DECENTRALIZATION AND LOCAL GOVERNMENT STRENGTHENING PROGRAM (DLGP) Contourennota Beleid en structurering Afdeling Beheer Bestuursressorten Districts-Commissariaten Local Consultant on Citizen Participation HENRIE WESENHAGEN Paramaribo, juli 2007
Inhoudsopgave 1. Algemeen 3 2. Theoretisch kader 3 Inleiding 3 Bevolkingsparticipatie 4 Bevolkingsparticipatietechnieken 5 3.Institutioneel kader 5 Bestuurskantoren in de ressorten 7 Institutionele voorzieningen voor bevolkingsparticipatie 7 Burgerinformatiecentrum 7 Doel 7 Taken 7 Bemensing 8 Bevolkings Participatie Commissie 8 Doel 9 Taken 9 Samenstelling 9 4. Taakomschrijving Afdeling Beheer Bestuursressorten 9 5. Interne Organisatiestructuur BBR 10 6. Intern en extern relatie- en communicatienetwerk BBR 11 7. Implementatie en randvoorwaarden 12
1. Algemeen Een van de vernieuwingen in het kader van het decentralisatieprogramma is de instelling van de afdeling Beheer Bestuursressorten (BBR) binnen de Districts-Commissariaten. Deze nieuwe afdeling heeft als bijzondere taak de verbinding te leggen tussen het Districtsbestuur en de bevolking van het district in al haar geledingen(leidraad Decentralisatie 2003-2006; Projectinformatie Document IX, 15 september 2005 en Leidraad Districtsfonds Beleids- en Strategisch Document; Projectinformatie Document X, 31 october 2005). Met de instelling van de afdeling Beheer Bestuursressorten wordt invulling gegeven aan de bevolkingsparticipatie gedachte die centraal staat in het decentralisatiegebeuren. De afdeling Beheer Bestuursressorten is niet alleen het resultaat van de vernieuwing op bestuurlijk vlak, maar is op zich tevens een catalisator van verdere vernieuwing binnen het lokaal bestuur alsook binnen de lokale gemeenschap als geheel. Met andere woorden, nadat deze afdeling binnen het districtsbestuur gevormd is, deze ervoor staat (gelijktijdig) verdere vernieuwingen op het gebied van bevolkingsparticipatie te initiëren en aan te sturen. De nadere operationalisering van de afdeling Beheer Bestuursressorten op de Districts- Commissariaten moet evenwel nog plaatsvinden. Deze notitie is bedoeld als contourennota om als basis te dienen voor de noodzakelijk te voeren brede discussie over beleid, strategie en vormgeving van deze nieuwe afdeling die gelijktijdig operationeel gemaakt wordt. Een brede discussie is met name wenselijk omdat voor de vormgeving van een dergelijke structuur niet geput kan worden uit eerdere en soortgelijke ervaringen elders in de wereld. In deze fase bevat dit document noodzakelijkerwijs de hoofdlijnen voor het voeden van de brede discussie die de groei naar een volwaardig document mogelijk zal maken. Deze contourennota is tevens dus een groeidocument en is als volgt ingericht: 1. Een theoretisch kader waarin een koppeling wordt gemaakt tussen decentralisatie, bestuurlijke vernieuwing op lokaal niveau en bevolkingsparticipatie. 2. Het institutioneel kader dat voortkomt uit de bestuurlijke vernieuwing, waarvan de afdeling Beheer Bestuursressorten een wezenlijk onderdeel van is. 3. Een taakomschrijving voor de afdeling Beheer Bestuursressorten. 4. De interne organisatiestructuur van de afdeling Beheer Bestuursressorten. 5. Het intern en extern relatie- en communicatienetwerk van de afdeling Beheer Bestuursressorten. 6. De implementatie en randvoorwaarden. 2. Theoretisch kader In deze paragraaf wordt een aanzet gegeven tot het formuleren van het denkkader dat nodig is als onderbouwing voor de structuur en het handelen van degenen die binnen deze structuur functioneren.
Inleiding Decentralisatie wordt opgehangen aan de burgers. De burgers bepalen via verkiezingen de samenstelling van de Ressort- en Districtsraden en het bestuursapparaat staat ten dienste van de burgers door op een effectieve en efficiënte manier aan hun noden, behoeften en verwachtingen tegemoet te komen. De bestuurlijke vernieuwing in het kader van de decentralisatie weerspiegelt deze bevolkingsgerichte oriëntatie. De algemene ervaring in Latijns Amerika en Afrika is dat het percentage van de bevolking dat actief betrokken is bij het lokaal bestuur beperkt is. Door middel van gerichte bevolkingsparticipatie methoden en technieken en voorlichting wordt ernaar gestreefd om dit percentage geleidelijk aan te verhogen. Uit de ervaringen in Latijns Amerika met fiscale decentralisatie in de afgelopen 20 jaar is de grote uitdaging gebleken dit proces te verduurzamen en tegelijkertijd budgetaire stabiliteit te koppelen aan democratisering via verhoogde bevolkingsparticipatie. Fiscale decentralisatie, politieke participatie en democratie zijn processen die elkaar aanvullen en versterken, dan wel als oorzaak of als gevolg. Decentralisatie wordt over het algemeen nagestreefd vanwege de efficiëntie die daarmee wordt bereikt bij het toewijzen/verdelen van (schaarse) middelen. Het komt er op neer dat van lokale gekozen leiders en bestuurders wordt verwacht dat zij beter in staat zijn om de beschikbare middelen te matchen met de prioriteiten van de lokale bevolking. Tegelijkertijd wordt tevens bereikt meer betrokkenheid en ownership bij de lokale gemeenschap voor lokale programma s. Decentralisatie kan ook het management van publieke diensten verbeteren doordat lokale functionarissen meer kunnen worden aangesproken op hun prestaties ( accountability ), simpel vanwege de nabijheid tot de gebruikers of begunstigden van die diensten. De economische voordelen van fiscale decentralisatie zijn dus duidelijk gekoppeld aan het hebben van een stem en het functioneren van het democratisch bestel. Om het decentralisatieproces te consolideren en de effecten ervan te vergroten, zal veel gedaan moeten worden aan het promoten van bevolkingsparticipatie en de versterking van de capaciteit van het lokaal bestuur. Bevolkingsparticipatie Bevolkingsparticipatie wordt beschouwd als één van de belangrijkste elementen van innovatie bij bestuurlijke hervorming als gevolg van decentralisatie. Zulks niet slechts in het bereiken van materiële voordelen, zoals betere infrastructuur. Bevolkingsparticipatie helpt op democratische wijze bouwen van de publieke ruimte op basis van een waardenstelsel dat omvat betrokkenheid (van de burgers), sociale gelijkheid, solidariteit, vertrouwen en tolerantie en respect voor diversiteit en anders-zijn. De participatorische benadering bij lokaal bestuur vereist nieuwe publieke ruimten, actoren, instituten en mechanismen die consensus kunnen genereren en groepsactie mogelijk maken binnen een democratische context. In elke samenleving is het nodig dat de representatieve democratie gecompleteerd wordt door (burger) participatie mechanismen om degenen die gekozen zijn in staat te stellen beter in te schatten welke de noden en prioriteiten zijn van de burgers, alsook een gevoel van ownership te creëren bij de burgers voor de diensten die door de overheid worden geboden. Participatie is
verankerd in de Grondwet van de Republiek Suriname, zoals nader uitgewerkt in de artikelen 159 t/m 175. Door middel van bevolkingsparticipatie wordt een breed proces van sociale mobilisatie ontketend waarin verschillende maatschappelijke krachten betrokken zijn, zoals burgerbewegingen, gemeenschapsorganisaties, NGO s, ondernemersorganisaties, welzijns- en liefdadigheidsgroepen. Hiermee worden nieuwe ruimten gecreëerd voor debat en onderlinge verbondenheid ( interconnection ) rondom sociaal beleid en programma s. Bevolkingsparticipatie biedt uitdagingen voor zowel het bestuur als de burgers. Voor het bestuur betekent het dat deze zich open moet stellen voor participatie van de burgers. Met andere woorden, er is dan sprake van een responsieve, dat wil zeggen, luisterende, toegankelijke en ontvankelijke overheid die reageert en in beweging komt. Dit zal onder andere resulteren in veranderingen in de cultuur van de (overheids) organisatie en in haar institutionele praktijk. Het bestuur, met inbegrip van de vertegenwoordigende organen, zal zich een aantal competenties eigen moeten maken die o.a. tot uitdrukking komen in haar waardenstelsel en ethisch handelen die terug te zien zullen zijn in het overheidsbeleid. De burgers zullen op hun beurt in staat moeten zijn om de verschillende verlangens en belangen duidelijk kenbaar te maken waarbij het vormen van netwerken en het organiseren van het publieke debat belangrijke instrumenten zijn. Niet alleen een horizontale uitbreiding van bevolkingsparticipatie (verbreding) moet worden nagestreefd, maar ook de verticale verbetering (verdieping) van de participatievormen en technieken. Bevolkingsparticipatietechnieken Verschillende bevolkingsparticipatietechnieken staan ter beschikking van de Afdeling Beheer Bestuursressorten om toegepast te worden voor het faciliteren van samenspraak tussen het lokaal bestuur en burgers teneinde de dienstverlening te verbeteren. De volgende BP-technieken zijn te onderscheiden: 1. De Bevolkings Participatie Commissie is een belangrijke manier voor het lokaal bestuur om burgers te betrekken in het bestuurlijk proces en door middel waarvan, tussen de verkiezingen in, de vinger aan de pols kan worden gehouden voor wat betreft de veranderende behoeften van de burgers. 2. Het bevorderen van coalitievorming, ook in de zin van platforms van burgerorganisaties (NGO s/civil Society organisaties) waarmee de capaciteit van organisaties wordt opgebouwd om beleid succesvol te beïnvloeden (Platform Burger Participatie). 3. Het stimuleren van de vorming van gemeenschapsorganisaties. Burgers kunnen daarmee zaken in eigen hand nemen en veranderingen op lokaal niveau implementeren. 4. Door Participatorisch(Actie)Onderzoek wordt actieve participatie van alle stakeholders bereikt in het ontwikkelen van een efficiënte en practische begroting en investeringsplan.
5. Door Participatorische budgettering kunnen burgers zelf zaken identificeren als de beste kenners van hun eigen situatie en degenen die ook het best hun eigen gewenste realiteit kunnen definiëren, hun eigen identiteit vorm geven en hun levensomstandigheden kunnen veranderen. 6. Door middel van burgereducatie (= burgerschapsvorming) worden burgers betrokken in het gemeenschapsleven en in het creëren van een participatiecultuur. 7. Door middel van openbare hoorzittingen wordt een forum gecreëerd waar individuele burgers, groepen en lokale bestuurders bij elkaar komen om informatie en meningen uit te wisselen over zaken die de burgers raken, alvorens acties te ondernemen. 8. Sociale monitoring biedt het publiek de mogelijkheid de implementatie van overheidsbesluiten en overheidsbeleid op lokaal niveau te volgen, hun efficiëntie te meten en feedback te geven. 9. Het publieke debat stimuleert een verantwoorde gedachten- en meningsvorming en geeft burgers de mogelijkheid om hun eigen ideëen, meningen en opinies te toetsen aan anderen en deze mogelijk bij te stellen. Elk van deze BP-technieken kan worden toegepast of daar waar het initiatief en de verantwoordelijkheid primair bij de burgers ligt bevorderd en ondersteund vanuit het lokaal bestuur. Of er kan in een bepaalde situatie of onder bepaalde specifieke omstandigheden gekozen worden voor de toepassing van een mix van BP-technieken. 3. Institutioneel kader De Afdeling Beheer Bestuursressorten is één van de nieuwe entiteiten die is gecreëerd binnen de organisatiestructuur van de Districts-Commissariaten in het kader van de uitvoering van de Interimregeling Financiële Decentralisatie. Deze Afdeling staat onder leiding van een Districts- Secretaris Buitendienst. Traditioneel geeft deze functionaris leiding aan de bestuurskantoren in de ressorten die uitvoering geven aan de taken van het Districtsbestuur in deze ressorten. In het organogram op pagina 7 wordt de plaats aangegeven van de Afdeling BBR binnen het Districts-Commissariaat. Als onderdeel van het institutioneel kader zullen de volgende aspecten nader ingevuld moeten worden. 1. Voor elk district: - missie - visie - kernwaarden 2. Voor de afdeling BBR: - werkprocessen - vaststelling administratieve organisatie - vastlegging verantwoordelijkheden en bevoegdheden van iedere functionaris binnen de structuur
- vaststelling functie- en competentieprofielen van iedere functionaris - vaststelling van administratieve procedures en vastlegging hiervan in een handleiding
DISTRICTSBESTUUR (DB) Kabinet DC DISTRICTS-COMMISSARIS (DC) DISTRICTSRAAD (DR) Secr Distr. Mgt Team DMT RESSORTRAAD Burgers Administratieve Diensten (AD) Districts Secretaris (Afdelingshoofd) -Administratie -Agenda en expeditie -Archief en documentatie -Vergunningen -Domeinzaken -HRM - Toezicht -Logistieke zaken -Coördinatie en bem Civieltechnisc he Dienst (CTA) Diensthoofd Regulier onderhoud -Gebouwen -Zandwegen -Bruggen -Sluizen -Dammen en dijken Ontwikkelingsdienst (sectoren) -Wegennet -Vuilophaal -Drinkwater -Openbare markten Beheer Bestuurs Ressorten Districts Secretaris (Afdelingshoofd) -Bestuursressorten -Bevolkingsparticipatie Commissie -Bevolkings Info Center -Voorlichting -Hoorzitting Milieu en Gezondheids-Dienst (MGD) Districts-Secretaris (Afdelingshoofd) Reguliere taken -Vuilophaal, Onderhoud pleinen, plantsoenen en openbare ruimten, Beheer markten, Beheer begraafplaatsen, Toezicht op openbare gezondheidszorg, Ondersteuning andere diensten Districts Financiën en Planning (DFP) Districts-Administrateur (Afdelingshoofd) PLANNING -Voorbereiden districts strategisch, Jaarplan, Meerjaren Districts Ontwikkelingsplan -Informatie, Communicatie Technologie BEGROTING EN FINANCIEEL BEHEER -Voorbereiden Districtsbegroting -Zelfstandig Begroting & Financieel beheer DISTRICTSINKOMSTEN -Inning, registratie en administratie belasting- en niet- belasting middelen -Beheer Districtsfonds
Als nieuwe entiteit, voortgekomen uit het decentralisatieproces, heeft de Afdeling BBR twee hoofdtaken die met elkaar gemeen hebben de relatie met de burgers van het district. De Afdeling BBR heeft als hoofdtaken meegekregen zich beleidsmatig en strategisch bezig te houden met: (1) het organiseren en faciliteren van de participatie van de bevolking van het district en (2) het monitoren van de goede functionering van de infrastructuur in het district. Bestuurskantoren in de ressorten De bestuurskantoren in de ressorten geven uitvoering aan de taken van het Districtsbestuur in de ressorten. Een bestuurskantoor wordt bemenst door een Bestuursopzichter (BO) en afhankelijk van de grootte van het ressort zijn er één of meer Onder Bestuursopzichters (OBO). Het bestuurskantoor vormt traditioneel het eerste contactpunt tussen het bestuur en de bevolking. De BO heeft o.a. de volgende taken: - identificeren en registreren van problemen in het ressort, (maandelijkse rapportage aan de DC van alles wat in het ressort gebeurt); - bijdragen aan de begrotingsopstelling voor het district; - voorbereiden van werkbezoeken van de regering; - onderzoeken of een vergunningaanvrager voldoet aan de voorwaarden; - controleren of een vergunninghouder zich houdt aan de vergunningsvoorwaarden; - bemiddelen in geschillen tussen burgers (vooral in grondeigendomskwesties). In sommige districten heeft de BO-functie nog een bijzonder aspect, namelijk de relatie tot het traditioneel gezag, in zekere zin zelfs met een schijnbare contradictie: aan de ene kant adviserend/ondersteunend en aan de andere kant hiërarchisch (als vertegenwoordiger van de DC/Regering/President van de Republiek). Tijdens een training voor het BIC personeel in het district Nickerie waar ook BO s en OBO s in hebben geparticipeerd, bleek dat deze een belangrijke informatiefunctie vervullen naar de bevolking toe, maar dat deze niet of onvoldoende wordt uitgebuit. Institutionele voorzieningen voor bevolkingsparticipatie De institutionele voorzieningen die voor bevolkingsparticipatie op districtsniveau operationeel zijn gemaakt, zijn het Burger Informatie Centrum (BIC) en de Bevolkings Participatie Commissie (BPC). In de districten waar er een BIC en BPC zijn ingesteld, is dit geschied met instemming/bij besluit van de Districtsraad, inclusief de bemensing van deze organen. Burger Informatie Centrum Het Bevolkings Informatie Centrum is wat de informatieverstrekking betreft het eerste contact dat burgers hebben met hun lokale overheid. Een BIC is een one-stop centrum voor burgers dat aan hen informatie en assistentie geeft over organen en diensten op de verschillende niveau s van de overheid waardoor het makkelijker is voor burgers om op één plaats toegang te hebben tot de informatie die ze wensen. Doel: Het BIC is een kantoor dat centraal gelegen is in een lokaal overheidsgebouw dat: (1) burgers informeert over hun lokale overheid; (2) oplossingen bewerkstelligt voor problemen die bugers hebben om toegang te krijgen tot overheidsdiensten en (3) fungeert als centrum voor klachten en ideëen van burgers. Taken:
Het BIC biedt informatie over: (1) lokale overheid, andere overheidsniveau s en openbare diensten; (2) activiteiten van DR en RR en openbare vergaderingen van deze organen; (3) NGO s, gezondheidszorg, scholen, nationale and internationale onderwijs mogelijkheden, gezondheidsdiensten, clubs en andere organisaties en speciale evenementen en nog veel meer; (4) lijsten van namen van lokale leidinggevenden bij de overheid, DR en RR leden; (5) openbare vergaderingen; (6) begrotingen; (7) openbare nutsvoorzieningen; (8) wetten, regels aangenomen door lokale raden en andere openbare diensten; (9) procedures voor het verkrijgen van vergunningen, Bemensing: Het personeel van het BIC bestaat uit een Coördinator en een Assistent Coördinator. De taken van de BIC Coordinator zijn onder meer de volgende: (1) Onderzoek naar en organiseren van een complete databank van Districtsoverheid, NGO s, andere stakeholders en sleutelfiguren. (2) Alle mogelijke informatie beschikbaar hebben/toegankelijk maken voor de bevolking van het district. (3) Zowel verbaal als in geschrift communiceren met de bevolking inzake bovengenoemde onderwerpen. (4) Ontvangen van klachten en verzoeken omtrent diensten en voorzien in een doorgeleiding hiervan via een goedgekeurd planningssysteem. (5) Onderhouden van pro-actieve relaties met locale NGO s, sleutelfiguren en organisaties die diensten verlenen aan de samenleving om de informatie up-to-date te houden en het integreren en operationeel houden van het BIC in de samenleving. (6) Onderhouden van goede relaties met alle locale media ter ondersteuning in het promoten van de districts programma s en evenementen. (7) Het assisteren van de samenleving bij het voorbereiden van vergaderingen, lokale forums, buurtgroepen, etc. (8) Het assisteren van de districts staf in het verschaffen van actuele informatie aan de bevolking, z.a. wegomlegging, nieuwe of afgelaste diensten. (9) Dienen als contactpersoon voor de Bevolkings Participatie Commissie. (10) Het creëren en uitvoeren van een variëteit aan activiteiten die zullen voorzien in de on-going integratie van het BIC. (11) Voorbereiden van statistische rapporten ten behoeve van het Districtsbestuur en de Districtsraad. (12) Andere taken, zoals die zullen worden ontwikkeld binnen de districten m.b.t communicatie ontwikkelingen. De BIC Coördinator ressorteert onder de Districts-Secretaris Buitendienst en rapporteert uit hoofde hiervan rechtstreeks aan deze functionaris. Afhankelijk van de grootte van het BIC en van het volume van de werkzaamheden is er een Assistent Coördinator die assisteert bij de uitvoering van bovengenoemde taken en vervangt de
Coördinator bij diens afwezigheid. De Assistent Coördinator rapporteert rechstreeks aan de Coördinator. Bevolkings Participatie Commissie De BPC is opgezet om de rol van burgers in het lokaal bestuursproces te institutionaliseren. De BPC s zijn officieel ingesteld door de DR. De commissies worden actief ingezet in lokale overheidsprogramma s, krijgen trainingen in de conceptie en praktijk van bevolkingsparticipatie en de gevolgen daarvan voor het decentralisatieprogramma. De BPC s worden geacht een algemeen adviserende rol te vervullen, zowel naar het Districtsbestuur, inclusief de Districtsraad, als naar het BIC toe. De commissies bestaan uit vertegenwoordigers van verscheidene sociaal-economische segmenten van het district. Doel: (1) Een informatie uitwisselingskanaal te zijn tussen de burgers en het districtsbestuur. (2) Het districtsbestuur te assisteren bij de planning en uitvoering van verschillende activiteiten die te maken hebben met en/of de mening en participatie vragen van burgers in lokaal bestuur. (3) Een vast onderdeel te worden van het programma van het districtsbestuur dat zich richt op het bereiken van de burgers. Taken: De taken van de BPC zijn: (1) Adviseren van districtsstaf m.b.t. effectieve methoden om te communiceren met de burgers in het district. (2) Werken met districtsstaf aan burgerparticipatie activiteiten en speciale openbare evenementen. (3) Fungeren als informatiekanaal van en naar het district. (4) Deelnemen als trainers en assitenten bij workshops en andere trainingsactiviteiten. (5) Beoordelen van publicaties op het gebied van bevolkingsparticipatie. (6) Verschaffen van informatie over NGO s, CBO s, vrijwilligerswerk, enz. aan districtsambtenaren. (7) Assisteren in marketing en voorlichting in relatie tot burgerparticipatie in het district in het algemeen en DLGP training in het bijzonder. (8) Assisteren in het herhalen van burgerparticipatie activiteiten in andere districten. (9) Verlenen van ondersteuning en advies over activiteiten, publicaties en projecten indien gevraagd. (10) Assisteren in het ontwikkelen van BIC s gedurende de uitvoering van het DLGP. (11) Voor de BIC als bron dienen voor het verzamelen van algemene informatie over: * de gemeenschap, informatie over bijzondere gebeurtenissen; * suggesties voor uitbreiding van het bestand van het BIC; * hoe het BIC zichzelf kan promoten naar de gemeenschap toe. Samenstelling: De BPC bestaat uit vertegenwoordigers van: * NGO s, * jongeren, * gemeenschapsorganisaties * vrouwenorganisaties en * individuele personen die uit het algemeen publiek.
Platform Burgerparticipatie Het Platform Burgerparticipatie wordt gevormd om burgers in georganiseerd verband actief en duurzaam te betrekken bij het lokaal bestuur. De platforms worden officieel ingesteld door de DR. Doel: (1) Ondersteuning verlenen bij de voorbereiding van de opstelling van de Ressortplannen en het Districtsplan. (2) Ondersteuning verlenen bij de monitoring van de uitvoering van de goedgekeurde plannen. (3) Eraan meewerken dat de bevolking van het district zoveel mogelijk bij de opstelling van de Ressortplannen en het Districtsplan wordt betrokken. (4) De doelgroepen die in het platform vertegenwoordigd zijn, informeren over het publiekgericht maken van het bestuur en over het leveren van een bijdrage aan de opstelling van de Ressortplannen en het Districtsplan. (5) Ondersteunen bij de beoordeling van plannen c.q. investeringsvoorstellen in en ten behoeve van de ontwikkeling van het district. Taken: (1) Het mobiliseren van de sectoren, doelgroepen en belangengroepen om bij te dragen bij de opstelling van de ressortplannen en het districtsplan en alle andere daavan afgeleide deelplannen. (2) Het geven van advies aan het Districtsbestuur en de Districtsraad over plannen en voorstellen in het kader van de ontwikkeling van het district. (3) Het geven van informatie aan de in het platform vertegenwoordigde sectoren, doelgroepen en belangengroepen over al hetgeen zich op bestuurlijk niveau afspeelt en waarvan deze segmenten van de districtsbevolking kennis van moeten dragen. (4) Het (helpen) organiseren van workshops, seminars en trainingen in het kader van de ontwikeling van het district. (5) Het (helpen) identificeren van fondsen en andere financieringsbronnen ten behoeve van de realisatie van de Ressortplannen en het Districtsplan. Samenstelling: Het platform bestaat uit: (1) Vertegenwoordigers van de georganiseerde economische sectoren in het district. (2) Vertegenwoordigers van doelgroepen en belangengroepen uit het maatschappelijk middenveld. (3) Vertegenwoordigers van het Districtsbestuur. 4. Taakomschrijving Afdeling Beheer Bestuursressorten De Afdeling BBR heeft als hoofdtaken: (1) zorg voor de monitoring van de goede functionering van de infrastructuur; (2) zorg voor de goede communicatie met de Afdeling Burgerparticipatie van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling (3) zorg voor de goede functionering en bewaking van de verworvenheden van de bevolkingsparticipatie, waaronder: het onderhouden van goede betrekkingen met de Bevolkings Participatie Commissie; het onderhouden van goede betrekkingen met het Platform Burgerparticipatie; het organiseren van openbare vergaderingen en hoorzittingen in de diverse ressorten;
het verzorgen van voorlichting en communicatie; het oprichten, inrichten en in stand houden van een Burger Informatie Centrum met als hoofddoel informatievoorziening naar de burger toe; het aanleggen en beheren van een database; het mobiliseren van de burgers voor deelname in ontwikkelingsprojecten bij de toepassing van de districtsverordening voor verbeteringswerken; het ondersteunen van de verschillende diensten waarbij de medewerking van de burgers zeer wenselijk wordt geacht. De Afdeling BBR heeft als instrumenten om deze taken uit te voeren: (1) De Bestuursopzichtersposten in de bestuursressorten (2) Het Burger Informatie Centrum (3) De Bevolkings Participatie Commissie of het Platform Burgerparticipatie (4) Buurtvergaderingen en Begrotingshoorzittingen 5. Interne Organisatiestructuur BBR Uit de beschrijving van de taken en het institutioneel kader kan de volgende interne organisatiestructuur voor de Afdeling Beheer Bestuursressorten worden gedestilleerd. Districts Commissaris Bevolkings Participatie Commissie* Districts Secretaris Buitendienst Afd. Bevolkingsparticipatie Ministerie Regionale Ontwikkeling Burger Informatie Centrum Secretariaat Afdeling BBR Kantoor Bestuurs Opzichter Kantoor Bestuurs Opzichter Kantoor Bestuurs Opzichter *Waar van toepassing: Platform Burgerparticipatie
6. Intern en extern relatie- en communicatienetwerk BBR Intern relatie- en communicatienetwerk Vanwege haar centrale informatiefunctie binnen het Commissariaat zal de afdeling BBR een intern netwerk moeten opbouwen dat alle onderdelen en afdelingen omvat. Dit is niet alleen belangrijk vanwege het opzetten, in stand houden en beheren van haar database, maar ook vanwege het toegankelijker maken van de bestuursdienst voor de burger, het helpen oplossen van knelpunten in de informatieverschaffing en communicatie met burgers en het bemiddelen in conflicten en disputen tussen burgers en de bestuursdienst. Meer specifiek zal de Afdeling BBR een functionele en operationele relatie opbouwen met de afdelingen/onderdelen: Secretariaat Districts Commissaris Agenda Vergunningen Domeinzaken Civiel Technische Dienst Milieu & Gezondheidsdienst (vuilophaal, markten) Districts Management Team (DMT) Districts Financiën en Planning (DFP) Districtsraad en Ressortraden Extern relatie- en communicatienetwerk Bij dit netwerk gaat het om het opzetten van strategische samenwerkingsrelaties met alle relevante actoren uit de districtsbevolking. Het gaat om communicatie van en naar de bevolking, waarbij er sprake is van een open communicatie op basis van betrouwbaarheid en het erkennen van elkaars competentie. Dit netwerk zal per district verschillen, afhankelijk van de samenstelling van de bevolking, de organisatiegraad en de organisatievormen. Te onderscheiden zijn: Georganiseerd (al of niet in een Districts Platform): bedrijfsleven, NGO s/civil Society, gemeenschapsorganisaties Traditioneel gezag van met name Inheemsen en Marrons (stam- en dorpsbesturen) Media lokale en nationale Sleutelpersonen Andere overheidsdiensten (lokaal en nationaal) 7. Implementatie en randvoorwaarden Op weg naar de verdere operationalisering van de afdeling Beheer Bestuursressorten zal per district een implementatieplan worden opgesteld, inclusief een tijdpad voor de te ondernemen activiteiten. Het implementatieplan zal in hoofdlijnen de volgende activiteiten omvatten: 1. Organisatie ontwikkeling a) concreet in beeld brengen welke bestaande onderdelen van het Commissariaat deel uitmaken van de nieuwe afdeling en hoe deze samenvoeging in een proces van organisatie ontwikkeling tot stand zal komen, inclusief tijdpad.
b) identificeren welke nieuwe taken in de nieuwe afdeling ondergebracht moeten worden en welke institutionele voorzieningen daarvoor nodig zijn, inclusief tijdpad. vaststelling organisatiestructuur 2. Menskracht ontwikkeling (Human Resources Development) Opstellen van een formatieplan op basis van de vastgestelde organisatiestructuur: functies, functieprofielen en kwalificatie-eisen. De huidige personele invulling in beeld brengen en vaststellen welke vacatures er zijn. Opstellen van een trainingsplan voor het personeel van de nieuwe afdeling. 3. Materiële voorzieningen Identificeren welke minimale materiële voorzieningen nodig zijn voor de efficiënte en effectieve functionering van de afdeling BBR, rekening houdend met o.a.: a) de bereikbaarheid en toegankelijkheid voor de burgers (physieke infrastructuur); b) informatievoorziening, opbouwen en in stand houden databestand, productie van voorlichtingsmateriaal ten behoeve van de burgers; c) de mobiliteit van de afdeling: transport en logistiek, communicatie 4. Beleids- en Activiteitenplan Met inbreng van alle relevante betrokkenen en belanghebbenden opstellen van een (meerjaren) beleids- en activiteitenplan voor de afdeling. Bijzondere aandacht verdient de institutionele ondersteuning aan lokale actoren in het bevolkingsparticipatieproces (versterking van lokale organisaties). 5. Budgetteren van de adeling Opstellen van een (meerjaren) begroting voor de investerings-, operationele en activiteitenkosten. 6. Wettelijk kader Onderbouwing van de afdeling BBR met adequate wetgeving op districts- en nationaal niveau, uitgaande van de van toepassing zijnde wetten en regels. Het institutionaliseren van lokale organisatievormen en hun wettelijke erkenning op lokaal niveau verdient bijzondere aandacht. Mogelijk in de vorm van een wet of districtsverordening op bevolkingsparticipatie. Randvoorwaarden(tevens aanbevelingen): 1. De afdeling BBR moet een duidelijke en eenduidige operationele organisatie zijn, volledig opgenomen en geaccepteerd binnen het Commissariaat. 2. Volwaardige bemensing met personeel dat zowel binnen als buiten het Commissariaat met gezag en kennis van zaken optreedt. 3. Minimale voorzieningen ten behoeve van de mobiliteit, bereikbaarheid en toegankelijkheid van alle onderdelen van de afdeling BBR. 4. Beschikbaarheid van de benodigde financiële middelen, zowel voor het plegen van de noodzakelijke investeringen als voor het in stand houden van de organisatie en de uitvoering van het activiteitenplan.
5. De noodzakelijke wettelijke voorzieningen voor zowel de organisatie, haar activiteiten als de betrokkenheid en legitimiteit van relevante actoren in het bevolkingsparticipatieproces.