Programma LEF! 16 mei ONDERHANDELEN VOOR AMBTENAREN Jasper Groen Dit programma is een kort maar belangrijk onderdeel uit de tweedaagse training Onderhandelen voor Ambtenaren dat TAQT voor de VNG ontwikkeld heeft. Programma Korte introductie Onderhandelen voor Ambtenaren Oefening Uitleg basis Harvard Onderhandelen Casussen uit fysiek en sociaal domein Vrolijke en productieve ambtenaren Druk van boven Druk van onderen 1
Druk van opzij Policy sandwich Policy sandwich Minister DG HID Directeur Regels Ury and Fisher / HARVARD Onderhandelen 1. Houd de mensen en het probleem gescheiden 2. Focus op belangen, niet posities 3. Verzin oplossingen in wederzijds belang 4. Word het eens over objectieve criteria Niet iedereen is in al deze dingen even goed Onderhandelvaardigheden We laten ons vangen: Vicieuze cirkel Verwachting: Ze hebben het op ons gemunt Het conflict aangaan Mogelijkheden verkennen Kansen herkennen en pakken De ander begrijpen Jezelf begrijpen Doel georiënteerd zijn Gain frame Objectief zijn over criteria voor eerlijkheid Bevestiging: We wisten dat ze niet te vertrouwen waren. (Voor)oordelen: Zie. Ze willen alleen hun eigen hachje redden. Defensief denken: We geven Defensief gedrag: We moeten onszelf beschermen 2
Visies op de ambtenaar Weber Volgzaam, loyaal, waardevrij, deskundig Wilson There s no republican way to built a road Wildavsky Speaking truth to power Trends Network governance/ Horizontalisering De ambtenaar als publiek ondernemer Glocalisering Structureel incidentalisme Media logica / Social Media Ambtenaar 3.0 http://www.pm.nl/sites/default/files/webversie%20essay%20publicatie%20p aul%20t%20hart.pdf Positioneel onderhandelen HARD Onderhandelen op basis van belangen ( interest based negotiation ) Een extreme (start-)positie innemen Pogen aan te tonen dat de positie van de ander onhoudbaar is. Druk uitoefenen op de ander, zodat de ander gunstige concessies doet. Geen informatie prijsgeven die de andere partij tegen hen zou kunnen gebruiken. Manipulaties en dreigementen. Richten op eigen resultaat en geen oog hebben voor de situatie van de ander. 3
Positioneel onderhandelen ZACHT Een bescheiden startpositie innemen Snel concessies doen om de relatie goed te houden Wensen van de ander wordt erkend De andere partij wordt op zijn woord vertrouwd Open en eerlijk zijn over informatie om een oplossing te vinden Richten op eigen resultaat en geen oog hebben voor de situatie van de ander. Principieel onderhandelen Belangen staan centraal, niet de standpunten Op basis van wederzijdse afhankelijkheid Uitkomsten creëren die voor beiden goed zijn: WIN-WIN Win-win Belangen vs. Posities: Belang: wat de partij echt belangrijk vindt, achterliggende wensen. Ook problemen die hij opgelost wil zien. Positie: Het voorstel dat de partij als eerste doet. Is maar een van de mogelijkheden die tegemoet komen aan zijn belangen en of problemen, BATNA REGEL 1: Scheid de mensen van het probleem Best Alternative To a Negotiated Agreement Wanneer loop je van tafel? Zijn er betere opties/voorstellen denkbaar buiten deze onderhandeling? Als ja voor een van beide partijen: de onderhandeling mislukt Als nee: de onderhandeling lukt. Toon begrip voor/ bespreek zijn belangen en zienswijze Zijn probleem = jouw probleem! Benadruk gemeenschappelijk belang Laat hem meedenken met jouw voorstellen Reduceer spanning, zoek informeel contact, spaar zijn ego Communicatie, geen debat! 4
REGEL 2: Richt je op belangen, niet posities REGEL 3: Zoek oplossingen in wederzijds belang. Flexibele procedures. Erken zijn belangen Vraag naar waarom van zijn posities Vraag naar bezwaren bij eigen positie (Wat zou wel acceptabel zijn?) Zijn er meer partijen betrokken? Beschrijf eigen belangen Geen voorbarig oordeel! Stel definitieve overeenkomst uit. Breid mogelijkheden uit! Creëer wisselgeld Zoek naar wederzijdse voordelen, benadruk gemeenschappelijk belang; denk samen! Los zijn problemen voor hem op Onderhandel met zijn andere onderhandelpartners Proefballonnetjes, hypothetische concessies REGEL 4: Word het eens over objectieve criteria Onderhandelen voorbereiden Om het gat te dichten, als je het niet eens wordt. Negotiated Knowledge Precedenten en conventies Externe scheidsrechter Geen principestrijd Benchmarks Actie Onervaren Ervaren Diagnose 16 % Doel 33 % Alternatieven 8 % Tactiek 25 % Strategie 18 % Onderhandelen voorbereiden Onderhandelfases Actie Onervaren Ervaren Diagnose 16 % 25 % Doel 33 % 16 % Alternatieven 8 % 25 % Tactiek 25 % 17 % 1. Pre-negotiation 2. Planning 3. De eerste bijeenkomst: verkennen van opties 4. Uitdekken van mutual gain -oplossingen 5. Opstellen van een overeenkomst 6. Tekenen en ratificeren 7. Implementeren Strategie 18 % 17 % 5
Gouden regels 1. Relatiemanagement commitment 2. Verplaats je in de andere partij 3. Coalities en netwerken 4. Denk in mogelijkheden en kansen; niet in beperkingen 5. Navigation by sight: improviseren op basis van een goede voorbereiding Commitment Alles draait om COMMITMENT creëren Betekenissen van commitment: Verbinding Verplichting Toevertrouwen Bargaining Power Thomas Schelling: The Power to Bind yourself to one other Betekent: Jezelf onmisbaar maken Zorgen dat je relaties sterker maakt Zorg dat de ander het jou gunt! Laat de ander geloven dat jij gelijk hebt Verplaats je in de ander Roger Fisher: De kunst van het onderhandelen is uitvinden waar de andere partij mee zit. Dus: wat is het probleem van de andere partij? Wat zijn de behoeften, issues, belangen? Verplaats je in de ander Bedenk hoe jij de ander het beste kunt helpen Ken je alternatieven Ken je BATNA Maak een lijst van alle mogelijke uitkomten Rangschik deze uitkomsten Hoe interessant zijn deze alternatieven voor de andere partij? Denk in mogelijkheden en kansen Probeer je niet te laten leiden door wat NIET kan Benadruk wat er WEL mogelijk is (ook al had je die optie nooit eerder doordacht) Denk outside the box 6
Tactieken Yes, but.. First offer large demand Extreme demand small demand Final offer Salami tactic Low-balling Noordwaarden: lessen Scheid de mens van het probleem Samenwerken RWS Bewonersvereniging Bandijk Gezamenlijk planproces Elkaar zien als partner, niet als vijand Belangen centraal stellen Waterveiligheid NL versus woonrechten burgers Zoek naar creatieve oplossingen in wederzijds belang Bouwen op terpen = traditionele oplossing Agrariërs rol geven in toekomstig beheer Zoek naar objectieve criteria Onafhankelijke bemiddeling Leren van andere vergelijkbare casussen 7
Diamantbuurt: lessen Gebruik het kritieke moment als kans Orde handhaven op korte termijn, luisteren en gesprek aangaan voor de lange termijn Analyse van maken van de belangen Gebruik het conflict om te bouwen aan nieuwe relaties Zorg voor professionele facilitators/mediators Voorkom overheid versus burgers -frame Stel waarden centraal; daarna pas de praktische oplossingen 8
Rol van de ambtenaar Beleidsambtenaar: onderhandelend beleidsproces Beleidsadviseur: strategisch advies aan bestuurders Uitvoerend ambtenaar: onderhandelend implementeren Controlerend ambtenaar: onderhandelend handhaven Eén- en meerdaagse Toegepast Veel oefenen Harvard-cases Maatwerk = mogelijk Interactief www.poorterengroen.nl 9