Aanbestedingsdocument

Aanbestedingsdocument Stoelen Schouwburg Sittard-Geleen Kenmerk: SER.13149 Versie: 0.02 Status: definitief Opdrachtgever: Sittard-Geleen Datum: 3 januari 2014

Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 1.1 Algemeen 4 1.2 Doel van de aanbesteding 4 1.3 Leeswijzer 4 1.4 Opmerkingen naar aanleiding van het aanbestedingsdocument 4 1.5 Geheimhouding 5 1.6 Planning 5 1.7 Gegevens aanbestedende dienst 5 1.8 Informatie over verplichtingen inschrijvers 6 2 Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden 7 2.1 Technische omschrijving 7 2.2 Uitvoeringsbepalingen 7 3 Geschiktheid en gunningsprocedure 8 3.1 Algemeen 8 3.2 Uitsluitingsgronden 8 3.3 Geschiktheidseisen 9 3.3.1 Financiële en economische draagkracht 9 3.3.2 Technische bekwaamheid 9 3.4 Gunningscriteria 11 3.4.1 Prijs 12 3.4.2 Kwaliteit 12 3.4.3 Gunning 14 4 Wijze van inschrijven en in te dienen documenten 15 4.1Algemeen 15 4.2Inschrijvingsopbouw en voorwaarden 16 4.3Indeling van de inschrijving 16 4.4Indiening van de inschrijving 17 4.5Indiening van het proefmodel als onderdeel van de inschrijving 17 5 Aanbestedingskader 18 5.1Procedure 18 5.2Inlichtingen 18 5.3Inschrijving 18 5.4Aanbesteding 19 5.5Beoordeling en gunning 19 5.6Niet gunnen 19 5.7Gelijke stand 19 5.8Rechtsbescherming 19 Pagina 2 van 20

5.9Bankgarantie 20 5.10Inkoopvoorwaarden 20 5.11Klachtenregeling 20 De navolgende bijlagen maken onlosmakelijk deel uit van dit aanbestedingsdocument Bijlagen 1 Eigen verklaring 2 Akkoordverklaring bestek 1320 en par. 2.2 3 Referentieformulier 4 Inschrijfbiljet incl. inschrijfstaat 5 Model bankgarantie 6 Holdingverklaring Pagina 3 van 20

1 Inleiding 1.1 Algemeen Voor u ligt het aanbestedingsdocument Stoelen Stadsschouwburg Sittard-Geleen. In dit aanbestedingsdocument staan, naast de omschrijving van de uit te voeren opdracht, ook de procedure beschreven aan de hand waarvan de aanbesteding wordt uitgevoerd en aan welke voorwaarden de inschrijvers en inschrijvingen moeten voldoen. De gemeente Sittard-Geleen heeft ervoor gekozen om een Europese aanbesteding te doorlopen volgens de openbare procedure om op deze wijze te komen tot een overeenkomst voor het leveren, monteren en gebruiksklaar opleveren van de zaalstoelen ten behoeve van Stadsschouwburg Sittard-Geleen. 1.2 Doel van de aanbesteding Het doel van de gemeente is om een leverancier te contracteren, die het beste voldoet aan het gestelde in dit aanbestedingsdocument en de daarbij behorende bijlagen. Met deze leverancier wordt een overeenkomst aangegaan. Deze overeenkomst bestaat uit dit aanbestedingsdocument, de nota van inlichtingen, de inschrijving en een verslag van een eventueel te houden verificatiegesprek. 1.3 Leeswijzer Het aanbestedingsdocument is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk twee beschrijft de inhoudelijke aspecten van de overeenkomst. In hoofdstuk drie wordt ingegaan op de eisen aan de inschrijver en de gunningscriteria. Hoofdstuk vier omschrijft op welke wijze de inschrijving moet worden ingediend en welke documenten moeten worden toegevoegd. In hoofdstuk vijf wordt vervolgens ingegaan op de aanbestedingsprocedure. Als onderdeel van dit aanbestedingsdocument worden er ook diverse bijlagen ter beschikking gesteld. 1.4 Opmerkingen naar aanleiding van het aanbestedingsdocument Dit aanbestedingsdocument is met zorg samengesteld. Als u toch onjuistheden, gebreken of onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument, haar bijlagen of de aanbestedingsprocedure tegenkomt, verzoeken wij u om dit direct aan de contactpersoon van de gemeente met betrekking tot deze aanbesteding, te laten weten. Tekortkomingen die na het indienen van een inschrijving naar voren komen kunnen de gemeente niet worden aangerekend. Door in te schrijven conformeert u zich aan de inhoud van het aanbestedingsdocument, haar bijlagen en de procedure. Pagina 4 van 20

1.5 Geheimhouding Alle in het kader van deze aanbesteding door de gemeente verstrekte informatie zal vertrouwelijk behandeld worden. De gegevens worden enkel gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Alle inschrijvingen wordt na ontvangst eigendom van de gemeente en zullen vertrouwelijk behandeld worden. 1.6 Planning De volgende concept planning wordt gehanteerd, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden: Activiteit Datum Tijd Publicatie aanbesteding 3 januari 2014 - schouw 10 januari 2014 10.00-12.00 uur Mogelijkheid voor het stellen van vragen 17 januari 2014 16.00 uur Geplande publicatie laatste nota van 7 februari 2014 inlichtingen Uiterste datum voor het indienen van een 14 februari 2014 12.00 uur inschrijving Geplande datum verzending gunningsbesluit 19 februari 2014 Geplande datum definitieve gunning 12 maart 2014 Start uitvoering overeenkomst 13 maart 2014 1.7 Gegevens aanbestedende dienst Contactgegevens Contactadres Gemeente Sittard-Geleen Mariëlle Smeets Postbus 18 6130 AA Sittard Bezoekadres Gemeente Sittard-Geleen Hub Dassenplein 1 6131 LB Sittard inkoop@sittard-geleen.nl Voor deze aanbesteding is een inkoopteam samengesteld. Deze bestaat uit een vertegenwoordiging vanuit de gemeente en Unit inkoopservices. Het is niet toegestaan om contact op te nemen met iemand anders binnen de gemeente dan de contactpersoon die hierboven vermeld staat. Pagina 5 van 20

Alle correspondentie met betrekking tot deze aanbesteding, waaronder vragen over de inhoud van dit aanbestedingsdocument, worden uitsluitend via e-mail inkoop@sittard-geleen.nl gesteld aan de gemeente. 1.8 Informatie over verplichtingen inschrijvers Voor informatie over de verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van deze overeenkomst van toepassing zijn, wordt u verwezen naar: Belastingen: de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl Milieubescherming: Ministerie van Infrastructuur en Milieu, www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm Arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw Van de inschrijvers wordt verwacht dat zij zich op de hoogte hebben gesteld van bovengenoemde bepalingen en dat zij rekening houden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd. Pagina 6 van 20

2 Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden 2.1 Technische omschrijving Zie bijlage bestek 1320 en bijbehorende tekeningen. Door het ondertekenen van de akkoordverklaring bestek 1320 en par. 2.2 (bijlage 2) gaat u akkoord met de in het bestek 1320 en de in par. 2.2 uitvoeringsbepalingen vermelde eisen. 2.2 Uitvoeringsbepalingen Planning Demontage van de stoelen van 6 juni tot 18 juni Montage van 1 september tot 15 september 2014 Oplevering: 15 september 2014 Nederlandse taal Alle leidinggevenden betrokken bij de werkzaamheden op locatie de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate beheersen voor zover van belang voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Facturatie Facturering geschiedt als volgt: - 25% bij opdrachtverlening - 40% naar stand van het werk (levering en montage) - 30% bij oplevering - 5% bij afhandeling restpunten Responstijd Bij problemen dient er binnen 48 uur een reactie te komen met een voorstel hoe het probleem op te lossen. Boete Indien geen tijdige oplevering plaatsvindt, dan krijgt u een boete van 20.000,- per gemiste voorstellingsdag. Pagina 7 van 20

3 Geschiktheid en gunningsprocedure 3.1 Algemeen Om in aanmerking te kunnen komen voor de gunning van de overeenkomst voldoet u aan het gestelde in dit aanbestedingsdocument en zijn er geen uitsluitingsgronden op u van toepassing. Daarnaast moet u voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen. Vervolgens wordt uw inschrijving beoordeeld op prijs en kwalitatieve criteria. Om de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden wordt in deze aanbesteding één eigen verklaring gevraagd. In deze eigen verklaring geeft de inschrijver aan te voldoen aan het gestelde in paragraaf 3.2 en 3.3. Slechts aan de inschrijver met de economisch meest voordelige aanbieding worden de bewijsstukken opgevraagd. Deze bewijsstukken worden uiterlijk 7 dagen na het verzoek door de gemeente ontvangen. De eigen verklaring en de inschrijving wordt ondertekend door een persoon die de onderneming rechtsgeldig vertegenwoordigt, dit moet blijken uit de kopie van het uittreksel uit het beroeps- of handelsregister, dat op het eerder genoemde verzoek van de gemeente moet worden overlegd. Wanneer de onderneming niet verplicht is ingeschreven te staan bij het beroeps- of handelsregister of dat uit het uittreksel niet blijkt wie de onderneming vertegenwoordigt, overlegd de inschrijver een verklaring of volmacht waaruit blijkt wie de onderneming bij inschrijving vertegenwoordigt. 3.2 Uitsluitingsgronden Er zijn voor u geen uitsluitingsgronden als bedoeld in lid 2 en 3 van de eigen verklaring van toepassing. In deze eigen verklaring zijn enkel de uitsluitingsgronden aangegeven die door de gemeente relevant worden gezien voor de uitvoering van deze opdracht. Van de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving wordt gevraagd de volgende documenten als bewijsstuk te overleggen: - een kopie van het uitreksel uit het beroeps- of handelsregister (deze kopie is niet ouder dan zes maanden gerekend vanaf de aanbestedingsdatum); - een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan twee jaar (indien de gegadigde of inschrijver hier nog niet over beschikt volstaat een Verklaring omtrent het Gedrag, mits deze niet ouder is dan 1 jaar); - een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving, niet ouder is dan zes maanden; Pagina 8 van 20

3.3 Geschiktheidseisen Wanneer u kunt verklaren dat er geen uitsluitingsgronden op uw onderneming van toepassing zijn, wordt door middel van de geschiktheidseisen onderzocht of uw onderneming geschikt is om de overeenkomst uit te voeren. Dit wordt getoetst op basis van de volgende onderdelen: - Financiële en economische draagkracht; - Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid; In onderstaande paragrafen zijn bovengenoemde criteria verder uitgewerkt en staat beschreven hoe u aan kunt tonen geschikt te zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. 3.3.1 Financiële en economische draagkracht Uw onderneming beschikt voor de uitvoering van de overeenkomst over voldoende financiële en economische draagkracht. Dit verklaart u in eerste instantie door het invullen en ondertekenen van de uniforme eigen verklaring. De inschrijver dient bij opdrachtverstrekking te beschikken over de volgende verzekeringen: de productaansprakelijkheidsverzekering, de beroepsaansprakelijkheidsverzekering en de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering Inschrijver dient over een adequate dekking te beschikken die overeenstemt met minimaal de hoogte van de aanneemsom van deze aanbesteding. Indien de inschrijver hier niet aan kan voldoen dient een verklaring toegevoegd te worden waarin aangegeven wordt in geval van gunning van de opdracht de dekking voor bovengenoemde verzekeringen te verhogen. Van de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving wordt bij het voorgenomen gunningsbesluit gevraagd een kopie van een geldige polis van de gevraagde verzekeringen als bewijsstuk te overleggen of een verklaring van een verzekeringsmaatschappij, waarin de dekking is aangegeven en de polis(sen) mag/mogen niet ouder zijn dan 12 maanden te rekenen vanaf sluitingsdatum van de inschrijving. 3.3.2 Technische bekwaamheid Uw onderneming beschikt over voldoende technische kennis en kunde om de overeenkomst uit te kunnen voeren. Dit verklaart u in eerste instantie door het invullen en ondertekenen van de uniforme eigen verklaring. Bij de inschrijver met de economisch Pagina 9 van 20

meest voordelige inschrijving worden de navolgende bewijsstukken opgevraagd. Alleen van de referenties dient de inschrijver ter bewijs bijgevoegde bijlage 3 volledig ingevuld en ondertekend in te dienen bij de inschrijving, op straffe van uitsluiting. Referenties Uw onderneming heeft in de laatste drie jaar een opdracht uitgevoerd en opgeleverd waarin de volgende competenties van toepassing zijn: Kennis van en ervaring met het produceren van een 500-tal (of meer) gelijkvormige stoelen. Kennis van en ervaring met montagewerkzaamheden t.b.v. zaalstoelen op een schuine vloer in een theater of schouwburg. Kennis van en ervaring met het produceren van verrolssets. Per kerncompetentie dient 1 afgeronde referentieopdracht te worden overlegd. Indien 2 kerncompetenties binnen 1 afgeronde referentieopdracht zijn uitgevoerd, kan worden volstaan met het overleggen van 2 referentieopdrachten waarbinnen in totaal alle 3 kerncompetenties zijn uitgevoerd. Indien 3 kerncompetenties binnen 1 afgeronde referentieopdracht zijn uitgevoerd, kan worden volstaan met het overleggen van 1 referentieopdracht waarbinnen in totaal alle 3 kerncompetenties zijn uitgevoerd. De volgende aspecten dienen per referentie opgegeven te worden en zullen, met uitzondering van aspect 1 en 2, voor de inschrijving worden beoordeeld: 1 Naam van de instantie. 2 Beknopte beschrijving 3 kerncompetenties 4 Aanneemsom. 5 ondertekende verklaring opdrachtgever van de ingediende referentieopdracht waarin staat dat de opdracht binnen het budget en de gestelde tijd is gerealiseerd. 6 Contactpersoon van de opdrachtgever. 7 Omvang van de opdracht. 8 (Evt. uitloop op geplande) opleverdatum. De gemeente behoudt zich het recht toe om zonder uw tussenkomst contact op te nemen met de opdrachtgever van de door u ingediende referentie. Kwaliteitsmanagement Uw onderneming heeft een vastgelegd en gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem (bijvoorbeeld ISO 9001 of gelijkwaardig), dat periodiek door een geaccrediteerde Pagina 10 van 20

instelling wordt getoetst. Van de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving wordt gevraagd een kopie van het betreffende certificaat te overleggen. Tevens worden andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsborging aanvaard. Milieumanagement Uw onderneming heeft een vastgelegd en gecertificeerd milieuzorgsysteem (bijvoorbeeld ISO 14001 of gelijkwaardig), dat periodiek door een geaccrediteerde instelling wordt getoetst. Van de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving wordt gevraagd een kopie van het betreffende certificaat te overleggen of een omschrijving waarin de inschrijver omschrijft hoe deze op een andere wijze een duurzaamheidsbeleid voert. Personeel en capaciteit Uw onderneming beschikt over voldoende capaciteit en personeel om de werkzaamheden uit te voeren zoals omschreven in deze aanbesteding. Van de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving wordt gevraagd een eigen verklaring te overleggen betreffende over voldoende capaciteit en personeel te beschikken om de werkzaamheden uit te voeren zoals omschreven in deze aanbesteding per afdeling. In deze verklaring wordt ook opgenomen een beschrijving van de in te zetten technische/service dienst en de gegarandeerde responsetijden in geval van storing en de opleiding van de personeelsleden betrokken bij de werkzaamheden. Verder verklaart de inschrijver in deze verklaring dat de door de leverancier aangewezen projectleider voor de werkzaamheden zoals omschreven in deze aanbesteding niet zonder toestemming van de opdrachtgever zal worden vervangen. 3.4 Gunningscriteria Nadat er uit de inschrijving is gebleken dat er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn, de inschrijver voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen en hetgeen is opgenomen in dit aanbestedingsdocument zal de inschrijving verder beoordeeld worden. De beoordeling vindt plaats op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Voor elk (sub)gunningscriterium worden punten toegekend. Pagina 11 van 20

Criterium Subcriterium Te behalen punten Prijs Totaalprijs 50 punten Kwaliteit Esthetische aspecten 20 punten TOTAAL Comfort Gebruiksvriendelijkheid verrolsets Eenvoud uitwisselen onderdelen 10 punten 10 punten 10 punten 100 punten 3.4.1 Prijs De prijs wordt beoordeeld op basis van het ingevulde inschrijfbiljet. De prijs wordt als volgt gewogen: - De aanneemsom wordt als uitgangspunt gehanteerd. - De bedragen op de inschrijfbiljetten worden vergeleken. De laagste prijs krijgt 50 punten, van de overige aanbiedingen wordt bepaald hoeveel procent ze afwijken van de laagste aanbieding (percentage wordt bepaald over het laagste bedrag). Per procentpunt worden 2 punten afgetrokken. Een aanbieding die 25% (of meer) duurder is dan de goedkoopste, krijgt 0 punten voor prijs. Bijvoorbeeld: Inschrijver B is de aanbieder met de laagste aanneemsom. Inschrijver A is 8% duurder dan inschrijver B. Inschrijver B krijgt 50 punten voor prijs, inschrijver A krijgt 34 punten voor prijs. 3.4.2 Kwaliteit Per subgunningscriterium is een bepaald aantal punten te behalen. Per onderdeel is het aantal punten dat u kunt verdienen vermeld. In totaal zijn max. 50 punten te behalen. Esthetische aspecten Voor het onderdeel esthische aspecten zijn maximaal 20 punten te behalen. 4 Uitstraling gelijk huidige stoel 2 Vormgeving zitting 2 Vormgeving rugleuning 4 Vormgeving armleuning 2 Kleur stoffering Pagina 12 van 20

2 Kleur houten delen 4 Alle gehele afwerking stoffering Comfort Voor het onderdeel comfort zijn maximaal 10 punten te behalen. 2 Comfort armleuningen 2 Voldoet aan huidige maten 2 Zittingshoek 6 grd 2 Lumbaalsteun 160 mm boven zitvlak 2 Ronding lumbaalsteun 210 grd Gebruiksvriendelijkheid verrolsets Voor het onderdeel gebruiksvriendelijkheid verrolsets zijn maximaal 10 punten te behalen. 2 Vergrendelen 2 Ontgrendelen 2 Verrijdbaarheid 2 Positioneren 1 Stroefheid t.o.v. vloer 1 Gewicht Eenvoud uitwisselen onderdelen Voor het onderdeel eenvoud uitwisselen onderdelen zijn maximaal 10 punten te behalen. Zaalstoelen 2 zitting 1 rug 1 armleuning 1 stoelpoten Verrolsets 1 zitting 1 rug 1 armleuning 1 Stoelpoten 1 onderstel Pagina 13 van 20

3.4.3 Gunning De Inschrijver die de hoogste totaalscore heeft behaald voor alle subcriteria gezamenlijk (prijs en kwaliteit) is de Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving. Aan deze Inschrijver wordt de Opdracht gegund. Pagina 14 van 20

4 Wijze van inschrijven en in te dienen documenten 4.1Algemeen Een inschrijver kan inschrijven als zelfstandige of natuurlijk rechtspersoon of een combinatie van natuurlijke en/of rechtspersonen. Daarnaast is het toegestaan om in te schrijven met onderaannemers en kan er beroep worden gedaan op de technische bekwaamheid of financiële- en economische draagkracht van deze onderaannemers. Dit alles wordt door de inschrijvers aangegeven in de Eigen Verklaring. Algemene eisen Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan slechts eenmaal, al dan niet in combinatie met andere natuurlijke personen of rechtspersonen, inschrijven. Het is niet toegestaan om met meerdere ondernemingen binnen dezelfde holding- of moederbedrijf in te schrijven. Zelfstandig inschrijven Een inschrijver kan zelfstandig inschrijven. In dit geval gelden er naast de hierboven beschreven algemene eisen geen andere bepalingen. Inschrijven in combinatie In het geval van inschrijving in combinatie gelden de volgende bepalingen: De combinatie geeft duidelijk aan welke werkzaamheden door welke leden van de combinatie worden uitgevoerd. Daarnaast moet blijken wie binnen de combinatie het aanspreekpunt (penvoerder) voor de gemeente is. Indien de overeenkomst aan de combinatie zal worden gegund zijn alle combinanten hoofdelijk aansprakelijk. Het vormen van nieuwe combinaties of het wijzigen in bestaande combinaties is na inschrijving niet meer mogelijk. Inschrijving met onderaanneming Wanneer er wordt ingeschreven met een onderaannemer waarbij de inschrijver een beroep doet op de technische bekwaamheid en/of de financieel economische draagkracht van de onderaannemer gelden de volgende bepalingen: Bij inschrijving wordt op de Eigen Verklaring vermeld op welke onderaannemers of derden een beroep wordt gedaan. Wanneer de gemeente het voornemen heeft de opdracht aan deze inschrijver te gunnen moet de inschrijver aantonen dat hij tijdens de uitvoering van de Pagina 15 van 20

werkzaamheden ook daadwerkelijk kan beschikken over de onderaannemer en zijn middelen. Inschrijven vanuit een holding Wanneer er wordt ingeschreven vanuit een holding mag geen ander bedrijf uit diezelfde holding (of de holding zelf) inschrijven. Wanneer de jaarrekening van de inschrijver geconsolideerd is moet de holding zich volledig en onvoorwaardelijk garant stellen voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien. Van de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving wordt gevraagd de verklaring die als bijlage 6 bij dit aanbestedingsdocument is gevoegd door de holdingmaatschappij in te laten vullen en te laten ondertekenen. 4.2Inschrijvingsopbouw en voorwaarden De inschrijving moet volledig zijn en voldoen aan wat er door de gemeente wordt gevraagd. Aan de inschrijving worden de volgende voorwaarden gesteld: alle gevraagde informatie wordt in de inschrijving opgenomen; de inschrijving voldoet aan de gestelde eisen; er zijn geen voorwaarden of voorbehouden verbonden aan de inschrijving; de inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld; de inschrijving heeft een gestandsdoeningstermijn van minimaal drie maanden na aanbestedingsdatum; varianten zijn niet toegestaan; De gemeente stelt geen vergoeding beschikbaar aan de inschrijvers voor het opstellen en indienen van een inschrijving; de inschrijving wordt ondertekend door een vertegenwoordiger van de onderneming die hiervoor bevoegd of gemachtigd is. 4.3Indeling van de inschrijving De inschrijving voldoet aan hetgeen door de gemeente wordt gevraagd. De inschrijving bevat de volgende documenten: Omschrijving Tabbladnummer Aanbiedingsbrief Voor tabblad 1 Ingevulde en ondertekende Eigen Verklaring 1 Akkoordverklaring bestek 1320 en par. 2.2 2 Referentieformulier 3 Inschrijfbiljet + prijzenblad (toevoegen in gesloten enveloppe) 4 Pagina 16 van 20

4.4Indiening van de inschrijving De inschrijving levert u zowel op papier als digitaal aan in een gesloten verpakking. Aan de buitenzijde van de verpakking vermeldt u: Stoelen schouwburg Sittard-Geleen, niet openen voor 14 februari 2014, 12.00 uur. Als er verschil bestaat tussen de papieren en de digitale versie is de papieren versie leidend. Het inschrijfbiljet + prijzenblad wordt in een aparte in de verpakking ingesloten dichtgeplakte enveloppe aangereikt. Het inschrijfbiljet wordt niet via de digitale gegevensdrager aangereikt. De papieren versie moet aan de volgende voorwaarden voldoen: een origineel exemplaar in A4 formaat, kopieerbaar; De digitale inschrijving moet aan de volgende voorwaarden voldoen: aangeleverd op USB-stick; ondertekende verklaringen in pdf-format overige teksten en documenten in een algemeen toegankelijk format. 4.5Indiening van het proefmodel als onderdeel van de inschrijving Het proefmodel dient uiterlijk vrijdag 14 februari 2014, 12.00 uur afgeleverd te worden bij de Stadsschouwburg te Sittard, Mgr. Claessensstraat 2, 6131 AJ Sittard. Na telefonisch overleg zal worden afgestemd wanneer het proefmodel weer kan worden opgehaald. Pagina 17 van 20

5 Aanbestedingskader 5.1Procedure De aanbestedingsprocedure vindt plaats met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 (1 november 2012, Staatsblad 2012, 542). Deze wet ziet toe op een hernieuwde implementatie van de Europese Richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG alsmede de Rechtsbeschermingsrichtlijnen (2007/66/EG), ter bevordering van de uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en naleving van het aanbestedingsrecht. De gemeente heeft ervoor gekozen om het project Europees openbaar aan te besteden. 5.2Inlichtingen Alle inschrijvers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen en/of opmerkingen kunnen alleen middels e-mail via inkoop@sittard-geleen.nl worden ingediend bij de gemeente. Wanneer u gebruik maakt van de mogelijkheid tot het stellen van vragen, dient dit te geschieden in een word document met de volgende tabel indeling: Blz. Par. Onderwerp Vraag Alleen vragen die voor 17 januari 2014, 16.00 uur zijn ingediend, worden meegenomen in de nota van inlichtingen. De gemeente wil de laatste nota uiterlijk 7 februari 2014 publiceren op TenderNed. Schouw De inschrijvers hebben de mogelijkheid om de schouwburg te schouwen. U kunt zich hiervoor aanmelden via inkoop@sittard-geleen.nl uiterlijk 9 januari 2014, 15.00 uur. De schouw staat gepland op 10 januari 2014 van 10.00 tot 12.00 uur. Het is niet toegestaan om tijdens de schouw vragen te stellen. Vragen worden enkel via de nota van inlichtingen beantwoord. 5.3Inschrijving De inschrijving is uiterlijk 14 februari 2014, 12.00 uur ter attentie van Mariëlle Smeets ontvangen door de gemeente op het in hoofdstuk 1 vermelde adres. Bij persoonlijke bezorging wordt een ontvangstbewijs overhandigd. Inschrijvingen per fax of e-mail zijn niet toegestaan. Het risico van (post)vertraging en bezorging ligt geheel bij de inschrijver. De inschrijver heeft de mogelijkheid om zijn inschrijving in te trekken tot het moment van aanbesteding. Hiervoor dient hij een duidelijk ondertekende verklaring in. Pagina 18 van 20

5.4Aanbesteding De aanbesteding vindt plaats op het gemeentehuis van de gemeente Sittard-Geleen. Er vindt geen openbare aanbestedingszitting plaats. De inschrijvers ontvangen op zo kort mogelijke termijn na aanbesteding een proces verbaal van aanbesteding. 5.5Beoordeling en gunning De beoordeling van de inschrijvingen wordt uitgevoerd door een van tevoren vastgesteld inkoopteam. Op basis van het door het inkoopteam opgesteld gunningsadvies neemt de gemeente een gunningsbesluit. Het gunningsbesluit zal aan alle inschrijvers bekend gemaakt worden. 5.6Niet gunnen De gemeente is niet verplicht de overeenkomst te gunnen. De gemeente neemt een dergelijk besluit bij hoge uitzondering. Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van gemaakte kosten of van geleden schade. 5.7Gelijke stand Wanneer twee of meer inschrijvers exact dezelfde eindscore hebben behaald en om die reden voor gunning van de overeenkomst in aanmerking komen, wordt de overeenkomst gegund aan de inschrijver (met de hoogste score) op het onderdeel prijs. Wanneer er daarna nog twee of meer inschrijvers voor gunning van de overeenkomst in aanmerking komen bepaalt het lot aan wie van hen de overeenkomst wordt gegund. De betreffende inschrijvers worden tijdig op de hoogte gesteld dat er een loting plaatsvindt, waar en wanneer deze plaatsvindt en door wie de loting wordt voltrokken. De betreffende inschrijvers zijn bevoegd daarbij in persoon of bij gemachtigde aanwezig te zijn. 5.8Rechtsbescherming Inschrijvers die niet in aanmerking komen voor gunning van de overeenkomst ontvangen een motivatie van de redenen tot afwijzing. De gemeente hanteert een periode van twintig dagen vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de inschrijvers totdat de overeenkomst definitief wordt gegund. Als binnen die termijn een kort geding tegen de gunningsbeslissing aanhangig is gemaakt, wordt in eerste beginsel de definitieve overeenkomst, in afwachting van de uitspraak van de rechter, opgeschort. Indien de inschrijver niet binnen deze termijn een kort geding aanhangig maakt, dan wordt geacht dat de inschrijver afstand heeft gedaan van dit recht en is de inschrijver niet-ontvankelijk in zijn vorderingen, wanneer de inschrijver alsnog een kort geding aanhangig maakt. Pagina 19 van 20

Op deze aanbesteding is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze aanbesteding worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg. 5.9Bankgarantie Van de uiteindelijke opdrachtnemer wordt een bankgarantie verlangd ter grootte van 5% van de inschrijfsom excl. BTW). In bijlage 5 is een model bankgarantie toegevoegd. De opdrachtnemer dient zo spoedig mogelijk na opdracht doch uiterlijk 30 werkdagen na opdrachtverstrekking deze bankgarantie ten genoegen van de opdrachtgever te stellen. 5.10Inkoopvoorwaarden Op de uiteindelijke opdrachtverlening zullen de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Sittard-Geleen van toepassing zijn. Deze voorwaarden kunt u inzien op de gemeentelijke website www.sittard-geleen.nl Op uw verzoek zal onverwijld een exemplaar ter beschikking worden gesteld. De in dit offerteverzoek specifiek beschreven voorwaarden hebben voorrang op de in de Algemene inkoopvoorwaarden opgenomen voorwaarden. Wij wijzen hierbij de algemene voorwaarden van opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand. 5.11Klachtenregeling De gemeente stelt geen eigen klachtenmeldpunt in. Ondernemers die desondanks een klacht willen indienen, kunnen zich wenden tot de Nationale Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts (www.commissievanaanbestedingsexperts.nl). Pagina 20 van 20