Departement: Personeel en Organisatie Dienst: Werving en Onthaal VACATURE DESKUNDIGE WERVING EN ONTHAAL Wie wordt je werkgever? Een menswaardig bestaan bieden aan elke Leuvenaar. Daar maakt OCMW Leuven elke dag werk van. Jaarlijks helpen we duizenden behoeftige mensen, met algemeen maatschappelijk werk, noodhuisvesting, schuldverlening, etc. Als deskundige werving en onthaal kom je terecht in een sociaal gedreven organisatie en zal je werken binnen de ondersteunende dienst Personeel & Organisatie van OCMW Leuven. Deze dienst werkt ook voor Zorg Leuven, waar sinds 1 januari 2017 de pijlers Ouderenzorg, Thuiszorg en Kinderopvang werden onder gebracht. Wat houdt je functie in? Als goede communicator stem je de personeelsnoden met de verschillende departementen af. Je zoekt de beste advertentiekanalen en zet acties op touw om de vacatures van OCMW en Zorg Leuven bekend te maken. Je denkt hiervoor ook out of the box. Je werkt een selectieprogramma uit in samenwerking met externe kantoren en volgt de procedure administratief op. Voor knelpuntberoepen (zorgkundigen, huishoudhulpen, kinderbegeleiders, ) en tijdelijke vacatures voer je de selectiegesprekken zelf, samen met de betrokken leidinggevende en schrijf je de verslagen. Je geeft feedback aan kandidaten over het gesprek. Je bent vlot aan de telefoon, doet aan de kandidaten een jobaanbieding, geeft hen een warm onthaal in de organisatie en maakt hun personeelsdossier administratief in orde. Je werkt binnen een klein team. Omdat je verantwoordelijk bent voor verschillende procedures gelijktijdig zorg je voor een goed overzicht en brief je regelmatig je collega s. We zijn een lokale overheid waarbij procedures strikt gevolgd moeten worden waardoor ook nauwkeurigheid extra belangrijk is. Maar laat dit je zeker niet afschrikken want er is voldoende ruimte voor eigen initiatieven die we samen met de organisatie kunnen uitwerken. Een recent voorbeeld van een goede samenwerking is de organisatie van onze studentendagen waar we onlangs een prijs voor mochten ontvangen: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6278936262913200128 Bekijk de functiekaart voor een uitgebreide omschrijving van de functie: zie bijlage 1 Ben jij die enthousiaste deskundige die mee zijn schouders onder toekomstige projecten wil zetten? Ontmoet één van je toekomstige collega s op maandag 7 augustus 2017 tussen 16u en 18u in WZC Edouard Remy, A. Vesaliusstraat 10 te Leuven. (vrije toegang) Welk profiel zoeken we? Aanwervingsvoorwaarden: Je beschikt over een bachelordiploma in HR of personeelswerk OF Je beschikt over een ander bachelordiploma (of daarmee gelijkgesteld onderwijs) én hebt minstens 3 jaar werkervaring in personeelswerk (loopbaanbegeleiding, vorming, personeelsadministratie, selectiegesprekken, ) In beide gevallen is kennis van selectietechnieken vereist. Dit wordt getoetst tijdens de selectieprocedure. Ben je een laatstejaarsstudent of heb je een buitenlands diploma? zie bijlage 2
Wat bieden we je aan? 1. Loon en statuut - Aanstelling in statutair verband met een inlooptijd van 6 maanden. De vacature die we momenteel hebben is deeltijds (60% tot 80%) maar omwille van bevallingsverlof van een collega is het mogelijk om tot eind februari 2018 voltijds te werken. - Als je slaagt voor de selectieproef word je opgenomen in een wervingsreserve (3 jaar geldig, mogelijks verlengbaar). Bij een nieuwe vacature contacteren we de kandidaten op deze lijst in volgorde van hun behaalde resultaat. - Je startloon is afhankelijk van je anciënniteit. Geldelijke anciënniteit opgebouwd in de publieke sector neem je onbeperkt mee, relevante privéanciënniteit wordt beperkt tot 10 jaar. De functie is ingeschaald op niveau B1-B2-B3: - Loon van minimum 2507,31 bruto per maand o.b.v. 1 jaar anciënniteit. - Loon van minimum 2632,24 bruto per maand o.b.v. 5 jaar anciënniteit. - Loon van minimum 2761,11 bruto per maand o.b.v. 10 jaar anciënniteit 2. Aanvullende voordelen - Maaltijdcheques van 8, met een eigen bijdrage van 1,14 - Fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer van en naar het werk - Gunstige verlofregeling: 35 vakantiedagen bij voltijdse tewerkstelling, 14 feestdagen en vrij op de maandag van Leuven Kermis - Glijdende werkuren - Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden - Gratis hospitalisatieverzekering voor jezelf, interessante tarieven voor je gezinsleden - Samenaankoopdienst KUL vb. kortingen bij pretparken, handelaars, Wat zijn de vereisten (toelatings- en aanwervingsvoorwaarden)? - Bij je indiensttreding bezorg je ons een recent uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag op dat moment niet ouder zijn dan 3 maanden. - Je geniet de burgerlijke en politieke rechten. - Je bent in het bezit van het gevraagde diploma en/of de gevraagde ervaring. - Je slaagt voor een vergelijkende selectieproef. - Je voldoet aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 Hoe solliciteren? Solliciteren kan je tot en met 6 september 2017. Je doet dit online via de link http://jobs.ocmwleuven.be/. Laad volgende documenten allemaal op bij je sollicitatie: Nederlandstalige motivatiebrief (Tip: licht de eventueel gevraagde kennis en/of ervaring uitgebreid toe) Uitgebreid en overzichtelijk Nederlandstalig CV Kopie van het vereiste diploma (zie pg.1 onder Welk profiel zoeken we ) Preselectieve vragenlijst Opgelet, bij een onvolledige of laattijdige kandidatuur word je niet uitgenodigd voor de selectieprocedure. Tijdens de selectie zal je steeds via mail op de hoogte gebracht worden van de verdere stappen en afspraken in de selectieprocedure.
Selectieprogramma Preselectieve proef (op te laden bij je sollicitatie uiterlijk 6/9) Je kan de proef downloaden bij de vacature op onze website. De preselectieve proef is eliminerend. Je behaalt minstens 60%. Enkel de 16 best scorende geslaagde kandidaten worden uitgenodigd voor het mondeling gedeelte. Jurygesprek met case (29/ 9 of 2/10) In een interview met de jury krijg je een case voorgelegd. Je werkervaring wordt besproken en er wordt verder gepeild naar zowel inzicht in het functioneel domein als criteria die specifiek zijn voor deze functie. Je motivatie komt hier uitgebreid aan bod alsook je samenwerkingsstijl en werkaanpak. De jury is samengesteld uit een consultant, een externe deskundige en een intern jurylid. Voorafgaandelijk aan de mondelinge proef vullen de kandidaten een persoonlijkheidsvragenlijst online in. Deze informatie wordt adviserend gebruikt tijdens het interview met de jury. De mondelinge proef is eliminerend. Voor de mondelinge proef behaal je ten minste 60% om te slagen. Enkel de 6 best scorende geslaagde kandidaten op het mondelinge gedeelte gaan door naar het assessment center. Assessment Center (week van 9/10/2017) Het assessment center bestaat uit: - Uitgebreide plannings- en organisatieoefening (postbak) - Interview - Rollenspel Het assessment center is eliminerend en resulteert in een beoordeling: niet geschikt 25/50, geschikt 30/50 of zeer geschikt 35/50. Om te slagen voor het assessment center moet een kandidaat minstens een geschikte beoordeling bekomen (minstens 30/50). Eindrangschikking De mondelinge proef en het assessment center worden elk gequoteerd op 50 punten. De eerst gerangschikte kandidaat is de hoogst scorende kandidaat op het totaal van de mondelinge proef en het assessment center. Contactgegevens & nuttige informatie Wens je meer informatie over de selectieprocedure,de functie-inhoud of het online solliciteren, neem dan gerust contact op met de dienst Werving & Onthaal per telefoon 016 24 82 82. - Eventuele wijzigingen van het e-mailadres en telefoonnummer na het indienen van de kandidatuur moeten onmiddellijk medegedeeld worden aan de dienst Werving & Onthaal zodat de kandidaat kan bereikt worden. - Een kandidaat moet zijn antwoord op een jobaanbod schriftelijk of via e-mail bekend maken binnen een termijn van 7 kalenderdagen, zo niet verliest hij zijn opname in de reserve. - Kandidaten kunnen een aanbod voor een statutaire benoeming, een contract voor onbepaalde en bepaalde duur één keer gemotiveerd weigeren, zonder hun opname en hun plaats in de reserve te verliezen. - Kandidaten kunnen op eigen schriftelijk verzoek uit de reserve worden geschrapt. - Ook bij de effectieve indiensttreding moeten de kandidaten aan alle aanwervingsvoorwaarden voldoen.
Bijlage 1: functiekaart deskundige Werving en Onthaal 1. Functiedoel: Je verdiept je in de relevante wetgeving en brengt je kennis op een duidelijke manier over aan anderen. Je gaat na hoe op de meest efficiënte manier gerekruteerd en geselecteerd kan worden en voert selectiegesprekken. Je hebt een actieve rol in HR-projecten en bouwt mee aan een modern personeelsbeleid met oog voor een correcte personeelsadministratie. 2. Opdrachten: 2.1 Proactief rekruteren, rekening houdend met pensioenen, wervingsreserves, interne mobiliteit en andere factoren en bewaken van de kwaliteit van de selecties: beheren van de actuele databank van spontane sollicitanten en wervingsreserves voeren van selectiegesprekken samen met een verantwoordelijke van de betrokken dienst en opstellen van een gemotiveerde rangschikking zorgen voor een optimale bezetting, rekening houdend met het kader, en hiervoor nauw samenwerken met de HR-medewerkers, departementen, externe kantoren en andere en zorgen voor een goede communicatie onderling zorgen voor een tijdige en correcte agendering van verslagen voor het Vast Bureau en de Raad en waken over de uitvoering van de beslissingen zorgen voor een optimaal gebruik van subsidiëringkanalen en indien mogelijk selecties hierop afstemmen bewaken van de kwaliteit van de selecties onderzoeken van de advertentiekanalen (bv. sociale media) en kostenbewust publiceren voor opdrachten die uitgevoerd worden door externen, toezicht houden op het proces en de kwaliteit rapporteren en analyseren van gegevens en formuleren van verbeteracties selectie van en overleg met externe juryleden bij selecties in eigen beheer 2.2 Verdiepen in de relevante wetgeving, kennis delen met collega s en voorstellen doen ter verbetering van de toepassing ervan: rechtspositieregeling, arbeidsreglement, aanwezigheidsbeleid, evaluatiereglement reglement van 3 juli 1978 betreffende arbeidsovereenkomsten arbeidswetgeving tewerkstellingsmaatregelen en subsidiëringskanalen 2.3 Vervullen van een actieve rol bij HR-gerelateerde projecten: nemen van initiatief, planmatig en collegiaal (samen)werken voor de opstart, uitvoering, evaluatie en bijsturing van projecten m.b.t. : o leeftijdsbewust personeelsbeleid o diversiteit op de werkvloer o imagobuilding o functiekaarten en competenties o onthaalbeleid o ondersteunen van leidinggevenden geven van diverse infosessies (bv. coachen, voeren van evaluatiegesprekken, ) 2.4 Erover waken dat alle medewerkers steeds over de recentste en correcte informatie kunnen beschikken: intranet website OCMW Leuven
administratief handboek advertentiekanalen 3. Vereiste competenties: Integriteit C: heeft oog voor verschillende belangen en houdt hiermee rekening zonder afbreuk te doen aan de deontologische code neemt preventief maatregelen om belangenconflicten te voorkomen Samenwerken B: uit zich positief over de prestaties van anderen steunt voorstellen van anderen, bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk doel Klantgerichtheid B: overtuigt zich van de bedoeling van een verzoek, verkent de vraagstelling adequaat schetst mogelijke oplossingen en hun beperkingen, helpt de klant kiezen in functie van specifieke behoeften past indien mogelijk de modaliteiten aan in functie van de vraag Organisatieloyaliteit A: handelt naar derden steeds conform de belangen van de organisatie laat blijken dat het organisatiebelang primeert op het individuele belang Nauwkeurigheid B: blijft onder tijdsdruk en grote hoeveelheden werk vasthouden aan de zorg voor juistheid en aandacht voor details werkt systematisch om niets te vergeten of over het hoofd te zien doet aan zelfcontrole Plannen en organiseren A: stelt prioriteiten in overleg op, en werkt volgens plan zorgt ervoor dat de dingen ordelijk en efficiënt kunnen afgehandeld worden doet wat belangrijk is Presentatie B: legt goed uit geeft de essentie van een complexe zaak beknopt weer geeft ruimte om vragen te stellen en gaat daar goed op in
Bijlage 2: diploma De functies bij OCMW Leuven zijn onderverdeeld in niveaus. Voor de niveaus A, B en C heb je een diploma nodig. Hieronder vind je per niveau de diplomavoorwaarde. Je kan enkel deelnemen aan - contractuele en statutaire - selectieprocedures bij OCMW Leuven als je aan de diplomavoorwaarden voldoet: niveau A: je hebt een masterdiploma niveau B: je hebt een bachelordiploma of graduaatsdiploma (m.u.v maatschappelijk werker) niveau C: je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs niveau D: je hebt geen diploma nodig Diploma nog niet behaald? Ben je laatstejaarsscholier of -student en sta je voor je eindexamens of herexamens, dan moet je de verwachte datum van afstuderen bij je sollicitatie vermelden. Je moet jouw diploma bezorgen voor jouw aanstelling (en indiensttreding). Dus, indien je in het laatste jaar van je studies zit: Verwachte datum van afstuderen vermelden bij je sollicitatie. Diploma inleveren vóór je indiensttreding. Buitenlands diploma? Als je jouw diploma in het buitenland behaalde, dan moet je een gelijkwaardigheid (homologatie) aanvragen bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, afdeling NARIC. De academische gelijkwaardigheidserkenning is een officiële bevestiging van de gelijkwaardigheid van twee diploma's. Als je een buitenlands diploma voorlegt, moet je vóór de uiterste inschrijvingsdatum die geldt voor een selectieprocedure, het bewijs leveren dat je de gelijkwaardigheid hebt aangevraagd. Uiterlijk op het ogenblik van de aanstelling moet je het bewijs van de gelijkwaardigheid voorleggen. Voor meer informatie over gelijkwaardigheid kan je terecht bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, NARIC-Vlaanderen met vermelding van de juiste administratie: Administratie Hoger Onderwijs (buitenlands diploma hoger onderwijs) Administratie Secundair Onderwijs (buitenlands diploma hoger secundair onderwijs) Meer info, klik dan op volgende link: Naric Vlaanderen of surf naar http://www.ond.vlaanderen.be/naric Dus, indien je jouw diploma in het buitenland hebt behaald: Bewijs dat je de gelijkwaardigheid van jouw diploma hebt aangevraagd bij NARIC mee opladen bij jouw sollicitatie. Bewijs van gelijkwaardigheid, afgeleverd door NARIC, voorleggen uiterlijk op het ogenblik van je aanstelling.