Actieplan communicatie 2009-2012
Leden werkgroep CP Edgard Yde (procesbegeleider) CNT Lien Vermeersch (projectbegeleider 2009-2010) HINP Patrick Provoost (projectbegeleider 2010-2012) HINP Griet De Blick (LP Beernem) INP Raphaël Sierens (LP Beernem) HINP Ben Sette (LP Zedelgem) INP Inge Vandekerckhove (LP Zedelgem) INP Kurt Ramon (LP Oostkamp) INP Stephaan Carly (LP Oostkamp) INP Ludo Clyncke (recherche) 2
Aanleiding Vooraf aan opmaak ZVP 2009-2012: bevraging van partners, financiers/opdrachtgevers => verwachtingen en verbeteringen bieden zich aan 1 van deze verbeterpunten: EXTERNE COMMUNICATIE In 2007 heeft de politiezone opnieuw een positiebepaling uitgevoerd => zicht op sterke punten en verbeterpunten 1 van deze verbeterpunten: INTERNE COMMUNICATIE 3
Probleemgebieden Externe communicatie Informatieverspreiding aan de burgers en overheden Interne communicatie Beheer van politionele informatie Vergaderen en vergaderplan Beheer van niet-politionele informatie Verwerken van zachte informatie Faxen en faxbeheer Mailen en mailbeheer Beheer website Beheer archief (archipol) 4
SMART-doelstellingen (1) Probleemgebied 1(externe communicatie): 1. Tegen 1/9/09 maken we een communicatieschema op voor onze belanghebbenden zodat ze zicht krijgen op het verloop van onze externe communicatie. 2. Vanaf 1/11/09 maken we maandelijks de planning over van al onze preventieve en repressieve gerechtelijke-en verkeersacties en na afloop delen we de resultaten mee. 3. Vanaf 1/9/09 worden alle artikels die we extern communiceren vooraf verspreid aan het personeel via intranet. 5
SMART-doelstellingen (2) Probleemgebied 2 (Interne communicatie): 1. Tegen 1/11/09 willen we via een schematisch overzicht inzicht krijgen op de stromen van politionele en niet-politionele informatie. 2. Tegen eind 10 gaan we alle relevante politionele en niet-politionele informatie verspreiden via een zelf te creëren intranet. 3. Tegen eind maart 10 maken we concrete afspraken om onze interne vergaderingen efficiëter te laten verlopen. 6
SMART-doelstellingen (3) Probleemgebied 2(interne communicatie) 4. Tijdens een kwartaalvorming in 10 zal er een opleiding gegeven worden over het beheer van de zachte informatie. 5. Eind 09 maken we, binnen onze technische mogelijkheden, concrete afspraken met de medewerkers en de partners inzake de afhandeling van fax- en mailberichten. 6. Tegen eind 10 creëren we een nieuwe visueel aantrekkelijke en gebruiksvriendelijke website. 7
Activiteiten externe communicatie Probleemveld 1: informatieverspreiding Doelst. 1: zicht krijgen op externe communicatie Opmaken communicatieschema Verspreiden schema via interne en externe kanalen Doelst. 2: planning en resultaten acties Overmaken interne voorschriften inzake overmaken planning en meedelen resultaten Overmaken planning acties aan externe belanghebbenden 27/10/09 voorstelling actieplan 8
Activiteiten externe communicatie (2) Overmaken resultaten aan externe belanghebbenden Probleemveld 2: medewerkers geen zicht op wat extern gecommuniceerd wordt Doelst.1: artikels extern gecommuniceerd, ook verspreiden aan personeel Opmaken interne voorschriften voor externe communicatie Intern verspreiden van berichten die extern overgemaakt worden 27/10/09 voorstelling actieplan
Activiteiten interne communicatie Probleemveld 1: politionele info zit verspreid Doelst. 1: overzicht op stromen politionele en niet-politionele info Oplijsten alle politionele en niet-politionele info Doelst. 2: relevante info verspreiden via intranet Bepalen welke info raadpleegbaar moet zijn via intranet + opmaken boomstructuur Uitwerken lokaal intranet 10
Activiteiten interne communicatie (2) Probleemveld 2: vergaderingen verlopen niet zoals het hoort Doelst. 1: concrete afspraken om interne vergaderingen efficiënter te laten verlopen Opstellen vergaderplan Opstelen vergadercharter Probleemveld 3: zachte info moeilijk terug te vinden, opmaak RIR weinig gekend Doelst. 1: opleiding voorzien in kwartaalvorming 11
Activiteiten interne communicatie (3) Geven van uitleg inzake opstellen en beheer RIR tijdens kwartaalvorming Mogelijkheid uitwerken voor beheer externe zachte info Probleemveld 4: bepaalde berichten via fax/mail bereiken bestemmeling niet Doelst. 1: afspraken inzake afhandeling van fax en mailberichten Opmaken gedragscode inzake opmaken, overmaken en beheer faxen en mails 12
Activiteiten interne communicatie (3) Probleemveld 5: website Doelst. 1: nieuwe visueel aantrekkelijke en gebruiksvriendelijke website Uitwerken welke info op website moet komen + opmaken boomstructuur Creëren nieuwe website 13
Bedankt voor uw aandacht!!!! 14