Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen Zaandam, 13 augustus 2015 Versie: 2015-V 1.4 VGT Zaandam De laatste versie van deze handleiding kunt u altijd hier downloaden. Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 1
Inhoudsopgave Bladzijde Hoofdstuk 1. Inleiding... 3 Hoofdstuk 2. Inloggen... 4 Hoofdstuk 3. Menu-opties... 5 3.1 Algemene informatie... 5 3.2 Mijn praktijk... 5 3.3 Wijzigen wachtwoord... 5 3.4 Abonnement... 6 3.5 Verdere informatie... 6 3.6 Contact... 6 3.7 Afmelden... 7 Hoofdstuk 4. De tabbladen uit Mijn praktijk... 7 4.1 Algemeen... 7 4.2 Dentalondernemingen... 8 4.3 Verkoop... 10 Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 2
Hoofdstuk 1. Inleiding Hartelijk dank voor het aanmelden op het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen. De VGT legt u, door middel van deze handleiding, graag uit hoe en door wie deze handelingen uitgevoerd kunnen of moeten worden. De VGT verzoekt u vriendelijk deze handleiding eerst zorgvuldig door te nemen en daarna de handelingen stap voor stap in de volgorde welke de VGT aangeeft uit te voeren. Producten met gevaarlijke stoffen. Voor een juiste beeldvorming is het belangrijk om te weten is dat, als wij in deze Handleiding spreken over producten, hiermee producten met gevaarlijke stoffen worden bedoeld. Producten met gevaarlijke stoffen zijn producten met chemische componenten en worden gekenmerkt door een gevaarsymbool op het product of op de verpakking. Voorbeelden van zowel oude als nieuwe- gevaarsymbolen zijn o.a.: Andere gevaarsymbolen vindt u hier. Het is dus NIET zo dat alle producten voorzien moeten worden van informatie via een veiligheidsinformatieblad! Integendeel, de meeste producten die u besteld behoeven juist GEEN veiligheidsinformatieblad, omdat deze producten geen chemische componenten bevatten. Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 3
Hoofdstuk 2. Inloggen Het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen is te benaderen via https://vib.dentalserviceportal.nl (denkt u aan de s na http!). Om het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen te benaderen kunt u het beste gebruik maken van de internetbrowser Mozilla-Firefox, welke u gratis kunt downloaden via https://www.mozilla.org/nl/firefox/new. Via deze Nederlandstalige internetbrowser kan de VGT een goede werking van het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen garanderen. U kunt inloggen met uw gebruikerscode (meestal uw emailadres) en uw wachtwoord, deze inloggegevens heeft u reeds per email van de VGT ontvangen nadat u zich heeft aangemeld. De VGT adviseert u de gebruikerscode en het wachtwoord in te typen en niet te knippen en plakken vanuit de email welke de VGT u heeft doen toekomen. Dat stuit vaak op leesproblemen en inlogfouten. Mocht het inloggen niet lukken dan kunt u ten alle tijden contact opnemen met het secretariaat van de VGT. De VGT ondersteunt u graag, eventueel online op afstand, tijdens het inlogproces. Schermafdruk : Zodra u bent ingelogd verschijnen links in het scherm de menu-opties van het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen. Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 4
Hoofdstuk 3. Menu-opties Schermafdruk: 3.1 Algemene informatie Op dit tabblad treft u de inleiding van het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen aan. 3.2 Mijn praktijk Onder dit tabblad treft u alle informatie van uw praktijk aan. In hoofdstuk 4 van deze handleiding gaat de VGT verder in op de tabbladen van Mijn praktijk. 3.3 Wijzigen wachtwoord Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 5
Op dit tabblad kunt u het door de VGT verstrekte wachtwoord wijzigen in een voor u makkelijker te onthouden wachtwoord. Indien u uw wachtwoord vergeten bent kunt u via registreren uw gegevens opnieuw invullen, u ontvangt dan opnieuw per email uw (gewijzigde) wachtwoord. 3.4 Abonnement U HOEFT geen abonnement af te sluiten, maar via een abonnement kunnen wij u een extra service bieden zoals een periodiek overzicht van het Register Gevaarlijke Stoffen van uw praktijk en eventueel een beoordeling hiervan door een extern deskundige. Zonder betaald abonnement (dit noemen wij Brons) sturen wij u via email GRATIS de veiligheidsinformatiebladen toe. Door middel van het afsluiten van een zilver - of goud abonnement biedt de VGT u binnenkort de mogelijkheid aan om via het VGT Portal veiligheidsinformatiebladen inzage te krijgen over de producten met gevaarlijke stoffen die in uw praktijk worden gebruikt. Over de inhoud, de dekking, de looptijd en de kosten van de verschillende abonnementen kunt u hier verdere informatie verkrijgen. U kunt nu uw keuze al aangeven naar welk abonnement uw voorkeur uitgaat. Zodra wij zover zijn zullen wij u per email informeren over de verdere stappen. Indien u het abonnement nu alvast wenst af te sluiten, vult u de gegevens op het tabblad in en kiest u voor opslaan. U ontvangt dan een bevestigingsmail. Overigens, het abonnement gaat pas in als wij u een factuur hebben doen toekomen (dat kan nog even duren) en is dan vanaf factuurdatum 365 dagen geldig. 3.5 Verdere informatie Op dit tabblad houden wij u op de hoogte van de voortgang van het portal en van andere informatie die betrekking hebben op dit onderwerp. Tevens treft u de link naar de laatste versie van deze handleiding op dit tabblad aan. 3.6 Contact Deze pagina zal in een later stadium gebruikt worden om uw vragen of op- en aanmerkingen interactief te kunnen verwerken. Zodra deze functie operationeel is zullen wij u dat per email berichten. Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 6
3.7 Afmelden Hiermee kunt u weer uitloggen na gebruik van het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen zodat de gegevens niet zichtbaar blijven op uw scherm. Indien u enige tijd geen werkzaamheden heeft uitgevoerd op het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen, logt het systeem automatisch uit. Hoofdstuk 4. De tabbladen uit Mijn praktijk Per tabblad en per veld geeft de VGT u een uitleg over de inhoud, wie eventuele mutaties kan doorvoeren en wat de gevolgen zijn van een mutatie. Schermafdruk: 4.1 Algemeen Hier staan de gegevens welke u bij het aanmelden heeft ingevuld. U kunt, als u dit wilt, zelf de gegevens op dit blad wijzigen door onderaan op de button Gegevens wijzigen te klikken. Het door de VGT toegekende Deelnemersnummer en het door u ingevulde Emailadres kunt u niet zelf wijzen. Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 7
Deelnemersnummer: Dit is het unieke (door de VGT toegekende) nummer van uw digitale VIB dossier. Indien u contact met de VGT opneemt, verzoekt de VGT u steeds dit nummer te vermelden. Dit is een vast gegeven welke niet gewijzigd kan worden. Emailadres: Dit is het door u opgegeven emailadres welke de VGT gebruikt om alle informatie over het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen naar u toe te sturen, tevens is/wordt de factuur behorende bij een eventueel abonnement naar dit emailadres verzonden. In de meeste gevallen is dit emailadres ook uw gebruikerscode om in te loggen op het VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen. Indien u dit emailadres wilt wijzigen, kunt u een email sturen naar vib@vgt.nl onder vermelding van het Deelnemersnummer van uw digitale VIB dossier, uw oude emailadres en het gewenste nieuwe emailadres. Zodra het emailadres is aangepast krijgt u van de VGT een emailbevestiging. Kamer van Koophandel nummer: Indien aanwezig en/of bekend staat hier het nummer van uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel vermeld, dit nummer bestaat altijd uit 8 cijfers. U kunt zelf het nummer invullen en/of wijzigen. 4.2 Dentalondernemingen Schermafdruk: Hier kunt u met de button Toevoegen de dentalondernemingen (dat kunnen er uiteraard meer dan één zijn!) invoeren. Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 8
Onderstaand scherm wordt dan zichtbaar: Dentalonderneming: Kies uit het keuzemenu de juiste dentalonderneming uit. Staat de dentalonderneming niet in de selectielijst, dan doet deze onderneming niet mee met dit initiatief. U bent voor de producten die u via deze onderneming afneemt zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van informatie. U kunt hier een lijst met deelnemende dentalondernemingen vinden. Laatste factuurnummer: Indien er geen debiteurnummer bekend is kunt u hier als alternatief ook het laatste factuurnummer invoeren. Debiteurnummer: Dit nummer wordt gekoppeld aan uw deelnemersnummer. Het is dus van belang dat u het juiste nummer invult anders ontvangt u straks geen veiligheidsinformatiebladen. Immers, dan kan de koppeling tussen uw gegevens en de door u aangekochte producten niet gemaakt worden. Opmerking: Hier kunt u eventueel een opmerking voor de dentalonderneming plaatsen. Geef s.v.p. bij iedere dentalonderneming uw debiteurennummer (of een laatste factuurnummer) van deze dentalonderneming op. Hierop kan uw leverancier een controle uitvoeren, wat erg belangrijk is om de juiste verkoopinformatie aan de juiste persoon te koppelen. Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 9
De dentalonderneming voert na het invoeren nog een toetsing uit op de door u ingevulde gegevens. Zodra deze toetsing is gedaan zal in de kolom Akkoord een JA verschijnen. Normaals : benoem s.v.p. alle dentalondernemingen waar u mogelijk- aankopen doet van producten met gevaarlijke stoffen doet te benoemen, want anders gaat u straks informatie missen! Heeft u meerdere praktijken welke ieder voor zich (dus onder verschillende debiteurennummers) goederen bij dentalondernemingen aanschaffen, dan moet u al deze praktijken aanmelden via: https://aanmelden.dentalserviceportal.nl/ Deze praktijken krijgen ieder voor zich een deelnemersnummer en hiervan moeten dan ook de gegevens in het portal worden ingevuld. In een later stadium kunt u dan, als u dat wilt, informatie van deze verschillende deelnemers aan elkaar koppelen om weer tot één geheel te komen. 4.3 Verkoop. Schermafdruk: Op dit tabblad treft u het overzicht aan van de door u gekochte producten met gevaarlijke stoffen. Van deze producten heeft u inmiddels via de email de veiligheidsinformatiebladen ontvangen. In de laatste kolom kunt u zien wanneer deze email naar u is verzonden. Voor het inzien van deze bladen, verwijzen wij u naar de eerder aan u verzonden e-mails. Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 10
U bent nu klaar! U kunt nu de veiligheidsbladen gaan ontvangen zodra de dentalonderneming(en) uw gegevens heeft gecontroleerd en akkoord bevonden. Op dit moment is het voor ons vooralsnog alleen van belang om eerst zoveel als mogelijk aanmeldingen van de eindgebruikers met hun emailadressen te ontvangen, zodat het systeem weet waar wij straks de gegevens in de vorm van veiligheidsinformatiebladen naar toe kunnen sturen. Ondertussen gaan wij door met het opbouwen van de verschillende databestanden, maar wij zijn daarin afhankelijk van verschillende externe partijen die de gegevens moeten aanleveren. Vervolgens moet alle data in de database verwerkt worden om de gegevens te kunnen koppelen aan de VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen zodat het VIB per email naar u verzonden kan worden. Gezien de complexiteit van het systeem zal nog niet alles vanaf het begin meteen 100% foutloos en vlekkeloos verlopen. In de loop van de komende maanden zullen wij nog in te brengen informatie aan het systeem toevoegen en u ook achteraf- de informatie doen toekomen. Ondanks dat waarschijnlijk nog niet alles volledig operationeel zal zijn vonden wij het niet juist om nog langer te wachten met de start van dit project. Wij zullen u via de VGT Nieuwsbrief blijven informeren over de voortgang. Voor specifieke vragen kunt u ons altijd benaderen, graag per email aan vib@vgt.nl. Vergeet niet uw deelnemersnummer te vermelden! Handleiding VGT Portal Veiligheidsinformatiebladen versie 2015 1.4 blad 11