Dienst ICT Informatiemanagement Den Dolech 2, 5612 AZ Eindhoven Postbus 513, 5600 MB Eindhoven www.tue.nl Opdrachtgever ICT Governance Board Datum 19 maart 2010 Voorstel voor een plancyclus Informatiemanagement drs W.F. Gaasendam ing C.N.M. du Bois Kopiehouder Directie Dienst ICT
Inhoudsopgave Titel Plancyclus Informatiemanagement 1 Tweejarige plancyclus 3 1.1 Cyclus in het eerste jaar 3 1.2 Cyclus in het tweede jaar 4 2 Agenda s IM-overleg en Governance Board 5 2.1 Vergaderpunten Governance Board 5 2.2 Vergaderpunten DIM/FIM-overleg 5 3 Documenten behorend bij de plancyclus 6 3.1 Projectdocumenten Governance Board 6 3.2 Projectdocumenten Stuurgroep 6
1 Tweejarige plancyclus 1.1 Cyclus in het eerste jaar De ICT Governance Board van de TU/e heeft besloten het Amsterdams Informatiemodel lean and mean te gaan toepassen. Hiertoe dient een plancyclus ontworpen te worden. Hierna volgt een voorstel voor een dergelijke plancyclus. De Board heeft voor de plancyclus besloten tot de instelling van rollen op het gebied van informatiemanagement, de zogeheten DIM- en FIM-rol. DIM staat voor dienstinformatiemanagement, FIM voor facultair informatiemanagement. De FIM-rol wordt vooralsnog ingevuld door de directeur Bedrijfsvoering. De DIM-rol wordt belegd bij een functionaris binnen een dienst als financiën, p&o, communicatie, huisvesting. De cyclus ziet er dan als volgt uit. Er wordt een DIM/FIM-overleg gevoerd, tweemaal per jaar minimaal. Het is mogelijk om meer vergaderingen te beleggen, wanneer nodig. Dit overleg wordt voorgezeten door de informatiemanager. Het eerste overleg vindt plaats in april. Dit overleg heeft als doel om helder te krijgen wat voor grote en kleinere projecten er ingediend gaan worden in de begrotingscyclus, die in mei begint voor het volgende jaar. In het overleg inventariseert de informatiemanager wat er naar de governance board moet ter bespreking. Input zal meestal vanuit de business komen, de informatiemanager inventariseert en selecteert. Soms zal de Governance Board sturend optreden en vragen om een project. Dat doet de Board dan door middel van een Project Mandate. Bij de inventarisatie worden projecten in twee groepen verdeeld: zware en lichte projecten. Zware projecten gaan altijd naar de governance board, de lichte in principe niet. Wanneer is een project zwaar? het project overstijgt het bedrag van 50.000 euro; het project is domeinoverstijgend; het project is beheerseenheid overstijgend. In de vergadering wordt besloten welke projecten op basis van deze criteria bij de governance board terecht gaan komen. Vervolgens overlegt de informatiemanager met DIM/FIM-functionarissen over de indiening bij de GB. Indiening zal altijd geschieden door middel van een Project Brief/Business case aan de Governance Board. De cyclus van Prince 2 gaat uit van een top-down model, waarbij een board bepalend is voor het initiatief. Bij de TU/e zal dat meestal de business zijn. Mocht de board zelf initiatief nemen, dan zorgt de informatiemanager voor de project mandate, een document dat overigens qua inhoud nagneog overeenkomt met de project brief. Na het FIM/DIM-overleg worden er samen met de informatiemanager Project Brief/Business cases gemaakt. Die worden geagendeerd voor de Governance Board. Deze vergadering vindt in mei plaats. Op basis van de Project Brief/Business cases geeft de GB adviezen aan het College van Bestuur. Op basis van de adviezen stelt het CvB in de begrotingscyclus in september vast welke projecten in aanmerking komen voor geld uit de vrije beleidsruimte. 3 Plancyclus Informatiemanagement / Versie
In oktober komt het DIM/FIM-overleg weer bij elkaar. Hierbij wordt vastgesteld welke projecten doorgaan, worden stuurgroepen geformeerd en voorgedragen aan de Governance Board. Nu worden ook PIDs gemaakt. In november komt de governance board nog een keer bij elkaar om de project initiation documents te bespreken en te accorderen. Ook de bezetting van de stuurgroepen wordt op dit moment geaccordeerd. De stuurgroep draagt een beoogd projectleider voor aan de governance board ter goedkeuring. In december stelt de informatiemanager de diensthoofden en directeuren Bedrijfsvoering op de hoogte van de status van de projecten die in januari van start gaan. Tevens geeft hij een evaluatie van de afgeronde projecten. 1.2 Cyclus in het tweede jaar Daarna kan de stuurgroep in januari aan de slag met de projectcyclus. Stuurgroep en projectgroep werken vervolgens via de Prince 2-structuur. De governance board ziet van deze fases weinig terug. Een groot project kent zes fasen: Opstarten project; Project-initiatie; Definitiefase; Realisatiefase; Implementatiefase; Projectafsluiting. De board vergadert in principe twee keer per jaar (zie het vorige jaar). Tijdens de eerste vergadering in mei komen behalve de PIDs voor het komende jaar de voortgangsrapporten/faserapporten van de lopende projecten aan de orde. Deze voortgangsrapporten liggen bij de Governance Board voordat de implementatiefase van een project intreedt. De Governance Board krijgt deze stukken van de in werking getreden stuurgroepen. In mei zijn dit alleen de voortgangsrapporten, maar in november ook de projecteindrapporten. Een stuurgroep zit veel dichter op het proces. De stuurgroep oefent controle uit door minimaal een keer in de twee maanden bij elkaar te komen. De stuurgroep wordt door de projectorganisatie op de hoogte gehouden door vooral Einde-faseplannen en Faseplannen voor de volgende projectfase. In november krijgt de Governance Board ook bezoek van de systeemeigenaren. Die geven een status quo van het hun regarderende systeem. Zij doen dat in relatie tot het nieuw te maken Programmaplan Informatiemanagement & ICT. Dit plan wordt op basis van deze gegevens door de informatiemanager bijgewerkt en wordt in mei van het jaar daarop behandeld door de Governance Board in relatie tot de dan ingediende projecten. In december stelt de informatiemanager de diensthoofden en directeuren Bedrijfsvoering op de hoogte van de status van de projecten die in januari van start gaan. Tevens geeft hij een evaluatie van de afgeronde projecten. 4 Plancyclus Informatiemanagement / Versie
2 Agenda s IM-overleg en Governance Board 2.1 Vergaderpunten Governance Board De vergaderpunten van een Governance Board zijn in mei dus: -bespreking Programmaplan Informatiemanagement & ICT (huidige ICT-beleidsplan); -bespreking mandates/briefs projecten komende jaar; -bespreking voortgangsrapporten van lopende projecten; De vergaderpunten in november zijn: -bespreking en goedkeuring aangepaste Project briefs na beslissing CvB; -goedkeuring stuurgroepen nieuwe projecten; -bespreking/ evaluatie projecteindrapporten afgeronde projecten; -decharge stuurgroepen; -presentaties systeemeigenaren. 2.2 Vergaderpunten DIM/FIM-overleg De vergaderpunten van het DIM/FIM-overleg in april zijn: -inventarisatie mogelijke project briefs en project mandates; -bespreking voortgang lopende projecten ter voorbereiding op Governance Board mei; -bespreking Programmaplan Informatiemanagement & ICT (huidige ICT-beleidsplan); -voorbereiden agenda Governance Board van mei. De vergaderpunten van het DIM/FIM-overleg in oktober zijn: -voorbereiden en aanpassen Project briefs na beslissing CvB; -hoe om te gaan met afgekeurde projecten; -voorstellen samenstelling stuurgroepen nieuwe projecten; -voorbereiden afronding lopende projecten. 5 Plancyclus Informatiemanagement / Versie
3 Documenten behorend bij de plancyclus 3.1 Projectdocumenten Governance Board Documenten waarmee de Governance Board te maken krijgt zijn: Project mandate (als de Board zelf initieert); Project Brief; Communicatieplan; Voortgangsrapport; Einde project rapport; Decharge-formulier. 3.2 Projectdocumenten Stuurgroep Documenten waarmee een stuurgroep te maken krijgt zijn: Project brief; Project Initiation Document; Project Start Architectuur; Faseplan; Voortgangsrapportage; Business Requirements; Procesbeschrijving; Functioneel Ontwerp; Einde fase rapport; Technisch ontwerp; Testplan; Overeenkomst leverancier; Functionele acceptatie; Implementatieplan (technisch en functioneel); Technische release acceptatie; Beheerovereenkomst (inclusief technisch beheerplan); Einde project rapport; Evaluatierapport; Leerpunten. 6 Plancyclus Informatiemanagement / Versie