TREVI SERVICES Vereniging van Mede-eigenaars Residentie " NOVALIS A " Vooruitgangstraat 29,35,41,47 te 121C Brussel KBO 825.709.035 VERSLAG VAN DE GEWONE ALGEMENE JAARVERGADERING VAN 2014 (boekjaar 2013) In tweeduizend en veertien, op 19 maart, hebben de mede-eigenaars van de Vereniging van Mede-eigenaars van de residentie NOVALIS A een gewone Algemene Vergadering gehouden in de vergaderzaal "Harmonie" gelegen in de Harmoniestraat 1 te 1000 Brussel. De Syndicus heeft de oproepingen per brief verstuurd op 28/02/2014. De vergadering wordt geopend om 18.20 uur. Mevr. XEflBBBHB. die TREVI SERVICES s.a. vertegenwoordigt, neemt het secretariaat van de vergadering waar. De lijst van de aanwezigheden en volmachten wordt bij het kantoor neergelegd en zal bij het verslagenboek worden gevoegd. De 40 aanwezige en/of rechtsgeldig vertegenwoordigde Medeeigenaars van 62 vormen 6.669 /10.000e van de mede-eigendom. De beslissingen moeten genomen worden in overeenstemming met de wettelijke bepalingen (B.W. art. 577-6, 7 en 8) en de bepalingen van de basisakte. De Syndicus laat weten dat hij geen opmerking heeft ontvangen over de Algeméne Vergadering van 18 maart 2013 binnen de wettelijke termijn. Hij laat ook weten dat hij binnen de termijnen geen opmerking heeft ontvangen in verband met de gemeenschappelijke gedeelten van personen die het gebouw bewonen krachtens een persoonlijk of zakelijk recht en die geen stemrecht hebben in de Vergadering. Vervolgens gaat de Vergadering over tot de agenda, vermeld in de oproeping. Na overleg neemt de Vergadering de volgende beslissingen: 01 Benoeming van de zittingsvoorzitter (BW art. 577-6 5) - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De algemene vergadering wordt gevraagd om een voorzitter van de vergadering aan te duiden. De voorzitter wordt benoemd bij handopsteking. De algemene vergadering stelt aan als voorzitter van de vergadering: Dhr. DQØft 02 Benoeming van de stemopnemer- Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De algemene vergadering wordt gevraagd om een stemopnemer aan te duiden. De stemmenteller wordt benoemd bij handopsteking. De algemene vergadering stelt aan als stemopnemer: Dhr. DE(0Ml 03 Goedkeuring van de rekeningen en van het balans afgesloten op 3Q/11/2013 - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De vergadering wordt gevraagd om zich uit te spreken over de goedkeuring van de rekeningen afgesloten op 30/11/13. Nadat de algemene vergadering het verslag van de commissaris van de rekeningen heeft gelezen en na overleg keurt ze unaniem de rekeningen voor het boekjaar afgesloten op 30/11/2013 goed. De Algemene Vergadering vraagt om in de toekomst de volgende documenten bij de jaarrekening te voegen: De balans van het reservefonds. De situatie van de uitgaven van het Park. 04 Decharge aan de Rekencommissaris - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De algemene vergadering verleent unaniem decharge aan de Rekencommissaris. 05 Decharge aan de Raden van de mede-eigendom - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De algemene vergadering verleent unaniem decharge aan de Raden van mede-eigendom. 06 Decharge aan de syndicus - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De algemene vergadering verleent unaniem decharge aan de syndicus. r 1
\ 07 Benoeming van de Rekencommissaris - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De Algemene Vergadering wordt gevraagd om de Rekencommissaris te kiezen uit de mede-eigenaars of om een professionele commissaris van de rekeningen aan te stellen. De Algemene Vergadering verkiest Dhr. \/Р41ЯИШШвЯШЯЖ unaniem tot commissaris van de rekeningen bijgestaan door Dhr. DOHY. De commissaris van de rekeningen zal de rekeningen steekproefsgewijs controleren en de Syndicus op de hoogte brengen van zijn opmerkingen en dit uiterlijk dertig dagen voor de datum van de volgende Algemene Vergadering waarop hij verslag zal uitbrengen. De Syndicus maakt voorbehoud voor de originele documenten die zijn kantoor verlaten. 08 Benoeming van de Raad van de mede-eigendom - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De algemene vergadering benoemt unaniem de volgende leden van de raad van mede-eigendom, conform de bepalingen in het reglement van mede-eigendom en dit voor één jaar: voorzitter : Dhr. DOeP Mevr. Sl^bOTHBP ЕшЩрЯМНН * Dhr. DEflţ Dhr. SCWKÊmtgf Mevr. BLMMMI Mevr. STfllBHQ De Algemene Vergadering wil dat het verslag van de Raad van mede-eigendom bij de oproepingen gevoegd wordt. 09 Verlenging van het mandaat van de syndicus - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC Het syndicuscontract van TREVI Services S.A. wordt bij meerderheid van stemmen verlengd voor een jaar en aan de onderstaande voorwaarden. Alle prestaties zullen worden uitgevoerd conform de wet en de plichtenleer. Bij meerderheid van stemmen beslist de Algemene Vergadering om geen mandaat te verlenen aan de Raad van medeeigendom om andere offertes van Syndici te bekijken. 10 Onderhoudscontracten en regelmatige aanvoeren (CC Art. 577-8 4,14 ) - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC 10.1. Onderhoudscontract van liften De algemene vergadering gaat unaniem akkoord om het contract met de firma KONE op te zeggen en een contract af te sluiten met de firma SD-LIFT. 10.2. Verzekeringscontract ' : De algemene vergadering gaat unaniem akkoord om mandaat te verlenen aan de Raad van mede-eigendom om opnieuw te onderhandelen over het huidige contract en om de meest interessante onderneming te kiezen. 10.3. Onderhoudscontract van brand apparatuur. De algemene vergadering gaat unaniem akkoord om geen jaarlijks onderhoudscontract af te sluiten met de firma SAFE and SOUND, maar gaat wel akkoord met de offerte om de brandapparatuur in overeenstemming te brengen met de normen. 10.4. Contract van opnemen van meters De algemene vergadering gaat unaniem akkoord om te blijven voortwerken met de firma ISTA om de meters op te nemen. De Syndicus zal de lijst van de meterstanden ter controle voorleggen aan dhr. DQ^ţ 11 Werken Park : - % meerderheid Art 577-7 1,1 CC 11.1. Vervanging van de kersenboom De algemene vergadering gaat unaniem niet akkoord om de kersenboom te vervangen. 11.2. Toevoeging van planten In het Park Bij meerderheid van stemmen gaat de algemene vergadering akkoord om planten te laten toevoegen in het park door de firma DESHORME aan dezelfde voorwaarden zoals beslist door Novalis C. Q í >
11.3. Beslissing over het onderhoud van de website Novalls.be overte nemen De algemene vergadering gaat unaniem akkoord om de website Novalis.be te onderhouden. 12 Budgetraming (BW. Art. 577-8 4, 18 ) - Zonder stemming De Syndicus heeft ter informatie voor de mede-eigenaars een geschat jaarlijks budget bij de oproeping gevoegd. Dit budget is ter informatie. De algemene vergadering neemt hier akte van. 13 Lopende uitgaven - Vastlegging van de provisieopvragingen - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De Algemene Vergadering gaat unaniem akkoord om de lopende kosten te dekken door provisies op te vragen volgens een jaarlijks budget vastgelegd op de som van 107.000,00 voor het boekjaar van 01/12/2013 tot 30/11/2014 en dit op de volgende manier 1 trimester (december-januari-februari 2013-14): 26.750,00 (opgevraagd) 2 trimester (maart-april-mei 2014): 26.750,00 (opgevraagd) 3 e trimester (juni-juli-augustus 2014): 26.750,00 (niet opgevraagd) 4 trimester (september-oktober-november 2014): 26.750,00 (niet opgevraagd) Het budget voor het boekjaar van 01/12/2014 tot 30/11/2015 wordt opgesteld op basis van het budget van het vorige boekjaar en vastgelegd op de som van 107.000,00. Dit zal opgevraagd worden volgens deze modaliteiten: 1 trimester (december-ianuari-februari 2014-15): 26.750,00 (niet opgevraagd) 2 trimester (maart-april-mei 2015): 26.750,00 (niet opgevraagd) 3 trimester (juni-juli-augustus 2015): 26.750,00 (niet opgevraagd) 4 trimester (september-oktober-november 2015): 26.750,00 (niet opgevraagd) Dit budget kan herzien worden door de Algemene Vergadering die beslist over de jaarrekening van de Mede-eigendom van 01/12/2013 tot 30/11/2014, maar zal als basis dienen voor de fondsopvraging van 01/12/2014 tot 30/11/2015. 14 Vastlegging van het reservefonds - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De algemene vergadering beslist unaniem om de opvragingen voor het reservefonds voor de periode van 01/12/2013 tot 30/11/2014 te behouden tot: 1 trimester (december-januari-februari 2013-14): 3.000,00 (opgevraagd) 2 trimester (maart-april-mei 2014): 3.000,00 (opgevraagd) 3 trimester (juni-juli-augustus 2014): 3.000,00 (niet opgevraagd) 4 trimester (september-oktober-november 2014): 3.000,00 (niet opgevraagd) De bedragen van 3.000,00 zullen elk trimester opgevraagd worden tot de volgende algemene vergadering. 15 Vastlegging van het werkkapitaal - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De algemene vergadering beslist unaniem om het werkkapitaal te behouden op 12.517,00. 16 Lopende uitgaven - Vastlegging van de provisieopvragingen voor het beheer van de Park - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De algemene vergadering gaat unaniem akkoord om de lopende kosten te dekken door een provisieopvraging te doen van: 3.234,04 per jaar voor het boekjaar van 01/12/2013 tot 30/11/2014. Deze opvraging komt er niet bovenop, maar wordt gekort op de bestaande provisieopvragingen. 17 Vastlegging van een extra belasting op de vergoeding van verhuizing - Absolute meerderheid Art 577-6 8 CC De Syndicus herinnert eraan dat de mede-eigenaars op de Algemene Vergadering van 23 maart 2006 unaniem beslist hebben om een schadevergoeding van 60,00 aan te rekenen voor elke verhuizing in en uit het gebouw. Omdat de eigenaars de Syndicus niet informeren over verhuizingen in en uit het gebouw is het moeilijk voor de Syndicus om deze schadevergoedingen aan te rekenen. De Vergadering beslist unaniem om een bijkomende taks van 40,00 aan te rekenen aan elke eigenaar die de Syndicus niet informeert over een verhuizing in of uit het gebouw binnen een periode van 2 maanden na de verhuizing. Deze taks komt bovenop de schadevergoeding vastgelegd op 60,00. (kj! ч
k 18 Invasie vari duiven : herinnering aan het verbod op het voeden van duiven (boete van de gemeente) Er werd een duivenplaag vastgesteld. De Syndicus herhaalt dat het strikt verboden is om de duiven te voeren op straffe van een boete van de gemeente. 19 Inlichting - РЕВ verwarming (individuele ketels) De syndicus laat de algemene vergadering weten dat de Brusselse reglementering inzake de EPB Verwarming van kracht is geworden. Deze reglementering geldt voor elk gebouw met een collectieve afvoerpijp voor individuele verwarmingsinstallaties. Vanaf 1 januari 2016 is het verboden om meer dan drie verwarmingsinstallaties (niet alleen verwarmingsketels) aan te sluiten op een collectieve pijp. De sanctie kan oplopen tot de afsluiting van de installatie en het verbod om brandstof te leveren. De syndicus herhaalt dus dat het nodig is om: Vanaf nu de maatregelen te plannen die ingevoerd zullen worden zodat de mede-eigendom voldoet aan deze richtlijnen en zo de eerder radicale sancties te vermijden die nu voorzien zijn; Geen aanpassingen uit te voeren aan de bestaande verwarmingsketels zonder de syndicus vooraf te informeren zodat hij zijn toestemming kan geven voor de werkzaamheden. De Syndicus de (verplichte) onderhoudsattesten van de verwarmingsketels door een erkend G1 technicus te bezorgen. De benaming G1 stemt overeen met de technische goedkeuring van een technicus die bevoegd is om het officieel onderhoudsverslag op te stellen en (om de 3 jaar) maatregelen uit te voeren opgelegd door het BIM. De algemene vergadering neemt akte van deze verplichting en noteert dat de syndicus een deskundige zal raadplegen om oplossingen te bedenken voor de afvoerpijp van de mede-eigendom. 20 Milieuvergunning - goedkeuring van de technische oplossing aan te brengen voor de plaatsing van airconditioners van de apotheek - op aanvraag van Dhr. DL. meerderheid Art 577-7 1,1 CC De Algemene Vergadering zal de situatie zo snel mogelijk herbekijken (eventueel tijdens een buitengewone algemene vergadering gefinancierd door de handelszaken) en ten laatste op de volgende gewone algemene vergadering. De handelszaken verbinden zich ertoe om contact op te nemen met alle bevoegde instanties (BIM, brandweer...) om een oplossing te vinden die oog heeft voor alle belangen en voor de veiligheid. Er wordt verduidelijkt dat de handelszaken die nu in overtreding zijn de eventuele schadelijke gevolgen zullen dragen. De Algemene Vergadering beslist unaniem om niet te kiezen voor de voorlopige technische oplossingen voorgesteld door dhr. РЯ9!» 21 Aanstelling van één expert om de overlast veroorzaakt door het ventilatiesysteem te lossen - op aanvraag van Dhr. GL ' - % meerderheid Art 577-7 1,1 CC De Algemene Vergadering gaat unaniem akkoord om een beroep te doen op een deskundige om een oplossing te vinden voor de overlast (geluid, geur...) veroorzaakt door het ventilatiesysteem en de toxiciteit van de lucht te meten. Er zal gevraagd worden aan de deskundige om technische oplossingen voor te stellen en de Raad wordt gemandateerd om eventuele offertes in te zamelen om deze oplossingen te kunnen toepassen. 22 Vergoeding van kosten en lasten ten onrechte gefactureerd door de Syndicus: vervolgen en executies van beslissingen 3.1 van de Algemene Vergadering van 18 maart 2013 vastgesteld - op aanvraag van Dhr. DE De Algemene Vergadering noteert dat de Syndicus afziet van de honoraria van december 2012. En in deze omstandigheden maakt de Algemene Vergadering een einde aan de discussie over dit punt. 23 Huur een parkeerplaats voor motoren in 2012 en 2013: Inlichting aan de Algemene Vergadering en de ratificatie van het huurcontract - op aanvraag van Dhr. DE De Syndicus informeert de Algemene Vergadering over de afsluiting van een overeenkomst inzake terbeschikkingstelling bij wijze van gunst tussen de huurder en de mede-eigendom voor een onbepaalde duur die ingaat op 01/08/2012. De overeenkomst wordt goedgekeurd en aanvaard mits een jaarlijkse niet-geïndexeerde kostprijs van 240,00 per jaar, betaald op de rekening van de mede-eigendom. De parkeerplaatsen voor motoren zullen afgebakend worden om dezelfde overeenkomst te kunnen toepassen voor elke bewoner. Q ív! ι.. '
i %
24 Procedure voor de inning van achterstallige betalingen (bijlage van de notulen van de GAV 2008): Inlichting van de vergadering op zijn executie (interesten...) en herinnering aan de Syndicus - op aanvraag van Dhr. DE De Syndicus verduidelijkt dat deze boetes toegepast worden bij de eindafrekening door de advocaat belast met het dossier voor de inning van lasten. Daarom vraagt de advocaat belast met een dossier systematisch aan de Syndicus of de algemene vergadering gestemd heeft over een procedure voor de inning van lasten. De Algemene Vergadering vraagt de Syndicus naar de toepassing van de regel met betrekking tot de nalatigheidsinteresten vermeld in de inningsprocedure bijgevoegd bij het verslag van de GAV van 2008. Ze vraagt ook aan de Syndicus om te overwegen deze clausule toe te passen bij elke fondsopvraging. De Syndicus neemt hier akte van en verduidelijkt dat de stemming van de AV hem niet verplicht om in te stemmen. 25 Conclusie van het onderaanneming contract van de missies van de Syndicus met de voorzitter van de residentie - op aanvraag van Dhr. DE De Algemene Vergadering noteert de tussenkomst van dhr. voor de uitvoering van een reeks vaste taken in het gebouw tegen een honorarium van 25,00/uur (vaklui ontvangen, lampen vervangen in het gebouw, naamplaatjes vervangen...). Omdat de agenda afgehandeld is, wordt de vergadering opgeheven om 23.45 uur. Alle opmerkingen over dit verslag moeten gemaakt worden in overeenstemming met de wet (B.W. art. 577-9 2) Brussel, 19/03/2014. Voor conforme vertaling. Directeur Ü. ;! I