Doelstellingen en Beleidsregel uit de nota Bewust aanbesteden, aanbestedingsbeleid Houten 2005 Doelstellingen Met het aanbestedingsbeleid beoogt de gemeente een aantal doelstellingen te realiseren. Een aantal van deze doelstellingen komt voort uit wettelijke kaders. Zijn er enkele eigen, aanvullende doelstellingen (aansluitend op / voortkomend uit ander gemeentelijk beleid) geformuleerd. Met de vaststelling van het gemeentelijke aanbestedingsbeleid worden de volgende doelstellingen nagestreefd: 1. Het bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden, en daarmee het risico op claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk terugdringen 2. Het realiseren van doelmatig aanbesteden, waarmee een doelmatige besteding van gelden wordt bevorderd en Optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit (het verkrijgen van de kwalitatief beste aanbieding tegen de voordeligste prijs) 3. Het afleggen van verantwoording over de besteding van gelden 4. Streven naar transparantie en openbaarheid 5. Bevorderen van gelijke kansen en gelijke behandeling van bedrijven (non-discriminatie) 6. Zoveel als mogelijk is aansluiten bij bestaand beleid (bijvoorbeeld op sociaal vlak, of met betrekking tot milieu) van het gemeente Houten 7. Het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces, op ambtelijk en bestuurlijk niveau Toelichting: Ad 1. Bij het ontbreken van gemeentelijk aanbestedingsbeleid, dan wel het onvolledig toepassen ervan, ontstaat het risico, dat partijen die menen in enige aanbesteding benadeeld te zijn de gemeente aansprakelijk stellen. Hoe groter de aanbesteding, hoe groter de eventuele schadeclaim. Ad 2. Hoe groter het aantal aankopen, waarbij een nadrukkelijke koppeling tussen kwaliteit en prijs wordt gelegd, hoe kleiner de kans dat er onzorgvuldig voorbereide aankopen (die mogelijk voor de gemeente minder voordelig zijn) plaatsvinden. Ad 5. De wettelijke kaders staan niet toe om bedrijven op grond van hun vestigingsplaats, of hun omvang, te bevoordelen. Ad 6. De gemeente mag aan producten, of bedrijven die deze producten leveren, eisen stellen die voortkomen uit bijvoorbeeld sociaal beleid of milieubeleid.
Beleidsregel van de gemeenteraad van de gemeente Houten omtrent aanbesteding van werken, leveringen en diensten door de gemeente Houten. De gemeenteraad van de gemeente Houten besluit, gelet op artikel 4:81 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht: Artikel 1 Definities In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a) De gemeente Houten : (een dienst van) de gemeente Houten, alsmede het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten; b) Werken : een opdracht van de gemeente Houten voor de uitvoering van werken, zoals gedefinieerd in artikel 1 onder a) van de Richtlijn Werken, die de toepasselijke drempelwaarde zoals bedoeld in artikel 6 van de Richtlijn Werken niet overschrijdt; c) Leveringen : een opdracht van de gemeente Houten voor leveringen zoals gedefinieerd in artikel 1 onder a) van de Richtlijn Leveringen, die de toepasselijke drempelwaarde zoals bedoeld in artikel 5 van de Richtlijn Leveringen niet overschrijdt; d) Diensten : een opdracht van de gemeente Houten voor diensten zoals gedefinieerd in artikel 1 onder a) van de Richtlijn Diensten, die de toepasselijke drempelwaarde zoals bedoeld in artikel 7 van de Richtlijn Diensten niet overschrijdt; e) Richtlijn Werken : Richtlijn 93/37/EEG van de Raad van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken (PbEG 1993, L 199/54); f) Richtlijn Leveringen : Richtlijn 93/36/EEG van de Raad van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen (PbEG, L 1993, L 199/1); g) Richtlijn Diensten : Richtlijn 92/50/EEG van de Raad van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor diensten (PbEG 1992, L 209/1); h) Richtlijnen : de Richtlijn Werken, Leveringen en Diensten; i) De aanbesteding volgens de openbare procedure : een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij eenieder kan inschrijven; j) De aanbesteding volgens de niet-openbare procedure : een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij eenieder zich als gegadigde kan aanmelden en waarvoor een aantal gegadigden tot inschrijving kan worden uitgenodigd; k) De aanbesteding volgens de onderhandse procedure : de aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste twee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal niet meer bedraagt dan zes; l) De aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking : de aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden, waarna met een aantal gekozen gegadigden wordt onderhandeld en de contractuele voorwaarden worden vastgesteld; m) De aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking : de aanbesteding waarbij met een of meer gekozen gegadigden wordt onderhandeld en de contractuele voorwaarden worden vastgesteld; n) De gunning uit de hand : de opdracht tot het uitvoeren van het werk zonder dat daaraan een aanbesteding is voorafgegaan; o) Aanvullende Werken of Diensten : een opdracht voor een werk of dienst die noch in het aanvankelijk gegunde ontwerp noch in de oorspronkelijke overeenkomst waren opgenomen en die als gevolg van onvoorziene omstandigheden voor de uitvoering van het daarin beschreven werk of het verlenen van de dienst zoals deze daarin zijn omschreven noodzakelijk zijn geworden, mits zij worden gegund aan de ondernemer die dit werk uitvoert of deze dienst verleent, wanneer de Aanvullende Werken of Diensten uit technisch of economisch oogpunt niet zonder overwegende bezwaren voor de gemeente Houten van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden, of wanneer deze werken of diensten, hoewel zij van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden gescheiden, voor de 2005-09-28.02-2 -
vervolmaking ervan noodzakelijk zijn, mits het totale bedrag van de Aanvullende Werken of Diensten niet hoger is dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht; p) Herhalingsopdracht voor werken of diensten : soortgelijke werken of diensten die door de gemeente Houten aan de met een eerste opdracht belaste opdrachtnemer worden toevertrouwd, mits deze overeenstemmen met een basisproject dat het voorwerp vormde van een overeenkomstig de procedures zoals bedoeld in artikel 1 i) of 1 j) geplaatste eerste opdracht, mits de Herhalingopdracht voor werken of diensten wordt geplaatst uiterlijk 3 jaar volgend op de oorspronkelijke opdracht. De Herhalingopdrachten voor werken of diensten moeten reeds bij de uitschrijving van de aanbesteding van het eerste deel zijn vermeld. q) Aanvullende Leveringen : door de oorspronkelijke leverancier verrichte aanvullende leveringen, die ofwel zijn bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, ofwel zijn bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties, als de verandering van leverancier de gemeente Houten ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen, waarbij een andere techniek wordt toegepast, zodat bij gebruik en onderhoud ervan onverenigbaarheid ontstaat of zich onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze opdrachten en nabestellingen niet meer dan 3 jaar bedraagt. Artikel 2 Europese aanbestedingen De gemeente Houten zal opdrachten voor werken, leveringen en diensten die de toepasselijke drempelwaarden zoals bedoeld in respectievelijk artikel 6, 5 en 7 van de Richtlijn Werken, Leveringen en Diensten - conform de op haar rustende wettelijke verplichting - aanbesteden met inachtneming van het bepaalde in de Richtlijn Werken, Leveringen en Diensten. Artikel 3 Aanbestedingen onder de drempelwaarden (nationale aanbestedingen) 1 Werken, Leveringen en Diensten zullen door de gemeente Houten worden opgedragen nadat daartoe een aanbesteding volgens de openbare of niet-openbare procedure is gehouden, behoudens in het geval dat het geraamde bedrag minder bedraagt dan EUR 50.000,- (B categorie in de regeling budgetbeheer), dan wel minder dan EUR 10.000,- (A categorie in de regeling budgetbeheer). 2 In het geval dat Werken de drempelwaarde van EUR 50.000,- (B categorie in de regeling budgetbeheer), dan wel minder dan EUR 10.000,- (A categorie in de regeling budgetbeheer) zoals genoemd in artikel 1 niet overstijgen, zal de gemeente Houten het Werk, de Leveringen of Diensten opdragen, nadat ten minste twee offertes / prijsopgaven zijn opgevraagd. 3 Van het houden van een aanbesteding volgens de openbare of niet-openbare procedure in de gevallen zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 kan worden afgezien: a) goede gronden doen verwachten dat een aanbesteding volgens de openbare of nietopenbare procedure niet in het financieel belang van de gemeente Houten zal zijn; b) aan het Werk, de Leveringen of Diensten te stellen bijzondere eisen bij een aanbesteding volgens de openbare of niet-openbare procedure niet tot een recht zouden kunnen komen; c) een bijzondere aanbieding voor een Werk, Leveringen of Diensten is ontvangen, waarvan de aanvaardig in het belang van de gemeente Houten is; d) Werken, Leveringen of Diensten geheim zijn verklaard, of waarvan de uitvoering krachtens wet- of regelgeving gepaard moet gaan met bijzondere veiligheidsmaatregelen; e) indien inschrijvingen gedaan in het kader van een openbare of niet-openbare procedure onregelmatig of onaanvaardbaar zijn in de zin van de Richtlijnen; 2005-09-28.02-3 -
f) indien het Werken betreft die uitsluitend worden uitgevoerd ten behoeve van onderzoek, proefneming of ontwikkeling, en niet met het doel winst te maken of de kosten van onderzoek of ontwikkeling te dekken; g) indien het Leveringen betreft terzake producten die uitsluitend worden gefabriceerd voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling, mits geen sprake is van productie in grote hoeveelheden met het doel de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen; h) in buitengewone gevallen, indien het Werken, Leveringen of Diensten betreft waarvan de aard en onzekere omstandigheden een voorafgaande vaststelling van de totale prijs niet mogelijk maken; i) indien wegens de aard van de te verlenen Diensten de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld; j) indien in het kader van een openbare of niet-openbare procedure geen of geen passende inschrijvingen in de zin van de Richtlijnen zijn gedaan, mits de oorspronkelijke voorwaarden van het Werk, de Leveringen of Diensten niet wezenlijk worden gewijzigd; k) voor Werken, Leveringen of Diensten die om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van exclusieve rechten slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; l) in het geval van dwingende spoed als gevolg van gebeurtenissen die niet aan de gemeente Houten niet kon voorzien en niet te verwijten zijn; m) in het geval van een prijsvraag voor ontwerpen en de hieraan verbonden Diensten aan de winnaar van de prijsvraag wordt gegund; n) Aanvullende Werken, Leveringen of Diensten; o) Een Herhalingsopdracht voor werken of diensten. 4. Indien ingevolge artikel 3 lid 3 onderdelen a) tot en met d) wordt afgezien van het houden van een aanbesteding volgens de openbare of de niet-openbare procedure, wordt het Werk, de Leveringen of de Diensten opgedragen nadat daartoe een aanbesteding volgens een onderhandse procedure is gehouden. 5. Indien ingevolge artikel 3 lid 3 onderdelen e) tot en met i) wordt afgezien van het houden van een aanbesteding volgens de openbare of niet-openbare procedure, worden de Werken, Leveringen of Diensten opgedragen nadat daartoe een aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking is gehouden; 6. Indien ingevolge artikel 3 lid 3 onderdelen j) tot en met o) wordt afgezien van het houden van een aanbesteding volgens de openbare of niet-openbare procedure, wordt het Werk, de Leveringen of Diensten opgedragen nadat daartoe een aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is gehouden. 7. Indien het houden van een aanbesteding in de gevallen, bedoeld in artikel 3 leden 3, 4 of 5 niet mogelijk is of door de gemeente Houten ondoelmatig geoordeeld wordt, wordt geen aanbesteding gehouden en wordt het werk uit de hand gegund. In dat geval is Artikel 5 van toepassing Artikel 4 Motiveringsverplichting en verantwoording 1. Indien de gemeente Houten afziet van het houden van een aanbesteding volgens de openbare of niet-openbare procedure ingevolge artikel 3 lid 1 van deze beleidsregel en toepassing geeft aan artikel 3 lid 3 van deze beleidsregel, zal de gemeente Houten deze keuze een deugdelijke interne verslaglegging maken, waaruit ten minste blijkt de motivering van deze keuze. 2005-09-28.02-4 -
2. Elke gemeentelijke dienst van de gemeente Houten dient in zijn jaarverslag verantwoording af te leggen over het gevoerde aanbestedingsbeleid. Artikel 5 Afwijkingen 1. Een verzoek tot afwijking van hetgeen in deze beleidsregel is bepaald dient vooraf aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten ter goedkeuring te worden voorgelegd. 2. Een verzoek zoals bedoeld in het eerste lid is schriftelijk en zal voorzien zijn van een adequate motivering Artikel 6 Wijziging en evaluatie 1. Deze beleidsregel zal worden gewijzigd indien de Europese of nationale wetgeving of de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven 2. Deze beleidsregel wordt begin 2007 (met betrekking tot Artikel 3, lid 1 en 2) en voorts elke twee jaar geëvalueerd. Artikel 7 UAR 2001 en UAR-EG 1991 UAR 2001 (voor werken die niet Europees worden aanbesteed) en UAR-EG 1991 (voor werken die wel Europees worden aanbesteed) zijn van toepassing voor zover sprake is van Werken op de wijzen van aanbesteding genoemd in artikel 1 i) tot en met m). Artikel 8 Inwerkingtreding Deze beleidsregels treden in werking met ingang van 9 november 2005. 1.1 Toelichting Beleidsregel De publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Houten heeft de privaatrechtelijke bevoegdheid om door middel van aanbestedingen opdrachten voor werken, leveringen of diensten in de markt te zetten, dergelijke opdrachten te gunnen aan derden, overeenkomsten aan te gaan en alle feitelijke handelingen te verrichten die noodzakelijk zijn om daartoe te komen, dan wel die daarmee verband houden. Ter invulling van deze bevoegdheid legt de gemeente Houten de in deze beleidsregel neergelegde vaste gedragslijn vast, naar het voorbeeld en analogie van titel 4.3 Awb. Aanleiding van deze beleidsregel is de wens van de gemeente Houten om haar aanbestedingsbeleid vast te leggen. Aan deze beleidsregel liggen de volgende doelstellingen ten grondslag: te bereiken dat voor alle door of namens de gemeente Houten georganiseerde aanbestedingen eenzelfde beleidskader geldt, waardoor de uniforme toepassing van het in de beleidsregel neergelegd aanbestedingbeleid binnen de organisatie van de gemeente Houten gegarandeerd is; te komen tot een meer doelmatigere besteding van gelden; het waarborgen dat het aanbestedingsbeleid van de gemeente Houten en meer in het bijzonder de door of namens de gemeente Houten georganiseerde aanbestedingen voldoen aan de daaraan rechtens te stellen eisen van non-discriminatie, transparantie, objectiveit en controleerbaarheid. Deze beleidsregel beoogt tevens zo veel als redelijkerwijs mogelijk aan te sluiten bij de recente ontwikkelingen in de rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen, waaruit volgt dat de gemeente Houten te allen tijde een passende mate van openbaarheid dient te garanderen wanneer zij voornemens is opdrachten voor werken, leveringen of diensten te verlenen. Artikel 1 Het merendeel van de in dit artikel opgenomen begripsbepalingen komen geheel of grotendeels overeen met de begripsbepalingen uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen, namelijk Richtlijn 93/37/EEG, Richtlijn 93/36/EEG en Richtlijn 92/50/EEG. In combinatie met artikel 3 van deze beleidsregel onstaat hierdoor voor opdrachten die de toepasselijke drempelwaarden van voorgenoemde richtlijnen niet behalen een aanbestedingsregime dat op veel punten overeenkomt met het aanbestedingsregime, dat geldt voor opdrachten voor werken, leveringen en diensten van de 2005-09-28.02-5 -
gemeente Houten, waarop de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing zijn. Indien zich interpretatievraagstukken voordoen terzake de begrippen van deze beleidsregel of de toepassing daarvan, is de jurisprudentie van de Europese en Nederlandse rechter over de Europese aanbestedingsrichtlijnen daarbij richtinggevend. Deze beleidsregel is enkel van toepassing op opdrachten van de gemeente Houten zoals gedefinieerd in artikel 1. Deze beleidsregel heeft nadrukkelijk geen betrekking op bijvoorbeeld de aan- of verkoop of huur of verhuur van onroerend goed door de gemeente Houten en door de gemeente Houten te verlenen concessies voor openbare werken of diensten. Artikel 2 In dit artikel is vastgelegd dat de gemeente Houten opdrachten voor werken, leveringen of diensten die de drempelwaarden van de Europese aanbestedingsrichtlijnen behalen, zal aanbesteden met inachtneming van deze richtlijnen. De gemeente Houten is hiertoe op grond van de Raamwet EEGvoorschriften (Wet van 31 maart 1993, Stb. 1993, 212) en het Besluit Overheidsaanbestedingen (Besluit van 4 juni 1993, laatstelijk gewijzigd bij Besluit van 16 december 2002, Stb 2002, 635) verplicht. In het tweede lid van dit artikel is een rangorde regeling geven ten opzichte van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Men neme bijvoorbeeld het geval dat de gemeente Houten op grond van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gerechtigd is onderhands te gunnen, bijvoorbeeld op basis van de zogenaamde percelenregeling, zoals neergelegd in de Richtlijn 93/37/EEG en Richtlijn 92/50/EEG. In dat geval prevaleren de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Artikel 3 In artikel 3 is het aanbestedingsregime neergelegd voor de in artikel 1 van deze beleidsregel gedefinieerde opdrachten. Hoofdregel is dat vanaf een ondergrens van EUR 50.000,- (B categorie in de regeling budgetbeheer), dan wel minder dan EUR 10.000,- (A categorie in de regeling budgetbeheer) de gemeente Houten de opdracht algemeen bekend maakt en aanbesteedt volgens de openbare of niet-openbare procedure zoals gedefinieerd in artikel 1 van deze beleidsregel. De hier bedoelde bekendmaking kan bijvoorbeeld plaatsvinden in de Staatscourant, het blad Cobouw, maar ook regionale of lokale media, de gemeentelijke website et cetera. De keuze van het medium voor de bekendmaking is mede afhankelijk van de waarde van de te vergeven opdracht. Opdrachten beneden de bovenbedoelde ondergrens worden ingevolge het tweede lid opgedragen nadat ten minste twee offertes / prijsopgaven zijn opgevraagd. Het derde lid bevat uitzonderingen op de in het eerste lid neergelegde hoofdregel. De geformuleerde uitzonderingen zijn in te delen in een drietal categorieën. Bij elk van deze categorieën behoort een andere soort aanbestedingsprocedure, welke genoemd worden in het vierde, vijfde en zesde lid. De gemeente Houten kan ingevolge het zevende lid besluiten tot het afzien van het houden van de aanbestedingsprocedures zoals bedoeld in artikel 3 indien een aanbesteding niet mogelijk is of ondoelmatig is. Het betreft een belangenafweging in het kader waarvan onder meer de aard en de omvang van de te vergeven opdracht een rol spelen. Artikel 4 In artikel 4 is de verplichting neergelegd om indien wordt afgeweken van de gedragslijn om openbaar of niet-openbaar aan te besteden, deze keuze te motiveren teneinde de controleerbaarheid van deze keuze te verzekeren. Intern dient elke gemeentelijke dienst bovendien in het jaarverslag verantwoording af te leggen over het gevoerde aanbestedingsbeleid. Artikel 5 De wetgeving die betrekking heeft op aanbesteden door de overheid zal in de komende jaren verschillende veranderingen ondergaan. Indien en voorzover deze veranderingen tot aanpassingen nopen zal deze beleidsregel worden aangepast. Artikel 5 geeft hiervoor de mogelijkheid. Artikel 6 Een aantal van de aanbestedingsprocedures zoals genoemd in deze beleidsregel corresponderen met aanbestedingsprocedures zoals geregeld in het UAR 2001 (voor werken die niet Europees worden aanbesteed) en UAR-EG 1991 (voor werken die wel Europees worden aanbesteed). Indien de gemeente Houten op grond van deze beleidsregel een dergelijke aanbestedingsprocedure dient te volgen, geldt ingevolge artikel 6 de verplichting om het UAR 2001 dan wel UAR-EG 1991 toe te passen. In het geval van opdrachten voor leveringen en diensten is de gemeente Houten vrij in de keuze van het aanbestedingsreglement. Daartoe zullen in de implementatie van het aanbestedingsbeleid algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Houten worden opgesteld, die vervolgens op alle leveringen en / of diensten van toepassing zullen zijn. 2005-09-28.02-6 -
2005-09-28.02-7 -