Vragen & antwoorden infosessie 16/9/2015 overheidsopdracht drukwerk Vragen omtrent volumes Vraag: blz 18 Bijlage B: inventaris Er dient prijs gegeven per printzijde op blz. 19 wordt er geschreven dat er gemiddeld 2 pagina s zijn p/bewijsstuk? Gaat dit over 1 blad R/V of 2 bladen R/V. Antwoord: Het betreft 1 blad R/V, er dient recto verso afgeprint te worden. Vraag : Er is een hoeveelheid voorzien van 48.000 ex.x 12 maanden, is dit te verreken in de EHP met de prijs voor het printen van 1 zijde van een blad Antwoord: Inderdaad, dit is een correcte interpretatie Vraag: blz. 13 III.1 eerste blad hoofdingpapier, overige pagina s worden afgedrukt op blanco papier te voorzien door de opdrachtnemer Hoe dient deze kost te worden verrekend in de Bijlage B: Inventaris? Antwoord: Aangezien het gemiddeld aantal pagina s momenteel uitgerekend werd op 2,16 pagina s per bewijsstuk en er voor het opstellen van de inventaris werd afgerond op 2 pagina s per bewijsstuk is deze extra kost niet mee te rekenen in het bestek. Vraag: Bewijsstuk van prestaties aan patiënten Wit-Gele Kruis Limburg: 15.000 zendingen Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant: 9.000 zendingen Wit-Gele Kruis Limburg: (15.000 x 1,16) = 17.400 vervolgvellen Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant: (9.000 x 1,16) = 10.440 vervolgvellen Gemiddeld 2,16 pagina s per zending Wat wordt juist bedoeld met pagina s? Zijn dit fysische vellen of printzijden? Antwoord: Het betreft printzijden. Vraag: Graag een estimatie van het gemiddeld aantal printzijden Antwoord: Voor het opstellen van de offerte werd er afgerond op (15.000 + 9.000) bewijsstukken x gemiddeld 2 printzijden per bewijsstuk = 48.000 printzijden per maand -> zie inventaris in bijlage B In de inventaris werd wel een rekenfout gemaakt om de jaarkost te berekenen:
Printen per printzijde, inclusief handlingkosten (vb vouwen) (excl papier): 48.000 printzijden/maand x 12 maanden = 576.000 printzijden op jaarbasis in plaats van 480.000 zoals initieel vermeld Onder omslag brengen en verzenden van enveloppen: 24.000 exemplaren/maand x 12 maanden = 288.000 exemplaren op jaarbasis in plaats van 240.000 zoals initieel vermeld Vraag: is er veel fluctuatie in het maandelijks aantal stuks te printen? Het aantal patiënten die een bewijsstuk dienen te ontvangen kan fluctueren van maand tot maand, maar grotere fluctuaties dan 5% op maandbasis komen niet voor. Vraag: Wit-Gele Kruis Limburg: 6.000 zendingen Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant: 2.000 zendingen Wit-Gele Kruis Limburg: 0.000 vervolgvellen? Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant: 0.000 vervolgvellen? Wat wordt juist bedoeld met pagina s? Zijn dit fysische vellen of printzijden? Graag een estimatie van het gemiddeld aantal printzijden Antwoord: Opmerking vooraf: Er wordt niet gevraagd om reeds een offerte in te dienen voor het printen van de centrale factuur, dit werd ter info opgenomen in het bestek voor latere uitbreiding. Het gaat hier om 6.000 en 2.000 facturen voor respectievelijk Wit-Gele Kruis Limburg en Vlaams-Brabant. Voor Limburg zitten we gemiddeld op 375 facturen dubbelzijdig, 5.625 facturen enkelzijdig, dus gemiddeld 6.375 printzijden. Voor Vlaams-Brabant kan hetzelfde percentage toegepast worden. Vragen omtrent drukwerk Vraag: Is het bespreekbaar dat de drukwerken (briefhoofden en verzendomslagen) geleverd worden door de aanbieder zelf? Antwoord: Momenteel loopt er nog een contract met de huidige leverancier van drukwerk wat betreft het aanleveren van papier en enveloppen. Daarom is er voor gekozen dat de opdrachtgever het papierwerk zelf aanlevert. Indien er voor gekozen wordt om het aanleveren van papier aan de aanbieder over te laten zal er een nieuwe opdracht uitgeschreven worden. Indien nodig zal er een PB nummer van de gekozen aanbieder op de enveloppen van de opdrachtgever aangebracht worden.
Vraag met betrekking tot punt III.1 Algemene inlichtingen en specificaties: De resolutie van een printer wordt normaal uitgedrukt in 1 getal (dus 600 dpi bijvoorbeeld). Is de gevraagde resolutie van 4800 x600 dpi correct? Antwoord: Er wordt een resolutie van 600 dpi bedoeld Vraag: Is het toegestaan dat de aanbieder 2 printsolutions opgeeft: plano zwart/witlaserprinten en full color inkjetprinting indien deze laatste solution de meest economische oplossing blijkt te zijn? Antwoord: Elke inschrijver mag slechts intekenen met één offerte (wetgeving OO). Het is aan de inschrijver om te bepalen welke de beste manier is om te printen, er worden geen vereisten bepaald door de opdrachtgever wat betreft laserprinten of inktjet printen. Er wordt enkel bepaald dat er geprint dient te worden op het papier van de opdrachtgever. Vragen omtrent leveringstermijnen betreffende de producties Vraag omtrent SLA: is het effectief 24h na aanlevering van de bestanden of is dag +1 ook mogelijk? Antwoord: Dag + 1 is ook mogelijk, zie antwoord in onderstaand voorbeeld Vraag blz 12. II.8 SLA: Wit-Gele Kruis Limburg geeft aan dat 24 uur na aanlevering de postukken bij Bpost moeten aangeleverd zijn. Rond welk tijdstip zal de drop gebeuren? Antwoord: De bestanden worden aangeleverd voor 8 uur s morgen van de dag van productie. Vraag: Wordt met 24uur kalender telling bedoelt of kantooruren? Antwoord: Dit gaat om kalendertelling. Vraag blz 12 II.8 Service Level Agreement en boeteclausule Hoe zien jullie aanlevering en postafgifte. Met name welk uur aanlevering bestanden en wanneer aanbieden aan Bpost? Antwoord: Geplande productie dag: dag X Aanlevering bestanden door het Wit-Gele Kruis: dag X (vóór 8h) Postafgifte (early drop): dag X + 2 (dag X en dag X + 2: uitgedrukt in werkdagen) Vraag: Wanneer zijn de files uiterlijk beschikbaar bij de aanbieder? Antwoord: Tussen de 15de en 20ste van de maand
Vragen omtrent verzending via bpost Vraag: In het lastenboek staat volgens ons een contradictie omtrent de verzending van de bedrijfsdocumenten. Enerzijds staat er vermeld dat de aanbieder gecertificeerd moet zijn voor het gebruik van Mail-ID, anderzijds staat in de technische specificaties vermeld dat de zendingen volgens het non prior tarief moeten worden verzonden. De inhoud van de zendingen (bewijsstukken van geleverde prestaties aan de patiënten) wordt beschouwd als ADMIN en bijgevolg prior verstuurd met Mail-ID. Antwoord: Aangezien de stukken dienen verzonden te worden met mail-id wordt een prior tarief verwacht. Vraag: blz. 13 III.1 Er dient verzonden onder niet-prior tarief Dit vooropgesteld tarief is niet compatibel met mail-id. De door u te verzenden stukken dienen verplicht verzonden als Admin mail met mail-id Kan je zeggen welk tarief er dient weergegeven in Bijlage B: Inventaris Antwoord: Aangezien de stukken dienen verzonden te worden met mail-id wordt een prior tarief verwacht. Vragen omtrent datatransmissie Vraag met betrekking tot punt III.2 Datatransmissie en verwerking: Moet de unieke barcode, die in de inputfiles moet aangebracht worden, gegevens bevatten over patiënten en behandelingen, die in de bewijsstukken vermeld staan? Of moet elk bewijsstuk alleen maar gelinkt worden aan een unieke barcode? Antwoord: Elk bewijsstuk dient gelinkt te worden aan een unieke barcode, het is aan de opdrachtnemer te bepalen hoe dit verder wordt opgevolgd om de stukken terug te tracen. Vraag blz 4 Beschrijving van de opdracht : Manier van samenvoegen te bepalen door de opdrachtgever. Er zullen pdf files aangeleverd worden door Wit-Gele Kruis Limburg. Is het mogelijk om XML bestanden aan te leveren? Antwoord: Aangezien de samenstelling van het bestand in dat geval door de opdrachtnemer dient te gebeuren zou dit de opdracht wijzigen. Om deze reden is het niet mogelijk XML bestanden te ontvangen, deze worden in PDF formaat aangeleverd. Overige vragen Vraag: blz 9 I.12 : prijsherzieningen Zal deze prijsherziening gebeuren obv een indexeringsclausule door het Wit-Gele Kruis opgesteld of door de opdrachtnemer? Antwoord: Prijsherziening is te bepalen door de opdrachtnemer
Vraag met betrekking tot punt II.9 vertrouwelijkheid van gegevens: Moet de productieruimte, waarin de opdracht voor het Wit-Gele Kruis wordt verwerkt, exclusief gebruikt worden voor het Wit-Gele Kruis? Met andere woorden mag de ruimte waarin gewerkt wordt ook voor andere opdrachtgevers gebruikt worden? Antwoord: Er wordt voor deze opdracht sterk de nadruk gelegd op de beveiliging van gegevens aangezien het hier om gevoelige patiëntinformatie gaat. Daarom is ook de fysieke beveiliging van de productiegebouwen belangrijk en wordt er gevraagd dat deze lokalen beveiligd zijn. Uiteraard kunnen er gelijktijdig met het printen van deze opdracht andere opdrachten lopen, maar aangezien er gevraagd wordt dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de productie kan dit geen probleem vormen. Vraag: blz. 11 II.4 Looptijd : wanneer zal de keuze worden bekendgemaakt? Dit teneinde te kunnen inschatten wanneer de voorbereidende programmatie dient klaar te zijn. Antwoord: De keuze van opdrachtnemer zal gemaakt worden in de week van 12 oktober 2015. De keuze wordt, rekening houdend met de stand-still periode voor de gekozen kandidaat, bekend gemaakt in de periode tussen 12 en 16 oktober 2015.