Bpf HiBiN voert de pensioenadministratie uit! Informatie voor een soepele overgang Zo levert u gegevens aan over 2016 en in 2017 1
Overgang naar zelfadministratie Stichting bedrijfstakpensioenfonds voor de Handel in Bouwmaterialen (hierna: Bpf HiBiN) verzorgt de uitvoering van de pensioenregeling die voor de bedrijfstak verplicht is vastgesteld. Bpf HiBiN neemt met ingang van 1 januari 2017 de administratie van de pensioenregeling over van Syntrus Achmea Pensioenbeheer (SAP). Hierdoor verandert er een aantal praktische zaken voor u als werkgever. U heeft een korte tijd met twee uitvoerders te maken. Daarover leest u meer in deze folder. Nieuwe contactgegevens Vanaf maandag 16 januari 2017 belt of mailt u over de administratie van de pensioenregeling voor uw werknemers rechtstreeks met Bpf HiBiN. Onze medewerkers helpen u graag! Wij zijn als volgt te bereiken. Schriftelijk Bpf Hibin Postbus 45 4840 AA Prinsenbeek E-mailadres werkgevers@bpfhibin.nl Telefoonnummer 076-7640548 (op werkdagen bereikbaar van 8.30 tot 12.30 uur) Belangrijk voor nu Vanaf 16 januari 2017 heeft u andere contactgegevens. U heeft inlogcodes voor het nieuwe werkgeversportaal ontvangen. Controleer uw gegevens in het werkgeversportaal. Vul eventueel uw gegevens aan. Op het werkgeversportaal kunt u vanaf 1 februari 2017 uw loongegevens en wijzigingen aanleveren over het jaar 2017. De loongegevens en wijzigingen over het boekjaar 2016 blijft u tot 27 januari 2017 aanleveren aan SAP via Pensioenaangifte. Vragen over facturen voor de jaren 2016 en eerder stelt u tot 15 maart 2017 aan SAP. 2
Gegevens aanleveren via het nieuwe werkgeversportaal U heeft een korte tijd met twee uitvoerders te maken. Syntrus Achmea Pensioenbeheer (SAP) maakt het boekjaar 2016 af en Bpf HiBiN voert de administratie uit vanaf het boekjaar 2017. Het werkgeversportaal Het werkgeversportaal is bedoeld om het voor werkgevers aangesloten bij Bpf HiBiN mogelijk te maken digitaal wijzigingen door te geven die voor het uitvoeren van de pensioenregeling van belang zijn. Via het werkgeversportaal kunt u online: - Werknemers aanmelden en afmelden; - Een overzicht van werknemers met bijbehorende gegevens inzien; - Deeltijdpercentages werknemers wijzigen; - Facturen (premienota s) inzien en downloaden; - Contactgegevens beheren; - Administratievoerders machtigen. Het aanleveren van gegevens via het werkgeversportaal biedt u verschillende voordelen, waaronder: - U hoeft alleen maar wijzigingen door te geven; - Eenvoudige bediening; - Altijd actueel inzicht in uw administratie; - Beveiligd aanleveren en uploaden van gegevens; - Controle van aangeleverde bestanden; - Facturen inzien. 3
Gebruikersnaam en gegevens U heeft per brief een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen voor het werkgeversportaal van Bpf HiBiN. Het gebruikersnaam is gebaseerd op het bij ons bekende Loonheffingennummer van de belastingdienst. Voor ons werkgeversportaal hebben wij van u als werkgever een recent e- mailadres nodig. Wij hebben een tijdelijk (fictief) e-mailadres opgenomen. U dient dan ook het tijdelijke e-mailadres te vervangen door het e- mailadres van de contactpersoon bij uw onderneming. Let op, dat mag niet een e-mailadres zijn van uw externe administratievoerder. Meer hierover bij Een administratievoerder machtigen. Hoe e-mailadres aanpassen? Volg onderstaande stappen om de gebruikersnaam aan te passen. Ga naar het werkgeversportaal op http://werkgevers.bpfhibin.nl. Voer de gebruikersnaam en het wachtwoord in om in te loggen. U bevindt zich nu op het werkgeversportaal. U gaat naar Mijn gegevens Voer bij contactgegevens het e-mailadres in van uw contactpersoon. Controleer uw gegevens en vul deze eventueel aan. Klik op bevestigen als alle gegevens juist en volledig zijn. 4
Een administratievoerder machtigen? Het kan zijn dat u niet zelf, maar een administratievoerder (een loonservicebureau, administratie- of accountantskantoor) uw administratie verzorgt. In dat geval moet u de administratievoerder machtigen om voor u gegevens aan te leveren in het nieuwe werkgeversportaal. Let op! Indien u in het verleden een administratievoerder heeft gemachtigd om de gegevens bij Syntrus Achmea Pensioenbeheer (SAP) aan te leveren, dan dient u dat nogmaals te doen! Hoe machtig ik een administratievoerder? Op het werkgeversportaal vindt u bij downloads het Machtigingsformulier Administratievoerder. U kunt dit formulier invullen met de benodigde gegevens, ondertekenen en e-mailen naar werkgevers@bpfhibin.nl. Als u uw een kantoor machtigt, kunt u zelf de gegevens van uw werknemers en de facturen (premienota s) inzien. 5
Werknemersgegevens over 2017 aanleveren Vanaf 1 februari 2017 kunt u via het werkgeversportaal de gegevens van uw werknemers aanleveren. Wijziging methode aanleveren gegevens De methode voor het aanleveren van de gegevens wijzigt ten opzichte van voorgaande jaren. Voor de maand januari 2017 dient u alle bekende (salaris)gegevens van uw werknemers aan te leveren. In de maanden daarna, hoeft u alleen de wijzigingen door te geven. Heeft u in een maand geen wijzigingen in de werknemersgegevens, dan hoeft u niets door te geven. Wijziging methode facturering Met ingang van het jaar 2017 werkt Bpf HiBiN niet meer met voorschotpremies. Maandelijks wordt bij u de verschuldigde premie achteraf in rekening gebracht. Zo bent u altijd bij met uw pensioenpremies. De eerste factuur (premienota) over het jaar 2017 ontvangt u eind februari. In de folder Facturen en betalingsvoorwaarden leest u daar meer over. Lees de handleiding! Op http://werkgevers.bpfhibin.nl en op het werkgeversportaal onder downloads vindt u een handleiding over het aanleveren van gegevens. Deze handleiding is ook voor uw (eventuele) administratievoerder. Uiterste aanleverdata (gewijzigde) gegevens U vindt de uiterste aanleverdata voor de gegevens per maand voor het jaar 2017 in de folder Facturen en betalingsvoorwaarden en op http://werkgevers.bpfhibin.nl. 6
Werknemersgegevens over 2016 aanleveren De loongegevens en wijzigingen over de laatste periode van het boekjaar 2016 of daarvoor moet u aanleveren aan SAP via Pensioenaangifte. Uiterste aanleverdatum en vragen over het boekjaar 2016 Lever deze gegevens zo snel mogelijk aan bij SAP, dit kan tot uiterlijk 27 januari 2017! Heeft u vragen over facturen, loongegevens en wijzigingen over het boekjaar 2016, dan stelt u die tot 15 maart 2017 bij SAP via de u reeds bekende contactgegevens. 7