Samenvatting DBA Thesis Alles moet veranderen opdat alles hetzelfde blijft Exploratief onderzoek naar de door de inzet van interim-management bereikte duurzame veranderingen in organisaties De inzet van interim-management binnen organisaties heeft in Nederland de laatste decennia een hoge vlucht genomen. Ondanks deze veelvuldige inzet van interimmanagement wordt nogal eens getwijfeld aan het nut ervan. Dit komt vaak door het (gepercipieerde) gebrek aan blijvende, geborgde effecten door de inzet van interimmanagement. In toenemende mate wordt ook binnen organisaties de vraag gesteld wat interim-management kan bijdragen aan organisaties, of interim-management de investering wel waard is. Ik raakte al vrij snel na mijn start als interim-manager gefascineerd door de vraag hoe het toch komt dat het bereiken van blijvende, geborgde effecten van interimmanagement in organisaties zo vaak uitblijven. Enige jaren geleden ben ik dan ook een onderzoek gestart naar de problematiek rond de borging van interim-managementresultaten. Deze DBA Thesis kan worden beschouwd als een deelproduct binnen dit nog lopende, meer omvattende onderzoek. In dit onderzoek heb ik een uitgebreide literatuurstudie verricht. Hieruit wordt duidelijk dat er geen sprake is van een coherente begripsvorming ten aanzien van interim-management. Het domein interim-management blijkt volop in beweging te zijn. Als gevolg daarvan zijn veel zaken waaraan interim-management lang zijn onderscheidend vermogen heeft ontleend aan een sterke vervaging onderhevig. Duidelijke grenzen met regulier management en organisatieadvies vallen in toenemende mate weg. Dit maakt een helder onderscheid tussen deze domeinen steeds moeilijker. In het bijzonder in de vergelijking van interim-management met regulier management, heb ik echter drie definiërende kenmerken van interimmanagement gevonden. Dit zijn: het verschil in de aanleiding voor de werving en selectie, het verschil in rollen en de tijdgelimiteerdheid van interim-management. Als deze definiërende kenmerken met elkaar in relatie worden gebracht dan blijkt de tijdgelimiteerdheid van interim-management uiteindelijk hét enige echt definiërende kenmerk van interim-management te zijn. De andere twee kenmerken moeten worden beschouwd als afgeleide kenmerken, dit omdat zij uit het kenmerk tijdelijkheid van interim-management voortvloeien. Binnen het kader van dit onderzoek heb ik interim-management dan ook gedefinieerd als: Interim-management is tijdgelimiteerd management waarbij op voorhand is afgesproken dat de interim-manager na afloop van deze periode de organisatie verlaat. Het aspect tijdgelimiteerdheid van de inzet van interim-management in organisaties heb ik gedefinieerd als: 1
De tijdgelimiteerdheid van de inzet van interim-management in een organisatie waarbij op voorhand is afgesproken dat de interim-manager na afloop van deze tijdgelimiteerdheid de organisatie verlaat. Het is opvallend dat in de bestaande literatuur over interim-management relatief weinig aandacht wordt besteed aan de klant en bijgevolg aan het dienstverlenende karakter van interim-management. Daarmee draagt interim-management kenmerken met zich mee van een in zich zelf gekeerd vak. Interim-management is echter een vorm van een dienstverlening. Dienstverleningsprocessen kenmerken zich onder andere door het feit dat de dienst in co-productie tussen dienstverlener en de klant inhoud krijgt en dat resultaten moeilijk objectief meetbaar zijn te maken. Met borging wordt in het algemeen bedoeld dat de oplossing voor het probleem of de verandering die door de interim-manager is ingezet, ook in stand blijft en doorzet als deze uit de organisatie is vertrokken. Deze interpretatie van borging roept sterke associaties op met de mechanica. Alsof borging betekent dat het interim-managementresultaat op enig moment wordt vastgeschroefd, gefixeerd en zelfstandig na het vertrek van de interim-manager doorgaat met functioneren. Vanuit de literatuur kom ik tot een de fundamentele bevinding dat - gegeven het veranderde karakter van de inzet van interim-management in organisaties - borging van interim-managementresultaten inmiddels een andere wending heeft gekregen. Zo wordt bijvoorbeeld interim-management tegenwoordig voor het leeuwendeel ingezet op het zogenaamde middle-management niveau. Een niveau waarop vooral op afdelings- en teamniveau wordt gefunctioneerd en waarbij geen eindverantwoordelijkheid wordt gedragen. De betekenis van interim-managementresultaten en de borging hiervan zijn hierbij veelal gekoppeld aan dat deel van de problematiek die wordt aangepakt of het organisatieonderdeel waar interim-management wordt ingezet of de fase van het veranderingstraject waarin de organisatie verkeert. Hierbij heb ik het vermoeden geuit dat bij het doorvoeren van organisatieveranderingen, interim-management vooral betekenis heeft bij het bereiken van verbeteringen in organisaties. Om recht te doen aan het hedendaagse karakter van interim-management heb ik het begrip borging vervangen door het begrip duurzaamheid. Duurzaamheid van interim-managementresultaten definieer ik als: Duurzaamheid van interim-managementresultaten bestaat uit de mate waarin voor een organisatie de bereikte interim-managementresultaten na beëindiging van het interimmanagementproces al dan niet zichtbaar van waarde zijn voor de organisatie. Op basis van de hiervoor samengevatte bevindingen en definities heb ik als definitieve vraagstelling voor dit onderzoek geformuleerd: Wat is de aard van de door de inzet van interim-management bereikte resultaten in organisaties? Met het beantwoorden van deze vraagstelling wordt een bijdrage geleverd aan de wetenschap over interim-management. Daarnaast wil een aanzet geven voor het formuleren van ontwerpregels voor het bereiken van duurzame interim-managementresultaten. Voor het bereiken van deze doelstelling heb ik mij laten leiden door drie, van de vraagstelling afgeleide, onderzoeksvragen. Dit zijn: 2
Wat beschouwen opdrachtgevers (al dan niet verwoord in expliciete eisen) als een duurzaam interim-managementresultaat? Hoe positioneren opdrachtgevers duurzame interim-managementresultaten in het veranderingsproces? Hoe vertalen opdrachtgevers het bereiken van duurzame interim-managementresultaten naar acties richting interim-manager? Voor het bereiken van een praktisch uitvoerbaar onderzoek heb ik het onderzoeksdomein gebakend tot Interim-management binnen de lokale overheid en zorgsector op middlemanagement niveau, dat wordt uitgevoerd door zelfstandig gevestigde interim-managers waarbij een bijdrage aan organisatieveranderingen wordt geleverd. Hierbij is de aandacht gericht op de opdrachtgever van de interim-manager. Omdat over het begrip opdrachtgever in de literatuur en praktijk nogal eens onduidelijkheid bestaat, heb ik het begrip opdrachtgever gedefinieerd als: De persoon die vanuit de klantorganisatie opdrachtformulerende aanwijzingen geeft aan de interim-manager en de feitelijke uitvoering van de opdracht bewaakt. Door te kiezen voor het perspectief van de opdrachtgever wil ik een aanzet geven om de relatieve leegte in de literatuur over het klantperspectief een invulling geven. Elk type organisatie roept door zijn specifieke aard, door het karakter van het management, de cultuur en de strategie zijn eigen barrières op. Daarom heb ik de organisatiecontext van de lokale overheid, de zorgsector en die van interim-managers, vanuit de literatuur, onderzocht en beschreven. Binnen mijn onderzoek heb ik na afweging van de verschillende mogelijkheden gekozen voor het uitvoeren van een exploratief onderzoek. Binnen exploratief onderzoek wordt kennis ontwikkeld over vraagstukken die, zoals interim-management, theoriearm zijn. Als methodologisch perspectief voor de uitvoering is, ook weer na afweging van de verschillende mogelijkheden, gekozen voor een sociaal constructivistisch perspectief. Kenmerk van dit perspectief is dat een enkele opvatting over de waarheid niet geacht wordt te bestaan: de werkelijkheid vormt altijd een sociale constructie. Dit perspectief gaf de mogelijkheid het bereiken van duurzame interim-managementresultaten die, zoals eerder aangegeven, inherent moeilijk objectief meetbaar te maken zijn, te onderzoeken. Voor de praktische invulling van het empirische onderzoek heb ik gebruik gemaakt van de grounded theory. Hierbij heb ik mij in het bijzonder laten leiden door de methodologische principes van Stauss en Corbin (1998). De grounded theory gaat uit van een aanpak waarbij al explorerend een verschijnsel wordt onderzocht en waarbij door middel van het constant maken van vergelijkingen, inzichten ontstaan. Centraal punt binnen een sociaal constructivistisch onderzoeksperspectief en de toepassing van de grounded theory is de vraag hoe onbevangen een onderzoeker naar de wereld kijkt. Dit vormde in mijn onderzoek een fiks probleem. Dit omdat ik naast onderzoeker ook praktiserend interim-manager ben en daarmee onvermijdelijk allerlei beelden en meningen het onderzoek mee in zou nemen. Ik heb daarom ook veel aandacht gegeven aan het zoveel als mogelijk buiten het onderzoek sluiten van deze beelden en meningen. Dit heb ik bijvoorbeeld gedaan door de principes van de grounded theory strikt en methodisch te volgen en door onafhankelijke tweede, derde en vierde onderzoekers in te schakelen. 3
Het onderzoeksmateriaal voor het empirisch onderzoek wordt gevormd door de verhalen van zes opdrachtgevers. Deze verhalen zijn verkregen door deze zes opdrachtgevers ieder gedurende de loop van een interim-managementopdracht, waarbij zij als opdrachtgever waren betroken, viermaal te interviewen. Van deze interviews zijn kort na het plaatsvinden van een interview volledige woordelijke transcripties gemaakt. Interimmanagementprocessen hebben vaak betrekking op delicate organisatievraagstukken en zonder het maken van duidelijke afspraken over de vertrouwelijkheid van de uitkomsten van de interviews, bleek de medewerking van opdrachtgevers onhaalbaar te zijn. Daarom zijn de transcripties van de interviews ook niet als bijlage opgenomen in deze Thesis. Voor het verkrijgen van gefocusseerde verhalen is een ordeningsframe ontwikkeld dat is afgeleid van de drie onderzoeksvragen. Voor het selecteren en analyseren van de relevante tekstfragmenten in de gefocusseerde verhalen in heb ik een aantal attenderende tekstlabels ontwikkeld. Deze attenderende tekstlabels kon ik verbinden aan uitspraken die de mening of perceptie weergeven van de geïnterviewde opdrachtgevers over de inhoud van de specifieke onderzoeksvraag. Uiteindelijk was ik in staat uit ieder verhaal, gerelateerd aan de drie onderzoeksvragen, de mening en perceptie van de opdrachtgever te halen. De conclusies die verbonden kunnen worden aan de resultaten van mijn onderzoek, wijken op een aantal punten in belangrijke mate af van de literatuur of zijn daar soms zelfs mee in tegenspraak. De inzet van interim-management wordt in de literatuur veelal geplaatst in het bereiken van veranderingen. De uitkomsten van mijn onderzoek laten zien dat, binnen de veelvuldige inzet van interim-management op middle-management niveau, het tijdelijk vervangen van het reguliere management dominant is aan het bereiken van veranderingen in organisaties. De hierbij bereikte veranderingen moeten als regel worden gezien als verbeteringen in de klantorganisatie gericht op de korte termijn. Het doorvoeren van vernieuwingen wordt vooral gezien als een zaak van het reguliere management. Voor het bereiken van vernieuwingen is geen echte rol weggelegd voor de interim-manager. Dit niet alleen vanwege het tijdgelimeerde karakter van de inzet van interim-management, maar vooral door het niet kunnen of niet willen negeren van de krachten uit de eigen organisatie door de opdrachtgever. In plaats van interim-management als breekmiddel voor het bereiken van veranderingen te gebruiken, wordt de inzet hiervan, de persoon en de aanpak afhankelijk gesteld van de acceptatie binnen de organisatie. Verfrissende beelden van buiten zijn mooi, maar mogen niet te conflictueus zijn met de bestaande betekenisgeving (cultuur) in de organisatie. Hierdoor blijft het zelfrefentiele gedrag dat voorvloeit uit de vertrouwde ingeslepen routines en waarnemingsschema s en waarin men elkaar steeds bevestigd, binnen de organisatie grotendeels in stand. Opdrachtgevers zijn vooral doeners die minder belangstelling hebben voor de effecten van interim-managementresultaten die hun afdeling overschrijden of voor langere termijn effecten. Interim-managers sturen niet het proces, maar het is de opdrachtgever die het proces stuurt en controleert! In dit licht kan duurzaamheid van interim-managementresultaten hooguit pragmatisch worden beoordeeld binnen en aan het einde van de interim-managementopdracht. Daarmee komt de vraag aan de orde waarom de resultaten van mijn onderzoek zo verschillen van de literatuur. Een verklaring kan worden gevonden in het feit dat ik vanuit het klantperspectief naar de vraagstelling heb gekeken. De bestaande literatuur gaat daarentegen als regel uit van het perspectief van de aanbieder van de dienst. Interimmanagers blijken daarbij als dienstverleners geheel eigen verwachtingen te hebben van wat de klant zou moeten willen of wat goed voor hem zou zijn. Verwachtingen, zo lijkt het, die 4
niet zelden fundamenteel afwijken van de verwachtingen van de klant-opdrachtgever. Ik vermoed dan ook dat in het verschil tussen verwachtingen tussen de opdrachtgever en interim-manager een belangrijke verklaring ligt voor het verschil tussen de uitkomsten van mijn onderzoek en de bestaande literatuur. Naast het zoeken van een antwoord op de onderzoeksvraag, kent dit onderzoek een tweede doelstelling: het formuleren van ontwerpregels voor het in de praktijk bereiken van duurzame veranderingen in organisaties door de inzet van interim-management. Op basis van mijn onderzoek kom ik op één allesoverheersende ontwerpregel. Deze richt zich op het nadrukkelijk en zorgvuldig afstemmen van de wederzijdse verwachtingen over de aard, de inhoud, de te bereiken resultaten en de rolverdeling binnen het interim-managementproces door de opdrachtgever en interim-manager. Reflectie Aan het einde van deze DBA Thesis komt de vraag aan de orde of het onderzoek heeft geleid tot een antwoord op de vraagstelling van het onderzoek en mijn fascinatie. Er is meer duidelijkheid ontstaan over de aard van door interim-management bereikte duurzame veranderingen in organisaties. Maar er zijn hierbij ook nieuwe vragen opgekomen, waarnaar verder onderzoek gedaan moet worden. In navolging van Witvliet (2005) heeft mijn onderzoek ook geleid tot een verdere demystificatie van het fenomeen interim-management. Dit geeft te denken over de tegenwoordige rol van interim-management in organisaties. Een aantal veronderstellingen die al lang als een soort communis opinio binnen de interimmanagementpraktijk gelden, zijn op zijn minst aan het wankelen gebracht. Zo blijkt de aard van de door de inzet van het tegenwoordige interim-management bereikte veranderingen en de duurzaamheid daarvan, veelal van zeer beperkte betekenis te zijn. De status van de interim-managers die als een soort magiërs crisissen bezweren en veranderingen in organisaties bereiken, maakt in toenemende mate plaats voor een beeld van de inhuurmanager op managementplusniveau. Het door de ogen van opdrachtgevers kijken naar interim-management was voor mij een fascinerende ervaring. Fascinerend, omdat ik hierbij als onderzoeker los moest komen van mijn andere hoedanigheid van praktiserend interim-manager. Het heeft mij ook inzicht gegeven in de wijze waarop opdrachtgevers denken over de inzet van interim-management en hoe zij daar persoonlijk in zitten. De interviews leverden namelijk veel meer informatie dan nodig was voor de beantwoording van de drie onderzoeksvragen. Door de ogen van de opdrachtgever kijken naar interimmanagement levert ook een ander perspectief op wat in de interim-managementpraktijk als het probleem van de opdrachtgever wordt gezien; de opdrachtgever die niet doet wat de interim-manager denkt dat goed is. Misschien moeten interim-managers meer naar zich zelf kijken, dit omdat zij nogal eens iets anders willen leveren dan wat de klant vraagt en aan hun beelden vasthouden! Je komt pas tot echtheid als het masker ervan af is 5