Verslag AKV Vergadering van 16 februari 2011 Scienticalokaal, Celestijnenlaan 200L om 18u30 Aanwezig: Verontschuldigd: Ruben (voorzitter), Mathias (ondervoorzitter), Wouter (secretaris), Lore (beheer), Bart (Chemika), Wout (Chemika), Ruben (Geos), Jeroen (Merkator), Hanne (Wina), Mattia (bestuur), Laura C.(bestuur), Joris (Geos), Jana (Geos), Vinnie (Wina), Sara (Bios), Laura C (bestuur), Jasper (Merkator) 1 Goedkeuring agenda De agenda wordt goedgekeurd. 2 Goedkeuring verslagen Het verslag van de AKV van 16 december wordt goedgekeurd. Opmerkingen: vanboven verslag ipv agenda. Bart zal sociaal vertegenwoordiger zijn voor Bart. Dit staat in het verslag van de AV van 16 december en wordt bij deze ook aan de AKV gemeld. 3 Evaluatie 3.1 Skireis Qua praktische organisatie is alles goed verlopen. Bij skikot was dit allemaal veel beter geregeld dan bij sportura. Enkele voorbeelden worden aangehaald: heen-en terugreis, huisjes en waarborgen. Laurenz wordt gefeliciteerd voor zijn goede werk. Het gebied was wat minder. Zo is het eerder klein en minder voor gevorderde skiers en zijn er weinig off-piste mogelijkheden. Men heeft gehoord dat psycho en De Vikings 30 meer hebben betaald. Bart weet dat de Vikings meer hebben gekregen voor dit geld, maar ook zelf harder moesten werken op de skireis zelf. Psycho heeft waarschijnlijk minder goed onderhandeld, maar wij zijn via VSSF ook zowiezo 10 euro goedkoper af. 3.2 International Orientation Days Donderdag is er uiteindelijk niks gedaan op de infofair. Dit vanwege beperkte interesse en veel tijdsverlies. Op vrijdag was er opnieuw een presentatie in het geel huis, inclusief wandeling op de campus. Verder staat momenteel iedereen in de mailinglijst (die van vorig semester zijn gemaild dat ze eraf konden als ze sem2 weer weg gingen). Probeer binnen uw kring te weten te komen wie de aangekomen mensen zijn (namen bij ruben). 4 Opvolging 4.1 Lezingenreeks De lezingenreeks is volledig in orde. Morgen is er de eerste lezing (Steven stroeykens, de standaard). Elke lezing zijn er twee helpers vereist, de eerste lezing van wina, daarna de geokringen en op het einde chemika en bios. De laatste lezing zal dan toch uiteindelijk niet in het Engels zijn. Er zullen dus geen internationale studenten aanwezig Kringraad- AKV Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 1
zijn, maar dat is niet zo erg. Uiteindelijk zijn er toch altijd ook weinig mensen van andere richtingen aanwezig. We krijgen 300 euro van de faculteit. Meer info op de website/wiki. Update: de eerste lezing is niet doorgegaan wegens ziekte. Deze zal indien mogelijk verzet worden. 4.2 Jobfair Er zullen uiteindelijk 10 bedrijven aanwezig zijn. De Arenberg doctoral school is er daar 1 van, zij komen gewoon gratis. Er is 1 bedrijf dat alleen een CV-boek gekocht heeft. Financieel: 4350 inkomsten, uitgave: 400 e boekjes en 100 e affiches. Dat maakt in totaal ongeveer iets minder dan 4000 euro. Een schatting per kring wordt zo snel mogelijk gevraagd. Mattia gaat een draaiboek opstellen omdat bedrijvendag niet zo eenvoudig te organiseren is (stands, bibliotheek, gekke vragen van bedrijven...). Waar moeten we op letten naar de toekomst toe: we hebben gevoelig minder geld dan vorig jaar toen 18 bedrijven, hoewel er dit jaar heel veel gebeld en gemaild is (een paar honderd bedrijven). De opmerking wordt gemaakt dat wij de vroegste bedrijvendag zijn, en dat het voor bedrijven beter zou kunnen zijn mocht de bedrijvendag later vallen. We hopen dit jaar op een betere bedrijvendag, waar bedrijven liever naartoe komen. Mattia weet zelf niet of er conceptveranderingen mogelijk zijn. We moeten iets zoeken waar bedrijven echt happig op zijn. De moeilijkheden (aantal bedrijven + aantal studenten op de bedrijvendag) moeten zo snel mogelijk aangepakt. Het is een goed idee nu al iemand voor volgend jaar aan te spreken. Er wordt opgemerkt dat het overleg met de PR-mensen van de kringen hier en daar nog beter kan. Zo zijn er bv. enkele bedrijven die rechtstreeks bij wina uitkwamen en niet bij Mattia. Wina - PR haalt trouwens het meeste geld binnen voor september. We hebben een aantal bedrijven, en dus ook geld van die bedrijven. Het is essentieel dat er ook studenten komen op de bedrijvendag!!! De kringen werden daarom opgeroepen zeker zo veel mogelijk reclame te maken. Bij de reclame mag altijd vermeld dat het nuttig is je CV op een usb-stick mee te nemen en dat er gratis bier is (van ABinbev). We vragen ons af hoe we kunnen vermijden dat bedrijven niet betalen. De bedrijfsfiches zijn bij de meeste bedrijven getekend, dus een handtekening is een eerste basis. Mattia gaat een handtekening vragen van de bedrijven die nog niet getekend hebben. VTK heeft een contract waarin een 30-dagen clausule staat die zegt dat bedrijven 30 dagen na ontvangen van factuur moeten betalen (deze 30 dagen vallen zowiezo voor de bedrijvendag zelf). Het is essentieel de opvolging te informeren, deze kunnen altijd nog eens met VTK gaan praten. 4.3 Maffe experimenten Wouter geeft een korte inleiding, alle proefjes lijken in orde te komen. Er moeten vooral nog praktische, organisatorische dingen geregeld worden. Er is budget van de faculteit tot 350 euro, verdeeld over 200 boekjes, 50 uitgaven experimenten en 100 affiches/andere drukkosten. Er zal een shiftenlijst komen, iedere kring moet 2 mensen leveren voor een periode van ca. 2uur. De AKV geeft nog enkele tips/vragen mee: Lies Eykens zou vanuit de SLO interesse hebben. Wouter heeft tot op heden nog niets van haar gehoord en gaat haar contacteren. Er moet een meer structurele oplossing komen, dit zal na de maffe experimenten zeker gestart worden, in overleg met mensen van slo. Het advies wordt gegeven zo snel mogelijk mensen te zoeken om de proefjes te begeleiden. De wiki moet nog eens vervolledigd/nagekeken worden. Update: de maffe experimenten van informatica waren uiteindelijk niet in orde (mededeling zondag 20 februari). Iedereen die er belang bij heeft krijgt een langere uitleg-mail en update in zijn mailbox. Vragen moeten naar Wouter. 4.4 Galabal Er is een aangepaste begroting, waar nog heel wat onduidelijkheid heerst. De begroting wordt op bord geschreven en een discussie volgt. Zie ook verslag 16 december. Tips, opmerkingen en vragen: Kringraad- AKV Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 2
Er is nog steeds twijfel over de desserts van de werf. Is de prijs/kwaliteit-verhouding goed? Bij de werf kan men 200 desserts leveren, aan 2 euro per dessert. De porties zijn groot genoeg om in stukjes te doen, zodat de aanwezigen op het galabal verschillende kleinere stukjes kunnen proeven. De vraag rijst of er gekeken is bij andere traiteurs/bakkers... Op de vorige vergadering werd vleminckx in rotselaar vermeld. Laura en Laura hebben dit niet gevonden (update: http://www.vlem.be/ is de website). Het voordeel aan de werf is de nabijheid en de gekende kwaliteit van de desserts. De vorige vergadering werd er opgemerkt dat er geen hapjes (buiten de desserts) op de begroting stonden. De AKV vraagt of deze gepland zijn. Op de nieuwe begroting is hier de overschot op begroting aan toegekend, namelijk xxx euro. Dit is dus nog niet berekend op aantal hapjes, soort hapjes of aantal personen. Het begrote bedrag lijkt de AKV aan de hoge kant om op te gebruiken aan hapjes. De kaartenlimiet is vastgelegd op 350 (voor berekeningen allerhande dus dit getal gebruiken!). De vestiaire en de wc (lagere prijzen dan vorig jaar zijn onverwacht) zijn gedubbelcheckt en dus wel degelijk correct. Er is 300 euro voor de lezingen aangevraagd. Gezien dit echt te veel gaat zijn, wordt er wat schuimwijn galabal als lezingen gerekend, zodat we toch al het subsidie-geld krijgen. 30 euro voor drukkosten is heel weinig (kaarten, affiches...). Er wordt gevraagd dit na te kijken. Er is discussie over de vraag Moeten we al het begrote geld opmaken?. Bart is eerder van mening dat dit niet per se hoeft, ook gezien het gat in de exploitatie tot nu toe (-250 tov begroting). De begroting moet uiteraard wel zowiezo goed uitgedokterd zijn (en gehaald worden). Vinnie is dan wel meer voor het echt opgebruiken van de begroting. Extra zaken die nu nog niet in de begroting staan (de werkgroep mag dingen zoeken) moeten uiteraard altijd een nuttige/leuke bijdrage hebben aan het galabal. Als besluit kan er nog gesleuteld worden aan de verdeling van geld over hapjes/desserten/cava. Qua cava moeten we op zoek gaan naar ne goeie slechteën dus niet te dure. Er is een korte discussie over hoe we kunnen vermijden dat het galabal als TD in een chique kleedje overkomt. Dit is niet de bedoeling van het galabal, het mag wat meer galabal-sfeer hebben. Een eerste idee is meer slows te draaien, dit is reeds doorgegeven aan de DJ. Ook qua inkleding zijn er mogelijkheden (gebruik zeker de doeken en rode loper die er nog zijn). Een financiële ingreep zal hier weinig invloed op hebben. Wel kan er gezocht naar dat tikkeltje extra door de werkgroep (komt nu donderdag bijeen, Michael van wina was echter niet op de hoogte). Enkele kortere puntjes: Politika gaat komen helpen, en wij dus ook bij hen. De datum is nog niet geweten. De danslessen zijn nog niet geregeld. Er wordt gevraagd aan Maarten Vanbel en een tweede persoon om deze lessen te geven. De praesessen en voorzitter moeten op zoek naar een danspartner! De verzekering moet nog in orde gebracht worden, het gaat over een evenementenpolis bij KBC. Lore gaat dit regelen. Bart merkt nog op dat de hele galabaldiscussie te veel overkomt als laura en laura hebben half/slecht werk geleverd. Dit mag niet de bedoeling zijn, want er is wel degelijk goed werk geleverd. Bart verteld ook dat Laura C (chemika) zeer goed werk levert in zijn praesidiumploeg. Het resultaat van de werkgroep, en alle opvolging ivm met begroting moet zeker bij de presessen belanden!! 4.5 Scienticup De scienticup moet nog gepland worden, in week elf en twaalf. De kringen zoeken een datum via een doodle. Qua uren wordt het tussen 18u en 22u. De activiteit is begroot op +100 euro (inclusief barbecue). Het bestuur zoekt iemand om te organiseren, dit worden Ruben en Wouter. Kringraad- AKV Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 3
4.6 Skireis Laurenz Devers heeft gevraagd aan Bart of hij de skireis volgend jaar wil regelen. Een nieuw contract en gebied voor volgend jaar gaan geregeld worden via de huidige skireis-verantwoordelijken, met Bart als regulator. De AKV gaat akkoord, maar vraagt wel deftige updates voor er een contract getekend wordt. 5 CuDi 5.1 Openstaande facturen acco Er zijn nog niet betaalde facturen, bij merkator zou het over redelijk wat geld gaan. Lore regelet dit met merkator en stuurt de details door. 5.2 Voorstellen drukker volgend jaar Er is geïnformeerd bij 4 drukkers: Acco Standaardprijs is 1,7 cent. Er is geen ledenprijs voor kopies. Jonathan is weg en was ook volgens Vic (regelt drukkerij)/marjan (verantwoordelijke winkel op campus) echt slecht. Er is nu een nieuwe mens, die beter schijnt te zijn. Er zijn wat extra dingen die in het contract zouden komen. Reclame in winagenda s ed. zou niet meer voorkomen. Verder gaat alle drukwerk in Herent gebeuren. Vinnie merkt nog op dat men in het verleden al vaker bij Acco is geweest, en altijd problemen heeft gehad. Elke keer is beloofd dat het beter ging zijn, maar dat viel dan toch telkens tegen. De enige echte voordelen zijn dat het dichtbij is, dat we Vic reeds kennen en dat Acco samenwerkt met studenten. De raaf De prijs zou ook 1,7 cent bedragen. Uit de prijs valt wschl. nog meer te halen. Heel wat grote kringen zitten bij de raaf, zij zijn allemaal zeer tevreden. De raaf stelt ook een auto ter beschikking van de kringen. Alpha copy Heeft hetzelfde voorstel als vorig jaar (1,7 cent druk en 2,0 cent kringdrukwerk). Het logo van alphacopy zou op het kringdrukwerk staan. Leden kunnen magneetkaarten kopen en kopies maken aan 2 cent per pagina (zonder magneetkaart 3 cent). Color Image Color image biedt aan een drukpers ter beschikking te stellen om in de cudi te zetten. Dit zou voor ons een pak meer werk opleveren, maar ook heel wat goedkoper zijn. De AKV vindt dit echter geen idee, omwille van werklast en onderhoud. Dergelijke machines blijken vaak technische problemen te hebben. We hebben als cudi over het algemeen goede ervaringen met color image, de prijs blijft idem. Als de prijs voor kringdrukwerk niet omlaag kan gaan we waarschijnlijk niet voor hen kiezen. Er wordt op gehamerd het campagnedrukwerk voor dit jaar te fiksen, gratis natuurlijk. De beslissing wil de cudi zo snel mogelijk hebben. Dit gebeurt op een AV ergens in de maand maart. 5.3 Opvolging cudi Oproep voor opvolging als verantwoordelijke en krivers. 6 Visietekst Kringraad Bart en vinnie hebben een visietekst geschreven, ruben heeft het even allemaal samengezet. De tekst wordt kort even overlopen: puntje 1.1 blijkt verassend te zijn en vinnie vindt de grote lijnen goed. Opmerkingen mogen naar Ruben gestuurd, en worden de volgende AKV besproken. Kringraad- AKV Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 4
7 Verkiezingen en vervroegde verkiezingsprocedure Zoals iedereen weet, gingen de verkiezingen vorig jaar zeer inefficiënt. Zo zijn er twee verkiezingsakvs nodig geweest en was er eerst wel een akkoord over de activiteiten, waar dan later op teruggekomen is. In de visietekst staat een nieuwe planning, waarin de verkiezingen in twee stukken opgesplits worden. Voorzitter/ondervoorzitter/beheerder worden apart verkozen rond week 5 (de datum wordt zo snel mogelijk vastgelegd en valt samen met de volgende AKV/AV). Na deze datum gaan deze mensen op zoek naar een volledige ploeg, die verkozen wordt in week 11 (de tijd ertussen moet voldoende zijn om een ploeg samen te stellen). In de visietekst staat ook dat het aangeraden is te overleggen welke activiteiten men zal organiseren met huidige en opkomende kringvertegenwoordigers. De AKV verklaart zich akkoord met deze handelswijze, deze zal dan ook dit jaar uitgevoerd worden. 8 Varia 1. Er zijn nog betalingen van polo s en weekend achter. Lore stuurt dit nog eens door. 2. Vinnie spreekt over de alternatieve semesterindeling (het project gaat in het kort over 4 keer examens in fysica en wiskunde). De faculteit en wina doet een intensieve poging de huidige studenten te informeren en organiseert een infosessie op vrijdag 25 maart. Er zullen broodjes zijn en het is op de middag, dus iedereen kan komen. Het is essentieel dat zoveel mogelijk studenten op de infosessie aanwezig zijn, om de mening van de student zo goed mogelijk te kunnen vormen/verwoorden. Zeker interessant voor onderwijs - en kring - mensen. Na de infosessie komt er een bevraging (minstens op de wina-site, evt ook op die van scientica). 3. Mattia coördineert dit jaar de infodag der wetenschappen. Per richting moeten er zoveel mogelijk mensen aanwezig zijn (7-10 blijkt een goede schatting). Tegen 3 maart moeten de namen van deze mensen (+ studierichting) naar Mattia gemaild worden. De vergadering wordt gesloten om Ergens rond 20u30. Wouter Proost (secretaris) Kringraad- AKV Algemene Kringraad Vergadering - Pagina 5