Financial Supply Chain SEPA Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand Nationale Bank van België versie maart 2014 ing.be/sepa
Inhoud 1 Achtergrond 1 Formaten 1 Migratie DOM80 2 Verwerken van het NBB-migratiebestand 2 SDD Mandaat Referte & migratie DOM80-mandaat 2 Creatie van het eerste XML-bestand om DOM80-mandaten te migreren 3 Gemigreerde Mandaten 5 Tips & Tricks 6 DOM80-domiciliëringsnummers - dubbels 6 B2B-mandaten 6 Karakterset 6 Bereikbaarheid van banken 7 Inactieve mandaten 7 Evolutie van de migratie 8 Lay-out van het NBB-migratiebestand 9
Achtergrond Sinds september 2009 geeft elke bank waarbij het mogelijk is een Belgische domiciliëring te openen maandelijks een lijst met de electronische gegevens van alle bij de betreffende bank gekende domiciliëringen door aan de Nationale Bank van België (NBB). Dit gebeurt elke 10de van de maand. Deze lijst bevat de DOM80-domiciliëringsnummers, het IBAN-rekeningnummer en de BIC, de naam en de adresgegevens van de schuldenaar. De NBB houdt deze DOM80-mandaten bij in een migratiebestand. Wanneer een domiciliëring werd gemigreerd naar een Europese domiciliëring SEPA (SEPA direct debit, SDD), zal de bank dit niet meer opnemen in zijn lijst, en zal het dus ook verdwijnen uit het NBB-migratiebestand. De banken die domiciliëringen aanbieden, hebben zich ertoe verbonden om elke maand deze gegevens door te geven aan de Nationale Bank. Hoe te verkrijgen Indien u schuldeiser bent, en u wenst over te stappen naar Europese domiciliëringen SEPA, dan kan u het uittreksel van uw DOM80-schuldenaars uit het NBB-migratiebestand verkrijgen via uw bank. ING vraagt op basis van uw DOM80-schuldeisersidentificatie de gegevens op bij de NBB. ING stuurt u dit bestand vervolgens door. Opvragingen bij de NBB gebeuren uitsluitend via de bank, u kunt dit nooit rechtstreeks aanvragen bij de NBB. ING stuurt u het bestand door via mail (gezipt minder dan 15 MB max. 5 mails), of op cd gebrand en per post gezonden (gezipt meer dan 15 MB). Indien u wenst, kan u deze cd ook afhalen in het Operationeel Centrum in Gent of Brussel. U kunt dit bestand met uw mandaten op eenvoudige wijze verkrijgen samen met uw aanvraag om schuldeiser SDD (SEPA direct debit) te worden. Mocht u dit nog achteraf moeten aanvragen, dan kunt u contact opnemen met uw commerciële contactpersoon. Formaten ING ontvangt het NBB-migratiebestand van de Nationale Bank van België als een CIRI-formaat zonder lijneindes. U kunt dit ook ontvangen als CIRI-formaat met lijneindes. Dit maakt het bestand makkelijker leesbaar in een eenvoudige tekstverwerker zoals Notepad. Dit formaat is ook eenvoudig te importeren in een rekenblad zoals Excel. Het is eveneens mogelijk het bestand te ontvangen in Access of Excel-formaat (afhankelijk van de grootte van het bestand). Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand NBB 1
Migratie DOM80 Om uw DOM80-mandaten te migreren naar Europese domiciliëringsmandaten moeten een aantal handelingen uitgevoerd worden. Hieronder vindt u enkele raadgevingen betreffende het gebruik van dit bestand. Verwerken van het NBB-migratiebestand Het doel van het NBB-migratiebestand is het vereenvoudigen van de omzetting van uw huidige DOM80-mandaten naar Europese domiciliëringsmandaten (SDD-mandaten), door U een overzicht te geven van al uw huidige DOM80 mandaten (electronische gegevens); Inclusief DOM80-domiciliëringsnummer, naam en adres van de schuldenaar; Waarbij de BBAN-rekeningnummers werden omgezet naar IBAN rekeningnummers; En de corresponderende BIC (Bank Identification Code) werd toegevoegd; Ook het contractnummer gekoppeld aan deze domiciliëringen toe te voegen (referte- of abonneenummer), indien deze informatie beschikbaar is en werd gecommuniceerd door de bank van de schuldenaar. Afhankelijk van de mogelijkheden van uw boekhoudprogramma of klantenbeheersysteem kan dit bestand hierin rechtstreeks geïmporteerd worden. Indien niet mogelijk zal of een aanpassing van dit systeem, of een manipulatie van het formaat noodzakelijk zijn. Contacteer uw leverancier of IT-afdeling voor meer informatie m.b.t. de mogelijkheden van het opladen van bestanden in uw systemen. Uw systeem dient niet enkel de gegevens te importeren van het bestand, maar moet ook toelaten om deze te verwerken, te bewerken en op te slaan. Aandachtspunten hierbij zijn zeker de gewijzigde lengte van de rekeningnummers (Belgische IBAN = 16 posities t.o.v. de 12 posities van de Belgische BBAN), en het nieuwe gegeven van de BIC (maximaal 11 posities). Contacteer uw leverancier of IT-afdeling voor meer informatie m.b.t. de mogelijkheden van het verwerken en opslaan van deze gegevens. SDD Mandaat Referte & migratie DOM80-mandaat De referentie van een Europees domiciliëringsmandaat (SDD Mandaat referte) is de sleutel om de inning van een Europees domiciliëring SEPA te lanceren op basis van alle gegevens van het mandaat dat door de schuldenaar (debtor) werd ondertekend. U bent vrij om de SDD Mandaat Referte te kiezen, maar deze mag maximaal 35 karakters lang zijn. Bovendien moet deze referentie uniek zijn voor elk mandaat en schuldeiser. Het DOM80-domiciliëringsnummer kan gebruikt worden als SDD Mandaat Referte bij het migreren van de mandaten, maar dit is geen verplichting. De keuze is aan u. We raden aan om de SDD Mandaat Referte eenvoudig en logisch te houden. Het is essentieel dat uw boekhoudprogramma uw keuze ondersteunt (de SDD Mandaat Referte moet opgeslagen kunnen worden), en de technische migratie van het DOM80- mandaat naar een SDD-mandaat mogelijk is. De migratie dient te gebeuren door het geven van een aantal specifieke instructies op het betreffende mandaat bij het creëren van de eerste SDD. Het mandaat is effectief gemigreerd na de eerste geslaagde inning. Meer hierover kunt u vinden in onze brochure Handleiding XML-formaat voor Europese domiciliëringen in België. Contacteer uw leverancier of IT-afdeling voor meer informatie m.b.t. de mogelijkheden in verband met de SDD Mandaat Referte en de migratie. Opmerkingen: Ingeval u als schuldeiser / Creditor gebruik maakt van conversie-software, dan zijn er 2 mogelijkheden: Er is een keuze tussen verder werken met de DOM80 domiciliëringsnummers, of een nieuwe referentie inbrengen voor het SDD mandaat 1. Er is geen keuze: de conversie-software converteert de DOM80 input-bestanden die u inbrengt, naar een SEPA XML-bestand voor SDD. In dat geval zal de SDD mandaat referte niet op het scherm verschijnen. U werkt verder met het DOM80 domiciliëringsnummer, in het formaat dat slechts 12 karakters toelaat. De conversie-software maakt de link tussen het DOM80 domiciliëringsnummer en een nieuwe SDD mandaat referte die wordt beheerd in een database op de achtergrond. 1 Wanneer wordt gekozen om verder te werken met de DOM80 domiciliëringsnummers, moet rekening worden gehouden met de kans op dubbels. Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand NBB 2
Creatie van het eerste XML-bestand om DOM80-mandaten te migreren In het geval van migratie van DOM80 naar de Europese domiciliëring SEPA, is de waarde FRST verplicht bij de eerste inning voor de tag Sequence Type (<SeqTp>). Deze tag bevindt zich op niveau <PmtInf> (batchniveau) en is dus geldig voor gans de batch. De tag MandateRelatedInformation bevindt zich op het niveau van de transactie <DrctDbtTxInf>, en wordt omschreven als: Reeks elementen die gebruikt worden voor het verstrekken van meer gedetailleerde informatie over een domiciliëringsmandaat dat de schuldeiser en de schuldenaar hebben ondertekend. Wij raden u aan om alle DOM80-mandaten die u wenst te migreren te groeperen in één enkele batch / <PmtInf> en de inningen voor mandaten die reeds gemigreerd zijn naar SEPA (met de waarde RCUR voor de tag Sequence Type ) te groeperen in een andere batch / <PmtInf> in dezelfde XML-file. Rekening houdend met de mogelijkheid dat de bank van de schuldenaar (debtor bank) de rekening van zijn klant niet kan debiteren binnen de 5 werkdagen (2 werkdagen voor B2B) na de uitvoeringsdatum, raden wij u aan om minstens 2 dagen te wachten na ontvangst van de eerste inning, vooraleer recurrente inningen (RCUR) door te sturen voor nieuw gecreëerde of gemigreerde mandaten (met een FRST). Voorbeeld: <MndtRltdInf> Index Naam XML Tag Aanwezigheid Formaat 2.48 MandateIdentification <MndtId> [1..1] Text 2.49 DateOfSignature <DtOfSgntr> [1..1] Date 2.50 AmendmentIndicator <AmdmntInd> [0..1] Boolean 2.51 AmendmentInformationDetails <AmdmntInfDtls> [0..1] TAG 2.62 ElectronicSignature <ElctrncSgntr> [0..1] Text Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand NBB 3
Wanneer u uw XML-bestanden zelf aanmaakt, en uw eerste inning voorbereidt (cfr. Sequence Type = FRST), dan zijn er enkele te volgen regels voor de XML-tag «Mandate Related Information» <MndtRltdInf> : De tags «Mandate Identification» en «Date of Signature» zijn altijd verplicht voor alle inningen. Indien het gaat om een mandaat gemigreerd van DOM80, dan dient u als «Date of Signature» de datum van de migratie te kiezen. U dient de waarde «True» in te vullen voor de tag «Amendment Indicator» De tag «Amendment Information Details» wordt omschreven als «Lijst van elementen van een domiciliëringsmandaat die zijn gewijzigd» en is verplicht indien er iets is gewijzigd aan het mandaat (=> amendment indicator = True). <AmdmntInfDtls> Index Naam XML Tag Aanwezigheid Formaat 2.52 OriginalMandateIdentification <OrgnlMndtId> [0..1] Text 2.53 OriginalCreditorSchemeIdentification <OrgnlCdtrSchmeId> [0..1] TAG 2.57 OriginalDebtorAccount <OrgnlDbtrAcct> [0..1] TAG 2.58 OriginalDebtorAgent <OrgnlDbtrAgt> [0..1] TAG In geval van een gemigreerd DOM80-mandaat dient u te vermelden: - Als «OriginalMandateIdentification» DOM80 gevolgd door het oorspronkelijke domiciliëringsnummer Voorbeeld: - Onder «Original CreditorSchemeIdentification»: > Als «Identification»: eerst DOM80 en dan de oorspronkelijke Creditor Scheme Identification zoals u die gebruikte voor DOM80 (uw Creditor-Id). > Onder «SchemeName» onder Other, dient u SEPA in te vullen onder Proprietary ; Voorbeeld: Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand NBB 4
Gemigreerde Mandaten Een DOM80-mandaat is pas gemigreerd (naar een SDD Core-mandaat) wanneer de bank van de schuldenaar een eerste maal het verschuldigde bedrag van de rekening van de schuldenaar heeft geïnd. Onmiddellijk na deze inning zal de bank van de schuldenaar het DOM80-mandaat deactiveren en markeren als gemigreerd. Vanaf dan is het DOM80-mandaat niet meer bruikbaar, en er is ook geen mogelijkheid om dit opnieuw te activeren. De migratie van een DOM80-mandaat naar een SDDmandaat is definitief en onomkeerbaar! Het gemigreerde DOM80-mandaat wordt niet meer opgenomen in de maandelijkse lijst voor de Nationale Bank van België, en verdwijnt hierdoor ook uit het NBBmigratiebestand. Noteer dat de geldigheid van een DOM80-mandaat onbeperkt is in de tijd, tenzij: het uitdrukkelijk wordt herroepen (revocation) door één van de betrokken partijen; het DOM80-mandaat gemigreerd werd naar een SDDmandaat. Een SDD-mandaat daarentegen is niet langer geldig 36 maanden na de laatste inning. Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand NBB 5
Tips & Tricks DOM80-domiciliëringsnummers - dubbels Vóór de migratie dient u na te gaan of er geen dubbels voorkomen onder de DOM80 mandaatrefertes die voorkomen in de lijst van de NBB. Indien dit het geval is, dan dient u zich ervan te verzekeren dat uw boekhoudprogramma hiermee rekening houdt. Mocht dat niet het geval zijn, dan dient u een oplossing te zoeken voor de migratie. U kunt de verschillende dubbels van mandaten onderscheiden door het veld Mandaatreferte, dat werd toegevoegd aan het NBB migratiebestand. Het gebeurt dat dit veld van 6 karakters enkel nullen bevat, zelfs al komen de DOM80 domiciliëringsnummers meerdere malen voor in de lijst. In dat geval raden wij u aan om het veld Referte- of abonneenummer te gebruiken om de dubbels te onderscheiden. Dit nummer is dat van het contract tussen de schuldenaar (debtor) en u (de schuldeiser / creditor) waarop het mandaat betrekking heeft. Mocht dit veld ook leeg zijn, dan blijft er de Datum opening oorspronkelijke domiciliëring over om de dubbels te onderscheiden. B2B-mandaten Het migreren van een huidig DOM80-mandaat kan enkel naar een SDD-mandaat in het SEPA Core-schema. Het SEPA B2B-schema is nieuw met een specifieke set van regels - en heeft geen equivalent in het DOM80-systeem; het vraagt dan ook steeds om de ondertekening van een nieuw mandaat, waardoor migratie niet mogelijk is. Dit wil niet zeggen dat het NBB-migratiebestand niet bruikbaar is om de creatie van de nieuwe B2B-mandaten voor te bereiden; het bevat immers alle gegevens om bijvoorbeeld een vooraf ingevuld B2B-mandaatformulier aan te maken. a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 / -?: ()., + Spatie Noch door de banken, noch door NBB werden er echter regels opgelegd met betrekking tot de te gebruiken karakterset in de lijsten of het NBB-migratiebestand. Het gevolg hiervan is dat de alfanumerieke velden in het NBB-migratiebestand tekens kunnen bevatten die niet aanvaard worden in de SDD-instructies. In de kanalen die gebruikt worden om de SDD-instructies door te sturen, kan dit problemen veroorzaken: ISABEL6: fatal error - uw bestand wordt volledig verworpen. SwiftNet Fileact: doet geen controle op deze karakterset. ING FTP: doet geen controle op deze karakterset. ING ondersteunt niet het gebruik van andere karakters, omdat dit kan leiden tot het niet doorgeven van deze informatie naar eindbestemming, de verwerping van de betrokken transactie of de verwerping van het gehele bestand! Het is aangeraden vooraf na te gaan of het NBBmigratiebestand verboden karakters bevat en te verifiëren of het boekhoudprogramma eventueel een conversie doet. Indien dit niet het geval is moeten deze verboden karakters vervangen/verwijderd worden voor de migratie. Wij raden u aan om enkel cijfers, en eventueel hoofdletters te gebruiken voor de mandaatrefertes. U dient er eveneens rekening mee te houden dat op dit moment hoofd- en kleine letters binnen het systeem SEPA als verschillende karakters worden beschouwd. Karakterset In de XML-berichten voor SDD-instructies moet de standaard UTF-8-tekencode gebruikt worden. Daarenboven is de karakterset verplicht die bestaat uit de volgende karakters: Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand NBB 6
Bereikbaarheid van banken Sinds 1 november 2009 zijn alle banken in de eurozone bereikbaar voor het SEPA SDD Core-schema (verplicht naar een Europese wet). Dit wil zeggen dat zij de nodige diensten aanbieden om uw SDD Core instructies te verwerken. Deze verplichting bestaat niet voor het SDD B2B-schema, dit schema is optioneel. In België zijn alle banken bereikbaar via het Core-schema, en kunt u zonder problemen SDD-instructies uitsturen wanneer u het NBB-migratiebestand heeft gebruikt om te migreren. In België is meer voorzichtigheid geboden wanneer u het NBB-migratiebestand wenst te gebruiken om de creatie van uw B2B-mandaten voor te bereiden: Nagenoeg alle Belgische banken zijn bereikbaar in het SDD B2B-schema. Wanneer een bank niet bereikbaar is, heeft het geen zin uw schuldenaar een mandaat te laten ondertekenen; de bank zal uw SDD-instructies toch niet kunnen verwerken. U dient met uw schuldenaar dan een andere oplossing te zoeken (bijvoorbeeld toch een Core- mandaat i.p.v. een B2B-mandaat). U kunt de bereikbaarheidslijsten vinden op de website van EBA, via: https://www.ebaclearing.eu/sdd-services-participants- N=SDD_Core_SDD_B2B-L=EN.aspx Aan de hand van de BIC van de rekening van de schuldenaar kunt u terugvinden of de betreffende bank deelneemt (bereikbaar is) aan het schema. Er is een lijst voor Core en een lijst voor B2B. De gevolgen voor u (als schuldeiser) kunnen aanzienlijk zijn wanneer deze inactieve DOM80-mandaten niet verwijderd worden voor de migratie: zij worden gemigreerd als actieve SDD mandaten; uw ERP-oplossing kan u kosten aanrekenen op basis van het aantal te beheren mandaten, en dan zult u ook betalen voor deze mandaten die u eigenlijk niet meer nodig hebt; de kans bestaat dat u SDD-instructies uitvoert op deze inactieve mandaten, met gevolgen als problemen in de relatie met uw klanten, aanvragen tot terugbetaling ING adviseert u daarom om vooraf na te gaan of het NBBmigratiebestand inactieve DOM80-mandaten bevat en deze eventueel te verwijderen uit uw klantendatabase. U kunt deze controle uitvoeren a.d.h.v. de gegevens in uw boekhoudprogramma. Overigens biedt dit een prima aangelegenheid om ook uw andere gegevens te bekijken; de gegevens in het NBBmigratiebestand zijn de meest recente waarover de banken beschikken het loont de moeite om deze te vergelijken met wat zich in uw systemen bevindt. Let er wel op bij de controles (op alfanumerieke velden zoals naam en adres) dat deze op een niet-hoofdletter gevoelige manier gebeuren. In het NBB-migratiebestand worden gegevens aangeleverd in hoofd- en/of kleine letters door elkaar (afhankelijk van de input van de banken). Inactieve mandaten Het NBB-migratiebestand bevat alle electronische gegevens van de DOM80-mandaten van de schuldeiser, in veel gevallen ook niet actieve DOM80-mandaten. De praktijk leert dat ook al werd het contract tussen schuldeiser en schuldenaar beëindigd dikwijls wordt nagelaten om aan de bank van de schuldenaar door te geven dat het DOM80- mandaat moet worden gedeactiveerd. Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand NBB 7
Evolutie van de migratie Zoals hiervoor reeds aangegeven worden de gemigreerde mandaten niet opgenomen in de lijsten, en dus ook niet meer in het NBB-migratiebestand. Wanneer u uw migratie heeft gestart, zal het NBBmigratiebestand dan ook maand na maand kleiner worden. Hierdoor wordt het mogelijk om uw migratie ook op te volgen. Er dient wel rekening mee gehouden te worden dat wanneer er tijdens de migratieperiode ook nog nieuwe DOM80-mandaten worden aangemaakt, deze ook worden opgenomen in het NBB-migratiebestand. In dit geval is de vermindering van DOM80-mandaten in het bestand dus niet gelijk aan het aantal gemigreerde mandaten. Het kan echter ook gebeuren dat kleinere banken hun lijsten niet tijdig doorsturen naar NBB. In het NBB-migratiebestand van de betreffende maand zullen de DOM80-mandaten van deze bank dan ook ontbreken (zonder dat zij gemigreerd werden naar SDD-mandaten)! Einde van de migratie Wanneer de migratie van uw DOM80-mandaten compleet is, verwittigt u ING hiervan. Mocht u merken dat er door bepaalde banken, na uw volledige migratie, nog steeds mandaten worden aangemaakt binnen het oude DOM80-systeem, aarzel dan niet om ING te contacteren. ING kan reeds de creatie van DOM80-mandaten blokkeren in ING-agentschappen. Daarnaast kan ING de procedure lanceren om alle Belgische banken te informeren, in samenwerking met de NBB, dat uw migratie werd afgesloten. Het doel is om alle Belgische banken te informeren zodat zij de nodige acties ondernemen om de creatie van nieuwe DOM80-mandaten te blokkeren. Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand NBB 8
Lay-out van het NBB-migratiebestand Het migratiebestand bevat een beginopname (identificatie opname = 0) en meerdere gegevensopnames (identificatie opname = 1) met de volgende lay-out: Beginopname Posities # Type Omschrijving AN = Alphanumerical N = Numerical 1 1 N Identificatie opname = 0 2-4 3 AN Toepassingscode SDD 5 1 N Aard bestand = 2 (Download) 6-8 3 N Protocol code van de geadresseerde bank 9-11 3 AN Protocol code van de (onder)-deelnemer of blanco 12-19 8 N Aanmaakdatum van het bestand (DDMMJJJJ) 20-23 4 N Volgnummer van het bestand 24-27 4 N Totaal aantal bestanden 28-35 8 N Aantal gegevensopnamen 36-46 11 N Identificatienummer schuldeiser 47-205 159 AN Blanco Gegevensopname Posities # Type AN = Alphanumerical N = Numerical Omschrijving 1 1 N Identificatie opname = 1 2-9 8 N Volgnummer opname 10-28 19 AN Referte- of abonneenummer 29-44 16 AN IBAN-rekeningnummer schuldenaar (debtor) 45-56 12 N DOM80-domiciliëringsnummer of rekeningnummer schuldenaar (debtor) 57-62 6 N Mandaatreferte of nullen 63-70 8 N Datum opening oorspronkelijke domiciliëring (DDMMJJJJ) 71-105 35 AN Naam schuldenaar (debtor) 106-140 35 AN Adres schuldenaar (debtor) 141-150 10 N Postcode schuldenaar (debtor) 151-175 25 AN Lokaliteit schuldenaar (debtor) 176-186 11 AN BIC van bank van de schuldenaar (8 + XXX of blanco's) 187-197 11 N DOM80-identificatienummer schuldeiser (creditor ID) 198-205 8 N Datum recentste download (aan te vullen door NBB) Handleiding mandaatmigratie op basis van bestand NBB 9
ING België nv Bank Vennootschapszetel: Marnixlaan 24, B-1000 Brussel RPR Brussel Btw: BE 0403.200.393 BIC: BBRUBEBB IBAN: BE45 3109 1560 2789. Verantwoordelijke uitgever: Inge Ampe Sint-Michielswarande 60, B-1040 Brussel 705117N 03/14 Editing Team & Graphic Studio Marketing ING Belgium