Records Management Terminologie

Records Management Terminologie Auteur: Saskia Giesbers Opdrachtgever: Records Management Conventie Datum: 6 maart 2002 Status: Concept Inlichtingen: Saskia Giesbers RMC Bureau Westeinde 28 2270 AD Voorburg Tel: 070 30 006 84 E-mail: saskia.giesbers@kbenp.nl WWW: www.rmconventie.nl

Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Het vakgebied Records Management 4 2.1 Records Management in Nederland 4 2.2 Verschil met andere delen van de wereld 4 2.3 Het beroep van de records manager 5 3 Terminologische verwarring 6 3.1 Oorzaken en belemmerende factoren 6 3.2 Oplossingen voor terminologische verwarring 8 4 Termen en definities 10 4.1 nen voor RM terminologie 10 4.2 Terminologielijst 11 4.3 Index RM termen 45 Afbeelding op de voorpagina: Het verhaal van de Toren van Babel is ontleend aan Genesis 11:1-9. De bekendste verklaring vinden we in de bijbel. Daar wordt verteld dat de mensen in de stad Babel ooit een toren wilden bouwen die tot de hemel zou reiken. Om die hoogmoed te bestraffen, zorgde God ervoor dat de bouwers ineens verschillende talen spraken, zodat ze niet meer konden samenwerken. De bouw aan de toren lag stil en de Babylonische spraakverwarring begon. Pagina 2 van 45

1 Inleiding Dit document bevat de resultaten van de interviewronde onder sleutelfiguren op het gebied van Records Management (RM). Doel van het onderzoek was het inzicht in terminologische verwarring op het gebied van RM te vergroten. De resultaten zijn verdeeld over twee hoofdstukken met als onderwerpen respectievelijk het RM vakgebied en terminologische problemen op dat vakgebied. De resultaten zijn aangevuld met een overzicht van termen en definities. De termen zijn tijdens een interviewronde onder sleutelfiguren op het gebied van RM genoemd als verwarrende begrippen en als kernbegrippen. De definities zijn ontleend aan bronnen die tijdens de interviewronde door de sleutelfiguren zijn genoemd. De deskundigen die aan het onderzoek hebben meegewerkt zijn (alfabetisch): - Dhr. J. Bogaarts (Senior ICT Consultant, Algemeen Rijksarchief), - Dhr. K. Duijvelaar (Vereniging Nederlandse Gemeenten), - Dhr. H. Hofman (Senior Adviseur, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, vertaler ISO standaard 15489), - Dhr. P. Horsman (Coördinator Onderzoek en Onderwijs, Archiefschool), - Prof. Dr. F.C.J. Ketelaar (Hoogleraar archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam), - Mr. A.C.J. Koers (Sectorhoofd Documentaire Informatie, Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij), - Dr. K. van der Meer (Docent Documentaire Informatiesystemen aan de opleiding Technische Informatica en begeleider afstudeerders, Technische Universiteit Delft), - Drs. J. Möller (Coördinatie en Advies Documentaire Informatievoorziening, Ministerie van Verkeer en Waterstaat), - Drs. C. Schönfeld (Hoofd Verwerving & Concerndiensten, Gemeentearchief Amsterdam), - Dhr. H. Smit (Programmamanager Taskforce Digitale duurzaamheid, ICTU), - Dhr. R. Verdegem (Record Information Analist, Testbed Digitale Bewaring, ICTU), - Mvr. T. van Zwol (Record Keeping Expert, Testbed Digitale Bewaring, ICTU) Dit document is een concept. Voordat een definitief document uitgegeven wordt, krijgt u de gelegenheid de concepttekst te lezen en erop te reageren. Als deskundige denkt u na over de terminologie van uw vakgebied, daarom wordt uw reactie zeer op prijs gesteld. Met reactie worden aanvullingen, aanmerkingen en opmerkingen bedoeld. Het definitieve document wordt uitgereikt op het RMC congres van 20 juni 2002. Pagina 3 van 45

2 Het vakgebied Records Management 2.1 Records Management in Nederland De deskundigen die betrokken zijn bij dit onderzoek verschillen van mening over de interpretatie van Records Management. De eerste invulling is dat RM hetzelfde is als de archieffunctie, dat de letterlijke vertaling archiefbeheer is. Bij deze invulling vindt men dat RM alleen een nieuwe term is voor zaken die al jaren gedaan wordt. Het enige nieuwe is dat men zich nu ook met digitale documenten bezig houdt. De tweede invulling van RM maakt onderscheid tussen RM en de archieffunctie. In onderstaande tabel zijn de verschillen die in het onderzoek naar voren kwamen tegenover elkaar geplaatst. Records Management - Levende archiefbescheiden - Onderdeel van het primaire proces - Vraag-georiënteerd - Proactief en dienstverlenend - Archiefbescheiden eigen organisatie - Documenten dienen als bewijsmateriaal - Verantwoording van het handelen van een organisatie Archieffunctie - Oude archieven - De laatste stap - Aanbod-georiënteerd - Statisch, passief - Archiefbescheiden andere organisatie(s) - Documenten moeten bewaard worden en worden vervolgens vernietigd - Toegankelijk maken van cultureel erfgoed voor het publiek De ISO standaard 15489 maakt ook onderscheid tussen beheer van archiefbescheiden van organisaties (records management) en beheer van archiefbescheiden bij archiefdiensten (archival management). 2.2 Verschil met andere delen van de wereld Een aantal factoren beïnvloeden de invulling van Records Management. De eerste factor is de archieftraditie. Nederland heeft een Duits systeem met dossiers, dit systeem bestaat ook in Scandinavische landen. Angelsaksische landen en Zuid-Europese landen hebben een andere archiefsysteem. In China werd alles weggegooid als een keizerrijk aan zijn einde was. Alleen van de laatste keizerdynastie hebben ze daar nog gegevens. Ook culturele aspecten spelen een rol. In Engeland werken mensen bijvoorbeeld vooral in het belang van de zaak, in Nederland maken mensen op de zaak ook documenten voor zichzelf. De tweede factor is de plaats van RM in de organisatie. In Engeland wordt veel overgelaten aan de bureaus, zit RM meer in het lijnmanagement. In de rest van Europa neemt de archieffunctie een plaats in de bureaucratie in. De derde factor is de mate van standaardisatie. In Australië, Engeland en de Verenigde Staten is meer voorgeschreven bij wet dan in Nederland, daar wordt ook al langer met een Records Management norm gewerkt. De N/ISO norm is gebaseerd op een Australische standaard. In Nederland staat standaardisatie nog in de kinderschoenen. De vierde factor vormen de beroepen die zich met RM bezig houden. In Angelsaksische landen zijn archivist en records manager verschillende beroepen, in Nederland wordt dan onderscheidt niet gemaakt. In het Frans is geen term voor Records Management, het is daar geen professie. Zij spreken over pré archivage, voorbereiding voor archiefwerk. Pagina 4 van 45

2.3 Het beroep van de records manager Het werkveld van een records manager is nog niet uitgekristalliseerd. DIV ers voelen zich bedreigd door ICT en vinden Records Management een uitvinding van de ICT wereld. Record managers hebben een sterkere positie dan DIV ers, maar het moet dan wel de ambitie zijn van mensen om zo n sterkere positie in te nemen. Traditionele DIV ers zijn misschien niet flexibel genoeg om van positie in de organisatie te veranderen. Aan de Universiteit van Amsterdam probeert men het onderwijs aan te passen op nieuwe ontwikkelingen en opkomst van RM. Dat doet men door systematisch het records continuüm 1 te prediken. De rol van de archivaris is veranderd in de rol van records professional. De archiefopleiding is onderdeel geworden van informatiewetenschappen. 1 Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. Frank Upward. Records Continuum Research Group (RCRG), Monash University. Beschikbaar op Internet. Laatste update: 5 januari 2000. URL: http://rcrg.dstc.edu.au/publications/recordscontinuum/fupp1.html. Pagina 5 van 45

3 Terminologische verwarring 3.1 Oorzaken en belemmerende factoren Algemeen De wereld is in beweging. Meer disciplines gaan met elkaar praten. Buitenlandse termen worden ingevoerd in de Nederlandse taal. Digitalisering zorgt ervoor dat termen en definities de concepten niet helemaal dekken. Records Management is een jong vakgebied. Hoe ouder een vakgebied, hoe stabieler het begrippenkader. In een jong vakgebied evolueren termen omdat de betrokkenen andere inzichten krijgen. Men kan op verschillende manieren tegen begrippen aankijken: als concept op zich, als deel van een aantal begrippen, en naar het draagvlak. In dit document wordt vooral naar begrippen gekeken als concept op zich. Document explosie Het aantal documenten neemt enorm snel toe. Deze documenten explosie zorgt voor problemen. In de traditionele archivistiek heerste de gedachte dat alles bekeken moest worden. Identificatie bestond niet. Dat is niet vreemd omdat in de 19 e eeuw mensen alleen schreven als het moest. In de RM is de verwarring rondom selectie en identificatie wel een probleem, omdat mensen tegenwoordig meer vastleggen en niet alles bewaard moet worden. RM is nieuw Een leverancier van document management software ziet RM als een bedreiging omdat RM zich op de hele organisatie richt. Bovendien trekt iets nieuws klanten. Daarbij maakt het niet uit of de activiteiten nieuw zijn of dat alleen de benaming voor activiteiten nieuw is. DIV ers en archiefmedewerkers zijn bang overbodig te worden met de opkomst van RM. Ze zijn bang niet te kunnen omgaan met nieuwe technieken en dat ze niet kunnen voldoen aan nieuwe eisen ten aanzien van vereiste competenties. Begrippen zijn persoonlijk Wittgenstein, een filosoof, heeft onderzoek gedaan heeft naar het omzetten van mentale beelden in woorden. Het mentale beeld is het beeld dat iemand heeft bij een bepaald object, gebeurtenis, woord etc. Dit wordt gevormd door iemand s referentiekader. Dus door ervaringen, contact met anderen, opleiding, werkomgeving etc. Het mentale beeld zorgt voor veronderstellingen die mensen doen. In het geval van terminologie gaat het om veronderstellingen ten aanzien van de betekenis van woorden en de context waarin ze gebruikt kunnen worden. In zijn eerste publicatie gaat Wittgenstein in op de (on)mogelijkheid mentale beelden van objecten, gebeurtenissen etc om te zetten in woorden 2. In zijn tweede publicatie beschrijft Wittgenstein dat het woord een eenheid van communicatie is, een afbeelding van het geheel 3. Een woord is een soort label. Een label dat bij iedereen een andere associatie oproept. Begrippen en bijbehorende definities zijn dus persoonsgebonden. 2 Ludwig Wittgenstein. 1999. Tractatus logico-philosophicus. Vert. van: Tractatus logico-philosophicus. Oorspr.uitg.: 1922. Nederlandse en Duitse tekst. 1 e dr. Nederlandse uitg.: 1975. ISBN 9025360890. 3 Ludwig Wittgenstein. 1993. Filosofische onderzoekingen. Vert. van: Philosophical Investigations = Philosophische Untersuchungen. Oxford : Blackwell, 1953. - Vanaf 1995 impressum: Amsterdam [etc.] : Boom. - Met lit. opg., reg. ISBN 9053520139. Pagina 6 van 45

Zelfde begrip, andere betekenis Dezelfde begrippen worden in verschillende disciplines op een andere manier gebruikt en met een andere betekenis. De betekenis van een term wordt bepaald door de context waarin een term gebruikt wordt. Een record heeft in het ene vakgebied de betekenis van archiefbescheiden en in het andere de betekenis van onderdeel van een database. Een begrip als ontsluiten roept ook verschillende reacties op. In de archiefwereld is onderwerpsontsluiting voorstellen bijna vloeken in de kerk, in de bibliotheekwereld is onderwerpsontsluiting heel gewoon. Bibliotheken houden zich bezig met aanbieden van materiaal aan gebruikers, archieven doen dat minder. Onzuiver gebruik van begrippen Mensen gebruiken begrippen zonder dat men weet dat luisteraars of lezers een andere betekenis aan het begrip geven. Men gebruikt bijvoorbeeld van de term archivist wanneer men archivaris bedoelt, zonder op de hoogte te zijn van de associatie die zijn gesprekspartner bij dit begrip heeft. Van vroeger uit is een archivaris iemand die een academische studie heeft afgerond en een archivist iemand die een hbo studie heeft afgerond. Zuiver gebruik van begrippen is belangrijk. Men moet iets bijvoorbeeld niet kennis delen of informatie delen noemen als het gaat om dossiers delen. Binnen organisaties wordt vaak gewerkt met een eigen begrippenlijst. Deze lijsten kunnen een engere betekenis bevatten van algemeen gebruikte begrippen. Mensen denken daarom dat de engere betekenis de betekenis van het betreffende begrip is omdat zij dagelijks met die invulling geconfronteerd worden. Vertalen naar het Nederlands Voor Engelse termen moet een Nederlands woord gevonden worden. Er zijn goede Nederlandse termen dus het gebruik van buitenlandse termen is niet nodig. In plaats van preservering kunnen Nederlandse termen zoals bewaring of behoud gebruikt kunnen worden. conservering zou ook kunnen, maar dat heeft een sterke relatie met papier. Bij vertaling van Engelse termen, loopt men ook tegen verschillende betekenissen van termen aan in Engeland en de Verenigde Staten. Disposition betekent bijvoorbeeld voor een Engelsman vernietiging. Een Amerikaan duidt hiermee alle handelingen aan die plaatsvinden nadat een record haar functie in het bedrijfsproces heeft verloren. Als een Amerikaan bij een congres spreekt over dispose of schrikken de Engelsen daar enorm van. De Engelsen denken dat de Amerikaan alles in de prullenbak gooit. Ook moet rekening gehouden worden met de associatie die termen oproepen. Het begrip archiefstuk wordt in Nederland veelal opgevat als een document dat niet meer gebruikt wordt, het begrip records omvat echter ook documenten en informatie in de dynamische fase. Het inschakelen van vertaalbureaus en tolken zorgt ook voor belemmeringen. Ketelaar vertelde over een internationale bijeenkomst waaraan hij deelgenomen heeft. Bij die bijeenkomst probeerden tolken direct te vertalen wat gezegd werd naar Engels, Frans en Italiaans. Onder andere werd gesproken over het verschil tussen norm, standard, guidelines en best practices. Naast verschillen tussen talen, bestaan binnen talen ook nog verschillen. Was voor de bezoekers het verschil tussen de termen al niet duidelijk, de tolken zagen de nuances helemaal niet. De tolken hadden dus een nog groter probleem met de terminologie. Pagina 7 van 45

Digitalisering In de meeste terminologielijsten ontbreken termen met betrekking tot digitale documenten. Termen zoals authenticiteit, contextinformatie, metagegevens, bestand, document, conversie, migratie, emulatie, integriteit en archiefsysteem komen veelal niet in terminologielijsten. Traditionele termen zijn vaak niet meer geschikt, dekken niet meer de hele lading van het concept. De ene persoon definieert document als papier met iets erop een ander gebruikt de betekenis alles wat informatie is. Een ander voorbeeld is de term dossier. Vroeger was het een verzameling documenten die fysiek bij elkaar waren gebracht. Het dossier zat in een map of in meerdere mappen als het om veel documenten ging. Digitalisering zorgt voor onduidelijkheid over wat een dossier en wat een map is. Inlevingsvermogen Terminologische verwarring ontstaat door gebrek aan interesse in andere disciplines. ICT ers en DIV ers hebben vaak een gebrek aan voorstelling van elkaars taken en verantwoordelijkheden. Het kost energie en mentale flexibiliteit om zich het begrippenapparaat van een ander eigen te maken, wat nodig is om zich in een ander te kunnen verplaatsen. Soms speelt bewuste onwil een rol, in de trant van Ik wil niets met dat vak te maken hebben. Mensen buiten het RM vakgebied hebben ook vaak een verkeerde voorstelling van zaken. Binnen een organisatie wilde personeelszaken haar documenten scannen, omdat dat ruimte scheelt. De mensen achter deze wens dachten dat een image van het document voldoende was en de papieren documenten weggegooid konden worden. Ze hielden geen rekening met authenticiteit, wisten niet dat een rechter niet even veel waarde hecht aan een image van een document als aan het oorspronkelijke document. Meerdere initiatieven Iedereen constateert verwarring en gaat terminologie verduidelijken vanuit een eigen perspectief. De verwarring blijft daardoor bestaan, kan zelfs groter worden. Een coördinerend orgaan dat toezicht houdt op terminologie initiatieven is er niet. Initiatieven van DIVA, N en BZK moeten geïntegreerd worden. Ook de ICA en de Archiefschool zouden bij een samenwerkingsverband betrokken kunnen worden. 3.2 Oplossingen voor terminologische verwarring Geen jargon gebruiken Het beeld dat mensen hebben bij een bepaald object, een gebeurtenis of een woord wordt gevormd door iemand s referentiekader. Dus door ervaringen, contact met anderen, opleiding, werkomgeving etc. Deze achtergrond (mentale beeld) zorgt voor de veronderstellingen die mensen doen. In het geval van terminologie gaat het om veronderstellingen ten aanzien van de betekenis van woorden en de context waarin ze gebruikt kunnen worden. Kenmerkend voor jargon is dat de betekenis en context in een relatief kleine groep bekend zijn. In veel gevallen gaat het om woorden die in het jargon van een andere groep een andere betekenis hebben of op een andere wijze en in een andere situatie gebruikt worden. Door te spreken met woorden die meer algemeen bekend zijn kunnen mensen hun mentale beeld overbrengen op anderen. De lezer of luisteraar is vrij om aan de omschrijving een eigen term toe te kennen. Een term die voortkomt uit zijn eigen kennisapparaat. Vermijden van jargon maakt een vakgebied ook meer toegankelijk voor leken. Mensen zullen niet snel geneigd zijn gewone taal te gebruiken in plaats van vaktaal. De macht die spreken in geheimtaal met zich mee brengt, gaat immers verloren. Voor presentatie van informatie via een algemeen medium, zoals het Internet, is deze non-jargon optie zeer geschikt. Pagina 8 van 45

Jargon vermelden s van termen zijn context gebonden, dus voor iedere situatie moeten termen gedefinieerd worden. Situaties kunnen zijn: communicatie binnen en tussen projecten, binnen en tussen organisaties en organisatieonderdelen, in artikelen, op congressen etc. Aan het begin van een artikel, bijeenkomst, project en andere situaties waar mensen bij elkaar komen, moeten termen die gebruikt zullen worden gedefinieerd worden. In geval van intermenselijke communicatie is het ook van belang overeenstemming te bereiken over gebruik van een bepaalde term of definitie. Zowel bij schriftelijke als bij intermenselijke communicatie moet rekening gehouden worden met de doelgroep. Het overzicht van termen en definities in dit document (zie paragraaf 4.2) is bedoeld om een definitie te kiezen en te hanteren. Het overzicht is bedoeld als hulpmiddel. Gebruik van de opgesomde termen en definities is vrij. De lijst kan aangevuld worden door te turven welke termen veelvuldig opduiken. Interface / paraplu voor RM ontwikkelen Ieder domein (ICT, archief, bibliotheek) moet zijn eigen jargon houden. Mensen moeten weten dat een term in een ander domein een andere betekenis heeft. Een interface zou als een soort paraplu termen moeten koppelen over de verschillende disciplines heen. Dat kan op twee manieren: connectie tussen domeinen aanbrengen of een nieuw domein creëren. RM is een nieuw in te vullen gebied. Termen uit archief, bibliotheek, informatiemanagement en kennismanagement zouden opgenomen kunnen worden in de interface. De interface zou meerdere definities kunnen geven of een opsomming van termen zoals in een artikel of wet. Om niet te verdrinken in termen is het raadzaam maximaal 100 termen in de interface op te nemen. Inrichten van een interface is niet gerealiseerd. Pagina 9 van 45

4 Termen en definities 4.1 nen voor RM terminologie Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986- ISBN 9065007318. 5710-12 Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Archiefwet 1995 (versie geldig vanaf 1 september 2001) BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231 Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard. Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 Concept begrippenlijst ministeriële regeling. Carolien Schönfeld. s uit Ministeriële regeling goede en geordende staat archiefbescheiden en Archiefwet 1995. januari 2001. De virtuele bibliotheek: van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Directive. DoD Records Management Program. DoD 5015-2. Department of Defense, 6 maart 2000. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie Van regels naar kennis bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. s-gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - ISBN 9065026347. IV A 200-1 Internet woordenboek. Furore, Amsterdam 2001. Den Haag: SDU Uitgevers. ISBN 9012092949 Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. N-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001,IDT). Normcommissie 380 046 Informatie en Documentatie ICS 01.140.20. Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Pagina 10 van 45

Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. The NEDLIB list of terms. Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5. 4.2 Terminologielijst 01. Archief Archive Geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie. In meer algemene zin wordt het woord archief ook gebruikt voor (a) archiefdienst, (b) de verzameling archieven die onder een archiefdienst berusten, (c) de ruimte waar deze worden bewaard, (d) het gehele gebouw van de archiefdienst. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Een systeem waarin informatie gestructureerd wordt vastgelegd om deze snel en doeltreffend te kunnen terugvinden met een opvraagsysteem. Archieven worden opgedeeld in logische deelgebieden, die vaak worden omschreven als folder, documentatieklasse of documentatiegebied. Een archief is primair bedoeld voor lange termijn opslag. Binnen de huidige document management omgevingen bestaat een archief doorgaans uit optische en/of magnetische opslagsystemen. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard. Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 An organization that intends to preserve information for access and use by a Designated Community. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.ccsds.org/documents/pdf/ccsds-650.0-r-2.pdf 1. Organisch groeiend of volgroeid geheel van documenten, ambtshalve ontvangen of opgemaakt door een bestuurs- of beheerseenheid of een zelfstandig handelende functionaris en naar hun aard bestemd om onder dat bestuur of die functionaris te berusten. 2. Organisatie of afdeling die is belast met het bijeenbrengen, beheren en ter beschikking stellen van archiefstukken. 3. Ruimte of gebouw waar het geheel van archiefstukken wordt bewaard. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. Originating form a single provenance. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen. Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548. Pagina 11 van 45

Het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen of opgemaakt door een bestuur of zelfstandige handelend functionaris en naar hun aard bestemd om onder dat bestuur of die functionaris te berusten. Archiefbescheiden zijn bescheiden naar hun aar bestemd om te berusten onder het bestuur dat, of de persoon die ze heeft ontvangen of opgemaakt. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - ISBN 9065026347. IV A 200-1 02. Archiefautoriteit Archival authority Archiefinstelling, archiefdienst, archiefprogramma. Instelling of programma verantwoordelijk voor de selectie, verwerving en bewaring van archieven, voor hun beschikbaarstelling en voor de vernietiging van andere archiefbescheiden. N-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001,IDT). Normcommissie 380 046 Informatie en Documentatie ICS 01.140.20. Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. An institution responsible for the acquisition, preservation and communication of archives Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). 03. Archiefbescheiden Records, archives Digitale archiefbescheiden (enkelvoud) archiefstuk 1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; 3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke in gevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; 4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden; Archiefwet 1995 (versie geldig vanaf 1 september 2001) All books, papers, maps, photographs, machine-readable materials, and other documentary materials, regardless of physical form or characteristics, made or received by an Agency of the United States Government under Federal law or in connection with the transaction of business and preserved or appropriate for preservation by that Agency or its legitimate successor as evidence of the organization, functions, policies, decisions, procedures, operations, or other activities of the Government or because of in informational value within them. Information in any medium, and includes operational logistics, support and other materials created or received by the DoD Components in training, contingency, and wartime operations as well as in all routine and peacetime business. Directive. DoD Records Management Program. DoD 5015-2. Department of Defense, 6 maart 2000. A document made or received and set aside in the course of a practical activity. The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. Beschikbaar op Internet: www.interpares.org. Pagina 12 van 45

Archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 records omvatten alle boeken, papieren, mappen, foto s, machine-leesbare materialen en andere documentaire materialen, ongeacht te fysieke vorm of kenmerken, ambtshalve opgesteld of ontvangen door een overheidsorgaan en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Informatie opgemaakt, ontvangen en onderhouden als bewijs en informatie door een organisatie of persoon bij het vervullen van wettelijke verplichtingen of bij zakelijke transacties. N-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001,IDT). Normcommissie 380 046 Informatie en Documentatie ICS 01.140.20. Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Document(s) produced or received by a person or organisation in the course of business, and retained by that person or organisation. A record may incorporate one or several documents (e.g. when a document has an attachment), and may be on any medium in any format. In addition to the content of the document(s), it should include contextual information and, if applicable, structural information (i.e. information that describes the components of the record). A key feature of a record is that it cannot be changed. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ispo/ida (archives) Non-current records preserved with or without selection, by those responsible for their creation of by their successors in function for their own use or by an appropriate archives because of their archival value. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). (records) Recorded information (documents) regardless of form or medium created by an agency, institution, organisation or individual in pursuance of its legal obligations or in the transaction of business. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). (archiefstukken) Al die bescheiden die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/haar taken. Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548. 04. Archiefstuk Record, archive, archival record (meervoud) archiefbescheiden. Document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Pagina 13 van 45

Document dat ambtshalve is ontvangen of opgemaakt door een bestuurs- of beheerseenheid of een zelfstandig handelende functionaris en bestemd is om daaronder te berusten. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. An individual item forming a part of archives. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). (record) A specific piece of recorded information generated, collected or received in the initiation, conduct of completion of an institutional or individual activity and that comprises sufficient content, context and structure to provide proof of evidence of that activity. The NEDLIB list of terms. Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5. (archival record) Permanent records determined to be of sufficient additional historical, continuing or enduring value as to warrant the added cost of storage, conservation and preservation in an archival facility. The NEDLIB list of terms. Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5. 05. Archiefsysteem Records system Informatiesysteem dat archiefbescheiden opneemt, beheert en beschikbaar stelt door de tijd heen. N-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001,IDT). Normcommissie 380 046 Informatie en Documentatie ICS 01.140.20. Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Het systeem (server, jukebox, tape unit, of optische drive) waarin de documenten daadwerkelijk worden opgeslagen. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 Het geheel van procedures, methoden, kennis, middelen en documenten, waarmee een organisatie haar archiveringsfunctie vormtgeeft. Het woord organisatie in deze definitie mag ingeruild worden voor enig ander samenwerkingsverband van één of meer personen. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986- ISBN 9065007318. 5710-6 06. Archiefbeheerssysteem Records management systeem Records management applicatie Record keeping systeem Pagina 14 van 45

Een geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur en andere middelen, bestemd tot het beheer van archiefbescheiden. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie Van regels naar kennis bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. s-gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 07. Archiveren Het opslaan volgens een bepaalde methodiek van documenten in een archief op informatiedragers zoals papier, microfiche, (magnetische) tape of optische schijf. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 Het toewijzen en opslaan van records in de geschikte dossiercategorieën. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Archiveren is het verpakken van verschillende bestanden in één bestand, waardoor het versturen of ontvangen eenvoudiger wordt. De totale omvang van een gearchiveerd bestand is niet kleiner dan de som van de omvang van de afzonderlijke bestanden; om dat te bereiken zou het bestand tevens moeten worden gecomprimeerd. Internet woordenboek. Furore, Amsterdam 2001. Den Haag: SDU Uitgevers. ISBN 9012092949 1. Het opbergen van stukken in daarvoor bestemde kasten. 2. Het voor bewaring opslaan van digitale documenten. 3. Het verplaatsen van semi-statische en statische archiefbescheiden naar een voor bewaring bestemde ruimte. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. (digitaliseren van documenten) Bij het scannen wordt de image-informatie vastgelegd op een vaste schijf. Bij het archiveren van de documenten worden deze van de harde schrijf naar één of meer optische schrijven gekopieerd. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - ISBN 9065026347. IV B 210-7 08. Authenticiteit Authenticity (kenmerken van archiefstuk) betrouwbaarheid, bruikbaarheid, integriteit Het resultaat van een betrouwbare, juiste en volledige overlevering van records, zodat de oorspronkelijke verschijningsvorm en structuur van het record bewaard blijft. Dit betekent dat er geen wijziging in het record optreedt vanaf het moment van vastlegging. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Pagina 15 van 45

The quality of being genuine. In the context of a record, this quality implies that the record is what it purpots to be; it does not address the trustworthiness of the record s content as a statement of fact. Authenticity is conferred on a record by its mode, form, and/or state of transmission, and/or manner of preservation and custody. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ispo/ida De mate waarin de weergave van een archiefbescheid volledig en volstrekt in overeenstemming is met de oorspronkelijke vastlegging van het bescheid en bovendien de functie die bij ontstaan bedoeld was, behouden blijft. Concept begrippenlijst ministeriële regeling. Carolien Schönfeld. s uit Ministeriële regeling goede en geordende staat archiefbescheiden en Archiefwet 1995. januari 2001. Eigenschap van een archiefstuk dat de integriteit vaststaat als gevolg van een controleerbare wijze van archiefvorming, overlevering, bewaring en raadpleging. De controleerbaarheid ligt in de aanwezigheid en de status van andere documenten die de context, de toegepaste apparatuur en programmatuur en de metagegevens van het archiefstuk waarborgen. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. (Authentiek en betrouwbaar) Archiefstukken moeten zijn wat ze beweren te zijn, en wat ze beweren moet waar zijn. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986- ISBN 9065007318. 5710-4 Measure or statement establishing how much and in what way an electronic publication stored for long-term preservation and access purposes deviates from the digital original. The NEDLIB list of terms. Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5. (Authenticatie) Vaststellen date en document daadwerkelijk is wat het zou moeten zijn. De virtuele bibliotheek: van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek. 09. Beschrijven Description Metagegevens (archivistische beschrijving) 1. Het opsommen van archivistische kenmerken. 2. Aantekening van het resultaat van de activiteit als onder 1 ten aanzien van één archief, archiefafdeling, archiefbestanddeel of archiefstuk. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. The preparation of finding aids to facilitate control and consultation of holdings. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Pagina 16 van 45

Vastleggen van contextuele informatie en metadata. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986- ISBN 9065007318. 5710-12 10. Bestand File, holdings Een geheel van gegevens in een zelfde opslagformaat. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie Van regels naar kennis bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. s-gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Een geheel van gegevens in eenzelfde opslagformaat. Een bestand heeft een naam (meestal bestaande uit twee delen, gescheiden door een punt), een omvang (aantal bytes) en een datum (en tijd) van vervaardiging (of laatste wijziging). Concept begrippenlijst ministeriële regeling. Carolien Schönfeld. s uit Ministeriële regeling goede en geordende staat archiefbescheiden en Archiefwet 1995. januari 2001. Groep gegevens of documenten bijeengebracht met een bepaal doel en in onderlinge samenhang te raadplegen. Een bestand kan op papier, microfilm, digitaal of op welke drager dan ook zijn vastgelegd. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. (file) Two or more records of identical layout treated as a unit. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). (holdings) The totality of records/archives in the custody of a recordscentre/archives. Also referred to as collections. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Formele eenheid van digitale informatie. Een bestand heeft een naam (meestal bestaande uit 2 delen, gescheiden door een punt), een omvang (aantal bytes) en een datum (en tijd) van vervaardiging (of laatste wijziging). De virtuele bibliotheek: van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek. 11. Betrouwbaarheid Reliability (kenmerken van archiefstuk) authenticiteit, bruikbaarheid, integriteit Een betrouwbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de inhoud kan worden vertrouwd als een volledige en nauwkeurige weergave van de transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigt en waarop men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten. N-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001,IDT). Normcommissie 380 046 Informatie en Documentatie ICS 01.140.20. Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Pagina 17 van 45

12. Bewaring Preservation (technieken) Migratie, Emulatie, Conversie Processen en activiteiten die betrekking hebben op de zorg voor de technische en intellectuele instandhouding van authentieke archiefbescheiden door de tijd heen. N-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001,IDT). Normcommissie 380 046 Informatie en Documentatie ICS 01.140.20. Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. A basic archival function of storing and protecting records/archives. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). 1. The provision of adequate facilities to protect, care for, or maintain records. 2. Specific measures, individual and collective, undertaken to maintain, repair, restore, or protect records. 3. Measures aimed at averting damage or reducing the rate of natural, physical or logical ageing of documents (prospective preservation) or the restoration of damaged documents (retrospective preservation). Preservation may be physical (medium refreshing, medium migration), logical (format conversion, emulation) or intellectual (content preservation). The NEDLIB list of terms. Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5. 13. Bruikbaarheid Useability (kenmerken van archiefstuk) authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit Een bruikbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de vindplaats bekend is, dat kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd. Het behoort te kunnen worden weergegeven in directe relatie tot het bedrijfsproces of de transactie dat het heeft geproduceerd. De koppelingen met de context behoren informatie te bevatten die nodig is om de transacties, waarbij ze zijn opgemaakt en gebruikt, te kunnen begrijpen. N-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001,IDT). Normcommissie 380 046 Informatie en Documentatie ICS 01.140.20. Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. 14. Catalogus Catalogue 1. geordende inventaris van voorwerpen, documenten enz in een verzameling. 2. in een bibliotheek: volgens bepaalde regels samengestelde en geordende inventaris van boeken en andere documenten, met verwijzing naar de vindplaats. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. An archival finding aid describing individual documents of a specific type. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Pagina 18 van 45

Een lijst, houdende een opsomming van voorwerpen die verkrijgbaar zijn en/of tot een verzameling behoren. Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548. 15. Classificatie Classification Systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen of handelingen en/of archiefbescheiden in categorieën overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem. N-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001,IDT). Normcommissie 380 046 Informatie en Documentatie ICS 01.140.20. Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Systemetic identification and arrangement of business activities and or records into categories according to logically structured conventions, methods, and procedural rules represented in a classification scheme (often represented as a hierarchy). Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ispo/idab 1. Geheel van activiteiten waarbij een reeks of systeem van klassen met een bepaald doel wordt geordend volgens een bepaald principe of idee. 2. Systeem dat het resultaat is van de onder 1 genoemde activiteiten. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. 16. Collectie Collection Groep van documenten, volgens een bepaald criterium bijeengebracht en op of vanuit een plaats beheerd. Een verzameling kan onderdeel uitmaken van een archief, als deze in de context van archiefbescheiden tot stand is gekomen. De definitie is toegespitst op documenten. Schilderijen en de meeste andere museumvoorwerpen zijn er dus buiten gelaten. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Verzameling documenten, doelgericht bijeengebracht op basis van expliciete dan wel impliciete criteria. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. Pagina 19 van 45

1. An artificial accumulation o documents of any provenance brought together on the basis of some common characteristics. 2. A body of documents comprising a record/archive group with together related material of different provenance(s). 3. A loose usage for private records/archives. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Een op inhoudelijke of formele gronden afgebakende verzameling informatiebronnen waarvoor de verantwoordelijkheid voor beheer en beschikbaarstelling geheel of gedeeltelijk bij de bibliotheek ligt. De virtuele bibliotheek: van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek. 17. Content information The set of information that is the original target of preservation. It is an Information Object comprised of its Content Data Object and its Representation Information. An example of Content Information could be a single table of numbers representing, and understandable as, temperatures, but excluding the documentation that would explain its history and origin, how it relates to other observations, etc. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.ccsds.org/documents/pdf/ccsds-650.0-r-2.pdf 18. Context The framework in which the action in which the record participates takes place. The types of context include juridical-administrative context, provenancial context, procedural context, documentary context, and technological context. The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. Beschikbaar op Internet: www.interpares.org. 1. Van een archiefstuk, archiefbestandeel of archiefafdeling: het geheel van administratief-organisatorische, bestuurlijk-juridische en technische gegevens, waarbinnen de functie van het archiefstuk, archiefbestanddeel, of archiefafdeling in relatie tot de activiteiten en taken van de archiefvormer moet worden geïnterpreteerd. 2. Van een archief: het geheel van administratief-organisatorische, bestuurlijk-juridische en technische omstandigheden waarbinnen de activiteiten en de wijze van taakvoering van een archiefvormer moeten worden geïnterpreteerd. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Pagina 20 van 45