Stichting Ayubowan Jaarrekening 2012 Stichting Ayubowan (ANBI) is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 41202801. Het secretariaat is gevestigd te Oldeberkoop en bereikbaar via de mail (info@ayubowan.org) 1
Inleiding Achterliggend treft u aan de jaarcijfers van Stichting Ayubowan. Het positief exploitatie resultaat is in belangrijke mate het gevolg van bijzondere baten. Hierdoor nemen, ondanks de lagere donaties, de beschikbare reserves toe. Stichting Ayubowan heeft zeer zeker niet als doelstelling haar reserves te vergroten. Het bestuur krijgt genoeg aanvragen voor financiële ondersteuning maar omdat goede onderbouwing vaak ontbreekt en/of mogelijke controle op gebruik moeilijker wordt, moeten steeds vaker zaken worden afgewezen. Het bestuur van de stichting is verplicht aan haar donateurs er op toe te zien dat de geschonken gelden ook daadwerkelijk besteed worden aan de doelgroepen en niet in verkeerde handen vallen. Ontbrekende gegevens omtrent de wijze van besteding en onzekerheid betreffende eerlijkheid van de aanvrager plaatsen het bestuur regelmatig voor een dilemma. Lagere eisen inzake besteding en besteder zou onherroepelijk inhouden minder zekerheid voor onze donateurs, De ingezette kostenbeheersing is inmiddels zichtbaar. Het overheadpercentage over 2012 is minder dan 5%, hetgeen inhoudt dat van elke euro slechts euro 0,05 opgaat aan kosten. Dat lage percentage wordt mede mogelijk gemaakt omdat bestuursleden geen enkele vergoeding krijgen voor hun werk en ook omdat zowel bestuursleden als vrijwilligers vaak afzien van het declareren van werkelijk gemaakte kosten. Pieter Beltman Februari 2013 Penningmeester Stichting Ayubowan In het achterliggende verslag zijn de schrijfouderbijdragen voor -Atchuvely en Karaveddy opgenomen in de cijfers van Jaffna -Pussewala en Kallady opgenomen in de cijfers van Mawadivembu 2
JAAROVERZICHT 2012 1 = 1,-- Balans 31-12-2012 vóór verwerking resultaat Bezittingen software 23,00 hardware 65,00 Liquiditeiten betaalrekeningen 1.799,56 spaarrekeningen 156.537,06 Reserves & Voorzieningen op naam van de stichting 104.671,03 op naam van tehuizen 13.216,20 A B C Vooruit ontvangen 11.155,00 D Nog te betalen 22.858,73 E Exploitatieresultaat 2012 6.523,66 158.424,62 158.424,62 Toelichting op de balans A Bezittingen Software Hardware balans 2011 108,-- 45,-- aanschaf 2012 23,-- -.- +/+ afschrijving 66,-- 22,-- -/- balans 2012 65,-- 23,-- 3
B. Liquiditeiten Stichting Ayubowan heeft betaalrekeningen bij ABNAMRO, Postbank en Rabobank (de rekening Rabobank zal beëindigd worden in 2013). Spaarrekeningen worden aangehouden bij ABNAMRO en POSTBANK. Ten behoeve van de bijdragen van schrijfouders wordt per tehuis een subrekening (betaal & spaar) aangehouden bij ABNAMRO. Specificatie van saldi per rekening staan vermeld op bijlage 1. C. Reserves & Voorzieningen De specificatie van deze balanspost staat vermeld op bijlage 2. De reserves van de tehuizen vinden hun oorsprong in ontvangen gelden die niet specifiek bedoeld waren voor een schrijfkind, alsmede de ontvangen bankrentes. Het aanwenden van dit soort reserves wordt bepaald door de contactpersoon van het desbetreffende tehuis in samenspraak met de schrijfouders. D. Vooruit ontvangen De acceptgiro s betreffende donaties 2013 werden medio december j.l. verzonden. Als gevolg hiervan ontving de stichting reeds een groot aantal bedragen met betrekking tot het boekjaar 2013. Eveneens werd om fiscale redenen in december jl. reeds een donatie ontvangen (Euro 5.000) welke een deelbetaling was voor een groot nog uit te voeren project in 2013. Ontvangen donaties 10.855,-- Ontvangsten Studiefonds 300,-- E. Nog te betalen Projecten die goedgekeurd worden door het hoofdbestuur worden direct in de boeken opgenomen als projecthulp versus een schuld. Betalingen komen dan ten laste van deze schuld. Voor deze werkwijze is gekozen omdat de Stichting met betrekking tot haar hulp geen toezeggingen wenst te doen die gefinancierd moeten worden uit toekomstige donaties. Bijdragen van schrijfouders worden 2x per jaar overgemaakt naar de tehuizen. Bijdragen die reeds gedaan zijn en welke doorbetaald worden bij de eerstvolgende betaling richting Sr lanka worden op de balans verantwoord als nog te betalen. Specificatie van de balanspost nog te betalen staat vermeld op bijlage 3. 4
1 = 1,-- Exploitatie 2012 staat van ontvangsten & uitgaven Donaties 1 Algemeen 22.898,06 tbv Studiefonds 5.063,08 tbv IT Projekten 250,00 tbv JvdPoll Fonds 60,00 Schrijfouders 2 bijdragen tbv individuele kind 109.069,43 bijdragen tbv tehuizen 16.495,72 Overige ontvangsten 3 Bankrentes 2.649,32 Affiliates en overigen 1.181,22 Projecthulp 4 inzake Algemeen 11.593,50 inzake IT projecten 1.200,00 inzake Studiefonds 8.900,00 inzake JvdPol Fonds 1.434,00 inzake bijdragen Schrijfouders 125.565,65 Afschrijvingen 88,00 5 kosten van 6 Bestuur 2.692,07 Secretariaat 446,85 Kwartaalblad 2.658,40 Contactgroepen 1.832,70 157.666,83 156.411,17 bijzondere baten 5.268,00 7 Exploitatieresultaat 2012 6.523,66 162.934,83 162.934,83 5
Toelichting op de Exploitatie 2012 1. Donaties Donaties zijn onderverdeeld naar voorkeur van de donateur. Indien geen voorkeur is aangegeven wordt de gift opgenomen als Algemeen. Voor bijzondere giften wordt verwezen naar de website van onze stichting. 2. Schrijfouders Bijdragen van schrijfouders kunnen gedaan zijn als een bedrage voor het individuele schrijfkind, maar ook als een gift voor het tehuis/convent dan wel een speciaal project voor het tehuis/convent. Een specificatie per tehuis/convent is opgenomen op bijlage 4. 3. Overige ontvangsten Een specificatie van de ontvangen bankrente per rekening staat op bijlage 4. Onder Affiliates en overigen zijn o.a. opgenomen de bedragen die ontvangen zijn inzake internet (affiliates). 4. Projecthulp Projecthulp is verantwoord per soort project. Een specificatie inzake Algemeen, Studiefonds en JvdPolL Fonds staan op bijlage 5. IT projecten zijn de gegeven financiële ondersteuning van de diverse tehuizen mbt de kosten van internetverbinding. Onder Schrijfouders zijn opgenomen de uitbetaling van de ontvangen bedragen (zie punt 2 van de exploitatierekening). 5. Afschrijvingen Kosten van afschrijving op hard- en software (post A van de balans). 6. Kosten De specificatie van deze kosten staat vermeld op bijlage 6. 7. Bijzondere baten Hieronder werden opgenomen: Euro 2.368,-- : de door de Airmiles organisatie teruggekochte airmiles. Euro 2.900,-- : in december 2011 werden een aantal projecten in Kalutera goedgekeurd en aanbesteed. Bij een bliksembezoek in januari 2012 bleek een onjuiste voorspiegeling van zaken waarna het bedrag werd teruggevorderd. 6
Toedeling Exploitatieresultaat 2012 en openingsbalans per 1/1-2013 Exploitatiereultaat 2012 Algemene reserve dotatie 4.685,18 Studiefonds donaties 2012 5.063,08 +/+ projecten 2012 8.900,00 -/- dotatie 5.000,00 +/+ 1.163,08 Scholtes / IT fonds donaties 2012 250,00 +/+ projecten 2012 1.200,00 -/- dotatie 1.000,00 +/+ 50,00 JvdPoll Opleidingsfonds donaties 2012 60,00 +/+ projecten 2012 1.434,60 -/- dotatie 2.000,00 +/+ 625,40 totaal 6.523,66 Balans per 1 januari 2013 Bezittingen 88,00 Liquiditeiten 158.336,62 Reserves & Voorzieningen Algemeen 80.329,22 Reis- en verblijffonds 3.746,70 Studiefonds 7.973,70 IT projecten 3.550,00 JvdPoll Fonds 15.595,07 totaal op naam stichting 111.194,69 op naam van tehuizen 13.216,20 Vooruit ontvangen 11.155,00 Nog te betalen 22.858,73 158.424,62 158.424,62 7
Jaaroverzicht 2012 bijlage 1 Specificatie saldi bankrekeningen per 31-12-2012 betaalrekening spaarrekening Postbank 199,72 11.100,00 Rabobank 693,88 ABNAMRO 421,15 115.500,00 sub-totaal 1.314,75 126.600,00 inz Badulla 45,50 4.296,58 inz Batticaloa 39,75 94,37 inz Gampola 29,10 1.592,44 inz Hanwella 25,85 2.050,00 inz Jaffna 33,92 1.900,00 inz Kalmunai 24,73 699,07 inz Kurukkalmadam 26,13 2.250,00 inz Kurunegala 34,80 1.040,00 inz Maggona 22,67 480,00 inz Maharagama 2,06 5.229,00 inz Matale 14,75 699,98 inz Mawadivembu 29,13 1.280,00 inz Nayakakanda 30,10 182,54 inz Negombo 11,68 2.100,00 inz Polgahawela 25,78 1.130,00 inz Wahacotte 23,16 1.230,00 inz Yatiyantota 33,20 3.480,10 inz Trichy (India) 32,50 202,98 sub-totaal 484,81 29.937,06 totaal 1.799,56 156.537,06 8
Jaaroverzicht 2012 bijlage 2 Specificatie Reserves & Voorzieningen Algemene (vrije) reserve 75.644,04 Reis- en verblijffonds (voorziening) 3.746,70 Scholtes / IT Fonds 3.500,00 JvdPoll Opleidingsfonds 14.969,67 Studiefinancieringsfonds 6.810,62 ten name van de stichting 104.671,03 vrije reserve/ Badulla 3.248,83 vrije reserve/ Batticaloa 69,12 vrije reserve/ Gampola 1.437,19 vrije reserve/ Hanwella 484,47 vrije reserve/ Jaffna 1.263,92 vrije reserve/ Kalmunai 142,98 vrije reserve/ Kurukkalmadam 956,89 vrije reserve/ Kurunegala 225,01 vrije reserve/ Maggona 198,56 vrije reserve/ Maharagama 928,74 vrije reserve/ Matale 172,97 vrije reserve/ Mawadivembu 194,63 vrije reserve/ Nayakakanda 107,64 vrije reserve/ Negombo 1.131,53 vrije reserve/ Polgahawela 117,78 vrije reserve/ Wahacotte 579,66 vrije reserve/ Yatiyantota 1.785,80 vrije reserve/ Trichy 170,48 ten name van tehuizen 13.216,20 totaal 117.887,23 9
Jaaroverzicht 2012 bijlage 3 Specificatie Nog te betalen project 12-02 Kalmunai 2de termijn 817,37 STF 010 Kotahena 2de/3de termijn 1.497,15 STF 011 Rotary Ja-Ela 2de/3de termijn 2.150,56 PFS 001 Maneesha resterende 3 termijnen 1.030,00 te betalen schrijfouderbijdragen aan tehuizen Badulla 1.093,25 Batticaloa 65,00 Gampola 184,35 Hanwella 1.591,38 Jaffna 670,00 Kalmunai 723,80 Kurukkalmadam 1.319,24 Kurunegala 849,79 Maggona 304,11 Maharagama 4.302,32 Matale 556,76 Mawadivembu 1.114,50 Nayakakanda 105,00 Negombo 980,15 Polgawela 1.038,00 Wahacotta 673,50 Yatiyantota 1.727,50 Trichy 65,00 17.363,65 totaal 22.858,73 Project 2012-02 In het tehuis in Kalmunai werd door Stichting Ayubowan de watervoorziening aangepast middels het slaan van een bron. Het project is inmiddels afgerond. De 2 de en laatste termijn wordt begin januari 2013 betaald. STF 010 In de wijk Kotahena (Colombo) worden kinderen opgevangen die door achterstanden niet mee kunnen komen op de normale basis scholen. Middels extra lessen probeert men deze kinderen weer schoolvaardig te krijgen. Stichting Ayubowan heeft 3 jaar financiële hulp toegezegd. STF 011 De Rotary in Ja-Ela (bij Negombo) ondersteunt financieel een aantal kinderen met betrekking tot hun scholing (lesmateriaal/uniform/reisgeld etc). Door de donatie van onze stichting kan de Rotary meer kinderen financieel ondersteunen. PFS 001 De financiële ondersteuning van Maneesha (Hindoe meisje) in haar opleiding. De laatste termijn vervalt in 2015. 10
Jaaroverzicht 2012 bijlage 4 Specificatie schrijfouderbijdragen en bankrentes bijdragen Schrijfouder ontvangen Schrijfkind Algemeen rente inz Badulla 5.621,59 60,00 51,81 inz Batticaloa 3.005,00 9,76 inz Gampola 3.417,04 32,92 inz Hanwella 10.215,69 3.277,44 18,70 inz Jaffna 5.422,00 35,85 inz Kalmunai 8.701,87 86,85 inz Kurukkalmadam 7.054,00 60,41 inz Kurunegala 4.044,41 240,00 25,26 inz Maggona 5.192,32 150,00 18,51 inz Maharagama 11.232,62 4.309,00 22,74 inz Matale 4.874,56 530,00 34,62 inz Mawadivembu 9.266,00 43,58 inz Nayakakanda 5.100,00 9,65 inz Negombo 6.564,83 1.020,28 56,97 inz Polgahawela 7.284,50 3.550,00 27,34 inz Wahacotte 4.645,00 2.000,00 22,56 inz Yatiyantota 6.633,00 380,00 47,40 inz Trichy (India) 795,00 979,00 3,07 109.069,43 16.495,72 608,00 Hoofdbestuur 2.041,32 2.649,32 11
Jaaroverzicht 2012 bijlage 5 Specificatie Projecthulp proj.nr projectteam 2012-01 Santosa financiële bijdrage 200,00 2012-02 bron tbv convent in Kalmunai 2.350,00 2012-03 dakreparaties in Polgahawella 166,00 2012-04 aanschaf naaimachines convent Wahacotta 403,26 2012-05 aanschaf meubilair tbv Kotahena(Colombo) 202,00 2012-06 transport vriezer tussen Gampola/Nayakakanda 118,30 2012-09 reparatie muur rondom convent Wahacotta 376,43 2012-10 bijlessen in Batticaloa 558,35 2012-12 renovaties convent Maharagama (*) 3.210,00 2012-14 Meth Sewa Foundation/aanschaf meubilair 3.403,99 2012-15 schilderwerk renovaties projekt 2012-12(*) 605,17 totaal 11.593,50 (*) werd voor 50% gefinancierd door de Schrijfouders van Maharagama Studiefondsen STF 001 Mary's School India 1.500,00 STF 002 Cecilea College Batticaloa 1.500,00 STF 004 Mary's College Trincomalee 1.500,00 STF 010 Kotahena / Colombo 1.800,00 STF 011 Rotary Ja-Ela 2.600,00 totaal 8.900,00 JvdPol Opleidingsfonds JvdP013 A. Ishara accounting 81,85 JvdP014 JD.Lakmuli nursing 326,36 JvdP015 BLD. Ishira ICT cursus 108,79 JvdP016 AT. Madumali A-level 815,01 JvdP017 AT. Danuska bijdrage reiskosten universiteit 101,99 totaal 1.434,00 12
Jaaroverzicht 2012 bijlage 6 Specificatie kosten bestuur secretariaat kwartaalblad cont.groepen bankkosten 435,07 1.220,81 reis/verblijf buitenland 2.000,00 reis/verblijf binnenland 170,63 porti 300,00 868,69 220,10 druk- en kopieerkosten 1.789,71 vergaderkosten 221,16 verzekering / Kvk ed 202,34 representatie 26,80 overigen 27,86 146,85 2.692,07 446,85 2.658,40 1.832,70 Bankkosten Vorig jaar 463.91 en 1.473.17 Daling is het gevolg van de omzetting van de rekeningen van dure banken naar goedkope banken. Reis/verblijf buitenland Volgens besluit van het stichtingsbestuur wordt jaarlijks minimaal Euro 2000,- ten laste van de exploitatie gereserveerd voor toekomstige werkbezoeken ( 1x per 2 jaar). Reis/Verblijf binnenland De reiskosten van de contactpersonen van/naar Soest tijdens de contactdagen (2st). Porti De porti kosten secretariaat worden hoofdzakelijk bepaald door verzending van de acceptgiro brieven. De contactpersonen declareerden porti inzake de doorverzending van brieven die ontvangen werden van de schrijfkinderen bestemd voor hun schrijfouders. Overigen De overigen kosten bij het secretariaat hebben betrekking op de aanschaf van kantoormateriaal, met name stickers voor verzending van kwartaalbladen, printerinkt en papier. 13
Jaaroverzicht 2012 bijlage 7 Meerjaren overzicht jaar 2012 2011 2010 donaties Algemeen 22.898 25.023 32.442 Studiefonds 5.063 5.967 5.844 IT Projecten 250 250 1.200 JvdPollfonds 60 2.000 2.045 donaties Schrijfouders 125.565 121.815 109.753 ontvangen bankrente 2.649 3.770 2.936 kosten Bank 1.656 1.937 1.984 Porti 1.389 1.744 2.313 Druk/kopieer 1.780 3.190 3.665 Reis & verblijf 2.170 3.945 2.291 Vergaderingen 221 90 258 Donaties Duidelijk waarneembaar is dat de donaties (algemeen en studiefonds) afnemen. Dankzij enkele bijzondere -grote- donaties blijft de achteruitgang in Algemeen beperkt tot ruim 2.000,--. Donaties Schrijfouders De dip van 2010 blijkt zich hersteld te hebben. Het blijft echter moeilijk nieuwe schrijfouders te vinden en met een relatief groot aantal oude schrijfouders moet rekening gehouden worden met een daling in bijdragen in de toekomst. Bankrente Doordat in 2011 een groot aantal spaarrekeningen bij banken werd afgesloten en nieuwe spaarrekeningen werden geopend bij de ABNAMRO werd de rente van de afgesloten rekeningen geboekt in 2011 in plaats van 2012. Hierdoor ontstaat een vertekend beeld in de jaren 2011 en 2012. Druk/kopieer & Porti kosten Minder kwartaalbladen resulteert in lagere kosten voor porti en drukwerk. 14