Wereldwinkel Bergen op Zoom Jaarverslag 2012 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Vrijwilligers 3. Inkoop 4. Presentatie 5. Public relations 6. Kerstpakketten 7. De winkel 8. Bestuur 9. Landelijk 10. Financieel 2012 11. Begroting en plannen 2013 1
1. Inleiding 2012 zullen we vooral onthouden als het jaar met een sterk dalende omzet. De economische crisis heeft een grote impact op veel sectoren en ook de detailhandel heeft veel te lijden, omzetdalingen van meer dan 20% zijn geen uitzondering. Ook wij hebben het zwaar. De huidige omzet ligt ongeveer op het niveau van voor de succesvolle transformatie in 2010. Het is een vaker voorkomend verschijnsel: na de transformatie neemt de omzet sterk toe, waarna enkele jaren later weer een terugval plaats vindt. Het is voor ons dus vervelend dat dit effect èn de crisis zich tegelijkertijd voordoen. Het is mooi om te zien hoe de motivatie van de vrijwilligers onveranderd hoog blijft: de winkel ziet er altijd goed uit, acties worden voortvarend aangepakt, het assortiment is in orde en de stemming is prima. 2013 wordt een nog moeilijker jaar. De omzet daalt nog steeds en er zal geen positief resultaat worden behaald. Het einde van de reserves zal in zicht komen; er zullen belangrijke beslissingen moeten worden genomen. Het bestuur bedankt alle vrijwilligers voor de inzet in 2012 en verwacht in 2013 daar ook weer op te mogen rekenen. Het bestuur 4 april 2013 2
2. Vrijwilligers Aan het einde van het jaar telden we 45 vrijwilligers, één minder dan een jaar geleden. We proberen het aantal vrijwilligers rond dit aantal te houden; het is voldoende om de winkel te bemannen. Zouden we veel meer vrijwilligers aannemen dan zouden zij niet vaak genoeg een winkeldienst kunnen draaien waardoor de nodige routine blijft ontbreken. Tot op heden heeft het niet veel moeite gekost om vrijwilligers te werven. In 2012 heeft drie maal winkeloverleg plaats gevonden. De structuur van het overleg is onveranderd een mix van voorlichting, ook over de gang van zaken, en een vorm van scholing of training. Ook is een training door RSU / LVWW gegeven. De nadruk lag vooral op hoe klanten geholpen willen worden en hoe een goede verkoper / verkoopster de omzet kan vergroten. Regelmatig lopen leerlingen van middelbare scholen hun maatschappelijke stage in onze wereldwinkel. Er wordt voor een goede begeleiding gezorgd. Formele evaluaties en beoordelingen zijn standaard procedures. We hebben stellig de indruk dat de meesten een aangename en leerzame tijd bij ons hebben. Naast dat wij profiteren van de extra handen vinden we het ook leuk en belangrijk dat wij bijdragen aan de ontwikkeling van de leerlingen. We nemen op de koop toe dat we soms een iets minder gemotiveerde stagiaire hebben. De Tam-tam groep heeft een filmavond en de traditionele barbecue georganiseerd. Beide evenementen waren goed georganiseerd en werden goed bezocht. Veel vrijwilligers vinden het leuk om elkaar ook eens in een andere omgeving te ontmoeten. In 2012 zijn er geen vervelende issues met vrijwilligers geweest. 3. Inkoop De inkoop wordt geregeld door de inkoopgroep. De groep bestaat uit: 8 personen. De inkoopgroep is 5 keer bij elkaar geweest voor een overleg. Op dit overleg komen allerlei zaken aan de orde die te maken hebben met in - en verkoop, zoals de commerciële kalender, de maandaanbiedingen, wat ging goed, wat kan beter enzovoort. Ook worden de verkoopcijfers van de afgelopen periodes dan besproken. De bestelling van de food gaat nu via de webshop van Fair Trade Original. Omdat het bedrag voor een gratis levering is verlaagd wordt er nu vaker besteld. Vanaf oktober is het mogelijk bij het Voorraadhuis van Retail Service Unit BV Gifts & Living artikelen te bestellen. Hier hebben ± 20 importeurs een gedeelte van hun assortiment beschikbaar gesteld. Op de bestellingen bij het Voorraadhuis krijgen we extra inkoopkorting. Ook wordt er regelmatig via de webshops van importeurs besteld. Er is een maandelijks overleg geweest met de contactpersoon van RSU. Dit is een inspirerend overleg waarin o.a. de verkoopcijfers worden getoetst aan de landelijke trends. Onderstaand een overzicht van Bergen op Zoom dat verder in detail wordt vergeleken met landelijke 3
trends. Het aantal transacties is met 9% teruggelopen, het bedrag per transactie met slechts 2%; de totale omzet daalde daardoor met 11%. In geld is de daling in de groep wonen het ergst geweest. Opvallend is dat de Food nauwelijks een daling heeft laten zien. Het aandeel in de totale omzet is zelfs toegenomen. Tenslotte: ook in 2012 zijn de trend- en kijkdagen bezocht in Culemborg. 4. Presentatie De presentatiegroep is om de drie weken in de weer geweest om de etalages en de winkel er zo aantrekkelijk mogelijk voor de klant uit te laten zien. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de thema s die landelijk worden aangereikt via de Commerciële Kalender. 5. Public-relations Zoals in de inleiding geschreven was de hoogte van de omzet het belangrijkste aandachtspunt in 2012. In het op niveau houden van de omzet speelt de PR groep een belangrijke rol. In het afgelopen jaar zijn veel activiteiten ontplooid. Een greep: Mei: deelname aan de landelijke Fair Trade dag. Voor en in de winkel werd een mode / accessoires show georganiseerd. Vrijwilligsters trotseerden de kou en showden op de catwalk voor de winkel. Juli: deelname aan Krabbenfoor. Het olympisch ringwerpen was erg in trek. September: deelname aan de braderie Halsteren met een kraam. Ook hier was olympisch ringwerpen een trekker. December: deelname aan de kerstmarkt in Halsteren December: deelname aan elfenboz. De poffertjes (elfenpannekoeken) gebakken en verkocht in een chalet voor de winkel vonden gretig aftrek. Aan het einde van de middag waren we uitverkocht. Dat we gemotiveerde vrijwilligers hebben bleek maar weer: de hele dag in de kou in een elfenpakje poffertjes bakken en verkopen is geen pretje. Het gehele jaar hebben we meegedaan aan (extra) koopzondagen en (extra) koopavonden 4
In 2012 is diverse malen de nieuwsbrief gepubliceerd. De nieuwsbrief is een handige, moderne, manier om klanten en geïnteresseerden op de hoogte te houden van aanbiedingen en het wel en wee van onze winkel. Om het effect nog groter te laten worden is het belangrijk dat we zo veel mogelijk e-mailadressen verzamelen. Belangrijk te vermelden is dat de Productinfo mappen zijn gereorganiseerd. Dit heeft veel tijd gekost; het resultaat mag er dan ook zijn. Netjes, overzichtelijk, duidelijk, up-to-date en aantrekkelijk. Tijdens een winkeloverleg is een goede uitleg gegeven. 6. Kerstpakketten Ook het afgelopen jaar is er weer veel aandacht aan de verkoop van kerstpakketten gegeven. Vroeg in het jaar werden de eerste mails en flyers al verstuurd. Veel vrijwilligers namen op zich om bekenden op hun werk van een folder te voorzien. Alle leads zijn strak opgevolgd. De omzet bedroeg ruim 11.000, inclusief de deelname aan een Rabo kerstmarkt. Dit is een stijging van 7% ten opzicht van 2011. Geen slecht resultaat. Het inpakken was weer indrukwekkend; veel vrijwilligers hebben hard gewerkt. 7. De winkel De winkel ziet er onveranderd prima uit. Behoudens wat kleine, normale, onderhoudsdingen zijn er in 2012 geen werkzaamheden geweest. De technische dienst heeft alles onder controle. Wel is in 2013 de voorgevel aan een nieuwe verflaag toe. Inmiddels zijn we daarover met de verhuurder in gesprek. Huisvesting is na inkoop de grootste kostenpost. Het is dus vanzelfsprekend dat het bestuur mogelijke kostenbesparingen allereerst in deze groep zoekt. 8. Bestuur In 2012 heeft één wisseling in het bestuur plaats gevonden, een nieuwe secretaris is aangetreden. Daarnaast is besloten dat het onderwerp vrijwilligersbeleid voorlopig door de voorzitter wordt beheerd. Het bestuur heeft in 2012 tien maal vergaderd. Acties om de omzet te vergroten was meestal het belangrijkste thema. Veel aandacht probeert het bestuur te geven aan motivatie en inzet van vrijwilligers. Transparantie en communicatie zijn daarbij belangrijke middelen die worden ingezet. 9. Landelijk Het bestuur van de Landelijke Vereniging van Wereldwinkels is er in geslaagd om een toekomstvisie te maken die de goedkeuring van de meeste leden kreeg. Daarmee kwam een eind aan de afbrokkeling van het ledenbestand; toch zijn er veel wereldwinkels niet, nog niet of niet meer, lid van 5
de vereniging. Bergen op Zoom heeft steeds de plannen en de manier van handelen van de LVWW gesteund. Een belangrijk onderdeel van de toekomstplannen is dat een belangrijk gedeelte van de activiteiten is verzelfstandigd en nu worden uitgevoerd door Retail Service Unit (RSU). De activiteiten zijn voornamelijk: winkelbegeleiding, voorraad houden en centrale inkoop. Onze ervaringen in 2012 waren goed en we hopen dat het concept stand kan houden de komende jaren. 10. Financieel 2012 Financieel is 2012 een slecht jaar geweest. Zie het financieel verslag voor details. 11. Plannen en begroting 2013 In 2013 zullen belangrijke beslissingen moeten worden genomen. Voor de plannen en de fianciele verwachtingen wordt verwezen naar het jaarplan en begroting 2013. Het bestuur, April 2013. 6
Wereldwinkel Bergen op Zoom Jaarrekening 2012 Financieel is 2012 een slecht jaar geweest. Het exploitatieresultaat was een verlies van 10.404, terwijl de begroting nog uitging van een gering positief resultaat. De belangrijkste redenen voor het achterblijven zijn: 1. De omzet bedroeg 91374 en bleef daarmee 24000 achter op de begroting. De daling ten opzichte van 2011 bedroeg ruim 10%. 2. De marge bedroeg slechts 33% terwijl deze in 2011 nog ruim 40% bedroeg, daarmee was ook in de begroting rekening gehouden. Belangrijke invloed had het negatief voorraadverschil per balansdatum: 2200; 2.5% van de omzet. Om het verschil beter te begrijpen is 28 februari 2013 weer een inventarisatie gedaan. Het financiële was beperkt maar bestond uit veel, kleine, positieve en negatieve verschillen per artikelgroep. De verschillen lijken bij de bedrijfsvoering te horen. Het is niet uit te sluiten dat een gedeelte van het verschil 2012 betrekking had op 2011. 3. Het totaal van de overige kosten was belangrijk lager dan begroot: 41000 werkelijk, begroot 46000. 2000 van het verschil werd veroorzaakt door lagere kosten voor LVWW en RSU; deze kosten zijn grotendeels afhankelijk van de gerealiseerde omzet. Vanzelfsprekend is onze balanspositie door het negatieve resultaat verslechterd. Bedroeg ons werkkapitaal (vorderingen + liquide middelen kortlopende schulden) 31 december 2011 nog 14900, per 31 december 2012 was dit gedaald tot 10700. 7