Formatiebepaling voor WMO-winkel gemeente Doetinchem Rapportage Doetinchem, juli 2008 Henriëtte Talma Marvin Hanekamp Copyright Berenschot Groep B.V.
Inhoud rapportage Uw vragen Aanpak Organisatie WMO-winkel Input formatieberekening HH en overige individuele voorzieningen Beantwoording vragen Samenvatting Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 2
Uw vragen 1. Hoeveel formatie is er nodig voor de WMO? (huishoudelijke hulp en overige individuele voorzieningen) 2. Hoeveel formatie is er nodig voor schuldhulpverlening? 3. Hoeveel formatie is er nodig voor operationeel beleidsadviseur WMO, schuldhulpverlening/bijzondere bijstand, en vrijwilligerswerk/mantelzorg? 4. Wat is de normale span of control voor een leidinggevende? 5. Wat is de werkvoorraad voor een uitvoerende functie WMO? 6. Hoeveel formatie is nodig voor de algemene frontoffice? 7. Hoeveel formatie voor de bijzondere bijstand? 8. Hoeveel formatie voor een kwaliteitsmedewerker? 9. Hoeveel % formatie is nodig voor de uitvoering voor klantmanagement? Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 3
Aanpak Vraag Bron Methode 1. 2. 3. Benodigde formatie WMO? Benodigde formatie voor schuldhulpverlening? Benodigde formatie voor beleidsadviseur? WMO-formatiemeter Benchmark ambtelijk apparaat 2008 Benchmark ambtelijk apparaat 2008 Formatiebepaling op basis van aantal aanvragen, wijze van indiceren(gemeente en/of extern indicatieorgaan) en hoe (huisbezoek, telefonisch) Vergelijking inzet andere gemeenten van vergelijkbare omvang ongeacht aantal cliënten Vergelijking inzet andere gemeenten van vergelijkbare omvang 4. Wat is de span of control voor leidinggevende? WMO-formatiemeter Huidige inzet uitvoerende functies t.o.v. aantal fte leidinggevende Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 4
Aanpak (2) Vraag Bron Methode 5. Wat is een normale werkvoorraad voor uitvoerende functie WMO WMO-formatiemeter Aantal fte per 1000 aanvragen 6. Hoeveel fte voor de frontoffice? WMO-formatiemeter 7. Hoeveel Fte voor de bijzondere bijstand? Aanpassing WMOformatiemeter Werkproces wat bekend is en toegevoegd aan WMOformatiemeter 8. Hoeveel fte nodig voor kwaliteitsmedewerker? Geen referentiegegevens Beschrijving van situatie in Doetinchem 9. % formatie voor klantmanagement Geen referentiegegevens Klantmanagement impliceert meer huisbezoek. Scenario doorgerekend met meer huisbezoek voor WMO-functie Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 5
Organisatie WMO-winkel (1) Per 1 januari 2007 WMO winkel in Doetinchem van start De WMO beleidsrijk ingevoerd vanuit het perspectief van de burger. Dit betekent dat zorg en welzijnsdiensten zoveel mogelijk zijn gebundeld. Taken Uitvoering Huishoudelijke hulp Indicatie zoveel mogelijk door de gemeente Overige individuele Indicatie zoveel mogelijk door de voorzieningen gemeente Bijzondere bijstand Indicatie door gemeente Schuldhulpverlening Extern Ouderenhulp Extern Mantelzorg Extern AWBZdiensten Extern Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 6
Organisatie WMO-Winkel Huidige inzet aan formatie (excl. Beleids- en kwaliteitsmedewerker en leidinggevende) Taken Huishoudelijke hulp Overige individuele voorzieningen Bijzondere bijstand Schuldhulpverlening Ouderenhulp Mantelzorg AWBZdiensten Totaal Frontoffice 4,49 4,49 Midoffice 3,81 1,67 5,66** 11,14 Backoffice * Totaal 15,63 *)Backofficetaken: (uitkeringsadministratie en applicatiebeheer) worden ingekocht bij afdeling Werk en inkomen. Archiveringstaken worden ingekocht bij afdeling Services **)Wordt ingekocht bij andere organisaties Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 7
Input formatieberekening Huishoudelijke hulp gemeente Doetinchem INPUT THROUGPUT OUTPUT Informatievragen 34%=1.026 Aanvragen 100%= 1.061 a) Beslisboom CIZ Betaalbaar stellen Klant Aanvragen 1.061 Wmo- Loket (balie, 28% 300 b) Ander indicatieorgaan (PGB) 9,3% telefoon, Indicatie orgaan 300 mailbox) 300 c) Verwerking extern advies Betaalbaar stellen (in natura) 90,7% * Dit is het aangenomen aantal informatievragen over HH. Het aangegeven percentage is gebaseerd op de verhouding van het aantal aanvragen HH/Ind.VZ t.o.v. het totaal. Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 8
Input formatieberekening overige Ind. Voorz. gemeente Doetinchem INPUT THROUGPUT OUTPUT Klant Wmo- Loket (balie, telefoon, mailbox) Informatievragen 66%=1974 Aanvragen 2.042 Aanvragen 613 310 637 262 220 a) Woonvoorzieningen b) Rolstoelen c) Vervoersvoorzieningen d) Parkeerkaarten e) Financiële tegemoet. Betaalbaar stellen (PGB) 16,5% Betaalbaar stellen 0 f) Anders (in natura) 83,5% * Dit is het aangenomen aantal informatievragen over Ind. Vz. Het aangegeven percentage is gebaseerd op de verhouding van het aantal aanvragen HH/Ind.VZ t.o.v. het totaal. Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 9
Vraag 1: Benodigde formatie* voor WMO-functie in Doetinchem Taak Specificatie Totaal Huishoudelijke hulp HH via indicatie gemeente 2,95 Overige individuele Woonvoorzieningen 1,93 voorzieningen Rolstoelen 0,37 Totaal HH via externe indicatie Individuele vervoersvoorzieningen Gehandicaptenparkeerkaarten Financiële tegemoetkomingen 0 0,79 0,33 0,22 6,59 *Formatieberekening is gebaseerd op de huidige organisatie en houdt geen rekening met ambities (zoals invoering klantmanagement) Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 10
Vraag 1: Vergelijking met andere gemeenten (1) Aantal aanvragen per 1000 inwoners Doetinchem Gemiddelde Afwijking Huishoudelijke hulp 18,87 17,15 10% Woonvoorzieningen 10,90 9,21 18% Rolstoelen 5,51 5,05 9% Individuele vervoersvoorzieningen Gehandicaptenparkeerkaarten Financiële tegemoetkomingen 11,33 4,66 3,91 10,57 4,65 0,86 7% 0% 355% Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 11
Vraag 1: Vergelijking met andere gemeenten (2) Eigen indicatiestelling Huishoudelijke hulp Uw gemeente 100% Alle gemeenten 77% PGB-gebruik Huishoudelijke hulp Overige individuele voorzieningen Uw gemeente 9,3% 16,5% Alle gemeenten 7,7% 1,3% Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 12
Vraag 1: Conclusie Benodigde formatie 6,59 (inclusief frontoffice en backoffice) Berekening formatie houdt geen rekening met ambities als klantmanagement en brede opzet WMO-winkel Huidige inzet Frontoffice 1,54 (geschat op basis van andere gemeenten) Midoffice 3,81 Backoffice 1,0 (ingekocht bedrag omgerekend naar fte) Totaal 6,35 Aantal aanvragen WMO 10%-15% hoger Aantal PGB s hoger dan andere gemeenten (bewerkelijke aanvraag) Conclusie: Formatie van Doetinchem lijkt lager dan berekend. Precieze vergelijking lastig omdat werkprocessen niet 1 op 1 te vergelijken zijn. Klantmanagement en brede opzet WMO-winkel niet meegnomen in berekening. Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 13
Vraag 2: Benodigde formatie voor schuldhulpverlening Schuldhulpverlening Doetinchem 2,5 fte Gemiddelde gemeenten 4,5 fte Formatieberekening is gebaseerd op inzet van formatie van andere vergelijkbare gemeenten Niet gebaseerd op aantal aanvragen Berekening houdt geen rekening met klantmanagement Conclusie: Formatie is laag in Doetinchem voor schuldhulpverlening Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 14
Vraag 3: Benodigde formatie voor operationeel beleidsmedewerker Sociale voorzieningen Voorzieningen gehandicapten Totaal Doetinchem 2,7 fte 0,6 fte 3,3 fte Gem. Gemeenten 5,6 fte 0,72 fte 6,34 fte Precieze vergelijking niet te maken. Sociale voorzieningen is inclusief wwb. Naar schatting is 1 fte werkzaam voor wwb. Conclusie: Doetinchem zet weinig formatie in voor operationeel beleidsmedewerker Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 15
Vraag 4: span of control leidinggevende Op basis van huidige inzet aan formatie in WMO-winkel Aantal Fte loketfunctie Aantal fte uitvoerende WMO-functie Doetinchem 4,49 6,26 (gemeente)+5,66 (extern) Alle gemeenten 1,54 5,95 Span of control (Aantal FTEuitvoering / aantal FTE leidinggevende) 5,47 2,50 Conclusie: De span of control is zeer hoog in Doetinchem Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 16
Vraag 5: Wat is de werkvoorraad? Aantal 1000 aanvragen/ fte uitvoerende functie Uw gemeente Alle gemeenten Aantal WMO aanvragen: (Huishoudelijke hulp+ Overige individuele voorzieningen) 0,50 0,47 Conclusie: Het aantal aanvragen per uitvoerende medewerker is hoger dan gemiddeld Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 17
Vraag 6: Wat is het benodigd aantal fte voor de algemene frontoffice? Doetinchem Gem. alle gemeenten Frontoffice functie 1,54 (=4,49-2,95) 1,54 Conclusie: Formatie lijkt toereikend echter in de formatiemeter wordt geen rekening gehouden met meerdere functies in de WMO-winkel. Niet alleen WMO(aan)vragen maar ook (aan)vragen omtrent bijzondere bijstand, schuldhulpverlening, ouderenhulp, mantelzorg en AWBZdiensten worden behandeld. Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 18
Vraag 7: Wat is de benodigde formatie voor bijzondere bijstand Doetinchem Aantal aanvragen Aantal heronderzoeken 804 175 Huidige inzet 1,67 fte Benodigde inzet: 2,8 fte Conclusie: Huidige inzet lager dan quickscan in formatiemeter doet vermoeden. Reëel beeld vraagt nader onderzoek. Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 19
Vraag 8: Wat is nodig voor kwaliteitsmedewerker Voor invoering Wmo: In Doetinchem voor de afdeling werk, inkomen en zorg (Wvg,wwb en bb excl. Schuldhulpverlening) Inzet fte: 2 fte kwaliteit. Na invoering Wmo: 0,7 fte beschikbaar voor kwaliteit (overige individuele voorzieningen) Gewenste situatie: Kwaliteit nodig voor hh, wmo, bb en schuldhulpverlening Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 20
Vraag 9: Wat is nodig voor klantmanagement? Aandeel huisbezoek Huishoudelijke hulp Woonvoorzieningen Rolstoelen Individuele vervoersvoorzieningen Gehandicaptenparkeerkaarten Financiële tegemoetkomingen Anders Alle gemeenten 29% 54% 32% 28% 4% 57% 2% Klantmanagement zal meer huisbezoek met zich meebrengen. Als we bovenstaande gemiddelden doorvoeren in de WMOformatiemeter betekent 0,53 fte extra voor de WMO-functie. NB: Het huidig aandeel huisbezoek is in Doetinchem niet bekend. Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 21
Samenvatting (1) 1. Benodigde formatie WMO-functie Formatie van Doetinchem lijkt lager dan berekend. Precieze vergelijking lastig omdat werkprocessen niet 1 op 1 te vergelijken zijn. Klantmanagement en brede opzet WMO-winkel niet meegnomen in berekening. 2. Benodigde formatieschuldhulpverlening Formatie is laag in Doetinchem voor schuldhulpverlening 3. Operationeel beleidsadviseur Doetinchem zet weinig formatie in voor operationeel beleidsmedewerker Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 22
Samenvatting (2) 4. Span of control leidinggevende De span of control is in Doetinchem zeer hoog 5. Normale werkvoorraad voor een uitvoerende medewerker Het aantal aanvragen per uitvoerende medewerker WMO is hoger dan gemiddeld 6. Formatie frontoffice Formatie lijkt toereikend echter in de formatiemeter wordt geen rekening gehouden met meerdere functies in de WMO-winkel. Niet alleen WMO(aan)vragen maar ook (aan)vragen omtrent bijzondere bijstand, schuldhulpverlening, ouderenhulp, mantelzorg en AWBZdiensten worden behandeld. Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 23
Samenvatting (3) 7. Formatie bijzondere bijstand Huidige inzet lager dan quickscan in formatiemeter doet vermoeden. Reëel beeld vraagt nader onderzoek. 8. Formatie kwaliteitsmedewerker Op dit moment geen inzet van kwaliteitsmedewerker voor hh, wmo, bb en schuldhulpverlening. 9. Formatie voor klantmanagement Meer formatie nodig bij meer huisbezoek Copyright Berenschot Groep B.V. Sheet 24