Exact koppeling Hosting WeFact B.V. Kuiper 7a 5521 DG Eersel Nederland w: www.wefact.nl e: helpdesk@wefact.nl
Inleiding Deze module stelt u in staat om uw producten, debiteuren, facturen, crediteuren en inkoopfacturen eenvoudig vanuit WeFact Hosting te exporteren en direct in Exact te importeren. Dit bespaart aanzienlijk op de kosten van uw boekhouder! De integratie maakt gebruik van de Exact webservice. Dit betekent dat WeFact Hosting direct verbinding legt met Exact en de gegevens in Exact toevoegd/vernieuwd. U hoeft dus geen ingewikkelde handelingen te verrichten. In hoofdstuk 1 tot en met 5 wordt per onderdeel besproken hoe u informatie exporteert. Voordat u start dient u eerst hoofdstuk 6 te doorlopen, zodat alle grootboekkenmerken juist zijn ingevuld. WeFact Hosting Exact koppeling 2
1. Producten Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in van uw Exact pakket. Kies vervolgens voor Producten als gegevens die u wilt exporteren. Eventueel kunt u nog precies definieren welke producten u wilt exporteren. Klik op de knop Exporteer producten. Er wordt nu verbinding gelegd met Exact. Klik in het menu op Verkoop, hier vindt u Artikelen en klik op Onderhoud. WeFact Hosting Exact koppeling 3
2. Debiteuren Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in van uw Exact pakket. Kies vervolgens voor Debiteuren als gegevens die u wilt exporteren. Er verschijnt nu een mogelijkheid om eventueel filters toe te passen. U kunt hier opgeven om alleen debiteuren tussen bepaalde debiteurnummers te exporteren. Klik op de knop Exporteer debiteuren. Er wordt nu verbinding gelegd met Exact. Klik in het menu op Verkoop, hier vindt u Klanten en klik op Onderhoud. WeFact Hosting Exact koppeling 4
3. Facturen Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in van uw Exact pakket. Kies vervolgens voor Facturen als gegevens die u wilt exporteren. Er verschijnt nu een mogelijkheid om eventueel filters toe te passen, zodat alleen facturen die aan deze opties voldoen worden geexporteerd. Klik op de knop Exporteer facturen. Er wordt nu verbinding gelegd met Exact. Klik in het menu op Financieel, hier vindt u Boekingen en klik op Overzicht. Hier ziet u Verkoopboek. Om de facturen te bekijken dient u te klikken op het getal erachter in de kolom Aantal te verwerken boekingen. WeFact Hosting Exact koppeling 5
4. Crediteuren Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in van uw Exact pakket. Kies vervolgens voor Crediteuren als gegevens die u wilt exporteren. Er verschijnt nu een mogelijkheid om eventueel filters toe te passen. U kunt hier opgeven om alleen crediteuren tussen bepaalde crediteurnummers te exporteren. Klik op de knop Exporteer crediteuren. Er wordt nu verbinding gelegd met Exact. Klik in het menu op Inkoop, hier vindt u Leveranciers en klik op Onderhoud. WeFact Hosting Exact koppeling 6
5. Inkoopfacturen Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in van uw Exact pakket. Kies vervolgens voor Inkoopfacturen als gegevens die u wilt exporteren. Er verschijnt nu een mogelijkheid om eventueel filters toe te passen, zodat alleen facturen die aan deze opties voldoen worden geexporteerd. Klik op de knop Exporteer inkoopfacturen. Er wordt nu verbinding gelegd met Exact. Klik in het menu op Financieel, hier vindt u Boekingen en klik op Overzicht. Hier ziet u Inkoopboek. Om de facturen te bekijken dient u te klikken op het getal erachter in de kolom Aantal te verwerken boekingen. WeFact Hosting Exact koppeling 7
6. Exact instellingen Binnen Exact heeft iedere grootboekrekening een kenmerk (bestaande uit cijfers). Deze kenmerken dienen ook binnen WeFact bekend te zijn, zodat de gegevens op de juiste grootboekrekeningen geboekt kunnen worden. Ga binnen WeFact naar het tabblad Exact instellingen. Hier vindt u de grootboekrekeningen die WeFact nodig heeft. Controleer, eventueel samen met uw boekhouder, of de kenmerken overeenkomen met de kenmerken in uw Exact omgeving. Afwijkende grootboekrekening voor een speciale productgroep? Dit kunt u ook op deze instellingen pagina opgeven, onder aan de pagina in het blok Afwijkende grootboekrekeningen. WeFact Hosting Exact koppeling 8
Veelgestelde vragen Waarom wordt mijn wachtwoord van Exact niet onthouden? In verband met de veiligheid onthouden we alleen uw gebruikersnaam. Iedere keer wanneer u wilt exporteren dient u dus uw Exact wachtwoord in te vullen. Kan ik aangeven naar welke Exact administratie geëxporteerd moet worden? Dit is mogelijk. Waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord invult, heeft u ook de mogelijkheid om de Administratie code van de administratie binnen Exact op te geven. Blijft deze leeg, dan zal de voorkeursadministratie binnen Exact gebruikt worden. Wat gebeurd er als ik gegevens dubbel importeer? Afhankelijk van hetgeen u importeert: Producten: worden overschreven/bijgewerkt Debiteuren: worden overschreven/bijgewerkt Facturen: dubbel toegevoegd (nooit gewenst) Crediteuren: worden overschreven/bijgewerkt Inkoopfacturen: dubbel toegevoegd (nooit gewenst) Vragen over de werking? Exact Voor vragen binnen Exact dient u contact op te nemen met Exact: http://www.exact.nl/support-en-training/support/uw-helpdesk WeFact Heeft u vragen of zijn er onduidelijkheden hoe u in WeFact Hosting moet exporteren, neem dan contact met ons op via: helpdesk@wefact.nl WeFact Hosting Exact koppeling 9