ProGideon Project Initiatie Document Inspire Implementatie Annex III Ruben Busink Royal HaskoningDHV September 2013 Project Initiation Document - <projectnaam> Auteur(s): Ruben Busink Datum: 5 september 2013 Status: Definitief Versie: 1.0
1. Documentbeheer 1.1. Versiebeheer Versie Auteur Datum Aard wijziging 0.1 Ruben Busink 21 augustus 2013 Initiele versie 0.9 Ruben Busink 23 augustus 2013 Besproken met Marjan B., aangevuld en wijzigingen doorgevoerd 1.0 Ruben Busink 5 september 2013 Wijzigingen en aanvulling naar aanleiding van afstemmingsoverleg d.d. 29 augustus verwerkt 1.2. Distributiebeheer Namen 0.1 0.9 1.0 IPO Stuurgroep Inspire Johan van Arragon Herman Assink Marjan Bevelander Ruben Busink Michelle Franssen Monique Stouten (vz.) Remco Wicherson Afstemmingsgroep Inspire X X X Johan van Arragon Marjan Bevelander (vz.) Ruben Busink Harrie van Dijk Marc Hoogerwerf Luc de Horde Ronald van Lanen Theo Overduin Sytske Postma Ruben Remmerts Koen Rutten Marten Terpstra Ron Wardenier X Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 2 Status: Definitief
2. Inhoudsopgave 1. Documentbeheer... 2 1.1. Versiebeheer... 2 1.2. Distributiebeheer... 2 2. Inhoudsopgave... 1 3. Achtergrond van project... 2 4. Projectdefinitie... 3 4.1. Opdrachtomschrijving... 3 4.2. Opdrachtgever... 3 4.3. Doelstellingen... 3 4.4. Scope van het project... 4 4.5. Business Case & legitimatie... 6 5. Projectorganisatie... 8 6. Risico Management... 10 7. Draagvlak en communicatie... 15 8. Kwaliteitsborging... 15 9. Initiële projectplanning... 16 Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 1 Status: Definitief
3. Achtergrond van project Om de uitwisseling van milieu-informatie in Europa te verbeteren is in 2007 de Europese INSPIRE richtlijn opgesteld. INSPIRE moet het mogelijk maken om de gegevens uit verschillende landen en sectoren te koppelen tot consistente geharmoniseerde milieu-informatie en deze beschikbaar te stellen aan maatschappelijke actoren. INSPIRE stelt technisch eisen en vereist harmonisatie van ruimtelijke gegevens. INSPIRE verplicht lidstaten geo-informatie over 34 thema s te voorzien van metadata, te harmoniseren en beschikbaar te stellen via het INSPIREportaal. Via de INSPIRE-infrastructuur krijgen niet alleen overheden, maar ook burgers en bedrijven toegang tot de geo-informatie. Het ministerie van I&M is verantwoordelijk voor de uitvoering van INSPIRE in Nederland. Zoveel mogelijk wordt per type één organisatie aangemerkt als verantwoordelijk voor de ontsluiting van gegevens volgens INSPIRE. De minister heeft de provincies in december 2012 per brief aan Gedeputeerde Staten (GS) laten weten welke gegevens aangemerkt worden voor Annex III. De definitieve aanmerking heeft begin juli 2013 plaatsgevonden. Op 3 december moeten de provincies voldoen aan de door de richtlijn gestelde eisen: alle Annex III gegevens moeten via een centrale omgeving beschikbaar worden gesteld aan afnemers. Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 2
4. Projectdefinitie 4.1. Opdrachtomschrijving Dit projectplan geeft invulling aan de werkzaamheden en de sturing daarop voor de uitvoering van de te nemen stappen primair tot aan 3 december 2013, maar geeft ook een doorkijk voor daarna (borging). Tevens wordt invulling gegeven aan de eerste fase van het projectmanagement. Beoogd wordt deze eerste fase van het projectmanagement, met ProGideon als financier een vervolg te laten krijgen vanuit PRISMA. 4.2. Opdrachtgever Opdrachtgever is Gerard Beukema, algemeen directeur Inter Provinciaal Overleg (IPO), namens de AAC-middelen. Gedelegeerd opdrachtgever voor deze opdracht is Marjan Bevelander. Voor het vervolg wordt beoogd de AAC DROW opdrachtgever te laten zijn als het project wordt uitgevoerd als PRISMA project. 4.3. Doelstellingen Hoofddoelstellingen van het project zijn: 1. dat in december 2013 de provinciale INSPIRE-datasets Annex III landsdekkend, en in ieder geval as is zijn ontsloten in het nationale INSPIRE-portaal. Waar mogelijk vindt ook inhoudelijke harmonisatie al plaats; 2. dat voor de jaren daarna een visie is opgesteld voor de verdere harmonisatie van de datasets, inclusief een plan hoe die visie gestalte moet krijgen en het daarvoor benodigde budget. Die visie laat ook de ambitie van de provincies zien, welke voordelen de provincies voor zichzelf uit de INSPIRE-inspanningen willen halen. Het gaat hierbij vooral om een verkenning en definitie van hoever de ambitie van provincies reikt: bij een minimale invulling conform de wettelijke eisen wordt de beoogde meerwaarde en betekenis van INSPIRE beperkt zichtbaar. Bij een grotere initiële inspanning met zowel een technische als een inhoudelijke harmonisatie neemt deze meerwaarde toe. Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 3
4.4. Scope van het project Eind 2012 is de ontsluiting van INSPIRE-Annex I succesvol afgerond. Nu hebben we te maken met de deadlines voor de Annexen II en III. De provincies hebben als leverancier eigenlijk alleen te maken met Annex III. Maar daarin zitten dan ook wel een fors aantal thema s waarbinnen de provincies door het Ministerie van IenM als bronhouder van ruimtelijke gegevensverzamelingen of datasets initieel zijn aangemerkt. Onderstaand is de groslijst weergegeven, waarbij ook is geïdentificeerd of provincies primair zelf moeten leveren (in bold) of via derden. Het Zwemwaterregister Geluidsdata wegen Geluid bedrijventerreinen Geluid vliegvelden Landelijk grondwaterregister (LGR) Ontgrondingen Grondwaterbeschermingsgebieden Afvalstortplaatsen Overstromingsdata Risicokaart / RRGS / ISOR Habitattypenkaart Web BVB Natuurbeheertypen: natuurbeheertypen zijn formeel niet aangemerkt, maar omdat de gegevensopbouw wel conform de richtlijnen is wordt deze dataset wel als ambitie toegevoegd om centraal ontsloten te worden Maximum snelheid provinciale wegen: geen aanmerking, na definitieve check WION (kabels en Leidingen) : via Kadaster Ruimtelijke plannen : via Kadaster Grondwaterkwaliteit / kwantiteit: aanmerking betreft alleen grondwaterkwaliteit, route via Informatiehuis Water INSPIRE verplicht tot beschikbaarstelling van bovengenoemde datasets en stelt daaraan technische en inhoudelijke eisen. De technische eisen hebben te maken met ICTstandaarden en bestandsopbouw. De inhoudelijke eisen gaan over bestandsinhoud, gebruikte definities, codelijsten, etc. Om aan de technische eisen tegemoet te kunnen komen is voor de Annex I-datasets in 2012 al een infrastructuur ingericht, waarin ook de bovengenoemde Annex III-datasets kunnen worden opgenomen. Om te kunnen voldoen aan de inhoudelijke eisen moeten datasets op elkaar worden afgestemd, geharmoniseerd, en daarvoor is de betrokkenheid en inzet van de betreffende beleidssectoren vereist. De eerste deadline van Annex III ligt in december 2013 en dan moeten de aangemerkte datasets in ieder geval as is aangeboden Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 4
worden. De deadlines voor harmonisatie liggen in 2014 en volgende jaren, maar daar staat tegenover dat het harmonisatieproces ingrijpend en tijdrovend is. ProGideon en de technische INSPIRE-eisen ProGideon heeft inmiddels de realisatie van het technische spoor ter hand genomen. Dat gaat niet helemaal zonder een zekere vorm van harmonisatie, omdat steeds 12 datasets moeten worden samengevoegd om één landsdekkende provinciale dataset te krijgen die aan INSPIRE wordt aangeboden. Het spoor ziet er als volgt uit: Een aantal datasets is al gecentraliseerd, in geharmoniseerde, landsdekkende vorm aanwezig en opgenomen in centrale registers, zoals het Landelijk Zwemwaterregister, het Landelijk Grondwaterregister, Register Risicosituaties Gevaarlijke Stoffen, Informatie Systeem Overige Ramptypen en de Landelijke Databank Overstromingsscenario s. De overblijvende datasets zijn in beheer van de afzonderlijke provincies en gaan over geluidsinformatie van wegen, bedrijventerreinen en vliegvelden, ontgrondingen, afvalstortplaatsen, grondwaterbeschermingsgebieden en de habitattypenkaart. Voor vier provincies verder nog de veehouderijbedrijven (Web-BVB). De informatieanalyse onderzoekt de structuur van de bestaande datasets, beschrijft overeenkomsten en verschillen tussen de overeenkomstige datasets van de provincies, vergelijkt deze met de dataspecificaties van INSPIRE en doet voorstellen hoe te komen tot een landsdekkende dataset die aan de INSPIRE-specificaties voldoet. Voor deze informatieanalyse zijn ondertussen drie adviseurs aan het werk gegaan in samenwerking met de provinciale contactpersonen. De mapping zorgt ervoor dat de provinciale datasets, geautomatiseerd worden vertaald naar de INSPIRE-structuur en ze tenslotte terechtkomen in de Centrale Data- en Servicesvoorziening (CDS) in beheer bij GBO-Provincies. Van daaruit worden ze aangeboden aan het Nationaal GeoRegister, het Nederlandse INSPIRE-portaal. Uit de uitwerking van de informatieanalyse en de mapping, alsook de technische doorvertaling naar het CDS zal moeten blijken of individuele provincies voor datasets die (uiteindelijk) via het gecntraliseerde register worden geleverd nog inspanningen moeten Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 5
doen en welke dan. Hetzelfde geldt voor het vormgeven van het beheer van de per 3 december ontsloten gegevens. AAC-DROW en de inhoudelijk INSPIRE-eisen De inhoudelijke harmonisatie, waarvoor de AAC-DROW verantwoordelijk is en het PRISMAproject gestart wordt, heeft twee doelstellingen: Voldoen aan de INSPIRE-voorschriften die zijn vastgelegd in de data-specificaties. Tegemoetkomen aan provinciale ambities. Idealiter worden de verschillende datasets zowel technisch als inhoudelijk geharmoniseerd per december 2013. Gezien echter de relatief late start van de implementatie zal hier een realisatische ambitie moeten worden neergelegd. Dat betekent dat harmonisatie voor een deel wordt meegenomen worden in de informatieanalyse en mapping in 2013, maar dat dit veelal een minimale vorm zal zijn die er alleen voor moet zorgen dat er landsdekkende datasets beschikbaar komen. Binnen het project zal ook initiatief ontwikkeld worden om de uitvoering van de verplichte harmonisatie in de komende jaren te borgen. In de jaren na 2013 eist INSPIRE een verdergaande harmonisatie. Ook die harmonisatie kan in een minimumvariant worden uitgevoerd en daarmee voldoen de provincies dan weliswaar aan de INSPIRE-verplichtingen, maar dan hebben ze er zelf nauwelijks voordeel van. De uitdaging zit hem er hier vooral in te komen tot harmonisatie die de provincies zelf ook ten goede komt. Harmonisatie die leidt tot optimale mogelijkheden tot grensoverschrijdende samenwerking, efficiëntie in gegevensinkoop en beheer, gestandaardiseerde werkprocessen en vergelijkbaarheid van resultaten. Zo n harmonisatie vergt uiteraard een serieuze inspanning en betrokkenheid van de betreffende beleidssectoren. 4.5. Business Case & legitimatie De uitvoering van INSPIRE door de provincies is gericht op verbetering van de ontsluiting van gegevens over de leefomgeving (geluid, EV, bodem, water, lucht, natuur, infra, cultuurhistorie) mede in het licht van het regeerakkoord. INSPIRE zal de provincies geld besparen doordat de gegevenshuishouding efficiënter wordt. INSPIRE zal er bovendien voor zorgen dat gegevens eenvoudig vindbaar zullen zijn, dat ze consistent zijn en van voldoende kwaliteit voor de gebruiker en dat ze waar mogelijk onomstreden zijn (juridisch houdbaar). Het doel is om de mogelijkheden tot (her)gebruik van gegevens te vergroten. Hierdoor kunnen kosten voor nieuw onderzoek afnemen, worden initiatieven niet langer opgehouden Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 6
door het zoeken naar informatie en wordt het afbreukrisico bij de rechter verkleind bij het hergebruik van informatie. Provincies zijn in de eerste drie fases aangewezen als bronhouder van 20 datasets. De provincies hebben onder de vlag van het (in 2013 af te ronden) programma ProGideon de handen ineen geslagen. Deze 20 datasets moeten op 3 december 2013 centraal volgens de voorgeschreven standaarden beschikbaar zijn. Samenwerking tussen de provincies leverde een directe besparing van 75% op: zes miljoen euro over een periode van vijf jaar. Indirecte effecten zijn daarbij niet meegenomen. Binnenkort verschijnt een nadere onderbouwing van de baten van ProGideon, een rapportage (evaluatie, kosten/baten analyse, omgevingsanalyse) hierover is onderdeel van de afsluitende werkzaamheden van dit programma aan het eind van 2013. Overigens is INSPIRE ook een wettelijke verplichting, waarbij boetes kunnen worden opgelegd bij het niet tijdig nakomen van deze verplichtingen. Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 7
5. Projectorganisatie De projectorganisatie van INSPIRE is tamelijk complex en kent vele afhankelijkheden. Zo is er sprake van meerdere opdrachten en opdrachtlijnen op verschillende componenten die nodig zijn voor de implementatie van INSPIRE. Zo fungeert GBO als opdrachtgever voor de centrale infrastructuur en zijn er vanuit ProGideon deelopdrachten uitgezet aan de ondersteuning van de informatieanalyse door de inhoudelijk specialisten, maar lopen er ook afzondelrijke ondersteuningsopdrachten voor het oplossen van urgente ICT vraagstukken. Voordeel hiervan in de afgelopen maanden is geweest dat er in ieder geval flinke progressie is geboekt, nadeel is dat niet alles in een samenhangende context met bijbehorende prioritering is ingebed. Doel van de het aangestelde projectmanagement is, met hulp van het afstemmingsoverleg en stuurgroepoverleg, om de informatiestromen bij elkaar te brengen en overzicht te geven en te houden over de voortgang van de activiteiten, de beschikbare middelen en de te stellen prioriteiten. Onderstaand schema beschrijft de situatie ten tijde van het verschijnen van dit projectplan. In het laatste kwartaal van 2013 zal de organisatiestructuur worden gewijzigd als de financiering & sturing op de werkzaamheden wordt verlegd van ProGideon naar PRISMA. Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 8
Voortgangsrapportages Het projectmanagement gaat met ingang van september tweewekelijkse voortgangsnotities schrijven waarin de monitoring van de voortgang, knelpunten en keuzes kort worden samengevat. Deze rapportage vindt plaats in de verantwoordingslijn naar de opdrachtgever (nu: ProGideon) en besproken en op actie gezet in de afstemmingsoverleggen. Deze afstemmingsoverleggen vinden tweewekelijks plaats, of in ieder geval zal er elke twee wkeen actief voortgangsinformatie worden verzameld door projectmanagement bij de betrokken actoren. Daar waar veel informatie in samenhang met elkaar moet worden gewogen en beoordeeld, alsook de vervolgacties moeten worden geprioriteerd, zal het afstemmingsoverleg fysiek bij elkaar worden geroepen. Waar het gaat om meer dan operationele besluiten en prioriteringen wordt de stuurgroep ingeschakeld. De verwachting is dat de stuurgroep eens per 6 weken bij elkaar komt. Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 9
6. Risico Management De grootste risico s voor dit project zijn geïdentificeerd in de risicotabel en worden onderstaand nader beschreven, alsook de maatregelen om ze te beheersen. Nr Omschrijving risico Kans Impact 1 Prioriteit 2 Maatregelen 1 Tijd versus capaciteit: nog onvoldoende inzicht op onderdelen voor noodzakelijke tijd voor uitvoering Groot Groot Hoog inzicht / uitwerking onderdelen voor 1 september duidelijk quick wins programmeren (buffers) Budget & tijdscheck na helderheid 2 Draagvlak & betrokkenheid beleidskant Groot Korte termijn: gemiddeld Lange termijn: groot Gemiddeld Allianties via pro-gideon coördinatoren Inzicht & benoeming inhoudelijke sleutelfiguren Communicatie-offensief Use cases, voorbeelden, proof of the pudding Inzet stuurgroep 3 Capaciteit, (met name) ook aan inhoudelijke kant Gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld Snel inzicht in omvang behoefte Contacten via pro-gideon coördinatoren en/of AAC 4 Onvoldoende samenhang in keuzes en prioriteiten Hoog Gemiddeld Hoog Projectmanagementsturing Frequent afstemmingsoverleg tbv monitoring en sturing 1 1 = laag, 2 = middel, 3 = hoog 2 prioriteit = kans x impact Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 10
5 Rolverdeling en aansluiting/afstemming werkzaamheden Gemiddeld Hoog Hoog Frequent afstemmingsoverleg Goede afstemmingsdefinitie vooraf door partijen Projectmanagementsturing 1. Tijd versus capaciteit In aansluiting op de (definitieve) aanmerking zijn zowel op het niveau van de informatieanalyse en mapping als op het niveau van de centrale voorziening en ontsluiting van gegevens de nodige activiteiten op gang gebracht en opdrachten uitgezet. Echter, de informatieanalyse en mapping is zeker nog niet op alle onderdelen voldoende uitgewerkt om een adequate inschatting te kunnen maken van de benodigde resources (en bijbehorend budget). Ook de zomervakantieperiode is hierin in ieder geval gedeeltelijk beperkend geweest op het voortgangstempo. Dat betekent dat voor de inschatting van noodzakelijke capaciteit in zowel kwantiteit als kwaliteit gewerkt moet worden met inschatting op basis van progressie per thema, de complexiteit en deels met ervaringen uit het verleden. In dit stadium creërt dit echter nog een duidelijk risico omdat de deadline van 3 december niet heel veel tijd geeft en er onzekerheid is of de noodzakelijke capaciteit/budget ook beschikbaar is. Daarnaast speelt dan dat ook niet alle deelactiviteiten per thema vanuit capaciteitsmagament bij voorkeur volgorderlijk wordt ingezet en niet gelijktijdig, om afbreukrisico s richting het naderen van de deadline uit te sluiten. Vanuit het projectmanagement wordt gestuurd om voor 1 september voor de verschillende onderdelen een meer gefundeerde en gedetailleerde uitwerking te hebben voor de verschillende thema s en de onderdelen over de verwachte complexiteit, in te zetten resources en haalbaarheid in de tijd. Op basis hiervan zullen de quick wins moeten worden gedefinieerd, waardoor de verste uitgewerkte onderdelen ook zo snel mogelijk kunnen worden afgerond. Hiermee wordt de beschikbare tijd optimaal gebruikt. Een eerste inschatting hiervoor is op basis van de beperkte beschikbare informatie al gemaakt door het projectmanagement en in een tijdsplanning gezet (zie hoofdstuk plan van aanpak en planning). Deze zal voorafgaand aan het afstemmingsoverleg van eind augustus worden getoetst bij alle bertokkenen. Op basis van tweewekelijkse terugmeldingen zal de voortgang van de verschillende onderdelen en de verwachtingen daarbij worden gemonitored en bijgesteld waar nodig. Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 11
2. Draagvlak & betrokkenheid beleidskant In diverse gremia en op verschillende momenten is reeds geconstateerd dat de betrokkenheid van de beleidskant (de inhoudelijk domeindeskundigen waar het gaat om de informatie van de thema s van Inspire) onvoldoende is. Het inrichten van Inspire services wordt vaak en ten onrechte gezien als een primair technisch probleem dat door Geo-ICT-ers moet en kan worden opgelost. Dat heeft onder meer te maken dat de dataspecificaties sterk technisch van aard zijn, de infrastructuur om informatie te ontsluiten eveens een sterk technische achtergrond heeft en de technische harmonisatie vaak door de Geo-afdelingen van provincies wordt opgepakt en vormgegeven. Echter, hiermee is maar de helft van de noodzakelijke inhoudelijkheid en betrokkenheid geborgd. Het belangrijkste deel van Inspire richt zich op het op mogelijk maken van het delen en over- en weer gebruiken van elkaars ruimtelijke informatie. Uiteraard zitten daar technische aspecten aan, maar de belangrijkste uitdagingen zitten in de betekenis van de opgeslagen informatie en het benutten van de meerwaarde die daaruit kan ontstaan. De ruimtelijke gegevens die in aanmerking komen als Inspire dataset zijn in het verleden voor velerlei doelen verzameld en beheerd. Dat betekent in de praktijk dat wat is vastgelegd door de ene bronhouder, niet dezelfde betekenis hoeft te hebben als wat de andere bronhouder over dit onderwerp heeft vastgelegd. Bijvoorbeeld: Een bos wordt in Nederland vaak geclassificeerd als natuur terwijl het in Duitsland geclassificeerd kan zijn als agrarisch gebied (omdat het een productiebos is). Op dezelfde manier kan het zijn dat, ook al gaat het om dezelfde dataset, de ene provincie een iets andere definitie hanteert dan de andere. Dat maakt het lastig om een nationale dataset die is samengesteld uit 12 provinciale datasets op een eenduidige manier te gebruiken, zolang er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over data-harmonisatie, waarbij onderscheid wordt gemaakt in technische en semantische dataharmonisatie. Data harmonisatie wordt in de context van Inspire meestal vrij nauw gedefinieerd als het proces waarmee gegevens worden omgezet van het datamodel van de bronhouder naar een Inspire dataspecificatie. Dat is een vrij technisch proces dat ook wel mapping wordt genoemd. En vaak wordt dan in een adem ETL (Extract Transform Load) genoemd als de manier om dat proces uit te voeren. Deze vorm van data harmonisatie wordt ook vaak technische harmonisatie genoemd. Harmonisatie van begrippen en betekenissen wordt ook wel semantische* harmonisatie genoemd. Semantische harmonisatie bestrijkt een veel breder gebied dan technische harmonisatie. Het gaat dan niet alleen om het gelijk trekken van gehanteerde code aanduidingen voor eigenschappen van een object, maar ook over het gelijktrekken van de definities van een object zelf en bijvoorbeeld over het gelijktrekken van de manier waarop je eigenschappen van een object vastlegt. Voor deze semantische harmonisatie zijn inhoudelijke domeindeskundigen nodig. De betrokkenheid van de beleidskant is dus nodig om de inhoudelijke / semantische harmonisatie vorm te geven en zo de invulling en uitwerking van de Inspire doelstellingen mogelijk te maken. Echter, er is nog een groter belang voor de betrokkenheid van de beleidssectoren: alleen met inzet, draagvlak en commitment van die zijde kan INSPIRE uit de sfeer van moeten (verplichting) worden gehaald en gaan bijdragen aan het hogere doel zoals in paragraaf 4.4. reeds geformuleerd: een harmonisatie die verder gaat dan de Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 12
feitelijke verplichting. Dit komt de provincies zelf ten goede en draagt bij aan een positieve business case en legitimatie. Harmonisatie die leidt tot optimale mogelijkheden tot grensoverschrijdende samenwerking, efficiëntie in gegevensinkoop en beheer, gestandaardiseerde werkprocessen en vergelijkbaarheid van resultaten. Zo n harmonisatie vergt uiteraard een serieuze inspanning en betrokkenheid van de betreffende beleidssectoren. Dit stijgt echter vaak uit boven een direct belang van een individuele beleidsmedewerker of afdeling en heeft dus gerichte creatie van draagvlak en communicatie nodig. Door middel van ambassadeurs en use-cases kan INSPIRE verder in een positieve motivator (i.p.v. verplichting) worden omgebogen en een vliegwiel dan wel zwaan-kleef-aan effect worden gecreëerd. Dit is echter een effect dat alleen op middellange termijn kan worden gecreëerd en niet in de 12 weken tot aan 3 december. Het is echter wel noodzakelijk om de activiteiten duurzaam geborgd te krijgen in de provinciale organisaties. Zoals in de risicotabel geïdentificeerd is ook op korte termijn (tot aan 3 december) op zijn minst gerichte betrokkenheid op onderdelen van de beleidskant noodzakelijk om de mogelijkheden van quick wins ten aanzien van gecombineerde technische en inhoudelijke harmonisatie op weg naar 3 december te beoordelen. Het meest haalbare hierin lijkt om via de Pro-Gideon coördinatoren gericht op zoek te gaan naar voorlopers / sleutelfiguren uit de inhoudelijke domeinen, zoals ook voor enkele thema s inmiddels al in gang is gezet. Dat moet bijdragen aan het best haalbare voor de deadline van 3 december. Inzicht in noodzakelijke capaciteit zal ook hier voor 1 september gegeven moeten worden vanuit de verschillende thema s. De betrokkenheid vergroten en borgen is voor de middellange termijn echter cruciaal: na 3 december zal er nog een grote(re) opgave liggen voor de inhoudelijke harmonisatie die in 2014 zal moeten worden uitgevoerd. En het gaat hier zoals gezegd niet alleen om de uitvoering, maar ook om de voorbeeldfunctie en omslag in denken van de onderliggende betekenis en meerwaarde. Om dit te bereiken, zal vanuit een gemeenschappelijke visie geformuleerd moeten worden die ook gedragen wordt door de beleidssectoren, en via een aantal ambassadeurs uitgedragen moeten worden in een diversiteit aan gremia. Hiertoe zal een communicatie-offensief en het leggen van een aantal verbindingen in de periode tot aan eind 2013 moeten worden vormgegeven. Vanuit het projectmanagement kan dit worden geinitieerd, waarbij voortgebouwd wordt op de aangedragen bouwstenen vanuit de huidige activiteiten. De betrokkenheid van de stuurgroep hierin is essentieel. 3. Capaciteit aan de beleidskant Met bovenstaande identificatie van de noodzaak voor de betrokkenheid van de beleidssectoren, ligt er ook nog een evidente risicofactor voor de borging van de inzet (capaciteit / resources) op korte en middellange termijn bij provincies. Er mag vanuit worden gegaan dat deze inzet niet bij alle provincies reeds in voldoende mate in beeld is laat staan geborgd. De basis om deze inzet te claimen is er echter ook nog niet en zal zo snel mogelijk moeten worden ingeschat vanuit de informatie-analyses, waarbij onderscheid Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 13
wordt gemaakt in de periode tot aan 3 december en de periode 2014. Ook hier zal het afstemmingsoverleg van 29 augustus voor worden aangewend om dit in beeld te krijgen. Noodzakelijke capaciteitsclaims zullen moeten worden ingebed via de provinciale organisatiestructuren, waarbij opnieuw de Pro-Gideon coördinatoren en de stuurgroep een belangrijke rol moeten vervullen. 4. Onvoldoende samenhang in keuzes en prioriteiten In de maanden voor de zomer is er als gevolg van functiewisseling sprake geweest van een periode zonder projectmanagement. Hoewel in deze periode wel vanuit een gemeenschappelijk is gewerkt aan verschillende onderdelen is er een relatief vrijblijvende samenhang geweest in de uitwerking van deze activiteiten en het bij elkaar brengen van de informatie uit de verschillende sporen (inhoud, knelpunten, benodigde resources, prioritering, beschikbaar budget etc). Dat is met name een risico binnen het tijdsframe dat er is tot aan 3 december en brengt met zich mee dat de keuzes onvoldoende in een grotere context plaatsvinden. De sturing vanuit het inmiddels ingestelde projectmanagent is erop gericht hier frequent en met nadrukkelijke aandacht op in te zetten in samenspraak met alle betrokkenen. Voorzien wordt in een geüniformeerde voortgangsmonitoring en frequente rapportage vanuit de deelactiviteiten waardoor knelpunten zo vroeg mogelijk worden geïdentificeerd en er op kan worden geanticipeerd. Er is een samenhang met de andere benoemde risicofactoren. 5. Rolverdeling en aansluiting/afstemming werkzaamheden Zoals reeds geschetst in de paragraaf projectorganisatie is het aantal betrokken partijen en adviseurs divers en de struing erop komt van verschillende kanten. Dat brengt het risico met zich mee, ook als partijen elkaar goed weten te vinden en in dezelfde richting bewegen, dat er onvoldoende aandacht is voor de aansluiting van werkzaamheden en de uitwerking van de datadefinities en technische voorzieningen (bijvoorbeeld koppelvlakken). Zeker in het krappe tijdsbestek kan dat leiden tot onduidelijkheden of onvoldoende afstemming en (dus) soepele overdracht. Daarnaast kan het zorgen voor ongewenste autonome beslissingen en/of budgetoverschrijdingen. Het afstemmingsoverleg wordt gebruikt voor bewustwording en sturing op deze onderlinge afhankelijkheden en de reductie van de risico s die erdoor kunnen ontstaan. Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 14
7. Draagvlak en communicatie Zoals in de risicoparagraaf aangeduid, is de noodzaak tot het creëren van breder draagvlak bij de beleidssectoren een noodzaak om INSPIRE verder te brengen en uit de sfeer te halen van een moeten. Tegelijkertijd is de wettelijke verplichting als basis wel een legitimatie voor de provinciale organisaties om tijd en ruimte te maken in hun jaarplannen om hier invulling aan te geven. De wettelijke basis achter INSPIRE kent echter in oorsprong vanzelfsprekend ook een positieve driver: eenduidiger informatie, voor iedereen toegankelijk, gericht op delen en het creëren van meerwaarde. Juist dat momentum moet worden aangegrepen en uitgedragen om een vliegwiel dan wel zwaan-kleef-aan effect te creëren, waarbij de meerwaarde steeds duidelijker in beeld wordt gebracht (onder andere door middel van use cases) en wordt gecommuniceerd. Daarnaast blijft de rol van communicatie ook om de voortgang naar een diversiteit van actoren te rapporteren middels nieuwsbrieven en andere middelen, alsook een platform te bieden voor best practices en het vieren van mijlpalen. Deze laatste activiteiten zijn vanuit ProGideo reeds vorm gegeven. Het bredere communicatieperspectief zal, in afstemming met de stuurgroep, op korte termijn vorm moeten krijgen in een plan van aanpak voor 2013-2014. 8. Kwaliteitsborging De kwaliteit van de op te leveren producten wordt mede gewaarborgd door functiescheiding, het aansluiten op (bedrijfs)standaarden, meetbare kwaliteitscriteria en diverse procedures voor kwaliteitscontrole, configuratie- en wijzigingsbeheer. Veel hiervan wordt gedefinieerd door de INSPIRE procedures en kwalificaties, alsook de bestaande procedures bij het GBO en CDS voorziening. Daarnaast moet er vorm gegeven worden aan een vorm van toetsing door de eindgebruikers. Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 15
9. Initiële projectplanning Zoals in de risicoparagraaf beschreven is een gedetailleerde inschatting van benodigde resources, zowel aan de technische als de domeininhoudelijke kant niet goed mogelijk op basis van de huidige inzichten. Topprioriteit heeft derhalve om dit inzicht wel te krijgen. Hierop zullen alle betrokkenen in het afstemmingsoverleg van 29 augustus worden bevraagd. Per thema wordt een overzicht verwacht van in ieder geval de volgende items: Dataspecificatie thema Verwachte inzet (capaciteit) en complexiteit technische harmonisatie, knelpunten Verwachte inzet (capaciteit) en complexiteit inhoudelijke harmonisatie: - Ambitie (inhoudelijke harmonisatie, al of niet extended model) - Knelpunten - Haalbaarheid deadline 3 december (wel of geen quick win te behalen) Onopgeloste vragen / onbekendheden (+ risico-inschatting) Sleutelfiguren aan provinciale zijde voor domeinkennis (naam, contactgegevens) Check voorgestelde planning Op basis van de thans beschikbare informatie met een eerste inschatting van de hoeveelheid uitzoekwerk, verwachte doorlooptijden per thema en onderlinge afhnakelijkheden is een eerste planning uitgewerkt die ook in het afstemmingsoverleg zal worden besproken. Er wordt gestuurd op tweewekelijkse afstemmings/voortgangsoverleggen, en 6 wekelijkse stuurgroep overleg. Het eerste afstemmingsoverleg is gepland op 29 augustus, het eerste stuurgroepoverleg wordt voorgesteld voor eind september. In een later stadium van dit plan moeten in ieder geval nog verder uitgewerkt worden: - Organisatie visieformulering / plan 2014 - Wijze van organisatie overgang ProGideon Prisma en aansturing - Borging en wijzigingsbeheer na 3 december - Draagvlak en communicatie(plan) in afstemming met stuurgroep - Business case voor overgang naar Beheer (beheerlast, per thema) Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 16
Projectplan Inspire implementatie Annex III, versie 1.0 Page 17