Accreditatie in een ziekenhuis: Evolutie van een programma naar ziekenhuisbrede teambuilding

Accreditatie in een ziekenhuis: Evolutie van een programma naar ziekenhuisbrede teambuilding GZA Ziekenhuizen Jan Witters ACCREDITATIE: 100 % GARANTIE VOOR DUURZAME KWALITEITSVOLLE ZORG? NVKVV Studiedag 21 maart 2017

Inhoudstafel GZA ziekenhuizen Voorbereiding audit De audit zelf Wat na de audit? Eindconclusie

3 campussen Sint-Augustinus (Wilrijk) Sint-Vincentius (Antwerpen) Sint-Jozef (Mortsel) 1012 bedden Meer dan 3000 personeelsleden Ca. 500 artsen GZA ziekenhuizen

GZA accreditatietraject Ondersteuning aan verpleging vanuit de Cel kwaliteit 2012 2013-2014 2015 1 ste helft 2016 2 de helft 2016 keuze JCI team organisatie proefaudit JCI consultancy stabiliteit - team impact analyse nieuwe werkwijze procedures start track record! extra coaching programma( ) patiënt tracers( ) implementatie( ) implementatie( ) voorbereiden( ) JCI audit ma 24/10/16 - za 29/10/16 2017-2019 verankering in patiënt veiligheid en kwaliteit integratie wijzigingen JCI vereisten versie 6 continuïteit patiënt tracers en coaching

Voorbereiding audit Top 10 Inhoudelijke kennistraining 1. Nieuwsbrieven communicatie en planning 2. JCI in kijker info rond specifieke topics 3. Samenvatting op project site JCI topics per doelgroep 4. Quizkaarten volgens Trivial Pursuit principe 5. Zakkaarten overzicht van belangrijkste topics

Voorbereiding audit Top 10 Voorbereiding auditweek 6. JCI markt en JCI krant (interactieve) infostandjes, alle info over auditweek 7. Checklijsten Is mijn dienst klaar voor de audit? 8. Projectsite wat te kennen/kunnen voor JCI 9. Dry runs voorbereidende sessies met consultant en tolk! 10. Communicatie naar patiënten toe - affiches bijv. in lift en consultaties

Voorbereiding audit Top team JCI ondersteuning, niet alleen vanuit Cel kwaliteit! JCI artsen gemandateerd per medische discipline met ondersteuning vanuit de Medische Raad zorgen voor verdere implementatie en communicatie JCI coach ondersteunen hoofdverpleegkundigen en dienstverantwoordelijken implementeren nieuwe JCI procedures op de afdelingen zijn link tussen JCI projectleiders en hoofdverpleegkundigen verzamelen en promoten best practices éénduidig uitvoeren van patiënt tracers

JCI zakkaart en quiz kaarten Zakkaart: overzicht van de belangrijkste JCI topics o Versie artsen en medewerkers o Hulpmiddel tijdens audit! Quiz kaarten: o Te gebruiken op werkoverleg of in keuken o Verschillende categorieën (~ trivial pursuit)

JCI markt en krant Kraampjes met opfrissing belangrijkste inhoudelijke thema s Interactieve sessies met gebruik van gamificatie ( Zoek de fout ) Vooral focus op verloop auditweek en geruststellen van de teams Iedereen welkom creëert een team gevoel! alle info gebundeld in GZA krant

Focus op het team Een op en top veilig ziekenhuis, dat hebben we met deze accreditatie voor ogen. Ambitieus, misschien, maar samen perfect haalbaar

Checklijsten Is mijn afdeling klaar voor de JCI audit? Checklijst ter voorbereiding en checklijst dagelijks tijdens auditweek Verschillende versies: verpleegafdelingen, consultaties,

Dry runs of oefensessies Voorbereiden verschillende sessies tijdens auditweek (bijv. ziekenhuishygiëne, facilitaire diensten, kwaliteitsprogramma, ) 2 dry runs per sessie met inbegrip van patient tracers: o Dry run 1: afspraken maken op basis van JCI process guide : aanwezigen, documenten, type vragen (opmaak A4 per vraag) o Dry run 2: sessie naspelen in aanwezigheid van consultant en tolk Spreek Nederlands!

Vraag aan publiek Welk type van voorbereiding spreekt jullie het meeste aan? 1/ Nieuwsbrieven en informatie per doelgroep 2/ Zakkaarten en quiz kaarten 3/ Gerichte training tijdens JCI markt 4/ Checklijsten op de afdeling (voor & tijdens audit)

Keuze 1? Informatie per doelgroep Gebruik van SharePoint JCI accreditatie portaal site

De audit zelf 6 dagen Efficiënte organisatie vanuit de Cel kwaliteit Vast begeleidingsteam per auditor Notulist - begeleider (directie/management) - tolk Commando cel 1 ste aanspreekpunt: altijd bereikbaar Directe lijn met begeleidingsteams Directe lijn met verpleegafdelingen Briefing 2x dag via skype o Centraal inventariseren opmerkingen o Centrale coördinatie interventies o Decentrale aanspreekpersoon per campus Anekdotes bijhouden!

Dagboek van de JCI audit

Succes vieren JCI party

Wat na de audit? Na audit in oktober 2016: merkbare achteruitgang van orde en netheid, kennis procedures en volledigheid patiëntendossiers! Acties: Verankering JCI programma in de dagdagelijkse werking Resultaten continu meten en bespreken Communicatie en opleiding

Verankering via 5S en Kaizens Stapsgewijs de werkplaatsorganisatie verbeteren met de teams Initieel voor verpleging, ook voor ondersteunende diensten in 2017 Telkens met veiligheidsrondgang ter afsluiting

Verankering via tracers Patiënt tracers en facility tours meer efficiënt organiseren o gebruik icheck/ipads ihkv gebruiksvriendelijkheid o frequentie: 100 tal diensten, 2 tracers per jaar o combineren verschillende types van tracers o snelle feedback en gerichte coaching Kaizen aanpak ter verbetering patiënten dossiers o éénmaal per kwartaal multidisciplinair o focus op samenwerking en opleiding o maandelijks: automatische queries kritische elementen

Resultaten meten en bespreken Online-enquête op vraag van medewerkers Ervaring JCI communicatie en implementatie Bespreking resultaten tijdens week van kwaliteit en patiëntveiligheid Specifieke doelstelling in 2017 voor verpleging ter verankering van JCI 2-wekelijkse bespreking kwaliteit en patiëntveiligheid ipv JCI op diverse comités

Communicatie en opleiding Gecombineerde nieuwsbrief Veilige zorg Gebundelde communicatie per doelgroep ter vervanging van vele dienstnota s Verbeterborden om dagdagelijks een forum te geven voor knelpunten en ideeën Week van patiëntveiligheid en kwaliteit volgens marktconcept: niet enkel JCI items

Vraag aan publiek Wat is voor jullie essentieel om de verbeteringen na de accreditatie vast te houden?

Succesfactoren 1. Zorg als team voor een gezamenlijk doel 2. Stel mensen gerust en oefen interviews met de auditoren 3. Zorg voor een stabiele periode en een snelle, éénduidige besluitvorming 4. Stem communicatie af per doelgroep 5. Gebruik interactieve opleidingstechnieken en gamificatie