Deel I: Inleiding 7 1. Onderhandelen: wat is het? 9 2. Waarom onderhandel je niet? 13

Transcriptie

1 Inhoud Deel I: Inleiding 7 1. Onderhandelen: wat is het? 9 2. Waarom onderhandel je niet? 13 Deel II: Voorbereiding op een onderhandeling Ervaren versus onervaren onderhandelaars Onderhandel je namens jezelf? Voorbereiding en interactieniveaus Spanning bazo Voorbereiding op inhoudelijk niveau Voorbereiding op procedureniveau Voorbereiding op samenwerkingsniveau Type onderhandelaar en voorbereiding 60 Deel III: Het gesprek De opening Eerste positiekeuze Exploreren: het belang achter de positie Wat als het spannend wordt? Naar een overeenkomst Afsluiting 136 Literatuurlijst 139 Websites 141

2

3 Deel I Inleiding Onderhandelen kan spannend zijn. Zeker als een onderhandeling gaat over een nieuwe baan of de aanschaf van iets groots als een huis. Maar onderhandelen kan ook spannend zijn omdat je iets wil van iemand waar je tegenop kijkt of die invloed heeft op jouw werk. Onderhandelen is ook nog eens live. Het is een gesprek dus je moet in direct contact met iemand of meerdere partijen tot een overeenkomst komen. Je bedenktijd is beperkt en reacties moeten vlot komen. Onderhandelen is daarmee een interessant gesprek dat je op sleutelmomenten moet voeren. Des te belangrijker om zo bewust en voorbereid mogelijk aan de slag te gaan. Voordat je leest hoe je je onderhandeling zo goed mogelijk kunt doen, leggen we eerst uit wat onderhandelen is en welke redenen er kunnen zijn om er tegenop te zien. Wat beslist geen redenen zijn om niet te onderhandelen!

4

5 1. Onderhandelen: wat is het? Inleiding Er zijn veel situaties waarin je kunt onderhandelen. Soms zijn het expliciete onderhandelingen, waarin duidelijk is dat er een overeenkomst te bereiken is door twee of meer partijen, zoals in een salarisonderhandeling of bij de aankoop van een laptop. Soms is de onderhandeling niet zo duidelijk een onderhandeling, bijvoorbeeld als je in een projectbijeenkomst graag de rol van projectleider wilt of als je eigenlijk wilt dat in de kantooromgeving waar jij probeert te werken er minder luidruchtig gebeld wordt. Samen én voor jezelf Onderhandelen wordt vaak geassocieerd met deals maken, krachtig standpunten innemen en veel verbaal geweld en psychologische druk. Onderhandelen kan veel subtieler en indirecter zijn. Een gesprek is een onderhandeling als twee of meer partijen een mogelijk tegengesteld belang proberen op te lossen. De spanning zit doorgaans in het feit dat partijen samen tot een overeenkomst willen komen maar ook weer verschillende belangen hebben. Dus Zie bij onderhandelingen hoe je een balans vindt tussen de samenwerking voor een deal en de tegengestelde belangen die je hebt. Wat betekent dat? Hoe combineer je die krachten? 9

6 Nul-som Soms sluit het ene belang het andere uit. Dat noemen we de nul-somonderhandelingen. Wat de één wint, verliest de ander. Als ik een ipad overneem van een collega is elke euro die ik meer betaal verlies voor mij en winst voor hem. Elke euro minder is winst voor mij en verlies voor hem. Win-win In veel gevallen is de onderhandeling complexer en zijn er meer factoren bij de overeenkomst betrokken. Dat maakt ook dat er meer te combineren is en er dus meer verschillende balansen zijn. Zo kan ik een ipad kopen met wellicht apps erop, een instructie erbij, een aantal relevante tijdschriften of met wat films of muziek erop. Dat zijn zaken die wellicht voor de een niets meer waard zijn en voor de ander juist waarde vertegenwoordigen. Win-win noemen we die overeenkomsten die voor beide partijen voordeel opleveren. Mocht een partij op één aspect wat verliezen, dan is het zoeken naar een andere as waarin deze partij dan weer voordeel krijgt. Zo kan in het zoeken naar een adviseur voor snelle juridische ondersteuning de snelle beschikbaarheid voor de opdrachtgever zo belangrijk zijn dat prijs, binnen de bandbreedtes die hij heeft, niet zo n issue is. Case Twee collega s lopen al pratend in het bedrijfsrestaurant naar de fruitschaal voor gemeenschappelijk gebruik. Tegelijkertijd strekken ze hun hand uit naar de laatste sinaasappel die op de schaal ligt. Beiden stoppen en staan met uitgestrekte hand naar elkaar te kijken. Wat nu? Doorgaans is de oplossing: erover discussiëren, de ander gunnen, door midden snijden, et cetera. Kortom, nul-som. Mocht echter de een de ander vragen waarom hij de sinaasappel wil hebben, dan blijkt dat de een de schil wil om te raspen en de ander de vrucht wil eten. En zo wordt win-win mogelijk. 10

7 De sinaasappelcase is wellicht triviaal, maar laat zien dat er soms verrassende mogelijkheden zijn áls je maar weet waarom de ander wil wat hij wil. Pas dan zijn er alternatieven te bedenken die kunnen passen. Harvard Negotiation Method Het standaardwerk op het vlak van win-win onderhandelen is Excellent onderhandelen van Fisher, Ury en Patton. In dat boek wordt een aantal principes uitgelegd dat helpt om onderhandelen anders te doen dan als een nulsom. De auteurs noemen de methode de Harvard Negotiation Method, naar de instelling waar zij aan verbonden zijn. De methode wordt ook wel principieel onderhandelen genoemd. Essentieel voor die methode is dat als de onderhandelaars hun posities hebben ingenomen er een fase aanbreekt van verkennen (exploreren) en niet van argumenteren. Exploreren De onderhandelaars die naar win-win willen komen, zullen moeten weten wat ze écht willen. De positie die zij innemen is de start voor de onderhandeling, maar de achterliggende belangen bepalen het echte gesprek. Case Een OR die onderhandelt met de directie over prijscompensatie stelt 1,5 procent te willen en de directie wil 1 procent geven. Dat zijn de posities. De achterliggende belangen zijn voor de OR een waardevast inkomen dat niet achteruitgaat door de inflatie, terwijl de directie een betaalbare loonsom wil met een hanteerbaar kostenniveau. Door elkaar te vragen wat ze echt willen en waarom, komen ze achter elkaars belangen, drijfveren en principes. Op de posities is een concessie te doen, maar op de belangen niet. De belangen zijn echter doorgaans op meer manieren te realiseren dan de posities. Een regel uit de Harvard-methode is dan ook: onderhandelen over belangen en niet over posities. 11

8 Niet exploreren is ingraven Over het algemeen leidt de fase van exploreren tot betere deals en tot meer begrip voor de uitgangspunten van de onderhandelaars. Daarmee is er een wezenlijk verschil tussen een win-winonderhandeling en een positionele onderhandeling. Bij een positionele onderhandeling nemen partijen een positie in en proberen ze daarna een zo groot mogelijk deel van de uitkomst te bemachtigen. Immers, wat de een wint, dat verliest de ander. De som is dus altijd nul: de plus van de een is een min voor de ander. Deze aanpak heet ook wel distributief onderhandelen tegenover integratief. Positioneel onderhandelen heeft als nadeel dat er doorgaans geen verrassende deals uitkomen en dat er geen nieuwe opties gecreëerd worden. Het is, om een vergelijking te gebruiken, de taart verdelen en niet eerst de taart vergroten. Een van de uitgangspunten van de Harvard-methode is bijvoorbeeld: zoek oplossingen die de een weinig kosten en voor de ander veel opleveren. Om tot deze oplossingen te komen en te weten wat voor de een veel oplevert, is kennisnemen van elkaars standpunten wezenlijk. Behalve de kleinere kans op een interessante uitkomst, heeft positioneel onderhandelen als extra nadeel dat het makkelijk leidt tot escalatie. De posities zijn ingenomen en partijen bestrijden elkaars claims, leggen nadruk op hun eigen belang, weerleggen elkaars argumenten met overtal van tegenargumenten. Kortom, de nadruk ligt niet op een probleem oplossen of een overeenkomst sluiten, maar sterk op elkaars positie bestrijden en de eigen positie versterken. Het is in zo n onderhandeling lastiger niet gespannen of geïrriteerd te raken dan wanneer er aandacht voor elkaars belang is. Er zijn onderhandelingen die moeilijk tot win-win te maken zijn, maar ook in die onderhandelingen kan het interessant zijn de Harvard-principes te gebruiken en te streven naar een win-winaanpak. Dus Onderhandelen is een spannende mix van samen tot een deal komen en een verschil in belangen overbruggen. Daarmee zijn onderhandelingen gesprekken die zowel vragen om aandacht voor de inhoud als voor het proces. 12