Samenvatting kantoorbeheer deel 1

Samenvatting kantoorbeheer deel 1 1 Inleiding 2 De geschiedenis van de kantooromgeving Wat is het kantoorgebouw? Een van de symbolen van de vorige eeuw 2.1 Een negatief imago Welke uitstraling had het kantoorgebouw Grijs Toon de evolutie aan van de werkende bevolking op kantoor: Begin vorige eeuw: 5 % Eind vorige eeuw: meer dan 50% Van waar komt dit minder positief beeld? Architecturaal meestal van weinig waarde Werk op kantoor heeft lage status in eerste helft 20 ste eeuw 60: specialisten met weinig aandacht voor omgeving, status stijgt wel Aard van het werk is onzichtbaar Hoe speelt immaterialisme een rol? Een groot nadeel om te worden opgemerkt en het gespreksonderwerp te zijn in de eeuw van materialisme 2.2 Leg uit taylorisme of scientific management Leg uit Taylorisme? -Scheiding tussen geestelijke en uitvoerende arbeid -Zoeken naar meest efficiënte werkmethode waarbij mens beschouwd wordt als onderdeel van de productie - Bepaling van optimale werktempo -Goede planning en beloningssysteem afhankelijk van prestatie -Basis voor massaproductie

Pas taylorisme toe op een kantoor en niet op productie? Onpersoonlijke bureaucratie met orde en regelmaat waarbij uitvoerenden zo weinig mogelijk moeten denken Wat was er belangrijk in Taylor zijn denken? -De hiërarchie trouw en toewijding werden beloond met werkzekerheid promotie werd ook beloond met een statussymbool: meer ruimte Er is een ander inzicht de laatste jaren, leg uit? Symbool was het streefdoel Mensen en hun kennis is de meest kostbare grondstof in de moderne samenleving Beheer van kennis is één van de belangrijkste doelen in de 21 ste eeuw 2.3 Noord-Amerikaanse stijl Leg de Noord-Amerikaanse stijl uit? Vooral sinds 1920: gebruik van staal, beton, liften, elektrische verlichting Invloed van de vastgoedsector: opbrengst drijfveer Beperkte oppervlakte in stadscentrum Geen eigendom: verhuurbaarheid is belangrijk Flexibiliteit van grondplannen was nodig om het gebouw of een deel ervan te verhuren HOOGGEBOUW met standaard grondplannen Leg uit beperkte opp. In stadscentrum? Hooggebouw met standaard grondplan Kantoor Kantoor Kantoor Kantoor Liften Kantoor Sanitair Kantoor Kantoor Kantoor

2.4 Noord-Europese traditie Leg uit de traditie uit? Vooral sinds 1920: gebruik van staal, beton, liften, elektrische verlichting NT in historisch centrum Eigendom van bedrijf Sterke sociale partners (vakbonden) Beperkte hoogbouw met eigen stijl in omgeving van steden Teken het grondplan van Noord-Europese gebouwen 2.5 De ommekeer Hoe het dat er een ommekeer ontstaat vanaf 1980? -Andere manier van werken vereist andere huisvesting -Kennis en uitwisseling ervan wordt heel belangrijk -Informatietechnologie maakt veel mogelijk FM doet zijn intrede 3 Oorzaken van de verandering 3.1 Bedrijfseconomische ontwikkelingen 3.1.1 Oppervlakte werkplek!!! Welke norm hanteren we in België voor oppervlakten? NEN 2580 Wat zijn de verschillende oppervlaktes waarmee men rekening houdt? -BVO: Bruto Vloer Oppervlakte -NVO: Netto Vloer Oppervlakte -VVO: Verhuurbare Vloer Oppervlakte

Leg uit Bruto Vloeroppervlakte? -De BVO van een ruimte of groep van ruimten is de oppervlakte gemeten op vloerniveau langs de buitenomtrek van de opgaande scheidingsconstructies, die de desbetreffende ruimte of groep van ruimten omhullen -Aangezien in een vroeg stadium van planvorming dit niet altijd mogelijk is kan dit ook geschat worden door eenvoudig de geplande buitenmaten van het gebouw te vermenigvuldigen met het aantal bouwlagen (inclusief kelders) Leg uit Netto Vloeroppervlakte? -De NVO van een ruimte of groep van ruimten is de oppervlakte, gemeten op vloerniveau, tussen de opgaande scheidingsconstructies van de afzonderlijke ruimten. -NT meetellen: -de netto hoogte < 1,5m -niet toegankelijke schachten Leg uit Verhuurbare Vloeroppervlakte? -De VVO van een ruimte of groep van ruimten is de oppervlakte, gemeten op vloerniveau, tussen de opgaande scheidingsconstructies van de afzonderlijke ruimten. -Raamopeningen: wordt gemeten tot aan de binnenzijde van het glas op 1,5m boven de vloer. (glaslijncorrectie) -NT meetellen: -de netto hoogte < 1,5m -niet toegankelijke schachten - ruimen voor gebouwinstallaties -verticale verkeersoppervlakte Waarom zijn de verhoudingen BVO, VVO zo belangrijk? Belangrijk bij onderhandeling van het huurcontract Wat verstaan we onder de optimale m²? -Economisch zo weinig mogelijk -Ergonomisch en functioneel zo optimaal mogelijk Wat is ARAB? Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming Wat is volgens ARAB de min. Werkhoogte? 2,5M

3.1.2 Bezettingsgraad van een werkplek Bespreek de bezettingsgraad van een werkplek? - Vakantie, ziekte, werktijdverkorting zorgen ervoor dat we 20% van de effectief te benutten werkdagen niet aanwezig zijn -Vergaderingen, bezoeken buitenshuis zorgen ook voor een lage bezettingsgraad -Onderzoek en cijfermateriaal verassen het management Waar is er een hoge bezettinsgraad? -Receptie -Secretariaat -Administratie Waar is er een lage bezettingsgraad? -Directie, managers, adviseurs meeste m² 3.1.3 Kosten van een werkplek Wat is een werkplek? Een werkplek is een bureau die als vaste plek wordt gebruikt door een voltijd of deeltijd medewerker (excl. touch-down werkplekken, computerwerkplekken en printplekken). Wat kost een werkplek gemiddeld? Ondergrens: 10694 per jaar Gemiddeld: 13915 per jaar Bovengrens: 17136 per jaar We hebben 2 soorten kosten, welke? 1. Huisvestinggebonden kosten(huur, onderhoud, schoonmaak, energie) zijn afhankelijk van aantal m². Ook de bezetting speelt een rol 2. Werkplekgebonden kosten(ict, post, repro, receptie, catering) worden aangegeven per werkplek. Soms speelt de bezetting een rol

3.1.4 Efficiëntie en effectiviteit van een werkplek Op welke 2 manieren kunnen we het ruimtegebruik verbeteren? 1. Efficiëntie verhogen komt overeen met kostprijs verlagen 2. Effectiviteit verhogen= de ruimte op zo n manier gebruiken dat ze de kwaliteit van het werk verhoogd We stellen enkele evoluties vast. Geef deze schematisch weer!

3.2 Technische ontwikkelingen Geef enkele voorbeelden van technische ontwikkelingen - GSM -www Alles draait om snelheid, mobiliteit, flexibiliteit, bereikbaarheid -LAN -Laptop 3.3 Maatschappelijke ontwikkelingen Wat is een groeiend probleem? De bereikbaarheid en mobiliteit van kantoren Naar wat wordt er gestreefd?(behoefte van WN) Een evenwicht tussen privé en werk INVLOED OP NIEUWE KANTOORCONCEPTEN 3.4 Vergelijking tussen de oude en nieuwe kantoorcultuur Hoe was de traditionele kantooromgeving gekenmerkt? - Adm. Werk was de basis v/h kantoorwerk - Routinematig werk - 1p/WP : 9 to 5 - Kantoor toont status - Goed voor grote groepen - Geen groepswerk, individuele opdracht - De volgorde werd zoveel mogelijk benaderd Wat zijn de kenmerken van het nieuwe kantoor? - Meer aandacht voor het economische belang beter tijdsgebruik. - Minder fysieke grenzen -Minder belang aan hiërarchie - Stimulatie van teamwerk door projectruimtes en vergaderzalen - Groot vertrouwen en gebruik van ICT

4 Kantoorconcepten Hoe en in welke verbanden voeren medewerkers hun taken uit? 2 maatstaven:- Interactie - Autonomie 4.1 Interactie en autonomie Wat is interactie? Persoonlijk, face-to-face, contact is nodig of wenselijk is om kantoortaken uit te voeren Wat is autonomie? De mate waarin elke medewerker controle en verantwoordelijkheid heeft over de inhoud, de manier, de plaats en de middelen voor de uitvoering van zijn werk. 4.2 Soorten kantoorwerk Wat zijn de soorten kantoorwerk? -Individueel werk zonder hoge eisen qua concentratie -Groepswerk/ Projectwerk -Geconcentreerd werk -Doorgeven van kennis Hoe is dit in de praktijk? Een combinatie van verschillende soorten werk waarbij het optimaal zou zijn als we beschikken over Activity Related Workplaces of een omgeving gebaseerd op de activiteit. 4.2.1 Plaats voor individueel werk Hoe noemt men dit nog? Werk in een bijenkorf Wat zijn de kenmerken? -Weinig interactie en weinig autonomie - Weinig akoestische en visuele privacy - Meestal open ruimte uniform opgebouwd - Onpersoonlijk karakter VB. IBM NY

4.2.2 Plaats voor geconcentreerd werk Hoe noemt men dit nog? De cel Wat zijn de kenmerken van de cel? - Weinig interactie en veel autonomie - Veel akoestische en visuele privacy - Afzonderlijk kantoor - Persoonlijk karakter 4.2.3 Plaats voor groepswerk Hoe noemt men dit nog? Het hol Wat zijn de kenmerken? - Veel interactie en weinig autonomie - Weinig akoestische en visuele privacy - Groepskantoor - Eerder onpersoonlijk karakter 4.2.4 Plaats voor doorgeven van kennis Hoe noemt men dit nog? Het club Wat zijn de kenmerken? - Veel interactie en veel autonomie - Weinig akoestische en visuele privacy -Aangenaam vertoeven met veel faciliteiten 4.3 Soorten kantoorwerkplekken We gebruiken 3 basiskarakteristieken om verschillende kantoorwerkplekken te herkennen? - Waar is de werkplek gelegen(t.o.v. andere werkplekken) - Lay-out van de werkplek en relatie met ander werkplekken - Hoe gebruikt men de werkplek

4.3.1 Plaats van de kantoorwerkplek 4.3.1.1 Basiskantoor Wat is het basiskantoor? De permanente werkplaats van de meeste werknemers 4.3.1.2 Telewerkplek Wat is de telewerkplek? Een werkplek op afstand van het basiskantoor Welke soorten telewerkplekken hebben we? - Satellietkantoor - Business center - Gastwerkplek -Thuiswerkplek -Instant werkplek Wat is een satellietkantoor? Een kantoorgebouw waar telewerkers van één organisatie gebruik van kunnen maken Wie is en wat doet een beheerder? Facilitair verantwoordelijke: toewijzen van werkplekken en aanverwante diensten Wat is een business center? - Een kantoor dat door een commerciële aanbieder ter beschikking wordt gesteld. - Meerdere mensen van verschillende mensen kunnen hier werken -Uitgerust met ICT om in contact te blijven met basiskantoor Wat is een gastwerkplek? Een werkplek in het kantoor van een klant Wat is een voordeel? De communicatie met de werknemers van de klant is eenvoudiger

Wat is een Thuiswerkplek? Een werkplek in een woning van een medewerker Voordeel? Mogelijkheid tot integratie van werk en privé Nadeel? Vergt veel discipline Wat is er actueel? Een discussie over de vergoeding voor het ter beschikking stellen van een thuiswerkplek en nodige accommodatie. Wat is een Instant werkplek? Een werkplek die door de gebruiker gecreëerd wordt op een plaats die oorspronkelijk niet bedoeld was om te werken 4.3.2 Lay-out van de werkplek 4.3.2.1 Kamerkantoor(cel) Wat is een kamerkantoor? - Een omsloten ruimte met 1 tot 3 werkplekken - Akoestische en visuele privacy voor 1 tot 3 personen -Gedecentraliseerde klimaatregeling Kenmerken van cel? - 16m² /wp - BVO: 30m² - VVO: 24m²( nuttig+ horizontale parkeerruimte) 4.3.2.2 Groepskantoor of teamkantoor(hol en club) Wat is een groepskantoor? - Een omsloten ruimte met 4 tot 12 werkplekken - Akoestische en visuele privacy voor 1 tot 3 personen - Flexibiliteit ligt hoger en ruimte per werkplek wordt kleiner

Kenmerken van de hol en club? - 11m² /wp - BVO: 20m² - VVO: 15m²( nuttig+ horizontale parkeerruimte) 4.3.2.3 Kantoortuin en kantoorlandschap(bijenkorf) Wat is een kantoortuin? - Een omsloten ruimte met meer dan 12 werkplekken - Zeer groot, meer dan 100 - Flexibiliteit is hoog, ruimtegebruik per werkplek zeer laag Kenmerken van de bijenkorf? - 10m² /wp - BVO: 17m² - VVO: 13m²( nuttig+ horizontale parkeerruimte) 4.3.2.4 Combikantoor Wat is een combikantoor? - Een aantal cellen(cockpits) zijn gelegen in de omgeving van groepskantoor(benches), inclusief de vergaderruimtes - Flexibiliteit is groot, ruimtegebruik kan efficiënter Kenmerken van het combikantoor? - 11m² /wp - BVO: 20m² - VVO: 15m²( nuttig+ horizontale parkeerruimte) 4.3.3 Gebruik van het kantoor 4.3.3.1 Persoonlijke werkplek Wat is een persoonlijke werkplek? Een werkplek toegewezen aan 1 persoon 4.3.3.2 Gedeelde werkplek Wat is een gedeelde werkplek? Een werkplek toegewezen aan 2 of meerdere werknemers die op verschillende momenten van de werkplek gebruik maken

Wat zijn 2 belangrijke regels bij dit concept? 1. Het gebruik moet op voorhand worden afgesproken 2. Persoonlijke spullen dienen steeds verwijderd te worden als men stop met werken clean desk 4.3.3.3 Niet-territoriale werkplek Wat is een niet-territoriale werkplek? Werkplek die niet is toegewezen aan een vaste groep medewerkers. Wat is een nadeel? Er is niets persoonlijk Hoe gebeurt de toewijzing? - Reservering - Eerst komen, eerst bediend Leg uit Full Time Equivalent? 100 FTE S -80 Voltijds= 80 FTE -40 Halftijds= 20FTE Bij cel: 120 WN = 120x24m² VVO= 2880m² 100EUR/m² = 288000 euro! Bij combi: 80 WP x15m²= VVO 1200m² 168000 euro verschil 100EUR/m²= 120000 euro! 4.4 Sociale aspecten bij nieuwe kantoorconcepten 4.4.1 Mens en werkplek Wat is een kantoororganisatie? Een complex systeem van sociale relaties waarin machtsverhoudingen, collegialiteit, spanningen, werkvreugde en onzekerheid sterk met elkaar verweven zijn

Hoe wordt de interactie tussen de medewerker en omgeving bepaald? Door 3 soorten behoeften 1. Fysiologische 2. Sociale 3. Pyschologische Wat zijn Fysiologische behoeften? Behoeften die gericht zijn op de fysieke behaaglijkheid en het lichamelijk welzijn. Voorbeelden Fysiologische behoeften: - Aantrekkelijke omgeving - Veilige en gezonde omgeving - Meubilair afgestemd op menselijke maten Wat gebeurt als deze behoeften niet worden ingevuld? - Onvrede - (Onecht) ziekteverzuim Wat verstaan we onder ziekteverzuim? - Wit: echt ziek - Grijs: licht ziek, maar door collega s ziek - Zwart: Fraude, niet echt ziek Wat zijn de Sociale behoeften? Behoefte aan interactie met anderen. - Mensen willen andere mensen ontmoeten - Mensen willen zich ook kunnen afzonderen Voldoende ruimte voor beiden nodig Wat zijn de Psychologische behoeften? De behoefte aan o.a. - Erkenning - Schoonheid - Waardering - Zelfontplooiing - Respect -Identiteit

Wat speelt hierbij een rol? De vraag naar een aantrekkelijke werkomgeving die iets uitdrukt van wie men is en wat men doet in de maatschappij Een omgeving scheppen om te voldoen aan de sociale en psychologische behoeften is veel moeilijker dan een fysiologische. Het hangt af van enkele factoren. Wat speelt een belangrijke rol? De persoonlijke ruimte, dit heeft te maken met een behoefte aan: - Privacy - Territorium 4.4.2 Privacy Wat is privacy? De mate waarin mensen in staat zijn hun interactie met anderen te controleren. Wat is gebeurt erbij te veel privacy en te weinig privacy? - Te veel: sociaal isolement - Te weinig: bron van ergernis en overbelasting Welke 2 soorten Privacy hebben we? -Visuele privacy= keuzevrijheid in zicht op en van anderen -Akoestische privacy= horen of gehoord worden Een ontwerper moet via fysische maatregelen een evenwicht proberen te vinden tussen: - Behoefte aan openheid(management) - Behoefte aan privacy(werknemers) Afhankelijk van soort werk dat men doet 4.4.3 Territorium Wat is een territorium? Een vaste plek tussen de anderen betekent een stukje persoonlijk controle over de omgeving Wat is het invoeren van een nieuw kantoorconcept? Meer dan het anders schikken van een aantal burelen en het maken van een aantal afspraken Het is een veranderingsproces met invloed op de totale manier van werken en zijn op het werk

5 Rol van Facility Manager in een kantoorcomplex 5.1 Bij het ontwerp en bouw van het complex -Onthaal -EHBO -Parking voor? wagens -Dienstlift -Afvallokaal -Lokaal schoonmaak 5.2 Bij de exploitatie van het complex -Onthaal -Bewaking - postverdeling - signalisatie - bewaking tijdens nacht: extern? - camerabewaking -Technisch onderhoud -Schoonmaak - wettelijke technische controles - onderhoud gebouw - voorraad toiletgerief - gemeenschappelijke delen 5.3 Het aanbieden van een social facilities Bedrijfsrestaurant Kranten en boekenwinkel Fitness Carwash Bank

6 Aanpak van kantoorinnovatie 6.1 Ontwikkelen van een passend kantoorconcept Om een passend kantoorconcept te bepalen kan volgend traject worden doorlopen: 1 Opstellen gebruikersprofiel van de organisatie 2 Opstellen van generieke ruimtetypen en ruimtebudgetten 3 Ontwerpen van kantoorconcepten 6.1.1 Opstellen gebruikersprofiel Wat is een gebruikersprofiel? Een duidelijk beeld van de organisatie Uit wat bestaat dat profiel? Lange- en middellange termijnstrategie Huidige structuur Huidige manier van kantoor- en werkplekgebruik Tevredenheid met werkplek en werkomgeving Wat bedoelt men met lange- en middellange termijnstrategie? 1. Welke elementen uit de missie zijn belangrijk voor het ontwerp van een nieuw kantoorconcept. 2. Waar wil men met de organisatie naar toe binnen 3 tot 15 jaar (afh. van de branche). Wat is de huidige structuur van een organisatie? 1. Organigram 2. Hoeveel medewerkers per functie 3. Waar werken ze nu en waar bij voorkeur Hoe meten ze de huidige manier van kantoor- en werkplekgebruik? Via MMO( Multi-moment opname) min. 2 weken, ieder uur, dezelfde vooraf bepaalde route langs een aantel representatieve werkplekken Waarom wordt de tevredenheid met werkplek en omgeving onderzocht? Om storende en positieve aspecten te kennen Basisgegevens voor evaluatie van het project

Hoe wordt dit ondezocht? Via een vragenlijst Hoe is deze opgebouwd? 1. Algemene vragen over type medewerker 2. Aantal vragen over werkplek, inrichtingsconcept, binnenklimaat Factoren bepalend voor de productiviteit van de medewerkers Ruimtegebruik Communicatie en bereikbaarheid Privacy en concentratie Archivering en opslag Binnenklimaat Meubilair en ergonomie 3. Deel met een aantal open vragen( gericht naar de effectiviteit Bij de vragenlijst zijn er enkele bemerkingen, wat zijn die? Beoordelingschaal is oneven Vragenlijst aanpassen naar de specifieke omstandigheden Belang van de verschillende elementen wordt niet nagegaan ICT komt weinig aan bod 6.1.2 Opstellen van generieke ruimtetypen en ruimtebudgetten Voor wat is het gebruikersprofiel de basis? Voor de bepaling van de verschillende ruimten waaraan de verschillende medewerkers behoeften hebben Deze types van ruimten is voor mensen met dezelfde jobomschrijving. Naar welke 2 generieke ruimtetypen is er behoefte? - Groepskantoor - Kamerkantoor Met welke factoren wordt rekening meegehouden bij het opstellen van een ruimtebudget? Aantallen van de verschillende types Extra ruimtes Eventueel niet-territoriale werkplekken Bezettingsgraden

6.1.3 Ontwerpen van een kantoorconcept Hoe wordt een kantoorconcept opgebouwd? Door een aantal clusters van generieke ruimtetypen Met wat moet er rekening worden gehouden? Het eventuele bestaande gebouw( en de randvoorwaarden) Ergonomische principes Clusters, bestaande gebouwen en principes dit alles resulteert in: Een kantoorconcept dat via een vlekkenplan geconcretiseerd wordt. Er zijn bij het ontwerp nog enkel bijkomende aspecten, geef vb Telefoonsysteem(VOIP,..) Clean desk Werkplekreservatie 6.2 Implementatie en acceptatie van een nieuw kantoorconcept Wanneer gebeurt de implementatie? Tijdens het ontwikkelen van het concept Hoe gebeurt die implementatie? Meestal startten met een paar doelstellingen die in de loop van het traject aangevuld worden HR ICT Mobiliteit Wat zijn normale stappen bij de implementatie? Pilootproject Implementatie in de volledige organisatie Evaluatie en onderhoud van het project 6.2.1 Opzetten van een pilootproject Wat zijn de kenmerken van een pilootproject? Voor organisaties met meer dan 200 mensen Kan aantonen dat het nieuwe concept voordelen biedt voor de organisatie en de gebruikers Een van de elementen in het communicatieplan Aanpassingen aan het concept zijn nog mogelijk Keuze van groep/afdeling voor pilootproject is belangrijk

Wat is het criteria voor de selectie van een pilootproject(becker)? Concepten waarin telewerken en niet-territoriale werkplekken gecombineerd worden Meer dan 50% niet op vaste werkplek of niet in het kantoor Taken zijn voor groot deel individueel te volbrengen Hoofdkantoor is niet dichter dan klantenkring Goed kunnen omgaan met ICT Concepten waarin een vorm van teamwerk belangrijk is Werken aan projecten van meer dan enkele maanden Beloond worden op basis van groepsprestaties Nood aan regelmatige face-to-face contacten Wie of wat stuur het pilootproject? Gedreven voorzitter(fm) Andere disciplines - Directie - HR - P&B - ICT 6.2.2 Implementatie van de volledige organisatie Wat zijn de kenmerken van een implementatie van een volledige organisatie? Gebruikers van pilootproject zijn belangrijke ambassadeurs voor het totale project Gebruikersprofiel, enz.. moeten voor de andere gebruiksgroepen geëvalueerd een eventueel aangepast worden De aanpak van het traject staat vast, niet het concept Communicatie met alle medewerkers is belangrijk Degelijke projectplanning is noodzakelijk 6.2.3 Evaluatie van het concept Lees tekst KNACK! 6.2.4 Instandhouding van het concept Wat zijn de werkpunten om de instandhouding van het concept te doen slagen? Constant optimaliseren van ICT gebeuren Onderhoud van kantoorapparatuur Clean desk, reservatieprocedure opvolgen P&B voor thuiswerkers

Wat is het belangrijkste punt? Een ernstige evaluatie van het nieuwe kantoorconcept met actiepunten Samenvatting Kantoorbeheer deel 2 7 Ervaringen met flexibel werken in een innovatieve kantooromgeving Artikels Faciliteir en Facto!! 8 Kantoormeubiliar Bene is de belangrijkste kantoorspeler! 9 Toestellen in kantoren Niets 10 Kantoorbenodigheden Niets

Samenvatting kantoorbeheer deel 3 11 Klachten in kantoren Wat toont een onderzoek in Nederland aan? 35% van WN is ontevreden over het binnenklimaat 20% gezondheidsklachten Wat toon een onderzoek in Amerika aan? 20 à 30 % van de W-E en N-A kantoren hebben problemen wat binnenklimaat betreft Welke 2 soorten klachten hebben we? 1. Specifieke klachten 2. Aspecifieke klachten Wat zijn aspecifieke klachten? Hoofdpijn Vermoeidheid Irritaties SICK BUILDING SYNDROOM Wat is het sick building syndrome? Klachten verdwijnen snel na het verlaten van het gebouw Verband tussen oorzaak en gevolg is moeilijk te leggen omdat ze veel oorzaken hebben Waar liggen nu de meest voorkomende oorzaken? Arbeidsomgeving- ergonomische aspecten Arbeidsverhoudingen Arbeidsinhoud Arbeidsvoorwaarden Wat zijn de meest voorkomende klachten? Luchtkwaliteit(muf, bedompt,..): CO² meting Thermisch comfort - Te hoge temperaturen in de zomer - Te veel tochtverschijnselen in de winter - Te droge lucht Geluid(lawaaiige apparatuur, extern) Licht( te weinig, reflectie)

12 Kantoorklimaat 12.1 Thermisch binnenjkimaat De thermische behaagelijkheid wordt bepaald door volgende fysische factoren: Luchttemperatuur( C of K) Stralingstemperatuur Relatieve vochtigheid Luchtsnelheid(m/sec) Leg uit Relatieve vochtigheid? Absolute vochtigheid= geeft aan hoeveel waterdamp er in de lucht aanwezig is (g/kg) Verzadigingsvochtigheid= geeft aan hoeveel waterdamp maximaal kan bevatten bij een bepaalde temperatuur RV(%)= AV x100= 40 a 60 % optimaal VV Wat is nu de ideale temperatuur? Hoge temperaturen(industrie)= Wet Bulb Globe Temperature Kantooromgeving= Predicted Mean Vote Wat is de PMV of optimake operatieve temperatuur? Dat is het gemiddelde van de lucht- en stralingstemperatuur met een RV van 50% en een gemiddelde luchtsnelheid van 0,1m/s Rekening houden met activiteit en kledij Hoe kan je ontevredenheid voorkomen? Zomer Winter Interne warmtelast minimaliseren Minimaliseren van externe warmtelast Koeling voorzien(richtwaarde 100W/m²) Wijze van verdeling is belangrijk Voldoende isolatie Goede RV Goede warmteverdeling Regeling op lokaal niveau Verwarmingselementen met hoge stralingswarmte

Aantal ramen kunnen openen 12.2 Luchtkwaliteit De kwaliteit van de binnenlucht in een ruimte is afhankelijk van: De kwaliteit van de buitenlucht waarmee geventileerd wordt De hoeveelheid verse luchttoevoer De hoeveelheid en de aard van de aanwezige verontreinigingbronnen. Wat zijn de kenmerken van verse luchttoevoer? Opgenomen in de nieuwe EBP regelgeving Basis voor de norm is de CO² concentratie Delta CO² 250ppm is zeer goed, 1000 ppm is onaanvaardbaar PPM= parts per million 13 Akoestische elementen uit de kantooromgeving 13.1 Hinderlijk geluid Vanaf wanneer heeft men gehoorschade? Permanente blootstelling aan 85db(A) Hoe is dit hinderlijk? Te luid moeten praten om omgevingsgeluid te overstijgen Concentratiemoeilijkheden 13.2 Akoestische begrippen Als een voorwerp trilt: Bewegen de luchtdeeltjes mee veroorzaken luchtdrukwisselingen Uitgedrukt in HZ Luchtdrukstoring verspreidt zich als een golf(340m/s) Trommelvlies ervaart sensatie als geluid (als het tussen 20 en 10000 HZ ligt)! Druk verschil speelt ook een rol Wat is een zuivere toon? Enkelvoudige trillingen

Wat is muzikale toon? Samenstelling van harmonieuze frequenties Wat is lawaai? Samenstelling van willekeurige, onafhankelijke frequenties!het oor is niet even gevoelig voor alle frequenties Wat zijn de kenmerken van drukverschillen? Uitgedrukt in Pa/m² Gehoorgrens 20 micro Pa Pijngrens is 200 Pa Gebruik van Logaritmische schaal 0db = 20 micro Pa Leg uit Het oor is niet even gevoelig voor alle frequenties Intensiteit en frequentie spelen een rol Isofonen= lijnen van gelijke luidheid Hoe komt men aan de combinatie intensiteit frequentie in een meettoestel? Er werden gewogen decibel waarden afgeleid. Leg uit db(a)? De A filter benadert de 40 foon curve komt overeen met menselijk oor Bij een db(a) meting is reeds een correctie toegepast 13.3 Effecten van geluid op de mens Geluid heeft verschillende effecten op de mens Leg uit Oriënteerreflex Reflex bestaat uit het aandacht trekken bij het voor het eerst horen van geluid. Wat wordt bedoeld met schrikreactie? Indien men hardere geluiden te horen kreeg, wordt het lichaam in alertheid gebracht. Dit kan schade veroorzaken als dit meermaals per dag gebeurt Hoe wordt de concentratie van de mens beïnvloed door geluid? Verhoging van prestatie bij eenvoudige taken bij aanwezigheid van achtergrondgeluid Verlaging van prestatie bij ingewikkeld werk bij aanwezigheid van geluid(gekend of niet)

Wat is nog belangrijk bij de effecten? Soort achtergrondgeluid( spraak is storend) Beheersbaarheid is belangrijk Wat toont een onderzoek met kinderen aan? Beste prestatie bij 51dB(A) Laagste prestatie bij 25 en 67 db(a) 13.4 Richtlijnen en maatregelen Er is weinig regelgeving i.v.m. geluidshinder. We hebben 2 normen NBN S 01-401 geeft een aantal max.waarden Nederlands onderzoek geeft een aantal streefwaarden Hoe wordt geluidshinder bestreden? Geluid bij de bron aanpakken Voorkom overdracht van geluid PBM is niet echt van toepassing PBM= persoonlijke beschermingsmiddelen Hoe komt een te grote nagalmtijd voor? In ruimtes waar er te weinig absorptie is Wat is nagalmtijd? De tijd (s) die nodig is om het geluidniveau 60dB(A) te laten dalen. 13.5 Meetmethoden en meetapparatuur Rekenen met db(a): 2 gelijke geluidsniveaus optellen komt overeen met een stijging van 3db(A) Een verschil van 10 db(a) betekent 10 x sterker of zwakker Als geluidsniveau van 2 bronnen niet gelijk is : Tabel

14 Kantoorverlichting 14.1 Eigenschappen van licht Wat is de lichtstroom(phi)? De totale hoeveelheid licht die een lichtbron per seconde uitstraalt Wat is de eenheid van licht? Lumen(lm) Hoe wordt de specifieke lichtstroom of efficiëntie uitgedrukt? Aantal lumen per watt Wat is de lichtsterkte? De lichtintensiteit van een lichtbron in een bepaalde richting Symbool: I Wat is de eenheid? De candela (cd) Wat is de verlichtingsterkte? De verlichtingsterkte in een punt neemt kwadratisch af met de afstand Epunt= lichtsterkte(cd) = I Kwadraat van de afstand tot de lichtbron(m²) R² Dit heet ook de vierkantswet Hoe wordt kleurtemperatuur uitgedrukt? Kaarslicht = 2000K Wat is de kleurweergaveindex? De kleurweergave index Ra(max 100) is opgesteld om de kwaliteit van de kleurweergave van een lichtbron aan te geven. Leg uit reflectie? Hoe meer gepolijst en hoe helderder het oppervlak, hoe meer licht weerkaatst wordt 14.2 Lampen ZIE energie en Installaties

14.3 Verlichtingsarmaturen Welke soorten armaturen hebben we? Directe algemene verlichting met inbouw of opbouw armaturen met standaard fluorescentielampen Directe algemene verlichting met inbouw of opbouw armaturen met T5-fluorescentielampen en een hoogrendementsspiegeloptiek Streefdoel= 2W/m² 100 lux Directe algemene verlichting met inbouw/opbouw van armaturen met compacte fluorescentielampen Hoe kunnen bovenstaande lampen worden uitgevoerd? -Elektrische voorschakelapparatuur -Daglichtafhankelijke regeling -Aanwezigheidsafhankelijke regeling - Tijdsafhankelijke regeling Algemene verlichting met inbouw of opbouw armaturen voor indirecte verlichting via een reflector in de armatuur Indirecte algemene verlichting met pendelarmaturen voorzien van fluorescentielampen Beperkte indirecte algemene verlichting met pendel, plaatselijk aangevuld met werkplekarmaturen 14.4 Richtlijnen 14.5 Meetmethode 14.6 Noodverlichting Hoe moet de noodverlichting worden opgemaakt? Minstens op de grond 0,5 lux 1 lux op de as van de vluchtweg 5 lux op gevaarlijke plaatsen Dit kan uitgevoerd worden door? Via speciale noodverlichtingarmaturen met noodvoeding Aantal armaturen van de algemene verlichting Wat moet er gebeuren? Verplicht om goede werking van de noodverlichting regelmatig te testen

Samenvatting Kantoorbeheer Deel 4 15 Verhuismanagement Een hoge verhuisgraad zorgt voor duurdere werkplekkosten leguit? Een hoge verhuisgraad a.g.v. de toenemende flexibilisering, kan oplopen tot 1 en meer. Wat kost een verhuis? Enorm veel aan mankracht enz. Wat zorgt voor een daling van de verhuiskosten? Nieuwe kantoorconcepten met niet-territoriale werkplekken 15.1 Algemene aspecten Wat zijn de algemene aspecten? Plannen Verhuisbegroting Verhuisbedrijf Verzekeringen Wat is plannen? Plannen is van groot belang Wat zijn de fases in de planning? Initiatiefase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Realisatiefase Nazorgfase Welke aspecten worden zeker beheerst voor en na een fase.? 1. De tijd 2. De financiële middelen 3. De kwaliteit 4. De informatiestroom 5. De organisatie Wat verstaan we onder verhuisbegroting Verhuizen kost geld, productie verliezen eventueel ook

Wat kan een toegevoegde waarde bieden? Een verhuisfirma Wat doet een inboedelverzekering? Een bestaande inboedelverzekering dekt meestal geen verhuisrisico 15.2 Medewerkers Bespreek de invloed van de medewerkers op de verhuis Klanten worden ingelicht, medewerkers voorgelicht Interne verhuis geen probleem, extern wel Sociale gevolgen mag niet uit het oog verloren worden - Noodzaak privé-verhuis - Aanschaf auto - Verloren reistijd - Kinderopvang 15.3 Informatie naar derden Wat gebeurt er bij de informatie naar derden? Adreswijziging doorgeven Verhuisbericht enkele weken voor verhuis Kan eerder d.m.v. facturen, folders Routebeschrijving uitwerken Drukwerk aanpassen - Lijst van alle aan te passen drukwerk - Aanwezige voorraden opwerken Huisstijl kan aangepast worden Wat is het nut een bewegwijzering? Bezoekers moeten het gebouw en ook hun weg binnen het gebouw moeiteloos vinden Welke vragen staan er in het plan? Wie heeft de bewegwijzering nodig? - Wat is de bezoekfrequentie? Emotionele toestand van de bezoeker Waar komt de bezoeker binnen en naar waar gaat hij Benoem nummer locaties uniek Bepaal verschillende routes Inventariseer de beslissingspunten Bepaal per beslissingspunt de nodige bewegwijzering

15.4 Telecommunicatie Aan wat denkt men bij het invoeren van flexibele werkplekken? Systeem voor melding aan de centrale GSM verbonden met de centrale 15.5 Inventaris Leg het inventaris gebeuren uit? Eenvoudig met een goed FMIS pakket Anders overzicht per lokaal maken Mogelijke bijkomende punten - Reparatie defect meubilair - Tekort aanvullen Overschakelen naar een ander meubilair is ook mogelijk Eis dat alles blijft staan in de periode tussen de inventaris en codering Wat is die codering nu eigenlijk? Voor standaard gepersonaliseerd meubilair is dit niet nodig Ander meubilair wel waar door de verhuizer ziet: - Wat ermee moet gebeuren - Naar welk lokaal het moet verhuist worden Een plan van de nieuwe lokalen (incl. codes) zorgt ervoor dat het meubilair onmiddellijk op de juiste plaats kan worden gezet 15.6 Kort voor de verhuis Wat zijn enkele stappen die men moet doen? Opruimen om transportvolume te beperken Document: wettelijke bewaartermijn maar onbelangrijke documenten verwijderen Vertrouwelijke informatie verwijderen Oud meubiliar en toestellen - Verkoop onder personeel - Verkoop aan opkoper - Kringloopwinkel Hoe zit het met de ICT? Apparatuur wordt geregeld door ICT zelf. Goed overleg is noodzakelijk Inpakken van schadegevoelig materiaal

Wat doet men met de sleutels Sleutels van de kasten halen, eventueel bijbestellen Kasten niet sluiten, sleutels aan de binnenkant Documenten in dozen Sloten algemene toegangsdeuren vervangen na verhuis Welke rol speelt schoonmaak kort voor de verhuis? Extra schoonmaak personeel voorzien Oude gebouw schoonmaken Buren verwittigen Politie op de hoogte brengen 15.7 De verhuis zelf Als men een goede voorbereiding heeft loopt dit goed Wat zijn de aandachtspunten Extra vloermatten Geen pottenkijkers Lift nazien voor verhuis Meterstanden noteren 15.8 Na de verhuis Extra mankracht(klusjesdienst) om alles op te starten en kleine ongemakken weg te werken Evalueer verhuistraject Bedank medewerkers voor inzet