Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl www.brabant.nl Bank ING 67.45.60.043 ** Onderwerp Inspectierapportage Geacht college, In het kader van het door het college van Gedeputeerde Staten uit te oefenen toezicht op de archiefzorg, bezochten de heren Suir en Van der Horst op 25 juni 2012 de gemeente Cranendonck om zich op de hoogte te stellen van de wijze waarop uw college de zorg voor de archiefbescheiden van uw organisatie gestalte geeft. Zij hebben die dag onder andere gesproken met mevrouw Kusters en de heren Kranenbroek en Hendriks. Diezelfde dag hebben zij hun voorlopige conclusies besproken met en de heer Busio, hoofd afdeling ondersteuning en de gemeentesecretaris de heer Van Vliet. Hierbij breng ik u op de hoogte van de definitieve bevindingen. Uw kenmerk - Contactpersoon F.A. van der Horst Directie ROH/Archiefinspectie Telefoon 073-6812219 Bijlage(n) 1 E-mail FvdHorst@brabant.nl Algemene indruk Het lijkt redelijk gesteld met de archiefzorg van de gemeente Cranendonck. Desondanks zijn er een aantal kantekeningen te plaatsen. De huidige formatie lijkt in kwantitatief opzicht de omslag van papier naar digitaal niet te kunnen bolwerken, omdat de taken in de praktijk zich niet beperken tot uitsluitend de reguliere DIV taken. De gemeente Cranendonck gaat ook op het terrein van de informatievoorziening meer samenwerken in A2-verband. Het is daarom raadzaam om tijdig eenduidige afspraken te maken ten aanzien van het archiefen informatiebeheer. De toegankelijkheid van analoge archieven lijkt gewaarborgd. De toegankelijkheid van digitale archieven kan echter worden verbeterd. Binnen uw organisatie is momenteel niet inzichtelijk welke digitale archiefbescheiden zich in welke systemen bevinden. Verder zijn de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer niet meer actueel en dienen opnieuw opgesteld en vastgesteld te worden. Hetzelfde geldt voor het e- mailprotocol, het informatiebeleidsplan en het calamiteitenplan. Een informatiebeveiligingsbeleid ten aanzien van de beveiliging van papieren en Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereikbaar met stadsbus, lijn 61 en 64, halte Provinciehuis, met de treintaxi en met de OV-fiets.
digitale archieven ontbreekt. Daarnaast voldoet de archiefruimte in een aantal opzichten niet aan de gestelde eisen uit de Archiefregeling. Personeel en organisatie De formatie van team DIV lijkt momenteel voldoende voor de (reguliere) uitvoerende werkzaamheden. Toch betwijfel ik of deze formatie toereikend is om de werkzaamheden die verband houden met de beoogde omslag van papier naar digitaal vorm te kunnen geven. Het digitaal afhandelen en archiveren vraagt met name in de beginfase veel deskundige inbreng van de zijde van DIV. Er lijkt voldoende aandacht te zijn voor het op peil houden van kennis en vaardigheden van medewerkers. Wellicht ten overvloede wil ik u erop attent maken dat medewerkers over voldoende opleiding en deskundigheid dienen te beschikken om de omslag van papier naar digitaal adequaat te kunnen uitvoeren. Hierbij is een intensieve en gelijkwaardige samenwerking tussen de bureaus DIV en ICT van cruciaal belang. Het is daarom raadzaam dat DIV eenduidige afspraken gaat maken met ICT over de inhoudelijke eisen bij de aanschaf van applicaties en hoe ICT hiermee om dient te gaan. A2-verband De gemeente Cranendonck werkt met de gemeenten Heeze-Leende en Valkenswaard samen op basis van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten. Het taakveld Informatievoorziening en automatisering is een van de taakvelden waarin gezamenlijk wordt opgetrokken. In dat verband zal het nieuwe DMS gemeenschappelijk worden aangeschaft, maar het is de bedoeling dat deze per gemeente op basis van eigen plannen wordt ingericht. Ik raad u aan om tijdig goede afspraken te maken ten aanzien van het archief- en informatiebeheer, aangezien ik de indruk heb gekregen dat alle partijen zich afwachtend opstellen ten aanzien van de daadwerkelijke implementatie. Toegankelijkheid analoge archieven Het lijkt goed gesteld met de toegankelijkheid van analoge archieven. Er is geen bewerkingsachterstand bij DIV. Wel worden de milieu-dossiers bij het team handhaving bewaard tot na vergunningverlening en handhaving en daarna pas naar DIV afgestoten. Dit resulteert in veel extra werk aan de dossiers. Ik verzoek u om eenduidige afspraken te maken om de kwaliteit van deze dossiers te verbeteren en te controleren. Mevrouw Kusters heeft tijdens het bezoek mijn collega s verzekerd dat hier (extra) capaciteit voor wordt ingehuurd. De lopende cliºntendossiers sociale uitkeringen van de gemeenschappelijke regeling A2 gemeenten liggen in Valkenswaard. De afgesloten dossiers van Cranendonck worden overgedragen en toegevoegd aan het semi-statisch archief van uw gemeente. Ten aanzien van de overdracht van deze dossiers naar de betreffende gemeenten is het van belang dat er in gezamenlijk verband eenduidige regels worden opgesteld. 2/6
Op grond van artikel 12 van de Archiefwet1995 dienen archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen na twintig jaar te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Dit betekent dat de dossiers tot en met 1991 al overgebracht hadden moeten zijn. In het belang van de wettelijke openbaarheid en de zorg voor optimale bewaaromstandigheden van overheidsarchieven, hecht ik grote waarde aan tijdige overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats. Uw gemeente is van plan de bouwvergunningen in 2013 in digitale vorm over te brengen naar het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. Om de tijd van de daadwerkelijke overbrenging te overbruggen verzoek ik u conform artikel 13 van de Archiefwet 1995 een machtiging tot opschorting van de overbrengingstermijn aan te vragen bij Gedeputeerde Staten. Dit machtigingsverzoek dient vergezeld te gaan van een planning van de bewerking van de archieven, waaruit blijkt wanneer de overbrenging plaats zal vinden. Toegankelijkheid digitale archieven Het archief van de gemeente Cranendonck bestaat hoofdzakelijk uit papier. In voorkomende gevallen worden digitaal ontvangen stukken geprint en in het papieren dossier gevoegd. De post wordt geselecteerd op wel of niet registreren en de te registreren post wordt (sinds september 2010) gescand, maar gaat evenzogoed in papieren vorm de organisatie in. De voornoemde stukken worden dus zowel in papieren als in digitale vorm ontvangen of opgemaakt, en dienen ongeacht hun vorm als archiefbescheiden behandeld te worden. Deze hybride situatie is onwenselijk omdat dit ten koste gaat van de goede, geordende en toegankelijk staat van de archiefbescheiden. Het is aan te raden om in een vroeg stadium van de implementatie van het nieuwe Document Management Systeem aandacht te besteden aan de mogelijkheden en randvoorwaarden voor vervanging van papieren archiefbescheiden door middel van digitalisering. In dit verband verwijs ik u naar de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Provincie Noord-Brabant. Naast E-docs maakt de gemeente Cranendonck gebruik van andere digitale applicaties, zoals GVR-BAG, GIS-VG, GWS4ALL en Key2Burgerzaken die ook archiefbescheiden kunnen bevatten. Binnen uw organisatie is momenteel niet inzichtelijk welke digitale archiefbescheiden in welke systemen ontvangen, gecreºerd en (duurzaam) worden beheerd. Deze situatie levert risico s op voor de authenticiteit, integriteit, raadpleegbaarheid en duurzaamheid van archiefbescheiden. Het is van belang dat er beheersafspraken worden gemaakt over hoe deze archiefbescheiden (het beste) beheerd moeten worden. Tevens is het van belang dat digitale archiefbescheiden ook op langere termijn geraadpleegd kunnen worden. In dit verband is het raadzaam om een procedure op te stellen voor het bewaren, converteren en migreren van digitale bestanden, om ervoor te zorgen dat digitale archiefbescheiden te allen tijde in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Aan enkele categorieºn wil ik hieronder nader aandacht besteden. 3/6
Ruimtelijke plannen Gemeenten dienen sinds 1 januari 2010 ruimtelijke plannen zowel in analoge als in digitale vorm vast te stellen en te bewaren. In artikel 1.2.3, lid 2 van het Besluit Ruimtelijke Ordening is bepaald, dat indien na vaststelling het digitale en het analoge plan tot een verschillende uitleg aanleiding geven, de digitale planverbeelding doorslaggevend is. Het is tijdens het bezoek niet duidelijk geworden of de gemeente Cranendonck deze wetswijziging heeft ge mplementeerd binnen haar organisatie waardoor de goede, geordende en toegankelijke staat van deze plannen gewaarborgd kan worden. Belastingen Tijdens het inspectiebezoek is niet duidelijk geworden of de WOZ-aanslagen binnen uw gemeente enkel digitaal beschikbaar zijn. Graag ontvang ik informatie waaruit blijkt dat de digitale bewaaromgeving zodanig is ingericht dat duurzame toegankelijkheid van deze archiefbescheiden kan worden gewaarborgd. E-mail Inmiddels spelen e-mails evenals papieren documenten een rol bij het uitvoeren van taken en werkzaamheden en zijn dientengevolge van belang voor de verantwoording van het handelen van de gemeente. Deze e-mails dienen dan ook als archiefbescheiden behandeld te worden. Het Protocol verzending, ontvangst en registratie van elektronische postberichten is gedateerd en zal herzien moeten worden. De procedures omtrent de registratie en de archivering van e-mail ontbreken in dit protocol. Op dit moment is het vooral privacy protocol. Bij het opstellen van het protocol is het zeker niet aan te bevelen om onderscheid te maken tussen formele en informele e-mail. Uitgangspunt moet zijn dat e-mail (of deze nu gericht is aan de gemeente of aan een van haar medewerkers) als formeel behandeld behoord te worden. Bij opmaak of ontvangst van documenten dient bepaald te worden of deze een archiefstuk zijn of niet en als zodanig behandeld te worden. In dit verband is het gewenst om pas een nieuw e-mailprotocol van kracht te laten gaan waneer het nieuwe DMS is ge mplementeerd. Website De website van de gemeente Cranendonck wordt niet gearchiveerd. Ik wil u er op wijzen dat een website als archief behandeld dient te worden. In het kader van uw taakuitvoering maakt u namelijk ook gebruik van een website. Burgers en bedrijven kunnen rechten ontlenen aan informatie die de gemeente op haar website heeft gepubliceerd. Ik raad u daarom met klem aan om voorzieningen te treffen die het mogelijk maken de website adequaat te archiveren. 4/6
Opnamen raadsvergaderingen In het verleden is besloten om van de raadvergaderingen digitale opnames te maken. Deze dienen als archiefstuk behandeld te worden. Op grond van de gemeentelijke selectielijst komen deze opnamen voor permanente bewaring in aanmerking. Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De Archiefverordening 2008 en het Besluit Informatiebeheer 2008 zijn niet meer actueel en dienen opnieuw te worden opgesteld en vastgesteld. Dit als gevolg van wijziging van landelijke regelgeving en de verandering van het interne documentair informatiebeheer. Zo wordt er in het besluit nog verwezen naar de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Sinds 1 april 2010 is de Archiefregeling van kracht. Daarnaast worden er vier verschillende organisatiedelen (Beleid, Publiek, Beheer en Ondersteuning) als beheereenheid aangemerkt. Dit schept wellicht enige verwarring, aangezien de gemeentesecretaris eindverantwoordelijk is voor archief- en informatiebeheer binnen uw gemeente. Wel kan de secretaris zijn of haar taakuitvoering mandateren aan bepaalde organisatieonderdelen. Er van uitgaande dat de gemeente Cranendonck beschikt over ØØn beheereenheid, zijnde de secretarie, adviseer ik u om de secretarie van de gemeente Cranendonck als beheereenheid aan te wijzen. Overigens raad ik u aan om de verordening en het besluit vast te stellen nadat per 1 oktober a.s. de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) van kracht is geworden. Jaarverslagen De gemeente Cranendonck beschikt niet over de jaarverslagen als bedoeld in uw vastgestelde archiefverordening. Hierin staat dat u als college ØØnmaal per twee jaar verslag aan de raad dient uit te brengen omtrent hetgeen u heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Met de invoering van de Wrgt is het (nog meer) van belang dat u zich tegenover de raad kunt verantwoorden door verslag uit te brengen wat er op het gebied van archiefzorg, het archiefbeheer en het archieftoezicht heeft plaatsgevonden. Informatiebeleid, beveiliging en calamiteiten Informatiebeleidsplan en informatiebeveiligingsbeleid De gemeente Cranendonck is in het bezit van een informatiebeleidsplan (Digidonck: Cranendonckse visie op informatie, 2008-2012). Recent is door de gemeenteraad het Beleidsprogramma Dienstverlening 2012-2015 vastgesteld. Naar aanleiding van dit programma raad ik u aan een nieuw informatiebeleidsplan op te stellen. Ik merk hierbij op dat een dergelijk plan gericht dient te zijn op de gehele informatiehuishouding. Hier dienen uitgangspunten en procedures in opgenomen te worden voor de inrichting en implementatie van een digitale beheeromgeving waarbinnen digitale archieven duurzaam en toegankelijk beheerd kunnen worden. Een adequaat informatiebeveiligingsbeleid ontbreekt. Het is raadzaam om informatiebeveiligingsbeleid op te stellen. Het is hierbij van belang dat de 5/6
uiteenzetting van het beleid ruim geformuleerd wordt, inclusief aandacht voor de beveiliging van papieren en digitale archieven. Calamiteitenplan Het Calamiteitenplan Archieven gemeente Cranendonck uit 2004 is niet meer actueel. Een dergelijk plan dient gericht te zijn op het voorkomen en reduceren van schade aan de informatiehuishouding, tengevolge van calamiteiten. Ik verzoek u een nieuw calamiteitenplan op te stellen waarin zowel voor papieren als digitale archieven uitgangspunten worden geformuleerd. Archiefruimte(n) en archiefopslag De ruimten voldoen in een aantal opzichten niet aan de eisen die gesteld worden in de Archiefregeling. Welke zaken de heren Suir en Van der Horst tijdens het inspectiebezoek hebben geconstateerd kunt u vinden in de bijlage. Graag verneem ik voor 30 september 2012 uw reactie op deze rapportage. mw. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur i.a.a. Archiefdienst 6/6