Inhoud 1 Algemeen... 3 1.1 Wat is een schoolmediatheek... 3 1.1.1 Database van de bibliotheek... 3 1.1.2 Randapparatuur... 3 1.2 Begrippenlijst... 4 1.3 Opstarten schoolwise client... 5 1.4 Inloggen... 5 1.5 Menu-opties benaderen... 6 1.5.1 Wisselen tussen openstaande functies... 6 1.6 Scanvelden... 6 1.7 Afsluiten... 6 1.8 Sessie-stop door systeembeheer... 7 2 Balie... 8 2.1 Uitlenen... 8 2.1.1 Leerling opzoeken via Zoek Klant... 8 2.1.2 Uitleenscherm... 10 2.1.3 Controle en meldingen... 11 2.1.4 Melding bij een leerling... 11 2.1.5 Afsluiten en naar volgende leerling... 11 2.1.6 Wat heeft leerling geleend F9... 12 2.1.7 Switchen naar innemen... 13 2.2 Innemen / inleveren... 13 2.2.1 Innemen volgens Boekenbus-modus... 15 2.2.2 Meldingen bij het innemen... 15 2.2.3 Switchen naar uitlenen... 15 2.3 Klantenadministratie raadplegen in de balie... 16 2.4 Reserveringen in de balie... 16 2.4.1 Reservering plaatsen, raadplegen, annuleren... 16 Reserveren... 17 Raadplegen en annuleren... 18 2.4.2 Innemen van een gereserveerd exemplaar... 20 2.4.3 Uitlenen van een gereserveerd exemplaar... 20 2.5 Bonnenprinter... 21 2.6 Zelfbediening... 21 2.6.1 Starten van de zelfbediening... 21 2.6.2 Afsluiten van de zelfbediening... 21 3 Klanten (= leerlingen en andere gebruikers)... 23 3.1 Algemene opzet... 23 3.1.1 Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling... 23 3.1.2 Adresgegevens verbergen (optie)... 23 3.1.3 Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek... 23 3.2 Leerlingoverzichten en andere lijsten... 24 3.2.1 Leerlingenoverzicht... 24 3.2.2 Telaatlijsten... 25 3.2.3 Uitleenoverzicht (nu geleend lijst)... 25 3.2.4 Scanlijsten per groep... 26 3.2.5 Etiketlijsten per groep... 26 3.2.6 Reserveringen per groep... 26 3.2.7 Welkomstbrieven per groep per leerling... 27 3.2.8 Afhandeling door bicatwise Reports... 27 4 Catalogus... 29 4.1 Algemeen... 29 Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 1 / 43
4.2 Overige buttons titelscherm... 29 4.3 Zoeklichtfunctie: inperken van de zoekresultaten... 30 4.3.1 Alleen het 'eigen bezit' zien... 30 5 Exemplaren... 33 5.1 Algemeen... 33 5.2 Inzien... 33 5.3 Zoeken... 34 5.4 Koppelen... 35 5.4.1 AVI op rugetiketten... 35 5.5 Afschrijven... 35 5.6 Etiketten... 36 5.6.1 Rug-etiketten maken (batch vullen)... 37 5.6.2 Rugetiketten afdrukken (batch)... 38 6 Reserveringen... 39 6.1 Reserveringen tonen... 39 6.2 Overzichten: Kastlijst... 41 6.3 Overzichten: Reserveringsplank... 41 Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 2 / 43
1 Algemeen 1.1 Wat is een schoolmediatheek Een schoolmediatheek is een verzameling boeken en andere materialen, ter ondersteuning van het onderwijs (zaakvakken, technisch lezen, begrijpend lezen, vrij lezen etc.) waar kinderen materialen kunnen lenen. De bibliotheek heeft evenals de school de missie om kinderen te helpen zich te ontwikkelen tot goede lezers en adequate informatiegebruikers. Een schoolmediatheek is één van de middelen die hierbij kan worden ingezet. Het beheer van een schoolmediatheek bestaat grofweg uit drie gebieden: De collectie, dus dat wat er in de kasten staat De leerlinggegevens; alleen leerlingen die bekend zijn in het systeem kunnen iets lenen Het uitleenbeheer Het systeem houdt per leerling en per groep statistische gegevens bij over het gebruik van de schoolmediatheek. Deze gegevens zijn belangrijk om te kunnen meten hoe het staat met het lezen op school. De uitleensoftware die voor schoolwise wordt gebruikt, is een aangepaste versie van de software die de bibliotheek gebruikt. De bibliotheek gebruikt bicatwise, de school gebruikt variant schoolwise. In deze handleiding worden de functies die relevant zijn voor het beheer van de schoolmediatheek beschreven. N.B. We streven ernaar om functies die niet bedoeld zijn voor scholen overal onzichtbaar te maken of te inactiveren. Dit is nu nog niet overal het geval. 1.1.1 Database van de bibliotheek Een schoolmediatheek via schoolwise betekent, dat u gebruikmaakt van de database van de bibliotheek in uw regio. Dit betekent dat alle gegevens van de schoolmediatheek worden opgeslagen op de Wise-server van de bibliotheek. U hoeft dus zelf geen backups te maken. De uitleensoftware loopt via internet en zorgt er zelf voor dat er altijd met de nieuwste versie wordt gewerkt. 1.1.2 Randapparatuur Voor de basiswerking van de schoolwise client is een pc met een goede internetverbinding vereist. Overleg dit met de bibliotheek. Daarnaast kan er randapparatuur worden gebruikt, zoals Handscanner voor het scannen van barcodes en pasjes. Zonder handscanner moeten de barcodenummers worden ingetoetst. Bonnenprinter, waarmee na het lenen een bonnetje wordt geprint met wat een leerling geleend heeft Printer evt. een RFID plaat (alleen in te zetten in overleg met de bibliotheek) Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 3 / 43
1.2 Begrippenlijst schoolwise Client U gaat werken met software die gemaakt is voor bibliotheken, dit betekent dat er begrippen gebruikt worden die wellicht vreemd zijn op een school. Hieronder volgt een uitleg van de belangrijkste: Actor Rollen Passen en pasnummers Actor = klant = leerling Elke klant in schoolwise /bicatwise heeft een vast Actor-ID: dit is een systeem-nummer dat nooit wijzigt. Aan dit vaste Actor-ID kunnen diverse (bibliotheek)pasnummers of pasjes gekoppeld worden. Een actor kan verschillende rollen binnen het systeem hebben Een klant kan dan verschillende rollen vervullen binnen het totale Wisesysteem. rol als bibliotheeklid rol als leerling rol als docent Een pasnummer is een systeemnummer dat gekoppeld is aan een klant/leerling. Dit nummer kan in de vorm van een barcode op een echt pasje staan, maar het is ook mogelijk om met een scanlijst van barcodes per groep te werken. Met een pasje kan een leerling iets lenen in de mediatheek en/of de bibliotheek. Een klant/leerling kan nul, één of meerdere pasjes krijgen. In de zelfbediening is het mogelijk om helemaal zonder pasjes te werken, een leerling wijst eerst zijn groep en dan zijn naam aan in de lijst. Bij meerdere pasjes maakt het voor het systeem niet uit welk pasje waar wordt gebruikt. Je kunt dus technisch gezien met je schoolpasje iets lenen in de bibliotheek, of andersom. Overzichten Titels en exemplaren Als er meerdere pasnummers zijn, is één van de pasnummers is altijd de Hoofdpas. Deze zal worden afgedrukt op overzichten. Hiermee worden lijsten bedoeld, met een overzicht van de gevraagde gegevens Het systeem maakt een principieel onderscheid tussen de begrippen Titel en Exemplaar. Een titel bestaat uit de beschrijving van een boek of ander materiaal, en alléén de beschrijving. Het zegt nog niet of je dit boek of ander materiaal ook echt in de kast hebt staan. Koppelen Innemen Kastplaatsing of Plaatsing Een exemplaar is een echt boek of ander materiaal, dat in het bezit van de school is. Een exemplaar hoort altijd bij een titel. De school kan meerdere exemplaren van een titel bezitten. Dit is het aanbrengen van de connectie tussen een exemplaar en een titel. Inleveren De kast waarin een boek of ander materiaal is geplaatst. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 4 / 43
Kastindeling Kastvolgorde Rugetiket Sessie Er is een vaste set van kasten, elke soort boeken / andere materialen heeft zijn eigen kast. Bijv. A-kast = verhalende boeken voor kinderen van 6 t/m 8 jaar AK-kast = prentenboeken voor kinderen 4+ Binnen elke kast staan de materialen op een vaste volgorde. Bijv. voor verhalende boeken is dit op alfabetische volgorden van de schrijver voor informatieve materialen is dit het SISO-nummer of de PIM-rubriek Het etiket op de rug van een boek of ander materiaal. Op het rugetiket is af te lezen in welke kast en op welke plek het boek/ander materiaal moet staan. Uitleensessie, dus het geheel aan acties bij het uitlenen aan één leerling. Het gaat om een reeks opeenvolgende handelingen: eerst wordt het pasje gescand daarna leent een leerling enkele boeken tenslotte wordt de sessie afgesloten en wordt evt. een bon geprint daarna pas is de volgende leerling aan de beurt. 1.3 Opstarten schoolwise client Bij de installatie van schoolwise is een aantal zaken rond het opstarten van het programma vastgelegd: Toegangscode(s) Is een bonprinter geïnstalleerd Moet er meteen gestart worden met een bepaald menu, bv. Uitlenen Is er een Zelfbediening De schoolwise client wordt opgestart door het aanklikken van de snelkoppeling op het bureaublad van het werkstation. Na het opstarten zijn binnen het programma de volgende gegevens bekend: In welke schoolvestiging wordt gewerkt, dus ook alle parameters die bij deze vestiging horen. Wat voor persoon het programma gebruikt (op basis van de toegangscode) Welke bevoegdheden deze gebruiker heeft binnen schoolwise. Welke printers bij de werkplek horen: lokale of netwerkprinters Bij het opstarten wordt gecontroleerd of er ook een nieuwe(re) versie van schoolwise beschikbaar is. Zo ja, dan zal deze versie direct worden opgehaald en geladen. Deze actie is op het beeldscherm te volgen. 1.4 Inloggen Nadat schoolwise geladen is, wordt gevraagd naar de toegangscode. Aan de toegangscode zijn (door de systeembeheerder van de bibliotheek) bepaalde bevoegdheden gekoppeld. Bij het intikken wordt de toegangscode in stippen 'getoond'. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 5 / 43
1.5 Menu-opties benaderen schoolwise Client Na het opstarten komt u terecht in het hoofdmenu, door op de naam van het menu te klikken kunt u een menu-optie (sub-keuze) kiezen. In de menu s kan een keuze gemaakt worden door met de pijltjestoetsen omhoog of omlaag te gaan. Menu-opties die niet beschikbaar zijn voor diegene die is ingelogd, zijn grijs. In zijn algemeenheid geldt, dat niet alle mogelijkheden van de software van belang zijn voor een schoolmediatheek. In de onderliggende menu's kunnen vaak ook sneltoetsen worden gebruikt. Een sneltoets werkt met een Alt-toetscombinatie (bijv. Alt-S) of met een functietoets (bijv. de F3 toets). De toets-combinaties worden in het submenu aangegeven met onderstreepte letter. 1.5.1 Wisselen tussen openstaande functies Het is mogelijk om meerdere onderdelen van schoolwise tegelijkertijd geopend te hebben, bijv. 'Innemen', 'Klantenadministratie' en twee keer een 'Catalogus'. Onder in het scherm staan alle openstaande functies. Klik op een functie om deze naar de voorgrond te halen. 1.6 Scanvelden Als er een scanveld te zien is op het scherm, dan kan met de handscanner een barcode worden gescand. Het kan gaan om het nummer dat op een pasje staat, of om de barcode-sticker die op een boek of ander materiaal zit. Het is aan te raden om hierbij een handscanner te gebruiken, maar het is ook altijd mogelijk om het te scannen nummer te typen met het toetsenbord. 1.7 Afsluiten U verlaat schoolwise door te klikken op het kruisje rechtsboven in het scherm. Er volgt een melding. Pas na de melding die u moet bevestigen, wordt schoolwise daadwerkelijk afgesloten. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 6 / 43
1.8 Sessie-stop door systeembeheer De systeembeheerder van de bibliotheek heeft de mogelijkheid om een schoolwise-sessie uit de lucht te halen. Voordat dit wordt gedaan, wordt hierover een mededeling op het scherm getoond; u heeft vervolgens 10 minuten de tijd om schoolwisewise naar behoren af te sluiten. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 7 / 43
2 Balie 'Innemen' en 'Uitlenen' vormen samen één geïntegreerde functie. Met F3 kan tussen beide functies/schermen worden gewisseld. De menu-opties binnen 'Innemen' en 'Uitlenen' zijn grotendeels hetzelfde; een optie die logischerwijs niet kan worden gebruikt, is niet-actief ('grijs') gemaakt. Voor de herkenbaarheid is het uitleenscherm lichtgeel van kleur. Het innamescherm is lichtblauw. N.B. Regel = inleveren waar je het geleend hebt Materialen die een leerling in de bibliotheek heeft geleend kunnen niet op school worden ingeleverd, tenzij school en bibliotheek hier nadrukkelijk andere afspraken over hebben gemaakt. 2.1 Uitlenen Uitlenen begint altijd met het opzoeken van de leerling (= klant) aan wie wordt uitgeleend. Dit kan door een pasnummer te scannen, of door de betreffende leerling op te zoeken. 2.1.1 Leerling opzoeken via Zoek Klant Zoek een leerling op door in het scanveld het begin van de naam te typen en geef <enter>. Er verschijnt nu een Klantzoek-scherm. Vul de naam (of een ander veld) in en klik op Zoek, er verschijnt nu rechts een rijtje klanten die aan de zoekopdracht voldoet. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 8 / 43
Zie afbeelding hieronder. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 9 / 43
Met de pijltje-omlaag /-omhoog kunt u door de lijst bladeren. Geef enter of dubbelklik op de gezochte naam. U kunt nu gaan uitlenen aan deze leerling. Zie voor uitgebreidere uitleg van het Klantzoekscherm paragraaf Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. 2.1.2 Uitleenscherm Om iets uit te lenen aan een leerling dient u de barcode op het boek / ander materiaal te scannen. Als er meerdere materialen geleend worden, kunt u achter elkaar door scannen. Op het uitleenscherm is te zien wat er geleend wordt: Toelichting op het uitleenscherm: 1. Leerlinggegevens 2. Laatste actie tijdens deze uitleensessie 3. Uitgeleende boeken/andere materialen. Uitleg van de kolommen: Uitl. = Uitleendatum Inl. = Inleverdatum Titel/auteur voor zover de ruimte het toelaat Mat. = soort materiaal Status = status van het materiaal, zie hieronder Bt/Lg = niet van toepassing Opmerking = opmerking Wisselcollectie = collectiecode, wordt alleen getoond bij innemen Status van het materiaal Uitgeleend Lener thuis Geleend Verlengd Materiaal is op huidige dag geleend Materiaal is tijdens een eerdere sessie geleend Materiaal is tijdens huidige sessie geleend Materiaal is verlengd; getal tussen () geeft aan hoe vaak Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 10 / 43
Bij het invoeren/scannen van het exemplaarnummer zal het systeem controleren of het exemplaar bekend is en mag worden uitgeleend. 2.1.3 Controle en meldingen Als er iets bijzonders is, waardoor er niet zonder meer kan worden uitgeleend, dan volgt een melding op het scherm. De toegangscode bepaalt of bepaalde meldingen mogen worden overtreden. Meldingen die niet overtreden mogen worden (geen keuze 'doorgaan J/N') worden opgenomen in de toegangscode. Voorbeeld hieronder: het exemplaar kan niet geleend want het is gereserveerd door iemand anders. Ander voorbeeld: het exemplaar was aan iemand anders uitgeleend. (Advies: klik op Ja) 2.1.4 Melding bij een leerling Er kan ook een melding verschijnen over de leerling. De melding kan worden ingezien en/of aangepast en verwijderd. Ook kunnen standaardteksten worden ingevoegd. U kunt zelf een melding toevoegen via Balie > Uitlenen/Innemen > Klant > optie Melding Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 11 / 43
2.1.5 Afsluiten en naar volgende leerling Een uitleensessie moet altijd worden afgesloten. Klik op F12 of kies Afsluiten> Afsluiten/Afrekenen om het scherm leeg te maken voor de volgende leerling. 2.1.6 Wat heeft leerling geleend F9 Met F9 kunt u alle exemplaren zien die een leerling heeft geleend (de naam hieronder is onleesbaar gemaakt i.v.m. de privacy). Klik op een kolom om een andere sorteervolgorde te kiezen. Dubbelklik op een regel voor meer details of gebruik de rechtermuisknop voor meer info over het exemplaar. Wanneer u een exemplaar selecteert, kunt u met de rechtermuisknop verschillende acties uitvoeren. Wat u kunt doen hangt af van de situatie. Zo kan bijvoorbeeld 'Annuleren' niet worden uitgevoerd als er niet net een exemplaar is uitgeleend. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 12 / 43
Annuleren Innemen Administratief innemen Verlengen Lopende boete registreren Datum wijzigen Naar details van de regel Naar details van het exemplaar Naar titel bij exemplaar Gedurende de sessie met een klant kan de uitlening/inname ongedaan worden gemaakt. Exemplaar innemen Niet van belang, werkt voor een school hetzelfde als gewoon innemen. Uitleentermijn van exemplaren verlengen. n.v.t. Inleverdatum wijzigen. Details over de status en uitleen-/inleverdata van een exemplaar. Uitgebreide informatie over exemplaren (status van een exemplaar, materiaalsoort, statistische categorie, besteldatum, eigenaar, evt. blokkades, aantallen uitleningen etc.) De catalogus wordt gestart. 2.1.7 Switchen naar innemen Met F3 kunt u switchen van Uitlenen naar Innemen (werkt ook andersom). 2.2 Innemen / inleveren Het innamescherm is vrijwel identiek aan uitleenscherm. Het inname-scherm heeft ter herkenbaarheid een andere kleur. Scan de barcodes van de ingeleverde materialen. Op het inname-scherm kunt u volgen wat er gebeurt. Zie afbeelding hieronder (omwille van de privacy zijn de persoonsgegevens onleesbaar gemaakt). Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 13 / 43
Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 14 / 43
2.2.1 Innemen volgens Boekenbus-modus Het innemen kan ingesteld worden op 'Boekenbus-modus'*, hierbij wordt materiaal van verschillende leerlingen achter elkaar door ingenomen binnen dezelfde sessie. Dit zal voor scholen erg handig werken. De Boekenbus-modus wordt geactiveerd via Innemen > vinkje zetten Als deze modus aan staat, is het scanveld knalgeel. Uitzetten gaat via dezelfde weg. *Een 'boekenbus' is een inleverbrievenbus van de bibliotheek, voor inleveren buiten de openingstijden om. 2.2.2 Meldingen bij het innemen Als er iets bijzonders is met een exemplaar, dan volgt een melding op het scherm. Bijv. een exemplaar is geleend van de bibliotheek en moet nu weer terug, of het is gereserveerd voor iemand. 2.2.3 Switchen naar uitlenen Met F3 kunt u switchen van Uitlenen naar Innemen (werkt ook andersom). Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 15 / 43
2.3 Klantenadministratie raadplegen in de balie Ook tijdens het uitlenen/innemen kunt u de klantenadministratie oproepen. Dubbelklik in de 'klantenbalk' (het bovenste deel van het scherm met de naam, adres etc.) om de klantenadministratie te openen. 2.4 Reserveringen in de balie 2.4.1 Reservering plaatsen, raadplegen, annuleren Een reservering = het aanvragen van een exemplaar van een bepaalde titel. Leerlingen kunnen dit zelf doen in de portal, maar het is ook mogelijk om in de balie een reservering te laten plaatsen door u. Of er gereserveerd mag worden en in welke vestigingen (eigen school en/of ook bibliotheek) wordt per school ingesteld. Er zijn daarnaast diverse spelregels bij het afhandelen van reserveringen, zoals: wie het eerst komt die het eerst maalt als de school iets wel heeft maar het is uitgeleend, mag de reservering dan doorgezet naar de bibliotheek en zo ja, na hoeveel dagen mag iets wel/niet gereserveerd worden als het binnen staat Hierover zijn afspraken gemaakt met de bibliotheek. Zorg ervoor, dat de juiste leerling op het scherm staat. Gebruik dan de sneltoetscombinatie ALT-I om het reserveringsscherm te openen: Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 16 / 43
U ziet dan alle reserveringen van deze leerling (in het voorbeeld hierboven zijn dit er geen). N.B. Het adres kan verborgen zijn omwille van de privacy, zie ook par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Reserveren Klik onderin op 'Reserveer' om een nieuwe reservering te plaatsen. Er opent zich dan een catalogus-scherm. Zoek de juiste titel op, op het catalogusscherm moet de hele titel te zien zijn, zie volgende afbeelding. Klik rechtsonder op de button 'Selecteer'. Nu wordt het reserveringsscherm geopend: Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 17 / 43
N.B. Het adres van de leerling kan verborgen zijn omwille van de privacy, zie ook par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Klik op OK om te bevestigen. Er verschijnt een melding, dat de reservering onder nummer xxx is opgenomen. De reservering is nu in behandeling genomen. De status van de reservering is 'Actief' d.w.z. dat de reservering meetelt volgens de ingestelde spelregels. Het betreft in dit voorbeeld een boek dat de school in bezit heeft, maar nu is uitgeleend. Zodra de leerling die het boek nu heeft het inlevert, zal dit exemplaar worden toegewezen aan de leerling die het heeft gereserveerd. De leerling ontvangt een bericht in de portal en per e- mail als hij een mailadres heeft. De reservering verandert dan van status 'Actief' in 'Bericht'. Raadplegen en annuleren Met ALT-I gaat u naar de reserveringen van een leerling. Dubbelklik op een reserveringsregel om de details te zien, zie vorige afbeelding. Annuleren: selecteer de juiste regel (als er meerdere zijn) en klik op 'Annuleer' Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 18 / 43
Klik op 'Historie' om vorige reserveringen te raadplegen. Klik op Quit om dit scherm te verlaten. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 19 / 43
2.4.2 Innemen van een gereserveerd exemplaar Tijdens het innemen controleert schoolwise of er op het ingenomen exemplaar een reservering rust. Het exemplaar wordt dan klaargezet voor de leerling. Deze exemplaren worden onderschept. Dit gebeurt ook in de zelfbedieningsmodus en ook in de boekenbus-modus. Er volgt een melding op het scherm, vervolgens moet het exemplaar op de 'reserveringsplank' worden gezet. Als er een bonnenprinter is, zal er een reserveringsbon worden geprint die in het boek kan worden gestoken. Op deze bon staat de school, de groep en naam van de leerling. 2.4.3 Uitlenen van een gereserveerd exemplaar De leerling voor wie de reservering is bestemd, ontvangt een bericht in zijn mailbox (mits het e-mailadres bekend is) en in de portal. Ook zal er een melding volgen zodra de leerling iets komt lenen en zijn pasje is gescand. Klik op 'Inzien' om te zien waar het over gaat. Tijdens het uitlenen van een exemplaar van de reserveringsplank controleert het systeem of het exemplaar wel wordt uitgeleend aan degene die het exemplaar heeft gereserveerd. Is dit het geval, dan wordt het exemplaar zonder verdere meldingen uitgeleend. Is dit NIET het geval, dan kent schoolwise 2 procedures: a) Dit mag niet. Zodra een reservering uitgeleend wordt aan iemand anders, verschijnt onderstaande melding: b) Het mag wel. Zodra een reservering uitgeleend wordt aan iemand anders, verschijnt onderstaande melding: Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 20 / 43
2.5 Bonnenprinter schoolwise Client Als de schoolmediatheek over een bonnenprinter beschikt, dan is (via de configuratie) ook ingesteld waar, hoe en wanneer een bon geprint moet worden. Bijv. altijd een bon na een uitleensessie. Dit is dan de standaardbon die automatisch volgt na het afsluiten van een uitleensessie. Met de functie 'Lenerbon printen' kan voor de klant een andere bon worden geprint dan de standaardbon. Deze functie negeert dus de configuratie-instellingen. 2.6 Zelfbediening Zelfbediening wil zeggen dat de leerlingen zelf lenen en weer innemen. Deze mogelijkheid valt onder een apart af te nemen licentie. Als de school gebruikmaakt van de zelfbediening, dan kan het systeem zó worden ingesteld dat er automatsch wordt gestart met de zelfbediening. De instellingen voor de zelfbediening zijn te vinden in het Configuratiescherm. 2.6.1 Starten van de zelfbediening Het is mogelijk om een werkstation zó in te stellen, dat schoolwise automatisch start met de zelfbediening. Maar daarnaast is het ook mogelijk om de zelfbediening te starten vanuit de gewone Balie. Klik op Balie > Zelfbediening om te starten. Let op: het scherm voor de zelfbediening is beeldvullend. Het is niet mogelijk en ook niet wenselijk om op dit werkstation tegelijkertijd ook nog andere werkkzaamheden uit te voeren. 2.6.2 Afsluiten van de zelfbediening De zelfbediening wordt afgesloten met een afsluitcode of een afsluitpasje. Overleg met de systeembeheerder van de bibliotheek wat de afsluitcode is. Er zijn verschillende typen afsluitcodes: 1. Afsluitcode voor de zelfbediening (systeem valt dan terug op de gewone schoolwiseclient) 2. Afsluitcode voor het schoolwise-systeem 3. Afsluiten van het werkstation Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 21 / 43
Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 22 / 43
3 Klanten (= leerlingen en andere gebruikers) 3.1 Algemene opzet De leerlingen (en docenten) zijn als klant opgenomen in het Wise-systeem. De bibliotheek importeert hiertoe jaarlijks een bestand uit de leerlingenadministratie van de school. Er zijn afspraken gemaakt met de school over de aanlevering van het leerlingbestand. Via de leerlingimport worden de gegevens bijgewerkt, o.a. de oude groep 8 leerlingen worden ongeldig gemaakt en de nieuwe leerlingen ingeschreven. Tussentijdse nieuwe leerlingen kunnen individueel worden ingeschreven als 'nieuwe klant'. 3.1.1 Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling Dit zijn de belangrijkste kenmerken van een klant in het systeem: Persoonsgegevens: naam, geboortedatum, sexe Adresgegevens: adres, e-mail adres Actor-id: elke klant in het systeem heeft een vast actor-id. Dit nummer wordt toegekend door het systeem en wijzigt nooit (en kan ook niet worden gewijzigd). Het actor-id staat los van de pasnummers. Aan een actor-id kunnen meerdere (bibliotheek)pasnummers gehangen worden. Status: de status bepaalt of een klant (leerling) gebruik mag maken van de schoolmediatheek. Status 5 = normaal. Status 9 = uitgeschreven (oud-leerlingen). Pasnummer of -nummers (als er met pasjes wordt gewerkt) Jaargroep oftewel het leerjaar Fysieke groep oftewel de (combinatie)groep Inschrijving bij de bibliotheek / bij de schoolmediatheek 3.1.2 Adresgegevens verbergen (optie) Omwille van de bescherming van de privacy is het mogelijk om de adresgegevens van leerlingen te verbergen. Dit is mogelijk sinds versie 6.3.0 en kan zo worden ingesteld door de Wise-systeembeheerder van de bibliotheek. 3.1.3 Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek Voor de meeste scholen zal zijn afgesproken, dat alle leerlingen ook lid zijn van de bibliotheek. De leerlingen krijgen dan, naast een geldige inschrijving voor de schoolmediatheek, ook een abonnement bij de bibliotheek. Een sessie met een klant moet altijd met F12 worden afgesloten. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 23 / 43
3.2 Leerlingoverzichten en andere lijsten Er zijn diverse overzichten (lijsten) voor schoolwise. De meeste vindt u onder het menu Klanten > Overzichten > SchoolWise, zie afbeelding hieronder. Niet iedereen mag bij alle gegevens. Het hangt af van de bevoegdheden die bij uw inlog horen, of u alle hier genoemde overzichten kunt opvragen. Zie voor meer overzichten par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Statistieken en selecties 3.2.1 Leerlingenoverzicht Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht van de leerlingen per per fysieke groep (= groep of combinatiegroep). Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen (met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Leerlingoverzicht Fysieke groep Leerling Actor-id Pasnummer Gebruikersnaam Jaargroep School toelichting Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Naam, voorletter en roepnaam Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Hoofdpasnummer Indien leeg, dan (nog) geen gebruikersnaam Het leerjaar van de leerling Vestigingsnummer en naam van de school Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 24 / 43
3.2.2 Telaatlijsten Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht per fysieke groep (= groep of combinatiegroep) van de leerlingen die te laat zijn mer inleveren van hun geleende materialen. U bepaalt zelf vanaf hoeveel dagen te laat u wilt zien op de lijst. Kies uit het pulldown-menu de groep(en). Met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Vul daarna het aantal dagen te laat in. Dit is een vanaf -datum, dus nog langer geleden telt ook mee. Klik op Maak rapport. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Telaatlijst Fysieke groep Leerling Actor-id Titel Auteur Materiaal Exemplaar Uitleendatum Inleverdatum Dagen te laat toelichting Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Naam, voorletter en roepnaam Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Titel van geleende item Naam auteur Boek, DVD etc Exemplaarnummer (barcode) Wanneer geleend Wanneer inleveren Aantal dagen (verplicht) 3.2.3 Uitleenoverzicht (nu geleend lijst) Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht van wat leerlingen nu hebben geleend, per fysieke groep (= groep of combinatiegroep). De opbouw van het uitgeleend-overzicht is exact gelijk aan de Telaatlijst uit de vorige paragraaf. Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen. Met de Ctrl toets + klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op Maak rapport. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par. zie par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Nu geleend Fysieke groep Leerling Actor-id Titel toelichting Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Naam, voorletter en roepnaam Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Titel van geleende item Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 25 / 43
Auteur Materiaal Exemplaar Uitleendatum Inleverdatum Dagen te laat Naam auteur Boek, DVD etc Exemplaarnummer (barcode) Wanneer geleend Wanneer inleveren Aantal dagen 3.2.4 Scanlijsten per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Hiermee kunt u een A4 scan-overzicht printen per groep. De scanlijst kan worden gebruikt in plaats van pasjes. Van elke leerling in de betreffende groep wordt het pasnummer afgedrukt. De namen worden afgedrukt op alfabetische volgorde van de roepnaam. Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen. Met de Ctrl toets + klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. De afhandeling wordt hier niet door bicatwise Reports verzorgd; de aangevraagde scanlijsten gaan direct als printopdracht naar de standaard printer, alleen bij de eerste keer zal het systeem keuze bieden uit de beschikbare printers. N.B. Pasnummers nodig voor de scanlijsten en etiketlijsten De leerlingen dienen een pasnummer te hebben gekregen, anders komen ze niet op de scanlijst of op een etiketlijsten (zie hieronder). Bij leerlingen die wel in het systeem zitten maar geen pasnummer hebben, kan alsnog een pasnummer worden toegekend via de klantenadministratie, tabblad 8 Passen. Zie par.fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Als de barcode niet goed wordt afgedrukt, zie par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. 3.2.5 Etiketlijsten per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Hier kunt u per groep barcodes printen op etiketvellen, waarmee leerlingen zelf een boekenlegger of pasje kunnen maken. De gebruikte 3-koloms etiketvellen zijn dezelfde als die voor exemplaar-barcodes worden gebruikt: HERMA 4613. (RT#34022) Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 26 / 43
3.2.6 Reserveringen per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Dit rapport geeft een momentopname van alle reserveringen status A, O, B per aangegeven groep, gesorteerd op naam van de leerling. - Leerling (naam + roepnaam) - Titel - Auteur - Materiaal - Reserveerdatum - Bereik, d.w.z. sector BIEB of sector EDUB - Status van de reservering, A In behandeling O - Staat klaar / Webshop: is besteld B - Staat klaar / Webshop: wordt bezorgd 3.2.7 Welkomstbrieven per groep per leerling Vanaf versie 6.3.0 kan er per leerling een zgn. welkomstbrief worden geprint, die is bestemd om mee te geven voor thuis. Dit is van belang bij de start van schoolwise, per leerling staat daar o.a. de gebruikersnaam. De welkomstbrief is door de school zelf in de schoolwise client aan te maken per fysieke groep, mits de bevoegdheid van de ingelogde persoon hoog genoeg is. De opmaak van de brief is basaal, er is witruimte bovenin zodat de tekst ook op voorbedrukt briefpapier kan worden afgedrukt. Menu Klanten > Overzichten > schoolwise > Welkomstbrief Kies fysieke groep, vervolgens de leerlingen. Met ctr-a kunnen alle leerlingen geselecteerd. Met ctr-muis kunnen er meerdere leerlingen worden geselecteerd. De welkomstbrieven gaan direct als printopdracht naar de lokale netwerkprinter. Op de volgende bladzij kunt u de tekst van de brief lezen. 3.2.8 Afhandeling door bicatwise Reports Het aanmaken van veel overzichten wordt afgehandeld door bicatwise Reports. Dit programma opent in een browserscherm (bijv. Explorer of Firefox). Zie afb. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 27 / 43
U ziet de gewenste lijst in een browserscherm. Klik bovenin op het printer-icoontje. Er verschijnt een klein schermpje waarin het print-format moet worden aangegeven. Kies hier voor PDF Auto (d.w.z. Automatisch). Klik op OK, u krijgt nu het overzicht in pdf-formaat op het scherm. Het overzicht kan nu worden geprint, en/of bewaard als pdf (kies Bestand >Kopie opslaan). Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 28 / 43
Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 29 / 43
4 Catalogus 4.1 Algemeen In de catalogus kan gezocht worden in de mediatheekcollectie van de school. Daarnaast is voor elke school door de bibliotheek ingesteld welke andere bibliotheken er in de catalogus geraadpleegd kunnen worden, het bibliotheeknetwerk bij de school. Tevens is geregeld of er gereserveerd mag worden. Na een zoekactie worden eerst maximaal 20 titels getoond. Zijn er meer, dan kunt u onderin het scherm klikken op 'Vul aan' of op 'Alle titels' Na het aanklikken van één titel uit de lijst met zoekresultaten zie u een titelpagina, zie voorbeeld hieronder. Het titelscherm bestaat uit drie gedeeltes: 1. Zoekgedeelte, geef aan op wat voor soort term u wilt zoeken (schrijver, titel, reeks etc), en typ uw zoekterm. 2. Hieronder staat de titelbeschrijving 3. In het onderste gedeelte staan de exemplaren van de school. Klik op het tweede huisje (zie pijl) om te zien welke exemplaren het ingestelde bibliotheeknetwerk heeft. 4.2 Overige buttons titelscherm Verklaring van de relevante buttons rechtsonder. Bladeren door de zoekresultaten: klik op de < en de > toets R = Reserveren Barcode = koppel een nieuw exemplaar aan deze titel Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 30 / 43
Printer = print deze titelbeschrijving 4.3 Zoeklichtfunctie: inperken van de zoekresultaten Standaard zoekt het systeem in het gehele titelbestand van alle bibliotheken en scholen. Dat is soms iets teveel van het goede. Er is een manier om de zoekacties in te perken, bijvoorbeeld: alleen de titels waar de school een exemplaar van bezit alleen een bepaalde materiaalsoort alleen een bepaalde taal Schakel in dat geval de Zoeklichtfunctie in, vóór u gaat zoeken. Het zoeklicht is te beschouwen als een schijnwerper die alleen zijn licht werpt op een deel van de zoekresultaten. Klik op het zoeklicht-icoontje (lampje) bovenin het scherm. Er verschijnt een pop-up schermpje waarin u invult wat het zoeklicht moet doen. Hieronder leggen we uit hoe het werkt aan de hand van een voorbeeld 4.3.1 Alleen het 'eigen bezit' zien Zoeken op een onderwerp waarbij u alleen wilt zien wat op uw school staat. Open de catalogus, kies zoeken op Onderwerp Vul bij Term het gewenste onderwerp in, in dit voorbeeld 'dieren' Klik op het zoeklicht-icoontje (lampje) Er verschijnt een pop-up venstertje met de Zoeklicht instellingen Zet een vinkje bij 'Zoeklicht op deze vestiging' en klik op OK Nu verschijnt het scherm met de zoekresultaten. De onderwerpen die groen oplichten bevatten titels uit de collectie van de school, zie afbeelding: Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 31 / 43
Klik op het gewenste onderwerp De eerste 20 titels worden getoond. Klik op [Alle titels] of op [Vul aan] om meer titels te zien. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 32 / 43
In totaal zijn er in dit voorbeeld 32 titels in de collectie gevonden met het onderwerp [Dieren] Tip: met het middelste icoontje (groene pijl) wordt het venster gemaximaliseerd. Met de schuifbalk rechts krijg je de overige titels te zien. Aan de kleur van het symbooltje (boekje, koptelefoon) is te zien of iets beschikbaar is of niet. Gekleurd = beschikbaar, grijs = uitgeleend. Met het Zoeklicht kunt u de 'schijnwerper' richten op verschillende zaken. Het is mogelijk om meerdere criteria tegelijk in te vullen. Vestiging Medium (materiaal) Alleen het eigen bezit van de school: vinkje zetten bij 'Zoeklicht op deze vestiging' Alleen bezit van een bepaalde bibliotheek: selecteer deze bibliotheek bij 'Vestiging' Kies de gewenste mediumsoort Taal Niveau Verhalend / Informatief Kies de gewenste taal Kies het niveau Zet een vinkje Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 33 / 43
5 Exemplaren 5.1 Algemeen Een exemplaar hoort altijd bij een titel, is daaraan gekoppeld. Hieronder worden alleen de relevante menu-ingangen voor Exemplaren behandeld. 5.2 Inzien Vul het exemplaarnummer (barcode) of het exemplaar-id in om alle gegevens van een exemplaar op te roepen. U krijgt nu het Exemplaardetailscherm te zien. Voorbeeld: De belangrijkste eigenschappen van een exemplaar zijn: Het exemplaar-id. Dit is een systeemnummer, dat niet gewijzigd kan worden. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 34 / 43
Het exemplaarnummer. Dit is de barcode van een exemplaar. Het exemplaarnummer kan vervangen worden door een ander exemplaarnummer (dit heet 'omlabelen' of 'omdopen'). Vestiging van plaatsing, dwz waar hoort het exemplaar in de kast te staan Status van het exemplaar, dit zijn de belangrijkste: B = Binnen U = Uitgeleend T = Transport naar of van andere vestiging A = Afgeschreven M = Vermist I = In bestelling Plaatsing oftwel kast + Etiket Eigenaar van het exemplaar; dit kan een andere zijn dan de plaatsingsvestiging 5.3 Zoeken Via Exemplaren > Zoeken kunt u meerdere exemplaren tegelijk opzoeken. Bijv. alle exemplaren van de school die status U hebben. Resultaat: Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 35 / 43
Door te dubbelklikken op een regel komt u in het Exemplaardetailscherm, zie vorige par. 5.4 Koppelen Koppelen wil zeggen: een nieuw exemplaar koppelen aan een titel. U kunt alleen een nieuw exemplaar koppelen als de titel al bestaat. Na afloop van het koppelen heeft een exemplaar een exemplaarnummer oftewel barcode, dit is een uniek nummer dat gebruikt wordt bij het uitlenen /innemen. De barcode wordt in stickervorm op het materiaal geplakt. Daarnaast krijgt elk exemplaar ook nog een unieke code in de vorm van een exemplaar-id. Dit is een systeemnummer dat nooit gewijzigd kan worden. Ook andere belangrijke gegevens van een exemplaar worden bij het koppelen gevuld, zoals de kast-plaatsing en het etiket. N.B. Deze handleiding beschrijft alleen het koppelen met exemplaarnummers (barcodes). Overleg met uw bibliotheek over het gebruik van RFID-varianten. 5.4.1 AVI op rugetiketten Voor schoolwise geldt dat áls een titel een AVI-niveau heeft, dit wordt afgedrukt op het rugetiket. De plek op het rugetiket waar het AVI wordt afgedrukt is boven het hoofdwoord, op dezelfde plek als waar de taal wordt afgedrukt bij materialen in een andere taal. Maar het kan zijn, dat de bibliotheek ervoor heeft gekozen om alleen lage AVIniveaus (S, M3, E3 en M4) s op de etiketten af te laten drukken. De AVI's E4 en hoger worden in dat geval wel getoond op het scherm tijdens het koppelen, maar niet op het etiket afgedrukt. Ook in de catalogus blijven de hogere AVI-niveaus altijd zichtbaar. 5.5 Afschrijven Afschrijven wil zeggen: het exemplaar wordt uit het systeem verwijderd, bijv. omdat het niet meer voldoet (beschadigd, verouderd, vies) of omdat het er niet is (blijvend zoek, niet leverbaar). Eventueel kunt u een afschrijfreden opgeven. Het is alleen mogelijk om exemplaren af te schrijven met status B, M, soms ook T en I. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 36 / 43
Scan het exemplaarnummer, check of de gegevens kloppen. Klik op Afschrijven Ga door met het volgende exemplaar enz. Klik tot slot op Quit Een afschrijving kan niet worden geannuleerd, d.w.z. de vorige toestand kan niet exact zo teruggezet worden. Een afgeschreven exemplaar kan wel weer BINNEN gezet worden door nogmaals te scannen, daarbij wordt een groene knop getoond: Klik hierop. Er verschijnt nu de vraag of afgeschreven exemplaar weer binnen gezet moet worden. 5.6 Etiketten Print hier een voorraadje nieuwe barcodes. Of print de barcodes en de rugetiketten van zojuist gekoppelde nieuwe exemplaren. Overleg met de bibliotheek over het soort etiketvellen dat u nodig heeft voor barcodes en voor de rugetiketten. Zie hieronder een overzicht van de meest gebruikte etiketten. Soort: Model (stylesheet): Gebruiken voor: Herma_4613 Herma_4613_3x11_[66x25_4].xsl Barcodes HKA Avery hka_avery_3x12.xsl Barcodes Rugetiketten - groot rugetik_groot_2x10.xsl rugetik_groot_kleur_2x10.xsl rugetik_groot_zwart_2x10.xsl Grote rug-etiketten (incl. gekleurde PIM) Uitsluitend de PIM-etiketten bijv. als de Centrale wel een kleurenprinter heeft maar een vestiging niet. Rugetiketten - klein rugetik_klein_4x10.xsl Kleine rug-etiketten voor fictie en kleine siso. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 37 / 43
voorbeeld rugetik_klein 5.6.1 Rug-etiketten maken (batch vullen) Om rug-etiketten af te drukken, moet er eerst een 'portie' printopdrachten zijn, dit noemen we een batch. Probeer batches niet te klein te maken, zodat de etiketvellen helemaal gebruikt worden. Om zelf een batch met rug-etiketten te kunnen vullen, moeten de boeken (exemplaren) al zijn voorzien van een barcode. Ga naar Exemplaren > Etiketten > Maak Exemplaar/Klant etiketten Nieuwe batch Start een nieuwe batch Noteer het nummer van de batch Zet het stipje op Exemplaarnr. Scan één voor één de barcodes Zie afbeelding Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 38 / 43
Bestaande batch aanvullen: Kies 'Toevoegen aan batch' en kies het juiste batchnummer Zet het stipje op Exemplaarnr. Scan één voor één de barcodes Zie afbeelding 5.6.2 Rugetiketten afdrukken (batch) Ga naar Exemplaren > Etiketten > Afdrukken Exemplaar/Klant Etiketten Kies bovenin de batch Etiketsoort = exemplaren Stylesheet voor rugetiketten, bv. rugetik_klein_4x10.xsl Stylesheet is afhankelijk van het soort rugetiket, zie begin van par. 5.6 Doe de juiste etiketvellen in de printer en klik op Print Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 39 / 43
6 Reserveringen 6.1 Reserveringen tonen Hiermee kunt u zien welke reserveringen er zijn voor uw leerlingen. U kunt de reserveringen per status opvragen. De soort geeft aan op welke manier de reservering wordt afgehandeld. Het is het handigste om op Alles te zoeken. Soort Omschrijving Toelichting A Alles Toon alle soorten B Bibliotheek Reservering in de eigen vestiging (schoolmediatheek in dit geval). N Netwerk Indien een netwerk is ingesteld, wordt gekeken of het netwerk een exemplaar kan leveren. Zo niet... I Intern IBL dan kijkt het systeem of het via het interne IBL geleverd kan worden. Intern IBL = Interbibliothecair leenverkeer bi E Externe aanvraag Buiten het systeem, n.v.t. voor scholen De status geeft per reservering het stadium van verwerking aan. Status Omschrijving Toelichting A Actief Reservering is nog niet gehonoreerd. Systeem is nog zoekende B Bericht Reservering is binnen en staat klaar bij de ophaalvestiging (= meestal de eigen mediatheek). Klant (leerling) heeft bericht ontvangen. O Ontvangen Exemplaar ontvangen in de ophaalvestiging (= meestal de eigen mediatheek), maar de klant (leerling) heeft nog geen bericht gehad. R Retour Leerling heeft het materiaal al ingeleverd, het is nu retour naar de Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 40 / 43
vestiging die het had geleverd. T Transport Reservering is onderweg naar de ophaalvestiging ((= meestal de eigen mediatheek). U Uitgeleend De leerling heeft het gereserveerde materiaal op dit moment geleend. Kies een status en klik op Haal reserveringen. Op het scherm worden u alle reserveringen van de schoolmediatheek getoond met deze status. Door dit te herhalen met een andere status wordt de lijst op het scherm uitgebreid. Toelichting Reservering Prioriteit Soort Beheer Ophalen/afleveren Zoeken Klant Status Bericht Titelcode/Aanvr Tx Sx Exemplaar Melding Sector Reserveringsnummer Prioriteit van de reservering Soort reservering, zie hierboven Vestiging die deze reservering beheert Vestiging waar de reservering wordt opgehaald Netwerk of vestiging waarbinnen de reservering 'gezocht' moet worden. Klant (leerling) die reservering heeft geplaatst. Status van de reservering. Datum waarop bericht naar klant is gezonden Titelsleutel van de gereserveerde titel. Totaal aantal reserveringen voor deze titel (met DEZE titelcode) Aantal reserveringen per Soort reservering Exemplaar dat is of wordt geleverd. In het detail van de reservering is het mogelijk om een melding op te nemen voor intern gebruik. De melding wordt in deze kolom getoond Dit veld kan zowel sector BIEB als Sector EDUB bevatten. EDUB wil zeggen dat de reservering vanuit een schoolmediatheek is aangemaakt. Dubbelklik op een regel voor meer details van een reservering, of gebruik pijltje omhoog/omlaag en geef vervolgens een <enter>. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 41 / 43
6.2 Overzichten: Kastlijst schoolwise Client Hiermee maakt u een lijst van alle exemplaren die zijn gereserveerd èn die in de kast staan (status Binnen). De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Wat te doen met de Kastlijst reserveringen? Het is de bedoeling dat deze exemplaren worden gescand bij Balie Innemen. Het systeem koppelt elk exemplaar dan aan de persoon voor wie de reservering is bestemd, het exemplaar moet vervolgens klaar worden gezet op de 'Reserveringsplank' (dit kan ook een kast of een kratje zijn). 6.3 Overzichten: Reserveringsplank Hiermee maakt u een lijst van de exemplaren die op de Reserveringsplank (kast of een kratje) horen te staan. De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 42 / 43
choolwise Client Huijsmans en Kuijpers Automatisering BV schoolwise_lenen_en_uitlenen_aug2015.doc 31-08-2015 43 / 43