7 kantoor Administratie Case 6: Rekenblad (Excel) Doelstellingen: 1 Cijfergegevens inputten in het rekenblad; 2 Berekeningen in het rekenblad maken aan de hand van formules (Excel); (moeilijkere formules) 3 Op basis van geïmporteerde cijfers grafieken maken in Excel. Deze case bestaat uit een aantal losse oefeningen die niet gelinkt zijn aan de oefenfirma. De bedoeling van deze case is om enkele moeilijkere functies in Excel nog eens extra in te oefenen. Formules zijn berekeningen die uitgevoerd kunnen worden met getallen in het rekenblad. Een formule begint altijd met een = - teken. INVOEREN VAN FORMULES In de formulebalk zie je de formule en in de cel zelf zie je het resultaat als je op Enter drukt. 1 Klik in de cel waarin je de formule wilt toepassen. OPMERKING: Gebruik nooit spaties in je formules. Een formule begint altijd met =. Je kan op de cellen klikken in plaats van de namen van de cellen te typen. Dit werkt sneller! 2 Typ je formule zonder spaties ertussen. Bv.: =B4+C4+D4+E4 Je merkt dat de gebruikte cellen elk een kleurtje krijgen. 3 Druk op Enter.
Bij het maken van formules, komen de onderstaande foutmeldingen het meeste voor. Foutmelding Omschrijving #DEEL/o! Er zijn een of meer argumenten weggelaten. #N/B Je deelt het getal door nul en dit kan niet. #NAAM? In de formule staat een naam die het rekenblad niet kent. #LEEG! Er is een verkeerd bereik opgegeven. #VERW! Er is een ongeldige celverwijzing. Bv. een verwijzing naar een cel die je al verwijderd hebt. #WAARDE! Er is een fout in de formule. Bv. wanneer je een punt in plaats van een komma gebruikt in een getal. Dan wordt het getal als tekst gezien. Of wanneer er in de reeks getallen die je wilt berekenen een woord zit. ###### De celinhoud is te groot om in de cel weer te geven. Bron: http://www.bianet.nl/robohelpe/foutmeldingen_uit_formules_begrijpen.htm Oefening 1: Excel Personeel Gegeven: Gevraagd: Bereken het totaal in rij 21. Bereken het gemiddelde in rij 22. Bereken het aantal ingevulde cellen in rij 23. Zoek het kleinste getal in rij 24. Zoek het grootste getal in rij 25. Noteer de datum in I3. Formule: =SOM(D4:D19) Formule: =GEMIDDELDE(D4:D19) Formule: =AANTAL(D4:D19) Formule: =MIN(D4:D19) Formule: =MAX(D4:D19) Formule: =VANDAAG() Zet de getallen volgens de NBN-normen.
Oefening 2: Excel bevolking USA 1 Gegeven: Werkblad: Bevolking USA Dit blad bevat de te verwachten bevolking van de USA voor de periode 2014 tot en met 2035. De bevolking is gerangschikt per leeftijdsgroep. Bevolking VS Voorspelling bevolking VS periode: 2014-2035 Eerste deel: Bevolking in duizendtallen volgens leeftijdsgroep Leeftijdsgroep 2014 2015 2020 2025 2030 2035 0 tot 4 15.882 16.020 18.803 19.437 18.775 17.852 5 tot 13 33.440 30.197 29.098 32.568 35.392 35.080 14 tot 24 44.538 45.225 42.245 37.919 37.448 40.698 25 tot 44 53.733 61.893 71.235 77.678 78.332 75.794 45 tot 64 43.542 43.896 44.194 46.087 51.402 59.132 > 64 22.405 24.927 27.305 29.824 31.401 31.822 Totaal 213.540 222.158 232.880 243.513 252.750 260.378 Werkblad: Hamburger Dit werkblad bevat het aantal hamburgers gekocht per persoon en per jaar. Ook deze aantallen zijn gerangschikt per leeftijdsgroep. Hamburger Veronderstelling: aantal hamburgers gekocht per persoon en per jaar Leeftijdsgroep Hamburgers per persoon 0 tot 4 22 5 tot 13 37 14 tot 24 59 25 tot 44 28 45 tot 64 18 > 64 12 1 Bron: E. Cuypers en E. Van den Broeck, MS Excel 97, MIM-Standaarduitgeverij, 1998, p 44-45 en 101-102.
Gevraagd: Maak een nieuw werkblad: Totale consumptie. Bereken in dit nieuwe blad de verkoop van hamburgers per leeftijdsgroep gedurende de jaren 2014 2035 en de totale verkoop per jaartal. Bereken ook de procentuele vraag naar hamburgers per leeftijdsgroep tijdens de jaren 2014 2035. Bereken tenslotte de procentuele stijging/daling van de vraag naar hamburgers per leeftijdsgroep gedurende de jaren 2014 2035. Te verwachten verkoop van hamburgers per leeftijdscategorie gedurende de jaren 2014-2035 (verbruik in duizendtallen) Leeftijdsgroep 2014 2015 2020 2025 2030 2035 0 tot 4 5 tot 13 14 tot 24 25 tot 44 45 tot 64 > 64 Totaal Procentuele vraag naar hamburgers per leeftijdscategorie Leeftijdsgroep 2014 2015 2020 2025 2030 2035 0 tot 4 5 tot 13 14 tot 24 25 tot 44 45 tot 64 > 64 Procentuele toename van de vraag naar hamburgers per leeftijdscategorie Leeftijdsgroep 2014-2015 2015-2020 2020-2025 2025-2030 2030-2035 0 tot 4 5 tot 13 14 tot 24 25 tot 44 45 tot 64 > 64 Totaal
Absolute, relatieve en gemengde adressering Wanneer je formules kopieert, past de formule zich automatisch aan. Als je bv. de formule =A1+B1 naar beneden sleept, verandert de formule in =A2+B2. Dit heet relatieve adressering. Om toch te blijven verwijzen naar een bepaalde cel, bv. als je wilt blijven rekenen met A1 en je deze cel telkens wilt optellen met B1, B2, kan je die cel vast maken. Dit heet absolute adressering. Een vaste verwijzing maken doe je met dollar-tekens ($). Dit kan je ook vlot invoegen door op de functietoets F4 te drukken. 1 1 Klik in de cel waar de formule moet komen. 2 Typ je formule met $-tekens. Zet een $ voor de letter als je de kolom absoluut wilt maken of een $ voor het cijfer als je de rij absoluut wilt maken. Beide absoluut maken kan ook. 3 Druk op Enter en kopieer de formule naar beneden met de vulgreep. Soort Notatie Voorbeeld Relatief A1 =F4*A1 Absoluut $A$1 =F4*$A$1 Absolute kolom en relatieve rij $A1 =F4*$A1 Absolute rij en relatieve kolom A$1 =F4*A$1
Oefening 3: Excel PapYrreus Gegeven: Gevraagd: Bereken de korting voor de kleinhandel. Formule: =E3*$F$2 (Tabblad Kortingen) Bereken de korting voor de groothandel. Formule: =G3*$H$2 (Tabblad Kortingen) Bereken de prijzen inclusief BTW voor de inkoopprijs. Formule: =(D3*$E$2)+D3 (Tabblad Artikellijst) Bereken de prijzen inclusief BTW voor de verkoopprijs kleinhandel. (Tabblad Artikellijst) Formule: =(F3*$G$2)+F3 Bereken de prijzen inclusief BTW voor de verkoopprijs groothandel. (Tabblad Artikellijst) Formule: =(H3*$I$2)+H3 Zet de getallen volgens de NBN-normen.
Oefening 4: Excel Beleggen We beschikken over een spaarpotje dat we willen beleggen. De bank geeft ons 2% rente. Gevraagd: Bereken in onderstaande tabel de rente die we ontvangen als we een bepaald bedrag een bepaalde tijd beleggen. We kunnen deze oefening oplossen met één formule (cel B4). Welke formule plaats je in deze cel? =$A4*$B$1*B$3 Gegeven: Rentevoet 2% Kapitaal - jaren 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 000,00???????????????????? 1 250,00???????????????????? 1 500,00???????????????????? 1 750,00???????????????????? 2 000,00???????????????????? 2 250,00???????????????????? 2 500,00???????????????????? 2 750,00???????????????????? 3 000,00???????????????????? 3 250,00???????????????????? 3 500,00???????????????????? 3 750,00???????????????????? 4 000,00???????????????????? 4 250,00???????????????????? 4 500,00???????????????????? 4 750,00???????????????????? 5 000,00????????????????????
ALS-functie Met de functie Als kan je het rekenblad automatisch een cel laten invullen, afhankelijk van de voorwaarde(n) die je zelf hebt ingesteld. Voorbeeld 1 In kolom B staan je punten van vorig jaar. In kolom C staan je punten van dit jaar. In kolom D wil je invullen of je een stijging of daling van je punten hebt. Dit kan je automatisch laten invullen met een Als-functie. 1 Een Als-functie bestaat altijd uit drie delen = ALS ( Voorwaarde ; Waarde als WAAR ; Waarde als ONWAAR ) = ALS ( C2>B2 ; Stijging ; Daling ) Je geeft eerst een voorwaarde op, namelijk C2>B2. Als die voorwaarde waar is, zal Excel in cel D2 automatisch het woord plaatsen dat je nu invult in de formule op de plaats van WAAR. Hier is dat het woord Stijging. Als de voorwaarde niet waar is, dus als C2 B2, vult Excel automatisch het woord in dat jij in de formule bij ONWAAR gezet hebt Hier is dat het woord Daling. Als C2 groter is dan B2, dan zal Excel het woord stijging invullen. Als C2 niet groter is dan B2, zal Excel het woord daling invullen. In de formulebalk zie je de functie en in de cel het resultaat als de cel actief is.
Voorbeeld 2 Je hoeft het rekenblad niet noodzakelijk een woord te laten invullen. Je kan het rekenblad ook een bewerking laten maken. Je hebt een lijst met daarin alle leveranciers van PapYrreus en het bedrag waarvoor PapYrreus het afgelopen jaar aankopen deed bij deze leveranciers. In kolom C staat het totale bedrag dat PapYrreus heeft uitgegeven per leverancier. Wanneer dit kleiner is dan 1 000, krijg PapYrreus op een volgende aankoop een korting van 3 %. Wanneer het bedrag groter is dan 1 000, krijgt PapYrreus een korting van 5 %. 2 Een Als-functie bestaat altijd uit drie delen = ALS ( Voorwaarde ; Waarde als WAAR ; Waarde als ONWAAR ) = ALS ( C2 1000 ; C2*3% ; C2*5% )
Geneste functies Geneste functies zijn verschillende functies die in elkaar verwerkt zitten. In dit voorbeeld zitten drie ALS-functies. Op die manier zijn er vier oplossingen mogelijk en zijn er drie voorwaarden. Hier staan drie haakjes om de drie ALS-functies af te sluiten. Voorbeeld 1 =ALS(B2<=60; Onvoldoende ;ALS(B2<=70; Voldoende ;ALS(B2<=80; Goed ; Zeer goed ))) Voorbeeld 2 =ALS(SOM(H25:H39)>0;SOM(H25:H39); ) In dit voorbeeld zitten er twee SOM-functies in een ALS-functie verwerkt.
Oefening 5: Excel Zwemclub De dolfijntjes Gegeven: Zwemclub "De dolfijntjes" Naam Geslacht Leeftijd Diploma Inkomprijs Prijs Jan Peters m 35 1.500???? Sara Driesen v 48 800???? Nicole Liefsons v 39 750???? Nadine Jacobs v 51 1.500???? Hans Janssen m 25 750???? Lars Vandeputte m 18 400???? Jos Melgers m 63 500???? Gevraagd: Bereken in kolom E de inkomprijs: jongeren tot 18 jaar en 60-plussers betalen 1,25 EUR, anderen betalen 1,75 EUR. Op het einde van de cursus worden er prijzen uitgedeeld: - mannen die minstens 1.000 meter zwemmen krijgen een beeldje, namelijk: de Gouden zwembroek ; - vrouwen die minstens 800 meter zwemmen krijgen een Gouden badpak. - van de overigen krijgt iedereen die minstens 500 meter zwemt een ingekaderd diploma, de anderen krijgen een deelnamebewijs. Welke formule plaats je in cel E4? =ALS(OF(C4<=18;C4>=60);1,25;1,75) Welke formule plaats je in cel F4? =ALS(EN(B4="m";D4>=1000);"Gouden Zwembroek";ALS(EN(B4="v";D4>=800); "Gouden Badpak";ALS(D4>=500;"Diploma";"Deelnamebewijs")))
Oefening 6: Excel ALS-functie Gegeven: Maand Januari Naam vertegenwoordiger Aantal bezochte klanten Regio Omzet Bonus Bedrijfswagen Fransen Albert 85 Antwerpen 215000???? Hubrechts Lode 64 Brabant 194400???? Kuipers Lieve 74 Brabant 199000???? Mentens Luc 56 Limburg 175000???? Peetermans An 69 Antwerpen 205000???? Roosen Daisy 84 Antwerpen 218000???? Ulenaers Freddy 91 Limburg 231000???? Vandeweyer Martin 49 Antwerpen 165000???? Gevraagd: Vertegenwoordigers die minstens 75 klanten bezocht hebben én die een omzet van minstens 200 000,00 EUR behaalden, krijgen een bonus van 1 500,00 EUR. De andere vertegenwoordigers krijgen niets. Vertegenwoordigers die werken in de regio Antwerpen of Limburg krijgen een bedrijfswagen uit de categorie A, de overige vertegenwoordigers krijgen een bedrijfswagen uit de categorie B. Welke formule plaats je in cel E4? =ALS(EN(B4>=75;D4>=200000);1500;0) Welke formule plaats je in cel F4? =ALS(OF(C4="Antwerpen";C4="Limburg");"Categorie A";"Categorie B")
Oefening 7: Excel Ontleningstabel Gegeven: Ontleningstabel Datum 1/06/2013 Data Ontlener Bedrag <= 30 d. > 30 d. > 60 d. > 90 d. 15/04/2013 Peters 2.500,00???????? 26/05/2013 Meeckers 1.250,00???????? 14/03/2013 Bonen 2.000,00???????? 26/02/2013 Jansen 1.800,00???????? 14/04/2013 Bollen 2.600,00???????? 25/03/2013 Winters 2.300,00???????? 2/05/2013 De Geyter 1.800,00???????? 23/04/2013 Sonnet 2.400,00???????? 19/01/2013 Poelmans 3.000,00???????? 26/12/2012 Malcorps 2.600,00???????? Totaal???????? Gevraagd: De ontleende bedragen (kolom C) moeten worden uitgesplitst naargelang hun looptijd. Welke formule plaats je in cel D6? =ALS(H6<=30;C6;"") Welke formule plaats je in cel E6? =ALS(EN(H6<=60;H6>30);C6;"") Welke formule plaats je in cel F6? =ALS(EN(H6<=90;H6>60);C6;"") Welke formule plaats je in cel G6? =ALS(H6>90;C6;"")
Oefening 8: Opmaak + grafische weergave Oefening 5: Pas volgend opmaaksjabloon toe op de tabel: Donker 2. Oefening 6: Geef de omzet weer volgens de BIN-normen; Sorteer de gegevens volgens de omzet (van groot naar klein); Geef de omzet weer in een 3D-staafdiagram (zie voorbeeld); Maak gebruik van Voorwaardelijke Opmaak om volgende opmaak voor de kolom Bedrijfswagen te realiseren: Categorie A: vet + cursief + groene achtergrond; Categorie B: cursief + blauwe achtergrond. Maak gebruik van Voorwaardelijke Opmaak om volgende opmaak voor de kolom Aantal bezochte klanten te realiseren: Het aantal bezochte klanten ligt boven het gemiddelde: vet; Het aantal bezochte klanten ligt onder het gemiddelde: letterkleur: rood. Maak gebruik van Voorwaardelijke Opmaak om volgende opmaak voor de kolom Naam vertegenwoordiger te realiseren: De naam van de medewerkers die geen bonus ontvangen wordt doorstreept en cursief weergegeven. Oefening 7: Maak gebruik van Voorwaardelijke Opmaak om volgende opmaak voor de kolom Bedrag te realiseren: Bedrag is groter dan 2 500,00: paarse achtergrond; Bedrag is kleiner dan 1 500,00: oranje achtergrond. Geef het totaal uitgeleende bedrag per periode in een 3D-cirkeldiagram weer. (zie voorbeeld)