1/11 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 16/2010 van 12 mei 2010 Betreft: Aanvraag van het Wetenschappelijk Instituut voor Volksgezondheid, afdeling epidemiologie om toegang te bekomen tot een aantal gegevens van het Rijksregister in het kader van een Europees project aangaande een voedselconsumptiepeiling (RN-MA-2010-028). Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Wetenschappelijk Instituut voor Volksgezondheid, ontvangen op 15/02/2010; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 22/04/2010; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 23/04/2010;
Beraadslaging RR 16/2010-2/11 Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 12/05/2010; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 12/05/2010, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG. 1. De aanvraag kadert binnen een Europees project (Pancake) op vraag van de Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA). De studie omvat twee pilootstudies 1 voor een Europese voedselconsumtiepeiling bij zuigelingen en hun borstvoedende moeders, peuters, kleuters en schoolkinderen, welke lopen van oktober 2010 tot mei 2011. Daarnaast bevat zij een validatiestudie 2 voor het valideren van fotoboekjes voor het gebruik in voedselconsumtiepeilingen bij kinderen, en deze studie loopt van augustus 2010 tot september 2010. De bedoeling is om de procedures (methodologie) en de instrumenten (gevalideerd software programma en gevalideerd fotoboekje voor schatten van portiegroottes) voor een Europese voedselconsumptiepeiling uit te testen in twee landen van de EU(België en Tsjechië). In het kader van dit onderzoek vraagt de aanvrager voor de mededeling van bepaalde informatiegegevens uit het Rijksregister van personen die deel uitmaken van de onderzoekspopulatie, meer bepaald zuigelingen (en borstvoedende moeders), peuters, kleuters en schoolgaande kinderen die woonachtig zijn in Vlaanderen, meer bepaald in 4 nog nader te bepalen steden of gemeenten. De steekproef wordt getrokken door de diensten van het Rijksregister op grond van deze criteria meegedeeld door de aanvrager. Het onderzoek zal uitgevoerd worden aan de hand van een schriftelijke en mondelinge enquête. Van de personen uit de steekproef heeft de aanvrager naam en contactgegevens nodig, welke vervolgens voor de duur van de bevraging ter beschikking gesteld zullen worden van enkele onderaannemers (diëtisten). Deze zijn momenteel nog niet aangeworven. Daarnaast wenst de aanvrager van de personen uit de steekproef nog de 1 In pilootstudie 1 zullen de voedselconsumptiegegevens verzameld worden via een eetdagboekje gedurende 3 opeenvolgende dagen (schriftelijk) en een voedselfrequentievragenlijst (schriftelijk). Door een getrainde diëtiste zal een huisbezoek vooraf worden uitgevoerd om de uitleg te geven, het materiaal af te geven en achteraf zal een tweede huisbezoek worden uitgevoerd, na het invullen van het dagboekje, om de gegevens te overlopen en te checken. De gegevens zullen dan door de diëtiste in een gevalideerd software programma EPIC-SOFT worden ingebracht. In pilootstudie 2 zullen de voedselconsumptiegegevens verzameld worden via een eetdagboekje van 2 niet opeenvolgende dagen (schriftelijk) en een voedselfrequentievragenlijst(schriftelijk). Door een getrainde diëtiste zal een telefonisch onderhoud worden uitgevoerd om de uitleg te geven en achteraf zal een huisbezoek worden uitgevoerd om de gegevens uit het eerste dagboekje te overlopen en te checken. De gegevens zullen dan door de diëtiste in een gevalideerd software programma EPIC-SOFT worden ingebracht. Na het invullen van het tweede eetdagboekje zullen de gegevens via een telefonisch interview met de ouder in het EPIC- SOFT programma worden ingebracht door de diëtiste. 2 Voor de validatiestudie worden een 500tal kinderen uit de gespecificeerde leeftijdsgroepen uit Brussel uitgenodigd voor een deelname. De bedoeling is dat ze naar een centrale plaats komen en dat de ouders de portiegroottes schatten van de door de diëtisten ter plaatse bereide recepten met behulp van fotoboekjes die zullen worden ontwikkeld. De bedoeling is de fotoboekjes te valideren voor gebruik bij voedselconsumptiepeilingen bij kinderen.
Beraadslaging RR 16/2010-3/11 geboortedatum, het geslacht en de samenstelling van het gezin te bekomen, teneinde een representatieve steekproef te kunnen bekomen en een vergelijking te kunnen doen tussen de respondenten en de non respondenten. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2, WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR verleend door het Comité aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. 3. Het Wetenschappelijk Instituut voor Volksgezondheid (WIV) is een wetenschappelijke instelling van de federale overheid, en is verbonden aan de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu voor beleidsondersteunend onderzoek of adviesverlening. De hoofdopdracht van het WIV is wetenschappelijk onderzoek uitvoeren met het oog op het onderbouwen van het gezondheidsbeleid. Het levert eveneens expertise en openbare dienstverlening op het gebied van de volksgezondheid. Het WIV speelt een belangrijke rol bij de vertegenwoordiging van België op het niveau van de Europese Unie en sommige internationale organisaties, telkens wanneer het gaat over wetenschappelijke en/of technische aspecten van volksgezondheid. 4. Bovendien heeft het bedoeld onderzoek, voor zover het Comité kon oordelen, een duidelijke en belangrijke wetenschappelijke en maatschappelijke toegevoegde waarde (moet immers toelaten om een voedings en voedselveiligheidsbeleid op te zetten en te sturen op Europees niveau). Een onderzoek is wetenschappelijk door de gebruikte methode, maar vergt ook een wetenschappelijke doelstelling om volwaardig deze titel te mogen voeren. Dit houdt onder andere in dat het onderzoek een bijdrage wil leveren aan de wetenschappelijke kennis, resultaten wil opleveren waaruit directe beleidsmaatregelen kunnen worden afgeleid, enzovoort. Wanneer dit het geval is, zoals in casu, kan het onderzoek van algemeen belang worden beschouwd.
Beraadslaging RR 16/2010-4/11 5. Het Comité is derhalve van oordeel dat de aanvrager in aanmerking komt om mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister in zijn hoedanigheid van instelling van Belgisch recht die belast is met het vervullen van taken van algemeen belang die hem zijn toevertrouwd door of krachtens een wet of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het Comité (artikel 5, eerste lid, 2 WRR). A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 6. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT 7. Het opzetten en het sturen van een voedings en voedselveiligheidsbeleid op Europees niveau is enorm belangrijk. Dit kan enkel gebeuren wanneer er representatieve en geharmoniseerde gegevens beschikbaar zijn over voedselconsumptie in alle landen van de Europese Unie. Momenteel is er echter nog geen consensus over hoe dit onderzoek juist moet worden uitgevoerd, en dan vooral bij jonge kinderen. Vandaar dat het noodzakelijk is voor de aanvrager om de twee pilootstudies uit te voeren om te zien welke procedure de beste is voor toekomstig voedselconsumptieonderzoek. 8. Het Comité stelt vast dat het nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en tevens het algemeen belang dient in de zin van artikel 5, eerste lid, 2 WRR. 9. De aanvrager stelt dat de persoonsgegevens voor de duur van de bevraging (oktober 2010- mei 2011) ter beschikking worden gesteld van de onderaannemers (diëtisten). De diëtisten zullen een opleiding genieten en deze opleiding zal onder meer een overzicht van de wetgeving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer voor zover toepasselijk op het afnemen van eetdagboekjes en het omgaan met persoonsgegevens hierbij verkregen bevatten, evenals een overzicht van gedragsregels. De diëtisten zullen contractueel gebonden zijn aan het respecteren van deze regels en zullen op de hoogte worden gesteld van sancties die overtredingen met zich meebrengen.
Beraadslaging RR 16/2010-5/11 10. Het Comité hamert erop dat de onderaannemer niet van de gelegenheid gebruik mag maken om andere vragen te stellen/ter hand te stellen dan deze verstrekt door de aanvrager. Dit moet ook contractueel voorzien worden met deze onderaannemer (cf. de noodzaak van een contract in de zin van artikel 16 WVP als men een verwerking van persoonsgegevens uitbesteed). C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten opzichte van de wijze van bevraging 11. Het onderzoek zal gebeuren aan de hand van een schriftelijke, evenals een mondelinge enquête. De noodzaak hiertoe wordt aangetoond in de aanvraag, zoals vereist door het advies uit eigen beweging nr. 27/2008 van 3 september 2008 en het identieke addendum 3 bij het vademecum privacy en onderzoek dat de Commissie uitbracht in 2008. 12. Uit de door de aanvrager verstrekte informatie blijkt onder andere 4 dat deze studie kadert in een Europees onderzoek op vraag van de EFSA. Om data te bekomen die vergelijkbaar zijn over de deelnemende landen heen, moeten de gegevens volgens eenzelfde methode worden verzameld. Er werd ter zake beslist om de gegevens in twee testlanden (België en Tsjechië) te verzamelen via 2 pilootstudies (2x huisbezoek in eerste pilootstudie en 1x huisbezoek + 2x telefonisch onderhoud in tweede pilootstudie). Aanvrager is dus omwille van deze externe verplichting genoodzaakt om een face-to-face enquête te organiseren (die het veldwerk wel zal uitbesteden aan een onderaannemer). 13. In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat een gegevensverzameling aan de hand van een face-to-face interview aanvaardbaar is en dat de aanvrager moet kunnen beschikken over de gevraagde rijksregistergegevens bij het uitvoeren van de geplande onderzoeksopdracht. Zulks impliceert evenwel ook dat de aanvrager zich verbindt tot het naleven van bedoelde code en advies. 3 Code waartoe de verkrijgers van Rijksregistergegevens zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht. 4 Andere door de aanvrager opgegeven en door het Comité aanvaardbaar geachte argumenten hiertoe: -een mondelinge enquête verhoogt de kwaliteit van de gegevens daar de interviewer toelichting kan geven bij vragen die meer complex zijn; -de keuze voor een mondeling enquête wordt eveneens ingegeven door het beperken van de non-respons.
Beraadslaging RR 16/2010-6/11 14. Zo blijkt bijvoorbeeld uit de aanvraag dat de persoonsgegevens voor de duur van de bevraging ter beschikking zullen gesteld worden van de onderaannemer, onder supervisie van de aanvrager. Een brief met de vraag om deel te nemen wordt aan de geselecteerde proefpersonen verzonden, waarin uitgebreide informatie over de doelstellingen van de studie wordt verschaft. Er zal worden vermeld dat deelname aan de studie vrijwillig is en dat het op elk ogenblik mogelijk is om uit de studie te stappen zonder dit te verantwoorden. De ouders krijgen ook de mogelijkheid om te antwoorden dat ze niet verder wensen te worden gecontacteerd. De onderaannemers zullen afspraken maken met de respondenten om bij hen thuis langs te gaan voor het afnemen van de enquête. De respondenten moeten worden gewezen op hun rechten m.b.t. de privacy. Zo moeten zij erop worden gewezen dat medewerking vrijwillig is en dat weigering op geen enkel vlak gevolgen heeft en dat medewerking hen nog steeds de kans geeft om op vragen niet te antwoorden of het interview te stoppen. Na afloop van het veldwerk (en controle) moeten deze persoonsgegevens worden vernietigd. De verzamelde gegevens worden nadien ter beschikking gesteld aan de wetenschappelijk medewerkers van de aanvrager voor inhoudelijke verwerking. 15. De aanvrager heeft aan het Comité een ondertekend engagement overgemaakt, waarin hij verklaart de Code waartoe de verkrijgers van Rijksregistergegevens zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht te zullen respecteren. Het Comité stelt dus vast dat uit de door aanvrager voorgelegde stukken, blijkt dat hij duidelijk van plan is te werken overeenkomstig de vereisten van de voormelde code m.b.t.: -het verkrijgen van de instemming van de betrokkene; -de training van de interviewers; -de beveiliging van de persoonsgegevens; -de rapportering. 16. In dit verband vestigt het Comité nog eens de aandacht op de noodzaak van: -een contract tussen de aanvrager en de onderaannemer waarin de punten voorzien in artikel 16 WVP evenals deze bepaald in de code worden geregeld, met bijzondere aandacht voor de verplichtingen van de onderaannemer; -een schriftelijke verbintenis van de onderaannemer (en desgevallend diens medewerkers) om de vertrouwelijkheid van de meegedeelde informatie te bewaren, evenals de code te respecteren;
Beraadslaging RR 16/2010-7/11 -een goede beveiliging van de gegevens die verzameld worden, zodat ingeval van diefstal van deze laatste, de gegevens niet kunnen gelezen worden door een derde (cryptering) of minstens niet kunnen gelinkt worden aan een welbepaalde persoon. C.2. Ten opzichte van de gegevens 17. Er wordt in de aanvraag verduidelijkt over welke informatiegegevens uit het Rijksregister de aanvrager wil beschikken omtrent steekproefpersonen, met name hun naam en voornaam, geboortedatum, geslacht, hoofdverblijfplaats, samenstelling gezin, hetzij de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 (naam en voornaam), 2 (geboortedatum), 3 (geslacht), 5 (hoofdverblijfplaats), en 9 (samenstelling van het gezin) WRR. Deze informatiegegevens worden eenmalig opgevraagd en zullen vervolgens voor de duur van het onderzoek (18 maanden, vanaf augustus 2010 t.e.m. januari 2012) worden bijgehouden en nadien vernietigd worden. 18. Het Comité stelt vast dat de gevraagde gegevens "naam en voornaam en "actuele hoofdverblijfplaats" noodzakelijk zijn om op een correcte manier contact op te kunnen nemen met de potentiële deelnemers aan het onderzoek, en dus in overeenstemming zijn met artikel 4, 1, 3, WVP. 19. Voor wat betreft de gevraagde gegevens geboortedatum, geslacht en samenstelling van het gezin van de geselecteerde proefpersonen, stelt het Comité vast dat deze gegevens elementen zijn die toelaten een representatief staal te trekken en naderhand de representativiteit te toetsen. Het geboortejaar is eveneens vereist om een steekproef overeenkomstig de parameters van de aanvrager (zuigelingen, peuters, kleuters en schoolgaande kinderen) te kunnen trekken. Deze gegevens laten de aanvrager ook toe om desgevallend de kwaliteit van de gegevens te toetsen, en zijn derhalve in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. 20. De aanvrager wenst een eenmalige mededeling te bekomen van de gegevens van 768 personen (waarvan 192 geselecteerde proefpersonen, en 3 vervangpersonen per proefpersoon, zijnde 576 vervangpersonen) voor pilootstudie 1, en 768 personen voor pilootstudie 2 (waarvan 192 geselecteerde proefpersonen, en 3 vervangpersonen per proefpersoon, zijnde 576 vervangpersonen), in de hoop van voor elk van de pilootstudies 192 reacties te bekomen. Voor de validatiestudie wenst de aanvrager de eenmalige mededeling te bekomen van de gegevens van 1500 personen. Hiervoor dienen geen vervangpersonen te worden geselecteerd. Het Comité stelt vast dat de vooropgestelde werkwijze om het doel te bereiken, aanvaardbaar is in het licht van artikel 4, 1, 3 WVP.
Beraadslaging RR 16/2010-8/11 C.3. Ten opzichte van de frequentie van de mededeling en de duur van de machtiging 21. Uit de aanvraag kan worden afgeleid dat de aanvrager in het kader van een Europees onderzoek een eenmalige mededeling van bepaalde rijksregistergegevens wenst te bekomen van personen die behoren tot de onderzoeksdoelgroep. 22. De door de aanvrager verkregen persoonsgegevens zullen voor de duur van de bevraging ter beschikking gesteld worden van de onderaannemer (oktober 2010 t.e.m. mei 2011) en deze vernietigt dit bestand na afloop van de dataverzameling. De dataverzameling zal plaatsvinden tussen 1 juli 2010 (validatiestudie begint in augustus 2010, pilootstudie 1 begint in oktober 2010) en februari 2011 (pilootstudie 2 begint in februari 2011). In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat een machtigingsduur tot en met 31 januari 2011 volstaat. C.4. Ten overstaan van de bewaringstermijn 23. Na afloop van het veldwerk (en controle) zullen de verkregen rijksregistergegevens worden vernietigd (voorzien in mei 2011). Dergelijke beperkte retentieduur van persoonsgegevens is in overeenstemming met artikel 4, 1, 5, WVP. De aanvrager ziet erop toe, overeenkomstig artikel 16 WVP, dat de onderaannemer de vernietiging effectief doorvoert. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 24. De persoonsgegevens zullen uitsluitend intern gebruikt worden voor de dataverzameling bij de respondenten door de wetenschappelijk medewerkers van de aanvrager en de onderaannemers die onder toezicht, instructie, controle en verantwoordelijkheid van de aanvrager de enquêtes afnemen. 25. De verzamelde onderzoeksgegevens worden nadien door de onderaannemer ter beschikking gesteld van de wetenschappelijke medewerkers van de aanvrager voor inhoudelijke verwerking/analyse. Het anonimiseren (coderen) gebeurt door de onderaannemer, terwijl de verwerking van de geanonimiseerde gegevens gebeurt door de onderzoekers van de aanvrager. De betrokken persoonsgegevens worden aldus op geen enkel moment in de uiteindelijke onderzoeksdatabank van aanvrager ingebracht. 26. Het Comité stelt vast dat deze handelswijze maakt dat de onderzoeksgegevens door de wetenschappelijke medewerkers van aanvrager normaliter niet herleid kunnen worden naar
Beraadslaging RR 16/2010-9/11 de subjecten. De aanvrager zal er desalniettemin over waken dat de verkregen onderzoeksgegevens effectief enkel anonieme gegevens bevatten en derhalve de individuele personen er niet rechtstreeks of onrechtstreeks uit kunnen geïdentificeerd worden. Het Comité vraagt dat de aanvrager zich bijvoorbeeld engageert om een case onmiddellijk uit het eigen onderzoeksbestand te verwijderen (en a fortiori niet door te geven aan de EFSA), indien het gevaar bestaat dat aan de hand van deze gegevens er toch nog kan teruggekoppeld worden naar een welbepaalde fysieke persoon. Onderzoeksgegevens die volledig geanonimiseerd werden, kunnen voor het Comité wel onbeperkt bewaard en doorgegeven worden. 27. De rapporten en publicaties die worden opgesteld op basis van de onderzoeksgegevens verkregen met behulp van rijksregistergegevens, zullen enkel strikt anonieme gegevens bevatten. Dit betekent dat de categorieën van alle statistieken en tabellen voldoende algemeen zullen zijn zodat niemand in staat is er het antwoord van een bepaalde persoon uit af te leiden. Dit laatste is inderdaad een eis die uitdrukkelijk werd gesteld in de reeds vermelde code en advies. Volgens de aanvraag is dit het geval. D. AANGIFTEPLICHT 28. Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager erop dat hij, vooraleer met de enquêtes aan te vangen, moet waken over de naleving van artikel 17 (aangifte) WVP en de bepalingen van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP. E. BEVEILIGING E.1. Consulent inzake informatieveiligheid 29. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. De betrokkene werd reeds door het Comité als veiligheidsconsulent aanvaard in het kader van onder meer beraadslagingen RR nr. 45/2008 van 8 oktober 2008 en nr. 54/2009 van 9 september 2009. E.2. Informatieveiligheidsbeleid 30. Er werd door de aanvrager informatie m.b.t. het informatieveiligheidsbeleid verstrekt, onder meer informatie over het veiligheidsbeleid van aanvrager. Het Comité heeft hiervan akte genomen.
Beraadslaging RR 16/2010-10/11 E.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen 31. De aanvrager en zijn onderaannemer moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de meegedeelde informatiegegevens van het Rijksregister. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. Volgens de aanvraag is dit het geval. 32. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. Blijkens de aanvraag hebben alle personen die betrokken worden bij het verwerkingsproces een document onderschreven waarbij ze garanderen dat ze op verantwoorde wijze met de gegevens zullen omgaan. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt het Wetenschappelijk Instituut voor Volksgezondheid, onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging en met het oog op het doeleinde vermeld in punt B om een eenmalige mededeling te krijgen van de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 (naam en voornaam), 2 (geboortedatum), 3 (geslacht), 5 (hoofdverblijfplaats), en 9 (samenstelling van het gezin) WRR. Deze machtiging wordt verleend voor een periode tot en met 31 januari 2011.
Beraadslaging RR 16/2010-11/11 2 bepaalt dat wanneer het aan het Wetenschappelijk Instituut voor Volksgezondheid een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon