Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding financieel systeem Hoofdweg 10 Postbus 13 9620 AA Slochteren Gorecht-Oost 157 Postbus 75 9600 AB Hoogezand Kerkstraat 2 Postbus 2 9649 ZG Muntendam Aanbestedende dienst: Naam aanbesteding: Gemeente Slochteren Financieel systeem Versie: 0.2 Datum: 13 juni 2016
Inhoud 1 Inleiding... 5 2 De aanbestedingsprocedure... 6 2.1 Begrippen... 6 2.2 Aanbestedende dienst... 6 2.3 Aard en omvang van de aanbesteding... 7 2.4 Buiten de opdracht... 7 2.5 Looptijd van de overeenkomst... 7 2.6 Percelen/motivering clustering... 7 2.7 Planning... 7 2.8 Nota Van Inlichtingen... 7 2.9 Verbetervoorstellen overeenkomst... 8 2.10 Tegenstrijdigheden / onjuistheden... 8 2.11 Klachten... 8 2.12 Inschrijven... 9 2.13 Standaardformulieren... 9 2.14 Varianten/alternatieve aanbiedingen... 9 2.15 Samenwerkingsverbanden... 9 2.16 Voorbehoud... 9 2.17 Gestandsdoeningstermijn... 9 2.18 Gunningsbeslissing en bezwaar... 10 2.19 Vertrouwelijkheid... 10 2.20 Contractuele voorwaarden... 10 2.21 Instemming... 11 3 Geschiktheidseisen en minimumeisen... 12 3.1 Inleiding en in te dienen documenten... 12 3.2 Eigen Verklaring... 12 3.3 Samenwerkingsverbanden / onderaannemer... 12 3.4 Beroepsbevoegheid... 13 3.5 Financiële draagkracht... 13 3.6 Technische bekwaamheid Personeel... 13 3.7 Referenties... 13 3.8 Certificaten... 14 Pagina 2 van 21
3.9 Acceptatie overeenkomst en Algemene Inkoopvoorwaarden... 14 3.10 Acceptatie aanbestedingsprocedure, offerteaanvraag en bijlagen... 14 3.11 Prijzenblad... 14 4 Gunningscriteria... 15 4.1 Gunningscriterium... 15 4.2 Beoordelingsprocedure... 15 4.3 Stukken volledig aanleveren... 15 4.4 Toetsen inschrijving... 15 4.5 Beoordelingsteam... 15 4.6 Beoordeling gunningcriterium... 16 4.7 Subgunningscriterium... 16 4.8 Subsubgunningcriterium... 16 4.9 Gunningsprocedure... 19 5 Programma van eisen... 21 Pagina 3 van 21
Bijlage 1 Eigen Verklaring Bijlage 2 Format referenties Bijlage 3 Concept overeenkomsten Bijlage 4 Algemene Inkoopvoorwaarden Bijlage 5 Prijzenblad Bijlage 6 NVI format (Excel) Bijlage 7 Programma van Eisen en Wensen Bijlage 8 Verklaring beschikbaarheid derden Pagina 4 van 21
1 Inleiding Voor u ligt de offerteaanvraag behorende bij de Europese openbare aanbesteding voor een financieel systeem voor de nieuwe gemeente Midden-Groningen i.o. Deze aanbesteding wordt uitgeschreven door de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde. Deze gemeenten vormen vanaf 1 januari 2018 de gemeente Midden-Groningen. Deze offerteaanvraag bevat alle benodigde informatie over de inhoud van de opdracht en over de procedure die de aanbestedende dienst zal volgen om tot een overeenkomst te komen met een onderneming aan wie de uitvoering van de opdracht gegund wordt. Leeswijzer In deze offerteaanvraag leest de inschrijver: In hoofdstuk 2: informatie over de opdracht en de voorwaarden waaronder een inschrijving wordt gedaan In hoofdstuk 3: de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen In hoofdstuk 4: de gunningscriteria en beoordelingsmethodiek In hoofdstuk 5: het programma van eisen / het programma van eisen is als separaat document toegevoegd aan deze offerteaanvraag Pagina 5 van 21
2 De aanbestedingsprocedure 2.1 Begrippen In deze offerteaanvraag hebben de volgende woorden de betekenis zoals opgenomen in deze begrippenlijst: aanbestedende dienst/opdrachtgever inschrijver minimumeis on-premise opdracht opdrachtnemer overeenkomst SaaS De Gemeente Slochteren De natuurlijk persoon of rechtspersoon die inschrijft of heeft in geschreven op de opdracht Een eis waaraan de inschrijver of diens inschrijving moet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de opdracht Software lokaal geïnstalleerd en gedraaid op de computers van de persoon of organisatie die de software gebruikt Nieuw financieel systeem voor de gemeente Midden-Groningen i.o. en omvat de implementatie, inrichting en onderhoud van het nieuwe systeem De inschrijver aan wie de opdracht definitief is gegund De voorwaarden die na definitieve gunning gelden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waaronder de opdracht wordt uitgevoerd Software as a Service 2.2 Aanbestedende dienst De aanbestedende dienst (hierna ook: de opdrachtgever) bij deze aanbesteding is de gemeente Slochteren. Team Inkoop van de gemeente Slochteren is procesverantwoordelijk voor deze aanbesteding. Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding moet via de hieronder vermelde contactpersonen verlopen. Deze aanbesteding wordt geheel afgehandeld via TenderNed. Dit betekent dat alle vragen worden gesteld via het vragenformulier zoals geplaatst op TenderNed. Via de berichtenfunctie van TenderNed kunt u contact opnemen met: contactpersonen: Gemeente Slochteren Team inkoop Rita Kamphuis en Sonja van Roeden T: 0598 42 55 55 (algemeen nummer Slochteren) M: 06 19 99 16 15 of 06 46 94 87 14 Het is niet toegestaan andere medewerkers dan de leden van Team Inkoop van de gemeente Slochteren te benaderen over deze aanbesteding. Medewerkers benaderen van (ingehuurde) derden die betrokken zijn bij deze aanbesteding is eveneens niet toegestaan. Dit op straffe van uitsluiting! Pagina 6 van 21
2.3 Aard en omvang van de aanbesteding De aanbesteding betreft een nieuw financieel systeem voor de gemeente Midden-Groningen i.o. en omvat de implementatie, inrichting en onderhoud van het nieuwe financiële systeem. 2.4 Buiten de opdracht Niet van toepassing. 2.5 Looptijd van de overeenkomst De overeenkomst heeft een looptijd van 4 jaar met de mogelijkheid van verlenging van 4 maal met 1 jaar. De overeenkomst start op 11 november 2016. 2.6 Percelen/motivering clustering Deze aanbesteding bestaat niet uit meerdere percelen. Er kan dus alleen op het geheel worden ingeschreven. De opdracht vormt namelijk één samenhangend geheel. 2.7 Planning De navolgende planning geeft enig inzicht in hoe de aanbestedende dienst het tijdpad van deze aanbesteding heeft uitgezet en welke onderdelen daar deel van uitmaken. Deze planning is indicatief en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. De minimumtermijnen, zoals voorgeschreven door de Aanbestedingswet worden gehandhaafd. Nr. Datum, tijd Omschrijving 1 13-06-2016 Publicatie aanbesteding op www.tenderned.nl 2 11-07-2016 Uiterste datum voor het schriftelijk stellen van vragen 3 05-08-2016 Publiceren nota van inlichtingen op www.tenderned.nl 4 05-09-2016, 12.00 uur Uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen 5 05-09-2016, 13.00 uur Opening kluis 6 04-10-2016 Voorlopige gunning 7 31-10-2016 Bezwaartermijn (Alcatel-termijn) voorbij 8 01-11-2016 Gunning 9 11-11-2016 Ingangsdatum overeenkomst 10 01-05-2017 Uiterste opleverdatum opdracht 2.8 Nota Van Inlichtingen Er is gelegenheid tot het stellen van vragen. Vragen of opmerkingen over deze offerteaanvraag kunnen uitsluitend in de Nederlandse taal in het format van het vragenformulier zoals beschikbaar gesteld op TenderNed worden gesteld. Het ingevulde vragenformulier wordt via de berichtenmodule van Tenderned aan de gemeente Slochteren gezonden. Bij de vragen of opmerkingen moet aangegeven worden op welke paragraaf of bijlage van deze offerteaanvraag de vraag betrekking heeft. De vragen zullen vervolgens geanonimiseerd beantwoord worden in een nota van inlichtingen. Deze nota van inlichtingen zal uiterlijk op de in de planning genoemde datum op TenderNed worden geplaatst. Pagina 7 van 21
De nota van inlichtingen moet beschouwd worden als een integraal onderdeel van deze offerteaanvraag. Daar waar de nota van inlichtingen met de offerteaanvraag tegenstrijdig is, geldt het gestelde in de nota van inlichtingen. 2.9 Verbetervoorstellen overeenkomst Op de datum van stellen van vragen, kan de inschrijver verbetervoorstellen doen voor de overeenkomst of de algemene voorwaarden. Deze verbetervoorstellen neemt inschrijver op in het vragenformulier van de nota van inlichtingen. De aanbestedende dienst besluit welke verbetervoorstellen zij geheel of gedeeltelijk overneemt en publiceert zij in geval van verbeteringen, met de nota van inlichtingen een nieuwe versie van de overeenkomst met de aanpassingen. Deze versie van de overeenkomst moet worden geaccepteerd bij inschrijving door de inschrijver. Dit is een minimumeis. 2.10 Tegenstrijdigheden / onjuistheden Dit document is met grote zorg samengesteld. De aanbestedende dienst verwacht een proactieve houding van de inschrijvers, hetgeen betekent dat de inschrijver eventuele tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden zo spoedig mogelijk dat wil zeggen op een moment dat het voor de aanbestedende dienst nog mogelijk is een en ander te corrigeren (uiterlijk op de in paragraaf 2.7 onder 2 vermelde datum) aan de aanbestedende dienst moet melden. Het indienen van een inschrijving houdt in dat inschrijver instemt met alle in deze offerteaanvraag genoemde voorwaarden voor deze aanbesteding, voor zover in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving en houdt tevens in dat inschrijver zich akkoord verklaart met hiervoor vermelde rechtsverwerkingsclausule. 2.11 Klachten 1. Een belanghebbende heeft het recht om bij het klachtenmeldpunt een klacht in te dienen over een door de aanbestedende dienst gestarte aanbesteding, of over een onderdeel daarvan. 2. Een klacht over de inhoud van het aanbestedingsbeleid van de aanbestedende dienst in het algemeen wordt niet in behandeling genomen. 3. Een klacht wordt schriftelijk ingediend door middel van een e-mail bericht dat kan worden verzonden aan inkoop@slochteren.nl dan wel schriftelijk gemeente Hoogezand-Sappemeer postbusnummer 75, 9600 AB Hoogezand t.a.v. het klachtenmeldpunt aanbesteden en bevat ten minste: a. De naam en het adres van zowel de organisatie/onderneming van de indiener als de naam en contactgegevens van de indiener zelf; b. de dagtekening; c. de naam en het kenmerk van de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft; d. een beschrijving van de klacht. 4. Klachten die niet gedagtekend zijn, worden geacht gedagtekend te zijn op de dag van ontvangst. 5. Klachten dienen in de Nederlandse taal te zijn opgesteld. 6. Als het klaagschrift niet voldoet aan het gestelde in punt 3 wordt klager namens de aanbestedende dienst bij brief door het klachtenmeldpunt in de gelegenheid gesteld om het herstel van dit verzuim alsnog binnen 2 weken na de verzending van de brief aan het klachtenmeldpunt te doen toekomen. De tijdige datum van ontvangst van het verzuimherstel, wordt dan geacht de ontvangstdatum van het klaagschrift te zijn. Als het verzuim niet tijdig is hersteld, besluit de aanbestedende dienst op advies van het klachtenmeldpunt de klacht niet in behandeling te nemen. 7. Indien de klager in zijn klacht aangeeft gebruik te willen maken van de klachtprocedure in de zin van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht neemt het klachtenmeldpunt de klacht niet zelf in behandeling, maar stuurt deze ter behandeling door naar de klachtencoördinator van de gemeente Hoogezand-Sappemeer. 8. Het indienen van een klacht heeft geen schorsende werking, tenzij het klachtenmeldpunt de klager na overleg met de aanbestedende dienst schriftelijk bericht van het tegendeel. Pagina 8 van 21
9. Indien na indienen van de klacht klager een kort geding over de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft aanhangig maakt en de zaak onder de rechter is, zal het klachtenmeldpunt de behandeling van de klacht opschorten. Het klachtenmeldpunt zal klager en de contactpersoon van de aanbestedende dienst voor de betreffende aanbesteding hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte brengen. 10. Het advies van het klachtenmeldpunt aan de aanbestedende dienst is zwaarwegend maar niet bindend. 11. Nadat de aanbestedende dienst op de klacht heeft beslist of als de aanbestedende dienst nalaat om binnen ene redelijke termijn op de klacht te reageren, kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen. 2.12 Inschrijven Het indienen van een inschrijving dient te geschieden via TenderNed. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig uploaden van de inschrijving in de kluis. Te laat ingediende inschrijvingen worden niet in behandeling genomen. Alle in te dienen stukken (zie hoofdstuk 3) dienen volledig ingevuld en rechtsgeldig te worden ondertekend. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor inschrijvingen, die niet voldoen aan de voorgeschreven aanbestedingsprocedure en/of niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen tenzij de onvolledigheid of onjuistheid als kennelijke omissie is aan te merken. 2.13 Standaardformulieren Bij deze aanbesteding heeft de aanbestedende dienst standaardformulieren gevoegd. Daar waar van toepassing moet u bij uw inschrijving gebruik maken van deze standaardformulieren. Het is nadrukkelijk niet toegestaan om de vaste tekst van de standaard formulieren te wijzigen en/of eigen formulieren te gebruiken. Dit op straffe van uitsluiting. 2.14 Varianten/alternatieve aanbiedingen Bij deze aanbesteding is het inschrijvers niet toegestaan varianten voor te stellen zoals bedoeld in artikel 2.83 van de Aanbestedingswet 2012. 2.15 Samenwerkingsverbanden Bij deze aanbesteding mogen samenwerkingsverbanden van ondernemers als bedoeld in artikel 2.52 van de Aanbestedingswet 2012 inschrijven. Een samenwerkingsverband van twee of meer ondernemers wordt beoordeeld als één inschrijver. Het samenwerkingsverband moet een zogenaamde penvoerder hebben die door de andere leden van het samenwerkingsverband onherroepelijk en onvoorwaardelijk is gemachtigd hen te vertegenwoordigen. Het samenwerkingsverband moet zich bereid verklaren na een eventuele gunning een rechtsvorm aan te nemen waarbij hoofdelijke aansprakelijkheid wordt gegarandeerd (bijvoorbeeld een Vennootschap onder Firma). 2.16 Voorbehoud De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de opdracht geheel of gedeeltelijk niet te gunnen. In dat geval hebben inschrijvers geen recht op schadevergoeding voor in het kader van deze aanbesteding gemaakte kosten. Ook in het geval de opdracht wel gegund wordt, hebben inschrijvers geen enkel recht op vergoeding van eventueel gemaakte kosten. 2.17 Gestandsdoeningstermijn De inschrijving moet tot tenminste 6 maanden na de uiterste datum voor het indienen van de gedane inschrijving geldig zijn. Pagina 9 van 21
De gestanddoeningstermijn wordt in geval tegen het voornemen tot gunning bezwaar wordt aangetekend, verlengd tot maximaal twee weken na uitspraak van de voorzieningenrechter. Een inschrijving is onherroepelijk voor de duur van de gestandsdoeningstermijn. 2.18 Gunningsbeslissing en bezwaar Een inschrijver die het niet eens is met het voornemen tot gunning kan tot uiterlijk 20 dagen na de dag van verzending van het voornemen tot gunning bezwaar maken tegen het voornemen tot gunning. Bezwaar kan uitsluitend door het aanspannen van een kort geding bij de voorzieningen rechter van de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen. Een kopie van de dagvaarding dient te worden verzonden per mail aan: inkoop@slochteren.nl. De termijn van 20 dagen is een vervaltermijn. Dit betekent dat bezwaren die na verloop van deze termijn door middel van een kort geding aanhangig worden gemaakt, niet-ontvankelijk zijn. De inschrijver heeft zijn recht dan verwerkt. Indien een inschrijver tegen een gunningvoornemen een kort geding aanhangig maakt binnen de gestelde termijn, dan dient de voorlopige begunstigde in dit kort geding te interveniëren op straffe van verval van recht om nog op te mogen komen tegen een eventueel gewijzigd gunningvoornemen. De opdrachtgever is bevoegd de voorlopige gunningbeslissing te herzien zolang de overeenkomst niet is gesloten, zonder dat hieraan kosten zijn verbonden. Van definitieve gunning is niet eerder sprake dan wanneer beide bevoegde partijen in tweevoud een daartoe bestemde overeenkomst rechtsgeldig ondertekend hebben. 2.19 Vertrouwelijkheid De informatie uit inschrijvingen die op basis van deze offerteaanvraag worden ingediend zal vertrouwelijk worden behandeld en slechts aan medewerkers en personen worden getoond die voor het beoordelen van de inschrijving daarvan kennis moeten nemen. Deze vertrouwelijkheid zal ook worden bewaard wanneer de inschrijving niet tot een overeenkomst leidt. 2.20 Contractuele voorwaarden 1. Met de inschrijver, aan wie gegund zal worden, wordt een overeenkomst gesloten op basis van de in bijlage 3 opgenomen conceptovereenkomsten. De inschrijver gaat door inschrijving onvoorwaardelijk akkoord met het concept van deze overeenkomst c.q. met de gewijzigde overeenkomst zoals meegezonden met de nota van inlichtingen. De opdrachtgever zal met de contractant nog een nader te bepalen bewerkersovereenkomst afsluiten met het oog op de beveiligingsmaatregelen en de verwerking van persoonsgegevens. 2. Op de overeenkomst zijn uitsluitend de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde (zie bijlage 4) van toepassing. Het niet accepteren van deze voorwaarden leidt tot uitsluiting. De algemene leverings-, betalings-, verkoop- of andere gebruikte branchevoorwaarden van inschrijver worden hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. Pagina 10 van 21
2.21 Instemming Door in te schrijven gaat de inschrijver akkoord met het gestelde in deze offerteaanvraag en bijlagen, de aanbestedingsprocedure en de gestelde voorwaarden en minimumeisen. Pagina 11 van 21
3 Geschiktheidseisen en minimumeisen 3.1 Inleiding en in te dienen documenten Om voor gunning van de opdracht in aanmerking te komen moet een inschrijver voldoen aan de navolgende geschiktheidseisen. Alle in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen zijn minimumeisen. De gevraagde gegevens moeten bij de inschrijving overlegd worden of worden (na verzoek van de aanbestedende dienst) uiterlijk 7 dagen na verzoek, aan de aanbestedende dienst gezonden. Indien gevraagde informatie ontbreekt of na een daartoe strekkend verzoek niet of niet tijdig wordt gezonden aan aanbestedende dienst, wordt de inschrijving terzijde gelegd en niet verder beoordeeld. Alle documenten die worden ingediend, moeten zijn ondertekend door een daartoe bevoegd persoon. Toetsing hiervan zal plaatsvinden op basis van het uittreksel van de Kamer van Koophandel en de eventueel daarbij horende aanvullende bewijsstukken. 3.2 Eigen Verklaring De inschrijver vult de Eigen Verklaring in en ondertekent deze. De Eigen Verklaring is toegevoegd aan de documenten op TenderNed. Na rechtsgeldige ondertekening, wordt de Eigen Verklaring geüpload in de kluis. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om bij voornemen tot gunning van de inschrijver aan wie het voornemen tot gunning wordt verzonden, op te vragen: - Een gedragsverklaring aanbesteden 1 - Een verklaring van de Belastingdienst omtrent de betaling van belastingen en premies 3.3 Samenwerkingsverbanden / onderaannemer In geval van een samenwerkingsverband van ondernemers (combinatie) dient door elke combinant een volledig ingevuld exemplaar van de eigen verklaring ingediend te worden. Er is sprake van een samenwerkingsverband (combinatie) indien twee of meer ondernemingen zich gezamenlijk aanmelden als inschrijver en de ondernemingen gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor een eventueel uit te voeren opdracht. Een combinatie in de vorm van een hoofd- en (een) onderaannemer(s) kan zich aanmelden als één inschrijver. Indien u inschrijft als hoofdaannemer moet u de onderaannemer - voor zover deze al bekend zijn bekend maken. Indien een inschrijver voor het voldoen aan één of meer van de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen een beroep doet op een derde / derden/ onderaannemer of combinant, moet vraag 8.2 van de eigen verklaring beantwoord worden. Daarnaast dient door de betreffende derde op wie een beroep wordt gedaan een volledig ingevuld exemplaar van de eigen verklaring ingediend te worden. Tenslotte dient de inschrijver, indien er sprake is van onderaannemers, bijlage 8 in te vullen. 1 Deze kan worden aangevraagd bij de Dienst Justis. De verklaring is 2 jaar geldig. Het duurt plm 6 weken om de verklaring te verkrijgen Pagina 12 van 21
3.4 Beroepsbevoegheid De ondertekening van de Eigen Verklaring en de overige stukken van de inschrijving dient rechtsgeldig te zijn. De controle hiervan vindt plaats door middel van een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Hieruit moet blijken dat de ondertekenaar bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen en binden. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan 12 maanden voor sluitingsdatum van deze aanbesteding. Het uittreksel wordt toegevoegd aan de inschrijving. 3.5 Financiële draagkracht Inschrijver dient een stabiele onderneming te zijn, wiens continuïteit is gegarandeerd gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen. Indien u controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in bijlage 1, dat de meest recente accountantscontrole in de jaarrekening geen paragraaf bevat met negatieve continuïteitsverwachtingen. De aanbestedende dienst kan na voorlopige gunning vragen om deze accountantsverklaring en de jaarrekening. Indien u niet controleplichtig bent, verklaart u door ondertekening van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in bijlage 1, dat de financiële en economische draagkracht van uw onderneming zodanig is, dat de continuïteit van de dienstverlening gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen, niet in gevaar komt. De opdrachtgever kan na voorlopige gunning vragen om een jaarverslag. 3.6 Technische bekwaamheid Personeel Zie hoofdstuk 3.7. 3.7 Referenties De inschrijver toont door middel van referenties aan dat hij voldoet aan de volgende kerncompetenties. De referenties worden ingediend volgens het format van bijlage 2 en moeten voldoen aan de volgende minimumeisen: - De referentie is niet ouder dan 3 jaar op het moment van indienen van de inschrijving; - Uit de in te dienen referenties blijkt aantoonbaar dat de referentie volledig voldoet aan de gevraagde kerncompetentie en de overig gestelde minimumeisen; - De referentie betreft een volledig afgeronde opdracht. - De inschrijver dient tijdens de inschrijving 3 referentiegemeenten plus contactpersonen op te geven. Kerncompetentie 1 Kennis en ervaring met leveren, implementeren en onderhouden van een financieel systeem bij lokale overheid. Uit de referentie moet blijken dat de inschrijver voldoende capaciteit, kennis en ervaring heeft opgedaan. Kerncompetentie 2 Leveren en implementeren van een koppeling tussen het financiële systeem met de componenten zoals beschreven in bijlage 7 Uit de referentie moet blijken dat de inschrijver voldoende capaciteit, kennis en ervaring heeft opgedaan. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de opgegeven referenten te benaderen om de referentie te verifiëren. Pagina 13 van 21
3.8 Certificaten De inschrijver dient gecertificeerd te zijn volgens ISO 9001 versie 2008, dan wel binnen de onderneming geldende bepaalde afspraken, procedures en/of regels die er specifiek op zijn gericht de kwaliteit van de geleverde producten te waarborgen. De inschrijver verklaart door ondertekening van de Eigen verklaring, zoals weergegeven in bijlage 1, dat aan deze eis is voldaan. De aanbestedende dienst kan na voorlopige gunning vragen om het bewijsmiddel. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om bij voornemen tot gunning van de inschrijver aan wie het voornemen tot gunning wordt verzonden, op te vragen: Certificaat ISO 9001, versie 2008 3.9 Acceptatie overeenkomst en Algemene Inkoopvoorwaarden Door aanvinken van ja op TenderNed bij de eis acceptatie overeenkomst en acceptatie Algemene Inkoopvoorwaarden accepteert inschrijver bij inschrijving: 1. De overeenkomst zoals gezonden bij de nota van inlichtingen en 2. De Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde. 3.10 Acceptatie aanbestedingsprocedure, offerteaanvraag en bijlagen Door aanvinken van ja op TenderNed bij de eis akkoord aanbestedingsprocedure geeft inschrijver zijn akkoord op het gestelde in deze offerteaanvraag en bijlagen, de aanbestedingsprocedure en de gestelde voorwaarden en minimumeisen. 3.11 Prijzenblad Bij inschrijving dient de inschrijver het prijzenblad van bijlage 5 in. Het prijzenblad is rechtsgeldig ondertekend en voldoet aan de volgende minimumeisen: - Alle prijzen en bedragen in euro s; - Alle prijzen en bedragen exclusief BTW. - De opgenomen prijs is een realistische prijs waarvoor de opdracht zoals beschreven en het programma van eisen wordt uitgevoerd; - Alle kosten drukken op de relevante posten en in de relevante jaren; - Uurtarieven zijn inclusief bureaukosten, reis- en verblijfkosten. Pagina 14 van 21
4 Gunningscriteria 4.1 Gunningscriterium Economisch meest voordelige inschrijving De overeenkomst wordt gegund aan de inschrijver wiens inschrijving als de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (hierna: EMVI) is gekwalificeerd. Om de EMVI vast te stellen, worden de volgende subgunningcriteria gehanteerd: Subgunningcriterium Subsubgunningcriterium Weging/maximale score Prijs 30 Kwaliteit 70 Implementatieplan 30 Wensen (technisch, functioneel en koppelingen) (bijlage 7) 40 4.2 Beoordelingsprocedure De tijdig ontvangen inschrijvingen worden als volgt beoordeeld: - Toetsing van de inschrijvingen aan de uitsluitingsgronden - Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de gunningscriteria Gedurende de beoordeling kan het aanbestedingsteam aan inschrijvers verduidelijking vragen over de inhoud van de offerte. Deze communicatie zal via de berichtenmodule van Tenderned worden gevoerd. 4.3 Stukken volledig aanleveren Na opening van de kluis wordt getoetst of de inschrijving volledig is. Als alle gevraagde documenten volledig en rechtsgeldig ondertekend zijn, zal de inschrijving worden getoetst. 4.4 Toetsen inschrijving De inschrijvingen die volledig zijn, worden beoordeeld op het gunningcriterium EMVI. Ieder subgunningcriterium wordt beoordeeld op de wijze zoals beschreven in paragraaf 4.1. De scores per inschrijver worden bij elkaar opgeteld en van hoog naar laag gerangschikt. Aan de inschrijver die de hoogste score heeft behaald op het gunningcriterium EMVI, wordt het voornemen tot gunning gezonden. 4.5 Beoordelingsteam Het beoordelingsteam bestaat uit inhoudelijk deskundige medewerkers van de afdeling Financiën van de deelnemende gemeenten. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de omvang van het beoordelingsteam te wijzigen. De deskundigheid blijft in stand. Pagina 15 van 21
De beoordelaars beoordelen de inschrijvingen op het subgunningcriterium Kwaliteit zonder dat zij kennis hebben van de prijs. De scores op de subsubgunningcriteria worden in consensus vastgesteld. Het beoordelingsteam wordt ondersteund door leden van het Team Inkoop. 4.6 Beoordeling gunningcriterium EMVI Gunning vindt plaats op basis van het gunningcriterium: Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Ten aanzien van het gunningcriterium EMVI kan de inschrijver in totaal maximaal 100 punten verdienen. De inschrijver die het hoogste aantal punten heeft gescoord en voldoet aan de gestelde eisen, heeft vanuit het oogpunt van de aanbestedende dienst de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) gedaan en komt in aanmerking voor gunning. De prijs heeft een wegingsfactor van 30. Inschrijver vult het prijzenblad van bijlage 5 in. Het prijzenblad is opgebouwd uit de totale eenmalige kosten en de totaal jaarlijkse kosten. Op basis van de totale eenmalige kosten en de totaal jaarlijkse kosten wordt de score bepaald. De partij met de laagste prijs krijgt de maximale score. 4.7 Subgunningscriterium De inschrijvingen worden beoordeeld op prijs en kwaliteit. De wegingsfactor voor prijs is 30 en kwaliteit is 70. 4.8 Subsubgunningcriterium Het subgunningscriterium kwaliteit bestaat uit de volgende subsubgunningcriterium: - Implementatieplan (wegingsfactor 30) - Wensen (Technisch, Functioneel en Koppelingen) (wegingsfactor 40) I.IMPLEMENTATIEPLAN Het implementatieplan bestaat uit drie onderdelen: a. Organisatie van de implementatie, waarbij een beschrijving wordt gegeven van de: o o o o o Planning van de implementatie en concrete beschrijving van alle stappen/fasen (hiervoor wordt een planningsoverzicht aangeleverd bij de inschrijving) Kritische tijdpaden Risico s voor de implementatie Projectorganisatie (van de implementatie) en samenwerking met de aanbestedende dienst Opleiding van beheerders door contractant (volgens het principe train de trainer) b. Samenwerking tussen de aanbestedende dienst en contractant bij het inventariseren en oplossen van knelpunten/verbeterpunten tijdens én na afloop van de implementatie, waarbij een beschrijving wordt gegeven van: o Verdeling van de verantwoordelijkheden van de aanbestedende dienst en contractant. Hieronder wordt verstaan: Wat verwacht de inschrijver van de aanbestedende dienst (materieel en inzet)? Wat mag de aanbestedende dienst van inschrijver verwachten (inzet)? Pagina 16 van 21
o Wijze van communicatie, waarbij wordt ingegaan op: De wijze waarop knelpunten/verbeterpunten worden aangemeld bij inschrijver. Zo nodig kan de inschrijver onderscheid maken naar typen vraagstukken. De klantvriendelijkheid van de wijze waarop een knelpunt/verbeterpunt wordt opgepakt door inschrijver. c. Implementatieduur Inschrijver wordt gevraagd om aan te geven wanneer het totale programma van eisen en alle geoffreerde technische wensen gerealiseerd kunnen worden. Uit het implementatieplan van a. moet éénduidig volgen wat de implementatieduur is. Indien dit naar mening van de beoordelingscommissie onvoldoende is, ook na een toelichtende vraag, zal het implementatieplan leidend zijn voor de score op de implementatieduur. De uiterste opleverdatum van de opdracht is 1 mei 2017. Beoordeling Het implementatieplan wordt beoordeeld aan de hand van een door inschrijver op te stellen plan van aanpak (incl. planningsoverzicht). Het doel van het plan van aanpak is dat de inschrijver inzichtelijk maakt dat hij de complexiteit/aard en omvang van de opdracht doorgrondt. Het plan van aanpak wordt als volgt beoordeeld. De beschrijving van de organisatie van de implementatie wordt beoordeeld door de opdrachtgever op concreetheid (het voorstel is duidelijk niet voor meerdere interpretaties vatbaar- en helder beschreven), volledigheid (op alle gevraagde elementen wordt ingegaan) en realistisch gehalte (het voorstel is haalbaar). Het plan van aanpak wordt beoordeeld op de mate waarin uit het plan van aanpak blijkt dat de inschrijver de complexiteit/aard en omvang van de opdracht doorgrondt zoals blijkt uit een realistische planning en het betrekken van overige betrokkenen. De beschrijving van de samenwerking tussen aanbestedende dienst en inschrijver wordt beoordeeld door aanbestedende dienst op passendheid (het voorstel is bruikbaar en geschikt gezien de gevraagde elementen), concreetheid en relevantie (er is een duidelijke relatie tussen het voorstel en de gevraagde elementen en hetgeen aangegeven wordt in het voorstel is van grote betekenis voor de gevraagde elementen). Aanbestedende dienst verwacht van de inschrijver een goed uitgewerkt plan van aanpak van maximaal 10 A4 (excl. planningsoverzicht) (lettertype Verdana 9) volgens de Prince2 methode. Voor de implementatieduur wordt de inschrijver gevraagd om in te gaan op het programma van eisen en de technische- en functionele wensen. Indien u niet voldoet aan onder c. genoemde opleverdatum van 1 mei 2017 wordt het implementatieplan in zijn geheel niet meegenomen in de score. Dit houdt in dat de score 0 is voor het implementatieplan. 1 mei 2017 is een uiterste termijn van de gemeente. De wegingsfactor voor het implementatieplan is 30 punten. Deze bestaat uit 3 onderdelen, t.w.: Organisatie van de implementatie maximale score van 10 punten Samenwerking tussen de aanbestedende dienst en contractant maximale score 10 punten Implementatie duur maximale score 10 punten. Pagina 17 van 21
U kunt per onderdeel maximaal 10 punten scoren naar de mate waarin de door u aangeboden plan van aanpak aan de gevraagde elementen voldoet. Voor elk onderdeel kent de aanbestedende dienst een score tussen de 0 en 10 punten toe, volgens onderstaande systematiek: Score Reden 10 punten Er wordt meer dan volledig aan de vraagstelling voldaan 8 punten Er wordt voldaan aan de vraagstelling 5 punten Er wordt matig tot redelijk voldaan aan de vraagstelling 2 punten Er wordt slecht aan de vraagstelling voldaan 0 punten Er wordt niet voldaan aan de vraagstelling. II.TECHNISCHE-, FUNCTIONELE- EN KOPPELINGSWENSEN De aanbestedende dienst heeft in bijlage 7a (Knock out lijst 01 Financieel Systeem) de technische-, functionele- en koppelingseisen aangegeven. De door u aangeboden prestatie moet aan alle eisen voldoen om voor gunning van de opdracht in aanmerking te komen. Het voldoen aan de eis geeft u aan met JA of NEE. Als u niet voldoet aan één of meer eisen leidt dit tot uitsluiting van uw inschrijving. De aanbestedende dienst beoordeelt de technische-, functionele- en koppelingswensen op de volgende wijze. Uw reactie met de mate waarin u voldoet aan onze wensen, zoals opgenomen in bijlage 7B Programma van Wensen 01 Financieel Systeem moet u invullen in de daarvoor bedoelde kolom. De mate waarin de door u aangeboden prestatie tegemoet komt aan de wensen van de aanbestedende dienst is onderdeel van het gunningcriterium. Alle wensen worden van een score voorzien, volgens een eenduidige scoringsmethode. De beoordeling van deze antwoorden is als volgt: Per wens is een waarde (zie kolom waarde ) opgegeven. In het onderstaande schema wordt aangegeven wat deze waarde betekent voor uw mogelijke score. Waarde Gevolg voor de score 4 Voor deze wensen worden de scores met 4 vermenigvuldigd 3 Voor deze wensen worden de scores met 3 vermenigvuldigd 2 Voor deze wensen worden de scores met 2 vermenigvuldigd 1 Voor deze wensen worden de scores met 1 vermenigvuldigd U kunt per wens punten scoren naar de mate waarin de door u aangeboden prestatie aan de wensen voldoet. Voor elke wens kent de aanbestedende dienst een score tussen de 0 en 4 punten toe, volgens onderstaande systematiek: Score Reden 4 punten Er wordt meer dan volledig aan de vraagstelling voldaan 3 punten Er wordt voldaan aan de vraagstelling 2 punten Er wordt matig tot redelijk voldaan aan de vraagstelling 1 punt Er wordt slecht aan de vraagstelling voldaan 0 punten Er wordt niet voldaan aan de vraagstelling. Pagina 18 van 21
Voorbeeld: De beoordeling en puntentoekenning geschiedt door het beoordelingsteam op basis van uw toelichting per wens. Het beoordelingsteam kent per (sub)gunningscriterium een waardering toe. De berekening van de scores op de wensen is als volgt: Stel inschrijver A scoort op een gunningcriterium 169 punten en B scoort 234 punten. Het maximum is 300 punten en de wegingsfactor is 40. Inschrijver A krijgt in dit voorbeeld 169/300 x 40 = 22,53 punten en inschrijver B 234/300 x 40 = 31,2 punten. 4.9 Gunningsprocedure Na vaststelling van de EMVI wordt een voornemen tot gunning bekend gemaakt. Hierbij wordt de gekozen inschrijver geïnformeerd over het voornemen van de aanbestedende dienst de opdracht aan hem te gunnen. Aan deze voorlopige gunning kan de winnende inschrijver geen enkel recht ontlenen. De mededeling van de voorlopige gunningsbeslissing houdt géén aanvaarding in als bedoeld in artikel 6:217 lid 1 BW van diens aanbod. EMVI Indien twee of meer inschrijvers een gelijke eindscore behalen, dan geldt de score die gehaald is op het subsubgunningscriterium wensen als doorslaggevend. Indien ook dan sprake is van een gelijke score van twee of meer inschrijvers, wordt door loting beslist aan wie de opdracht zal worden gegund. De desbetreffende inschrijvers worden tijdig op de hoogte gesteld, dat een loting zal plaatsvinden en waar, wanneer en door wie de loting zal worden gehouden. Zij zijn bevoegd daarbij in persoon of bij gemachtigde tegenwoordig te zijn. Op basis van de beoordelingen van de inschrijvingen en het resultaat (inschrijfsommen) zal de opdrachtgever de inschrijvers informeren over het voornemen tot gunning. De inschrijver aan wie de opdracht gegund zal worden, krijgt een bericht van voorlopige gunning. Afgewezen inschrijvers ontvangen gelijktijdig een brief met voorlopige afwijzing. Tevens krijgen alle inschrijvers het proces verbaal van gunning toegestuurd. De inschrijvers kunnen uitsluitend nadere informatie krijgen van de contactpersoon van deze aanbesteding. Indien na bekendmaking van de voorlopige gunningsbeslissing blijkt dat de winnende inschrijver een ongeldige inschrijving heeft gedaan (bijvoorbeeld omdat in de inschrijving onjuiste informatie is verstrekt), dan zal de betreffende inschrijver alsnog afvallen. In voorkomende geval zal de overeenkomst worden aangegaan met de dan nummer twee. De aanbestedende dienst zal naar verwachting de voorlopige gunningsbeslissing op 4 oktober 2016 kunnen nemen. Verificatie Ter verificatie van de inschrijving kan de inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving uitgenodigd worden voor een gesprek. Vooraf wordt aangegeven welke documenten de inschrijver mee moet nemen. Blijkt tijdens de verificatie dat onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan of dat de partij niet voldoet aan de gestelde eisen, dan zal de betrokken inschrijver alsnog afvallen. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om als onderdeel van het verificatieproces een Proof of Concept door de inschrijver te laten uitvoeren. Deze PoC dient tijdens de voorlopige gunning uitgevoerd te worden in een werkende (virtuele) omgeving. In deze omgeving kan de inschrijver in samenwerking met de aanbestedende dienst aan de hand van werkelijke productiedata van de gemeente een toets uitvoeren of aan alle technische en functionele eisen uit dit beschrijvend document wordt voldaan. Pagina 19 van 21
Ook kan worden getoetst in hoeverre is voldaan aan het honoreren van de wensen (cases). Het toetsen gebeurt door medewerkers van de gemeente in samenwerking met de inschrijver. De PoC duurt maximaal 3 weken (1,5 week voorbereiden (installeren en inrichten) en 1,5 week uitvoeren). Indien wordt overgegaan tot het uitvoeren van een PoC worden verdere specificaties hiervan verstrekt na voorlopige gunning. Na goedkeuring van de resultaten van de PoC kan worden overgegaan tot het definitief gunnen van de opdracht. Blijkt dat de inschrijver geen succesvol resultaat van de PoC kan opleveren aan de aanbestedende dienst, dan wordt de onderhavige inschrijving ongeldig verklaard. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht om de als nummer 2 geëindigde inschrijver een proof of concept te laten uitvoeren. Aan de test zijn voor de gemeente Midden-Groningen i.o. geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de precontractuele fase draagt inschrijver zijn eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde (Midden-Groningen i.o.). In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. Pagina 20 van 21
5 Programma van eisen Voor het nieuwe financiële systeem is een programma van eisen en wensen opgesteld met alle technische, functionele-, algemene en koppelingseisen. Deze zijn opgenomen in bijlage 7. Pagina 21 van 21