Profiel Lid Raad van Toezicht Profiel Financiën voor Lentis, Zuidlaren versie 25/01/17 1
ORGANISATIE STANDPLAATS DE ORGANISATIE :Lentis :Zuidlaren :Lentis is een toonaangevende organisatie voor geestelijke gezondheidszorg, forensische psychiatrie en ouderenzorg. De kernactiviteiten betreffen geestelijke gezondheidszorg voor kinderen/jeugdigen, volwassenen en ouderen; zorg voor ouderen en forensische geestelijke gezondheidszorg. Cliënten van alle leeftijden kunnen bij Lentis terecht voor behandeling, ondersteuning en begeleiding bij (ernstige) psychiatrische, psychogeriatrische en psychosociale problemen. Lentis biedt deze zorg en ondersteuning in ambulante vorm, poliklinisch, in deeltijd (dagbehandeling), klinisch (24 uur), in een beschermde woonvorm of in een werk- of leertraject. De kernactiviteiten van Lentis worden uitgevoerd door vier zorggroepen: Volwassenenpsychiatrie, Forint voor forensische psychiatrie, Jonx voor kinder- en jeugd psychiatrie en Dignis voor Ouderenzorg. Psychiatrie voor Ouderen is onderdeel van de zorggroep Dignis. De zorggroepen worden ondersteund door drie diensten: het Concernbureau, ilentis en Lentis Service en Advies. Lentis werkt nauw samen met FPC Dr. S. van Mesdag. Lentis is geworteld in Groningen, maar is ook actief in de andere noordelijke provincies en via het PsyQ netwerk in het oosten en het midden van het land. De marktwerking in de gezondheidszorg inspireert de instelling om ook buiten het traditionele werkgebied zorg aan te bieden. De instelling telt circa 3000 fte en kent een omzet van circa 270 miljoen. Het bestuur van Lentis vormt tevens het bestuur van de stichting FPC Dr. S. van Mesdag, die in 2008 verzelfstandigd is. De stichting FPC Dr. S. van Mesdag heeft statutair een niet- vrijblijvende samenwerking met Lentis. Lentis opereert als een dienstverlenende, maatschappelijke zorgonderneming in een dynamische en complexe omgeving van marktwerking, veranderende financiering en wet- en regelgeving, vraagsturing en differentiatie in cliëntbehoeften, ketenpartnership, versie 25/01/17 2
duurzaam presteren, maatschappelijke participatie en nieuwe ICT-ontwikkelingen en toepassingen. De verwachting is dat veranderingen en ontwikkelingen binnen het zorgdomein ook de komende jaren in een hoog tempo elkaar zullen blijven opvolgen. Lentis heeft financieringsrelaties met verschillende verzekeraars, gemeenten en het ministerie van Justitie. Met een geleidelijk vergrijzende arbeidsmarkt zullen professionals meer zorg moeten bieden aan meer mensen binnen een steeds beperkter financieel kader. De komende jaren wil Lentis nog meer toegroeien naar een maatschappelijke zorgonderneming die optimaal bijdraagt aan het realiseren van de kernwaarden van de organisatie en de strategische doelen. Dit betekent enerzijds meer samenhang en verbinding tussen de afdelingen/ zorggroepen die de primaire processen uitvoeren en anderzijds recht doen aan de specifieke context waarin de verschillende zorggroepen opereren. Tegelijkertijd wordt er gestreefd naar gemeenschappelijkheid in doelstelling en resultaat en investering in een sterker maatschappelijk ondernemerschap. Lentis acht zichzelf mede op basis van het brede portfolio aan behandeling en dienstverlening en de sterk regionale verankering goed in staat om de kansen die voortvloeien uit de veranderende context waarbinnen zij acteert te kunnen verzilveren en daarmee de komende jaren de toonaangevende positie binnen de regio te blijven innemen en kansen buiten de regio verder te benutten. Meer informatie over Lentis is te vinden op de website www.lentis.nl. BESTUUR EN ORGANISATIE :Lentis kent het Raad van Toezicht / Raad van Bestuur model en hanteert de Zorgbrede Governancecode. De instelling kent vier leidinggevende niveaus: Raad van Bestuur, directeuren, managers en teamleiders. De Raad van Bestuur voert zijn taak als collegiaal bestuur uit, waarbij een van de beide leden als voorzitter is benoemd. Er is geen sprake van een portefeuilleverdeling, maar een verdeling van aandachtsgebieden. versie 25/01/17 3
Lentis kent op grond van de Wet op de Ondernemingsraden een Centrale Ondernemingsraad (COR) en OR-en per zorggroep. De OR-en zijn vertegenwoordigd in de COR. De verdeling van de bevoegdheden tussen Centrale Ondernemingsraad en Ondernemingsraden is neergelegd in het Reglement Ondernemingsraad van Lentis. Op alle niveaus en relevante beleidsterreinen betrekt Lentis zijn cliënten. Uitgangspunt daarbij is de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. Lentis kent twee Centrale Cliëntenraden (één voor de ggz en één voor de ouderenzorg, ondergebracht in de zorggroep Dignis) en Cliëntenraden voor de zorggroepen. De Centrale Cliëntenraden werken samen in de Gemeenschappelijke Cliëntenraad die adviseert over specifieke onderwerpen die zowel V&V als psychiatrie raken. De Cliëntenraden zijn vertegenwoordigd in de beide Centrale Cliëntenraden. Familie en naastbetrokkenen zijn vertegenwoordigd in de Centrale Familieraad en Familieraden per zorggroep. De samenwerking met de Familieraad is neergelegd in een overeenkomst, waarin de relatie tussen organisatie en familie en naastbetrokkenen wordt geregeld. Overigens is Lentis zich sterk bewust van het belang van belanghebbenden, zowel binnen als buiten de organisatie. Er wordt veel waarde gehecht en inhoud gegeven aan dialoog met interne en externe belanghebbenden en in breder verband met de samenleving. De instelling is HKZ gecertificeerd. Lentis is aandeelhouder van de franchiseformule PsyQ Nederland en biedt via vestigingen in Groningen, Arnhem, Apeldoorn, Emmen, Enschede, Hilversum en Zwolle gespecialiseerde behandelprogramma s van PsyQ aan. RAAD VAN TOEZICHT :De Raad van Toezicht is het in de statuten verankerd orgaan dat belast is met het toezicht houden op de (tweehoofdige) Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht heeft onder meer tot taak: werkgeverschap van het bestuur, toezicht op het bestuur van de instelling, toetsing van de besluitvorming en gevraagd en ongevraagd adviseren van de Raad van Bestuur, e.e.a. conform statuten en reglement. versie 25/01/17 4
Het aantal plenaire vergaderingen bedraagt minimaal zes per jaar, samen met de Raad van Bestuur. De agenda van de gezamenlijke vergaderingen wordt door de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur samen voorbereid. Er wordt gewerkt met een jaaragenda, die geënt is op de jaarlijkse beleids- en controlcyclus. De vertrouwensbasis tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur geldt als het vertrekpunt om het besturingsmodel (afstand en betrokkenheid) adequaat te kunnen realiseren. Naast de toezichthoudende taak dient de Raad over het vermogen en de attitude te beschikken om de Raad van Bestuur als klankbord terzijde te staan. Dit vergt van de Raad van Toezicht nadrukkelijk het vermogen om op strategisch niveau te functioneren, door zich op hoofdlijnen een oordeel te vormen over een aantal strategische issues en hierover van gedachten te wisselen met de Raad van Bestuur, waarbij de juiste balans moet worden gevonden tussen betrokkenheid en bestuurlijke distantie. Om deze rol goed te kunnen invullen zijn bestuurlijke / toezichthoudende ervaring en kwaliteiten bij de leden van de Raad van essentieel belang. De Raad van Toezicht opereert vanuit een collectieve, integrale verantwoordelijkheid, waarbij alle leden in staat en bereid moeten zijn een collectieve bijdrage te leveren. De cyclus van good governance (functioneren Raad van Toezicht, samenspel met de Raad van Bestuur, interne informatievoorziening, interne en maatschappelijke verantwoording) vormt de leidraad voor bestuur, toezicht en verantwoording binnen de instelling. Bij de samenstelling van de Raad van Toezicht is het van belang dat deze zodanig is samengesteld dat de leden samen beschikken over de vereiste kennis, ervaring en netwerken om de doelen van beleid en strategie, de geboden zorg en dienstverlening, de organisatie en de bedrijfsvoering in algemene zin te kunnen beoordelen. Om de taken adequaat te kunnen uitoefenen moet de Raad van Toezicht maatschappelijk breed geïnformeerd zijn. Daarom hebben de leden een eigen netwerk (eventueel ook met stakeholders) en in ieder geval kennis van voor de instelling relevante netwerken (in de regio). versie 25/01/17 5
Elk lid van de Raad moet een generalist zijn met de benodigde kwaliteiten om verschillende aspecten integraal af te wegen, gericht op het belang van de organisatie als geheel. Naast deze kwaliteiten beschikt ieder lid over een specifieke deskundigheid die wordt ingezet ter verhoging van de kwaliteit van de Raad als geheel. Het functioneren van de Raad is gediend bij een goede teamsamenstelling, de individuele leden dienen elkaar qua competenties aan te vullen en dienen in goede harmonie met elkaar te kunnen samenwerken. De aanstelling van leden van de Raad van Toezicht geschiedt voor een periode van vier jaar. Leden zijn maximaal éénmaal herbenoembaar voor een periode van vier jaar. Naast de formele vergaderingen kent de Raad van Toezicht een aantal bijeenkomsten, die gericht zijn op het verwerven en uitwisselen van informatie, inzicht en kennis en zelfevaluatie. De vergaderingen vinden doorgaans overdag (in Zuidlaren) plaats. Binnen de Raad van Toezicht functioneren op dit moment vier commissies: een commissie Remuneratie, Audit, Kwaliteit en Veiligheid en Selectie. VACATURE LID RAAD VAN TOEZICHT ALGEMENE PROFIEL- VEREISTEN Statutair bestaat de Raad van Toezicht uit minimaal vijf leden. Conform het rooster van aftreden zal op korte termijn een lid van de Raad van Toezicht terugtreden. Hierdoor ontstaat een vacature voor een lid van de Raad van Toezicht met als aandachtsgebied Financiën. :- Academisch werk- en denkniveau. - Bestuurlijke / toezichthoudende ervaring. - Affiniteit met de doelstelling van de Stichting. - Beschikking over een actief bestuurlijk netwerk; maatschappelijk actief. - Voldoende inzicht over taken en rollen tussen Raad van Toezicht en Raad van Bestuur; bekendheid met de issues van corporate governance. - Beschikking over een juist evenwicht in betrokkenheid en bestuurlijke afstand. - Vermogen om de adviserende en toezichthoudende rol in teamverband uit te kunnen oefenen. - Vermogen om op strategisch niveau te kunnen acteren door zich op hoofdlijnen een oordeel te kunnen vormen over door de Raad van Bestuur voorgelegde aangelegenheden en om het beleid van de instelling te kunnen toetsen. versie 25/01/17 6
- Vermogen en attitude om inhoud te kunnen geven aan de klankbordfunctie met de Raad van Bestuur. - Integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling. De toezichthouder mag op geen enkele wijze belangen hebben bij de organisatie of anderszins in een belangenconflict kunnen komen door andere functies die hij uitoefent. - Voldoende beschikbaarheid en energie om zich in te zetten voor een adequate invulling van de functie. - Er wordt gestreefd naar een evenwichtige samenstelling van de Raad van Toezicht, zowel naar gender als naar leeftijd. - Regionale verankering is een pre. SPECIFIEKE EISEN PORTEFEUILLE BEDRIJFSLEVEN & ONDERNEMERSCHAP :Het lid Raad van Toezicht met profiel financiën beschikt over deskundigheid op het gebied van financiën, risicomanagement en control, bijvoorbeeld opgedaan als financieel directeur/bestuurder of als accountant. heeft een adequaat overzicht op de financiële doorwerking van strategisch beleid en de gevolgen van externe ontwikkelingen op de daarbij behorende verantwoording, verslaglegging en de opzet en werking van informatiesystemen en de daarbij behorende periodieke- rapportages. heeft kennis en inzicht in vragen over de financiële continuïteit van een maatschappelijke onderneming. heeft als ervaren financieel professional kennis en kunde op het gebied van strategische -vastgoedinvesteringen en vraagstukken van financiële sturing. is in staat om investeringsbeslissingen te beoordelen op risico s en heeft kennis van waarderingsmethoden van vastgoed. kan over de cijfers heen kijken en als voorzitter van de Auditcommissie het gesprek met de accountant voeren. Het reglement van de Auditcommissie is bijgesloten. HONORERING :De vergoeding voor de leden van de Raad van Toezicht van Lentis is conform WNT 2 op een honorarium van 13.600 per jaar. versie 25/01/17 7
Reglement Auditcommissie Raad van Toezicht Reglement Auditcommissie Raad van Toezicht, vastgesteld d.d. 24 september 2012
Reglement van de Auditcommissie van de Raad van Toezicht Dit reglement is op 24 september 2012 vastgesteld op grond van artikel 5 van het reglement van de Raad van Toezicht. Artikel 1 Taak van de Auditcommissie De Auditcommissie is een delegatie van de Raad van Toezicht en heeft tot taak de toezichthoudende rol van de Raad van Toezicht te ondersteunen door de Raad van Toezicht te adviseren omtrent haar taak en de besluitvorming van de Raad van Toezicht daaromtrent voor te bereiden. Tot de taak van de Auditcommissie behoort: 1. Toezicht houden op de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en toezicht op de werking van gedragscodes; 2.a Beoordelen van financiële managementrapportages, toezicht houden op de financiële informatieverschaffing (keuze van accounting policies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de behandeling van schattingsposten in de jaarrekening, prognoses en het werk van externe accountants ter zake); 2.b Toezicht houden op de financiering van Lentis en zijn zorggroepen en op belangrijke kapitaalinvesteringen van de stichting; 2.c Toezicht houden op fiscale aspecten; 2.d Toezicht houden op de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de externe accountant; 2.e Toezicht houden op de (onafhankelijkheid van) de externe accountant; 2.f Opstellen van de voordracht van de benoeming van de externe accountant in de Raad van Toezicht; 2.g Voorbespreking van jaarrekening en begroting; 2.h De Audit commissie stelt eenmaal in het jaar een verslag op van haar beraadslagingen en bevindingen en brengt dit verslag uit aan de Raad van Toezicht. In dit verslag is een rapportage opgenomen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn/haar onafhankelijkheid met inbegrip van de wenselijkheid van rotatie van verantwoordelijke partners binnen een kantoor van externe accountants dat met de controle is belast en het verrichten van niet- controle werkzaamheden voor de stichting. De selectie en voordracht van de externe accountant hangt mede af van de uitkomsten van dit verslag. 2.j Ten minste éénmaal in de vier jaar maakt de Auditcommissie tezamen met de Raad van Bestuur een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De belangrijkste conclusies hiervan worden aan de Raad van Toezicht medegedeeld ten behoeve van de benoeming van de externe accountant. 2.k De externe accountant ontvangt de financiële informatie die ten grondslag ligt aan de vaststelling van de tussentijdse cijfers en overige tussentijdse berichten en wordt in de gelegenheid gesteld om op alle informatie te reageren. Artikel 2 Samenstelling, deskundigheid en onafhankelijkheid van de Auditcommissie 1. De Auditcommissie bestaat uit twee leden van de Raad van Toezicht, waaronder in ieder geval het lid met het profiel Financiën. Dit lid wordt benoemd tot voorzitter van de Auditcommissie. Reglement Auditcommissie Raad van Toezicht, vastgesteld d.d. 24 september 2012
2. De Auditcommissie kent de volgende adviseurs: de voorzitter Raad van Bestuur, de ambtelijk secretaris Raad van Toezicht, de concerncontroller, en het hoofd interne audit. De overige leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht zijn bevoegd om de vergaderingen van de Auditcommissie bij te wonen. 3. De externe accountant kan afhankelijk van de agenda door de voorzitter van de Auditcommissie uitgenodigd worden om als adviseur op te treden. 4. Naast de leden en adviseurs van de Auditcommissie en de leden van de Raad van Bestuur kunnen, afhankelijk van de geagendeerde onderwerpen, tevens andere functionarissen uit hoofde van hun functie op uitnodiging aanwezig zijn. 5. De voorzitter van Raad van Toezicht is niet (tegelijkertijd) voorzitter van de Auditcommissie. Artikel 3 Voorzitter Met inachtneming van het bepaalde in artikel 2 van dit reglement, benoemt de Raad van Toezicht één van de leden van de commissie tot voorzitter. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de Auditcommissie. Hij/zij treedt op als woordvoerder van de Auditcommissie en hij/zij zal het belangrijkste aanspreekpunt voor de Raad van Toezicht zijn. Artikel 4 Informatievoorziening Om zijn taken adequaat te kunnen uitvoeren dient de Auditcommissie binnen de reikwijdte van zijn verantwoordelijkheden op adequate wijze te worden voorzien van informatie. Deze informatie staat beschreven in het informatieprotocol Raad van Toezicht. De Auditcommissie kan aanvullende informatie opvragen voor zover die voor zijn taakuitoefening van belang is. Deze informatie wordt verstrekt door de Raad van Bestuur. Artikel 5 Audit Commissie vergaderingen (commissie agenda, deelnemers en notulen) 1. De Auditcommissie vergadert tenminste 2 maal in het jaar en verder zo vaak als één of meer van zijn leden noodzakelijk acht. De vergaderingen worden in de regel gehouden ten kantore van de stichting, maar mogen ook elders plaatsvinden. 2. De externe accountant van de stichting kan in voorkomende gevallen de voorzitter van de Auditcommissie verzoeken om bij een vergadering van de Auditcommissie aanwezig te zijn. 3. Vergaderingen worden bijeengeroepen door de ambtelijk secretaris van de Raad van Toezicht namens het lid van de Auditcommissie dat om de vergadering heeft verzocht. Voorzover praktisch uitvoerbaar zullen de aankondiging en de agenda van te bespreken onderwerpen zeven dagen voor aanvang van de vergadering aan de leden en adviserend leden van de Auditcommissie worden verstrekt. 4. Van de vergadering worden notulen bijgehouden. In de regel zullen deze worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering; indien echter alle leden van de Auditcommissie met de inhoud van de notulen instemmen kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en worden zo spoedig mogelijk aan de andere leden van de Auditcommissie gezonden. Reglement Auditcommissie Raad van Toezicht, vastgesteld d.d. 24 september 2012
Artikel 6 Wijzigingen De Raad van Toezicht kan dit reglement wijzigen. Van een dergelijk besluit wordt melding gemaakt in het verslag van de Raad van Toezicht. Reglement Auditcommissie Raad van Toezicht, vastgesteld d.d. 24 september 2012