Verslag Vergadering van De commissie Onderzoek van de Rekening Vergaderdatum Kenmerk 7 mei 2008 COR2008-020 Status verslag Concept Verslaglegging door Telefoonnummer W.L. Walkate (Notuleerservice Nederland) (070) 441 68 59 Verslag van de vergadering van de Statencommissie Onderzoek van de Rekening, gehouden op 7 mei 2008 in het provinciehuis te Den Haag. AANWEZIG: VOORZITTER: GRIFFIER: PvdA CDA VVD SP SGP/ChristenUnie GroenLinks AFWEZIG: de heer Senden de heer Schaddelee mevrouw Branderhorst de heer Lamers, de heer Edel de heer Schuringa de heer Romijn, de heer Vermeulen de heer Van Dieren, mevrouw Fröling-Kok de heer Cengiz mevrouw Van den Bosch-Damen AANWEZIGE GEDEPUTEERDE: de heer Van Heijningen Ambtelijke ondersteuning: Tevens aanwezig: de heer Te Velde de heer Killeen (Deloitte), de heer Van den Oever (Deloitte), de heer Vis (Deloitte) AGENDA: 1. Opening a. Regeling van werkzaamheden b. Vaststellen van de agenda c. Mededelingen d. Spreekrecht e. Rondvraag 2. Kadervorming en kaderstelling 3. Controle en verantwoording 3a. Jaarstukken 2007 3b. Jaarstukken Fonds Nazorg 2007 4. Afwikkeling vorige vergadering en interne aangelegenheden 4a. Conceptverslag van de vergadering van woensdag 9 januari 2007 4b. Besluitenlijst van de vergadering van woensdag 9 januari 2008 5a. Stukken in het kader van de actieve informatieplicht van GS 5b. Van derden ontvangen informatie
5c. Overige stukken ter kennisname 6. Sluiting 1. Opening De VOORZITTER opent de vergadering en verwelkomt iedereen hartelijk. 1a. Regeling van werkzaamheden De werkzaamheden worden conform vastgesteld. 1b. Vaststellen van de agenda Aan agendapunt 5b wordt punt 4 toegevoegd, namelijk Reactie GS op de brief Deloitte over deelname aan de aanbestedingsronde. 1c. Mededelingen De VOORZITTER deelt mee dat berichten van verhindering van mevrouw Van den Bosch en de heer Brill zijn ontvangen. De reactie van GS op het rapport van bevinden van de accountant is uitgedeeld evenals de reactie van GS op de brief van Deloitte. 1d. Spreekrecht Voor het spreekrecht heeft zich niemand gemeld. 1e. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruikgemaakt. 2. Kadervorming en kaderstelling Hiervoor zijn geen stukken opgevoerd. 3. Controle en verantwoording 3a. Jaarstukken 2007 De heer SCHURINGA vindt dat de jaarrekening keurig op tijd is. Hij bedankt de gedeputeerde dat hij motie 36 van Van der Dussen/Schuringa heeft weten uit te voeren. Misschien kan de volgende maal de optelling van de bedragen worden opgenomen? Hadden GS zicht op een voordelig resultaat in de jaarrekening ondanks forse overschrijdingen bij Samenleving en Groen, Water en Milieu? De heer B.VERMEULEN werd niet vrolijk toen hij het rapport van bevindingen van de accountant las. In de reactie van GS las hij dat zij een stijgende lijn zien. Dat vindt hij wel een defensieve reactie omdat dit al jaren wordt gezegd. Als gevolg Pagina 2 van 14
waarvan stelt de accountant extra eisen aan de organisatie? Hoe groot is het extra tijdsbeslag voor de organisatie om aan de extra eisen te voldoen? Hoe kan ervoor worden gezorgd dat het aanleveren van informatie volgend jaar goed is geregeld? Omdat de provincie al ervaringen met de SISA-regelingen heeft opgedaan, is er geen excuus om bepaalde tekortkomingen niet tijdig te signaleren. Is de organisatie klaar voor nieuwe ontwikkelingen die op de provincie afkomen? Wat kan de gedeputeerde doen om gegevensverstrekking door Bureau Jeugdzorg en de jeugdzorginstellingen te bespoedigen en welke middelen staan hem daarbij ter beschikking? Welke stappen worden gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie volgend jaar compleet en tijdig aan de accountant kan worden aangeleverd? De heer EDEL vraagt of dit stuk PS de gelegenheid geeft om te controleren wat GS hebben gedaan wat zij moesten doen. Hebben GS voldoende inzicht gegeven om decharge te verkrijgen? De accountant is met de stukken akkoord gegaan. Hijzelf als PS-lid is niet gelukkig met de jaarrekening. Daarin staan driehonderd pagina s nietszeggende prietpraat. Het zegt een PS-lid niets als GS in driehonderd pagina s uitleggen wat het verschil is tussen een primitieve begroting met technische wijzigingen en de rekening. Hierbij wijst hij op pagina 52, integrale veiligheid, waarbij de rekening en de begroting sterk van elkaar afwijken. In de financieringsparagraaf wordt geen letter geschreven over het gemiddelde rentepercentage voor leningen die de provincie aangaat. In de risicoparagraaf wordt een renterisico genoemd maar daar wordt niet geschreven dat er een beschikbaarheidsrisico voor geld is. In de financieringsparagraaf wordt gesteld dat de provincie een speciale faciliteit is aangegaan om geld te kunnen aantrekken. Daarvoor wil de provincie zelfs een hogere rente betalen. Hoeveel meer staat niet in de stukken. De overheid met een AAA-status heeft helemaal geen beschikbaarheidsrisico. Hij wil de gedeputeerde meegeven een goed stuk te produceren waarmee een PS-lid wat kan. Het begint ermee om informatie te geven die in elke normale jaarrekening voor elk willekeurig bedrijf of gemeente staat. Daarin horen rentepercentages en vergelijkingen tussen primitieve begroting en de totale rekening. De rekening kan zo niet worden gepresenteerd. De heer VAN DIEREN denkt dat er veel waarheid zit in wat de heer Edel heeft gezegd. Misschien hebben de Staten een taak om aan te geven welke kaders zij voor de rekening willen stellen. Daarin kunnen zij aangeven hoe zij GS willen laten rapporteren over de bedrijfsvoering. De heer EDEL is het hiermee eens. Maar het CDA zegt al heel lang dat GS de doelstellingen SMART moeten formuleren zodat PS kunnen beoordelen wat zij doen. Bij de SMART-doelstelling moet ook een begroting staan zodat PS achteraf kunnen bekijken wat de oorzaken van een positief resultaat zijn. Nu staat een voordelig resultaat van 14 miljoen euro in de rekening. In werkelijkheid is 44 miljoen euro niet uitgegeven. Nergens kan hij lezen wat niet is gedaan. De heer VAN DIEREN zegt dat zijn fractie ervoor heeft gepleit een commissie uit PS te benoemen die kijkt hoe zij de begroting en de rapportage wil inrichten. De heer SCHURINGA erkent dat het hem niet altijd duidelijk is waar de wijzigingen in de begroting vandaan komen. Ze zijn ook helemaal niet toegelicht. Pagina 3 van 14
De VOORZITTER concludeert dat het voor PS beter is om de verschillen met de primitieve begroting en de oorzaken van het ontstaan daarvan te bekijken. De teneur van het rapport van de accountant heeft de heer VAN DIEREN verontrust. De brief van GS heeft een defensieve teneur die geen vertrouwenwekkend beeld geeft dat men de opmerkingen van de accountant serieus neemt. Hij is geïnteresseerd in de onvolkomenheden die door de accountant zijn geconstateerd, wat GS eraan gaan doen en wanneer die worden opgelost. Aan PS moet worden gerapporteerd hoe dat gaat gebeuren. In welk hoofdstuk is de afwaardering van de gronden, waarbij een activa van de balans is gehaald wat heeft geleid tot een eenmalige last ten laste van de exploitatie, terug te vinden? Dat geeft een last voor een bepaald begrotingshoofdstuk. In welk hoofdstuk staat de opbrengst van verspreid bezit? Het is belangrijk dat bij verschillen tussen begroting en de jaarrekening verwezen wordt naar de hoofdstukken waar de verantwoording voor de verschillen heeft plaatsgevonden. Waarom is de balanswaarde van het Warmtebedrijf hoger dan de intrinsieke waarde? Het overzicht van de toegekende subsidies geeft een goed beeld. Misschien zou het nog op basis van de begrotingshoofdstukken gerangschikt kunnen worden en dienen bij de discussie over PNS. Mevrouw BRANDERHORST vindt een weerstandsvermogen van 88 miljoen euro, een positief resultaat van 14 miljoen en een grote algemene reserve zeer riant. Haar ervaring is dat er meer speelt als de accountant spreekt van 'uitermate moeizaam en weinig begrip'. Herkent de gedeputeerde dit beeld en wat zijn de oorzaken hiervan? Van de accountant wil zij ook graag horen wat hij vindt dat de oorzaken hiervan zijn. Welke maatregelen moeten worden getroffen om het proces te verbeteren? Wat gaan GS doen om de problemen met SISA-regelingen op te lossen? Wat gaan GS met de DLG doen? Waarom is er geen verantwoording door de jeugdzorginstellingen gegeven? De accountant geeft aan dat de provincie onvoldoende is voorbereid op de ISV en BDU. Hoe kan de provincie doelen en prestaties verantwoorden als bij bovengenoemde regelingen al problemen zijn? Zij heeft in het rapport van bevindingen geen opmerkingen over de grote projecten en programmareserves teruggevonden. Hoe heeft de accountant daarnaar gekeken? De heer KILLEEN zegt dat extra eisen kunnen worden gesteld op basis van regelgeving en maatschappelijke invloeden die leiden tot extra werkdruk. De accountant kan ook extra eisen opleggen op basis van afspraken met de organisatie over de wijze waarop de verdeling van de interne en externe controle plaatsvindt. Als die afspraken op een goede manier kunnen worden ingevuld, kan de inzet van de accountant minder worden. Afspraken moeten niet als extra eisen worden geïnterpreteerd. Voor het Warmtebedrijf is een voorziening getroffen in de vorm van een waardering. De waarde van het bedrijf is niet te hoog op de balans opgenomen. De heer VAN DEN OEVER heeft de grote projecten en de programmareserve zoveel mogelijk meegenomen in de normale controlewerkzaamheden. Die start met een risicoanalyse. De accountant heeft voornamelijk gekeken naar projecten waar risico s worden gesignaleerd. In het bijzonder is op grondexploitaties ingezoomd omdat die in de provincie een steeds belangrijker plaats krijgen. Met organisaties is de accountant in gesprek gegaan om te kijken hoe daarmee Pagina 4 van 14
beheersmatig wordt omgegaan en welke maatregelen worden getroffen om de risico s te beheersen. In het rapport is in hoofdstuk 3.6.1 een korte samenvatting over de getroffen maatregelen opgenomen evenals adviezen die daarbij zijn gegeven. Voor de programmareserve is het besluit van de Staten als startpunt gekozen. De accountant heeft getoetst of het Statenbesluit goed is uitgevoerd en de reserves goed zijn verwerkt in de administratie en de jaarrekening. Daarbij zijn geen bijzonderheden geconstateerd zoals in hoofdstuk 3.6.3 is verwoord. Mevrouw BRANDERHORST vraagt of de grondexploitatie bij de grote projecten als een risico wordt beschouwd. Heeft de accountant de Statennotitie over voorwaarden waaraan een programmareserve moet voldoen, meegenomen? De heer VAN DEN OEVER antwoordt dat hij het zinvol vond om uitgebreider op de grondexploitatie in te gaan omdat het een nieuwe ontwikkeling is. De heer VIS merkt op dat bij de beoordeling van de programmareserves in het kader van de normale controle is gekeken naar de uitgangspunten zoals die zijn geformuleerd. De heer VAN HEIJNINGEN deelt mee dat de jaarrekening 2007 niet verschilt van de rekening uit andere jaren. Hij deelt de zorgen zoals die door de commissieleden naar voren zijn gebracht, niet. Hij sluit zijn ogen niet voor kritiek. GS respecteren de rol van de accountant en hechten zeer aan zijn inbreng. Het college vindt dat de afgelopen jaren het proces voor het tot stand komen van de jaarrekening is verbeterd. Ook in de gesprekken tussen GS en PS is dit geconstateerd. Het proces is verre van volmaakt. Ook in de organisatie zitten wel degelijk zorgpunten. Daarom wordt ook een reorganisatie in gang gezet. Hij wil de kritiek op de interne controle niet wegpoetsen. Het spijt hem zeer dat de interne controle tot wrevel bij de accountant heeft geleid. Hij wil op tijd een jaarrekening presenteren wat leidt tot druk op de organisatie en de accountant. Hiervoor is te veel inzet van de accountant nodig geweest wat de nodige spanning heeft opgeleverd. De uitspraak van de heer Edel dat de jaarrekening prietpraat is, is wel wat kort door de bocht. Uiteindelijk wordt een goed inzicht per programma gegeven van wat heeft gespeeld. De heer EDEL zou de gedeputeerde willen vragen in een paar zinnen de oorzaken van het positieve resultaat mee te delen. De heer VAN HEIJNINGEN merkt op dat de Staten de voorgaande rekeningen met waarderende woorden hebben goedgekeurd. Op pagina 274 en volgende staan alle begrotingswijzigingen op een rijtje. Alle wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting die zijn goedgekeurd door PS, zijn opgenomen. Hij geeft toe dat het niet allemaal eenvoudig is om te lezen, ook voor hemzelf niet. In de jaarrekening staan veel zaken die gerelateerd zijn aan de voornemens. Het beleidsinhoudelijke deel van de jaarrekening komt dicht in de buurt van wat de Statenleden van GS hebben gevraagd. Bekeken kan worden om samen met de Staten vorm te geven aan een samenvatting van de verschillen tussen de primitieve begroting en de rekening. In de reorganisatie is gekeken hoe ver kan worden gegaan voordat mensen overspannen raken. In dit proces heeft de accountant daarvoor zijn tol betaald. Centralisatie is een oplossing voor deze orga- Pagina 5 van 14
nisatie die meer en meer afhankelijk wordt van automatisering. In de overheidssfeer is de inzet niet altijd gericht op resultaat waardoor wel eens een deadline wordt overschreden. GS zullen zich de komende jaren inzetten om de jaarrekening te bespreken op een tijdstip die past in de totale planning. Op een totaal van 900 miljoen euro is het bedrag dat niet is uitgegeven wel te overzien. De investering voor mobiliteit blijft een punt van aandacht voor GS en PS, te meer omdat de provincie in het coalitieakkoord nog meer verantwoordelijkheid op haar schouders heeft genomen om meer te investeren in wegen en openbaar vervoer. Het interne proces moet nog worden verbeterd. GS hebben niet willen zeggen dat de extra eisen van de accountant verklaren waarom het proces zo is verlopen. Die eisen zijn namelijk onderdeel van de afspraken tussen de accountant en de provincie. Wel geven de SISA-regelingen en het ILG problemen omdat het Rijk vragen van de provincie niet kan beantwoorden en de regelingen worden uitgevoerd zoals eerder is gedaan. Deze regelingen hebben ook bij de accountant de nodige hoofdbrekens opgeleverd. Hij hoopt dat PS zien dat GS niet zomaar allemaal plusjes heeft gezet maar dat zij kritisch naar zichzelf kijken en dat ook durven te zeggen door het zetten van minnetjes en plusminnetjes. Het antwoord op de vraag over het Warmtebedrijf staat op pagina 112. De provincie heeft het risico beperkt tot 2 miljoen euro. De provincie moet in de komende jaren kritisch kijken naar wat echte risico s zijn of deel uitmaken van going concern. Het volgende jaar moeten risico s ook op de juiste plaats worden gezet. Hij betreurt het dat de relatie met de accountant na zoveel jaren op een dergelijke manier moet eindigen. Hij vindt dat professionals moeilijkheden met elkaar moeten oplossen. De kern van de problematiek bij de automatisering, informatisering en de financiële controle is de verhouding tussen centraal en decentraal. De rode lijn bij de reorganisatie is meer te centraliseren. Gestuurd wordt dat dit de komende tijd wordt gerealiseerd. Dat moet op tijd klaar zijn omdat anders volgend jaar dezelfde gesprekken met PS moeten worden gevoerd. Door toedoen van de accountant is de jaarrekening gereed gekomen. Van tevoren is niet ingeschat dat dit met zoveel kunst- en vliegwerk en de inzet van de accountant zou moeten gebeuren. In het vervolg moet dit eenvoudiger en efficiënter plaatsvinden. De heer TE VELDE merkt op dat ILG een moeilijk vraagstuk was wat te maken heeft met regelgeving van het Rijk. Het Ministerie van LNV heeft toegezegd op 1 maart 2008 hiervoor met een goedkeurende verklaring te komen. Hiertoe was het ministerie niet in staat. Tot ver in 2007 was er onduidelijkheid over nieuwe regelingen die onder SISA moeten worden verantwoord. De provincie heeft mensen in werkgroepen afgevaardigd om mee te denken over de problemen in het kader van SISA. Van de uitkomsten heeft BZK gebruikgemaakt. Maar het is complexe problematiek. 2007 was een oefenjaar met veel nieuwe SISA-regelingen. De heer VAN HEIJNINGEN weet dat de jeugdzorg problemen heeft met de administratie. Het is de provincie niet gelukt om de instellingen tijdig hun product te laten leveren. De reden waarom dit niet is gelukt zal hij de volgende maal aan de commissie meedelen. De provincie beoogt met de reorganisatie een stuk slagvaardigheid te realiseren. Dat legt druk op de organisatie. Met de medewerkers wordt zorgvuldig omgegaan. De belangen van het personeel en de overheid moeten in het proces worden afgewogen. Het belang van de organisatie vraagt om door te gaan met het reorganisatieproces. Pagina 6 van 14
De heer TE VELDE deelt mee dat de opbrengst verkopen verspreid bezit zijn verantwoord. Als de opbrengsten naar de algemene middelen toevloeien, is de afspraak gemaakt dat dit onder het hoofdstuk algemene dekkingmiddelen en onvoorzien wordt verantwoord. De heer VAN HEIJNINGEN denkt dat de achtergrond van de vraag van de heer Van Dieren over de aankoop van de percelen rond de N207 is dat hij als Statenlid zicht wil krijgen op de grondpositie van de provincie, de omvang en de financiële risico s daarvan. Dat kan nooit bij begroting en jaarrekening worden geregeld. Daarvoor moet een apart document worden opgesteld dat een meerjarenperspectief schetst. Hieraan moet de komende jaren wel gewerkt worden. De heer TE VELDE zal bekijken of opbrengsten van gronden ten laste zijn gebracht van de exploitatie of van de balans. De volgende vergadering zal hierop antwoord worden gegeven. De heer SCHURINGA vraagt of er nog meer verschillen zijn te verwachten tussen begroting en rekening dan in de programma s 7 en 10. Hadden de verschillen in de programma s 7 en 10 niet eerder kunnen worden gesignaleerd? Had dan niet een begrotingswijziging aan de Staten moeten worden aangeboden? De heer VAN HEIJNINGEN antwoordt dat GS zich aan de normen van de BBV hebben gehouden. De heer VERMEULEN vraagt waarom de baten en lasten op de pagina s 273 en 282 in de rekening van elkaar verschillen. De heer TE VELDE antwoordt dat deze vraag uitgezocht zal worden. De opmerking van de heer Edel over het beschikbaarheidsrisico zal hij meenemen. De gedeputeerde wordt geconfronteerd met de leningen die voorgangers hebben afgesloten. Dat bepaalt voor een belangrijke mate de gemiddelde rentevoet. De rekenrente wordt in de begroting kenbaar gemaakt. Het percentage ligt rond de 4,7%. Hij zal bekijken of in de realisatierapportage meer kan worden gemeld over het rentepercentage. De heer VAN HEIJNINGEN zegt toe dat de risico s onder de loep zullen worden genomen en dat in de financieringsparagraaf over het rentepercentage meer opgeschreven kan worden dan alleen het als risico te benoemen. Over het herschikken van het overzicht van de toegekende subsidies komt de volgende vergadering een antwoord. Tweede termijn De heer VERMEULEN is blij met de beantwoording door de gedeputeerde. Ook is hij blij dat de gedeputeerde de kritiek van de accountant ter harte neemt. Hopelijk zal de rekening volgend jaar op een betere wijze tot stand komen. De heer EDEL zou het goed vinden om samen met PS, GS en ambtenaren tot een jaarrekening te komen die voor PS inzichtelijk is. Pagina 7 van 14
De heer VAN DIEREN vindt dat PS eerst moeten bepalen hoe zij de jaarrekening vorm willen geven. Vervolgens moeten zij met GS en ambtenaren daarover discussiëren. PS moeten zelf het initiatief houden. Hij zou graag van de ontwikkelingen rond de interne controle op de hoogte worden gehouden. Mevrouw BRANDERHORST wil graag een reactie van de accountant over de oorzaken van het verloop van het proces horen. Ook zou zij een reactie willen horen op de reactie van de gedeputeerde op de opmerkingen over dit onderwerp. Moeten er nog aandachtspunten genoemd worden die nog niet naar voren zijn gekomen? De heer KILLEEN deelt mee dat er geen onderwerpen zijn die nog genoemd moeten worden. In de brief van Deloitte staat dat er onvoldoende ontwikkeling bij de provincie is op het gebied van interne beheersing. Die constatering is op negen jaar ervaring met de ontwikkeling van de organisatie gebaseerd. Er zijn wel ontwikkelingen waardoor een verbetering zichtbaar is maar uiteindelijk sorteren die onvoldoende effect voor het op tijd opleveren van een conceptjaarrekening. Daarin moet een stuk interne controle zijn verricht zodat kan worden gezegd dat het stuk af is. De provincie moet anticiperen op wat zij begin maart moet opleveren. Dat kan door in de organisatiestructuur en automatisering zaken scherp te stellen. Wat in het proces niet kan worden geregeld, moet gebeuren door controle achteraf. Vanaf 2001 zijn er elk jaar nieuwe ontwikkelingen geweest zoals de invoering van de euro, btw-compensatiefonds, de nieuwe BBV-regels, SISA of ILG waardoor het proces werd belemmerd. De provincie loopt niet voorop in het anticiperen op deze ontwikkelingen als je dat vergelijkt met andere organisaties van deze omvang. Andere organisaties beginnen ruim voor het begin van een boekjaar met het aanpassen van de software, structuur en aanpak van de interne controle om ervoor te zorgen dat de stukken op tijd voor elkaar zijn. Het tempo van het oppakken van zaken die de provincie in voorgaande jaren is tegengekomen en het verbeteren daarvan ligt niet op het goede niveau. De heer VAN HEIJNINGEN sluit zijn ogen niet voor kritiek. Ook GS vinden dat het proces moet verbeteren. Omdat het tempo voor verbeteren van het proces niet hoog genoeg ligt, heeft het college ook voorgesteld om een reorganisatie door te voeren naast de gesprekken die zij voeren met PS over PNS. In de komende periode moet de provincie een grote klus klaren. GS moeten zien dat het volgende jaar is opgeschoten met de centralisatie voor dit specifieke punt. Er ligt een product dat de goedkeuring voor getrouwheid en rechtmatigheid van de accountant krijgt. Ondanks de fouten en ergernissen is dit ook bereikt. Dit laat onverlet dat het proces beter kan verlopen. Tijdens de reorganisatie moeten zaken wel gewoon doorgaan. Mevrouw FRÖLING vraagt of de gedeputeerde voorzieningen heeft getroffen om tijdens de reorganisatie het proces doorgang te laten vinden zodat volgend jaar niet tegen dezelfde problemen wordt aangelopen. De heer VAN HEIJNINGEN antwoordt dat het menselijk kapitaal het belangrijkste overheidskapitaal is. Er moet voor worden gezorgd dat de medewerkers het naar hun zin hebben en prestaties leveren waarvoor ze zijn aangenomen op grond van hun arbeidsovereenkomst. Het management moet voor een goede sfeer zorgen Pagina 8 van 14
zodat iedereen zijn schouders eronder zet, ook al is er sprake van een periode van onzekerheid. Veel mensen lijden daaronder. GS gaan met de medewerkers de komende periode wat met de kritische kanttekeningen van de accountant doen. Hij wacht hiermee niet totdat de jaarrekening 2008 wordt opgesteld. De VOORZITTER vat de afspraken en toezeggingen samen. Uit de COR zal een groepje wijzen bespreken hoe zij de opzet van een volgende jaarrekening ziet. De gedeputeerde zal het volgende jaar de risico s onder de loep nemen. De volgende vergadering zal antwoord worden gegeven op de vraag waarom de jeugdzorginstellingen hun gegevens niet op tijd hebben aangeleverd. Ook zal hij aangeven welke middelen hem ten dienste staan om dit in het vervolg te voorkomen. De vraag van de heer Van Dieren over het grondbezit zal worden beantwoord. De verschillen tussen de pagina 273 en 282 zullen worden verklaard. Het overzicht van de subsidies wordt anders gerangschikt. Voor ILG en SISA moet alles worden gedaan om daarin duidelijkheid te krijgen. 3b. Jaarstukken Fonds Nazorg 2007 Mevrouw BRANDERHORST vraagt wat er hand is bij C2 Rotterdam. Wat is de stand van zaken en wat is het financiële risico daarbij? Zij neemt aan dat GS een reactie zullen geven op de opmerkingen van de accountant. Hebben GS weer het plan om een asset liability managementstudie te laten uitvoeren hoewel het dit jaar niet is gebeurd? Zij gaat ervan uit dat het dit jaar wel wordt gerealiseerd. De heer LAMERS vraagt wanneer en hoe GS gaan bepalen of het beleggingsstatuut moet worden aangepast. Wanneer worden PS daarover geïnformeerd? Wat is de reden dat de accountantskosten in verhouding tot de kosten voor het vermogensbeheer nogal aan de hoge kant zijn? Wat is de stand van zaken van de overdracht van de C2-deponie? Wat is het effect van het niet per januari 2009 kunnen overdragen van de C2-deponie? De heer SCHURINGA heeft geen vragen en voor hem mag het stuk een hamerstuk zijn als de brief van Deloitte door GS op een nette manier wordt beantwoord. De heer VAN HEIJNINGEN zal een reactie geven op de brief van Deloitte. Hij weet nog niet wanneer de overdracht van de C2-deponie zal plaatsvinden. Hij heeft nog geen informatie gekregen over de technische processen die voor de overdracht nodig zijn. Wanneer hij de informatie ter beschikking heeft, zal hij de Staten daarover berichten. Van de situatie waarop mevrouw Branderhorst doelt, is hij niet op de hoogte. De heer TE VELDE merkt op dat de accountant heeft geadviseerd een asset liability-studie te doen. Ambtelijk zijn de offertes en de aanbesteding voor deze studie klaar. Een vastgestelde jaarrekening wordt als startdatum daarvoor gehanteerd in verband met recente cijfers. De ideeën voor wijzigingen in het beleggingsbeleid worden voorgelegd aan de COR. Ambtelijk kan men zich goed vinden in het rapport van bevindingen van de accountant. De punten die daarin worden genoemd, worden herkend. De accountantskosten vindt hij heel redelijk als je ziet wat voor werk daarvoor moet worden verricht. Het bedrag is al jaren hetzelfde waarover nooit discussie is gevoerd. De controle gaat niet alleen over Pagina 9 van 14
de beheerskosten maar ook over de doelvermogens. De accountant moet verklaren dat wat er staat, klopt. Hij is blij dat de accountant het voor het aangegeven bedrag wil doen. De VOORZITTER concludeert dat op 21 mei besloten kan worden, afhankelijk van het antwoord van GS op de brief van de accountant, of de jaarrekening als hamerstuk in PS kan worden behandeld. 4. Afwikkeling vorige vergadering en interne aangelegenheden 4a. Conceptverslag van woensdag 9 januari 2008 Het verslag wordt vastgesteld. 4b. Besluitenlijst van de vergadering van 9 januari 2008 De besluitenlijst wordt vastgesteld. 5a. Stukken in het kader van de actieve informatieplicht Mevrouw BRANDERHORST vraagt of de bevindingen van de Auditcommissie bij de onderzoeken naar luchtkwaliteit en het Zuid-Hollands Bureau voor Toerisme ook nog in de vakcommissies terugkomen. De heer VAN HEIJNINGEN heeft de bestuurlijke samenvatting van het jaarverslag van de Auditcommissie in eerste instantie naar de COR gestuurd. Als de Staten dat ook in de commissie Bestuur en Middelen willen bespreken, kunnen zij dat zelf organiseren. 5b. Van derden ontvangen informatie 5b4. Brief van Deloitte naar aanleiding van de aanbestedingsronde De heer SCHURINGA denkt dat de accountant een dergelijke brief schrijft als hij in gewetensnood komt. Hier is sprake van een integriteitsvraag. PS moeten stilstaan bij het proces en de cultuur binnen het provinciehuis. Mevrouw FRÖLING vindt dat PS ervoor moeten zorgen dat de accountant zijn werk kan doen en daarin wordt ondersteund. De heer SCHURINGA vindt dat PS moeten luisteren naar een onafhankelijke partij die zich scherp opstelt. PS moeten kijken naar wat er aan de hand is. De provincie is gegroeid van 1500 medewerkers naar 2500. Dan kan het gebeuren dat de organisatie scheef groeit of dat die niet in proporties groeit. Is het mogelijk de achtergrond van de brief te bespreken zonder een oordeel daarover te geven? De heer VERMEULEN voelt wel voor het laatste punt van de heer Schuringa, ook al is het lastig grip te krijgen op wat in het provinciehuis gebeurt. Aan de brief gaat een lang proces vooraf voordat een dergelijk besluit wordt genomen. Het is Pagina 10 van 14
betreurenswaardig dat een belangrijke partij niet meer aan de aanbesteding meedoet terwijl er maar enkele spelers in het veld zijn. Het is een lastige kwestie die hier niet gemakkelijk zal worden opgelost. De heer LAMERS vraagt of Deloitte vaker dergelijke brieven schrijft. Waarom heeft hij niet eerder in de bevindingen van de accountant gelezen dat die iedere keer strijd met de ambtenaren moet voeren om de stukken op tijd te krijgen? Hij hecht eraan dat de accountant die PS adviseert signalen hierover afgeeft. Als PS aan de accountant vragen om toch aan de aanbestedingsronde mee te doen, zou hij zich hierover dan opnieuw willen beraden? Hoe moet hij aan zijn achterban uitleggen dat de MR het vertrouwen in de provinciesecretaris heeft opgezegd en dat de accountant niet meer mee wil doen aan de aanbestedingsronde? Hebben GS het een en ander wel onder controle? Mevrouw FRÖLING is er verbaasd over dat PS bij donderslag uit heldere hemel de brief van Deloitte hebben gekregen. Zij gaat ervan uit dat problemen als eerste met de opdrachtgever, PS, zouden worden besproken. De VOORZITTER deelt mee dat de accountant eerder in deze commissie heeft aangegeven dat de dossiers niet tijdig werden aangeleverd. In de commissie Bestuur en Middelen heeft hij dit aangekaart waarna GS de commissie hebben gerustgesteld en gezegd hebben dat het niet een zaak van PS is. De signalen van de accountant hebben uiteindelijk tot deze brief geleid. Mevrouw FRÖLING vraagt waarom de accountant op dit moment deze brief heeft geschreven. Zij betreurt het dat de samenwerking op deze manier wordt beëindigd. Het had ook anders gekund. Hoe kan de gedeputeerde garanderen dat met de nieuwe accountant dit soort problemen voorkomen kunnen worden? De heer CENGIZ sluit zich aan bij de opmerkingen van mevrouw Fröling. PS hadden hierbij veel eerder serieuzer betrokken moeten worden. De manier waarop zij hiermee worden geconfronteerd, is niet prettig. Met de COR hadden hierover gesprekken gevoerd kunnen worden. GroenLinks is heel blij met de door de accountant jarenlang geleverde kwaliteit. De brief is rijkelijk laat geschreven. Mevrouw BRANDERHORST wil de inhoud van de brief serieus nemen omdat de brief een unicum is. Ook wil zij spreken over de oorzaken en de oplossing van de problemen. De heer KILLEEN merkt op dat Deloitte een brief heeft geschreven om aan te geven waarom de organisatie niet aan de aanbestedingsronde meedoet, omdat dit antwoord geeft op een vraag die in het aanbestedingsdocument is gesteld, namelijk aan te geven of men aan de aanbesteding wil meedoen. Het antwoord is gegeven voordat de aanbesteding is afgesloten omdat het in de verdere aanbesteding een rol kan spelen bij het inkoopbeleid. De brief is niet totaal onverwacht gekomen. Over de voortgang van het jaarrekeningproces is met de voorzitter van de COR en de griffie gesproken. In de eerste jaren was het contact minder frequent maar naarmate tegen meer problemen werd aangelopen, is er regelmatig contact geweest. Hij is verantwoordelijk voor een onderneming waar zesduizend mensen werken. Dan moet een keuze worden gemaakt voor de plaats waar de mensen Pagina 11 van 14
moeten worden ingezet. Dat zal bij organisaties zijn waar mensen zich in voldoende mate kunnen ontwikkelen en zij het een uitdaging vinden om hun werk goed te kunnen doen. In toenemende mate bemerkt hij bij zijn medewerkers aversie om in het provincieteam te worden opgenomen. In de samenwerking met de ambtenaren van de provincie schort het aan het niet nakomen van afspraken. Zijn medewerkers hebben er last van als de dossiers niet op tijd klaar liggen zodat ze daarmee niet aan de slag kunnen gaan. Zijn medewerkers worden te veel onder druk gezet om de controle op tijd klaar te krijgen. Andere klanten komen hierbij in het gedrang terwijl zij ook een jaarrekening hebben opgeleverd en betalen om die op een goede manier te laten controleren. Op een gegeven moment wordt de conclusie getrokken dat onvoldoende perspectief wordt gezien om met de controle van de rekening van de provincie door te gaan. In het aanbestedingsdocument staat dat de accountant een risicodragende part-ner moet zijn, wat betekent dat Deloitte van februari tot en met juni heel wat uren moet draaien. Dat is nu meer dan oorspronkelijk met elkaar afgesproken omdat zaken onvoldoende zijn voorbereid. Dan mag in ieder geval worden verwacht dat die extra uren worden afgerekend. De discussie over meerwerk en het tijdig melden hiervan stopt op een bepaald moment. Deloitte zet zijn mensen liever in bij organisaties die hun waardering uitspreken door het betalen van een factuur die daarmee is gemoeid. Het meerwerk is door de provincie betaald maar Deloitte heeft de afgelopen periode behoorlijk veel kosten voor eigen rekening moeten nemen, omdat formeel geen melding voor meerwerk is gedaan maar de uren wel zijn gedraaid. De heer VAN HEIJNINGEN heeft geen enkel gesprek over deze problematiek met Deloitte gevoerd. Hij heeft een afschrift van de brief aan de provinciesecretaris ontvangen. Hij is niet gewend om zo met zijn partners te communiceren. Enkele maanden geleden heeft hij met de heer Van der Linden van Deloitte over de relatie met de provincie gesproken. Daarbij heeft hij niet gehoord dat Deloitte op het punt stond om de relatie te beëindigen. Hij doet niets af aan wat gebeurd is binnen dit huis en aan de zakelijke waarneming van de heer Killeen. Maar zijn verbazing als bestuurder hierbij is heel erg groot. De CdK wilde korte tijd geleden niet met Deloitte spreken omdat het verzoek tot een gesprek niet was gemotiveerd. Dit gebeurde tijdens de aanbestedingsronde waar vaak voorkomt dat partijen met de aanbestedende partij in gesprek proberen te komen. Hij kan er nog steeds niet over uit dat de relatie zo wordt beëindigd als je negen jaar met elkaar samenwerkt. De teneur die het rapport van bevindingen in zich draagt, welk rapport alle partijen hebben ontvangen, doet denken dat er heel wat aan de hand is in deze provincie. De teneur in deze fase van de aanbesteding werkt wel door. Het college heeft het idee een organisatie te kunnen managen, het volgende jaar het proces van de jaarrekening beter te laten verlopen en een professionele relatie te onderhouden zoals de provincie negen jaar getracht heeft te doen. De provincie is als opdrachtgever verplicht kritische gesprekken te voeren over meerkosten. Daarin zal de provincie niet de enige zijn. De accountant had zijn beklag bij de provincie kunnen doen over de opstelling van ambtenaren bij het behandelen van meerkosten. Er werken redelijke mensen bij de provincie die naar kritiek van de accountant willen luisteren. Het spijt hem dat het zo is gelopen omdat Deloitte een professionele partij is die de provincie goede adviezen heeft gegeven. De heer KILLEEN deelt mee dat met de voorzitter van de COR en de griffie is besproken dat Deloitte een brief zou sturen. Bij de vorige aanbestedingsronde Pagina 12 van 14
heeft de COR de contacten niet neergelegd bij het college maar bij het hoofd CAF. De organisatie hechtte er zeer aan om de contacten op dat niveau te houden. Het maken van afspraken op een ander niveau is zeer moeilijk gebleken. De afgelopen periode heeft de heer Van der Linden diverse malen geprobeerd afspraken met de gedeputeerde te maken. De heer SCHURINGA constateert dat de contacten met de COR goed zijn verlopen en gemakkelijk tot stand werden gebracht. Maar de COR heeft niet veel macht omdat de leden amateurs zijn en een dag per week in het provinciehuis komen. De COR moet zeer oplettend zijn op het risico van herhaling. In de oorzaken voor het verbreken van de relatie door de heer Killeen genoemd, herkent hij zich voor een groot deel. De heer VERMEULEN hoopt dat de provincie lering trekt uit de inhoud van de brief van Deloitte. De heer LAMERS wil over de reorganisatie en de brief van de accountant met zijn achterban spreken. De signalen van Deloitte en de OR zijn buitengewoon zorgwekkend. Heeft Deloitte meer overheidsorganisaties als klant en is daar ook een brief naar gestuurd? De heer KILLEEN antwoordt dat dit ook voor hem een wat ongebruikelijke brief is. Niet eerder heeft hij een dergelijke brief hoeven schrijven. Mevrouw FRÖLING vraagt wat de accountant bedoelt met de opmerking dat de brief een rol kan spelen bij het inkoopbeleid. De heer KILLEEN antwoordt dat hij zich kan voorstellen dat PS bij het opstellen van het aanbestedingsdocument de gedachte hadden graag te willen weten welke partijen niet zouden meedoen, om te bepalen welke partijen wel zouden meedoen. Mevrouw FRÖLING vindt dat PS mogen verwachten dat de accountant contact opneemt om hun mee te delen dat de situatie niet werkbaar is. Dan mag PS verwachten dat de accountant met hen een inhoudelijk gesprek voert. Dat is wat anders dan aan de voorzitter van de COR en de griffie meedelen dat er een brief komt. Zij betreurt het dat de accountant PS niet in de gelegenheid heeft gesteld om oplossingen voor de problemen te bedenken. Zij vindt dat PS mogen verwachten dat de gedeputeerde tijdig de informatie aanlevert bij de accountant die straks voor PS de accountantscontrole gaat doen. De verantwoordelijkheid voor het niet tijdig aanleveren van de stukken moet niet bij de accountant worden gelegd. Misschien moet de gedeputeerde daarvoor externen inhuren. De Staten moeten zich houden aan het contract en de informatie op tijd aanleveren. Mevrouw BRANDERHORST vraagt welke voorwaarden aan de reorganisatie moeten worden verbonden om stappen vooruit te zetten. De heer KILLEEN wil meegeven dat bij een reorganisatie naast aandacht voor de structuur ook aandacht moet zijn voor het uitvoeren van de plannen. Overheden zijn vaak beter in het bedenken van plannen dan het implementeren van Pagina 13 van 14
veranderingsmaatregelen. Het laatste is cruciaal voor de vraag of een reorganisatie succes oplevert. De laatste jaren is het heel lastig geweest om de verhouding tussen proces en inhoud op het goede niveau te krijgen. Op de inhoud moet meer worden geïnvesteerd. Met de voorzitter van de COR en de griffie is zeer regelmatig over de voortgang van het jaarlijkse proces gesproken. De heer VAN HEIJNINGEN zegt dat goedkeurende verklaringen negen jaar achter elkaar zijn afgegeven door de accountant. GS hebben ook op de bevindingen gereageerd. Hij vindt dat de provincie Zuid-Holland een overheidsorganisatie in Nederland is die tot de bovenste categorie behoort. Bij de provincies zijn wel slechtere te vinden. In vele opzichten wordt naar de provincie Zuid-Holland gekeken, zowel inhoudelijk als historisch. Het is moeilijk om goede mensen te vinden en op de juiste plek te zetten en ze een paar jaar te houden. Het imago van de overheid is in de samenleving niet altijd positief en soms volstrekt ten onrechte. GS willen een stevige organisatie neerzetten met ambtenaren die goed werk verrichten. De reorganisatie zal veel energie kosten maar het enkele signaal van de OR die misschien op dit moment niet over de berg van veranderingen kan heenkijken, is onvoldoende om grote zorg te hebben. De heer CENGIZ vraagt waarom de gedeputeerde zegt dat de OR niet over een berg van veranderingen kan kijken in plaats van zorgen te uiten over steeds voortdurende veranderingsprocessen die niet goed zijn voor een organisatie. De heer VAN HEIJNINGEN zegt dat reorganisaties een bron van zorg zijn omdat ze afleiden van de kern. Personeel is niet erg op reorganisaties gesteld. De OR vraagt naar het hoe en het waarom van de reorganisatie. Ook wordt de vraag gesteld of veranderingen niet op een andere manier kunnen plaatsvinden. Het is bedenkelijk als een OR berichten in de krant zet. Hij denkt dat de OR tegen een berg van veranderingen opziet, waar hij begrip voor heeft. De organisatie kan niet lang dralen met de reorganisatie omdat anders het doel van een krachtige organisatie die in staat is om op een goede manier de controle te voeren waarbij de accountant ook nog prettig werkt, niet wordt gerealiseerd. Mevrouw FRÖLING is het helemaal eens met de gedeputeerde die zegt dat het de voorkeur verdient om de eigen organisatie alles op tijd te laten aanleveren en de klus te laten klaren. De nieuwe accountant moet niet worden gebruikt om de jaarrekening op tijd op te leveren. Zij wil de accountant bedanken voor het werk dat negen jaar is verricht en de inzet die daarmee was gemoeid. De VOORZITTER denkt dat mevrouw Fröling daarmee het gevoelen van de hele commissie verwoordt. 5c. Overige stukken ter kennisname Er zijn geen stukken ter kennisname ontvangen. 6. Sluiting De VOORZITTER sluit de vergadering om 22.10 uur en wenst iedereen wel thuis. Pagina 14 van 14