zou graag zien dat de 2 belangrijkste daadwerkelijk betrokken sleutelfiguren voor het project (indien het project aan u gegund wordt) bij de presentatie aanwezig zijn. Vanwege het feit dat het niet de directeur is die het project gaat leiden, is het de bedoeling dat de projectleider het project (proces) van A tot Z begrijpt. Het gaat om de kwaliteit van ieder individu. De presentaties zullen op 24 april gehouden worden. Graag hier alvast rekening mee houden. 5.7 Beoordeling en gunning De beoordeling van de inschrijvingen wordt uitgevoerd door een van tevoren vastgesteld inkoopteam. Op basis van het door het inkoopteam opgesteld gunningsadvies neemt de gemeente een gunningsbesluit. Het gunningsbesluit zal aan alle inschrijvers elektronisch bekend gemaakt worden. 5.8 Niet gunnen De gemeente is niet verplicht de overeenkomst te gunnen. De gemeente neemt een dergelijk besluit bij hoge uitzondering. Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van gemaakte kosten of van geleden schade. 5.9 Rechtsbescherming Inschrijvers die niet in aanmerking komen voor gunning van de overeenkomst ontvangen een motivatie van de redenen tot afwijzing. De aanbestedende dienst hanteert een periode van 20 dagen vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de inschrijvers totdat de overeenkomst definitief wordt gegund. Als binnen die termijn een kort geding tegen de gunningsbeslissing aanhangig is gemaakt, wordt in eerste beginsel de definitieve overeenkomst, in afwachting van de uitspraak van de rechter, opgeschort. Indien de inschrijver niet binnen deze termijn een kort geding aanhangig maakt, dan wordt geacht dat de inschrijver afstand heeft gedaan van dit recht en is de inschrijver niet-ontvankelijk in zijn vorderingen, wanneer de inschrijver alsnog een kort geding aanhangig maakt. Op deze aanbesteding is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze aanbesteding worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg. 5.10 Klachtenregeling Indien een ondernemer bezwaar heeft tegen (een onderdeel van) deze aanbestedingsprocedure dient zij dit bezwaar voor te leggen aan de aanbestedende dienst zodat zij de mogelijkheid heeft dit bezwaar zo nodig weg te nemen. Mocht de ondernemer menen dat de aanbestedende dienst het bezwaar niet voldoende heeft weggenomen waardoor de ondernemer een klacht wil indienen, dan kan de ondernemer zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts (www.commissievanaanbestedingsexperts.nl). Versie 1.0 Pagina 18 van 18