Handleiding toevoegen foto bij het lid t.b.v. lidmaatschapskaart NHV. In deze handleiding kunt je de stappen vinden die je kunt uitvoeren om de foto s in Sportlink te zetten. Het is belangrijk dat de pasfoto s die in Sportlink zijn gezet om de 4 jaar worden vernieuwd. De einddatum van de geldigheidsduur is altijd 30 juni van elk jaar. Heb je nog meer vragen of onduidelijkheden over Sportlink, dan verwijzen wij je door naar de uitgebreide handleiding in de helpdesk van Sportlink. Je kunt deze vinden in het programma onder het menu HELP. Stappen om een foto toe te voegen bij het lid. Stap 1: Je bevindt zich op het beginscherm. Stap 2: Klik op om de leden op te roepen (je kunt uiteraard ook filteren). tap 3:Je komt nu op een pagina met alle gevonden leden 1
Stap 4: Klik dubbel op de naam van het lid naar keuze om bij een scherm te komen om de gegevens aan te passen. Je komt in onderstaand scherm. Hier kunt je alle gegevens aanpassen. Boven de pijl rechtsboven kunt je klikken om een foto toe te voegen. Stap 5: Foto s kunnen in gescand of met een digitale camera gemaakt zijn. Klik op de map waarin de foto s opgeslagen zijn en klik op de juiste foto. TIP!!!! Geef de foto de naam van het relatienummer van het lid, zo kun je het makkelijker terugvinden!!! Als de juiste foto aangegeven is, klik dan op open. De foto zal nu bij de gegevens van het lid geplaats worden. Als je alle gegevens hebt aangepast klikt je op de blauwe diskette rechtsonder om de gegevens op te slaan. Nu kunt je verder met een volgend lid en alle stappen weer opnieuw uitvoeren. 2
Methodes om een goed gelijkende foto te plaatsen bij het lid. Voordat we dit behandelen zullen we enkele aandachtspunten aangeven waar men aan moet denken alvorens een foto in te scannen dan wel met een digitale camera te maken. 1. als u een foto maakt of inscant zorg ervoor dat dan alleen het gezicht wordt gefotografeerd of ingescand. Dit komt de plaatsing en zichtbaarheid op de pas ten goede. 2. als u de foto inscant zorg ervoor dat hij recht wordt ingescand. ook dit komt de plaatsing en zichtbaarheid op de pas ten goede. 3. Zorg er voor dat er geen gezicht bedekkende of anderszins op de foto zichtbaar is. 4. Zorg ervoor dat de foto een JPG bestand is en niet b.v. een PDF bestand. 5. Zorg ervoor dat de foto niet te donker of te licht is. Dit komt de zichtbaarheid ten goede Al deze aandachtspunten dragen er toe bij dat de lidmaatschapskaart een sieraad wordt voor het NHV maar ook voor u als vereniging. De lidmaatschapskaarten zijn immers 4 jaar geldig. Inscannen van een foto van het lid. Dit is wat lastig omdat niet iedere software van een scanner gelijk is. We zullen proberen dit zo algemeen mogelijk hier te beschrijven. Alvorens een foto daadwerkelijk in te scannen kan men het beste eerst het afdrukvoorbeeld bekijken. Hier kun zien of de foto recht wordt ingescand en of de te scannen foto nog wat moet worden aangepast aan de standaard specificaties. Let hierbij op dat de betreffende foto voldoet aan de volgende eisen: a. Het dient een actuele, goed gelijkende foto te zijn b. Van voren genomen (oriëntatie portrait) c. Ogen goed zichtbaar d. Kleurenfoto e. Uitsluitend een JPEG bestandformaat is toegestaan f. Resolutie 300x400 pixels g. Verhouding 3x4 h. Bestandsgrootte 25 tot 102 kb Hierbij enige voorbeelden van een ingescande foto: Fout Fout Goed 3
Het maken van een foto met een mobiel of digitaal fototoestel. Ook hier zijn verschillende varianten mogelijk. Probeer zoveel mogelijk de foto te nemen zoals de foto die als Goed hierboven staat weergegeven. Mocht het nog te groot uitvallen dan kun je dit corrigeren met b.v. het programma Paint of een ander soortgelijk programma. Al deze aandachtspunten dragen er toe bij dat de lidmaatschapskaart een sieraad wordt voor het NHV maar ook voor u als vereniging. De lidmaatschapskaarten zijn immers 4 jaar geldig. 4
Verder informatie betreffende Sportlink Club. AANMAAK NIEUWE PASSEN Een ledenpas voor een lid wordt automatisch aangemaakt wanneer een spelactiviteit bij het lid wordt geregistreerd. Het maakt daarbij niet uit of de aanmelding van de spelactiviteit in Sportlink Bond of in Sportlink Club plaatsvindt. Wanneer iemand al een ledenpas voor spelende leden heeft bij de vereniging waarbij een nieuwe spelactiviteit wordt toegevoegd wordt niet nog een ledenpas toegevoegd. Bij nieuwe ledenpassen is de ingangsdatum altijd de dag van aanmaak. De einddatum is de laatste dag van het seizoen waarin de ingangsdatum valt plus drie jaar. Bijvoorbeeld, wanneer een pas ingaat op 29 september 2010 dan zal de einddatum 30 juni 2014 zijn (einddatum van het seizoen waarin 29 september 2010 valt is 30 juni 2011, plus drie jaar). Hierop is een uitzondering. Wanneer nieuwe ledenpassen worden aangemaakt in de laatste twee maanden van een seizoen dan wordt bij bovengenoemde einddatum een jaar opgeteld. AFMELDEN VAN PASSEN Verschillende situaties kunnen ertoe leiden dat bestaande ledenpassen niet langer van toepassing zijn. Zo kan iemand die een ledenpas voor niet-spelende leden heeft besluiten actief te gaan spelen of kan iemand een overschrijving aanvragen naar een andere vereniging. In deze gevallen dient niet alleen een nieuwe ledenpas aangevraagd te worden, maar moet de bestaande pas komen te vervallen. Zoals eerder aangegeven heeft dit gevolgen voor de status en einddatum van de bestaande pas. De automatische verwerking van ledenpassen is nu zodanig ingericht dat in de volgende gevallen bestaande passen worden afgemeld. Bij wijziging van niet-spelend lid naar spelend lid bij dezelfde vereniging Bij overschrijving van een spelend lid naar een andere vereniging Bij aanvraag van een duplicaat vanuit Sportlink Club Na het verstrijken van de geldigheidstermijn Voor de eerste twee gevallen geldt dat de status van de af te melden ledenpas afhangt van de oorspronkelijke status. Wanneer deze status op Aan te vragen of op Aangevraagd stond wordt de nieuwe status Vervallen/ongewenst. Wanneer de pas op Uitgegeven stond wordt de nieuwe status Ingetrokken. Bij aanvraag van duplicaten vanuit Sportlink Club wordt de nieuwe status altijd Ingetrokken omdat in Sportlink Club uitsluitend uitgegeven passen worden getoond. Bij duplicaten, wijzigingen in spelactiviteit en overschrijvingen wordt de einddatum van de afgemelde pas altijd op de dag van verwerking gezet. Wanneer de einddatum van een ledenpas die op Uitgegeven stond verstreken is wordt de status automatisch op Verlopen gezet. AFMELDINGEN LEDEN EN OVERSCHRIJVINGEN In de vorige paragrafen is beschreven onder welke omstandigheden nieuwe ledenpassen worden aangemaakt en bestaande passen worden afgemeld. Omgekeerd kan ook bekeken worden wat het gevolg is voor passen van typische situaties als afmeldingen van lidmaatschappen en overschrijvingen. Het afmelden van spelactiviteiten en lidmaatschappen heeft geen gevolgen voor bestaande ledenpassen. Zowel de status als de einddatum van een actieve ledenpas blijft ongewijzigd. Wanneer de persoon zich als spelend lid opnieuw aanmeld bij de vereniging zal de bestaande pas nog bruikbaar zijn, zolang de einddatum van deze pas niet verstreken is. Voor overschrijvingen zijn er echter wel gevolgen. De gevolgen zijn al in de voorgaande paragrafen besproken. Als eerste zal de bestaande pas komen te vervallen, waarna een 5
nieuwe ledenpas wordt aangevraagd met als status Aan te vragen. Voor de nieuwe pas zal als ingangsdatum de dag van verwerking worden genomen en de einddatum is daarvan afgeleid. ACTIVEREN EN DEACTIVEREN Door het verstrijken van de tijd kunnen uitgegeven passen niet langer geldig zijn. Evenzo kunnen prolongaties van bestaande passen waarvan aanvankelijk de ingangsdatum in de toekomst lag geldig worden. Om met deze situaties om te kunnen gaan loopt er dagelijks een proces dat 1. voor uitgegeven passen waarvan de einddatum in het verleden ligt de status omzet van Uitgegeven in Verlopen 2. voor prolongaties waarvan de ingangsdatum bereikt is de status omzet van Verlenging in Uitgegeven In beide gevallen blijven de ingangsdatum en einddatum van de passen ongewijzigd. PROLONGATIES Ledenpassen zijn onder normale omstandigheden maximaal vier jaar geldig (uitzondering is een ledenpas aangevraagd in de laatste twee maanden van een seizoen). Dagelijks kijkt een automatisch proces of er ledenpassen zijn die binnen een maand zullen verstrijken. Voor deze leden worden nieuwe pasregels aangemaakt, waarbij als ingangsdatum de eerstvolgende dag na afloop van de huidige ledenpas wordt genomen en die de volledige periode van vier jaar geldig is. Bij het vastleggen, de laatste stap van het exportproces naar de drukker, wordt de status van de nieuwe ledenpassen op Verlenging gezet wanneer de ingangsdatum van de pas in de toekomst ligt. Ligt de datum van vastleggen binnen de geldigheidsperiode van de nieuwe pas dan wordt de status direct op Uitgegeven gezet. Voor prolongaties, die voor het NHV altijd op 1 juli van een jaar ingaan, geldt dus dat het gehele proces afgehandeld kan worden voordat het nieuwe seizoen daadwerkelijk van start gaat. SPORTLINK CLUB In hoofdstuk 2 is beschreven hoe in de bondsapplicatie ledenpassen onderhouden kunnen worden. Naast deze applicatie is ook functionaliteit toegevoegd in Sportlink Club. In deze applicatie zijn de ledenpassen terug te vinden op het tabblad Diploma's & Passen in het scherm met persoonsgegevens. De inrichting is nu dusdanig dat in het tabblad uitsluitend uitgegeven ledenpassen worden getoond. 6
Dezelfde gegevens worden getoond als in de bondsapplicatie en een extra kolom, Speltype. Deze is echter niet van toepassing op ledenpassen en zal altijd leeg zijn. Vanuit dit scherm kunnen vanuit Sportlink Club twee functies voor ledenpassen worden uitgevoerd 1. voor niet-spelende leden kan een ledenpas worden aangevraagd 2. voor uitgegeven ledenpassen kan een duplicaat worden aangevraagd LEDENPAS VOOR NIET-SPELENDE LEDEN Een vereniging kan voor een niet-spelend lid een ledenpas aanvragen. Dit doet men door rechts onderin op het groene plusje te drukken. Nadat op deze knop is geklikt verschijnt een dialoogscherm waarin het soort pas en het (sub)type kan worden ingevuld. Voor het NHV is momenteel de enige keuze die voor het soort pas gemaakt kan worden de ledenpas. Evenzo kan voor het type alleen maar Nietspelend worden geselecteerd. Nadat op het groene vinkje is geklikt zal de nieuwe pas nog niet te zien zijn. Dat zal pas het geval zijn wanneer de pasaanvragen naar de drukker verzonden zijn en het exportproces is afgerond door vast te leggen. Wanneer men voor een spelend lid een ledenpas probeert aan te maken zal een foutmelding verschijnen. Ditzelfde geldt wanneer men een ledenpas probeert aan te vragen voor een lid voor wie al een ledenpas is uitgegeven bij een andere vereniging of voor wie een ledenpas aanwezig is die in afwachting is voor verwerking naar de drukker. 7
DUPLICATEN Wanneer aanvragen voor ledenpassen naar de drukker zijn afgehandeld zullen de ledenpassen de status Uitgegeven hebben. Op dat moment zijn de passen ook zichtbaar in Sportlink Club. Wanneer de vereniging een duplicaat van de bestaande pas wil hebben, bijvoorbeeld ten gevolge van verlies van de originele pas (kosten hiervan bedragen 5,-), kan de pasregel waarom het gaat worden geselecteerd. Vervolgens kan op de knop rechtsonder worden geklikt waarmee duplicaten kunnen worden aangevraagd. Nadat de gebruiker heeft bevestigd dat inderdaad een duplicaat moet worden aangevraagd wordt de bestaande pas ingetrokken, zoals beschreven in paragraaf 2.2 en wordt een nieuwe pas, het duplicaat, aangemaakt. Beide passen zullen dan niet langer te zien zijn omdat deze geen van beide de status Uitgegeven bezitten. Zodra het exportproces naar de drukker is afgehandeld, zal de nieuwe pas weer tevoorschijn komen. Procedure tijdstip verwerken aan te vragen passen. De verwerking van de aan te vragen passen zal altijd op woensdag worden gerealiseerd. Het drukken en verzenden van de passen zal in de week daaropvolgend worden gerealiseerd. In de maanden juli en augustus zullen geen passen worden verwerkt. De eerste verwerking in het nieuwe seizoen zal zijn in de 1 e week na 1 september. (Na 31 augustus is afmelden immers niet meer mogelijk) 8