Reglement Auditcommissie. AlleeWonen

Transcriptie

1 Reglement Auditcommissie AlleeWonen 20 december 2016

2 Inhoud Artikel 1 Status en inhoud reglement 1 Artikel 2 Samenstelling 1 Artikel 3 Taken en bevoegdheden 1 Artikel 4 Vergaderingen 2 Artikel 5 Wijze van rapporteren 3

3 Artikel 1 Status en inhoud reglement 1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op het reglement van de RvC en de Statuten. 2. De bepalingen van de artikelen 1, 2 lid 6, 21 en 22 van het reglement van de RvC zijn van overeenkomstige toepassing op dit reglement en de leden van de Auditcommissie. 3. Dit reglement wordt op de website geplaatst. Artikel 2 Samenstelling 1. De Auditcommissie bestaat uit tenminste twee leden die door de RvC uit zijn midden worden benoemd. 2. De leden van de Auditcommissie worden benoemd en ontslagen door de Raad van Commissarissen. De zittingstermijn van de leden van de Auditcommissie is in beginsel gelijk aan hun zittingstermijn als lid van de RvC, met dien verstande dat een lid automatisch aftreedt als lid van de Auditcommissie zodra de betreffende persoon niet langer lid is van de RvC. 3. De Auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. Het voorzitterschap van de Auditcommissie wordt ingevolge artikel 9 lid 6 van het reglement van de RvC niet voorgezeten door de voorzitter van de RvC. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de auditcommissie. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt een ander lid van de auditcommissie zijn volledige taken waar. 4. Van de Auditcommissie maakt tenminste een zogenoemd financieel expert deel uit, hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis en ervaring heeft opgedaan in de financiële bedrijfsvoering bij naar omvang gelijkwaardige rechtspersonen. Artikel 3 Taken en bevoegdheden 1. De Auditcommissie ondersteunt de Raad van Commissarissen van AlleeWonen bij het uitvoeren van de verantwoordelijkheden op het terrein van het toezicht. De Auditcommissie neemt geen besluiten, maar is een voorbereidingscommissie, adviserend en ondersteunend naar de Raad van Commissarissen en rapporteert bevindingen rechtstreeks aan de Raad van Commissarissen. In de regel geschiedt dit door aanbieding van de notulen van de vergaderingen van de commissie. 2. Tot de taak van de auditcommissie behoort: a. het adviseren van de RvC omtrent het toezicht en (al dan niet voorafgaande) controle op het Bestuur met betrekking tot de werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen en compliance, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante weten regelgeving en het toezicht op de significante financiële risico s op het gebied van treasury en fiscaliteit en het toezicht op de werking van de interne gedragscodes zoals de integriteitscode en de klokkenluidersregeling; b. het adviseren van de RvC omtrent het toezicht op de financiële informatieverschaffing door de woningcorporatie (keuze van accountingpolicies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, prognoses, werk van in- en externe accountants terzake, etc.); c. het adviseren van de RvC omtrent het toezicht op de naleving van de aanbevelingen en Reglement Auditcommissie AlleeWonen 1

4 opvolging van opmerkingen van de bedrijfscontroller en de externe accountant; d. het adviseren van de RvC omtrent het toezicht op de voorgeschreven financiële informatieverschaffing aan de externe toezichthouder; e. het adviseren van de RvC omtrent de goedkeuring van het opgestelde werkplan interne controle en/of het auditplan; f. het adviseren van de RvC omtrent de beoordeling van het functioneren van de externe accountant tezamen met het Bestuur overeenkomstig artikel 16 lid 11 en 14 van het reglement van de RvC; g. het adviseren in de zin van klankbordfunctie voor het Bestuur met betrekking tot bovengenoemde taakgebieden; h. de controle op de jaarlijkse bevestiging van de externe accountant inzake zijn onafhankelijkheid ten opzichte van de Stichting; 3. De Auditcommissie is belast met de inrichting van het door de Raad van Commissarissen geformuleerde auditprogramma. 4. Tenminste eenmaal per jaar zal de auditcommissie tezamen met het Bestuur aan de RvC een verslag uitbrengen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid en wenselijkheid tot wisseling van de verantwoordelijk accountant binnen het kantoor van de externe accountant die is belast met het verrichten van de controle en de niet-controlewerkzaamheden voor de Stichting. De selectie van de externe accountant zal mede afhangen van de uitkomsten van dit verslag. 5. Het bestuur en de Auditcommissie maken ieder tenminste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De beoordeling wordt besproken in de Raad van Commissarissen. 6. Het bestuur is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten of in de gevolgde procedures ten behoeve van de financiële verslaglegging. Dit laat onverlet dat de accountant vanuit zijn eigen oordeel en verantwoordelijkheid de RvC kan betrekken. Bij ernstige onregelmatigheden of als het bestuur erbij betrokken is rapporteert de accountant in ieder geval rechtstreeks aan de Raad van Commissarissen en informeert het bestuur hierover. 7. De auditcommissie kan zich na goedkeuring van de RvC op kosten van de Stichting laten adviseren door een extern adviseur. Artikel 4 Vergaderingen 1. De Auditcommissie vergadert zo vaak als zij dit noodzakelijk acht, maar in ieder geval ter voorbereiding op de behandeling in de Raad van Commissarissen van het treasurybeleid en treasuryjaarplan de jaarrekening de trimesterrapportages de bedrijfsbegroting het auditplan en de interimcontrole 2. De vergaderingen en daarin te bespreken onderwerpen worden door de Auditcommissie jaarlijks vooraf vastgelegd en vinden als regel plaats kort voor de RvC-vergadering waarop de betreffende onderwerpen zijn geagendeerd. De agenda en planning kunnen worden aangevuld dan wel aangepast met onderwerpen die in de loop van het jaar aan de orde komen. De Auditcommissie vergadert tussentijds wanneer de Auditcommissie dat nodig acht. 3. Het bestuur is aanwezig bij de vergaderingen van de Auditcommissie, tenzij de Auditcommissie Reglement Auditcommissie AlleeWonen 2

5 anders heeft bepaald. 4. De Auditcommissie kan de voorzitter, bedrijfscontroller, de externe accountant en/of andere deskundigen uitnodigen bij de vergaderingen van de Auditcommissie aanwezig te zijn. a. De Auditcommissie voert in ieder geval eenmaal per jaar bij de behandeling van de jaarrekening een afzonderlijk gesprek met de bedrijfscontroller. b. De externe accountant wordt uitgenodigd aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de Auditcommissie waarin het auditplan en de bevindingen van de tussentijdse controle van de accountant en de jaarrekening worden behandeld. c. De Auditcommissie kan buiten aanwezigheid van het bestuur met de externe accountant overleggen. 5. Het secretariaat en het archief van de Auditcommissie worden verzorgd door het bestuurssecretariaat. 6. De taken en verantwoordelijkheden van de Auditcommissie, het functioneren hiervan en de actualiteit van het reglement kan jaarlijks door de Raad van Commissarissen worden beoordeeld. 7. Het bestuur en de Auditcommissie rapporteren jaarlijks afzonderlijk aan de Raad van Commissarissen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid. Artikel 5 Wijze van rapporteren 1. De Raad van Commissarissen ontvangt van de Auditcommissie een kort en bondig verslag van de beraadslagingen en bevindingen. Deze verslagen worden nog vóór de betreffende RvCvergadering aan de Raad van Commissarissen verstrekt. 2. Het archief van de Auditcommissie is ten allen tijde voor alle leden van de Raad van Commissarissen toegankelijk. 3. De samenstelling van de Auditcommissie, het aantal vergaderingen en de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen worden gemeld in het verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag. Reglement Auditcommissie AlleeWonen 3