11 Risicobeheer van de collectie Definitie Het inventariseren van de potentiële gevaren voor de collecties waar het museum verantwoordelijk voor is en daarop een actief beleid voeren. Het beheren en documenteren van gegevens in een integraal veiligheidsplan. Minimumstandaard Uw museum moet beleid hebben op het gebied van risicobeheer (risicomanagement), collectiehulpverlening en nazorg en daar concrete uitvoering aan geven. Procedures en verantwoordelijkheden moeten duidelijk en eenduidig zijn. Zie Voor u begint - Wat moet in uw (veiligheids)beleid zijn vastgelegd? De volgende zaken worden geregeld en vastgelegd in het collectiehulpverleningsplan (CHV-plan), als onderdeel van het integrale veiligheidsplan: Het uitvoeren van een risicoanalyse voor de collectie. Het bijhouden van een incidentenregistratie met de invulvelden zoals die in DICE (Database Incidenten Cultureel Erfgoed) gebruikt worden. Het opstellen van een prioriteitenlijst waarin benoemd wordt welke collectieonderdelen in geval van een ramp het eerst geëvacueerd worden. Waardestelling van de collectie is daarbij een belangrijk hulpmiddel. Het bijhouden van een bestand met namen en actuele telefoonnummers van organisaties en personen die in geval van een calamiteit opgeroepen moeten worden. Het regelen van de verantwoordelijkheid voor objecten tijdens en na een calamiteit. Het regelmatig trainen van medewerkers en vrijwilligers in het omgaan met risico s en in collectiehulpverlening. Het oefenen van de procedures. Het integrale veiligheidsplan moet door de directie vastgesteld en ondertekend worden. Voor elke nieuwe situatie zoals een verbouwing, herinrichting, een nieuwe tentoonstelling, een nieuwe installatie, moet opnieuw een risicoanalyse gemaakt worden. Het integrale veiligheidsplan moet jaarlijks geactualiseerd worden. Pagina 1 van 6
Voor u begint Risico wordt gedefinieerd als het gevaar voor schade of verlies als gevolg van handelingen of gebeurtenissen. Risicobeheer behelst het inschatten en vaststellen van risico's, verantwoordelijken daarvoor aanwijzen, acties om deze risico's in te perken of te voorkomen en de monitoring en beoordeling van de vorderingen. Het gaat hier speciaal over risico's voor de collectie en de bruiklenen. Het is van belang dat dit risicobeheer voor de collecties plaatsvindt in het kader van de integrale veiligheidszorg. Voor informatie over hoe te reageren op het ontdekken van schade aan of verlies van objecten, en hoe dit gedocumenteerd moet worden, zie de procedure over verlies en schade. Zie 19 - Verlies en schade Wettelijke bepalingen Rechten Aan objecten en ander materiaal kunnen rechten verbonden zijn, bijvoorbeeld het auteursrecht. Ook het verwerken van gegevens is gebonden aan wettelijke bepalingen, bijvoorbeeld de wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en databanken. Houd in de procedure Risicobeheer van de collectie rekening met deze rechten. Zie 15 Rechten Wat moet in uw (veiligheids)beleid zijn vastgelegd? Uw museum moet een beleid hebben inzake risico's voor collecties, zoals brand, lekkage, overstroming, ongedierte, onopzettelijke beschadiging, diefstal en vandalisme. Het museum moet over een integraal veiligheidsplan beschikken om de schade te beperken in geval van een calamiteit. Een gedetailleerd bedrijfsnoodplan inclusief CHV-plan maakt deel uit van het integrale veiligheidsplan. Het plan moet toegespitst zijn op de specifieke museale situatie. Alle gebouwen en externe depots waar zich collectie bevindt, moeten worden opgenomen. De museummedewerkers moeten op de hoogte zijn van het integrale veiligheidsplan. Zij worden getraind en oefenen de procedures regelmatig. Het museum moet regelmatig overleg plegen met de openbare hulpdiensten en de veiligheidsregio. Pagina 2 van 6
Procedure Formuleren en aanpassen van de procedure 1 Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en zorg dat u: zich bewust bent van relevante wet- en regelgeving; een uitgeschreven beleid heeft dat de grondslag vormt voor het risicobeheer en de toepassing van de procedures; uw procedures op het gebied van risicobeheer schriftelijk vastlegt. 2 Evalueer regelmatig en pas, waar nodig, het integrale veiligheidsplan aan. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van: wijzigingen in wet- en regelgeving; wijzigingen in het beleid van het museum; wijzigingen in de bouwkundige situatie; wijzigingen in de personele situatie; wijzigingen in de opstelling of in het depot; adreswijzigingen en wijziging van telefoonnummers. Risicoanalyse 3 De Minimumstandaard moet gevolgd worden om de risico's voor de collectie, voor de instaande bruiklenen en voor de organisatie als geheel in geval van een calamiteit te beperken. 4 Een risicoanalyse brengt de volgende risico s in kaart: inherente risico's die een voorwerp in zich draagt; omgevingsrisico s; risico s veroorzaakt door menselijk handelen; risicoacceptatie, m.a.w. welke risico s accepteert het museum bewust. Er bestaan veel methodes om risico's te wegen. De meeste bestaan uit de combinatie van kans en effect, waarbij ook rekening wordt gehouden met de ernst van de risico's in relatie tot de missie van het museum. Een algemene audit van de collectie of een specifieke conditiecontrole maakt onderdeel uit van de risicoanalyse. Deze risicoanalyse inventariseert en analyseert welke objecten wegens hun conditie of omgevingsfactoren gevaar lopen. De risicoanalyse moet rekening houden met: het potentiële gevaar voor het voorwerp op zijn huidige standplaats (diefstal, lekkage, overstroming, brand, vandalisme, ongeschikte klimaatcondities hierbij wordt ook de staat en het onderhoud van het gebouw betrokken); het potentiële gevaar voor het object wegens zijn huidige conditie risicovolle stoffen in een object, bijvoorbeeld giftige pijlpunten, benzine in motoren, zilvernitraatfilm; steekproefsgewijze risicomonitoring 5 Stel aan de hand van de risicoanalyse plannen en procedures op voor: herformulering van het museumbeleid en de museumpraktijk voor de toegang tot en het gebruik van de collecties, met name op het gebied van presentatie, onderzoek en beheer; reparatie en onderhoud aan het gebouw; maak een tijdsplanning en houd een logboek bij; verplaatsing van het voorwerp zowel intern als extern; verbeteringen in de algemene procedures en afspraken voor gebouwbeheer (in de breedste zin, inclusief schoonmaak e.d.); verbeteringen in het hanteren en de wijze van opbergen (bijvoorbeeld gebruik van andere verpakkingsmaterialen), aanpassing van de verzekeringsovereenkomsten; herziening van het collectiebeleid; Pagina 3 van 6
herziening van het beleid voor het vastleggen van de informatie die noodzakelijk is in geval van verlies, waaronder een foto van elk voorwerp, en nummer en standplaats van elk object; Zie Voor verdere informatie - Object ID uitvoering van een plan voor het inlopen van achterstanden in collectieregistratie; conservering van het object. De maatregelen en acties zijn onder te verdelen in de volgende categorieën: acceptatie van het risico (bijvoorbeeld wanneer de kosten om het risico te beperken erg hoog zijn en het museum daarom besluit het risico te aanvaarden); overdracht van het risico (bijvoorbeeld door de collectie of een voorwerp te verzekeren); beëindiging van activiteiten (omdat ze een te hoog risico met zich meebrengen); risico s beperken (veel risico's vallen in deze categorie; door ze aan te pakken kan het risiconiveau onder controle blijven; nieuwe kansen benutten (risicobeheer biedt de kans om niet alleen dreigingen te onderdrukken, maar ook om positieve ontwikkelingen in gang te zetten). 6 Herhaal de risicoanalyse met een vaste regelmaat, in ieder geval bij grote wijzigingen aan gebouw of collectiebeleid en bij elke tentoonstelling, om er zeker van te zijn dat hij actueel is en om nieuwe risico's in kaart te brengen. 7 Evalueer de getroffen maatregelen regelmatig en pas ze zonodig aan. Het opstellen van een integraal veiligheidsplan 8 Zorg dat het museum een goed systeem voor gebouwonderhoud en -beheer heeft. Benoem in het integraal veiligheidsplan de procedures en de maatregelen in geval van een calamiteit (zie stappen 9 tot en met 19 ). Noteer steeds verwijzingen naar het bedrijfsnoodplan en andere documenten met betrekking tot risicobeheer. Vereiste informatiegroepen: Referentie 9 Maak een lijst met de namen, adressen en telefoonnummers van de volgende personen en instanties. Geef duidelijk aan wanneer deze gegevens gebruikt mogen worden opdat de vermelding ervan in overeenstemming is met de Wet bescherming persoonsgegevens: gebouwbeheerders, sleutelhouders, crisisteam en andere betrokken museummedewerkers of vrijwilligers; restauratoren nutsbedrijven waar het museum klant is; gecontracteerde bedrijven, bijvoorbeeld beveiligingsbedrijf; lokale dienstverlenende bedrijven, bijvoorbeeld loodgietersbedrijf; bedrijven die een specifieke dienst kunnen leveren bij een calamiteit, bijvoorbeeld hulpdiensten, glaszetter, slotenmaker, ongediertebestrijding, vriesveem, calamiteitenservice, taxateur, verhuizer, transporteur. 10 Maak een lijst van de locaties die gebruikt kunnen worden in geval van evacuatie van objecten. Vermeld namen, adressen en telefoonnummers. Ook moet de locatie van het (tijdelijke) crisiscentrum vermeld zijn. Maak schriftelijke afspraken met de beheerders/ eigenaren van die locaties. Betrek ook de lokale brandweer, de veiligheidsregio en het preventienetwerk. 11 Stel een prioriteitenlijst op die als basis dient voor de evacuatie van objecten die het eerst in veiligheid moeten worden gebracht. Deze lijst moet in het CHV-plan worden opgenomen. Beschrijf het beleid van het museum in de omgang met bruiklenen vs. eigen collectie. Het verdient aanbeveling een herkenningsteken op de betreffende locaties en/of dozen aan te brengen. Vereiste informatiegroepen: Objectidentificatie Objectvereisten Pagina 4 van 6
Objectstandplaats 12 Maak plattegronden waarop de volgende informatie is opgenomen: locatieaanduidingen en -codes voor ieder gebouw en iedere ruimte afzonderlijk; nooduitgangen aanrijroute voor de brandweer ligging van kabels en leidingen locatie van hoofdschakelaars; plaats van de noodvoorzieningen, bijvoorbeeld bedieningspanelen van veiligheidssystemen, brandblusapparaten, EHBO-voorzieningen, collectiehulpverleningsmiddelen; locaties met gevaarlijke of brandbare stoffen; plaats van de collecties en van de prioriteitenlijst. Deze plattegronden moeten vertrouwelijk en up-to-date zijn; een exemplaar ervan moet aan de hulpdiensten worden overhandigd bij hun aankomst. Om van nut te zijn in een noodsituatie moeten de plattegronden helder en eenvoudig zijn. Bedenk dat medewerkers van hulpdiensten niet bekend zijn met museumjargon. Exemplaren moeten ook op een locatie buiten het gebouw worden bewaard Plattegronden moeten ook onderdeel uitmaken van het integrale veiligheidsplan. Het integrale veiligheidsplan moet ook bij de leden van het crisisteam thuis op een veilige plek bewaard worden. 13 Als de collectie verzekerd is, noteer dan ook de namen en adressen van de contactpersonen van de relevante organisaties. Bij instaande bruiklenen: neem procedures op voor melding van schade of verlies aan de bruikleengevers. Zij moeten op de hoogte gebracht worden voor het in het nieuws komt. 14 Beschrijf de procedures voor collectiebehoud en -beheer, zoals schoonmaakregime en depotinrichting (bijvoorbeeld het ten minste 15 cm boven de grond bewaren van collecties). 15 Maak een lijst van de noodmaterialen (gebaseerd op de risicoanalyse). Noteer de locaties. (Zie ook bij 9 hierboven.) 16 Omschrijf de procedures die bij een incident of calamiteit onmiddellijk toegepast moeten worden voor de veiligheid van de objecten, bijvoorbeeld alarm slaan, de hulpdiensten oproepen, collecties evacueren enzovoorts. Hiertoe behoren ook maatregelen om collecties te beschermen die zich nog in de beschadigde gebouwen bevinden. Dit is een onderdeel van het CHV-plan. 17 Omschrijf de maatregelen voor eerste hulp aan beschadigde collecties. Dit is ook een onderdeel van het CHV-plan. Breng deze per materiaaltype in kaart, op basis van het advies van conservatoren/restauratoren. Zorg voor een calamiteitenkit. 18 Omschrijf de locatie van de back-up van de collectieregistratie zodat u onmiddellijk na de calamiteit alle voorwerpen kunt traceren. Hiervoor is een procedure voor het maken van back-ups van de collectieregistratie nodig. 19 Stel een procedure op voor de omgang met de pers. 20 Stel een opleidingsplan op voor museummedewerkers en vrijwilligers en een programma voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Oefen met grote regelmaat; varieer het type oefeningen, van tabletop tot een oefening met publiek en externe observatoren. Veranderingen met betrekking tot gebouwen, beleid, plannen, politiebescherming, risico's en soorten risico s moeten worden opgenomen in oefeningen. Leg ook de aard en de frequentie van oefeningen en trainingen vast. Pagina 5 van 6
*************************************************************************************************************** Organisaties Wijzigingen in url en naamgeving DICE en KVCE: Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE) http://www.erfgoedincidenten.nl of http://www.kvce.nl <hier volgt de nieuwe website!> Pagina 6 van 6