WEBSITE BERINGEN - HANDLEIDING CMS Project Klant Document Eigenaar Website Beringen Handleiding CMS website Romina Cicero INHOUDSTAFEL 1 van 13
Navigatie Applicatie en login Publieke URL CMS Gebruikersnaam Wachtwoord http://beringe http://beringe klantadmin of Werd door jull Administrators kunnen via het gebruikersbeheer op het dashboard extra gebruikers toevoegen. Knoppen en balken Beheerknop (linksboven): Met deze knop toont u de beheerfunctionaliteiten: Werkbalk (bovenaan) met de beheerfuncties Statusbalk (onderaan) met informatie over de huidige inhoud Tabbladen Webpagina (automatisch geselecteerd): de gebruiker bekijkt de pagina s van internet, intranet of extranet zoals deze op de website getoond wordt en heeft de mogelijkheid om te navigeren naar alle pagina s die aangemaakt zijn en hier te bewerken. Sitemap: toont de gebruiker de structuur van de website. Opbouw dmv. objecten (documenten, web documenten, nieuwspagina s, interne links, formulieren, etc.) Objecten kunnen gesorteerd worden op naam, auteur, datum en type. Note: deze sortering heeft geen invloed op de volgorde waarin de inhoud op de website wordt getoond. Eigenschappen: verschillen per objecttype. De instelling in het eigenschappen tabblad beïnvloedt de manier waarop onderliggende objecten gesorteerd zijn binnen de boomstructuur (dus ook de volgorde van onderliggende objecten op de site in het menu en opsommingen. Rechten: CMS houdt rekening met de rechten die de ingelogde gebruiker heeft. De gebruiker ziet meer of andere inhoud dan de bezoeker van de site. U kunt bijvoorbeeld inhoud zien die voor de bezoeker (nog) niet zichtbaar is. Per object worden gebruikersgroepen gekoppeld 2 van 13
Als administrator kan je aanvullende rechten instellen. Navigeer naar het object en gebruik de optie groep toevoegen. Er verschijnt een dialoogvenster waar gezocht kan worden naar een groep (redacteuren, publicisten, everyone). Eens toegevoegd kan je rechten toekennen door het selecteren van de radiobuttons. Versies: archivering van alle wijzigingen aan objecten in verschillende versies. Inzien van oude versies en eventueel hergebruiken. Zoeken: doorzoeken van alle objecten die aanwezig zijn in het CMS. De ingelogde gebruiker moet minstens bekijkrechten hebben. Dashboard: overzichtspagina waar beheertoepassingen door middel van widgets worden gepresenteerd. Boomstructuur Vergrendelde objecten (= standaard zichtbaar) Indien de volgende aanvullende modules zijn geïmplementeerd, zijn de widgets hiervan ook te vinden op het dashboard: Workflow overzicht Passport gebruikers Attendering Persoonlijke internet pagina Bekendmakingen Nieuwe en gewijzigde objecten Websites Getoond op de tabbladen sitemap, eigenschappen, rechten en versies Toont de inhoud van de website Hiërarchisch opgebouwd mbv. objecten (via de werkbalkknop Toevoegen ) De rechten kunnen per object worden ingesteld in de navigatiestructuur. Via de rechtermuisknop kan de gebruiker toevoegen, knippen, kopiëren, plakken, hernoemen, bewerken, verwijderen of vergrendelen/ontgrendelen. Ontgrendelen kan enkel door degene die vergrendeld heeft of door administrators. Surf & Edit Objecten toevoegen Beheerknop > Toevoegen > Wat wilt u publiceren? Wijzigen van locatie is mogelijk door te klikken op Wijzig locatie (dialoogvenster met boomstructuur) Selecteer het objecttype en vul de velden in bij eigenschappen en sluit af met opslaan 3 van 13
Mogelijkheid om meerdere documenten, afbeeldingen of video s toe te voegen (via knop Toevoegen ) 4 van 13
Objecten bewerken en verwijderen Navigeer naar de pagina die je wilt bewerken/verwijderen* Klik op bewerken / verwijderen Klik op het vlak dat je wilt bewerken Voer de wijzigingen door indien je wilt bewerken Klik op toepassen * Verwijderen kan enkel indien je over dit recht beschikt Webeditor Aanmaken en bewerken van webpaginaobjecten. Hier kunnen tekst, afbeeldingen, tabellen en films aangebracht worden op een pagina van de site. Afbeelding toevoegen Om afbeeldingen in de tekst te kunnen plaatsen dienen deze eerst toegevoegd te worden in het CMS. Afbeeldingen van het objecttype afbeelding kunnen ook bewerkt worden met de image editor rechtermuisknop afbeelding bewerken : bijsnijden, schalen Links aanmaken Soorten links: Links naar andere objecten in het CMS Links naar anchors in andere webpagina-objecten in het CMS Anchor = link die verwijst naar plek verderop het document. Het is eerst nodig dat u in de tekst van de pagina een markering aangeeft waar de anchorlink naartoe kan verwijzen Klik op interne link Geef de markering een naam Klik op ok Het icoon met vlaggetje werd aangemaakt op plek van markering Klik op link invoegen/wijzigen Kies interne link in pagina Selecteer bij kies een interne link de markering waar naartoe je een anchor link wilt aanmaken Links naar externe sites E-mail links Links naar plekken in dezelfde webpagina 5 van 13
Video toevoegen Video s uit CMS Youtube-video s (URL s) Document Tabel toevoegen Aanmaken van objecten Webpagina Bij het aanmaken van webpagina, heeft u volledige vrijheid om zelf een pagina samen te stellen (vgl. microsoft word). Stijlen en opmaak: mogelijkheden beperkt tot huisstijl zodat een uniforme opmaak verzekerd wordt. Navigeer naar de webpagina (via boomstructuur of via de website) Klik op toevoegen Publicatiewizard Klik op icoon Webpagina Titel, inhoud van webpagina via webeditor Document Verschillende soorten documenten (MS-Word, PDF,..). Afhankelijk van het type is er een bijhorende weergave: HTML, origineel, PDF of OpenDocument formaat. Van documenten die worden aangeboden als origineel wordt de link getoond naar het betreffende bestand. Afbeelding Foto s, grafieken, illustraties,... Afbeeldingen die webcompatibel (gif, jpg, png, bmp) zijn worden direct in de browser afgebeeld, zodra de pagina wordt opgevraagd. De overige afbeeldingen kunnen ter download aangeboden worden. Video Map Bestandstypen:.flv (Flash video),.wmv (Windows Media),.mov (QuickTime) 6 van 13
Structuur van de website is opgebouwd op basis van mappen (vgl. map in Windows verkenner). Na raadpleging map wordt een opsomming van de inhoud van de map getoond. Bibliotheek Aanleggen van een verzameling van bestanden (bv. media-objecten) Nieuwspagina Centrale pagina met weergave van links naar andere pagina s (nieuwsitems). Het is mogelijk om met 1 of 2 kolommen te werken. Aangemelde pagina s kunnen zich over heel het CMS bevinden. Links kunnen voor een bepaalde periode worden ingesteld, na die periode verdwijnen de links Ideaal voor nieuwsoverzichten Fotogalerij Meerdere foto s tegelijk aanbieden op één pagina in een galerijvorm Normale weergave: naast en onder elkaar getoond Coverflow: één voor één getoond Interne link Links aanmaken met elk willekeurig ander object in CMS. Mogelijkheid om inhoud op 1 plek te publiceren in het CMS; maar op meerdere plekken in CMS te ontsluiten (andere naam en toelichting) Invoeglink Content publiceren die elders in het CMS al is gemaakt en op deze wijze content hergebruiken. Externe link Verwijzing naar andere applicatie of andere website Instelling: Na klikken wordt pagina getoond met externe link en eventueel toelichting. Gebruiker kan getoonde link aanklikken om naar desbetreffende website te navigeren Desbetreffende website wordt direct geopend Link wordt in dezelfde of nieuwe browser geopend RSS feed Poll Een feed biedt de bezoeker de mogelijkheid om zich te abonneren of om op de hoogte te blijven van nieuwsberichten. Het toevoegen van berichten aan RSS feed verloopt op dezelfde wijze als het toevoegen van berichten aan een nieuwspagina. Volledige controle over welke berichten in de feed komen, over de periode. Ook de mogelijkheid om een externe RSS feed aan te maken (voor het inlezen van externe RSS feed op de site) 7 van 13
Met de poll kan de mening van bezoekers van de site op stellingen worden gemeten. 8 van 13
Prikbord Bezoeker van de website kan op dit prikbord reacties achterlaten. Prikbord kan onder een bepaald object worden geplaatst. Zo kan er aan medewerkers gevraagd worden om te reageren op gegeven inhoud die gepubliceerd wordt. Let op de rechten bij de gewenste groepen. Wilt u dat iedereen berichten kan achterlaten? Everyone bewerkrechten geven. Evenementenlijst Centrale pagina met een weergave van evenementen welke op deze lijst zijn aangemeld. Bezoekers van de site kunnen direct doorklikken naar de desbetreffende inhoud van een evenement. De aangemelde evenementen kunnen zich overal in het CMS bevinden. Op de evenementenlijst worden alleen evenementen met een datum in de toekomst getoond, hierna zullen de links naar de pagina s verdwijnen (de pagina zelf blijft dus nog in het CMS bestaan, bijvoorbeeld in een nieuwsarchief). Weblog Met een weblog object kunt u weblog posts plaatsen, waarop bezoekers kunnen reageren. Om een reactie te plaatsen op een blog moet een bezoeker ingelogd zijn met een Passport account. Speciale pagina Het kan voorkomen dat u binnen uw website een link wilt maken naar een pagina die niet in uw hiërarchische informatiearchitectuur staat opgenomen, zoals de Sitemap of het RSS overzicht. Met behulp van de speciale pagina kan u een dergelijke verwijzing maken. Speciale pagina s worden bijvoorbeeld gebruikt als link in de menubalk (quicklink1) bovenin de site of vlakken door de hele site. Deze speciale pagina s zijn nodig voor een correcte werking van het systeem (bijv. het kruimelpad en vormgeving) en dienen ook te worden aangemaakt al wordt er niet naar verwezen vanuit één van de menu s van de site. 9 van 13
Website Het websiteobject maakt het mogelijk om meerdere websites te kunnen beheren binnen het Green Valley CMS. Binnen dit object kunnen de basiseigenschappen en de vormgeving van de website ingesteld worden. Ieder websiteobject kunt u zien als een opzichzelfstaande website. Ieder websiteobject heeft zijn eigen set met instellingen. Hierdoor kan iedere website een eigen uitstraling krijgen, afgestemd op uw doelgroep. In iedere website is altijd een hiërarchische boomstructuur te onderscheiden. Dit wil zeggen dat eigenschappen die in een bovenliggende map gedefinieerd zijn overerven naar onderliggende mappen. Alle mappen die direct onder het websiteobject liggen vormen de hoofdnavigatie die weer terug te zien is op uw website. Wanneer er zich binnen één van uw hoofdnavigatie mappen nog meer mappen bevinden vormen deze mappen de subnavigatie. Op een website komen andere objecten te staan. Deze objecten worden onder het object website in een boomstructuur weergegeven. 10 van 13
Landingspagina Document Met het objecttype Landingspagina kan de layout en invulling van een pagina worden bepaald. Algemene instellingen Titel Navigatietitel Verplicht Verplicht De titel wordt gebruikt wanneer de informatie in een menu of opsomming op de site verschijnt. Maximaal 1000 karakters. De navigatietitel wordt gebruikt in de URL van de website Document Verplicht Hier kunt u een office, PDF of ander soort bestand toevoegen aan het CMS Van toepassing bij objecttypen document en webpagina Toon document als Van toepassing bij objecttypen document en webpagina Je kan kiezen of je het document in origineel, HTML, PDF of OpenDocument formaat op de website wilt plaatsen. De toonwijzen hangen af van het type bestand dat je toevoegt. Beschrijving Verschijnt wanneer de info wordt opgesomd in een map of op een nieuwspagina. Maximaal 1000 karakters. Trefwoorden Van toepassing voor de zoekfunctie. Synoniemen kunnen worden ingegeven. Trefwoorden dienen van elkaar gescheiden te worden door een spatie. Relevantie zoekmachine Je kan de relevantie van een geheel document beïnvloeden via de beheerinterface. De weging is relatief, een hoge weging wil dus niet direct zeggen dat een document altijd op de eerste plaats eindigt bij iedere zoekopdracht. Auteur Hier kan je de auteur van de informatie opgeven. Het systeem registreert ook uw gebruikersnaam. Maximaal 200 karakters. Het veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van de inloggegevens van de gebruiker van het CMS. U kunt de gegevens alsnog wijzigen, dit is bijvoorbeeld handig als u een pagina voor iemand anders publiceert. Publicatiedatum Datum van publicatie op de website. Bij het aanmaken van een object wordt het publicatiedatum veld automatisch gevuld met de datum van het moment van aanmaken. Het veld is door de gebruiker van het CMS zelf aan te passen met behulp van een datumpicker. Interne notitie Het veld wordt per versie weergegeven in het versiebeheer scherm. Handig om een overzicht te creëren van de wijzigingen per versie. 11 van 13
Maximaal 1000 karakters. Reactie e- mailadres Het e-mailadres wat u hier invult kan worden gebruikt om reacties te sturen op deze pagina. Toon in inhoud Met deze optie kunt u de pagina tonen of verbergen in het inhoudsvlak van de website, zoals mappen of opsommingen. Toon in website navigatie Met deze optie kunt u de pagina tonen of verbergen in de navigatie van de website, zoals het hoofdmenu of een opsomming. Toon in kruimelpad Met deze optie kunt u de pagina tonen of verbergen in het kruimelpad. Toon in Sitemap Met deze optie kunt u de pagina tonen of verbergen in de Sitemap. Uitsluiten van zoekcollectie Indien aangevinkt wordt het object niet meer gevonden via de zoekfunctie van de site, maar kan nog wel worden gevonden mbv de zoekfunctionaliteit van de beheerkant van het CMS. Toon datum in overzichten Van toepassing bij documenten en webpagina s. Bepaald of de datum bij het desbetreffende object wordt getoond in mappen. Datumtype in overzichten Van toepassing bij documenten en webpagina s. Bepaald welke datum bij het desbetreffende object wordt getoond in mappen: Wijzigingsdatum Publicatiedatum Sortering Dit veld bepaald de sortering van onderliggende objecten van het object in de boomstructuur Deze keuzelijst bevat vier sorteermogelijkheden: Sortering zoals bovenliggend object, Handmatige sortering, Sortering op titel Sortering op creatiedatum. Toon datum Van toepassing bij documenten en webpagina s. Bepaald of- en welke datum er getoond wordt in mappen. Google Analytics De Google Analytics tracking code voor de site kan worden ingevoerd in het website object van de desbetreffende site waar de code voor is gegenereerd. Voor uitleg over het genereren van een Google Analytics code wordt verwezen naar de documentatie van Google Analytics zelf. 12 van 13
Richtlijnen publiceren Document Documenten in onder andere RTF, Microsoft Word, Excel en PowerPoint die u op de website publiceert worden automatisch geconverteerd naar HTML. Grote documenten zijn op deze manier eenvoudig te publiceren in Green Valley CMS. De huisstijl kenmerken worden ook meegenomen bij het converteren. Als richtlijn dient te worden aangehouden dat Microsoft Word documenten van meer dan 10 pagina s of groter dan 5 MB te laten converteren naar PDF alvorens deze te publiceren in Green Valley CMS. Documenten met veel grafische elementen, zoals grafieken, foto s en afbeeldingen worden in Green Valley CMS zo goed mogelijk geconverteerd naar HTML. De kwaliteit van de conversie van grafische bestanden kan echter achteruit gaan. Het verdient daarom aanbeveling om documenten met veel grafische elementen of documenten waarvan het belangrijk is dat de huisstijl of vormgeving exact wordt overgenomen in PDF formaat te publiceren. Voor bestanden groter dan 20 MB dient eerst contact te worden opgenomen met de applicatiebeheerder, alvorens deze te publiceren. 13 van 13