Uitfinancieringsovereenkomst investeringsprogramma Kloppend Hart van Het Groene Woud Landschap van Allure De partijen: definitief 1.0 hierna ook te noemen projectpartner(s) en samenwerkingsverband Overwegende dat 1. de partijen op 24 april 2013 een samenwerkingsovereenkomst hebben gesloten en daarin ondermeer zijn overeengekomen, dat partijen een gezamenlijke inspanningsverantwoordelijkheid dragen voor het realiseren van het investeringsprogramma Kloppend Hart van Het Groene Woud en zijn overeengekomen en hebben verklaard op een juiste wijze te voldoen aan de voorwaarden uit de provinciale subsidieregeling Landschappen van Allure; 2. in de samenwerkingsovereenkomst is bepaald, dat de gemeente Boxtel namens het samenwerkingsverband optreedt als penvoerder voor en aanvrager van de subsidie in het kader van de regeling Landschappen van Allure; 3. gedeputeerde staten van Noord-Brabant op grond van de Subsidieregeling Landschappen van Allure Noord-Brabant op de ingediende subsidieaanvraag een beslissing hebben genomen en daarvan burgemeester en wethouders van Boxtel bij brief van 10 oktober 2013 in kennis hebben gesteld; 4. in de samenwerkingsovereenkomst is bepaald dat de penvoerder namens het samenwerkingsverband nadere regels vaststelt met betrekking tot het financiële management, zoals uitfinanciering van de subsidie; 5. nadere regels erop gericht zijn de penvoerder in staat te stellen zijn verantwoordelijkheid te kunnen nemen jegens gedeputeerde staten van Noord- Brabant en jegens de partijen voor de correcte uitvoering van het investeringsprogramma Kloppend Hart van Het Groene Woud en voorts erop gericht zijn, in het kader daarvan, binnen het samenwerkingsverband daarover overeenstemming te hebben. Nadere regels: 1 Algemeen 1.1 De projectpartner voert zijn project uit conform de bij de subsidieaanvraag behorende projectomschrijving (kwalitatief en kwantitatief) met inachtneming van het daarop genomen provinciale besluit; 1.2 De verantwoording vindt plaats op basis van prestaties en gerealiseerde kosten. Dit houdt in dat alles wat binnen het project als prestatie is aangemerkt bij de uiteindelijke vaststelling moet zijn gerealiseerd. Indien bepaalde prestaties niet worden gerealiseerd, dan worden de project- en subsidiabele kosten naar rato bijgesteld; 1 van 9
1.3 De projectpartner rapporteert jaarlijks volgens een door het programmabureau aan te geven frequentie over de voortgang, status en planning van het project aan de gemeente Boxtel conform de bijgevoegde rapportagedocumenten A1, A2 en D; 1.4 Het inkoopbeleid van de gemeente Boxtel is van toepassing, tenzij burgemeester en wethouders van Boxtel in een individueel geval op basis van een daartoe strekkend gemotiveerd verzoek met een andere procedure akkoord gaan; 1.5 De projectpartner dient zich gedurende de looptijd van het project tegen risico s te verzekeren. Hiertoe behoort in ieder geval een adequate verzekering tegen de risico s van wettelijke aansprakelijkheid, van brandschade, van stormschade en van bestuursaansprakelijkheid; 1.6 De projectpartner is verplicht de prestaties volgens de projectomschrijving onder 1.1. vóór 1 januari 2017 te realiseren. De aard en het karakter van de prestaties zijn gericht op duurzaamheid en dienen mede te voldoen aan de door de provincie gestelde regels ; 1.7 Bij het wegvallen van een cofinancier (als onderdeel van de eigen bijdrage in de projectkosten), is de projectpartner zelf verantwoordelijk voor compensatie in het wegvallen van betreffende cofinancier of de gevolgen daarvan; 1.8 Voor de penvoerder is de subsidiebeschikking in alle gevallen leidend zodat de penvoerder, zoals inzake de uitfinanciering, niet op de provinciale bevoorschotting vooruitloopt; 1.9 Bepalingen van deze nadere regels blijven buiten toepassing indien deze in strijd zijn met de beschikking in het kader van de subsidieregeling Landschappen van Allure; alsdan geldt hetgeen in de beschikking is bepaald. Waar bepalingen van deze nadere regels afwijken van de samenwerkingsovereenkomst gaan de bepalingen van deze nadere regels voor. 2. Uitfinanciering bevoorschottingen Boxtel 2.1 Uitfinanciering vindt plaats gedurende de looptijd van het project tot 01-01-2017, op basis van de volgende uitgangspunten: - door de penvoerder naar rato van de provinciale bevoorschotting aan de gemeente Boxtel; - naar rato van de feitelijke prestaties; - op basis van de plan en uitvoeringskwaliteit als onderdeel van de subsidieaanvraag met inachtneming van het daarop genomen provinciale besluit; - onder de voorwaarde dat de rapportages ten genoegen van de penvoerder uit de voorgaande jaren tijdig en compleet zijn aangeleverd (verwijzing naar 1.2). 2.2 Uitfinanciering bedraagt maximaal 80% van de in de liquiditeitsplanning opgenomen bedragen; 2.3 Uitfinanciering vindt plaats onder de voorwaarde dat is voldaan aan de publiekrechtelijke voorschriften, zoals het beschikken over vereiste vergunningen, ontheffingen, vrijstellingen c.q. publiekrechtelijke toestemmingen; 2 van 9
2.4 Uitfinanciering vindt plaats nadat de betreffende jaarbijdrage voor het programmamanagement is voldaan (zie 4.2); 2.5 Uitfinanciering wordt gekoppeld aan reeds verrichte (deel)prestaties. De (deel)prestaties worden jaarlijks per projectpartner vooraf vastgelegd met de penvoerder bij de start van het betreffende jaar en dienen direct gerelateerd te zijn aan de eindprestatie; 2.6 Aan de uitfinanciering is de voorwaarde gekoppeld dat de inbreng of verkrijging van het dienovereenkomstige deel van de eigen co-financiering voor de eindprestatie is aangetoond; 2.7 Tenzij naar het oordeel van de penvoerder de financiële risico s te groot zijn, kan op basis van een overeenkomst tussen uitvoeringspartijen in het project, waaruit de te leveren eindprestatie blijkt, een verzoek tot uitfinanciering worden ingediend, mits ten genoegen van de penvoerder voldoende zekerheid wordt geboden op de prestatie; 2.8 Uitgangspunt is dat de uitfinanciering plaatsvindt één keer per jaar rond tien oktober. De projectpartner kan bij de penvoerder een ander betalingsritme aanvragen Op verzoek kan, na goedkeuring door de gemeente Boxtel, een ander betalingsritme worden afgesproken met inachtneming van door de gemeente Boxtel te stellen regels met een maximum van eenmaal in de twee maanden; 2.9 De termijn voor verzoek tot uitfinanciering is uiterlijk 3 weken voor tien oktober van elk jaar dan wel 3 weken voor de anders overeengekomen data. Indien de gegevens niet compleet zijn aangeleverd (zie 2.10) wordt uitsluitend na correcte aanlevering, het verzoek beoordeeld; 2.10 Een verzoek voor uitfinanciering wordt ingediend bij de penvoerder en gaat vergezeld van: - bewijs geleverde (deel) prestatie; - kopieën van facturen samen met betalingsbewijzen; - het aanbestedings- en gunningstraject m.b.t de (deel)prestatie (inclusief opdrachtbrief) en of procesverbaal van aanbesteding (inclusief gunningsbrief) indien van toepassing; - totaal overzicht van de gemaakte kosten en uren tot aan de datum van het uitfinancieringsverzoek - voortschrijdend inzicht in het totaal van de geleverde prestaties tot aan de datum van het uitfinancieringsverzoek; 2.11 De projectpartners, die over onvoldoende liquide middelen bij de start van het project beschikken en in de maatwerkafspraken met de penvoerder hebben verzocht om een voorfinanciering, kunnen hiertoe een onderbouwd verzoek indienen. Het verzoek om voorfinanciering dient toegelicht te worden met een gedetailleerde projectplanning waarin de deelprestaties zijn opgenomen voor tenminste 2014 en 2015. Na goedkeuring van de gedetailleerde projectplanning door de penvoerder kan een eenmalig voorfinancieringsbedrag ter beschikking worden gesteld van max. 10 % van de totale subsidiabele kosten tot een maximaal bedrag van 25.000,- ; 3 van 9
3. Wijzigingen uitfinanciering 3.1 De penvoerder kan het ter beschikking gestelde bedrag terugvorderen, de uitfinanciering opschorten of ten nadele van de projectpartner wijzigen indien: 3.1.1 De projectpartner zijn verplichtingen (kwantitatief en kwalitatief) uit hoofde van de samenwerkingsovereenkomst en/of de nadere regels niet nakomt of is nagekomen en/of nalaat deze tekortkomingen te herstellen binnen de daartoe door penvoerder gestelde termijn; 3.1.2 De, op basis van verstrekte uitfinanciering te verrichten, (deel) prestaties niet zijn verricht; 3.1.3 De projectpartner de herkomst van voor de uitvoering van het project verkregen middelen niet kenbaar maakt, welke tot een andere uitfinanciering zouden hebben kunnen leiden; 3.1.4 De projectpartner andere dan kenbaar gemaakte overheidsbijdragen ter zake van het project heeft ontvangen of zal ontvangen; 3.1.5 Sprake is van surseance van betaling of aanvraag daartoe dan wel een faillissement dan wel indien op roerende en onroerende zaken van de projectpartner beslag wordt gelegd dan wel indien de projectpartner het vrije verkeer van zijn vermogen heeft verloren, verliest, dan wel zal verliezen; 3.1.6 De projectpartner zelf aangifte doet als bedoeld in artikel 1 faillissementswet; 3.1.7 De rechtspersoon van de projectpartner wordt ontbonden of gewijzigd en er geen overeenstemming is tussen de projectpartner en de penvoerder over de overdracht van de rechten inzake het ingediende project; 3.2 Wijzigingen in het project worden ter goedkeuring voorgelegd aan de penvoerder. Indien de overeengekomen prestatie niet wordt opgeleverd, is er een schriftelijke meldingsplicht aan de penvoerder binnen 2 weken na het bekend worden daarvan. Een verzoek tot het wijzigen van de prestaties, wijziging in de projectkosten, uitfinancieringen en of de benodigde liquiditeit (kasritme uitfinanciering) dient schriftelijk bij penvoerder plaats te vinden. 4. Financiering programmaorganisatie 4.1 De financiën voor de programmaorganisatie ter hoogte van 6% van het verleende subsidiebedrag en 1,7 % voor de leen- en garantstelling, wordt door de penvoerder jaarlijks berekend en gevorderd op basis van de ingediende tabel liquiditeitsplanning; 4.2 De penvoerder houdt jaarlijks 3 % van het subsidiebedrag en 0,85% voor de leen en garantstelling uit de ingediende tabel liquiditeitsplanning achter, uit de provinciale bevoorschotting. De overige 3 % respectievelijk 0,85% (zijn niet subsidiabele kosten Regeling Landschap van Allure) wordt gefactureerd bij de projectpartner. De projectpartner stelt het gevorderde bedrag ter beschikking in het begin van het betreffende jaar, uiterlijk per 31 maart; 4.3 Jaarlijks zullen de prestaties en kosten van de programmaorganisatie waaronder die van het programmateam worden geëvalueerd in de gemandateerde stuurgroep. 4 van 9
5. Projectadministratie 5.1 De projectpartner zal een overzichtelijke financiële en inhoudelijke projectadministratie voeren en hiervan een actueel dossier bijhouden. De financiële administratie is tenminste zodanig ingericht dat de in het projectplan opgenomen begroting en de realisatie van alle rechtstreeks aan het project toe te rekenen kosten en baten, vorderingen, bezittingen en schulden op eenvoudige wijze kunnen worden afgelezen. In het dossier dienen in voorkomende gevallen de volgende relevante documenten en gegevens te zijn opgenomen o.a: - Alle bij de aanbesteding van werken, diensten en of leveringen behorende documenten; - Alle op het project betrekking hebbende originele facturen, declaraties, betalingsbewijzen, bestellingen, orderbevestigingen en andere door de penvoerder geachte relevante documenten; - De tijdsplanning en realisatie van het project; - Tijdsverantwoording eigen arbeid; - Bestuursbesluiten over het project; - Alle uitgeoefende en uit te oefenen rechten, verplichtingen en eigendommen betreffende het project; - Vergunningen, leges, verklaringen en adviezen; - Onderzoeksresultaten; - Kadastrale gegevens (kaart en uittreksel); - Taxatierapporten; - Bewijsmateriaal t.a.v. voorlichting en publicatie, besprekingsverslagen, correspondentie; - Beheerplan voor de gronden voor tenminste de komende 10 jaar na 01-01-2017. 5.2 Het in 5.1 genoemde dossier dient tenminste tot 1 januari 2022 en voor grondgebonden projecten tot tenminste 2027 te worden bewaard. 5.3 De projectpartner is verplicht aan de gemeente Boxtel c.q. de door de gemeente Boxtel aangewezen accountant te allen tijde alle inlichtingen te verstrekken met betrekking tot de financiële administratie en verantwoording; 6. Kwaliteitsborging 6.1 Plankwaliteit en uitvoering De gemeente Boxtel, stelt een adviescommissie Plankwaliteit en Uitvoering in, bestaande uit drie leden: een onafhankelijk voorzitter en twee vakdeskundigen ruimtelijke kwaliteit, landschap en cultuurhistorie. De commissie adviseert de penvoerder over de ruimtelijke kwaliteit en landschappelijke allure op het schaalniveau van het Groene Woud. 6.2 Financiële administratie De gemeente Boxtel laat in 2014 een audit bij de projectpartners uitvoeren door een accountant. De audit is gericht op de kwaliteit van de financiële en projectadministratie op basis van de verantwoordingscriteria uit deze uitfinancieringsovereenkomst 5 van 9
7. Eindafrekening 7.1 Binnen 10 weken na afronding van het project, maar uiterlijk op 1 februari 2017, dient een verzoek tot vaststelling en eindafrekening ingediend te worden bij de penvoerder; 7.2 Bij het verzoek zijn de bewijsstukken voor de geleverde prestaties bijgevoegd met de daartoe behorende verplichtingen. Als bewijsstukken voegen de projectpartners bij: - de in de bijlagen opgenomen rapportageformulieren B1, B2, B3, C en D ; - een controleverklaring, inclusief een oordeel over de rechtmatigheid, overeenkomstig het daartoe door de provincie opgestelde controleprotocol (zie bijlage); 8. Terugvordering van de uitfinanciering De door de penvoerder aan de projectpartner uitbetaalde bedragen, hetzij als uitfinanciering hetzij als voorfinanciering hetzij als eindafrekening zijn, onverminderd het bepaalde onder 3.1, terstond en zonder ingebrekestelling opeisbaar: - voor zover het voor penvoerder ter zake vastgestelde subsidiebedrag lager is dan de reeds gedane uitfinanciering; - indien de projectpartner zodanig onjuiste of onvolledige informatie heeft verschaft dat bij de beslissing op de uitfinanciering, voorfinanciering dan wel eindafrekening een ander besluit zou zijn genomen, indien de juiste gegevens bekend waren geweest; 9. Verplichtingen ter zake van publiciteits- en voorlichtingsacties 9.1 In de online en offline communicatiemiddelen en publicitaire uitingen van ieder project wordt vermeld dat de activiteit geheel of gedeeltelijk met financiële steun van de provincie Noord Brabant wordt of is gerealiseerd. Voor iedere uiting is tevens verplicht om zowel het logo van de Provincie Noord Brabant als het logo van het uitvoeringsprogramma Kloppend Hart van HGW te vermelden. De logo s en het gebruik ervan is in een online huisstijlwijzer voor iedere projectpartner beschikbaar; 9.2 Het gebruik van het logo uitvoeringsprogramma Kloppend Hart van HGW mag pas plaats vinden na schriftelijke toestemming van de penvoerder. De projectpartner dient hiervoor éénmalig een verzoek in om het logo te mogen gebruiken. Dit ter voorkoming van misbruik of onjuiste toepassing van het logo Kloppend Hart van Het Groene Woud. 6 van 9
De partijen Ondertekening op december 2013: 1. Gemeente Boxtel, Dhr. drs. P.M.B.M. van de Wiel, wethouder, handelend in opdracht van de burgemeester van Boxtel, ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van d.d. 16 april 2013, als zodanig rechtsgeldig vertegenwoordigend de gemeente Boxtel; 2. Gemeente Best, Dhr. drs. P.E.J.M. Gondrie, wethouder, handelend in opdracht van de burgemeester van Best, ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van d.d. 23 april 2013, als zodanig rechtsgeldig vertegenwoordigend de gemeente Best; 3. Gemeente Sint-Oedenrode, Dhr. R.A. Dekkers, wethouder, handelend in opdracht van de burgemeester van Sint- Oedenrode, ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders van d.d. 16 april 2013, als zodanig rechtsgeldig vertegenwoordigend de gemeente Sint- Oedenrode; 4. ProRail, Mevr. Drs. I.E. Plasmans-Levert, Regiodirecteur Relatiebeheer ProRail handelend als rechtsgeldig vertegenwoordiger van ProRail; 5. Stichting Het Noordbrabants Landschap, Dhr. ing. J. Baan, directeur, handelend in zijn hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de Stichting het Noordbrabants Landschap; 7 van 9
6. De Hagelaar V.O.F., Dhr. J.C. en mvr. M.A.J. van den Boom, handelend in de hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordigers van de Zorg- en Recreatieboerderij De Hagelaar; 7. SPPILL (Stichting Promotie Projecten in Leefbaar Liemde), Dhr M.M. Michiels, voorzitter, handelend in zijn hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordiger van SPPILL; 8. Stichting De Brabantse Boerderij, Dhr. G.H.C.van den Oetelaar, handelend in zijn hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de Stichting De Brabantse Boerderij*; 9. Agrarische natuurvereniging Het Groene Woud, Dhr. A.J.M. van den Oord, voorzitter, handelend in zijn hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de Agrarische Natuur Vereniging; 10. Ekkersweijer Recreatie B.V, Dhr. R. van Pelt, directeur, handelend in zijn hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordiger van Ekkersweijer Recreatie B.V. en mede vertegenwoordigend het Ondernemersconsortium De Vleut; 8 van 9
11. Regio Nederland van de Congregatie der Assumptionisten, Pater J.B.M. Zuiker, regionaal overste, handelend in zijn hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordiger van Regio Nederland van de Congregatie der Assumptionisten; 12. Brinvast B.V., Dhr. G.J.A.M. van den Hurk, directeur, handelend in zijn hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordiger van Brinvast B.V.; 13. Kunststichting Sint-Oedenrode, Dhr. Ir. W.J.M. van der Pasch, voorzitter, handelend in zijn hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de Kunststichting Sint-Oedenrode; 14. Besloten vennootschap A. van Liempd Beheer, Dhr. A.A.M.W. van Liempd, directeur, handelend in zijn hoedanigheid als rechtsgeldig vertegenwoordiger van A. van Liempd Beheer B.V.; 9 van 9