Library and IT Services Handleiding Dterm telefoon 1. Oproepindicator Deze gaat branden wanneer je wordt gebeld en blijft branden als er een voicemail-bericht is achtergelaten. 2. Display Het toestel is voorzien van een display waarop informatie wordt getoond. De informatie is afhankelijk van de toestand van de telefoon (hoorn ligt op de haak, telefoon gaat over, je bent aan het bellen). 3. Exit toets Deze functie (het meeste linkse groene knopje) gebruik je wanneer je uit het soft-toets menu wilt komen. 4. Soft-toetsen Via het display worden op de onderste regel diverse functies (zie rode vlak) getoond. Deze kunnen met behulp van de zich direct onder het display bevindende groene soft-toetsen geactiveerd worden. De drie pijltjes [>>>] in het display geven aan dat er nog meer functies beschikbaar zijn. 5. Help toets Informatie over een specifieke functie kan je opvragen via de helpfunctie door op help en vervolgens op een soft-toets te drukken (het meeste rechtse groene knopje). 6. Programmeerbare functies De zes functietoetsen binnen het rode vlak kan je programmeren met bijvoorbeeld snelkiesnummers of snelkiescodes. Meer informatie is verderop in deze handleiding te vinden. 7. Recall Wanneer je tijdens een transfer op de functie Recall drukt, krijg je meteen kiestoon te horen, zonder eerst terug te gaan naar het eerste gesprek. 8. Conferentie Met de conferentie functie kan je een conferentie gesprek opzetten tot maximaal drie personen. 9. Redial Met deze functie kan je de laatst gekozen vijf nummers opvragen. Wanneer je via deze functie een nummer wilt terugbellen, druk je op #. Augustus 2011 1
10. Answer Via deze functie kan je een wisselgesprek voeren. Deze functie is standaard niet geactiveerd, maar kan op aanvraag via LIS Service Desk geactiveerd worden. 11. Feature Met deze functie kan je verschillende functies programmeren op je telefoon. 12. Mic Inschakelen van de microfoon ten behoeve van handsfree bellen. Meer informatie is verderop in deze handleiding te vinden. 13. Telefoonboek Het telefoonboek kan niet meer via je telefoon opgevraagd worden. Gebruik hiervoor Business Connect (een programma waarmee je je telefoon en softphone kan bedienen en verschillende instellingen, zoals doorschakelingen, kan doen). 14. Oproepinformatie De oproepinformatie kan niet via je telefoon worden gebruikt. Gebruik hiervoor Business Connect (een programma waarmee je je telefoon en softphone kan bedienen en verschillende instellingen, zoals doorschakelingen, kan doen). 15. Hold Met deze functie kan je een gesprek tijdelijk in de wachtstand plaatsen. Meer informatie is verderop in deze handleiding te vinden. 16. Transfer Met deze functie kan je doorverbinden en/of ruggespraak houden. Meer informatie is verderop in deze handleiding te vinden. 17. Speaker Met deze functie kan je de luidspreker inschakelen ten behoeve van handsfree bellen. Meer informatie is verderop in deze handleiding te vinden. 18. Overige Met deze functie kan je drie acties uitvoeren: o o o Wanneer de hoorn op de haak ligt, kan je het display contrast instellen. Wanneer de telefoon over gaat, kan je het beltoonvolume harder of zachter zetten. Wanneer je aan het bellen bent, kan je het geluidsvolume harder of zachter zetten. Augustus 2011 2
Belangrijke functies Wachtstand Om een gesprek tijdelijk in de wachtstand te zetten ga je als volgt te werk: 1. Druk op de toets. Het gesprek wordt nu in de wacht gezet en de persoon met wie je in gesprek was, krijgt een melodie te horen. 2. Als je nu de hoorn op de haak legt dan blijft de verbinding met dit toestel actief. 3. Op je toestel begint het oproepindicatorlampje te knipperen. 4. Je haalt het gesprek uit de wachtstand door op de toets lijnweergave te drukken Doorverbinden/ruggespraak 1. Druk op de toets, het eerste gesprek wordt nu automatisch in de wacht gezet en je hoort de kiestoon. 2. Toets het telefoonnummer waarnaar je wilt doorverbinden of met wie je wilt overleggen. o Als je alleen wilt doorverbinden dan kan je meteen de hoorn op de haak leggen of wachten tot het gesprek wordt beantwoord en dan ophangen. o Als je wilt overleggen dan voer je het tweede gesprek. 3. Om het eerste gesprek voort te zetten, druk je opnieuw op, het tweede gesprek wordt nu automatisch in de wacht gezet. 4. Druk op om te schakelen tussen de twee gesprekken. Let op! Je kan ook doorverbinden naar een snelkiesnummer. Wanneer je een! voor het snelkiesnummer hebt geprogrammeerd, kan je direct op de snelkiestoets drukken, de dan niet nodig. Meer informatie is verderop in deze handleiding te vinden. toets heb je De functie [DND] De functie [DND] (Do Not Disturb) is zichtbaar op het display als de hoorn op de haak ligt. Als je deze functie activeert ben je telefonisch onbereikbaar. Je activeert deze functie door op de soft-toets te drukken die zich direct onder de melding [DND] bevindt. Op het display verschijnt nu de melding [ÇDND] = Cancel DND. Om de functie op te heffen druk je op de soft-toets die zich direct onder deze melding bevindt. Augustus 2011 3
Doorschakelen van de telefoon In de onderstaande tabel zijn de type doorschakelingen weergegeven: Doorschakeltype Functie op telefoon Toetscombinatie Direct doorschakelen [FDA] (=ForwarD All) [*21] Deactiveren direct doorschakelen [ÇFDA] [#21] Doorschakelen bij geen gehoord [FDN] (=ForwarD No answer) [*23] Deactiveren doorschakelen bij geen gehoord [ÇFDN] [#23] Doorschakelen bij geen gehoor [FDB] (=ForwarD Busy) [*25] Deactiveren doorschakelen bij geen gehoor [ÇFDB] [#25] De drie doorschakelingen [FDA], [FDN] en [FDB] verschijnen op het display zodra je de hoorn van de haak hebt genomen. In eerste instantie zie je alleen de functie [FDA], maar door op de soft-toets onder de pijltjes [>>>] te drukken, verschijnen ook de overige twee doorschakelingen. 1. Je activeert de gewenste doorschakeling door op de soft-toets te drukken die zich direct onder de functiecode bevindt. 2. Toets vervolgens het telefoonnummer in waarnaar je wilt doorschakelen. Op het display verschijnt nu de melding [FORWARD SET]. 3. Wil je de doorschakeling opheffen neem dan de hoorn van de haak en druk op de bijbehorende soft-toets. Op het display verschijnt vervolgens de melding [FORWARD CANCEL]. Al je geactiveerde doorschakelingen zijn op het display zichtbaar. Er verschijnt dan bijvoorbeeld [ÇFDA], [ÇFDN], en [ÇFDB]. Met de hoorn óp de haak kan je via een druk op de soft-toets bekijken naar welk toestelnummer je staat doorgeschakeld. Op het display verschijnt dan de melding [FORWARD] met daarachter het nummer waarnaar de doorschakeling is gemaakt. Voicemail afluisteren Als je op je eigen toestel berichten wilt afluisteren, ga je als volgt te werk: Bel het voicemailsysteem via [8989] met je eigen telefoon of 013 466 8989 met een ander telefoon (bijvoorbeeld je mobiel). Vul je pincode in (Meestal is gelijk aan je telefoonnumer, tenzij de pincode is gewijzigd). Toets [4] om uw nieuwe berichten af te luisteren. Volg de instructies van het systeem op. Toets [1] voor Ja, toets [2] voor Nee. Uitloggen Wanneer je wilt inloggen op een bepaald toestel die al ingelogd is, dien je eerst uit te loggen. Gebruik hiervoor de toets rechtsboven bij de programmeerbare functies. Augustus 2011 4
Inloggen Toets bij [Login: ] de vier cijfers van je telefoonnummer in. Een verkeerd ingetoetst cijfer kan je wissen door op de soft-toets onder [BK] = Back te drukken. Ga naar de volgende regel in het display door op de soft-toets onder [Set] te drukken. Toets bij [Passwd: ] een combinatie van vier cijfers in. Standaard is dit gelijk aan je telefoonnummer. De cijfers die je intoetst worden niet op het display getoond maar verschijnen als [****]. Een verkeerd ingetoetst cijfer kan je wissen door op de soft-toets onder [BK] te drukken. Eventueel kan je via de soft-toets onder [Cancel] de inlogprocedure afbreken en opnieuw starten. Sluit de inlogprocedure af door op de soft-toets onder [OK] te drukken. Wijzigen wachtwoord Toets *29 In het display verschijnt [OLD PASSWORD], toets hier je oude wachtwoord in. In het display verschijnt [NEW PASSWORD], toets hier een nieuw wachtwoord in. Deze moet bestaan uit minimaal 4 cijfers en maximaal 6 cijfers. In het display verschijnt [REPEAT], toets nogmaals je nieuwe wachtwoord in ter bevestiging. In het display verschijnt [SET], je wachtwoord is nu gewijzigd. Let op! Bewaar je wachtwoord goed (mail het bijvoorbeeld naar jezelf). Indien je je wachtwoord bent vergeten, dient deze in de telefooncentrale gereset te worden. Voor het resetten van je wachtwoord neem contact op met de LIS Service Desk of je Lokale Automatiserings Unit (LAU). Handsfree telefoneren 1. Laat de hoorn op de haak liggen en schakel de luidspreker en microfoon in via de toetsen met de iconen (luidspreker) en (microfoon). Wanneer deze functies zijn ingeschakeld gaat er een rood lampje branden en hoor je de kiestoon. 2. Toets het gewenste telefoonnummer in en wacht tot de oproep beantwoord wordt. 3. Je beëindigt het gesprek door op de toets te drukken. De luidsprekertoets én de microfoontoets schakelen nu beide uit. Wil je meteen een nieuw handsfree gesprek voeren dan kan je het gesprek ook beëindigen met de weer een kiestoon. Toetsen programmeren voor versneld nummerkiezen (recall) toets, je hoort dan onmiddellijk 1. Druk op de toets (Feature) 2. Druk op een programmeerbare functie waaraan je een nummer wilt toewijzen. 3. Druk op de Recall toets. Er verschijnt nu een vraagteken in beeld. 4. Toets het gewenste telefoonnummer of code in. 5. Sluit af door opnieuw op de toets te drukken. Augustus 2011 5
Automatisch terugbellen Wanneer je iemand belt die in gesprek blijkt te zijn dan kan je je automatisch laten terugbellen. Ook deze functie wordt via het display aangeboden. In het display verschijnt de melding [BUSY] en op de onderste regel van het display verschijnt de functiecode [CB]. Door op de bijbehorende soft-toets te drukken activeer je de functie en verschijnt [CCB] op het display. Je kan vervolgens de hoorn neerleggen. De functie kan je eventueel opheffen door de hoorn van de haak nemen en de bijbehorende soft-toets in te drukken. Conferentiegesprek Je kan ook telefonisch vergaderen met twee personen tegelijk. Voor het opzetten van een conferentiegesprek met drie personen ga je als volgt te werk: 1. Je belt de eerste deelnemer en vraagt of deze even wil wachten. 2. Druk op de toets. Je hoort de kiestoon. 3. Kies het nummer van de tweede deelnemer. 4. Als het gesprek is beantwoord, verschijnt op het display [CONF]. Druk op de soft-toets onder [CONF] om het conferentiegesprek in te schakelen. 5. De drie personen kunnen nu met elkaar spreken. Let op! Als een van de deelnemers aan het vergadergesprek ophangt, kunnen de twee overige bellers gewoon met elkaar blijven spreken. Het lampje van het conferentiegesprek gaat uit. Augustus 2011 6