Module 5: Crisismanagement STUDENTENHANDLEIDING Opleidingsmodule Crisismanagement waarin (aanstaande) interim managers in het onderwijs inzicht en vaardigheden krijgen in het werken als interim manager in een crisissituatie. Achtergrond Scholen en besturen krijgen van tijd tot tijd te maken met conflicten tussen personen met tegenstrijdige belangen. Meestal worden die situaties goed opgelost, maar soms loopt het conflict zo op, dat er sprake is van een (vertrouwens-)crisis, die vervolgens leidt tot effecten op het gebied van het leerlingenaantal, de financiële situatie, de arbeidsomstandigheden en de onderwijskwaliteit. Op dat moment wordt van bestuur en management verwacht dat ze zo spoedig mogelijk de normale omstandigheden kunnen herstellen. Dit mechanisme kan ook gestart zijn vanuit een van de andere aspecten, bijvoorbeeld: een langdurig onderpresteren van enkele leraren veroorzaakt tegenvallende leerlingprestaties; ouders worden ontevreden en gaan klagen; de schoolleiding en het bestuur laten de situatie lang doorlopen zonder te komen tot een oplossing; ouders worden steeds kritischer tegenover het team en gaan klagen bij de inspectie; uiteindelijk leidt dit tot uitstroom van leerlingen, een lagere exploitatie en dergelijke. Op welk moment noemt iemand deze situatie een crisis? Soms is een crisis overduidelijk, en wel als er plotseling sprake is van een ernstige bedreiging van het voortbestaan van de school of van het bestuur. Deze situatie komt de laatste tijd nogal eens voor, zoals in de media te volgen is. Zo n crisis wordt dikwijls veroorzaakt door financieel wanbeheer, geweldsincidenten, ernstige kwalitatieve tekortkomingen of een grote uitstroom van leerlingen. De module crisismanagement biedt de nodige competenties voor het signaleren van een crisis, deze snel doorgronden en aanpakken, in die zin dat verdere escalatie wordt voorkomen, dat de communicatie effectief op gang komt en wordt gehouden, en dat gewerkt wordt aan herstel van een werkbare situatie. En last but not least dat de interim manager in staat is in deze crisissituatie zelf overeind te blijven en zijn persoonlijk welbevinden, zijn energie en vitaliteit op peil kan houden, ondanks de grote druk die in- en extern wordt gelegd op zijn functioneren. Competenties Deze module draagt bij aan vier basiscompetenties: in relatie staan tot de omgeving, vormgeven aan organisatiekenmerken vanuit een onderwijskundige gerichtheid, strategieën hanteren ten behoeve van samenwerken, leren en onderzoeken op alle niveaus. Deze module is gericht op het verwerven van een groot aantal specifieke competenties, die ook aan de orde zijn gekomen in de andere modulen van deze opleiding, maar nu moeten ze ingezet worden in een kort tijdsbestek en onder relatief hoge spanning: Competentiedomein 2: In relatie staan tot de omgeving 2.1 Ondernemerschap De interim manager onderscheidt en creëert kansen, anticipeert op bedreigingen en ontwikkelingen in de omgeving en vertaalt deze naar de ontwikkeling van de school.
De interim manager overziet kansen en bedreigingen vanuit de relevante ontwikkelingen in de dynamische omgeving en zet deze om in strategisch beleid ter versterking van de organisatie. 2.2 Competent in onderzoek De interim manager betrekt kennis uit extern onderzoek en informatie uit de omgeving bij de aansturing van nieuwe ontwikkelingen in de eigen school ter verbetering van onderwijsprocessen en leerlingresultaten en de positie van de school. De interim manager betrekt kennis uit extern onderzoek en informatie uit de bredere omgeving bij de aansturing van nieuwe ontwikkelingen in de organisatie. Competentiedomein 3: gerichtheid Vormgeven aan organisatiekenmerken vanuit een onderwijskundige 3.1 Organisatiebeleid en beheer De interim manager realiseert een optimale inzet van tijd, mensen en middelen met het oog op beoogde onderwijsprocessen en leerresultaten op schoolniveau. De interim manager laat het bedrijfsmatig management ondersteunend zijn aan de onderwijsprocessen en de ontwikkeling van de organisatie. 3.2 Financieel management De interim manager voert risicoanalyses uit en stelt begrotingen op, ter goedkeuring door de bestuurder. De interim manager draagt zorg voor een zorgvuldige, efficiënte en effectieve bedrijfsvoering met aandacht voor een rechtmatige en doelmatige verwerving, bestemming en aanwending van middelen, en met aandacht voor risicobeheersing, solvabiliteit en kapitalisatiefactor. 3.3 Integrale aansturing De interim manager brengt, vanuit een focus op het geheel, samenhang tussen de verschillende beleidsterreinen van de school. De interim manager ondersteunt en faciliteert onderwijs- en organisatieontwikkeling door samenhang te realiseren tussen de verschillende beleidsterreinen van de organisatie. 3.4 Personeelsmanagement De interim manager bevordert en houdt zicht op de kwaliteit van het functioneren van het middenkader en samen met hen van de andere teamleden, maakt in dit kader duidelijke werk- en professionaliseringsafspraken, ziet toe op het vastleggen, naleven en cyclisch evalueren van deze afspraken en verbindt er consequenties aan.
3.5 Verandermanagement De interim manager zoekt naar nieuwe mogelijkheden om verbeter- en vernieuwingsdoelen te realiseren en stelt op grond van middelen en mogelijkheden haalbare concrete plannen op. De interim manager zoekt permanent naar nieuwe doelen en uitdagingen om de missie en ambitie van de school te realiseren. De interim manager neemt mensen mee in de bereidheid en enthousiasme om deze uitdagingen aan te gaan en zet hen aan tot het nemen van eigen verantwoordelijkheid en het opstellen van concrete plannen. Competentiedomein 4: op alle niveaus Strategieën hanteren ten behoeve van samenwerking, leren en onderzoeken 4.1 Interpersoonlijke competentie De interim manager heeft kennis van en inzicht in communicatieprocessen. Hij geeft deze zodanig vorm dat zij de ontwikkeling van het onderwijs en de school bevorderen. De interim manager heeft kennis van en inzicht in communicatieprocessen. Hij hanteert en bevordert deze processen ten behoeve van de ontwikkeling van de grotere organisatie. 4.2 Aansturen van professionals De interim manager zet passende leiderschapsstrategieën in en schept daarmee een klimaat waarin medewerkers gestimuleerd worden verantwoordelijkheid te nemen en waarin zij zich gemotiveerd, gesteund en gewaardeerd voelen als team en als persoon. De interim manager stimuleert het situationeel toepassen van diverse strategieën voor leiderschap en past vanuit zijn voorbeeldfunctie deze strategieën ook toe op het eigen leiderschap. Competentiedomein 5: Hogere orde denken 5.1 Competent in zelfsturing De interim manager reflecteert op het effect van zijn eigen handelen, treedt hierover in gesprek met het middenkader, teamleden en collega-leidinggevenden en neemt deel aan intervisie-bijeenkomsten en/of collegiale visitatie/audits. Op basis van de inzichten die dit oplevert past hij zijn handelen waar nodig aan. 5.2 Intrapersoonlijke competentie De interim manager handelt optimistisch en oplossingsgericht vanuit inzicht in de samenhang tussen alle factoren (visie, gewenste opbrengsten, omgeving van de school, wettelijke kaders en regelgeving en kenmerken van de schoolorganisatie) die een rol spelen bij het leren van de leerlingen, leraren en locatieleiding. De interim manager handelt vanuit inzicht in de complexiteit van onderwijs- en organisatieontwikkeling en de samenhang van verschillende organisatieonderdelen.
5.3 Competent in onderzoek De interim manager benadert onderwerpen en problemen vanuit meerdere invalshoeken, verkent meerdere oplossingsrichtingen op basis van interne en externe onderzoeksresultaten en maakt anderen medeverantwoordelijk. De interim manager benut interne en externe onderzoeksresultaten voor monitoring en organisatieontwikkeling, benadert onderwerpen en problemen vanuit een helikopterview, en kan de consequenties voor de langere en kortere termijn benoemen en vertalen in strategisch beleid. Leerdoelen Leerdoelen van de module Crisis management : - De student kent de specifieke kenmerken die horen bij een crisissituatie en kent de eisen die gesteld worden aan crisismanagement in het onderwijs. - De student kan procesinterventies kiezen en inzetten die ertoe leiden dat de crisissituatie doeltreffend en doelmatig wordt aangepakt, gericht op beheersing van de situatie, door de-escalatie, conficthantering en probleemaanpak. - De student verhoogt zijn eigen effectiviteit in conflicthantering en het handhaven van de eigen persoonlijke vitaliteit en weerbaarheid. Huiswerk vooraf - Neem de literatuur op hoofdlijnen door en neem deze mee naar de bijeenkomst. Na de cursusbijeenkomst kan een meer grondige studie van de literatuur plaatsvinden. Voor nu is het voldoende als u ermee kunt werken tijdens de bijeenkomst, waarin de inhoud van dat boek wordt gebruikt als referentiekader voor de reflectie tijdens en na de casuïstiek. Programma Inhoud van de module Crisismanagement : 1. De specifieke kenmerken van een crisis; definitie, verschil met het normale werk. 2. Reflectie op crises die de deelnemers hebben meegemaakt, hun ontstaansgeschiedenis en verloop; 3. De casuïstiek; dag 1: a. Voorbereiding op de casus: vacature interim management b. Sollicitatiegroepen maken ( bureau + interim manager + schaduwmanager) c. Sollicitatie voorbereiden: bestuderen vrij toegankelijke informatie d. Presentaties en sollicitatie met de bestuurder e. Opdrachtverstrekking aan één groep f. Rolverdeling voor overige deelnemers g. De interim manager (gesteund door bureau en onder supervisie schaduwmanager) gaat aan het werk, fase één; de incidenten volgen elkaar op h. Reflectie op de situatie, de effecten en resultaten 4. De casuïstiek; dag 2: a. Het interim management team presenteert plan van aanpak fase twee en voert deze uit. b. In welke mate hebben incidenten nu nog effect? c. Reflectie op de situatie, de effecten en resultaten 5. Je persoonlijke effectiviteit, vitaliteit en welbevinden tijdens de crisis(-fasen): a. Aan de hand van je energiebronnen en lekken
b. Aan de hand van je stressprofiel in relatie tot je normale profiel 6. Effectief crisismanagement a. Draaiboeken b. Crisiscommunicatie c. Onderhandelingscyclus Eindopdracht van de module - U schrijft een reflectie op de casus van deze module, waarbij u ingaat op uw persoonlijke effectiviteit in de diverse fasen van de crisis. - Relateer deze reflectie aan de literatuur: welke ervaringen zijn normaal onder dergelijke omstandigheden, welke zijn wel en niet doelmatig, doeltreffend en moreel te verantwoorden? Literatuur Verplicht: o Huguenin, P. (2004). Conflicthantering en onderhandelen. Bohn Stafleu van Loghum o Zanders, A. (2012). Crisismanagement; organisaties bij crises en calamiteiten. Coutinho, Bussum. Aanbevolen: o Slaman, H. (2011). Crisismanagement; orde in de chaos. Boom-Nelissen, Amsterdam. o Doorn, A. van, e.a. (2012). Bedrijfscommunicatie voor de manager. Concept uitgeefgroep, Hilversum. Beoordelingscriteria Uw werkstuk wordt in het algemeen beoordeeld op basis van de volgende criteria: - Een kritische verwerking van de geraadpleegde literatuur. - Een duidelijk beeld van uw werkplekleren in het kader van deze module. - Een dito beeld van uw persoonlijke competentieontwikkeling. Meer specifieke beoordelingscriteria vindt u op de ELO, in de Handleiding schrijven modulewerkstuk.