Presidiumvergadering

Transcriptie

1 Presidiumvergadering VERSLAG Vergadering van zondag 8 februari 2009 Aanwezig: Mattia, Stevel, Toon, Vincent, Maarten, Sander, Thijs, Stijn, Vinnie, Jennifer, Michaël M, Thomas, Christophe, Hanne, Charlotte, Michiel, Jerre, Daniel, Inge, Jorien, Sanne, Bert (22u25-23u50) Verontschuldigd: Davy, Michaël D, Joris B, Joris VdB Afwezig: Glen De vergadering wordt geopend om 22u11. Goedkeuring agenda De agenda wordt goedgekeurd, na toevoeging van Toffe proffen en ereleden. Goedkeuring verslag Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd. Actiepunten: Part I Actiepunt uit te voeren door gedaan? Elektrisch vuurtje laten repareren Inge nee Lot oventjes beslissen Winagangbewoners nee Koppelstukken tent Stevel nee Frigo s wisselen Stevel nee Straalkachel Charlotte ja Toffe proffen fysica Vinnie & Thomas ja Toffe proffen informatica Stevel & Vincent V ja Kerstkaartje Stijn & Hanne ja Mededelingen Nathan heeft ontslag genomen, Thijs ook uit het kernpresidium. Colruyt Heverlee zal heel het tweede semester gesloten zijn wegens verbouwingen. Woensdag is het Scientica AV over de komende Scientica-activiteiten. Er is een LOKO-AV geweest over de nieuwe rectorsverkiezingen. Maandag is er nog een open faculteitsraad voor onze faculteit. De procedure voor de rectorsverkiezingen moest normaal al gestart zijn, wat niet gebeurd is. Er is een voorstel om de huidige procedure aan te passen. Volgens het huidige reglement moeten kandidaten 90 handtekeningen van proffen verzamelen. Men wil nu een objectieve (anonieme) evaluatieprocedure gebruiken om de kandidaten te selecteren. LOKO is voor vrije verkiezingen, maar ziet screening op voorhand van kandidaten wel als plusplunt. 1

2 De vervallen dingen op het bovenste schap kunnen overgekocht worden via Stevel. Er staat hier een lijst van op de Wiki, mensen die iets kopen worden verzocht dit zelf aan te passen. Als mensen iets open daar terug zetten kunnen ze daar best een datum van opening te zetten. IKZ De documentatiewiki staat online, deze werkt met de KULeuven-login. Het is vanaf nu verplicht om na elke activiteit een evaluatie daarop te zetten en ook voor elke activiteit een draaiboek te maken. Het is niet verplicht om activiteiten van het eerste semester nog toe te voegen, maar wordt wel geapprecieerd. We kunnen misschien ergens op die wiki ook een todo-pagina maken, waar een lijst staat van alle activiteiten die nog geëvalueerd moeten worden. We maken een mailinglijst die naar een aantal mensen gaat die affiches willen maken. Voorbije activiteiten Kerstbar Het was gezellig, het is laat geëindigd. Er had vroeger moeten begonnen met opbouwen omdat er nogal wat versiering was. Er waren een paar mensen die dachten dat ze een godcentie te weinig hadden. Kerstfeestje De sfeer was goed, het was nog gezellig. De communicatie met Alma ging eerst nogal stroef maar is uiteindelijk in orde gekomen. Met het groepje was een misverstand over het uur. Professor Van Daele klaagde dat zijn vuurtje niet goed werkte. Veel mensen bleven plakken, en we moesten de security blijkbaar per uur betalen. Uiteindelijk is er toch nog rond 2u afgerond. De receptie was een beetje verspreid en krapjes, maar het was geslaagd. De deadlines voor de kaartenverkoop zijn nogal wat verschoven, omdat er op het einde opeens nog veel mensen kaarten hebben gekocht. De kaartenverkoop was eigenlijk te laat, zodat we een hele ruwe schatting aan Alma moesten doorgeven. Sneeuwreis Sportura heeft heel wat misgedaan, maar het skieën zelf was leuk. Er waren kamers tekort, waardoor Wina in een ander hotel is moeten gaan liggen (verder van de piste). Ook bij Scientica scheelde er wat aan de organisatie: het was niet duidelijk wie er verantwoordelijk was voor Sportura. De voedselpaketten waren te laat. Komende activiteiten Het is jammer dat er zo weinig activiteiten zijn in de eerste week. Teambuilding Vanavond ten laatste inschrijven op de wiki als je meewil! We gaan om 19u eten in de Quasimodo, we spreken af om 18u30 hier of 18u45 ter plaatse. Er is voor iedereen keuze uit vier gerechten, die we op voorhand moeten doorgeven. Daarna komen we naar de living om een dessert te eten en een spelletje te spelen. Op presidiumweek is beslist om teambuilding niet te begroten en sponsoring geldt niet voor eten en drank, dus iedereen moet zelf betalen. Het dessert komt waarschijnlijk wel op kosten van Wina, en een drankje per persoon. Schaakcompetitie Iedereen die wil kan elke week komen schaken in de living, in een soort competitie. Mensen worden gevraagd om een eigen schaakbord mee te brengen indien mogelijk. Als je wint krijg je een punt, als je verliest min een punt. Er moeten nog een reglement opgesteld worden in verband met tegen dezelfde mensen spelen. 60 sbar Jennifer is verantwoordelijk. Het bier van de week is Vedett. Er is ook een gratis vat. Kan er misschien nog iets geregeld worden à la gratis drankje voor sneeuwreisgangers? 2

3 Plan Achterban Er is eerst receptie, daarna vergaderingen per richting. Voor wiskunde en informatica zoeken we nog iemand die de vergadering leidt en iemand die notities neemt, kandidaten mogen zich aanmelden bij Thomas. Iedereen zeker afkomen! Er staat nog hopen Dumoulin in de kelder. Het zou goed zijn om ook nog rond te gaan in de lessen. Er komt ook een affiche. Spelletjesavond EJW Er staat niks in het Tonneke, maar het zal in de Winagenda komen. De Waag moet direct vastgelegd worden. Mensen moeten gewaarschuwd worden dat ze spelletjes meebrengen. Bejaardenbar Openingscantus Er staan aankondigingen in het Tonneke en op de site. Jerre maakt affiches(!). Er zal niet met kaarten gewerkt worden. De verrassing wordt misschien uitgesteld. Cultuurtweedaagse Hawaii Maandag en dinsdag zijn er eetstandjes. Maandag is er een poolparty in Sportoase, en daarna Pearl Harbour. Ouderdag De inschrijvingen zijn afgesloten, en er zijn vooral presidiumleden die te laat ingeschreven hebben. De laatste praktische dingen moeten nog geregeld worden met de werkgroep. Er is al 50 man ingeschreven voor de cantus, dat wordt al krap, dus meer mag zeker niet. Naaktkalender De fotograaf heeft toegezegd en was heel enthousiast. Hij gaat ons niks aanrekenen behalve eventueel onkosten. De shoots gaan door op 14 februari en 28 februari. Een deel foto s zullen in zijn studio (in West-Vlaanderen) moeten. Hij ging ons deze week voorstellen voor fotoconcepten doorsturen. Hij kon eventueel ook iets regelen met een drukker, maar we hebben ook al een offerte van Zwart op Wit. Als we er 500 bestellen, kosten ze e3 per stuk. We zouden misschien vragen aan bedrijven om er een aantal over te kopen, die dan in ruil een vermelding op de kalender krijgen. De prijs voor een kalender zou ongeveer e8 worden. De lokalen zijn nog niet in orde. Massawinacantus De kringen die meedoen zijn wij, Antwerpen, Diepenbeek en Gent. Ze willen tijdens de tempus bitterballen en ander vettig spul verkopen, om er e50 winst uit te halen. Elk deel wordt geleid door een andere senior, dus vier delen plus nog een stil deel. Elke senior houdt zijn eigen studenten in de hand. Michiel zal wel de enige zedenmeester zijn en houdt ook wat in de gaten dat er niet te veel overlast is. Sommige kringen hebben wel andere gewoonten, dus het zal een speciale (en langere) cantus worden. Het begint om 20u, en zal volgens plan tot 1u30 duren (daarna stil gedeelte), omdat die van Antwerpen eigenlijk tot 5u wilden. We kunnen best met kaarten (of mailen dat je komt) werken om een idee te hebben van hoeveel volk er komt. De reclame moet zo snel mogelijk begonnen worden (ook op de openingscantus!). Het kost e8/e3, alleen voor Winamensen in principe. Er wordt gehoord of de andere kringen eigen drank toestaan. Het bestuur van Leiden wordt ook uitgenodigd. Diner 45 jaar Wina Er zijn een paar offertes voor buffet. Er wordt nog gewacht op een reactie van de voorzitter van Science@Leuven. 3

4 Festival Het festival wordt verplaatst naar donderdag 5 maart, na de Scienticalezing. Dit staat fout op de kalender, maar dat moet dan goed gepromoot worden. De twee andere groepjes (buiten Bluethrill) worden zo snel mogelijk vastgelegd en tegen zondag de affiche gemaakt, zodat we twee weken op voorhand kunnen beginnen plakken. Als naam kiezen we voor Squadrock. We gaan proberen om 100 gratis hamburgers weg te geven. Investeringen Als we investeringen willen afschrijven, moeten we dit voorstellen aan beheerraad. Bijvoorbeeld de Winabanner, de bolderkar, enveloppen,... Microgolf Op Ebay zijn er veel mogelijkheden aan spotprijzen, die meestal wel moeten worden opgehaald. De prijzen variëren momenteel tussen e1.5 en 7, maar met het bieden kan dat wel oplopen. De maximumgrens tot waar Jorien mag bieden is e20. Diepvries Idem op Ebay. Martijn heeft de zijne nog altijd niet opgehaald, dus we wachten hier nog even mee. Straalkachel Er loopt een promotie in Macro tot dinsdag voor een straalkachel (e42, type terrasverwarmer, op elektriciteit). Er moet morgen bij LOKO Sport geïnformeerd worden of het is toegestaan op de 24-urenloop, dan kunnen we hem nog kopen voor dinsdag. Banner Deze kost ongeveer e100 voor 2 op 1 meter. We kunnen best meten welke grootte het beste is voor ons tentje, zodat het makkelijk is om op te hangen aan de zijkant. Op de banner moet het 2D-schild met ernaast Wina komen. Toffe proffen en ereleden De laatste toffe proflidkaarten moeten nog gebracht worden en er moeten nog een paar mensen betalen. De proffen waren tevreden met hun kerstattentie. De semesteriële brief zal deze week in hun bakje zitten. Er komt nog een ereliddiner. We nodigen alle ereleden en het presidium uit, maar omdat het op een zaterdag is wordt het toch een gezellig etentje. Locatie: de Waag. Datum: zaterdag 21 maart. We koken zelf en het presidium betaalt om mee te eten. Varia Hoe zit het met het tweedehandsboekensysteem bij webteam? Kiescomité is actief. Vanaf maandag kunnen kandidaturen voor (lol)ploegen ingediend worden. Hoe zit het met het fotoboek? De kalenders en openers moeten naar de CuDi en per lid gereserveerd worden. De laatste post die de braadslee gebruikt heeft moet die nog uitkuisen! Sport? Er mag géén materiaal meer op de gang gedropt worden, want er zijn al veel te veel klachten van de Waag geweest! 4

5 Actiepunten: part II Actiepunt uit te voeren door tegen Elektrisch vuurtje laten repareren Inge volgende PV Lot oventjes beslissen Winagangbewoners volgende PV Koppelstukken tent Stevel volgende pv Frigo s wisselen Stevel nu Microgolf Jorien volgende PV Straalkachel Charlotte volgende PV Evaluatie & draaiboek Kerstfeestje Lars volgende PV Evaluatie kerstbar Toon volgende PV Evaluatie & draaiboek sneeuwreis Joris & Babs volgende PV De vergadering wordt gesloten om 0u20. De volgende vergadering gaat door op zondag 15 februari om 22u in de Winaliving. Jorien van den Bergh (secretaris) 5