Bedrijfsnoodplannen en oefeningen in een ziekenhuis op basis van een uitgebreide risicoinventarisatie

Transcriptie

1 Sessie H. Veiligheid in de zorg Bedrijfsnoodplannen en oefeningen in een ziekenhuis op basis van een uitgebreide risicoinventarisatie Frits de Koning MSc, adviseur veiligheid/hoofd BHV, Alysis Zorggroep, Aanleiding In de zomer van 2004 viel op een zaterdagmorgen in het gehele Rijnstate Ziekenhuis de stroom uit. Op dat moment kwamen we er achter dat we wel een bedrijfsnoodplan hadden, maar dat het noodplan niet van toepassing was op stroomuitval, terwijl we toch echt met een noodsituatie voor het ziekenhuis te maken hadden. Daarom is besloten een inventarisatie te maken van de noodscenario's die voor het ziekenhuis tot een noodsituatie zouden leiden en voor al die scenario's de te nemen stappen te omschrijven. Deze verschillende scenario's wil ik in dit stuk noemen, samen met de gevolgen van deze scenariobenadering voor de bedrijfsnoodorganisatie. Uitwerking tot noodplannen Het bedrijfsnoodplan is nu als volgt opgebouwd. 1. Beschrijving van de bedrijfsnoodorganisatie (BHV, crisisbeleidsteam, andere deskundigen, communicatie 2. Beschrijving van de technische voorzieningen 3. Scenario's voor receptie; gericht op melding, beoordeling en opschaling 4. Scenario's voor opgeroepen betrokkenen (crisisbeleidsteam, operationele activiteiten, bestrijdingsteam, overige medewerkers) 5. Afdelingsnoodplannen; met beschrijving van bijzondere risico's afdelingen, ontruimingsinstructies, beschrijving van bijzondere voorzieningen voor gebruik bij een crisis. 6. Taakbeschrijvingen Het Ziekenhuis Rampenopvangplan (ZiROP) is op dit moment nog een apart deel. Melding, opschaling en afhandeling gebeurt echter wel op dezelfde wijze. Het is uiteraard wel meer gericht op de direct te leveren zorg. Afhankelijk van het scenario wordt de eerste controle en afhandeling gedaan door de meest betrokken deskundigen.. Voor de specifieke BHV taken is dit de BHV organisatie, bij uitval technische voorzieningen de storingsdienst techniek, bij uitval netwerk en telefonie de afdeling informatisering, verificatie van een externe ramp wordt gedaan door de Spoedeisende Hulp; en er zijn nog enkele specifieke taken voor medische techniek, nucleaire geneeskunde en ziekenhuishygiëne. Op alle afdelingen en bij alle direct betrokken mensen in de noodplannen staat een volledig exemplaar van het bedrijfsnoodplan (inclusief ZiROP). Per afdeling zit in Hoofdstuk 5 echter alleen het eigen afdelingsplan in deze map. Alles bij elkaar een dikke map op elke afdeling. Wat staat er in de noodplannen Voor de keuze van de scenario's is eerst een overzicht gemaakt van de voorzieningen die het ziekenhuis heeft en voorstelbare incidenten en calamiteiten. Vervolgens zijn scenario's hiervoor in het noodplan opgenomen wanneer bij het betreffende incident sprake zou zijn van direct gevaar voor de continuïteit van het ziekenhuis. We hebben voor de ziekenhuizen de volgende scenario's geïdentificeerd en beschreven. - Aardgas (uitval) - Agressie en geweld - Besmettelijke ziekten - Bluswater (storing) - Bommelding - Brand extern - Brand intern - Brandmeldcentrale - Chemische stoffen, extern - Chemische stoffen, intern

2 - Drinkwater - Elektrocutie - Gijzeling - Aanrijding op eigen terrein - Instorten gebouwdelen - Intercom - Koeling (uitval) - Lekkende gasfles(sen) - Lozingsvoorzieningen - Netwerk/ EPD (uitval) - Noodtelefoons (storing) - Ongeval - Ontploffing energiegebouw - Ontruiming - PACS - Portofoons - Radioactiviteit - Stoom (uitval) - Stormschade - Stroom uitval (elektriciteit) - Tankauto vloeibare zuurstof - Telefooncentrale - Teletracers (Piepers) - Vallende voorwerpen - Ventilatie (uitval) - Verwarming (uitval) - Wateroverlast binnen - Zelfdoding - Zuurstof - Ziekenhuis Rampenopvangplan (ZiROP) De beschrijvingen van de scenario's zijn als volgt opgebouwd: - Eerst wordt een korte omschrijving gegeven van wat een incident inhoudt en de mogelijke gevolgen daarvan (risicobeschrijving) - Daarna komt het beoordelingsschema. Deze is in principe voor elk scenario gelijk, en ziet er als volgt uit: - Melding - Alarmeren van deskundigen die de zaak beoordelen en direct afhandelen of besluiten dat opschaling wenselijk is - De opschaling zelf (bellen of op andere wijze oproepen van extra mensen) - Afhandeling - De bellijst, hierin staat wie er bij opschaling door de receptie moeten worden opgeroepen - Een korte beschrijving van de wijze waarop het incident moet worden afgehandeld - Taken en verantwoordelijkheden van de opgeroepen (extra) medewerkers.

3 Het beoordelingsschema (als voorbeeld heb ik uitval van ventilatie gekozen) ziet er als volgt uit: Beschrijving voor Uitval Ventilatie Indien er geen ventilatie meer is dan levert dat problemen op voor het Operatief Centrum, voor de warmtehuishouding van de serverruimtes, voor de laboratoria en ruimtes die onder gecontroleerde onderdruk staan. Het kan zijn dat er maar een enkele Luchtbehandelingskast uit ligt maar het probleem kan ook groter

4 zijn. Een dienstdoende medewerker van de afdeling Techniek schat in eerste instantie de ernst van de storing in, is het een enkele Luchtbehandelingskast of is er sprake van meerdere. Betreft het ventilatie van de Operatiekamer Laboratorium Apotheek Andere ruimtes met een gecontroleerd luchtregime. Indien hij vermoedt dat er sprake kan zijn van een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering houdt hij ruggespraak met de dd. Hoofd Algemene Techniek. Hoofd Algemene Techniek bepaalt of en in welke mate er in eerste instantie opschaling plaatsvindt. Indien er opschaling plaats vindt verzoekt Hoofd Algemene Techniek aan de receptie om de bellijst af te werken. In dit geval worden de volgende extra mensen opgeroepen: - Het beleidsteam, bestaande uit Directie 1 (Manager Zorg), Manager Facilitair, Medewerker Communicatie - Een manager die betrokken is bij de getroffen afdeling. De taken van de opgeroepen medewerkers zijn als volgt: Directie(1) Geeft leiding aan het Beleidsteam Overlegt wat de gevolgen zijn voor de organisatie: o OKC programma o Laboratoria o Met betrekking tot de dienstverlening van het ziekenhuis Stelt het communicatieplan in werking om de organisatie te informeren en te vragen hun afdelingsplannen in werking te stellen Geeft aan wat de capaciteitsbeperking is met betrekking tot opname en behandeling van patiënten Manager Laboratorium/ Manager OKC/ Manager Automatisering Licht het Beleidsteam over de gevolgen en consequenties van de uitval ventilatie voor zijn cluster Geeft aan wat de capaciteitsbeperking is (dd) Hoofd Algemene Techniek en/of dd) Manager facilitair Licht het beleidsteam in over: o Aard o Omvang o Verwachte duur van de verstoring Bekijkt of er voldoende medewerkers aanwezig zijn om de storing in zo kort mogelijke tijd te verhelpen. (dd) Medewerker Communicatie Zet, indien nodig, het communicatieplan in werking Stelt zonodig een persbericht op Assisteert de Directie(1) in de contacten met de pers Opmerkingen bij bovenstaande De eerste beoordeling wordt voor dit scenario uitgevoerd door een medewerker van Techniek. En niet door een BHV'er (zoals bij brand). Dit betekent dat er ook voor de medewerkers met deze taak een 24-uurs oproepbaarheid moet zijn georganiseerd net als voor de Hoofden waarmee de ernst moet worden afgestemd. Voor de verschillende functies waarbij oproepbaarheid noodzakelijk is gebleken is ook vastgesteld wat de oproeptijden mogen zijn. De BHV moet direct oproepbaar zijn en binnen ca. 2 minuten ter plekke zijn. Voor de overige groepen, met name dienstdoende Techniek en dienstdoende Automatisering wordt uitgegaan van maximaal 30 minuten. Om de scenario's voor de receptie beter toegankelijk en korter te maken is in Hoofdstuk 3 alleen het deel wat direct voor hun relevant is opgenomen (de beschrijving van het incident, het beoordelingsschema, de bellijst

5 en de wijze van beoordeling) en staat de rest in Hoofdstuk 4, dit zijn vooral de wijze van afhandeling en taken van de opgeroepen medewerkers. Oefeningen en ervaringen met echte incidenten Oefeningen De oefeningen met scenario's uit het noodplan hebben zich gericht op: - Ontruiming (als gevolg van brand) - Uitval elektrische stroom - Uitval telefooncentrale stroom - Ziekenhuis Rampenopvangplan. Echt Als echte bedrijfsnoodsituaties hebben we de volgende scenario's gehad in de afgelopen 3 jaar: - Uitval elektrische stroom - Uitval telefooncentrale - Brand in de directe omgeving van het ziekenhuis - Lekkage van gevaarlijke stoffen intern - Ontruiming (als gevolg van stank en als gevolg van brandmelding). Evaluatie Tijdens een incident wordt de beoordeling in het algemeen goed uitgevoerd. Dit stuk loopt van het constateren en melden van het incident tot het waarschuwen van de betrokken deskundigen. De praktische afhandeling van het incident wordt in het algemeen goed uitgevoerd. De opgeroepen deskundigen voeren hun taken dus meestal goed uit. De keuze voor een scenario wordt vaak niet goed uitgevoerd. (bij receptie) Een noodscenario wordt vaak niet als zodanig herkend, waardoor de afhandeling zich richt op het oplossen van een incident. Hierbij wordt onvoldoende rekening gehouden met mogelijke escalatie noodzaak tot opschaling. Dit heeft tot gevolg dat het verantwoordelijke management hun taken niet kan uitvoeren en hun verantwoordelijkheden niet kan nemen. Soms wordt er beperkt en niet op basis van een scenario mensen opgeroepen en beperkt opgeschaald. Dit heeft als gevolg dat tijdens de afhandeling blijkt dat niet alle gewenste aanwezigen ook zijn opgeroepen. Ook opgeroepen beleidsteam kiest niet altijd voor een scenario. Dit betekent dat ze niet controleren of alle gewenste personeel aanwezig is en ook dat niet alle gewenste taken worden uitgevoerd, bijvoorbeeld op het gebied van communicatie, regelingen treffen voor de volgende dagen en evaluatie. Afhandeling volgens het beschreven scenario blijkt vaak achteraf wel wenselijk te zijn geweest. Het is zelfs voorgekomen dat aanbevelingen voor het noodplan werden gedaan die al in het noodplan stonden terwijl dit (zelfs bij de evaluatie) niet is gebruikt. Herziening van de noodplannen Met de beschrijving van de diverse scenario's en het daarin opnemen van verwijzingen naar andere scenario's dachten wij een goed dekkend systeem te hebben. Waarin alle scenario's zijn opgenomen welke bovendien goed toegankelijk zijn voor de receptie (waar de meldingen binnenkomen) en met korte takenlijstjes voor alle overige betrokken medewerkers (nergens meer dan 1 A4-tje met taken). Maar: De scenario's worden vaak niet gekozen En (zowel vanuit receptie als crisisbeleidsteam) blijft de vraag komen: beschrijf nu eens in een simpel A4-tje wat ik moet doen als er een calamiteit is We zijn er nog niet uit, maar denken aan de volgende oplossingen: - De mappen dunner maken, waarbij alleen de voor de mensen op de betreffende afdeling relevante stukken in de map zitten. Op de afdelingen komen dan alleen de beschrijvingen de risico's en van de wijze van afhandeling van scenario's; en niet meer de specifieke taken van de receptie en het crisisbeleidsteam. Op de receptie alleen nog de risicobeschrijving en de eigen taken. - De taakbeschrijvingen in een apart Hoofdstuk 6 plaatsen, waardoor het voor betrokkenen eenvoudiger is de voor hun juiste taken te vinden (en daarin ook de verwijzing naar de procedures opnemen, zodat deze er wel bij worden gepakt). Deze beschrijvingen worden daardoor wel minder specifiek voor het aan te pakken incident. - Hiermee hopen we de toegankelijkheid van het noodplan en de scenario's beter te maken, zodat er bij incidenten ook efficiënt mee wordt gewerkt.