functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een enthousiaste MANAGEMENT ASSISTENT voor de afdeling Regionale Dienstverlening contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 26368 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Zoek jij een job met veel afwisseling en contacten in een operationele omgeving? Krijg je energie van een werkdag die er elke dag anders uitziet? Zit organiseren jou in het bloed? Zoek dan niet langer! Onze ideale kandidaat is een plantrekker, steekt graag de handen uit de mouwen en zet steeds de puntjes op de i! Een greep van de administratieve en operationele taken die jouw werkdag vullen: Je wordt een vertrouwd gezicht op de afdeling en werkt ondersteunend voor de leidinggevende en de medewerkers van de afdeling Regionale Dienstverlening Je zorgt ervoor dat de organisatie van de afdeling op wieltjes loopt door een goed agendabeheer : je plant en herplant taken op een pragmatische en flexibele manier Je lost problemen met de glimlach op, bijvoorbeeld problemen bij leveringen, kleine logistiekeen/of ICT-problemen Je reserveert vergaderzalen en houdt het archief netjes bij Je doet de verslaggeving van onder andere stafvergaderingen en het overleg met de vakorganisaties en je volgt de gemaakte afspraken en actiepunten op Je gebruikt je ICT-talent en kennis van nieuwe ICT-technieken om visueel aantrekkelijke, dynamische presentaties te maken Je bent een professional waardoor je ook op andere afdelingen gegeerd bent en af en toe inspringt
2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Facilitair Bedrijf is een horizontale ondersteunende dienstverlener binnen de Vlaamse overheid, met als taak de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid inzake facilitair management. Het Facilitair Bedrijf biedt aan zijn klanten volgende diensten aan: vastgoed, bouwprojecten, huisvesting, catering, schoonmaak, aankoop, logistiek, drukwerk, ICT, e-government, informatiemanagement. Het Facilitair Bedrijf behoort tot het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur. Tot haar klanten rekent het agentschap de departementen, de intern of extern verzelfstandigde agentschappen (IVA s en EVA s) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening, Deze afdeling staat in voor alles wat met het beheer en de uitbating van (onze dienstverlening in) gebouwen te maken heeft. De uit te baten gebouwen zijn operationeel opgedeeld tussen 6 facility managers, die elk 1 of meerdere gebouwen aansturen. De verantwoordelijke van een groot gebouw of groepering van kleinere gebouwen is de gebouwcoördinator. Verder heeft de afdeling ook nog 2 horizontale teams die enerzijds zorgen voor de financiële ondersteuning van de facility managers en hun teams en anderzijds verantwoordelijk zijn voor het ganse productmanagement van de te leveren dienstverlening aan de interne klanten. Aanvullend zijn er nog 2 kleinere teams. Een eerste team is verantwoordelijk voor de schoonmaak in de meer dan 100 kleinere buitendiensten verspreid over gans Vlaanderen. Het tweede team verzorgt een aantal logistieke opdrachten rond vervoer: wagenparkbeheer, expertise bij ongevallen, estafette, goederenvervoer en verhuizingen. Als management assistent ben je de rechterhand van het afdelingshoofd en zorg je voor een ondersteuning op administratief, organisatorisch en praktisch vlak. Op die manier draag je bij tot een vlotte en efficiënte administratieve werking van de afdeling Regionale Dienstverlening. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. pagina 2 van 10
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Zoeken van informatie bij vragen rond dossierbehandeling - Verslagen onderzoeken naar bijkomende informatie om het management te kunnen antwoorden - Verslagen doornemen om indien nodig acties te ondernemen in voorbereiding op de volgende bijeenkomst - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch of via e-mail) - Fungeren als informatiebeheerder voor de afdeling - Aanbieden van archiefdocumenten voor overhandiging naar Het Depot - Doen van voorstellen tot onderliggende structuur in het document management systeem - Verzekeren van een basisniveau van kwaliteit in het document management systeem - Archiveren van verslagen - Informatiebeheerder voor de afdeling - Opvolgen van afspraken, gemaakt tijdens overleg - Administratief opvolgen van dossiers, ad hoc taken teneinde tijdig informatie aan te leveren - Opvolging van actiepunten - Opmaak van verslagen van stafvergaderingen en EOC - Vervangen van verslaggevers rond ander overleg zoals entiteitsoverleg met vakbonden, - Organisatie van teamdagen, afdelingsdagen of andere events - Toezicht op het tijdig behandelen van VKC s binnen de afdeling - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Logistieke ondersteuning van het AH - Openen van briefwisseling en doorsturen naar betrokkenen - Voorbereiding van de stafvergaderingen, EOC SnC - Inplannen van vast overleg, zoals een stafvergadering of andere overlegmomenten binnen de afdeling - Maken van afspraken voor overleg van het afdelingshoofd met klanten en medewerkers - Herplannen van afspraken - Reservaties in het FMIS systeem pagina 3 van 10
4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum, 19 februari 2017, voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/bijlage02. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Je kunt ook deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum contractueel tewerkgesteld bent binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be 4.2 COMPETENTIES 4.2.1 Technische competenties Goede kennis van schriftelijk zakelijk Nederlands Degelijke kennis van MS Word, MS Excel, MS Outlook en Sharepoint Basiskennis van FMIS of bereid dit aan te leren Goede kennis van de eigen organisatie en de klanten pagina 4 van 10
4.2.2 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 10
5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 2230,43 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 10
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 20 februari 2017 (timing onder voorbehoud). 6.2. VOORSELECTIE Op basis van de antwoorden in het sollicitatieformulier worden tijdens deze selectiefase volgende punten beoordeeld: Motivatie voor deze functie Visie/inzicht in de functie De persoonsgebonden competenties initiatief en schriftelijk communiceren Deze fase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 60% en die behoren tot de 8 hoogst scorende kandidaten mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Wie in deze fase zijn kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende kandidaat. Bij een ex aequo worden alle kandidaten met de 8 ste beste score toegelaten. De voorselectie zal worden afgerond in de week van 20 februari 2017 (datum onder voorbehoud). 6.3. JURYGESPREK MET CASE, PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN CAPACITAIRE TESTEN Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit waar de vacature zich situeert en een selectieverantwoordelijke. Dit gesprek zal worden aangevuld met computergestuurde capacitaire testen, een case waarvoor er de nodige voorbereidingstijd wordt voorzien en een persoonlijkheidsvragenlijst die de kandidaten vooraf online kunnen invullen. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: pagina 7 van 10
Motivatie en verwachtingen Visie op en inzicht in de functie Technische competenties Persoonsgebonden competenties Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 10 maart 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 19 februari 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt pagina 8 van 10
- je je kandidatuur uiterlijk op 19 februari 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij kathy.tas@bz.vlaanderen.be. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Marleen Vanwingh Afdelingshoofd Regionale Dienstverlening marleen.vanwingh@kb.vlaanderen.be 0478 36 40 60 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Elisa Vanderveken Selectieverantwoordelijke elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be 0493 31 69 28 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind maart 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 10
10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van management assistent bij de afdeling Regionale Dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als management assistent. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd door andere afdelingen van Het Facilitair Bedrijf voor het invullen van de functie van management assistent met een salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10