Selectieprocedure en aanleggen van een werfreserve voor Administratief medewerker (SABV) (C1-C3) M/V binnen het departement WOL INLICHTINGENBROCHURE De stad Harelbeke gaat over tot een selectieprocedure en het aanleggen van een werfreserve voor een deeltijdse functie(24/38 e ) van ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (SABV) - (C1-C3) m/v, binnen het departement WOL. 1. Inhoud 1. Inhoud... 1 2. Functiebeschrijving:... 2 3. Algemene toelatings-, aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden... 7 4. Verloop van de selectieproeven... 8 5. Selectiecommissie... 8 6. Wervingsreserve... 9 7. Indiensttreding... 9 8. Salaris... 9 9. Hoe solliciteren?...10 10. Beoordeling van de ingekomen kandidaturen...10 11. Kandidaatstelling...11 1
Functiebeschrijving: Administratief medewerker (m/v) Graad Administratief medewerker Functietitel Administratief medewerker WOL Doelstelling van de functie Onthaal van de klanten (burgers) binnen het departement Werken, Ondernemen en Leren. Ondersteunen en uitvoeren van de administratieve processen binnen het departement Werken, Ondernemen en Leren zodat een efficiënte en effectieve afhandeling van de dossiers gerealiseerd wordt. Ondersteunen van de creatieve processen binnen het departement. Plaats in het organogram U maakt deel uit van het departement Werken, Ondernemen en Leren (WOL), afdeling Stedelijke Academie voor Beeldende Vorming (SABV). U krijgt opdrachten van uw leidinggevende, aan wie u ook rapporteert. U werkt zowel individueel als mogelijk in team. 2
Functie-inhoud Resultaatsgebied 1: Klantgerichte informatieverstrekking en adviesverlening Als eerste contact binnen de dienst de vraag van de klant (burgers, ondernemingen, raadsleden, ) uitgebreid analyseren zodat optimale en efficiënte dienstverlening kan verleend worden. Dit houdt onder meer in dat je: hoofdaanspreekpunt shop en bib aanspreekpunt inboeken van afspraak directeur bij afwezigheid van directeur en secretaresse verantwoordelijke Facebook en website verantwoordelijke uitleendienst expomateriaal en beheerder expomateriaal opzoeken van speciale materialen en vragen in functie van het artistieke gebeuren en op vraag van de directeur en leerkrachten. verzorgen van speciale kopieën in opdracht van leerlingen opzoekwerk verrichten in functie van de atelieropdrachten voor de studenten.. Resultaatsgebied 2: Administratieve verwerking en finaliseren van de diverse aanvragen Uitvoeren en opvolgen van vastgelegde procedures en afspraken om tot administratief volledige producten te komen. Dit houdt onder meer in dat je: verzorgen en nauwlettend opvolgen van de inschrijvingsperiode (bij afwezigheid van de secretaresse of wanneer de secretaresse bezet is) actief deelnemen aan alle buitenschoolse activiteiten ter compensatie van de schoolse vakantieperiodes en dit in verhouding met de opdrachtbreuk beperkte toezichtmomenten in relatie met de planning van het lestijdenpakket en begeleiden van de rijen naar de correcte leslocaties. maken van en opvolgen van bestelaanvragen en bestelbonnen. verzorgen van uitgaande post onder de vorm van grootschalige mailing. bij onverwachtse afwezigheid van een leerkracht toezicht houden. varia administratieve opdrachten in functie van de artistieke werking van de academie. 3
Resultaatsgebied 3: Administratieve ondersteuning Uitvoeren van algemene ondersteunende administratieve taken teneinde de afdeling te ondersteunen in de realisatie van haar doelstellingen. Dit houdt onder meer in dat je: enige organisator aankoopdienst nieuwe boeken of tijdschriften voor de SABV-bib verantwoordelijke verbruiks- en verkoopmateriaal. stockverantwoordelijke beschikbaar en verkoopmateriaal, zorgen dat deze voorradig is en aanvullen daar waar nodig door bestellingen te plaatsen actief deelnemen aan alle buitenschoolse activiteiten ter compensatie van de schoolse vakantieperiodes en dit in verhouding met de opdrachtbreuk ondersteuning public relations (voorbereiding mailing en hulp bij mailing) ziekmeldingen en terugkoppeling (bij afwezigheid van de secretaresse) aanmaken van facilitaire taakopdrachten administratieve ondersteuning directeur (in opdracht) Resultaatsgebied 4: Ondersteuning bieden bij en zelf organiseren van activiteiten Meedenken, meewerken en/of zelfstandig uitwerken van activiteiten en acties in het kader van de beleidsdoelstellingen. ondersteuning pedagogisch coördinator + opvolging en ondersteuning externe en interne expo s samen met de directeur. Contacten Intern/extern Wie Omschrijving Intern Directie Afspraken en feedback Collega s Samenwerking en overleg Leerkrachten samenwerking overleg uitvoeren van zoekopdrachten in functie van lesopdrachten en expo s en andere evenementen 4
> Facilitaire dienst (in hoofdzaak) & andere stadsdiensten Samenwerking afspraken maken opdrachten opvolgen informatie aanvragen HISE Samenwerking afspraken maken opdrachten opvolgen informatie aanvragen Dagonderwijs Samenwerking afspraken maken opdrachten opvolgen informatie aanvragen Extern Leerlingen, ouders, bezoekers, Wegwijs in de werking en gebouwen van het SABV kopieservice verkoop materiaal bibliotheek specifieke info verschaffen Extern Poetsfirma Samenwerking afspraken maken opdrachten opvolgen informatie aanvragen Leveranciers Boekenwinkels Offertes aanvragen en bestellingen opvolgen via bestelbon Up to date houden van de academie bibliotheek Musea en kunstplatformen Samenwerking afspraken maken opdrachten opvolgen informatie aanvragen Occasionele bedrijven of organisaties samenwerking met organisaties in functie van expo s of activiteiten Competentie-profiel Organisatiecompetenties Initiatief Klantgerichtheid 5
Kwaliteitsvol werken Loyaal zijn Samenwerken Competenties vastgelegd voor deze functie Flexibiliteit Inlevingsvermogen Integriteit Mondeling communiceren Nauwgezetheid Schriftelijk communiceren Stressbestendigheid Zelfstandig werken Zelfvertrouwen Technische vaardigheden beheersen (eigen aan de dienst) Kennis van de wetgeving en software eigen aan het departement; Grondige kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel); Kennis van de structuur en de werking van het bestuur (vb. bevoegdheidsverdeling binnen het gemeentedecreet, dossieropbouw, notulering, ); Basiskennis van de diverse actoren binnen het werkveld ; Salarisschaal C1-C3 6
3. Algemene toelatings-, aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij het stadsbestuur, moeten de kandidaten : 1. een bewijs van goed gedrag en zeden kunnen voorleggen; 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid wordt voorafgaand aan de indiensttreding of uiterlijk binnen de maand na de indiensttreding vastgesteld door de bedrijfsgeneeskundige dienst (d.i. de arbeidsgeneesheer). Personen met een arbeidshandicap komen eveneens in aanmerking indien zij in de mogelijkheid zijn de gevraagde betrekking op normale wijze uit te oefenen. 4. De volgende statutaire en/of contractuele functies zijn voorbehouden voor Belgen, omdat uit de functiebeschrijving blijkt dat ze een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhouden of werkzaamheden omvatten die strekken tot de bescherming van de belangen van het gemeentebestuur: a. m.b.t. de statutaire functies: stadssecretaris en financieel beheerder; b. m.b.t. de statutaire en/of contractuele functies: stedenbouwambtenaar. 5. Voor de overige statutaire/contractuele functies moeten de kandidaten onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte. Aanwervingsvoorwaarden : 1. Houder zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld conform de hogere regelgeving; 2. Slagen in een aanwervingsexamen; Bevorderingsvoorwaarden: 1. Tenminste over een graad beschikken met functionele loopbaan D1 D3 2. Minimum over 4 jaar niveauanciënniteit beschikken in niveau D 3. Over een gunstige evaluatie beschikken 4. Slagen voor een bevorderingsexamen De selectieproeven bestaan uit een : 1. Schriftelijke proef (op 40 punten In de schriftelijke proef wordt gepeild naar kennis m.b.t. administratieve en organisatorische vaardigheden en toepassingen ervan in overeenstemming met de verwachtingen geformuleerd in de functiebeschrijving. 2. Mondelinge proef (op 60 punten). 7
In de mondeling proef wordt gepeild naar de competenties vermeld in de functiebeschrijving. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 50% van de punten behalen op elke onderdeel van de proeven, 60% op elke proef afzonderlijk en 60% op het geheel van de selectieproef. 4. Verloop van de selectieproeven Data selectieproeven Schriftelijke proef: 5 maart 2016 (onder voorbehoud) Mondelinge proef : datum nog te bepalen De kandidaten worden ten minste 10 kalenderdagen op voorhand per brief/mail in kennis gesteld van de datum, het uur en de plaats waar de eerste selectieproef wordt afgenomen. Kandidaten die zich niet of niet tijdig op één van de proeven aanmelden, of die afzien van deelname aan één van de proeven verzaken aan hun kandidatuur. Er is geen mogelijkheid om het examen op een andere dan de vastgestelde datum af te leggen. Na het beëindigen van de volledige procedure kunnen de kandidaten op hun verzoek toegang krijgen tot hun eigen examenresultaten. Enkel de geslaagde kandidaten uit het schriftelijk gedeelte gaan door naar het mondeling gedeelte. 5. Selectiecommissie Voor de samenstelling van de selectiecommissie gelden de volgende algemene regels: 1. de stadssecretaris (of zijn afgevaardigde) en een medewerker van het stadsbestuur (met minstens een gelijke graad, indien niet invulbaar: een bijkomende externe deskundige); 2. minstens 1 extern deskundige [zowel externe personen als externe organisaties (selectiebureau) kunnen deel uitmaken van een selectiecommissie]. De leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen gemeentebestuur; zij 8
mogen wel aanwezig zijn als waarnemer, net zoals de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties. Bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie voltallig over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De aanstellende overheid stelt de kandidaat aan op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering. 6. Wervingsreserve Alle geslaagde kandidaten die aan de aanwervingsvereisten voldoen, worden in de wervingsreserve opgenomen en gerangschikt volgens het behaalde resultaat. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij aanwerving bedraagt 3 jaar en is met maximum 2 jaar verlengbaar. Bij bevordering is de geldigheidsduur max. 10 jaar. Kandidaten die niet gekozen worden, behouden hun plaats op de wervingsreserve voor de volledige duur ervan, tenzij ze zelf schriftelijk te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Bij een vacant verklaring van een gelijkaardige functie worden de kandidaten, opgenomen op de wervingsreserve, gecontacteerd 7. Indiensttreding Als de aangestelde kandidaat wegens een opzeggingstermijn bij zijn huidige werkgever niet onmiddellijk in dienst kan treden, stelt het college van burgemeester en schepenen de uiterlijke datum van indiensttreding vast. De personeelsdienst stelt in onderling akkoord met de kandidaat de datum van indiensttreding vast. 8. Salaris De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal C1-C3. Nuttige beroepservaring in de privésector kan voor max. 12 jaar meegerekend worden voor de vaststelling van de geldelijke anciënniteit. Diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid komen onbeperkt in aanmerking voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Bruto aanvangsloon op maandbasis volgens de wettelijke barema s. Voor deze deeltijdse opdracht (24/38 e ) het bruto aanvangsloon 1147.04 of 1447.56 (bedrag van 12 jaar anciënniteit) 9
Extra legale voordelen - maaltijdcheques aan 6 euro; - hospitalisatieverzekering; - fietsvergoeding aan 0,22 euro per km.; - aansluiting tweede pensioenpijler; - volledige terugbetaling in trein- en busabonnement; - heel wat opleidingsmogelijkheden - jaarlijkse vakantie: 31 dagen - aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale dienst die tal van voordelen biedt aan de personeelsleden van de stad. - Korting bij deelname aan bepaalde vrijetijdsactiviteiten van de stad. 9. Hoe solliciteren? De kandidaatstelling dient volledig ingevuld en ondertekend, samen met een uitgebreid CV en een motivatiebrief opgestuurd naar, ofwel afgegeven bij het Stadsbestuur Harelbeke, ter attentie van de dienst Management & Personeel, Marktstraat 29 te 8530 Harelbeke. De kandidaatstelling, vergezeld van een uitgebreid CV met motivatiebrief, kan ook via e-mail verstuurd worden naar personeel@harelbeke.be ofwel via het daartoe bestemde invulformulier op www.harelbeke.be ingediend worden. Van iedere kandidaatstelling wordt telkens een ontvangstbewijs afgeleverd. Opgelet! Je kandidatuur moet ten laatste op 5 februari 2016 toekomen. De poststempel of het afgeleverde ontvangstbewijs of bevestigingsmail geldt als bewijs van kandidaatstelling. 10. Beoordeling van de ingekomen kandidaturen Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt onmiddellijk na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de ingekomen kandidaturen. De kandidaten die geweigerd worden, zijn uitgesloten van deelname aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt hen schriftelijk meegedeeld. Voor verdere bijkomende informatie kan je tijdens de kantooruren terecht bij de personeelsdienst van het Stadsbestuur Harelbeke, Marktstraat 29 te Harelbeke, telefoonnummer (056) 73 33 91, email : personeel@harelbeke.be. 10
11. Kandidaatstelling Stadsbestuur Harelbeke Dienst Management & Personeel Marktstraat 29 te 8530 Harelbeke Tel (056) 73 33 91 Fax (056) 73 33 96 E-mail: personeel@harelbeke.be Selectieprocedure & Aanleggen van een wervingsreserve : Administratief medewerker binnen het departement WOL (SABV) - (C1-C3) M/V Naam & Voornaam Adres Postnummer & Gemeente/Stad Telefoon Nationaliteit Rijksregisternr. Geslacht Geboorteplaats en - datum. Huidig beroep Categorie rijbewijs Datum & Handtekening 11
Overzicht van vorige en/of lopende tewerkstellingen & Opgave van relevante werkervaring (of voeg uw CV toe) Werkgever Periode van de tewerkstelling Omschrijving van de tewerkstelling 1. De graad/graden aangestipt waarvoor u een kandidaatstelling indient? 2. Uw uitgebreid CV bijgevoegd? 3. Uw relevante werkervaring opgegeven? 12