VZW VLAAMSE ZORGKAS Ondernemingsnummer Koning Albert II-laan 35 bus Brussel

VZW VLAAMSE ZORGKAS Ondernemingsnummer 0475.581.694 Koning Albert II-laan 35 bus 36 1030 Brussel Bestek voor een raamcontract voor het leveren van communicatiediensten aan de Vlaamse Zorgkas 2012-2014 (Bestek nr. VZK/2012/01) Algemene Offerteaanvraag Europese bekendmaking Uiterste datum voor het indienen van de offertes: 15 oktober 2012, om 11u

2 I. ALGEMENE BEPALINGEN I. 1. AANBESTEDENDE OVERHEID 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de vzw Vlaamse Zorgkas, Koning Albert II-laan 35 bus 36 te 1030 Brussel. De vzw Vlaamse Zorgkas werd voor uitvoering van de Vlaamse Zorgverzekering opgericht door het Intern Verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid Vlaams Zorgfonds. De Vlaamse Zorgverzekering biedt aan zorgbehoevenden een gehele of gedeeltelijke dekking van kosten voor niet medische zorg verleend door voorzieningen, professionele zorgverleners of mantelzorgers. Ze is bedoeld voor personen met een langdurig, ernstig verminderd zelfzorgvermogen, ongeacht of zij in een thuis- of residentiële zorgsituatie verblijven. De dagelijkse werking van de zorgverzekering wordt toevertrouwd aan door de Vlaamse regering erkende zorgkassen. De Vlaamse Zorgkas staat, net als de andere zorgkassen, in voor de dagelijkse uitvoering van de zorgverzekering. De voornaamste taken zijn: - aansluiten van leden - innen van de ledenbijdragen - uitbetalen van de tenlastenemingen; Meer informatie: www.vlaamsezorgkas.be 2. Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar bovenstaand adres worden gestuurd. Bijkomende inlichtingen zijn te bekomen bij mevrouw Catherine Vandemoortele, adjunct van de directeur, Vlaamse Zorgverzekering, team Vlaamse Zorgkas, Koning Albert II-laan 35 bus 36 te 1030 Brussel, tel. 02-553 10 16 fax 02-553 45 95, e-mail catherine.vandemoortele@vlaamsezorgkas.be 3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend t.a.v. de heer Marc Morris, voorzitter van de raad van bestuur, vzw Vlaamse Zorgkas, Koning Albert II-laan 35 bus 36 te 1030 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven.

3 I. 2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT o Benaming van de opdracht: Raamcontract leveren communicatiediensten en producten o Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 5 van de Wet van 24 december 1993. - CPV-classificatie: 79800000-2 voor drukkerij- en aanverwante diensten. - Categorie diensten: 14 o Gedetailleerde beschrijving van de opdracht: De opdracht omvat de begeleiding, coördinatie en uitvoering van de communicatie van de vzw Vlaamse Zorgkas naar haar leden door middel van mailings. Via de mailings wordt onder andere de verplichte bijdrage voor de Vlaamse zorgverzekering geïnd. De effectieve gunning geschiedt door de ondertekening van een raamcontract. Voor elke opdracht wordt een afzonderlijke bestelling geplaatst binnen het kader van het raamcontract. Na oplevering volgt de factuur voor de bestelling, inclusief eventuele verzendingskosten. De portkosten kunnen worden voorgeschoten. De communicatiepartner zal de vzw Vlaamse Zorgkas begeleiden bij het realiseren van zijn communicatieopdrachten gedurende een periode van 1 november 2012 tot 31 oktober 2014, waarbij de datum van de bestelbrief bepalend is. Het raamcontract omvat vaste prijzen, zonder afnamegarantie en zonder exclusiviteit. De samenwerking moet voldoende flexibiliteit garanderen en de vzw Vlaamse Zorgkas toelaten geplande projecten te schrappen of niet geplande ad hoc projecten te realiseren. De vzw Vlaamse Zorgkas behoudt het recht bepaalde communicatieopdrachten buiten onderhavige overeenkomst uit te besteden.

4 De mailings bevatten een gepersonaliseerde brief, recto en verso met in bepaalde gevallen een overschrijvingsformulier, folder en bijlage. De vzw Vlaamse Zorgkas levert de inhoud van de brief en een database (tekstbestand) met de gepersonaliseerde informatie (adressen en bijkomende informatie). De communicatiepartner staat in voor de verdere afhandeling: drukken, handling, verzending. Het volume aan opdrachten op jaarbasis kan als volgt worden samengevat: Mailings voor inning van ledenbijdragen van de Vlaamse zorgverzekering: recto verso, gepersonaliseerde recto, folder, bijlage) - Mailing februari. Raming: 350.000 brieven verspreid over meerdere dropdata. - Mailing juni: raming: 35.000 brieven verspreid over 2 dropdata. - Mailing september: Raming 10.000 brieven verspreid over 2 dropdata. - Mailing november. Raming 80.000 brieven verspreid over 3 dropdata. Mailings naar leden in kader van Vlaamse Sociale Bescherming: - Maandelijkse mailing voor maximumfactuur. Raming: maximum 1.500 per maand - 4 x per jaar mailing aan rechthebbenden op kindpremie. Raming: 4500 per mailing Het gaat om indicatieve hoeveelheden. I. 3. GUNNINGSWIJZE EN INDIENING OFFERTES Deze opdracht wordt beschouwd als een dienstenopdracht in de zin van artikel 5 van de wet van 24.12.93 op de overheidsopdrachten. De gunning van deze opdracht gebeurt via algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking overeenkomstig art. 17, 3, 4 W 24.12.1993. a. Aanvraag tot deelneming De inhoud van de aanvraag tot deelneming vindt u bij punt II A. b. Indienen offertes De offertes moeten worden gestuurd naar of ingediend op volgend adres: VZW Vlaamse Zorgkas Ellipsgebouw, 11 de verdieping Koning Albert II-laan 35 bus 36 B 1030 Brussel

5 De inschrijver moet de offerte in een definitief gesloten envelop steken en daarop in grote drukletters vermelden: OFFERTE NIET OPENEN. Inschrijvingen per post moeten aangetekend worden verzonden. De inschrijvingen die niet per post worden verzonden, kunnen persoonlijk of door een koerierdienst bezorgd worden tegen ontvangstbewijs. De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 15 oktober 2012 om 11 uur in het Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35 bus 37, 1030 Brussel op de 11 de verdieping. De opening van de openbare zitting geldt tevens als uiterste indieningtijdstip. I. 4. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: 1. Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; 2. Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, voor zover reeds in werking getreden; 3. KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; 4. KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden. I. 5. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN Als dit bestek spreekt over gunnings- of aanbestedingsdocumenten, dan bedoelt het daarmee het bestek, de plannen en alle bijhorende documenten die gediend hebben als basis voor het indienen van de offertes. I. 6. LIJST AFWIJKINGEN ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN Dit bestek wijkt af van artikel 20 van de algemene aannemingsvoorwaarden.

6 II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN A. KONINKLIJK BESLUIT VAN 8.1.1996 BETREFFENDE DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ART. 69, 69bis, 70 en 71. KWALITATIEVE SELECTIE Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 69. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 72, 5. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 69bis, 2. De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het voorleggen van: 1. alle nuttige referenties zoals o.a. balansen en jaarrekeningen; 2. een passende bankverklaring; 3. een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet betreffende de diensten waarover de opdracht gaat, over de laatste drie boekjaren. Zijn technische bekwaamheid toont hij aan door het voorleggen van: 1. alle nuttige referenties en erkenningen (bijv. ISO); 2. een beschrijving dat de inschrijver technisch in staat is mailingopdrachten van 350.000 geadresseerden materieel correct kan verwerken (inclusief technische controles in productielijn + referenties); 3. een verklaring die het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten; 4. de opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. ART. 78. TOEGANGSVERBOD Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel. ART. 86 EN 88. PRIJSVASTSTELLING EN PRIJSONDERZOEK Art. 86. Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst.

7 Art. 88. Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. ART. 89 EN 90. VORM EN INHOUD OFFERTE De inschrijver dient een offerte in conform de inventaris op blz. 14. Alle documenten en nota s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden of dienen minstens te worden geïnventariseerd. ART. 100. PRIJSOPGAVE a) Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren. b) De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte. ART. 102. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een vertaling eisen. ART. 113. VARIANTEN Er zijn geen varianten toegestaan. ART. 116. GESTANDDOENINGSTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig kalenderdagen, ingaand de dag na de zitting voor de opening van de offertes.

8 ART. 121. GUNNINGSCRITERIA De gunningscriteria en gewicht zijn: 1. De prijzen: 50%; 2. De contractuele garantie inzake het bieden van een kwaliteitsvolle dienstverlening: 50%. Dit criterium wordt getoetst aan de hand van volgende subcriteria: - de wijze van voorgestelde samenwerking met de opdrachtgever: 20% - de voorgestelde maatregelen om de kwaliteit te garanderen (exhaustieve opsomming en beschrijving): 20% - de benodigde verwerkingstermijn tussen het aanleveren door de Vlaamse Zorgkas en de verzending van de mailings: 10% ART. 122. OFFERTES EN GUNNING De artikelen van titel VI van het Koninklijk Besluit van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, zijn van toepassing. B. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDS- OPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN B. 1. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ART. 4 EN 5. BETALINGSMODALITEITEN EN VOORSCHOTTEN a) De diensten worden pas in globo betaald na de oplevering. b) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. c) Portkosten worden betaald 5 werkdagen voor de effectieve verzendingsdatum van een mailing.

9 B. 2. ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN ART. 1. LEIDING EN TOEZICHT OP DE UITVOERING Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; d) het opstellen van de processen-verbaal; e) de opleveringen. ART. 5, 1 BEDRAG BORGTOCHT Een borgsom is verplicht zodra de geraamde uitvoeringstermijn 30 kalenderdagen overschrijdt of zodra het geraamde bedrag van de opdracht hoger ligt dan 22.000,00 euro (exclusief btw). De borgtocht zal 5% bedragen van het geraamde bedrag (exclusief btw). Ze moet zo snel mogelijk na de gunning worden gestort, want het bewijs van borgstelling moet binnen 30 kalenderdagen, volgend op de dag van de ondertekening van de bestelbrief, aan het opdrachtgevend bestuur worden geleverd. Indien de borgtocht in speciën wordt gesteld, moet de overschrijving gebeuren op Postchequerekeningnummer 679-2004099-79 van de Deposito- en Consignatiekas (23ste directie), administratie van de Thesaurie, Federale Overheidsdienst Financiën, Kunstlaan 30, 1040 Brussel. De opdrachtnemer bewijst aan de opdrachtgever dat hij de borgtocht heeft gestort door ofwel het debetbericht van de Postcheque over te leggen, ofwel door het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas door te sturen. Na de storting van de borg stuurt de Deposito- en Consignatiekas aan de borgsteller immers een ontvangstbewijs op, een bericht van borgstelling, dat de opdrachtnemer vervolgens hoort door te sturen naar de opdrachtgever. De opdrachtnemer mag dus enkel een kopie bijhouden, niet het origineel. Hij houdt wel het bewijs van inschrijving bij.

10 De borgtocht kan pas worden terugbetaald op het einde van de looptijd van de overeenkomst, op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de gevraagde diensten werden geleverd en voltooid. Dit alles wil zeggen: nadat de opdracht is opgeleverd. ART. 10. ONDERAANNEMING Het is de inschrijver toegestaan om voor bepaalde onderdelen van de opdracht of de projecten onder zijn verantwoordelijkheid een beroep te doen op een al dan niet vaste onderaannemer, bijv. voor het uitvoeren van het drukwerk, vertaalwerk, fotografie e.d. ART. 13, 2. PRIJSHERZIENING De inlassing van een prijsherzieningsformule is niet toegestaan. ART. 14. INTELLECTUELE RECHTEN Na de oplevering gaat het intellectueel recht op de geleverde dienst over op de opdrachtgever. ART. 15. BETALINGEN a) Voor elke opdracht in het kader van onderhavig communicatiepartnership wordt een afzonderlijke bestelling geplaatst binnen het kader van het raamcontract. Na oplevering volgt de factuur voor de bestelling, inclusief eventuele verzendingskosten. De portkosten kunnen worden voorgeschoten. b) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. ART. 18. RECHTSVORDERINGEN Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. ART. 19, 1. OPLEVERINGEN Er is een oplevering per project, evenals een globale oplevering aan het eind van onderhavige communicatieopdracht. De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden worden ten laste van de dienstverleners aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs.

11 De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijn laste. ART. 20, 4. STRAFFEN a) De enige straf wordt bepaald op 5% van de offerteprijs, inclusief BTW, exclusief eventuele portkosten. b) De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking van de AAV wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is. ART. 67. INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN In de prijzen zijn alle prestaties begrepen, zowel van de communicatiepartner als van eventuele onderaannemers. De kostprijs van de onderaannemers wordt gestaafd met de facturen van die onderaannemers. Het is de communicatiepartner niet toegestaan een percentage aan te rekenen op de kostprijs die door onderaannemers gefactureerd is. Deze worden uitsluitend netto doorgefactureerd. ART. 69, 1. VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN a) Er zijn geen minimale hoeveelheden in het raamcontract bepaald. Wel kan de productiekost afhankelijk gesteld worden van het volume bij drukwerk of mailings. b) De dienstverlener is verplicht om gevolg te geven aan alle toevoegingen, weglatingen en wijzigingen van de opdracht, die de aanbestedende overheid in de loop van de uitvoering beveelt en die samenhangen met het voorwerp van de opdracht, binnen de perken ervan blijven en waarvan de weerslag in méér beperkt blijft tot 50 % van de oorspronkelijke opdrachtsom.

12 ART. 69, 3 en 4. UITVOERINGSTERMIJNEN De uitvoeringstermijn wordt voor elk project afgesproken en is contractueel bindend. ART. 70. DIENSTVERLENINGSPLAATS De diensten worden geleverd te Brussel, op de zetel van de vzw, of op de in de bestelling van een project beschreven plaats(en) die steeds binnen het grondgebied is (zijn) van het Vlaamse of Brusselse Gewest. ART. 75, 1. BOETES VOOR LAATTIJDIGE UITVOERING Bij overschrijding van de afgesproken opleveringsdatum of de afgesproken verzendingsdatum zal een boete worden toegekend door de dienstverlener, zelfs al is de vertraging te wijten aan een onderaannemer. III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN Zie hoger, technische criteria.

13 IV. INVENTARIS 1. Gegevens m.b.t. de inschrijver; - handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en zetel van de vennootschap; - vertegenwoordiger van de vennootschap; - inschrijvingsnummer RSZ; - ondernemingsnummer; - BTW-nummer. 2. Kwaliteitsvolle dienstverlening - de wijze van voorgestelde samenwerking met de opdrachtgever, inclusief plan van aanpak en gehanteerde werkmethodiek; - de kwalificatie en ervaring van de voor de opdracht voorgestelde medewerkers, hun beschik- en inzetbaarheid en de snelle vervangbaarheid door personen met minstens dezelfde capaciteiten - de aanwezigheid van de nodige know-how bij eventuele onderaannemers. - Uiterste aanleverdatum van de tekstbestanden met gepersonaliseerde informatie door de Vlaamse Zorgkas. 3. Accountmanagement 4. Prijselementen: uurloon projectcoördinatie; uurloon grafisch ontwerp; uurloon copywriting; uurloon vertaalwerk; administratiekosten; drukwerk; handling. stockagekost voorraad Volumes en hoeveelheden variëren naargelang het project, alsook de samenstelling van de zendingen. Opdeling prijzen volgens het indicatieve volume op blz. 4 van dit bestek. 5. Referenties en andere gevraagde documenten