Dicteren: hoe doet u het

INHOUDSOPGAVE 01 Waarom zou u dicteren? De voordelen van dicteren 02 Voordat u begint met dicteren Houd het apparaat goed vast Bereid de hoofdlijnen voor Tips voor het spreken Dicteren met een secretaresse/transcribent Dicteren met spraakherkenningssoftware 03 04 Begin met opnemen Wat te doen bij een

01 Waarom zou u dicteren? De voordelen van dicteren 01 02 03 04 05 Bespaar tijd Gemiddeld kunnen mensen 7 keer sneller spreken dan schrijven. Dicteren kan u dus veel tijd besparen. Als u maar 10 brieven dicteert, bespaart u al een heel uur! Concentreer u op uw kerncompetenties Verspil uw energie niet aan typen en formatteren. Dicteren stelt u in staat om u op uw kerncompetenties te richten. Dit bespaart u en uw organisatie veel tijd en geld. Wees flexibeler U kunt op elk moment en op elke locatie dicteren en uw bestanden direct naar uw kantoor sturen om ze te laten uitschrijven. U kunt bijvoorbeeld 's ochtends dicteren terwijl u naar uw werk rijdt, zodat u al productief bent geweest nog voordat u op kantoor arriveert. Organiseer uw werk Met de SpeechExec dicteersoftware kunt u uw gedachten, werkzaamheden of brieven snel categoriseren en organiseren. Verbeter uw spraak Onderzoek heeft aangetoond dat dicteren uw kortetermijngeheugen, uitspraak en de kwaliteit van uw spraak kan verbeteren. In andere woorden: door dicteren kunt u uw productiviteit en efficiëntie verbeteren, terwijl u tijd en geld bespaart. 3

02 Voordat u begint met dicteren Houd het apparaat goed vast Houd de digitale spraakrecorder ongeveer 10 cm van uw mond. Houd de spraakrecorder niet onder uw kin (of vlakbij uw voorhoofd); dit heeft een negatieve invloed op de geluidskwaliteit. Zorg dat de microfoon uw lippen niet raakt en zet het apparaat uit als u niet spreekt. Bereid de hoofdlijnen voor Dit kunnen enkele notities op papier zijn of alleen in uw hoofd. Zorg dat u goed weet wat u wilt zeggen voordat u begint met opnemen. Houd documenten met cijfers of andere informatie die u in uw opname wilt vermelden, bij de hand. Voorbeeld van de hoofdlijnen van een brief Onderwerp Naam en adres van de ontvanger Context Factuurnummer 773499 We verzoeken u te betalen voor 19.09. Herinnering factuur Voorbeeld van de hoofdlijnen van een e-mail Titel Amanda van Hees, Organisatie X, Zonneweg 123, Laren Leverden in mei 150 posters voor een bedrijfsevenement Projectvergadering van vorige week Namen van de ontvangers Sam Joosten, Robert Peters, Laura de Koning Samenvatting van Punt 1: Projectfase 1 is uitgesteld tot 12 september. Punt 2: Fout op pagina de vergadering 49. In plaats van 45.360 moet er 45.560 staan Conclusie: Volgende vergadering op 15 juli 4

Tips voor het spreken 01 02 03 04 05 06 Snelheid en volume Veel mensen denken ten onrechte dat ze tijdens het dicteren langzaam en luid moeten spreken. Doe alsof u tegen een vriend praat, die vlak bij u staat. Spreek op een natuurlijke manier en in een normaal tempo, zonder pauzes tussen de woorden. Als u te snel of te langzaam spreekt, begrijpt uw secretaresse of spraakherkenningssoftware mogelijk niet wat u wilt zeggen. Uitspraak Spreek woorden op een normale manier uit, zonder overdreven te articuleren. Gebruik geen dialect en vermijd informeel taalgebruik en slang. Let op dat uw stem niet zachter wordt als u korte woorden als 'de', 'dat' of 'een' uitspreekt en spel moeilijke namen of termen. Structuur Zorg dat u woorden duidelijk uitspreekt en structureer uw zinnen op een heldere, ordelijke manier. Het helpt als uw opname een begin, een midden en een einde heeft. Concentratie Dicteren vereist meer concentratie dan gewoon spreken of zelfs schrijven. We raden u daarom aan in een rustige ruimte te dicteren, zonder afleiding. Zet alle andere elektronische apparaten, zoals mobiele telefoons, uit terwijl u opneemt. Ongewenste geluiden vermijden Onthoud u tijdens het opnemen van eten, drinken, roken en kauwgom kauwen. Probeer om niet met uw tong te klakken of 'ehm' te zeggen tussen de woorden. Vermijd achtergrondgeluiden zoals radiomuziek, aangezien dit verwarring kan scheppen bij uw spraakherkenningssoftware of secretaresse. Afwezigheid van lichaamstaal Tijdens het opnemen mag u niet vergeten dat de andere persoon of de software u niet kan zien. Maak geen gebaren die invloed hebben op de boodschap van uw opname. 5

Dicteren met een secretaresse/transcribent Spel moeilijke namen en woorden, zodat secretaressen deze correct kunnen uittypen. Vermeld altijd de interpunctie. Besteed ook speciale aandacht aan getallen. Dit betekent bijvoorbeeld dat u beter 'één acht' kunt zeggen dan 'achttien'. Voor een vlotte woordenstroom is het ook van belang dat u nadenkt over de tekst voordat u begint met dicteren. Zo vermijdt u haperingen die verwarring kunnen veroorzaken, zoals 'ehm'. Vermeld aan het begin van elk dictaat het soort document, de ontvanger en hoe het document moet worden rondgestuurd. Aan de secretaressen moet worden gemeld of er van tevoren een kladversie nodig is. Formatteren is eenvoudig. Individuele woorden, zinnen of complete alinea's moeten duidelijk worden onderscheiden van de daadwerkelijk gedicteerde tekst en specifieke instructies over hoe deze te behandelen. Ook moet het commando worden gedeactiveerd nadat het formatteren is gebeurd. Maar de techniek is niet de enige sleutel tot succes. Vriendelijkheid is altijd belangrijk. Een dictaat kan worden begonnen met 'hallo' en de secretaresse kan met vermelding van haar naam worden gegroet. De spreker wil zich mogelijk ook identificeren. Beleefdheid is vooral belangrijk bij het dicteren van instructies en een oprecht 'dankjewel' aan het einde van elk dictaat wordt altijd door secretaressen gewaardeerd. 6

Voorbeelden van dictaten Aanwijzingen en instructies Instructies zijn waarschijnlijk het eenvoudigst om te dicteren. Het opnemen van een instructie is niets anders dan een dialoog met uw assistent, maar dan op een ander tijdstip. a. Instructies Hallo Sandra, wil je alsjeblieft een kopie van het contractvoorstel naar Wim van advocatenkantoor A sturen? Vraag Wim om naar het contractvoorstel te kijken ter voorbereiding van de vergadering van volgende week. Je vindt het contractvoorstel in ons Documentbeheersysteem in de zaak van X versus Y. En wil je ook contact opnemen met Rick van ons kantoor in Brussel? Vraag hem of hij ons kantoor kan vertegenwoordigen tijdens de netwerkreceptie van volgende week. Als hij niet kan, wil je hem dan vragen of hij dit aan iemand anders wil delegeren? En ten slotte wil ik graag dat de IT-afdeling naar mijn laptop kijkt. Mijn G3-kaart werkt niet naar behoren. Ze kunnen de laptop vandaag tijdens de lunch ophalen. Ik heb hem om 3 uur 's middags weer nodig. Bedankt en nog een fijne dag. b. Een afspraak maken Hoi Sandra, wil je onze cliënt John bellen? Het betreft de zaak van Smit versus Jansen en ik wil graag aanstaande dinsdag om 12 uur 's middags of vrijdag om 1 uur 's middags een telefonische vergadering houden. Laat hem weten dat de andere partij bereid is om te onderhandelen. Ze willen de zaak buiten de rechtbank afhandelen. Ik heb hem al een kladversie van de schikking toegestuurd. Wil je ook zorgen voor inbelgegevens voor de virtuele vergaderruimte van onze firma en een afspraak in mijn kalender zetten? Alvast hartelijk bedankt! b. Een afspraak maken Hoi Sandra, Zou je een vlucht en limousine willen boeken voor mijn vergadering in Parijs van komende woensdag? Ik moet om 12.00 uur 's middags op het kantoor van onze cliënt zijn. De vergadering zal ongeveer 3 uur duren. Wil je me een e-mail met alle gegevens sturen en alles opslaan in mijn Outlook? Hartelijk bedankt. Toon altijd respect ten opzichte van uw transcribent. 7

Veelgebruikte commando's tijdens het dicteren Wanneer u een tekst dicteert, moeten uw instructies zo duidelijk mogelijk zijn. Gebruik commando's als 'punt' zodat uw secretaresse niet bij u terug hoeft te komen met vragen. Nu willen we enkele speciale technieken introduceren om een meer complexe tekst te dicteren. Commando's na 'STOP' Stop - Stop - Stop - Stop - Stop - Stop - Als u veel instructies moet geven, onderscheid deze dan duidelijk van de gedicteerde tekst door 'stop' te zeggen, gevolgd door de instructies. Voordat u weer verder gaat met dicteren, zegt u 'Tekst'. Opmerking: In plaats van 'stop' te zeggen kunt u ook de toon van uw stem veranderen of uw secretaresse bij haar naam noemen. Getallen dicteren 0 nul 1 000 duizend in cijfers in hoofdletters onderstreept gespeld in woorden vetgedrukt 1977 negentien zeventig zeven 3,18 drie komma één acht 12 700 twaalfduizend zevenhonderd Om aan te geven dat een bepaald woord moet worden onderstreept, in hoofdletters of vetgedrukt moet worden weergegeven enz., zegt u gewon 'stop' en geeft u het gewenste commando. Om het commando te beëindigen zegt u: 'Stop einde onderstreepte tekst', 'Stop einde vetgedrukte tekst' enz. Stop - /gecentreerd/ tekst Stop - /drie kolommen/ tekst Stop - /tabel volgens bijlage/ tekst Stop - /een kolom met cijfers/ tekst Correcties en toevoegingen aan de tekst Als u halverwege een zin een fout hebt gemaakt, stop dan gewoon en ga terug naar het punt waar u een fout hebt gemaakt. U kunt op elke gewenste plaats in het dictaat iets invoegen, overschrijven of verwijderen. Het alfabet spellen A Alpha J Juliet S Sierra B Bravo K Kilo T Tango C Charlie L Lima U Uniform D Delta M Mike V Victor E Echo N November W Whisky F Foxtrot O Oscar X X-ray G Golf P Papa Y Yankee H Hotel Q Quebec Z Zulu I India R Rome Commando's in een zin (Interpunctie). Punt, Komma ( Haakje openen ) Haakje sluiten! Uitroepteken Apostrof? Vraagteken Aanhalingstekens : Dubbele punt / Schuine streep ; Puntkomma Inspringen Aligneren 8

Dicteertest Originele brief Dhr. Adam Smart Keizersgracht 30 Amsterdam Geachte heer Smart, Bedankt dat u hebt gekozen voor deze digitale dicteeroplossing van PHILIPS. Om snel en gemakkelijk te kunnen dicteren moet u enkele dingen onthouden. Allereerst moeten moeilijke namen en woorden worden gespeld, zodat secretaressen ze correct kunnen uittypen, en moet u de interpunctie vermelden. Besteed ook speciale aandacht aan getallen. Dit betekent bijvoorbeeld dat u beter 'één acht' kunt zeggen dan 'achttien'. Voor een vlotte woordenstroom is het ook van belang dat u nadenkt over de tekst voordat u begint met dicteren. Zo voorkomt u haperingen die verwarring kunnen veroorzaken. Vermeld aan het begin van elk dictaat het soort document, de ontvanger en hoe het document moet worden rondgestuurd. De secretaresse moet worden verteld of er van tevoren een kladversie nodig is. Zelfs formatteren gaat snel en gemakkelijk. Individuele woorden, zinnen of complete alinea's moeten duidelijk worden onderscheiden van de daadwerkelijk gedicteerde tekst en specifieke instructies over hoe deze te behandelen. Ook moet het commando worden gedeactiveerd nadat het formatteren is gebeurd. Maar techniek is niet de enige sleutel tot succes. Vriendelijkheid is altijd belangrijk. Een dictaat kan worden begonnen met 'hallo' en de secretaresse kan met vermelding van haar naam worden begroet. De spreker wil zich mogelijk ook identificeren. Beleefdheid is extra belangrijk bij het dicteren van instructies. Een oprecht 'dankjewel' aan het einde van elk dictaat wordt altijd door secretaressen gewaardeerd. Aangezien mensen zeven keer sneller spreken dan schrijven, is het duidelijk dat dicteren de productiviteit en efficiëntie kan verhogen. Bij Philips ontwikkelen we kant-en-klare technologie die gebruiksvriendelijk en echt toegankelijk is. Doordat we uw stem centraal stellen bij al onze activiteiten, bieden we u de mogelijkheid om volop te profiteren van spraakverwerkingsproducten waarmee u meer kunt doen in minder tijd. Laat het ons weten als u meer vragen hebt over efficiënt dicteren. Hoogachtend, 9

Dicteertest Tekst met commando's /Dit is Maria Clever. Hierna volgt een brief van één bladzijde. Het is dringend, overhandig me de brief daarom direct voor ondertekening en verstuur deze/ Dhr. Adam Smart Keizersgracht 30 Amsterdam Geachte heer Smart / komma, alinea/ bedankt dat u hebt gekozen voor deze digitale dicteeroplossing van PHILIPS /STOP - gespeld als Papa Hotel India Lima India Papa Sierra - TEKST /punt/ Om snel en gemakkelijk te kunnen dicteren moet u enkele dingen onthouden /punt/ Allereerst moeten moeilijke namen en woorden worden gespeld /komma/ zodat secretaressen ze correct kunnen uittypen /komma/ en moet u de interpunctie vermelden /punt, alinea/ Besteed ook speciale aandacht aan getallen /punt/ Dit betekent bijvoorbeeld dat u beter /enkel aanhalingsteken/ één acht /enkel aanhalingsteken/ kunt zeggen dan /enkel aanhalingsteken/ achttien / enkel aanhalingsteken, punt/ Voor een vlotte woordenstroom is het ook van belang dat u nadenkt over de tekst voordat u begint met dicteren /punt/ Zo voorkomt u haperingen die verwarring kunnen veroorzaken /punt, alinea/ Vermeld aan het begin van elk dictaat het soort document /komma/ de ontvanger en hoe het document moet worden rondgestuurd /punt/ De secretaresse moet worden verteld of er van tevoren een kladversie nodig is /punt, alinea/ Zelfs formatteren gaat snel en gemakkelijk /punt/ Individuele woorden /komma/ zinnen of complete alinea's moeten duidelijk worden onderscheiden van de daadwerkelijk gedicteerde tekst en specifieke instructies over hoe deze te behandelen /punt/ STOP vetgedrukt/ Ook moet het commando worden uitgeschakeld nadat het formatteren is gebeurd / STOP einde vetgedrukt/punt, alinea/ Maar techniek is niet de enige sleutel tot succes /punt/ Vriendelijkheid is altijd belangrijk /punt/ Een dictaat kan worden begonnen met /enkel aanhalingsteken/ hallo /enkel aanhalingsteken/ en de secretaresse kan met vermelding van haar naam worden begroet /punt/ De spreker wil zich mogelijk ook identificeren /punt/ Beleefdheid is extra belangrijk bij het dicteren van instructies / punt/ Een oprecht /enkel aanhalingsteken/ dankjewel /enkel aanhalingsteken/ aan het einde van elk dictaat wordt altijd door secretaressen gewaardeerd /punt, alinea/ Aangezien mensen zeven keer sneller spreken dan schrijven /komma/ is het duidelijk dat dicteren de productiviteit en efficiëntie kan verhogen /punt/ Bij Philips ontwikkelen we kant-en-klare technologie die gebruiksvriendelijk en echt toegankelijk is /punt/ Doordat we uw stem centraal stellen bij al onze activiteiten /komma/ bieden we u de mogelijkheid om volop te profiteren van spraakverwerkingsproducten waarmee u meer kunt doen in minder tijd /punt, alinea/ Laat het ons weten als u meer vragen hebt over efficiënt dicteren /punt, alinea/ Hoogachtend /komma/ /Einde van het dictaat. Bedankt/ 10

Dicteren met spraakherkenningssoftware Moderne stem-naar-tekst transcriptiesoftware kan u zelfs nog meer tijdwinst opleveren, omdat het omzetten van uw stem in tekst dan drie keer zo snel gaat als typen, met een accuratesse tot 99%. U moet de software eerst 'trainen', zodat deze gewend raakt aan uw stem en aan de manier waarop u woorden uitspreekt. De nieuwste programmaversies kunnen dit in slechts 4 minuten doen. Dicteren voor transcriptie met behulp van spraakherkenningssoftware werkt op een zeer vergelijkbare manier als 'klassiek' dicteren met de hulp van een assistent. Als u een moeilijke term of naam wilt spellen, moet u ook het internationale radioalfabet gebruiken, dat eerder werd getoond. Om te beginnen met het uitschrijven van uw opname, moet u een commando uitspreken, bijvoorbeeld 'word wakker'. Als u wilt pauzeren of stoppen met uitschrijven, moet u zeggen 'ga slapen'. U kunt uw dictaat daarna op elk moment nalezen en de nodige wijzigingen aanbrengen. Als u op een woord klikt verschijnen er suggesties voor woorden die hetzelfde klinken, waardoor het nakijken sneller en gemakkelijker gaat. Afhankelijk van uw beroep zijn er speciale versies van de software beschikbaar (bijv. gezondheidszorg, juridisch). Deze oplossingen zijn geoptimaliseerd voor uw sector. 11

3 Begin met opnemen! 01 02 03 04 05 Begin met opnemen Adem in voordat u begint met spreken: uw opname klinkt dan levendiger Begin met spreken Wanneer u klaar bent met opnemen, pauzeer dan een seconde voordat u op de stopknop van uw apparaat drukt. Dit is een goede gewoonte, omdat het dan niet kan gebeuren dat u de laatste lettergreep van uw laatste zin per ongeluk niet opneemt. Correcties aanbrengen: Als u een fout hebt gemaakt en graag wilt teruggaan om een deel opnieuw op te nemen, stop dan met opnemen, spoel uw dictaat terug en begin opnieuw met opnemen vanaf de gewenste plaats. Let op dat u niet per ongeluk een opname overschrijft die u wilt bewaren. 12

4 WAT TE DOEN bij een gebrek aan zelfvertrouwen Sommige mensen hebben moeite met spreken in een opnameapparaat. Voor deze mensen duurt het langer voordat ze eraan gewend zijn zichzelf te horen spreken, maar 'microfoonangst' is bijna altijd tijdelijk en verdwijnt als u oefent. Iedereen die kan praten, kan leren dicteren. Beginners raken vaak gefrustreerd als hun eerste opnames niet de kwaliteit hebben die ze verwachten. Dicteren is niet moeilijk, maar het vergt wat oefening tot u werk van hoge kwaliteit kunt afleveren dat weinig of geen fouten bevat. Of u nu uw gedachten wilt opnemen, e-mails wilt versturen of lange verslagen wilt samenstellen, opnemen en transcriberen bespaart u veel tijd. Het is absoluut de moeite waard om tijd te besteden aan het oefenen, aangezien de tijd die het oefenen kost zeer beperkt is ten opzichte van de tijd die u later wint. Tips om uw zelfvertrouwen te bevorderen 01 02 Begin met dicteren terwijl er niemand in de kamer is. Zo bent u minder zenuwachtig. Luister naar uw opgenomen stem tot u gewend bent aan het geluid en uw stem niet langer 'vreemd' voor u klinkt 03 04 05 Bereid uw gedachten voor (voor beginners zijn enkele notities op papier een goed idee) Oefen: dicteer oefenteksten en speel ze voor uzelf terug Heb geduld met uzelf. Leren dicteren kost tijd, maar het is absoluut de moeite waard! 13