Procedure aanbesteding afdeling Techniek BVOW en Humanitas 1. Aannemers worden door de afdeling Techniek geselecteerd en beoordeeld op basis van een aantal criteria op het gebied van bedrijfsorganisatie, financiële positie, offerteverzorging en technische uitvoering (longlist). Alle bestaande relaties worden getoetst aan de voorselectiecriteria. De aannemers die deze voorselectie goed doorstaan worden opgenomen op de longlist. Per aannemer wordt aangegeven welke werkzaamheden deze kan verrichten. Deze selectie en beoordeling wordt uitgevoerd door de medewerker bedrijfsbureau en de controller (toetsende rol). De volgende criteria worden gebruikt: Bedrijfsorganisatie: Inschrijvingsbewijs KvK (via abonnement KvK van BVOW) Optie: meest recente jaarrekening (solvabiliteit, liquiditeit, etc.) Financiële positie + Wet Keten Aansprakelijkheid (WKA) WKA jaarlijks opvragen: Verklaring correcte afdracht sociale verzekeringspremies Verklaring correcte afdracht belastingen en premies volksverzekeringen Financiële positie (uit te voeren door controller): Percentage omzet BVOW t.o.v. totale omzet (niet meer dan 30%) Bankverklaring financieel gezond; a. twee keer per jaar check b. leveranciers met een mindere beoordeling: 4 keer per jaar Offerteverzorging: Duidelijke en goed onderbouwde offertes met gespecificeerde begroting Bereid tot meedenken/ samenwerken Goede prijs/kwaliteitverhouding Technische uitvoering: VCA-certificaat (veiligheid en gezondheid) Kwaliteit van geleverde is conform het gestelde, geoffreerde en opgedragen Vakbekwaamheid van medewerkers Werkterrein opgeruimd achterlaten (einde werkdag en einde project) Procedure aanbesteding afd. Techniek 21-5-2014 Pagina 1
2. Periodiek (minimaal 2 keer per jaar) worden van alle aannemers de selectiecriteria getoetst door de afdeling Techniek (medewerker bedrijfsbureau) i.s.m. afdeling financiën (controller). Hierdoor blijft de longlist up-to-date. Deze beoordelingen worden, samen met de ontvangen documenten van de aannemers, gearchiveerd (WKA financiën, offerteverzorging en technische uitvoering - medewerker bedrijfsbureau). De lijst met aannemers wordt door het Hoofd Techniek ook regelmatig besproken in het MT. 3. Bij het uitbrengen van een offerte zal de betreffende opzichter in overleg met bedrijfsbureau bepalen welke aannemers benaderd zullen worden. Op basis van geschiktheidscriteria wordt een selectie gemaakt uit de longlist van aannemers die in staat zijn de door ons gevraagde kwaliteit te leveren. Deze aannemers komen op de shortlist te staan en ontvangen de offerte. 4. Om de voorgestelde longlist en shortlists van te genereren wordt een instrument ontworpen dat dit ondersteunt. Een eenvoudige applicatie in MS-Excel zal hiervoor worden ontwikkeld. 5. Het risico voor een te hoge prijs wordt drieledig ondervangen: a. Bij projecten tot 20.000,- (incl. BTW) wordt in principe één-op-één gewerkt met een aannemer. De prijs wordt getoetst op marktconformiteit aan de hand van ons kosteninzicht en de interne begroting. Om de offerte van de aannemer goed te kunnen beoordelen zijn correcte eenheidsprijzen in de begroting van groot belang. Het is daarom raadzaam om periodiek met een gecertificeerd bouwkostendeskundige de eenheidsprijzen te actualiseren (kosten voor BVOW / Humanitas). Een bouwkostendeskundige heeft een veel bredere scope en kent hierdoor de marktprijzen beter dan de afdeling Techniek. b. Bij projecten tussen de 20.000,- en 100.000,- (incl. BTW) worden twee offertes opgevraagd. De aannemers houden elkaar zo scherp. c. Bij projecten > 100.000,- (incl. BTW) worden tenminste drie offertes opgevraagd. De aannemers houden elkaar zo scherp. Bouwkostendeskundige Bij één-op-één relaties is voor de beoordeling van de offertes kosteninzicht van de opzichters en bedrijfsbureau, eventueel met externe ondersteuning (bouwkostendeskundige), leidend. Een gecertificeerd bouwkostendeskundige heeft veel kennis van de marktprijzen en is minder afhankelijk van één of slechts enkele aannemers wat betreft referentiecijfers. Met deze kostenkennis kunnen we de onderhandeling met de aannemers beter aangaan. Procedure aanbesteding afd. Techniek 21-5-2014 Pagina 2
6. De offerteaanvraag bestaat tenminste uit de volgende onderdelen: Inschrijvingsbiljet; Afstandsverklaring bij één-op-één situatie; Verklaring dat ARW 2012 van toepassing is Programma van eisen (werkomschrijving/ bestek) Selectiecriteria en wegingsfactoren (prijs, kwaliteit, e.a.) Algemene voorwaarden van BVOW / SHH zijn leidend Indien wettelijk verplicht een V&G-plan ontwerpfase. Programma van Eisen Op basis van een goed opgesteld Programma van Eisen (PvE) vindt de uitvraag naar de aannemers plaats. Het Programma van Eisen is één van de contractstukken voor de uitvoerende partijen. Daarom moet de opdrachtgever (opzichters BVOW/SHH) dit document opstellen. BVOW/SHH heeft niet altijd alle kennis in huis; de ervaring van een onafhankelijk deskundige om een PvE op te stellen is hierbij vaak onontbeerlijk. Bij complexere projecten (nieuwbouw- en renovatieprojecten, complexe technische installaties etc.) kunnen meer deskundigen worden betrokken, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden, akoestiek of specialistische gebouwinstallaties. 7. BVOW / SHH heeft ook projecten planmatig onderhoud van relatief kleine omvang (kleiner dan 10.000,-). Om de efficiency te vergroten worden waar mogelijk door de opzichter i.s.m. bedrijfsbureau projecten geclusterd en gezamenlijk aanbesteed. De interne voorbereiding kan zo efficiënter worden verricht en er kan beter van concurrentievoordelen worden geprofiteerd. 8. Om deze clustering vorm te geven wordt jaarlijks door het bedrijfsbureau op basis van de goedgekeurde jaarbegroting, een aanbestedingsplan maken. Hierin wordt aangegeven welke werken worden geclusterd, welke worden aanbesteed en welke uit de hand worden gegund. 9. Vooraf dient vastgesteld te worden door de opzichter voor welke opdrachten een PvE wordt gemaakt en voor welke volstaat om een werkbeschrijving met de standaard algemene voorwaarden te maken. Daarnaast ook bepalen bij welke werken eventueel een V&G-plan hoort. 10. De binnenkomende offertes worden ingeschreven in de inkomende post registratie met datum datumstempel op enveloppe, worden verzameld door het bedrijfsbureau (i.s.m. secretariaat), voorzien van datumstempel en ongeopend aan het Hoofd Techniek overhandigd ter beoordeling. Procedure aanbesteding afd. Techniek 21-5-2014 Pagina 3
11. Alvorens tot definitieve gunning over te gaan wordt een opdrachtvolgformulier ingevuld voor het hoofd Techniek door het bedrijfsbureau. Op dit formulier worden de volgende onderdelen vermeld: het begrotingsbedrag, de wijze van aanbesteden en of dit klopt met het aanbestedingsplan, de uitgenodigde partijen met hun inschrijving, verantwoording of de inschrijving voldoet aan de werkbeschrijving of het bestek, de afwijking tussen aanbieding en begroting en een analyse waar dit aan ligt en wat eventuele acties zijn (bijvoorbeeld begroting aanpassen, hoeveelheden checken, etc.) wegingscriteria Het gunningsadvies. Dit formulier is een intern formulier en niet bedoelt voor externe partijen, het geeft wel een goede verantwoording richting de eigen interne organisatie en de accountant. Offerteaanvragen die niet alle onderdelen bevatten / niet volledig zijn worden niet meegenomen in beoordeling. 12. Op basis van het gunningsadvies wordt door de medewerker bedrijfsbureau een MT voorstel opgesteld t.b.v. besluitvorming. Definitieve opdrachtverstrekking verloopt via de procuratieregeling. 13. Elk planmatig onderhoudsproject en (na-)investeringsproject dat groter is dan het eerder afgesproken grensbedrag ( 20.000,- incl. BTW) wordt na afloop geëvalueerd door de betreffende opzichter i.s.m. bedrijfsbureau. 14. De controller zal jaarlijks de aanbestedingen toetsen. Algemeen: Bij het opstellen van de jaarbegroting onderhoud wordt gebruik gemaakt van de eenheidsprijzen Ibismain (NCCW). De eenheidsprijzen in Ibis Main worden jaarlijks geactualiseerd. BVOW / SHH hebben op dit moment meerdere raamovereenkomsten met aannemers. Dit betekent dat meerdere werkzaamheden op het gebied van onderhoud worden uitgevoerd volgens de afspraken in deze overeenkomsten. Uitgangspunt is dat deze overeenkomsten worden aangegaan voor een periode van maximaal 5 jaar. Elk jaar vindt een evaluatie plaats van de overeenkomsten. Bewaarperiode informatie aanbesteding: 5 jaar. Procedure aanbesteding afd. Techniek 21-5-2014 Pagina 4
Bijlagen: Inkoopvoorwaarden Procuratieregelingen Procedure aanbesteding afd. Techniek 21-5-2014 Pagina 5