Handboek Innomet Innomet Holding bv Innomet Specials bv Innovatie in metaal met u! Handboek Innomet pagina 1 van 8
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 2 1 WELKOM BIJ INNOMET... 3 2 ORGANISATIE... 4 2.1 KENSCHETS VAN INNOMET... 4 2.2 STRATEGIE... 4 2.3 SYSTEEM... 5 2.3.1 Kwaliteit... 5 2.3.2 Arbeidsomstandigheden/veiligheid... 5 2.3.3 Milieu... 5 2.3.4 Financiën... 5 2.4 STRUCTUUR... 5 3 BEDRIJFSPROCESSEN... 6 3.1 PRODUCTIEPROCESSEN... 6 3.1.1 Verkopen... 6 3.1.2 Werkvoorbereiden... 7 3.1.3 Produceren... 7 3.1.4 Opleveren... 7 3.2 ONDERSTEUNENDE PROCESSEN... 7 3.2.1 Personeelszaken... 7 3.2.2 ICT... 8 3.2.3 Inkoop... 8 3.2.4 Administratie... 8 3.3 MANAGEMENTPROCES... 8 3.4 ONDERLIGGENDE DOCUMENTEN... 8 Handboek Innomet pagina 2 van 8
1 Welkom bij Innomet Ik wil u langs deze weg welkom heten bij ons bedrijf en ons bedrijf bij u introduceren. Ik hoop dat deze informatie u helpt om een plezierige samenwerking met ons aan te gaan. Innomet staat voor Innovatie in Metaal met U!. De leus past goed bij de manier waarop wij met mensen samenwerken. Onze belangrijkste ambitie is het meedenken met de klant op een innovatieve manier. Wij bieden naast ambachtelijk vakwerk ook advies aan over nieuwe toepassingsmogelijkheden. Door goed te luisteren naar wat de klant wil en wat hij nodig heeft, leveren wij een bijdrage aan de ontwikkeling, uitvoerbaarheid en kostenbesparing van het eindproduct. Dus kunnen wij onze klanten een uitstekende kwaliteit bieden - voor een scherpe prijs! Kernactiviteiten van Innomet zijn het buigen en vervormen van metalen buizen. Innomet is actief in vele branches zoals de energie- transport, bouw- en automobielsector. Wij maken prototypes, halfproducten en complete eindproducten. Met ons uitgebreide netwerk kunnen wij een compleet spectrum van diensten aanbieden. Ik hecht veel belang aan een persoonlijke benadering. Het werken in een klein, hecht team vind ik hierbij noodzakelijk. Ik hoop en verwacht dat u uw ideeën over hoe het anders en beter kan, aan mij kenbaar maakt. Hiermee kunt ook u een bijdrage leveren aan levend houden van de leus Innomet voor innovatie in metaal met U en met mij.. Nešo Marković Directeur 19 september 2006 Handboek Innomet pagina 3 van 8
2 Organisatie 2.1 Kenschets van Innomet Innomet is de naam die we gebruiken voor onze twee bedrijven: Innomet Holding bv en Innomet Specials bv. Nešo Marković is eigenaar van beide bedrijven. Innomet is opgericht op 27 januari 2003. We zijn gestart vanaf de Berenkoog 84 te Alkmaar. We zijn begonnen met 2 conventionele buigmachines en veel enthousiasme. Sindsdien zijn we behoorlijk gegroeid. In juni 2006 vonden we dat het pand aan de Berenkoog 84 te klein voor ons was geworden. Sinds 1 augustus 2006 zijn we gevestigd op de Berenkoog 90 in Alkmaar. 1 2.2 Strategie Elk jaar stellen we een ondernemingsplan op voor de komende vijf jaar. We nemen dan ook de tijd om terug te kijken naar het afgelopen jaar. We maken gerichte plannen voor het komende jaar. Aan het begin van elk jaar vragen wij onze medewerkers hun ervaringen van het afgelopen jaar en hun wensen voor de komende periode. U kunt hierbij denken aan opleiding, benodigde aanschaf voor machines, kleding of gereedschappen of andere wensen. Daarnaast gaan wij gesprekken aan met klanten, leveranciers en andere betrokkenen in onze omgeving. Ook hun wensen nemen wij mee in onze jaarplannen als wij denken dat wij ze kunnen realiseren. We volgen periodiek onze doelstellingen met de Innomet Echo. Bijzondere gebeurtenissen melden wij via nieuwsberichten op onze website. Het is voor ons belangrijk om continu aan de verbetering van de kwaliteit van onze producten, processen en onze onderneming te werken. Wij nodigen u uit hieraan actief een bijdrage te leveren door signalen in welke vorm dan ook met ons te bespreken. Tevens staat het voor ons voorop dat wij aan wet- en regelgeving voldoen. Wij zullen u informeren over regels, die voor u van toepassing zijn. Wij vragen u situaties te melden, waarbij u het idee heeft dat wet- en regelgeving in het geding zijn. We streven een partnerrelatie na met al onze belanghebbenden, dus ook met u. Naast het ondernemingsplan en onze leus hebben we principes opgesteld, waaraan we ons elke dag proberen te houden. Wij vinden het belangrijk dat u onze principes kent, zodat u weet wat u van ons kunt verwachten: Principe 1: Afspraken nakomen en mensen op het nakomen van afspraken aanspreken, opdat we een langdurig relatie kunnen opbouwen. Principe 2:Goed luisteren naar de mensen met wie we samenwerken (direct of indirect). Principe 3:Niet aarzelen om met klanten en leveranciers andere toepassing- en productiemogelijkheden te bespreken, als dit kosten reduceert, het milieu of de kwaliteit verbetert of de veiligheid bevordert. 1 Verwijzing naar Effe voorstellen verwijderd Handboek Innomet pagina 4 van 8
2.3 Systeem In onze jaarplannen hebben we doelstellingen op het gebied van kwaliteit, veiligheid, milieu en financiën opgesteld. Hierdoor besteden we systematisch aandacht aan risico s en kansen op deze gebieden. 2.3.1 Kwaliteit We zijn gecertificeerd en werken volgens de eisen van de ISO 9001, die ons helpen bij het systematische verbeteren van de kwaliteit van onze producten, processen en systemen. Wij vragen hierbij uw hulp. Aarzelt u niet om signalen aan ons door te geven waarmee we kwaliteitsafwijkingen kunnen herstellen of voorkomen. U kunt hiervoor gebruik maken van ons Signaalformulier of een melding maken via onze website. Natuurlijk laten we weten wat we met uw signaal doen. Ons kwaliteitssysteem geldt voor het proces: het buigen, vervormen, bewerken en verbinden van metalen buizen; het frezen en draaien van metaal. Het adviseren vinden wij zo n logisch onderdeel van onze dienstverlening, dat wij dit niet zien als een apart proces. Ondanks dat wij meedenken met eventuele ontwerpen van klanten, ligt de verantwoordelijkheid van het ontwerp altijd bij de klant en is dit geen proces van Innomet. Wilt u meer weten over hoe wij invulling geven aan de eisen van de ISO 9001, kijkt u dan in de Referentielijst kwaliteit ISO 9001. 2.3.2 Arbeidsomstandigheden/veiligheid 2.3.3 Milieu Onze werkzaamheden zijn gevaarlijke werkzaamheden, omdat we werken met gevaarlijke machines. Periodiek inventariseren wij welke risico s het werken bij Innomet met zich meebrengt. Elke medewerker die in dienst komt, wordt op de hoogte gesteld van deze veiligheidsrisico s. Ondanks dat we ongelukken proberen te voorkomen, kan een ongeluk in een klein hoekje zitten. We betrekken daarom onze medewerkers bij veiligheidsonderwerpen. We nodigen ze actief uit te vertellen over de gevaarlijke situaties, waarmee ze in hun werk geconfronteerd worden. Onze zorgen beperken zich niet tot het financieel overleven van Innomet. Wij realiseren ons dat onze toekomst mede afhangt van hoe we vandaag met onze natuurlijke omgeving omgaan. Dit betekent dat we niet onnodig energie verbruiken, onze voorkeur uitspreken voor de aanschaf van tweedehands machines, overtollige inkopen proberen te voorkomen. Onze productieprocessen kennen, met uitzondering van ons energieverbruik, weinig milieubelastende facetten. We kunnen met het meedenken met onze klanten, bepaalde activiteiten verminderen of voorstellen doen voor minder milieubelastende technieken. Belangrijk hierbij zijn de geringe toepassing van smeermiddelen tijdens het buigproces en het voorkomen van laswerkzaamheden. 2.3.4 Financiën We verwerken onze financiële gegevens in een softwareprogramma. Naast een crediteuren- en debiteurenadministratie, houden wij hierin ook een projectadministratie bij. Wij deponeren jaarlijks een samenvatting van onze financiële gegevens bij de Kamer van Koophandel. Indien u het op prijs stelt, kunt u ook een exemplaar ontvangen. 2.4 Structuur Wij zijn een kleine organisatie met korte lijnen. Toch vinden wij het nodig om op gezette tijden over het werk en ons functioneren te praten. We kennen diverse overlegmomenten, zowel op productieniveau als op strategisch niveau. Onze overlegstructuur 2 : MT overleg, over de voortgang van het jaarplannen, de resultaten van verkoop- en productieprocessen, de personele en financiële ontwikkeling van de organisatie Werkoverleg, met alle medewerkers over de voortgang van projecten en de procesvoering, interne afstemming, periodiek over KAM zaken Functioneringsgesprekken met de medewerkers over hun persoonlijke ontwikkeling en ervaringen van het werken bij Innomet 2 Vermelding overlegfrequentie verwijderd Handboek Innomet pagina 5 van 8
3 Bedrijfsprocessen We maken onderscheid tussen onze productieprocessen, ondersteunende processen en ons manage- mentproces. De wijze waarop onze bedrijfsprocessen samenhangen, is hieronder in beeld gebracht. Al deze processen zijn vastgelegd in procesbeschrijvingen. PLANNEN A A N P A S S E N Verkopen Werkvoorberei den Produceren Ondersteunen (Personeel, Informatie, Inkoop, Administratie) Opleveren D O E N BEWAKEN 3.1 Productieprocessen 3.1.1 Verkopen We ondersteunen onze verkoopactiviteiten met onze website www.innomet.com.. Een korte impressie: Onze belangrijkste ambitie is het meedenken met de klant op een innovatieve manier. Door goed te luisteren naar wat de klant wil en wat hij nodig heeft, leveren wij een bijdrage aan de ontwikkeling, uitvoerbaarheid en kostenbesparing van het eindproduct. Gedurende het verkoopproces vertalen we de eisen en verwachtingen van onze klant in een offerte. Het verkoopproces bestaat uit de volgende activiteiten: Ontvangen offerte aanvraag: We beoordelen elke offerteaanvraag op uitvoerbaarheid. Als wij niet kunnen voldoen aan de verwachtingen aan onze klanten, verwijzen we door naar de juiste specia- list. Belangrijke informatie voor ons is de toepassing van het product, omdat dat onze kwaliteitsbewaking beïnvloedt. Handboek Innomet pagina 6 van 8
Uitbrengen offerte: voor het uitbrengen van de offerte hebben we een calculatieprogramma ontwikkeld, waarmee tevens de productie aangestuurd wordt. Het voordeel van het calculatieprogramma is dat de meeste informatie, nodig voor de productie, meteen beschikbaar is. Opvolgen offerte: Naar aanleiding van contact met de klant wordt de map met openstaande offertes bijgewerkt. Verwerken opdracht/offerteafwijzing: aan elke opdracht kennen we een unieke opdrachtcode toe en verwerken dit in het aanvragenoverzicht. 3.1.2 Werkvoorbereiden Het werkvoorbereidingproces is niet eenduidig af te bakenen. Het werkvoorbereidingproces begint al bij het offeren en loopt door tijdens de productie. De volgende stappen worden tijdens de werkvoorbereiding gezet: Beoordelen tekening Bepalen benodigd materiaal en materiaal Bestellen materiaal/materieel Vertalen tekening naar productieproces Samenstellen dossier 3.1.3 Produceren We beschikken over een uitgebreid machinepark waarmee we de volgende metaalbewerkende activiteiten verrichten: Voor- en nazagen Buigen Vervormen (flairen, rillen, optrompen, verjongen, uithalen) Nabewerken (boren, laskanten, lassen, beitsen, ontvetten, solderen, verpakken) Massief metaal bewerken (frezen, draaien, boren) 3.1.4 Opleveren Vanaf het moment dat het product verzend-gereed is tot en met het verlopen van garantietermijn kunnen er nog verschillende activiteiten plaatsvinden: Verzorgen transport naar klant, inclusief laden Reageren op vragen, opmerkingen, signalen na ontvangst van het product door de klant Evaluatie van projecten Archiveren van projecten 3.2 Ondersteunende processen Ondanks dat we een klein organisatie zijn met korte lijnen, worden er verschillende ondersteunende werkzaamheden verricht: Het werven, selecteren, begeleiden, ontwikkelen en uitdiensttreden van medewerkers (Personeelszaken) Het beheersen van digitale registraties en software (ICT) Het selecteren en beoordelen van leveranciers (inkopen) Het verzorgen van financiële en secretariële werkzaamheden (Administratie) Ondersteunen (Personeel, ICT, Inkoop, Administratie) 3.2.1 Personeelszaken We geven er sterk de voorkeur aan om samen te werken met medewerkers, die een achterstand hebben tot de arbeidsmarkt. Hierbij valt te denken aan medewerkers met een buitenlandse achtergrond, mensen met een handicap of mensen met een onvolledige opleiding. Elke medewerker ontvangt bij indiensttreding uitgebreide informatie over het werken bij Innomet. Deze informatie, zoals de Werkinstructie Personeel, vormt een onderdeel van dit handboek. Gedurende het dienstverband blijven we Handboek Innomet pagina 7 van 8
continu investeren in onze medewerkers, door het in-company organiseren van trainingen en het laten volgen van functie-relevante opleidingen. 3.2.2 ICT 3.2.3 Inkoop We maken gebruik van diverse softwaresystemen. Enkele hiervan zijn in eigen beheer ontwikkeld. Ter ondersteuning van het productieproces wordt gebruik gemaakt van een calculatieprogramma, een XYZ-berekeningsprogramma, CNC-besturingssoftware, een signaleringendatabase. Voor de administratieve processen gebruiken we standaard software. Alle registraties, met inbegrip van agenda s en email, worden op de server opgeslagen. Van deze gegevens wordt dagelijks een back-up gemaakt. Belangrijke informatie is hiermee langere periode beschikbaar. We streven ernaar om zoveel mogelijk een langdurige relatie aan te gaan met onze toeleveranciers. In de omgeving van Alkmaar werken we nauw samen met diverse betrouwbare en loyale toeleveranciers. Met ons netwerk zijn we instaat om specifieke bewerkingen of piekbelasting flexibel op te kunnen vangen. 3.2.4 Administratie We kennen verschillende soorten administraties. Een korte toelichting: Financiële administratie, bestaande uit een debiteuren-, crediteuren, en projectadministratie. Secretariële administratie, bestaande uit notulen van werkoverleg en agendabeheer Projectadministratie, bestaande uit projecten en klantendossiers waaruit altijd een actuele status opgemaakt kan worden. Salarisadministratie bestaande uit personeelsdossiers en urenregistratie 3.3 Managementproces De managementcyclus bestaat uit zich steeds herhalende activiteiten: Plannen: op basis van risico-inventarisaties het opstellen van het ondernemingsplan, het opstellen van jaarplannen en projectplannen Doen: het uitvoeren van doelstellingen en projectplannen, acties die tijdens de overlegstructuur zijn afgesproken, acties naar aanleiding van signalen Bewaken: tijdens interne audits en controles bewaken we zowel de productkwaliteit als het nakomen van afspraken Aanpassen: op basis van ervaringen het aanpassen van plannen Management proces 3.4 Onderliggende documenten Ons handboek kent onderliggende documenten, die er een onderdeel van vormen. We gebruiken voor de primaire, ondersteunende en managementprocessen diverse documenten die wij nodig vinden om het door de klant èn ons gewenst kwaliteitsniveau te kunnen realiseren. Enkele voorbeelden van door ons ontwikkelde documenten zijn: Informatieblad Referentie ISO 9001 Procesbeschrijvingen Werkinstructies Bevoegdheidsverklaringen voor het bedienen van (gevaarlijke) machines Meetrapport Werkkaart Signaalformulier U kunt te allen tijde informatie bij ons opvragen over de manier waarop wij werken aan kwaliteit van producten, processen, systemen, organiseren, medewerkers. Wij zijn bereikbaar op telefoon: 072-5647114 en via onze website, email informatie@innomet.com. Wij hopen op een prettige èn langdurige samenwerking! Handboek Innomet pagina 8 van 8