DRAFT Gedetailleerd Programma Van Eisen voor DMT architecten 19 december 2016 Concepten deels gebaseerd op Nota Great Place to Work Nota fitte huisvesting Website Vlaanderen https://overheid.vlaanderen.be/het-nieuwe-werken-hnw Inleiding (zie nota fitte huisvesting) Huidige situatie : werkplekken zonder duidelijk concept of kader / sterk dienst- en hiërarchie gebonden / door vele herinrichtingen en aanvullingen geen eenvormig concept of look / niet sfeervol, niet gezellig / overaanbod en onderaanbod van bepaalde soorten werkplekken / onderbenutting van werkplekken (frequente leegstand) /. Toekomstig : dynamisch concept / divers aanbod ovv werkplekcatalogus ipv one size fits all / functioneel en activiteitsgerelateerd : je voert je werk uit op de plek die er het best bij past Wie zit waar? We willen proberen (MT+ 12/12 en CBS 13/12) om alle administratieve diensten te huisvesten in het AC op het binnenplein. Het AC wordt in dit scenario een soort moederschip waar iedereen zijnhaar werkplaats heeft, maar er is mogelijkheid tot uitwijken voor vergaderingen, voor extra stille ruimtes of overlegruimtes in de omliggende gebouwen (Laarstraat, oud gemeentehuis, Kozze, sporthal, ). Ook thuiswerken is uiteraard een mogelijkheid. Concreet wil dit zeggen dat we volgende diensten willen huisvesten in het AC : College, decretale graden en dienst projecten (11) Financiën, Personeelsdienst en Interne Organisatie (34) Leefomgeving (16) Sport-jeugd (9) Leven (8) Welzijn (20) Cultuur (3) Kind (5) Klantcontactcenter (8)
Wie zit bij elkaar? Welke diensten willen we in elkaars nabijheid? College, decretale graden en dienst projecten (11) Financiën, Personeelsdienst en Interne Organisatie (34) Leefomgeving (16) Sport-jeugd (9) Kind (5) Cultuur + bib (3 cultuur +3 extra werkplekken voor bib-personeel) Welzijn (20) Leven (8) Klantcontactcenter (8) Publieksruimtes (zie overzicht onderaan) Welke ruimte is ter beschikking? AC gemeente, Binnenplein 1 Niet : bibliotheek glvl Wel : burelen cultuur op +1 bib Wel : leeszaal bib, in een flexibele, multifunctionele bestemming (dwz de ruimte met behouden blijven als leeszaal bib maar mag desgevallend ook aanvullende compatibele functies krijgen) Niet : bijbouwen boven, aan of naast het huidige gebouw Niet : vide bibliotheek dichtmaken Niet : vide plateaus op +1 of +2 dichtmaken Grote vergaderingen (cfr Gemeenteraad) en/of ceremoniële activiteiten (trouw, recepties, ) mogen verhuisd worden naar een andere locatie / ander gebouw Welke plekken zijn er nodig? Voor gedetailleerde beschrijving & parameters : zie https://overheid.vlaanderen.be/werkplekcatalogus
Basis werkplekken : Open eiland plek De open eilandwerkplek is een veelzijdige werkplek en kan op verschillende manieren gebruikt worden: als aanlandplek, als werkplek in een teamzone (met veel interactie en communicatie), of als een werkpost in een stiltezone. Maar meestal faciliteert deze basiswerkplek het dagdagelijks (semigeconcentreerd) werk en is per 2, 4 of 6 werkplekken (desks) geclusterd, waardoor steeds een hoge mate van kennisdeling mogelijk is. Deze werkplekken zijn bedoeld om werk langer dan 2 uur te faciliteren; zowel desk als bureaustoel zijn dan ook ergonomisch en in hoogte verstelbaar. Afgeschermde werkplek De implementatie van de afgeschermde werkplek speelt in op de noodzaak om naast samenwerking en dialoog ook te kunnen inzetten op geconcentreerd werk in de open kantooromgeving. De werkplekken worden voorzien in verschillende vormen, maar worden allen voorzien van halfhoge wanden die zowel visueel als akoestisch moeten afschermen, maar niet geheel afgesloten zijn. Ze kunnen eveneens geclusterd per 2 of 4 afgeschermde werkplekken worden aangeboden. Bedoeld voor Bureauwerk waarvoor een gemiddelde tot sterke concentratie nodig is. Activiteiten waarin onderling contact en afstemming minder van belang is. Er kan rustig en met gemiddelde frequentie getelefoneerd worden, in de mate dat dit niet storend is voor de andere medewerkers.
Aanvullende werkplekken Touchdown werkplek (staand en zittend) Deze werkplekken, ook wel eens touch down-werkplekken genoemd, zijn bedoeld om kortstondig werk te faciliteren, bijvoorbeeld in afwachting van of aansluiting op een gepland overleg, checken van mail, lezen van een document. Ze bestaan in verschillende varianten, maar worden meestal aangeboden als een rij van werkplekken met beperkte breedte, om het kortdurend en dynamisch karakter te accentueren. Deze werkplekken worden zowel staand als zittend aangeboden. Stille ruimte (concentratie cockpit) Voor complete privacy en concentratie kan gebruik gemaakt worden van de afgesloten concentratiecockpit, om ongestoord te werken. De ruimte is ook bedoeld voor het voeren van telefoongesprekken waarbij men de anderen niet wil storen of voor telefoongesprekken met een meer confidentieel karakter. De uitrusting van een concentratiecockpit moet aan dezelfde criteria voldoen als de open (eiland)werkplekken, indien de cockpit meer dan 2 uur per dag door dezelfde persoon gebruikt wordt. Kan ook worden gebruikt voor kort / klein overleg. Lounge werkplek
De lounge werkplek is een sofa-achtige werkplek die telkens kort overleg tussen 2 à 3 personen in de open kantooromgeving faciliteert. Deze samenwerkplek is voorzien van halfhoge wanden die zowel visueel als akoestisch afschermen, maar niet geheel afgesloten zijn. Kan ook gebruikt worden als Touch down werkplek Concentratiewerkplek Klein overleg, informeel overleg Ruimte voor virtueel vergaderen Belplek Publiek Onthaalbalie / snelbalie Dit is het algemene onthaal van gemeente en OCMW Zwijndrecht, waaraan tevens de snelbaliefunctie is gekoppeld (voor het snel afleveren van bepaalde producten met beperkte wachttijd) Callcenter Dit is de plaats waar de telefoons op het algemeen nummer toekomen en gedispatched worden ; eveneens wordt de inkomende post op deze plek gescand en desgevallend verder verdeeld. Themabalie De gewone dienstverlening wordt afgehandeld aan de themabalies. Deze balies zijn zittend en bieden de mogelijkheid aan 2 personen (klanten/burgers) om te zitten. Spreekkamers Voor dienstverlening met langere duur en/of confidentieel of gevoelig karakter wordt gebruik gemaakt van spreekkamers, deze zijn afgesloten en bieden naast bureauruimte voor de medewerker ook zitplaats voor minimaal 2 personen. (NB 1 of enkele grotere spreekkamers zijn wellicht wenselijk).
Wachtruimte Er wordt quasi uitsluitend op afspraak gewerkt, voor de mensen die op hun afspraak wachten is een aangepaste ruimte vereist, met mogelijkheid een glas water te drinken, met een kinderhoekje, en met de schermen voor signalisatie en klantbegeleiding. Overleg Klein overleg Voor kort, klein overleg, in een aangepaste en afgesloten ruimte, tot 6 personen. Groot overleg Voor overleg 6 12 personen, mogelijkheid tot projecteren / beamen van presentaties, koffie en water etc. Grotere overlegruimten zijn zeker wenselijk, aar kunnen desgevallend ook op een andere locatie plaatsvinden. Overig Koffiehoek / informeel / zithoek / De koffiehoek is een onmisbare bouwblok in de HNW-kantooromgeving. Het is niet enkel bedoeld om een koffie te gaan halen of even te pauzeren, maar het is vooral een ontmoetingsplek, een zone van kruisbestuiving tussen verschillende afdelingen. De koffiehoek heeft, afhankelijk van de voorziene oppervlakte, vele gezichten. Sfeer en kleur dragen sterk bij aan het vooropgestelde (multifunctionele) gebruik. Het halen, consumeren (en eventueel bereiden) van warme /koude dranken en kleine snacks. Ontmoeting. Pauze. Kan ook gebruikt worden als Ankerpunt van de afdeling Aanlandplek Overleg/projectplek Afvalpunt
Servicehoek Het servicelokaal neemt het geluidsoverlast, specifiek door kantoorapparatuur, weg uit de kantooromgeving. Het is met andere woorden een ruimte voor print-, scan- en kopieerapparatuur; vanwege de emissies en geluids- en warmteproductie is het servicelokaal een aparte, goed geventileerde ruimte. Er zijn geen printers meer in de kantooromgeving, medewerkers moeten hun afdruk dus effectief gaan afhalen in het servicelokaal. Naast het akoestische voordeel zorgt deze oplossing dus ook voor een kleinere ecologische voetafdruk (medewerkers gaan minder afdrukken). Lockers Lockers zijn expliciet voorzien voor persoonlijke opslag. Dat kan gaan om een rugzak of trolley, over kantoorbenodigdheden tot persoonlijke werkdocumenten die niet thuishoren in het dynamisch afdelingsarchief. Logischerwijze worden de lockers in de nabijheid van de ingang van de verdieping voorzien, maar ze kunnen ook worden ingeplant als ankerpunt voor een bepaalde entiteit of afdeling. Kastruimte Paperless werken op kantoor is voorlopig nog een utopie, maar less paper is dat zeker niet. Het dynamisch archief, bij de Vlaamse overheid beperkt tot 3 lm/vte, betreft alle kasten met papieren (afdelings)archief in de open kantooromgeving. Het gaat concreet over de opslag van fysieke documenten die de medewerker quasi dagdagelijks nodig heeft. Door dit te voorzien op strategische plekken in de kantooromgeving, blijft de flexibiliteit van de werkplekken behouden. Welke bezetting is er? Hoe druk worden de werkplekken bezet : we bekijken een willekeurige week over de verschillende diensten. Hieruit blijkt dat de diensten zelden meer dan 80% bezet worden, en dan vooral wellicht op momenten van ofwel teamvergaderingen (die op een andere locatie kunnen doorgaan) ofwel drukke dienstverlening (waarbij er deels aan de balie wordt gezeten). Een verdeelsleutel van 80% (volwaardige werkplekken) / 20% (aanvullende werkplekken) is dus zeker verdedigbaar.
bezetting 10/okt 11/okt 12/okt 13/okt 14/okt van de. Financiën 5 5 4 5 5 7 personeel 6 10 7 11 9 11 Dior 11 13 12 11 8 16 leefomgeving 12 16 10 11 8 16 sport - jeugd (zonder toezichters) 7 8 6 7 5 9 leven 6 7 8 6 5 8 welzijn (incl sociale dienst) 12 17 11 15 12 20 kind (zonder begeleiders BKO) 4 3 2 2 1 5 klantcontactcenter (MR + onthaal 8 8 5 6 3 8 Projecten (ML en PS) 2 2 2 2 1 2 cultuur (excl OC en bib) 1 2 2 2 2 3 secr en fin beh 3 3 3 3 3 3 totaal 108 PERCENTAGES 10/okt 11/okt 12/okt 13/okt 14/okt van de Financiën 71 71 57 71 71 100 personeel 55 91 64 100 82 100 Dior 69 81 75 69 50 100 leefomgeving 75 100 63 69 50 100 sport - jeugd (zonder toezichters) 78 89 67 78 56 100 leven 75 88 100 75 63 100 welzijn (incl sociale dienst) 60 85 55 75 60 100 kind (zonder begeleiders BKO) 80 60 40 40 20 100 Klantcontactcenter (MR + onthaal) 100 100 63 75 38 100 Projecten (ML en PS) 100 100 100 100 50 100 cultuur (excl OC en bib) 33 67 67 67 67 100 secr en fin beh 100 100 100 100 100 100 Correcties : Voor de dienst cultuur voorzien we 3 extra werkplekken : dit is voor bib-personeel tijdens de backoffice uren dus op het totaal is dit +3 Voor de diensten leven en dienstverlening voorzien we gevoelig minder werkplekken : deze diensten functioneren tijdens openingsuren hoofdzakelijk aan de balies /lokketten, en ook tijdens sluitingsuren kunnen de balies en lokketten fungeren als werkplekken. We voorzien 5 werkplekken voor 8+8personeelsleden dus op het totaal is dit -11 Zes leden van het schepencollege extra geeft +6 Totaal voor de werkplekken wordt dan 108 + 3 11 +6 ofwel 106 werkplekken
Werkplekcatalogus en nodige aantallen : basis werkplekken (80%) hoeveel? 80% van totaal (106) ofwel 85 werkplekken open eilandplekken afgeschermde werkplekken aanvullende werkplekken (20%) touchdown werkplek stille ruimte lounge werkplek publieksfuncties balie onthaal / snelbalie callcenter themabalie spreekruimte wachtzaal 20% van totaal (106) ofwel 21 werkplekken Allemaal in de buurt van elkaar + in de buurt van Leven en KCC 2 onthaal 2 snelbalie 2 personen 12 (7 Leven, 2 omgeving, 1 VT, 2 Welzijn) 10 (enkele van verschillende groottes) 1 centraal op gelijkvloers overleg klein overleg (tot 6 pers.) 3 groot overleg (6-12 pers.) 2 overig koffiehoek / informeel / zithoek 1 per verdiep servicehoek 1 per verdiep lockers Op elk verdiep, 1 per persoon in totaal 120 1 per verdiep aan 2 lopende kastruimte (papier&dossiers levend archief) meter/personeelslid