BXL 1278 ERP BEHEERSTOOL INFOSESSIE AAN KANDIDATEN 24.09.2012
DOEL VAN INFOSESSIE Deze infosessie zal tot doel hebben om deelnemers te informeren over de procedure en selectieregels voor deze opdracht. om het risico op onregelmatige kandidaatstellingen te beperken 2
Punten op agenda 1) Introductie en voorwerp van de opdracht 2) ICT bestaande situatie 3) Procedure 4) Selectie 5) Indicatieve planning 6) Vragen / antwoorden 3
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN DE OPDRACHT Belgische Technische Cooperatie = naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk exclusieve bevoegdheid inzake uitvoering van ontwikkelingssamenwerking voor de Belgische Staat 180 projecten - beheerd door de zetel - ondersteuning en opvolging van 17 vertegenwoordigingen in de partnerlanden 4
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN OPDRACHT( VERVOLG) Ontwikkeling en implementatie van een ERP-beheerstool voor 180 projecten met verschillende functionaliteiten (+ Ondersteun voor installatie en configuratie + vorming van gebruikers) Onderhoud et punctueel ondersteun + expertise voor specifieke ontwikkelingen Eerste test fase - vaste schijf(10 projecten) et 2de fase - voorwaardelijke schijf (170 projecten) 5
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN OPDRACHT( VERVOLG) Functionaliteiten Overheidsopdrachten Logistiek Human Resources Boekhouding Budgetbeheer Projectbeheer Opvolgen van resultaten Operationele planning en opvolging Risicomanagement Verslaggeving en documenten Veiligheid en Interne Controle 6
II. BESTAANDE ICT SITUATIE 7
II. BESTAANDE ICT SITUATIE (VOLGENS) 8
III. PROCEDURE Onderhandelingsprocedure met europeese bekendmaking (BDA + JOUE) Artikel 17 3, 4 van de wet : dienst van die aard is dat de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen bepaald worden om de opdracht volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag te gunnen 9
III. PROCEDURE (VERVOLG) Procedure in drie fases A) Selectie van kandidaten (tussen 3 en 5) B) Verzending van het bijzonder bestek naar de geselecteerde kandidaten en ontvangst van de offertes C) Onderhandelingen Gunning aan de inschrijver met de offerte die als meest voordelige wordt beschouwd op grond van de gunningscriteria 10
IV. SELECTIE I. Persoonlijke situatie van de kandidaat (Art. 69 KB 08.01.96) Impliciete verklaring op eer Door het feit zelf van deelname aan deze procedure verklaart de kandidaat, evenals zijn eventuele partners, dat zij zich niet bevinden in een van de situaties van uitsluiting bedoeld in artikel 69 1, 1-4 en 2, 1-6 van het KB van 8 januari 1996 Voor de geselecteerde kandidaten : nakijken van de verklaring Buitenlandse kandidaten en hun eventuele partners die personeel tewerkstellen dat niet is onderworpen aan de regelgeving inzake Belgische sociale zekerheid dienen bij hun offerte het bewijs te voegen dat zijn hun verplichtingen hebben vervuld overeenkomstig de wettelijke bepaling van het land waar zij gevestigd zijn. 11
IV. SELECTIE (VERVOLG) II. Financiële capaciteit (Art. 70 KB 8 januari 1996) Verklaring op eer : Totaal omzet boven 5.000.000 btw inbegrepen (2009-2010-2011). Indien er niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, wordt de kandidaat niet geselecteerd 12
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid Twee referenties Alleen ok als betreffende persoonlijke en financiële situatie Twee referenties Presentatienota aangaande twee referenties. Ontwikkeling en uitvoering van een ERP (1.500.000Eur) (Max 3 pagina s A4 drie A4-pagina's voor elke referentie) 13
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid Twee referenties A) Minimale vereisten Geïntegreerd beheer van een centrale eenheid en van gedecentraliseerde eenheden In staat van data afkomstig van gecentraliseerde niveaus te consolideren op het centrale niveau In staat van informatie uit verschillende functionele modules te linken Meertalig Voornamelijk web-based met functie off-line / synchronisatie 14
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid Twee referenties (vervolg) Laat parametrage toe op verschillende niveaus (hoofdzetel, gedecentraliseerde eenheden, projecten, ) Met een ontwikkelings- en implementatiemethodologie: proof of concept / step-by-step Laat gebruik van open standards toe 15
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid Twee referenties (vervolg) Inhoud van de presentatienota De nota behelst een beschrijving van het project dat als referentie wordt gebruikt evenals de inzet, de beperkingen, de belangrijkste technische keuzes die werden gemaakt en de bereikte resultaten op het gebied van ontwikkeling en implementatie van de betrokken ERP; De nota van de kandidaat dient elk van de minimale vereisten, punt per punt, te overlopen en aan te tonen dat elk van deze vereisten wel degelijk werd geïmplementeerd in het betrokken project. 16
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid Twee referenties (vervolg) De nota zal een uitleg bieden over de relevantie van de keuze van de referentie aangaande de doelstelling van BTC voor onderhavige overheidsopdracht. Deze uitleg zal aangeven waarom de technische keuzes die werden gemaakt in het kader van het project dat als referentie werd gekozen vergelijkingen vertoont met deze die zouden kunnen gemaakt worden in het kader van de ontwikkeling en implementatie van een ERP-tool voor BTC. 17
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid Twee referenties (volgens) C) Evaluatiemethode van de referenties BTC zal de kwaliteit van de presentatienota's evalueren in functie van de drie gevraagde aspecten. Er zal een score op 50 worden toegekend door BTC voor elk van de twee voorgestelde referenties om een totale score op 100 te verkrijgen voor beide referenties. 18
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid Twee referenties (volgens) D) Consequenties voor de evaluatie van de referenties Klassering van de kandidaten in functie van de scores die zijn toegekend door BTC voor de 2 referenties Selectie van minstens 3 en max. 5 beste geklasseerde kandidaten uitnodigen om een offerte in te dienen op basis van het bijzonder bestek niet-geselecteerde kandidaten ontvangen een gedetailleerde gemotiveerde beslissing 19
IV. SELECTIE (VERVOLG) Goedkeuring van het kandidaatdossier Identificatieformulier; overeenkomst van deze tijdelijke vereniging en/of uitbesteding toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners documenten die de handtekeningbevoegdheid aantonen (de statuten van de onderneming en het uittreksel van het Belgisch Staatsblad als mandaat => volmacht) De verklaring op eer betreffende omzet Een presentatienota van 2 referentieprojecten Bewijs in orde inzake verplichtingen sociale zekerheid (buitenlandse kandidaten die personeel tewerkstellen => overeenkomstig de wettelijke voorschriften van het land waar zij gevestigd zijn). 20
IV. SELECTIE (VERVOLG) DEADLINE EN WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Voor 9.10.2012 op 10u00 ten laatste Per post verzonden, ofwel ingediend op de kantoren van BTC Twee exemplaren opgesteld (1 origineel en 1 kopie) 21
V. INDICATIEVE PLANNING VOOR GUNNING 1. Publicatie (zending) : 10.09.2012 2. Infosessie voor kandidaten : 24.09.2012 3. Kandidaatstelling indienen : 19.10.2012 4. Zending van beslissing (max 5) + bestek: november 2012 (40 dagen voor offertes indienen) 5. Evaluatie van offertes + onderhandelingen: januari februari 2013 6. Gunning: Maart 2013 22
Vragen? BTC zal antwoorden geven door een rechtzetting te publiceren via de officiële kanalen 23