Competentieprofiel voor de rollen van facilitator en recorder voor de werknemers van het Living Lab tijdens het werken met Person Centered Planning Juni 2013 In opdracht van de RIBW Arnhem & Veluwe Vallei in samenwerking met het Lectoraat Levensloopbegeleiding bij autisme. Opgesteld door Jorien Bal, studente Toegepaste Psychologie
Inleiding In dit document vind je de benodigde competenties voor de rollen van facilitator en recorder voor de werknemers van het Living Lab. Deze zullen je een richtlijn bieden bij het vervullen van je rol bij het werken met PCP. De competenties zijn gebaseerd op interviews die in april 2013 bij zeven werknemers van het Living Lab zijn afgenomen, en op de literatuur die hier over bekend is. Om je vlot en overzichtelijk te laten zien wat deze competenties zijn en betekenen, staat op de volgende pagina een korte samenvatting van de benodigde competenties per rol. Een uitgebreid profiel per competentie vind je verderop in dit document. Overal waar in dit document hij vermeld staat, kan ook zij gelezen worden. Het is belangrijk om te vermelden dat dit competentieprofiel in de uitvoering met enige flexibiliteit dient te worden benaderd, aangezien PCP een methode is die zich lastig laat standaardiseren. Hou voor ogen dat afstemming op de jongere en zijn netwerk ten allen tijde het belangrijkst is en deze competenties daarin als goede richtlijnen kunnen dienen. Voor de onderbouwing en totstandkoming van de profielen kan je terecht in het bijbehorende onderzoeksverslag PCP, hoe werkt dat nou? Om je bekend te laten worden met deze competenties en je hierin te ontwikkelen, wordt je gevraagd om drie keer een Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) te schrijven. Hierin stel je per competentie een leerdoel, je huidige- en gewenste situatie en een plan van aanpak op (zie bijlage 1). Doordat dit plan geregeld wordt geëvalueerd, stel je je doelen telkens weer bij en blijf je jezelf ontwikkelen. Veel succes en plezier in de uitvoering van je rol als facilitator of recorder! 2. Competentieprofiel facilitator & recorder
De competenties voor de facilitator zijn samengevat in het acroniem: CV PAL Communiceren Communiceren is de basis van al het handelen. Het is de leidraad voor hoe de PCP bijeenkomst verloopt en het is bepalend voor hoe iedereen zich voelt en gedraagt. Hierbij maakt de facilitator gebruik van specifieke gesprekstechnieken. Oplossingsgericht/krachtgericht: focussen op krachten, mogelijkheden en doelen die de jongere in zich heeft. Afstemmen: in vraagstelling (eenvoudig en duidelijk), afstemmen op de verschillende partijen (jongere, netwerk, recorder) en afstemmen in taalgebruik op de leefwereld/interesses van de jongere. Groepsgesprek begeleiden: iedereen betrekken, motiveren en activeren tot deelname. Zorgen voor ruimte voor ieders inbreng en hierbij een veilige sfeer creëren. Afstemmen: op ASS-problematiek bij zowel de jongere als eventueel bij netwerkleden m.b.t. communicatie. Vervolgen van de eerste PCP- bijeenkomst: Het verder gaan op de MAP zoals deze in de eerste bijeenkomst is opgesteld door een andere facilitator, waarbij de doelen van de jongere dienen te worden gewaarborgd. Waarborgen: van de doelen van de jongere. Evalueren: met de jongere en zijn netwerk over het werken aan de doelen. Monitoren: waar de jongere nu staat en wat hij nodig heeft om verder te komen. Stappen van de MAP: opnieuw doorlopen om er voor te zorgen dat niks vergeten wordt. Plannen & organiseren De planmatige werkwijze en de organisatorische aspecten voor de rol van facilitator wat betreft de voorbereiding op, en de uitvoering van een PCP bijeenkomst. Concretiseren: van de doelen en het stappenplan van de jongere d.m.v. het doorlopen van de stappen van de MAP. Ondersteunen: van de jongere bij het komen tot zijn plan. Voorbereiden: van de ruimte, de taakverdeling doorspreken, kennis over de jongere en zijn netwerk inwinnen. Actieve houding: uitstralen van interesse en nieuwsgierigheid. Taken: je rol van facilitator goed kennen. Afstemming op ASS Handelen met specifieke aandacht op de moeilijkheden die voortkomen uit de ASS-problematiek. Duidelijkheid: creëren over de bijeenkomst en verwachtingen. Afstemmen: op het niveau, de behoeftes en interesses van de jongere in de communicatie. Gestructureerd werken: maak inzichtelijk voor de jongere wat er komen gaat en wat er van hem verwacht wordt. Extra concretiseren: van de doelen van de jongere, de weg hiernaar toe en over de werkwijze tijdens de bijeenkomst zelf. Tijd: besteden aan uitleg van het proces en van termen en voor kennisverbreding. 3. Competentieprofiel facilitator & recorder
Leiderschap Leiderschap staat voor het aansturen en begeleiden van het gehele proces van de PCP-bijeenkomst. Dit doet hij door de centrale persoon en zijn netwerk te stimuleren en te motiveren tot actieve deelname waarbij het proces van zelfregie bij de cliënt wordt bewaakt. Dit leidt tot het komen van een zorgvuldig actieplan en een zo optimaal mogelijke bijeenkomst. Signalerende houding: bewust zijn van de onderlinge sfeer, de centrale persoon en het groepsproces en hiernaar handelen. Uitleggen: van de werkwijze van PCP. Zorgen voor juiste wederzijdse verwachtingen bij alle partijen. Proces overzien: overzicht houden op het proces en handelen op basis van alles wat er gebeurt gedurende de bijeenkomst en zelf hierin actief deelnemen. Afstemmen: van behoeftes tussen de jongere en zijn netwerk. Zorgen voor een goede harmonie en samenwerking. Groepsproces begeleiden: zorgen dat een ieder aan bod komt en zichzelf vertegenwoordigt. Zorgen voor een goede en veilige sfeer. 4. Competentieprofiel facilitator & recorder
De competenties voor de recorder zijn samengevat in het acroniem: CV AC Creativiteit Het op een creatieve wijze schrijven en tekenen van een plan door middel van wat de jongere en zijn netwerk gezegd hebben. Het verhaal: van de jongere is de leidraad voor de MAP en wat er getekend wordt. Tekenen: eenvoudig en duidelijk tekenen van emoties/gebeurtenissen/doelen. Controleren: of hetgeen getekend is, duidelijk is voor de jongere en zijn netwerk. Concreet woordgebruik: bij het opschrijven van doelen/stappen. Omzetten: van het gezegde van de jongere in een visueel ondersteunend plan. Voortgangsbewaking De recorder bewaakt het proces van de inhoudelijke voortgang. Hij vat samen en behoudt overzicht gedurende de stappen van de MAP. Cliënt centraal stellen: deze bepaalt wat de belangrijke thema s zijn en wat er opgeschreven wordt. Rode draad centraal houden: Focus houden op de MAP onderwerpen, filteren in relevante en minder relevante info. Actief vragen blijven stellen: aan de jongere over wat hij vindt van wat de anderen zeggen en over wat hij opgeschreven wil hebben. Samenwerken: met de facilitator wat betreft het doorlopen van de bijeenkomst. Taakverdeling afbakenen en afstemmen op elkaar. Samenvatten: van alles wat er wordt gezegd en dit plaatsen onder het juiste kopje van de MAP. Alerte houding: oog hebben voor het proces, ieder individu en details. Afstemming op ASS Handelen met specifieke aandacht op de moeilijkheden die voortkomen uit de ASS-problematiek. Visuele ondersteuning: bieden bij het opstellen van de MAP d.m.v. plaatjes/pictogrammen/woorden. Sociaal wenselijke antwoorden: bewust zijn van sociaal wenselijke antwoorden en deze doorgronden. Doelen: klein, realistisch en eigen maken. Extra tijd besteden: voor het uitleggen van termen, het opstellen van doelen en het uitvoeren van doelen. Vraagstelling: concreet en duidelijk houden. Communiceren Het hebben van contact met de jongere, de facilitator en het netwerk om te komen tot een zo goed mogelijk, afgestemd plan. Verdiepen en verhelderen: wat de jongere zegt door middel van samenvatten en doorvragen. Afstemmen: in communicatie op de taal, het niveau en de non-verbale signalen van de jongere. Regie: in gesprek laten merken dat de jongere de regie heeft, hij bepaalt. Uitnodigen/motiveren: van het netwerk tot deelname door iedereen te betrekken bij het opstellen van de stappen. Contact monitoren: continu vragen hoe iedereen denkt over wat er wordt gezegd, zich hierbij voelt en wat hierover dient te worden opgeschreven. Groepsgesprek: begeleiden en betrekken van alle partijen. 5. Competentieprofiel facilitator & recorder
Uitgebreid competentieprofiel voor de facilitator Competentie Communiceren Tabel 1: Competentie Communiceren Competentie Communiceren Communiceren is de basis van al het handelen. De leidraad voor hoe de PCP bijeenkomst verloopt en bepalend voor hoe iedereen zich voelt en gedraagt. Hierbij maakt de facilitator gebruik van specifieke gesprekstechnieken. Vaardigheden - Oplossings/krachtgerichte vragen stellen - Richting aangeven binnen de vraag - Één vraag tegelijk stellen die niet te lang is - Luisteren, doorvragen, samenvatten - Taalgebruik aanpassen aan niveau van de jongere - Netwerk uitnodigen en stimuleren tot deelname - De taal van jongere begrijpen en zorgen dat iedere aanwezige dit begrijpt - Jongere helpen met schakelen bij meningen/gedachtes van anderen - Afstemmen in taalgebruik op leefwereld van jongere, zijn taal gebruiken - Doelen en communicatie simpel houden - Bij doelen vormen toewerken naar succeservaringen, kleine stappen maken - Stiltes laten vallen - Manier van communiceren vanuit netwerk observeren en deze gebruiken - Non-verbale signalen in de gaten houden - Afstemmen op verschillende partijen; recorder, netwerk, jongere - Focus houden op positieve - Geen gebruik maken van ingewikkelde woorden - Groepsgesprek begeleiden - Rekening houden met ASS in netwerk Attitude - Invoelend - Neutraal, geen waardeoordeel uiten - Nieuwsgierig - Open houding - Subtiele aanstuurder - Afstemmen op gesprekpartners - Krachtgericht Kennis - Communiceren bij mensen met ASS - Werkwijze PCP 6. Competentieprofiel facilitator & recorder
Competentie Vervolgen van de eerste PCP bijeenkomst Tabel 2: Vervolgen van de eerste PCP bijeenkomst Competentie Vervolgen van de eerste PCP bijeenkomst Het verder gaan op de MAP zoals deze in de eerste bijeenkomst is opgesteld door een andere facilitator, waarbij de doelen van de jongere dienen te worden gewaarborgd. Vaardigheden - Voorafgaande aan de follow-up bijeenkomst, het doorlezen van de vorige MAP - Kijken naar gebeurtenissen tussen de vorige en huidige PCP - Focus op het positieve: wat heeft gewerkt, waar heeft dit toe geleid - Samen met netwerk evalueren - Doelen aanpassen of nieuwe opstellen - Voorkomen dat er onderwerpen voor de 2 e keer besproken worden - Stappen MAP doorlopen - Doelen waarborgen - Monitoren waar de jongere staat en kijken naar wat hij eventueel nodig heeft Attitude - Nieuwsgierig - Open en alert Kennis - Input uit vorige MAP kennen 7. Competentieprofiel facilitator & recorder
Competentie Plannen en Organiseren Tabel 3: competentie Plannen en Organiseren Competentie Plannen en Organiseren De planmatige werkwijze en de organisatorische aspecten van de rol van facilitator wat betreft de voorbereiding op, en de uitvoering van een PCP bijeenkomst. Vaardigheden - De ruimte voorbereiden (stoelen, koffie/thee, vellen ophangen, mogelijke prikkels wegnemen) - Kennis over de cliënt inwinnen bij begeleider - De taakverdeling met de recorder vooraf doorspreken - De namen van het netwerk kennen - Het verhaal van de jongere gebruiken als richtlijn voor het doorlopen van de stappen van de MAP - De stappen van de MAP uitgebreid uitwerken, waarbij de jongere bepaalt of het voor hem voldoende is - Contact en afstemming houden met recorder - Doelen en stappenplan concretiseren - Extra focus op begrip en acceptatie van de jongere - Stel de jongere centraal - De jongere ondersteunen bij het bedenken van zijn doel en deze concretiseren - PCP visie hanteren - Volg de jongere in zijn verhaal, deze bepaalt het verloop van de bijeenkomst - Creëer een ontspannen gevoel voor alle aanwezigen Attitude - Actieve (zit)houding - Energie uitstralen - Neutrale houding - Krachtgericht werken - Nieuwsgierige houding - Veilig gevoel creëren Kennis - Werkwijze van PCP - Stappen van de MAP - Kennis over ASS - Taken van rol van facilitator - Beperkte kennis over cliënt opdoen 8. Competentieprofiel facilitator & recorder
Competentie Afstemming op ASS Tabel 4: Competentie afstemming op ASS Competentie Afstemming op ASS Handelen met specifieke aandacht op de moeilijkheden die voortkomen uit de ASS-problematiek. Vaardigheden - Gestructureerd en duidelijk werken - Wederzijdse verwachtingen uitspreken - Duidelijkheid creëren over bijeenkomst - Een duidelijke richting bieden in vragen - Afstemmen op het niveau, de behoeftes en interesses van de cliënt in de communicatie - Grenzen van cliënt in de gaten houden en eventueel bewaken - Energieniveau van de jongere in de gaten houden - Sociaal wenselijke antwoorden doorhebben en hierop doorvragen - Doelen en werkwijze extra concreet maken - Toekomstdoelen helpen formuleren, eventueel met visuele ondersteuning - Weerstand opmerken en hiernaar handelen - Tijd nemen voor kennisverbreding en uitleg Attitude - Open en alert - Observerend - Inlevend Kennis - Kennis over ASS 9. Competentieprofiel facilitator & recorder
Competentie Leiderschap Tabel 5: Competentie Leiderschap Competentie Leiderschap Leiderschap staat voor het aansturen en begeleiden van het gehele proces van de PCP-bijeenkomst. Dit doet hij door de centrale persoon en zijn netwerk te stimuleren en te motiveren tot actieve deelname waarbij het proces van zelfregie bij de cliënt wordt bewaakt. Dit leidt tot het komen van een zorgvuldig actieplan en een zo optimaal mogelijke bijeenkomst. Vaardigheden - Rollen van facilitator en recorder uitleggen aan netwerk/cliënt - Wederzijdse verwachtingen uitspreken (cliënt, netwerk en facilitator) - De werkwijze van PCP uitleggen en controleren of iedereen dit begrijpt - Leden uit netwerk betrekken bij gesprek, motiveren om te vertellen - Netwerk gevoel geven dat zij worden gehoord - Zorgvuldig omgaan met de gevoelens en input vanuit het netwerk - Zorgen dat alle aanwezigen een positieve focus blijven houden - Om de tijd optimaal te benutten enkel PCP relevante thema s bespreken - Focus houden op de behoeftes van de cliënt, die is de leidende persoon - Behoeftes van cliënt en netwerk op elkaar afstemmen en verhelderen - Focus op positieve houden - Sfeer bewaken - Gedurende de bijeenkomst blijven controleren of iedereen het eens is met wat de ander zegt - Verantwoordelijkheid voor werken aan doelen verdelen, draagvlak creëren - Mogelijkheden creëren tot opstellen en uitvoeren van doelen bij cliënt en netwerk - Groepsproces begeleiden - Controleren of het niveau van de bijeenkomst op de jongere afgestemd blijft - Energieniveau van de cliënt in de gaten houden - Doelen overzichtelijk en klein maken, om zo succeservaringen te creëren - Het doel bewaken: komen tot een MAP - Proces in zijn totaliteit overzien en hierop participeren, samenvatten waar nodig - Een kader aan de cliënt bieden waarbinnen hij kan vertellen, dit koppelen aan de stappen van de MAP - Sociaal wenselijke antwoorden opmerken en deze verhelderen Attitude - Actieve en open houding - Inspirerend - Signalerende houding - Gelijkheid uitstralen - Op invoelende wijze kunnen sturen Kennis - Taken van je rol - Inhoudelijke PCP sessie / Stappen van de MAP - Kennis ASS - Leiderschapstijlen 10. Competentieprofiel facilitator & recorder
Uitgebreid competentieprofiel voor de recorder Competentie Creativiteit Tabel 6: competentie creativiteit Competentie Creativiteit Het op een creatieve wijze schrijven en tekenen van een plan door middel van wat de cliënt en zijn netwerk gezegd hebben. Vaardigheden - Basisplaatjes kennen en kunnen tekenen - Ter voorbereiding plaatjes en tekeningen verzamelen - Emoties kunnen tekenen - Het verhaal van de jongere omzetten in een plan d.m.v. visuele ondersteuning - Niet twijfelen over een tekening, vlot kunnen handelen - Controleren of het duidelijk is voor de jongere en zijn netwerk - Woorden van de cliënt letterlijk citeren - Concreet woordgebruik hanteren - Gebruik maken van correct Nederlands in een goed leesbaar handschrift - Eenvoudig en duidelijk tekenen - Vragen om feedback - Blijven communiceren om tot plan te komen - De MAP is het verhaal van de cliënt Attitude - Uitnodigend - Open en alert - Je als een gelijke opstellen - Ontspannen sfeer uitstralen - Actieve houding - Zelfverzekerd Kennis - Basisvaardigheden tekenen - Basistekeningen 11. Competentieprofiel facilitator & recorder
Competentie Voortgangsbewaking Tabel 7: competentie voortgangsbewaking Competentie Voortgangsbewaking De recorder bewaakt het proces van de inhoudelijke voortgang. Hij vat samen en behoudt overzicht gedurende de stappen van de MAP. Vaardigheden - Overzicht hebben op gehele proces - Samenvatten van het gezegde, dit plaatsen onder juiste kopje van de MAP - Focus houden op PCP onderwerpen, rode draad centraal houden - Selectief zijn, kiezen wat er genoteerd wordt - Navragen aan de cliënt of wat is opgeschreven, klopt en voldoende is - Oog hebben voor non-verbale signalen - Controleren bij cliënt of dat wat het netwerk zegt/wilt, ook geldt voor hem - Zelfregie benadrukken - Samenwerken met de facilitator - Luisteren en doorvragen om te komen tot verheldering - Cliënt centraal laten staan - Concrete doelen formuleren en opschrijven - Input vanuit het netwerk serieus nemen en erkennen - Aan cliënt blijven vragen wat hij opgeschreven wil hebben Attitude - Open, alert en nieuwsgierig - Actieve houding (zittend/staand) - Afgestemd op anderen - Flexibel - Observerend Kennis - Stappen MAP - Werkwijze en visie PCP 12. Competentieprofiel facilitator & recorder
Competentie Afstemming op ASS Tabel 8: competentie afstemming op ASS Competentie: afstemming op ASS Handelen met specifieke aandacht op de moeilijkheden die voortkomen uit de ASS-problematiek. Vaardigheden - Zorgen voor visuele ondersteuning bij het opstellen van de MAP - Extra tijd besteden voor het uitleggen van termen - Extra tijd besteden aan het opstellen van doelen - Extra tijd inplannen voor het uitvoeren van doelen - Rekening houden met energieniveau en overprikkeling van de cliënt - Vraagstelling concreet en duidelijk houden - Afstemming in spraak op niveau van de jongere - Doelen klein, realistisch en eigen maken - Niet teveel in details treden - Taal van de cliënt verhelderen - Functieomschrijving geven aan begin van de bijeenkomst - Sociaal wenselijke antwoorden doorgronden - Voorzichtig zijn met humor Attitude - Inlevend - Afgestemd - Alert en signalerend Kennis - Over ASS 13. Competentieprofiel facilitator & recorder
Competentie Communiceren Tabel 9: competentie communiceren Competentie Communiceren Het hebben van contact met de cliënt, facilitator en het netwerk om te komen tot een zo goed mogelijk, afgestemd plan. Vaardigheden - Verduidelijkende vragen stellen - Verdiepen/verhelderen wat de cliënt zegt - Samenvatten - Doorvragen - Luisteren en begrijpen - Taal van de jongere gebruiken - Afstemmen in taal op het niveau van de cliënt - Afstemmen op non-verbale signalen - Om goedkeuring en afstemming vragen voordat iets wordt opgeschreven - Regie bij cliënt leggen - Non-verbaal communiceren met facilitator m.b.t. afstemming - Netwerk uitnodigen/motiveren tot deelname - Positief taalgebruik hanteren - Contact tussen cliënt en netwerk monitoren. Vragen hoe iedereen denkt over het gezegde - Het verhaal eventueel bijsturen naar de stappen van de MAP Attitude - Open en neutraal - Uitnodigend - Positief - Volgend - Afgestemd Kennis - Basiskennis communicatie - Werkwijze MAP 14. Competentieprofiel facilitator & recorder
Bijlage 1: Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) Naam: Functie: Datum: Rol van facilitator of recorder: Competentie: Leerdoel (SMART geformuleerd): Beschrijving van de huidige situatie: - Sterktes/zwaktes Gewenste eindsituatie: Plan van aanpak inclusief tijdspad: Datum volgende evaluatie: 15. Competentieprofiel facilitator & recorder
Bijlage 2: Feedbackregels Wil je feedback doeltreffend zijn, dan moet het voldoen aan een aantal regels (Galan, 2003): 1. Beschrijf concreet gedrag en het effect van dit gedrag. Bijvoorbeeld: Ik zie dat je lang twijfelt voordat je een tekening maakt, dit komt onzeker over. 2. Zorg voor evenwicht in positieve en negatieve punten. Begin sowieso met positieve punten. 3. Denk na over tips om gedrag aan te passen / te verbeteren. 4. Geef feedback altijd vanuit jezelf, niet vanuit anderen of een groep. Begin je zin dan ook met ik. 5. Maak oogcontact. 6. Meen wat je zegt. 7. Hou de boodschap kort. Draai er niet om heen. 8. Geef feedback alleen over de huidige situatie waar om feedback wordt gevraagd. Wijs niet terug naar vorige bijeenkomsten of gedragingen, buiten de oefensessie om. Dit kan onveilig / aanvallend zijn. 16. Competentieprofiel facilitator & recorder