Acerta Connect Pro De oplossing op maat voor uw payroll Acerta ondersteunt starters, zelfstandigen en werkgevers in elke groeifase en bij elk hr-proces.
Redactie: Vormgeving: Realisatie: Communicatie Acerta ArtDokus.be Marketing Acerta Verantwoordelijke uitgever: Liesbet Coninx, Buro & Design Center Heizel Esplanade PB 65, 1020 Brussel Publicatiedatum: maart 2017 2
Beheer vlot uw payroll-processen met Acerta Connect Pro Acerta Connect Pro is de ideale payroll tool voor de verwerkingen van uw lonen. Onze software blinkt uit in gebruiksvriendelijkheid en biedt tal van mogelijkheden. Zo beheert u uw payrollprocessen in alle eenvoud en in recordtijd. Win tijd dankzij het gebruiksgemak van Acerta Connect Pro Acerta Connect Pro is 24 uur op 24 online beschikbaar via een beveiligde login. De software is makkelijk en logisch opgebouwd en daardoor eenvoudig in gebruik. Onze payrollbeheerder staat altijd tot uw beschikking om u verder te helpen met al uw vragen of opmerkingen. Toen we op zoek waren naar een nieuwe payrolltool hadden we goed voor ogen wat we zeker nodig hadden. Altijd en overal beschikbaar, snel én eenvoudig. We stelden hoge eisen, maar Acerta Connect kon ze probleemloos inwilligen. Kathleen Aerts, Office Manager bij ReMYND 3
4
Welke mogelijkheden biedt Acerta Connect Pro? Voer efficiënt en overzichtelijk gegevens in Met Acerta Connect Pro beheert u op een efficiënte manier de gegevens van uw medewerkers. Een eenvoudige wizard zorgt ervoor dat u makkelijk nieuwe werknemers kan toevoegen. Bovendien beschikt u over een tijdslijn met historieken. Zo heeft u op elk moment een duidelijk en gedetailleerd overzicht van uw werknemers en hun lonen. Via de tijdslijn ziet u ook onmiddellijk in welke periode er een wijziging heeft plaatsgevonden. Bij de creatie van een nieuwe medewerker, kopieert u eenvoudig alle gegevens uit een bestaande arbeidsovereenkomst. U kan deze nieuwe overeenkomst trouwens afdrukken door gebruik te maken van onze modeldocumenten. De gegevens van uw medewerker worden automatisch ingevuld. Om het u nog makkelijker te maken, kan u zelfs een groep definiëren binnen uw personeelsbestand (zoals kaderleden, bedienden of arbeiders). Op die manier wijzigt u de lonen of prestaties van die groep in één keer. U kan hen zelfs een gezamenlijke bonus geven. Groepen zijn eenvoudig in te voeren, aan te passen en te verwerken. Geen dubbel werk meer dus! Ook gegevens van uw externe medewerkers (interimmers, consultants, vrijwilligers, sollicitanten) beheert u van A tot Z in onze tool. Deze gegevens stromen niet door naar de loonverwerking, maar u heeft wel altijd een overzicht. 5
Een helder zicht op uw werknemersgegevens Uiteraard zal u af en toe gegevens willen bijhouden over uw medewerkers die niet nodig zijn voor de loonverwerking. Voeg daarvoor eenvoudigweg notities toe. Deze worden overzichtelijk weergegeven in een rapport. Daarnaast kan u ook vrije velden definiëren. Creëer bijvoorbeeld een beperkt aantal keuzeopties zodat u in de toekomst enkel hoeft te selecteren. Denk daarbij aan de maten van uw werkkledij; u maakt het vrije veld werkkledij aan met de vaste keuzeopties S, M, L en XL. Zo vermijdt u repetitief werk. Of ga een stapje verder en maak gebruik van onze XLSolution -module. Dankzij een aantal thematische tabs verzamelt u gedetailleerde informatie over uw medewerkers. Zo heeft u steeds een overzicht van het door de werknemer opgenomen verlof, de georganiseerde evaluaties, de momenten van vervanging, opleidingen en medisch onderzoek. 6
Beheer de prestaties van uw medewerkers in de kalender Werken met personeel omvat vele administratieve verplichtingen. Denk maar aan het opvolgen van lonen, het goedkeuren van verlofdagen, het invoeren van afwezigheden Acerta Connect Pro neemt deze graag van u over: Acerta Connect Pro bevat een handige kalender die automatisch wordt opgevuld met de prestaties uit uw werkschema. Aanpassingen doet u aan de hand van standaardknoppen met de meest gebruikte aan-en afwezigheidscodes zoals vakantie, ziekte, ADV en feestdagen. U kan deze uiteraard ook volledig aanpassen aan uw wensen. Bovendien navigeert u op een efficiënte en eenvoudige manier tussen uw medewerkers. Dankzij Acerta Connect Pro behoudt u centraal het overzicht over de prestaties van uw medewerkers met de invoerkalender, het jaaroverzicht en de verwerkte kalender. De payroll tool beschikt eveneens over een Employee Self Service -module. Werknemers kunnen hierin niet alleen zelf hun afwezigheden en onkosten ingeven, maar ook hun persoonsgegevens wijzigen. U kiest zelf wie dit goedkeurt. Om het gebruiksgemak nog meer te verhogen, hangt u aan de verschillende vormen van verlof een prioriteitenregeling. Zo hoeft de werknemer hier geen keuze meer in te maken. Het resultaat is onmiddellijk zichtbaar in de kalender, voor u maar ook voor uw medewerkers. 7
Maak zelf uw testberekeningen Met Acerta Connect Pro maakt u zelf op een heel intuïtieve wijze testberekeningen. De resultaten verschijnen in de payroll tool, als lijst of zelfs als fictieve loonbrief inclusief de juiste looncodes! Zijn deze testberekeningen goed voor u? Dan kan u ze via een simpele druk op de knop onmiddellijk laten doorstromen voor de definitieve loonberekening. Zo simpel is het! 8
De uitgebreide rapporteringsmogelijkheden zijn bijzonder interessant en besparen me veel tijd. In het kader van administratieve of juridische formaliteiten of bij de opmaak van de jaarlijkse sociale balans. Solange Brauwers, directiesecretaresse bij Sageco Geef uw hr-beleid vorm met behulp van rapporten Via een intuïtieve rapporteringstool heeft u steeds toegang tot een set payrollrapporten waarmee u elke stap in uw loonverwerkingsproces eenvoudig kan controleren en beheren. Zo kiest u onder meer uit rapporten over uw loonkost, verloop of de anciënniteit van uw medewerkers. Bovendien kan u de lay-out aanpassen, grafieken oproepen, filters en formules toepassen, draaitabellen opstellen... Zo leest u uw resultaten in één oogopslag af! U kan uw aangepaste rapporten bewaren, zodat u telkens dezelfde resultaten te zien krijgt met dezelfde opmaak. Op die manier wordt het heel makkelijk om resultaten over verschillende periodes te vergelijken. De rapporten zijn ook eenvoudig te exporteren naar een bestandsformaat naar keuze. Wenst u gedetailleerde informatie over het absenteïsme van uw medewerkers, bijvoorbeeld de berekening van de Bradford-factor? Dat is mogelijk met de module HR Reporting Verzuim waarmee u de evolutie van de afwezigheden binnen uw bedrijf kan opvolgen. Gaat u liever zelf aan de slag? In Report Studio kan u zelf uw rapporten aanmaken, volledig volgens uw eigen voorkeuren en wensen. U krijgt toegang tot de datasets waarmee u eenvoudig uw persoonlijke rapporten kan maken en aanpassen. Zo beschikt u altijd over de nodige informatie om uw hr-beleid vorm te geven. Indien gewenst kan Acerta dit ook voor u doen. Eenvoudige gegevensuitwisseling De uitwisseling van gegevens tussen Acerta Connect Pro en andere systemen zoals bijvoorbeeld tijdsregistratie, verloopt erg vlot. Hierdoor vermijdt u de dubbele invoer van data en blijven uw gegevens steeds up-to-date. Tevens vloeien uw payrollkosten bijna automatisch door naar uw boekhouding. Acerta Connect Pro staat immers toe om uw digitale journaalposten op te vragen. U kan beroep doen op de standaard journaalposten, zoals gedefinieerd volgens het Minimum Algemeen Rekenstelstel. Of u kan zelf uw journaalposten definiëren op basis van uw persoonlijk rekeningenstelsel. Acerta Connect Pro zorgt dus voor een efficiënte doorstroom van uw payrollverwerking. 9
Acerta Connect is een handige en gebruiksvriendelijke oplossing. Eén die me veel tijd bespaart. Emilie Dechamps, directeur bij Herbalgem Groeit uw bedrijf? Dan groeit Acerta Connect Pro met u mee Acerta Connect Pro is zeer modulair opgebouwd. Zo kiest u zelf welke modules u nodig heeft. En heeft u later nood aan een bijkomende module? Dan kan u deze makkelijk laten activeren in uw payroll tool. Zo beschikt u steeds over een tool op maat. Opteer bijvoorbeeld voor de module Employee Self Service waarmee u altijd een correct overzicht heeft van de afwezigheden en de onkosten die in de loonverwerking opgenomen worden. Of kies voor de module XLSolution en voeg de hr-gegevens van uw medewerkers toe. Zo weet u perfect wanneer uw werknemers verlof hadden, op medisch onderzoek of in opleiding waren... Ideaal voor een eenvoudige rapportering! Beheer uw payrollgegevens waar en wanneer u maar wil Vanaf nu hoeft u niet langer op kantoor te zijn om uw administratie te verwerken en te beheren. Acerta Connect Pro is altijd én overal beschikbaar. Welk toestel u ook gebruikt. U hoeft immers geen extra software te installeren, een internetverbinding volstaat. Via een beveiligde login heeft u toegang tot uw online payroll management tool. Hiervoor ontvangt u een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. We gebruiken dan ook de laatste nieuwe technologie, Acerta Connect Pro biedt u dus de allerhoogste technologische zekerheid. Bovendien kan u gebruik maken van onze rechten en rollen zodat elke gebruiker toegang heeft tot de informatie die hij nodig heeft. Zo zou u uw payrollmedewerkers enkel toegang kunnen geven tot de lonen en niet tot de persoonlijke data van de medewerkers, terwijl de hrmedewerker dan weer enkel de persoonlijke data kan raadplegen. Ook uw boekhouder kan u een aparte rol geven. Zo waakt u zelf over de privacy van uw gegevens. 10
Bestaat er toch nog onduidelijkheid? Dan vindt u een volledige handleiding in de tool. Wij nodigen u daarnaast ook graag uit voor een (gratis) opleiding. Heeft u nog vragen of wil u graag via een demo zien wat Acerta Connect Pro voor uw bedrijf/organisatie kan betekenen? Geef ons een seintje via acertaconnect@acerta.be en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op. 11
CONN-003-1701 V.U.: Liesbet Coninx, Buro & Design Center - Heizel Esplanade PB 65, 1020 Brussel acerta.be